Вы отправили письмо с вложенными результатами инвентаризации не тому коллеге как исправить ситуацию

Растрата денег из кассы или потеря ценного ноутбука — повод взыскать с сотрудника деньги. Но сначала нужно понять, сколько потеряла компания и доказать вину работника в причинении ущерба. В этом поможет внутренняя проверка с инвентаризацией имущества работодателя.

В качестве материальных ценностей выступают как наличные деньги, с которыми имеют дело продавцы – кассиры, так и другие объекты. В случае растраты, потери или хищения имущества компания вправе рассчитывать на возмещение ущерба. Но для этого понадобится выяснить размер потери с помощью инвентаризация. Примет суд ее результаты или отклонит как ненадлежащие доказательства будет зависеть от того, насколько аккуратно, точно и тщательно работодатель выполнит предписания методических указаний. Так, в переучете имущества должны участвовать все лица, упомянутые в приказе, а также работник; его отсутствие рассматривают как явное нарушение методики. С внимательностью нужно отнестись и к составлению описей и актов. Все исправления необходимо заверить подписями членами комиссии, а не замазывать. Нельзя забывать и про обязательный реквизит этих документов — подпись материально ответственного лица. Отступление от этих правил приведет к проигрышу дела, даже если работник фактически «нечист на руку».

Для того чтобы выявить размер ущерба, нужна инвентаризация 

Большинство работников несут перед работодателем ограниченную материальную ответственность. То есть независимо от размера ущерба сотруднику грозит потеря среднего заработка. Больше с него получить не удастся в силу ограничений ст. 241 ТК РФ. 

Некоторым сотрудникам придется отвечать по полной (ст. 243 ТК РФ). В случае хищения или пропажи денег, товара на них ляжет обязанность вернуть работодателю всю сумму. 

Так или иначе необходимо доказать факт причинения ущерба, противоправное поведение работка, его вину и причинно-следственную связь между причинением вреда и поведением работника. Процедуру привлечения работника к материальной ответственности условно делят на следующие этапы: фиксация нарушения, проведение проверки комиссией, принятие решения о привлечении к ответственности, взыскание ущерба. 

Первые два этапа (фиксация и проверка) имеют наибольшее значение для возмещения потерянного имущества. Ведь именно на работодателя возлагается обязанность подтвердить наличие прямого действительного ущерба и его размер (п. 4 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52; далее — Постановление № 52). Недоказанность указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.

Доказать, что организации причинен ущерб можно с помощью проверки наличия имущества, которое числится на балансе организации. Основной способ такой проверки — инвентаризация имущества (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; далее — Закон № 402-ФЗ). Она выявляет расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. 

Особенно тщательно нужно провести инвентаризацию, если работника планируют уволить за утрату доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Отсутствие убедительных документальных доказательств причинения материального вреда повлечет признание расторжения трудового договора по указанному основанию незаконным. Это подтверждают апелляционные определения Ростовского областного суда от 22.04.2013 по делу № 33-4910/2013, Краснодарского краевого суда от 11.06.2013 по делу № 33-12440/13. В качестве надлежащих доказательств часто выступают документы, оформленные в ходе инвентаризации. 

При смене материально ответственного лица инвентаризация обязательна

По общему правилу количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации, устанавливает руководитель организации (ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Ранее действующий Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ содержал аналогичную норму (ст. 12). 

Порядок проведения инвентаризации утверждают в составе учетной политики организации. На это указано в п. 4 ПБУ 1/2008 (утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

В некоторых случаях инвентаризация становится обязательным мероприятием. Ситуации, о которых идет речь, перечислены в п. 27 Положения (утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), п. 1.5 и п. 1.6 Методических указаний (утв. приказом Минфином РФ от 13.06.1995 № 49; далее — Методические указания № 49). Этими перечнями нужно руководствоваться до принятия федеральных и отраслевых стандартов.

В силу указанных норм инвентаризация обязательна например, при пожаре на складе, хищении денег из кассы либо порче товара. В указанных обстоятельствах она является надлежащим способом доказывания причинения ущерба работодателю. А вот если работник нанес вред имуществу своих коллег или посетителей, то переучет не потребуется. Такой случай не предусмотрен в законе, так как выявить отсутствие чужого имущества, не числящегося на балансе компании нельзя. 

