Подотчетные лица — кто они?
Подотчетные лица — это работники, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах компании (пп. 6.3 п. 6 указания «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…» № 3210-У).
Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники компании, в том числе:
- генеральный директор;
- работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использование денежных средств в качестве средства платежа;
- работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в указании № 3210-У.
Выдать подотчетные денежные средства физлицу, не являющемуся работником компании, по общему правилу нельзя. Исключение составляют физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, например, подрядчики, исполнители (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетным лицом происходят в следующем порядке.
1. Оформляют заявление или приказ на выдачу денег. Как правильно составить эти документы, мы расскажем ниже.
2. Выдают деньги. Это могут быть наличные средства из кассы предприятия или безналичные, перечисляемые на карту сотрудника или корпоративную карту. При перечислении подотчета на карту в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения — что средства перечислены под отчет. Например, «аванс на командировочные расходы», «под отчет на хозяйственные нужды». Код вида дохода не указывают. Наличные в под отчет выдают по расходному кассовому ордеру (п. 6.3 указания № 3210-У, письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).
3. Утверждают авансовый отчет. В нем подотчетное лицо должно заполнить графы 1–6 оборотной стороны, в которых следует указать:
- в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
- в графах 2–4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные);
- в графах 5–6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.
Подотчетник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне и привести расшифровку подписи. А также пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в графах 1–6 оборотной стороны авансового отчета, и приложить их к отчету.
После получения отчета бухгалтер должен проверить:
- целевое расходование денежных средств;
- наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;
- правильность оформления оправдательных документов;
- правильность подсчета указанных в отчете сумм.
При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовые отчеты проверяет руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У).
После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета: на оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.
На лицевой стороне проставляют:
- номер авансового отчета (указывают при принятии отчета у подотчетного лица одновременно с заполнением расписки);
- остаток или перерасход предыдущего аванса;
- сумму полученного подотчетным лицом аванса. Деньги, выданные из кассы и перечисленные на платежную карту, необходимо прописать в разных строках;
- сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
- сумму остатка или перерасхода подотчетных средств (с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу);
- бухгалтерские записи. Номера дебета счетов (субсчетов) должны соответствовать номерам счетов (субсчетов), которые указаны в графе 9 оборотной стороны авансового отчета;
- в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
- сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).
Заполненный и проверенный отчет подписывает бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель). Авансовый отчет утверждает руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован.
Его устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).
Дату утверждения авансового отчета, а также утверждаемую сумму руководитель указывает в шапке отчета и заверяет подписью.
4. Проводят окончательный расчет с подотчетным лицом. Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, то компания должна возместить ему перерасход по авансовому отчету.
Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами.
Расчет наличными деньгами оформляют расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). В строке «Основание» нужно прописать:
«Перерасход по авансовому отчету от ________ № ____.
На основании РКО вносится запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).
Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно и в безналичном порядке, перечислив деньги на его карту. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» нужно указать «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____».
Факт возмещения перерасхода отражается в авансовом отчете. В нем проставляют сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.
Если из утвержденного авансового отчета следует, что у сотрудника остался неизрасходованный остаток подотчетной суммы, то его необходимо вернуть.
Остаток можно внести в кассу компании наличными. В этом случае операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 указания № 3210-У).
Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет компании, то рекомендуем подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». Факт возврата остатка фиксируется в авансовом отчете. В нем проставляются сумма возвращенного остатка, а также реквизиты перевода (приходного кассового ордера).
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Обязанность разрабатывать положение о расчетах с подотчетными лицами законодательно не закреплена. Однако его наличие позволяет установить общие правила о выдаче и расходованию подотчетных сумм. Положение — это локальный нормативный акт, поэтому его нужно утвердить приказом руководителя.
В положение целесообразно включить:
- срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
- срок рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным должностным лицом);
- предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на хознужды, закупку материалов и так далее);
- срок для проверки авансового отчета бухгалтерией (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
- срок для утверждения авансового отчета руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
- срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
- срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме (за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым надо представлять в течение трех рабочих дней срок (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
- другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными (например, перечень документов, подтверждающих те или иные расходы).