Пожалуй, самый распространенный случай с обязательной инвентаризацией — замена продавца или сотрудника склада другим работником. 

Поскольку их работа связана с деньгами и (или) товаром (продуктами, одеждой, обувью и т.п.), то с ними заключают договор о полной материальной ответственности. С единственным продавцом, складским работником подписывают договор об индивидуальной ответственности, а если в торговом зале, на складе одновременно трудятся несколько сотрудников, то — о коллективной ответственности. 

Правомерное заключение договора о полной материальной ответственности дает работодателю преимущество в споре. Выявление у работника недостачи, обязывает его доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба (п. 4 Постановления № 52). Представителю компании нет необходимости искать обвиняющие доводы. В отношении работников с кем не заключен такой договор, документов инвентаризации недостаточно и компании необходимо доказать вину работника в причинении вреда. 

Инвентаризацию проводят перед уходом материально ответственного лица в отпуск, при передаче ценностей в связи с его болезнью или увольнением. Причем период отсутствия работника неважен, то есть двухдневный отпуск за свой счет также требует переучета, конечно, если другой человек будет иметь доступ к имуществу в период его отсутствия (апелляционные определения Липецкого областного суда от 17.02.2014 по делу № 33-415/2014, Псковского областного суда от 19.08.2014 по делу № 33-1292/2014). 

Кстати, отсутствие сменщика для увольняющегося работника не может стать причиной для его задержки в компании. В интересах работодателя провести мероприятия по расторжению трудового договора вовремя. Иначе неизбежен иск о задержке трудовой книжки. 

С коллективной материальной ответственностью переучет также необходим при смене бригадира, выбытии половины (и более) членов коллектива либо по требованию члена бригады (п. 1.6 Методических указаний). 

Итак, без инвентаризации не обойтись в каждом случае злоупотребления, хищения или порчи имущества. Ею займется специальная комиссия.

Возместить ущерб через суд удается не всегда. Когда он выявит отсутствие сейфа и замка на двери кассы либо видеокамер и системы сигнализации на складе, то применит ст. 239 ТК РФ и абз. 3 п. 5 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52. По этим нормам работника освобождают от материальной ответственности при условии, что ущерб возник из-за отсутствия надлежащих условий для хранения имущества, которое было ему вверено. 

Так, работодателю отказали в удовлетворении иска, поскольку ущерб был причинен вследствие кражи, когда работник в одиночку перевозил груз. По мнению суда, постоянное нахождение водителя при транспортном средстве в течение всего рейса объективно невозможно и ему требуется помощь напарника. Особенно это актуально для грузовых перевозок на значительные расстояния (апелляционное определение ВС Республики Карелия от 05.08.2014 по делу № 33-2934/2014). 

Другой суд принял аналогичное решение, так как магазин не охранялся и товарные ценности находились в свободном доступе для посторонних лиц, включая хозяина и членов его семьи. Указанные обстоятельства (наряду с другими нарушениями) исключили материальную ответственность работника (апелляционное определение Саратовского областного суда от 02.10.2014 по делу № 33-5596).

Участие работника в инвентаризационной комиссии не требуется

Инвентаризацию проводит комиссия, которую создает работодатель. Обычно достаточно одной группы проверяющих, но при большом объеме работ (крупная компания, сжатые сроки) к переучету приступает несколько комиссий. Одни занимаются инвентаризацией имущества, а другие — финансовых обязательств.

Комиссию формируют приказом. Его отсутствие суды рассматривают как существенный недостаток (апелляционные определения Саратовского областного суда от 09.10.2014 по делу № 33-5774, ВС Республики Алтай от 17.12.2014 по делу № 33-1071). 

За основу приказа целесообразно взять бланк, приведенный в приложении 1 к Методическим указаниям № 49 либо форму № ИНВ-22 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88; далее — Постановление № 88). Поскольку они являются примерными и не обязательны для применения, то их можно доработать под нужды компании. При этом лучше оставить имеющуюся в них информацию и только добавлять необходимые графы и строки. Это вызвано тем, что с момента отмены унифицированных форм судебная практика по признанию в качестве допустимых доказательств документов, утвержденных внутри организаций, не сформировалась. В связи с этим, у судов не исключены претензии к содержанию приказа работодателя (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 02.10.2013 по делу № 33-10910/2013).