В качестве приложений к положению можно утвердить формы используемых документов (например, форму заявления о выдаче денег под отчет).
Заявление на выдачу средств под отчет
Для получения денег под отчет сотрудник может написать заявление. В нем необходимо прописать:
- требуемую сумму;
- для чего нужны деньги, например, на покупку канцтоваров, командировочные расходы и так далее;
- срок, на который выдаются средства, если он не установлен внутренним документом организации или распоряжением руководителя;
- дату составления.
Если подотчетные средства перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, то в заявлении должны быть приведены реквизиты карты (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Заявление подписывает работник. А руководитель проставляет свою визу, например: «Выдать».
Приказ о выдаче подотчетных сумм
Можно не требовать от работника заявление на выдачу средств под отчет, а оформлять (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У):
- отдельный приказ руководителя на каждую выдачу наличных денег под отчет каждому работнику;
- один общий приказ на несколько выдач. Причем один документ может быть составлен на нескольких подотчетников.
Приказ (иной распорядительный документ) составляют в произвольной форме. В нем указывают:
- фамилию, имя и отчество лица (лиц), которому выдаются деньги под отчет;
- выдаваемую сумму;
- срок, на который выдаются деньги;
- на что нужно израсходовать деньги;
- реквизиты банковской карты подотчетного лица, если производится безналичный расчет.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами отражают на счете 71:
- записи по дебету — выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;
- записи по кредиту — расходование подотчетной суммы и возврат остатка неиспользованных средств.
При выдаче денежных средств работнику под отчет у компании не возникает расхода, поскольку не происходит уменьшение экономических выгод в смысле п. 2 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Выданные средства учитывают как дебиторскую задолженность работника по подотчетным суммам (п. 16 ПБУ 10/99).
Дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании первичного документа — авансового отчета.
Его составляют на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые подтверждают расходы подотчетника. В них содержится информация о понесенных расходах. Эти документы и являются оправдательными, на основании которых составлен первичный документ.
Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то их можно использовать в качестве первичных документов.
Проводки при выдаче средств под отчет
Выданные подотчетному лицу наличные денежные средства отражаются следующей бухгалтерской записью.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы |
71 |
50-1 |
Если у подотчетного лица остались денежные средства, то в случае их возврата, используют следующую проводку.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы |
50-1 |
71 |
Если подотчетнику не хватило полученных средств и он израсходовал свои, то при возмещении трат используют такую бухгалтерскую запись.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы |
71 |
50-1 |
Проводки при учете расходов по авансовому расчету
При учете расходов используют следующие поводки.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке (расходы на такси в месте командировки, затраты на услуги почты и др.) |
20 |
71 |
|
Отражена оплата подотчетным лицом материалов |
60 |
71 |
|
Оприходованы материалы |
10 |
60 |
|
Отражена оплата поставщику через подотчетное лицо |
60 |
71 |
|
Оприходованы товары (иные ценности) |
41 (08) |
60 |
Проводки при перечислении подотчетных средств на карту
Если расчеты с подотчетным лицом проводятся с использованием банковской карты, то проводки будут следующими.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Отражено перечисление денежных средств под отчет на банковскую карту работника |
71 |
51 |
|
Неизрасходованный остаток подотчетной суммы перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации |
51 |
71 |
|
Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного лица |
71 |
51 |
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводят ежегодно в рамках годовой инвентаризации.
Существуют и другие случаи, когда инвентаризация расчетов обязательна, например, при реорганизации организации (ч. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
Дополнительно можно провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами в любое время. Конкретные сроки проведения проверки определяет руководитель.
При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами нужно проверить по каждому из них (п. 3.47 методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):
- суммы выданных авансов согласно приказам руководителя или заявлениям работников;
- даты их выдачи и целевое назначение;
- отчеты по выданным авансам и наличие к ним первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм;
- соответствие авансовых отчетов целевому назначению полученных денежных средств.