Аналогичные рекомендации действуют и в отношении формы журнала (книги), где в силу п. 2.3 Методических указаний № 49 указаний нужно зарегистрировать приказ о проведении инвентаризации. В данном случае основной послужит форма № ИНВ-23 (утв. Постановлением № 88) либо бланк из приложения 2 Методических указаний № 49. 

В приказе прописывают состав комиссии. В нее включают бухгалтеров, кладовщиков, работников склада, экономистов, плановиков, а вот директору принимать участие в инвентаризации необязательно (абз. 2 п. 2.3 Методических указаниях № 49). 

При формировании комиссии нужно проверить, не собирается ли кто-то из кандидатов в отпуск или командировку, так как присутствовать на переучете должны все лица, перечисленные в приказе. В противном случае результаты инвентаризации признают недействительными (абз. 4 п. 2.3 Методических указаниях № 49). Также важно не допускать к проверке лиц, не поименованных в приказе о назначении комиссии. Их участие исключает объективность и правомерность результатов инвентаризации (определения Челябинского областного суда от 15.09.2011 по делу № 33-9939/2011, Нижегородского областного суда от 14.02.2012 по делу № 33-1278/2012, Владимирского областного суда от 02.10.2012 по делу № 33-2892/2012). 

Встречается мнение, что в комиссию должен войти работник, являющийся материально ответственным лицом. Обосновывают это п. 2.8 Методических указаний № 49, по которому участие такого лица в проверке фактического наличия имущества обязательно (апелляционное определение Калининградского областного суда от 26.06.2013 по делу № 33-2691/2013). 

Несмотря на то, что подобное решение единично, сотрудники могут использовать эту позицию в качестве довода о нарушении работодателем методики инвентаризации. Контраргументом послужат тот же п. 2.8 Методических указаний № 49, по которому работник участвует в проверке наличия имущества, но закон не обязывает включать его в состав комиссии. 

Более того, считаем это излишним, поскольку цель комиссии — выявить и оценить ущерб, а работник, как правило, не заинтересован в этом и может препятствовать установлению истины. Поэтому указанное положение методики трактуем так: работодателю придется проконтролировать, чтобы материально ответственный сотрудник наблюдал за действиями внутренних проверяющих, но только с целью защиты своих прав. Кроме того, он может дать пояснения по выявленным фактам. Для этого включать сотрудника в состав комиссии не требуется.

Указанный вывод косвенно подтверждают формы из приложения 6 к Методическим указаниям № 49 и № ИНВ-1. В них для подписей членов комиссии и лица, ответственного за хранение имущества предназначены отдельные самостоятельные строки с соответствующими названиями. 

Чтобы работник не пропустил переучет, его необходимо ознакомить с приказом под подпись. Это докажет выполнение работодателем требований закона по привлечению сотрудника к участию в инвентаризации в соответствии с п. 2.8 Методических указаний № 49. 

В ходе рассмотрения споров о привлечении работников к материальной ответственности суды проверяют множество обстоятельств. Работодателю нужно доказать вину сотрудника в причинении ущерба, его размер и другое (п. 4 Постановления № 52). До того как принять решение, суд оценит каждый факт и документ. Некоторые из них не признают допустимыми доказательствами. 

К этому приведут нарушения Методических указаний № 49. Например, отсутствие приказа, неоговоренные исправления, пустые строки в описях, отсутствие в них подписей членов комиссии. Такими документами работодатель не докажет факт причинения ущерба. Суды единодушно приходят к таким выводам (апелляционные определения Смоленского областного суда от 28.08.2012 по делу № 33-2784, Владимирского областного суда от 02.10.2012 по делу № 33-2892/2012, Санкт-Петербургского городского суда от 14.08.2013 № 33-10619, Вологодского областного суда от 28.08.2013 № 33-3996/2013, ВС Республики Мордовия от 20.02.2014 по делу № 33-332/2014).

Суды крайне тщательно проверяют соблюдение работодателем Методических указаний № 49. Поэтому после получения от работника, который является материально ответственным лицом заявления на увольнение, нужно срочно инициировать переучет. На все мероприятия у работодателя будет примерно 2 недели. По общему правилу за этот срок сотрудник должен уведомить директора о расторжении трудового договора (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). 

Затянув с проверкой наличия имущества, работодатель рискует остаться без денег, поскольку, по мнению судов, переучет после увольнения работника — это нарушение условий и порядка проведения инвентаризации. А, значит, под сомнения ставятся все документы, составленные в ходе такой проверки, так как по прошествии времени установить причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом невозможно (определения Рязанского областного суда от 14.12.2011 № 33-2437, Владимирского областного суда от 15.03.2012 по делу № 33-587/2012).

Когда с подростка можно взыскать полный ущерб

Инвентаризационные описи подписывают не только члены комиссии, но и работник

В ходе инвентаризации членам комиссии придется составить не один документ. Описи и акты — обязательный атрибут сверки имущества. В подобной ситуации речь о сокращении документооборота идти не может, так как это приведет к противоположному невыгодному компании результату. Нехватку акта или описи суд воспримет как нарушение методики проведения инвентаризации, а значит, компании не удастся доказать ущерб и вину работника в нем.

Для составления описей и актов работодатель вправе использовать формы, приведенные в Постановлении № 88 (например, ИНВ-3, ИНВ-8) либо воспользоваться бланками из приложений к Методическим указаниям № 49. Причем в силу п. 2.5 этих указаний каждый из них необходимо оформить в двух экземплярах.

Описи заполняют от руки либо на компьютере, так как оба способа правомерны (п. 2.9 Методических указаний № 49). Но вот при ручном способе работодателю надлежит использовать шариковую ручку. Правда, маловероятно, чтобы из-за довода работника о непредусмотренном виде чернил суд усомнился в результатах инвентаризации. Отсутствие шариковой ручки всегда можно объяснить строгими правилами заполнения больничных листов и связанной с этим закупкой определенной канцелярии. 

Заполнение документов редко обходится без ошибок, но переписывать (перепечатывать) акт или опись заново не придется; достаточно зачеркнуть неправильную запись и проставить над ней верную (абз. 5 п. 2.9 Методических указаний № 49). И, конечно, исправление необходимо заверить подписями членов комиссии и работника. Если опись или акт заполнен, но в конце остались пустые строки, то их прочеркивают (абз. 6 п. 2.9 Методических указаний № 49). Как правило, для этого используют перечеркнутый знак «Z».

После того как документ составлен, на нем нужно получить подпись материально ответственного лица. Работник должен подтвердить, что проверка имущества проходила в его присутствии (п. 2.10 Методических указаний № 49). К оформлению актов и описей опасно относиться небрежно, так как помарки либо отсутствие в них подписей и расписок свидетельствуют о значительных недочетах и приводят к признанию инвентаризации недействительной (апелляционные определения Кировского областного суда от 20.03.2012 по делу № 33-634, Свердловского областного суда от 10.07.2014 по делу № 33-8946/2014, ВС Республики Алтай от 03.09.2014 по делу № 33-723). 

К числу обязательных документов относится сличительная ведомость (разд. 4 Методических указаний № 49). Ее составляют, если инвентаризация выявила отклонения от учетных данных. Иными словами, она нужна, когда в наличии имущества меньше, чем на бумаге. Без нее суд посчитает недоказанным размер причиненного материального ущерба (апелляционные определения Иркутского областного суда от 29.08.2014 по делу № 33-7111/2014, ВС Республики Алтай от 03.09.2014 по делу № 33-723, Красноярского краевого суда от 17.09.2014 по делу № 33-8994,А-12).

Итак, единственный путь к победе в суде — составить перечисленные документы по имеющимся формам с учетом методики. Иначе судья отклонит иск компании к работнику. При этом будет не важно, что сотрудник фактическим нанес своими действиями урон организации. 

В соответствии со статьей 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества путем сопоставления с данными бухгалтерского учета признается в силу статьи Федерального закона «О бухгалтерском учете» инвентаризация имущества, порядок проведения которой определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания).