Также нужно проверить соблюдение подотчетным лицом сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм. Если на дату проведения инвентаризации за работником числится задолженность по подотчетным суммам, необходимо убедиться, что срок их возврата не истек.
Результаты проведенной инвентаризации оформляют актом инвентаризации (п. 2.5 методических указаний). Можно использовать унифицированную форму № ИНВ-17 либо разработать форму акта самостоятельно.
В акт заносят выявленные по каждому работнику суммы дебиторской и кредиторской задолженности, а также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания (п. 2.6 методических указаний).
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.
При применении унифицированной формы № ИНВ-17 предварительно нужно составить справку, содержащую информацию о дате и основании возникновения задолженности.
Применяемые формы документов необходимо утвердить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Расчеты с подотчетными лицами проводки могут предусматривать самые разнообразные. Основные из них на примерах будут рассмотрены в этой статье.
Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки
Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
Указание 3210-У было изменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, вступившим в действие с 30.11.2020. Так, например, требование о 3-х дневном сроке представления авансового отчета с 30.11.2020 исключено.
Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Подотчетными могут быть:
- лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
- совместители;
- лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).
Подробнее см. «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?».
Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.
Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:
- в наличной форме:
- из кассы предприятия;
- в безналичной форме:
- на карту подотчетного лица;
- на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.
См. также: «Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу».
Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:
|
Дт |
Кт |
Описание операции |
Первичные документы |
|
71 |
50 |
Выдача денег под отчет из кассы предприятия |
Расходный кассовый ордер |
|
20, 23, 25, 26, 44 |
71 |
Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету |
Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы |
|
10, 15, 41, 07, 08, 11 |
71 |
Оприходованы матценности на основании авансового отчета |
Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица |
|
28 |
71 |
Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание |
Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы |
|
68 |
71 |
Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо |
Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы |
|
91 |
71 |
Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом |
Первичные документы, подтверждающие расходы |
|
50 |
71 |
Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия |
Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу |
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
- «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
- «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
Пример 1. Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:
|
Дата |
Счета |
Сумма, руб. |
Описание операции |
Первичные документы |
|
|
Дт |
Кт |
||||
|
21.09.20ХХ |
71 |
50 |
1 500 |
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла |
Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.20ХХ |
|
22.09.20ХХ |
10 |
71 |
1 500 |
Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И. |
Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб. |
Пример 2
Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.
|
Дата |
Счета |
Сумма, руб. |
Описание операции |
Первичные документы |
|
|
Дт |
Кт |
||||
|
12.09.20ХХ |
71 |
50 |
3 000 |
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку |
Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.20ХХ |
|
15.09.20ХХ |
44 |
71 |
2 500 |
Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия |
Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов |
|
15.09.20ХХ |
50 |
71 |
500 |
Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу |
ПКО № 214 от 15.09.20ХХ |
См. также:
- «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
- «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать».
Итоги
В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.
Добавить в «Нужное»
Учет расчетов с подотчетными лицами
Если организации нужно приобрести какое-то имущество (канцтовары, оргтехнику) или какие-то услуги/работы, например отремонтировать принтер, то по поручению организации это может сделать ее работник. При этом он может оплатить покупку наличными или банковской картой, а затем отчитаться о покупке. Такой работник будет подотчетным лицом.
Еще один распространенный пример подотчетных лиц – работники, направленные в командировку.
Подотчетные лица
Подотчетные лица – это физлица, которым выдаются деньги для оплаты товаров, работ, услуг в интересах организации (подп. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Подотчетным лицом может быть любой работник организации, а также физическое лицо, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера (например, исполнитель или подрядчик по договору выполнения работ) (Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Издавать приказ о том, кто в организации может быть подотчетным лицом, не обязательно. Но при желании руководитель может с помощью такого приказа ограничить число сотрудников, которые могут получать деньги под отчет.