На чем чаще всего спотыкаются работодатели, доказывая в суде свои исковые требования о взыскании с работника суммы материального ущерба? Исходя из примеров судебной практики, можно сформировать перечень таких ошибок:

• отсутствие расписок проверяемых материально-ответственных о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы (нарушение пункта 2.4 Методических указаний);
• проведение инвентаризации в отсутствие проверяемого материально-ответственного лица (нарушение пункта 2.8 Методических указаний);
• неправильное исправление ошибок в описях (нарушение пункта 2.9 Методических указаний);
• отсутствие приказа о назначении инвентаризационной комиссии (нарушение пункта 2.3 Методических указаний);
• неоформление инвентаризационных и сличительных описей (нарушение пунктов 2.5, 2.9, 4.1 Методических указаний);
• отсутствие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и проверяемых материально ответственных лиц (нарушение пункта 2.10 Методических указаний); 
• отсутствие в конце описи расписки проверяемого материально ответственного лица, подтверждающей проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
• допуск в период инвентаризации посторонних лиц в помещение, где она проводится (нарушение пункта 2.12 Методических указаний);
• и иные ошибки.

Перечисленные ошибки – пожалуй, самые распространенные в процедуре инвентаризации. Но в практике встречаются и иные, менее популярные ошибки, на которые также стоит обратить внимание и учесть их, так сказать, на чужом опыте, не допустив их совершение на своем. Рассмотрим некоторые их них.

Нестандартная ошибка: не была проведена инвентаризация при приеме на работу материально-ответственного лица

Согласно пункту 1.5 Методических указаний проведение инвентаризаций обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). Ошибка работодателя состоит в том, что при приеме на работу нового работника, на которого возлагается полная материальная ответственность, инвентаризация не проводилась. Подобная ошибка приводит к тому, что при последующем установлении недостачи работодателю не удается доказать период образования недостачи (образовалась ли она до приема нового работника или же уже при его работе), равно как и вину конкретно нового работника в недостаче.

Работодатель обратился в суд с иском к М. о взыскании недостачи, указав, что ответчица была принята на работу на должность продавца-кассира, с ней был заключен договор о материальной ответственности. В ходе исполнения ответчиком трудовых обязанностей в период с (…) по (…) образовалась недостача в размере (…) руб., которую М. признала, но не выплатила, а уволилась.

Суд при рассмотрении спора дал надлежащую оценку представленным истцом документам, в том числе: тетрадям учета поступления и продажи товара и поступившей от продажи товара выручки; актам ревизии по магазину, согласно которым выявлена недостача в размере (…) руб., за период с (…) по (…), и пришел к выводу, что представленные документы не могут быть признаны допустимыми доказательствами, поскольку не подтверждают передачу ответчице вверенных ей материальных ценностей в период ее трудовой деятельности и образование недостачи по вине последней.

Истец не представил суду и доказательств проведения инвентаризации товара на дату приема ответчика на работу, передачи (вручения) этого товара ответчику, передачи товара от одного продавца другому при смене на рабочем месте. Договоры о коллективной материальной ответственности с участием М. также не заключались. Принимая во внимание также, что работодателем не была проведена надлежащая проверка с целью установления размера недостачи, причин ее возникновения, при том, что судом установлены обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, в том числе ненадлежащее ведение работодателем финансово-хозяйственной документации, суд пришел к правильным выводам об отказе в удовлетворении заявленного иска (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014)1.

Вывод: чтобы в последующем не испытывать трудностей в доказывании своих требований к работнику о возмещении материального ущерба, следует изначально, то есть при приеме на работу нового материально-ответственного лица, четко исполнять требования законодательства РФ, в частности, провести инвентаризацию в соответствии с требованиями пункта 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене материально-ответственных лиц.

Обратите внимание!

В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» разъяснено, что обязанность доказать наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба при разрешении дела о возмещении ущерба работником возлагается на работодателя.

К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.

При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник должен доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.

Нестандартная ошибка: спорность факта ущерба и вины работника не может подтверждаться неправильно оформленным отчетом независимого аудитора

В случае спорности отчета ревизионной комиссии факт причинения ущерба руководителем предприятия может подтверждаться отчетом ревизионной комиссии и отчетом независимого аудитора. Указанные документы для признания их относимыми и допустимыми доказательствами должны быть надлежаще оформлены. В противном случае неправильно оформленный документ не может быть положен в основу доказательства правомерности требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба.

ТСЖ попыталось взыскать материальный ущерб с бывшего председателя правления. В качестве доказательств своих требований ТСЖ представило отчет независимого аудитора, в котором сделан вывод о необоснованном расходовании бывшим председателем денежных средств со счета ТСЖ. Суд же отчет не принял во внимание, поскольку достоверным и достаточным доказательством причинения ответчиком ущерба в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей (неосновательного расходования денежных средств, полученных работником в подотчет на хозяйственные нужды) данный акт не является. В обоснование своих выводов суд указал следующее. 

Суд проанализировал положения устава ТСЖ, согласно которым ревизионная комиссия (ревизор) проводит плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год; представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов на соответствующий год товарищества и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов; отчитывается перед общим собранием о своей деятельности. Исходя из последующих положений устава, деятельность ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для нормального функционирования товарищества, в связи с чем, по решению руководящих органов ТСЖ (общего собрания, собрания правления), для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности товарищества может быть приглашен профессиональный аудитор. Вместе с тем представленный истцом отчет составлен некой Л.А. без указания занимаемой должности и учреждения, в котором ею осуществляется трудовая (гражданско-правовая) деятельность. Отчет не имеет ни углового штампа, ни печати. На обороте имеется отметка о том, что данный документ прошит и пронумерован 02.12.2013 Л.О., то есть спустя почти семь месяцев со дня составления отчета. 

Одновременно в суд был представлен отчет ревизионной комиссии ТСЖ, которой до обращения к аудитору была проведена проверка расходования денежных средств председателем правления за спорный период. По результатам данной проверки нарушений финансовой дисциплины не обнаружено, присвоение работником денежных средств не выявлено. При таких обстоятельствах у суда имелись основания считать указанный отчет аудитора недопустимым и недостаточным доказательством, бесспорно и достоверно не подтверждающим факт причинения ответчиком ущерба в заявленном истцом размере, а также сам размер ущерба (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014)2.

Вывод: отчет ревизионной комиссии предприятия для решения вопроса о взыскании материального ущерба с руководителя предприятия будет иметь приоритетное значение по сравнению с ненадлежаще оформленным отчетом независимого аудитора.

В обоих приведенных примерах из практики работодатель собрал весомую доказательную базу и самого факта ущерба, и его размера, и вины конкретного работника, и доказательства наличия причинно-следственной связи проступка работника и наступившего материального ущерба… Казалось бы, исходя из приведенных примеров, и предположить было нельзя, что при всей подготовленности работодателя к положительному для себя решению суда работодателю-истцу будет отказано во взыскании ущерба с его работников. Увы, но практика показала, что это реально.

В противоположной же ситуации, когда шансы на положительное решение невелики, работодателю удается выиграть спор. Как правило, речь идет о ситуациях, когда проверяемое материально-ответственное лицо оказывает всяческое сопротивление проведению инвентаризации, отказывается подписывать что-либо и заранее настроено оспаривать каждый шаг работодателя в процедуре привлечения его, как работника, к полной материальной ответственности.

Самое главное – надлежаще оформлять каждый шаг в процедуре привлечения работника к материальной ответственности

Даже если работник отказывается от подписи в том или ином документе – это не повод для дальнейшего признания результатов инвентаризации недействительными. А вот отсутствие соответствующего акта, составленного работниками работодателя, о фиксации факта такого отказа – уже, безусловно, повод для признания требований нормативных актов (как правило – Методических указаний) к порядку проведения инвентаризации невыполненными, а результатов инвентаризации – недействительными. В связи с изложенным не стоит опасаться «сопротивления» материально-ответственного лица. Нужно лишь внимательно и скрупулезно оформлять всю документацию, связанную с доказыванием факта и размера материального ущерба и привлечением работника к материальной ответственности.