Порядок выдачи наличных денег под отчет
Для выдачи работнику (другому лицу) денег под отчет необходимы (подп. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):
- или приказ руководителя. При этом можно оформить один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетникам с указанием их ф.и.о., сумм денег и сроков, на которые выдаются деньги;
- письменное заявление подотчетного лица с разрешительной надписью руководителя. Образец заявления можно посмотреть здесь.
Кстати, деньги под отчет можно перечислить на банковскую карту физлица, а не выдавать наличными. Причем это может быть как зарплатная карта сотрудника, так и любая другая (Письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Порядок составления отчета подотчетником
Подотчетное лицо должно составить и предъявить в бухгалтерию авансовый отчет со всеми подтверждающими расходы документами. Срок предъявления отчета устанавливается руководителем организации. Далее авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается у руководителя и по отчету производится окончательный расчет с подотчетником в срок, установленный руководителем (подп. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
По подотчетным суммам, выданным на командировку, работник должен отчитаться в срок, не превышающий 3 рабочих дней по возвращении из командировки (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Обратите внимание: подотчетник, рассчитываясь от лица организации с другими юрлицами и предпринимателями наличными деньгами, должен соблюдать лимит расчета наличными. Иначе организация может быть оштрафована за нарушение лимита. Напомним, лимит составляет 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Бухучет расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71. Покажем проводки по расчету с подотчетными лицами в таблице.
| Содержание операции | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Выданы наличные деньги под отчет | 71 | 50 |
| Подотчетные деньги перечислены на банковскую карту работника | 71 | 51 |
| Отражены расходы по авансовому отчету | 20, 60, 76 и т.д. | 71 |
| Выплачен перерасход по авансовому отчету | 71 | 50, 51 |
| Возвращен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств | 50 | 71 |
Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.
Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение через подотчетное лицо почтовых марок для оплаты почтовых отправлений налоговых деклараций организации?
Марки приобретены в октябре на сумму 800 руб. В этом же месяце все марки израсходованы.
Налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) может направить налоговую декларацию в том числе в виде почтового отправления с описью вложения. При этом днем представления налоговой декларации (расчета) считается дата отправки почтового отправления с описью вложения (абз. 1, 3 п. 4 ст. 80 НК РФ).
Посмотреть ответ
Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами
Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:
- Оплата различных услуг.
- Приобретение канцтоваров.
- Приобретение бензина для служебных авто.
- Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
- Приобретение офисной техники.
Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Посмотреть ответ
Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:
- Информация о сотруднике (ФИО, должность).
- Цели расходования.
- Сумма.
К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.
Вопрос: Можно ли принять к учету в целях налога на прибыль расходы, произведенные подотчетным лицом и оформленные представленными подотчетным лицом первичными документами, датированными выходными днями?
Посмотреть ответ
В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.
После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.
Как учитывать расходы по авансовому отчету при УСН?
Нормативное регулирование
Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:
- ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
- Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
- План счетов и инструкция по его применению.
- Локальные акты самой организации.
Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.
Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете?
Порядок учета
Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.
Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:
- Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
- Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
- Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.
Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:
- Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
- Срок, на который предоставляются деньги.
- Порядок выдачи аванса.
Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.
Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в
заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.
Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.
При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:
- Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
- В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
- В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».
После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.
Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:
- Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
- Размер удержания не может быть больше 20%.
- Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
- Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.
Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.
Бухучет подотчётных сумм
В бухучете подотчетные суммы фиксируются на дебете счета 71 и кредите счета 50. Выдавать средства можно как безналом, так и наличными. Первый способ удобен для перевода командировочных. Деньги можно перечислить на корпоративную банковскую карту. Оформлена она на ЮЛ. Нужно учесть, что при расчетах через карту банком взимается комиссия. Ее нужно учитывать при определении налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.
В бухучете расчеты по корпоративным картам будут отражены этими проводками:
- ДТ55 КТ51, 52. Перечисление денег с расчетного на карточный счет.
- ДТ91 КТ55. Оплата комиссии банка.
Предоставление карты сотруднику компании будет фиксироваться в качестве выдачи под отчет финансовых документов. Предполагаются эти проводки:
- ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
- ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
- ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.