Работодатель — ИП обратился в суд с иском к Г. о взыскании суммы материального ущерба, указав, что Г. состояла с ИП в трудовых отношениях в должности куратора розничной сети, трудовые обязанности выполняла в магазине. Ею по накладной № 14 получен ноутбук для передачи в магазин с целью дальнейшего использования в работе, по результатам инвентаризации выявлено отсутствие в магазине указанного ноутбука. Ответчица Г. пояснений не представила, от подписания инвентаризационной описи и сличительной ведомости отказалась, уволилась по собственному желанию, при увольнении ноутбук не вернула, чем истцу причинен ущерб. Работодатель представил суду доказательства передачи работнику по разовому документу материальных ценностей (в виде ноутбука), результаты инвентаризации. Суд пришел к выводу, что порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов, регламентированный Методическими указаниями, ИП был соблюден. Как следовало из актов, Г. отказалась ознакомиться с инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (составленной по результатам инвентаризации), и от ознакомления со сличительной ведомостью результатов инвентаризации. На основании представленных доказательств суд обоснованно пришел к выводу о наличии оснований для взыскания с Г. в пользу ИП суммы причиненного ущерба (решение Краснокамского городского Пермского края от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515)3.

Вывод: если инвентаризация ценностей проведена правильно, а отказ материально-ответственного работника где-либо расписаться документально актирован, суд считает процедуру проведения проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, установленную статьей 247 Трудового кодекса РФ, соблюденной.

Подводя итог проанализированным примерам из практики, можно сделать следующие выводы:

• знать требования Методических рекомендаций для правильного оформления результатов инвентаризации недостаточно;
• для недопущения стандартных ошибок при фиксации этапов инвентаризации и привлечения работника к материальной ответственности достаточно изучения норм Трудового кодекса РФ в совокупности со специальной литературой, методическими материалами, а также обобщений судебной практики и разъяснений постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
• для исключения редких, но фатальных ошибок при доказывании факта материального ущерба и вины работника потребуется внимательное изучение примеров из широкой судебной практики. Конечно, это потребует времени и настойчивости. Однако результатом станет положительное решение суда для работодателя, а не неожиданный и потому обидный отказ в удовлетворении вполне правомерных, но недоказанных требований работодателя.

Когда организация обязана провести инвентаризацию

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не  все организации понимают важность мероприятия, превращая его в формальность. Однако только в ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, cкорректировать учет и минимизировать налоговые риски.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Случаи, когда инвентаризация обязательна: 

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
•  других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства необходимо проверять раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). 

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить инвентаризацию. Для этого ему необходимо определить количество мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой инвентаризации (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что проверяют при инвентаризации

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств независимо от их местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

• нематериальные активы;
• основные средства;
• финансовые вложения;
• товарно-материальные ценности;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• деньги, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
• активы и обязательства компании.

Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет, например, арендованные основные средства, товары, полученные на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку, и пр.

Каков порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы: «Необязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

Основные этапы инвентаризации:

1. Предварительная подготовка:

• издать приказ о проведении инвентаризации;
• сформировать инвентаризационную комиссию;
• определить сроки проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• получить расписки от материально ответственных лиц и т.д.;
• распечатать инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

1. Проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
2. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
3. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе надо привести данные бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации, выявить виновных в неправильном учете имущества и привлечь их к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

1. Инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
2. Записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Что делать, если выявлены излишки имущества

Зачастую при инвентаризации выявляются лишние материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершенные во время прежних контрольных и учетных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов),  что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1. В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб. Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2. Организация в ходе проведения ежегодной инвентаризации выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 руб. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Необходимо установить и причины возникновения излишков, и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если выявленные материалы или товары неликвидны или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости выявленных излишков материально-производственных запасов и прочего имущества признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и п. 6 ст. 274 НК РФ).

Какова ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Но ФНС может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения. Сделать это за предыдущие периоды непросто, но ничего невозможного нет.

Все материалы сюжета
«Инвентаризация»

Если ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, приведут к искажению отчетности на 10% и более, администрацию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Возможны и другие неприятные последствия.

Предлагаем ознакомиться с перечнем ошибок, которые чаще всего компании допускают в ходе годовой ревизии, чтобы их избежать или вовремя исправить. И конечно, даем ссылки на материалы системы КонсультантПлюс, где вы можете получить дополнительную информацию по вопросу или скачать образцы документов. Все материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.

См. также нашу статью «Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)».

Содержание

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Клиенты могут уходить и не возвращаться, даже если вы их ничем не обидели. Как вернуть их на сайт? В этой статье рассматриваем 4 самых эффективных инструмента.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

1. Извинения.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

• компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
• компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

• покупателю пришлось срочно ехать в офис;
• приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
• на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.