Со всех квитанций и чеков рекомендуется снимать ксерокопии. Связано это с тем, что чеки имеют свойство выцветать. Следовательно, с них нельзя будет получить никакой информации. Представительские траты нужно оформлять при помощи этих проводок:
- ДТ26 КТ71. Представительские траты.
- ДТ26 КТ71. Принятие к учету суточных.
- ДТ70 КТ68.01. Начисление НДФЛ на разницу между суточными.
- ДТ10 КТ60. Оприходование материалов.
- ДТ71 КТ50. Выдача перерасхода работникам.
Проводки выполняются на основании приказов, отчетов, квитанций и чеков.
Многие организации сталкиваются с необходимостью выдавать деньги сотрудникам на те или иные цели. Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или – когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств.
На что можно выдать деньги под отчет
Как правило, денежные средства выдают сотрудникам под отчет в следующих случаях:
- если работник приобретает для организации товары, работы или услуги (на хозяйственные нужды);
- если сотрудника направляют в командировку.
Как выдать деньги под отчет
Независимо от того, на какие цели выдается аванс, основанием для его выдачи служат:
- либо приказ руководителя организации;
- либо письменное заявление сотрудника.
На практике, как правило, составляют приказ руководителя организации. Его можно оформить, например, так:
Если есть приказ, требовать от работника заявление о выдаче подотчетных сумм необязательно.
На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
Важно!
Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.
Оформлять новый подотчет можно даже в том случае, ели сотрудник не отчитался по предыдущим подотчетным суммам.
Если речь идет о выдаче аванса на командировку, то здесь есть один нюанс. Сумма аванса должна быть выдана с тем расчетом, чтобы покрыть затраты:
- на проезд в командировку;
- на наем жилья во время командировки;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).
Такой порядок предусмотрен статьей 168 ТК РФ.
Контроль подотчетных сумм на хозяйственные нужды
Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.
Проверка авансового отчета
Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.
Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:
- работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
- сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
- сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.
Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
Важно!
Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.
Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:
- израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
- предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).
Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.
Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер.
Важно!
Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет.
В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.
Оправдательные документы такие:
- чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
- товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.
После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.
Расходы на проезд в командировку
Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.
Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.
Форма электронного билета зависит от вида транспорта:
- маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
- контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
- квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).
Оплату билета подтверждает один из документов:
- чек ККТ;
- слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
- подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
- другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.
Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.
Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, и писем Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.
Расходы на проживание в командировке
С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).
Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.
Суточные
Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.
Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Важно!
Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.
Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.
Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.
Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего:
- Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
- Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
- Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.
Как учитывают подотчетные суммы
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном счете 71.
По дебету этого счета отражаются:
- выдача работнику денег под отчет (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса» );
- возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса»).
По кредиту этого счета, в частности, учитывают:
- стоимость приобретенных для организации материальных ценностей или подтвержденных командировочных расходов (в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов – например, 10 «Материалы» или 20 «Основное производство»);
- входной НДС по приобретенным ценностям (в корреспонденции с дебетом счета 19);
Важно!
Принимать НДС к вычету по товарам (работам, услугам), приобретенным подотчетным лицом, по кассовому чеку или бланку строгой отчетности без оформленного счета-фактуры опасно, даже если сумма налога выделена в них отдельной строкой.
- возврат сотрудником неизрасходованной части аванса (в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса»).
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами – один из самых важных и трудоемких участков бухгалтерии. Поэтому в крупных компаниях, особенно там, где имеют место постоянные командировки, на этот участок часто выделяют целый штат бухгалтеров. Между тем, работа на этом участке требует определенных качеств. В частности – предельной внимательности и ответственности.
Инструкция для подотчетников
Специалисты 1C-WiseAdvice разработали специально для наших клиентов наглядную и понятную инструкцию для подотчетных лиц. Скачать документ можно здесь >>>
Передача участка на аутсорсинг решает массу проблем. Мы не только возьмем на себя все рутинные операции, но и поможем вам убедить руководство в целесообразности такого шага.