Расходы на сотрудников помимо заработной платы
28.01.2021
Автор: Academy-of-capital.ru
Рейтинг:
|
(Голосов: 3, Рейтинг: 3.67) |
Из этого материала вы узнаете:
- Расходы на оплату труда сотрудников
- Налоги и страховые взносы
- Косвенные расходы на сотрудников: социальный пакет, обучение и прочее
- Создание комфортных условий работы
- Возможные потери
- Оценка затрат компании на сотрудников
- 7 этапов планирования расходов на персонал
- 10 способов снизить расходы на сотрудников
- Незаконные методы экономии
-
Шаблон расчета 5 ключевых показателей
Скачать бесплатно
Расходы на сотрудников – весьма значительная часть трат любой компании. Поэтому, выделяя новую штатную единицу, владельцу бизнеса нужно четко понимать, во сколько ему это выльется. Бывают ситуации, когда лучше обойтись уже имеющимися в наличии трудовыми резервами.
Ведь, помимо заработной платы, возникнет необходимость выделять средства на налоги и страховые взносы, обеспечение социального пакета и комфортных условий труда, обучение и разного рода компенсации. Сумма в конечном итоге набежит немалая.
Расходы на оплату труда сотрудников
Расходы на заработную плату сотрудников состоят из нескольких пунктов, которые формируются из разных источников и включают в себя несколько видов основных выплат.
Плата за отработанное время:
- выплаты по принятым тарифам, окладам, сдельным расценкам; процент от суммы прибыли;
- сумма натурального вознаграждения, денежные премии, стимулирующие доплаты, регулярные выплаты за стаж и выслугу лет;
- компенсации в связи с режимом работы и условиями труда;
- оплата командировочных расходов сотрудников;
- компенсация за перерывы в работе;
- выплата разницы в зарплатах при временном заместительстве, труда совместителей и другого внештатного персонала;
- комиссионное вознаграждение (страховым агентам, брокерам).
Оплата за неотработанное время, а именно:
- плата за отпуска каждый год и по учебе;
- оплата льготного времени и времени выполнения государственных обязанностей, доноров;
- единовременные премии по итогам за год;
- деньги за неиспользованные отпуска.
Налоги и страховые взносы
Работодатель несет траты на сотрудников не только в виде зарплаты, больничных и отпускных, но и в виде ежемесячных платежей государству. Сюда также следует отнести налог на доходы физических лиц, который составляет 13 % (хотя, строго говоря, это затраты не компании, а самих работников, но сложившаяся практика расчетов позволяет говорить об этом налоге как об издержках предприятия, об этом несколько ниже).
НДФЛ сотрудников и расходы на взносы перечисляет работодатель, или, по-другому, налоговый агент. Для госструктур так проще. В другом случае каждый человек сам рассчитывал бы свой налог, направлял его в регулирующие органы, а штат сотрудников налоговой службы пришлось бы значительно увеличивать.
Обычно при собеседовании соискателя интересует чистая зарплата, которую он будет получать на руки ежемесячно, уже с вычетом всех сборов. Работодателю приходится составлять зарплатный фонд с увеличением расходов на 13 процентов, чтобы предусмотреть все налоговые вычеты.
Например, в объявлении для соискателей указана зарплата 70 000 рублей. Расходы предпринимателя увеличиваются. Рассчитываем таким образом – 70 000 / 0,87 = 80 459,77 рубля. НДФЛ составляет 10 459,77 рубля. Работник получает на руки 70 000 рублей.
В обязанности собственников бизнеса входит также направление взносов в страховые фонды за каждого работника, отношения с которым регулируется трудовым договором или гражданско-правовым соглашением. Информация о размерах таких перечислений, отраженных в расчетных листах, сотрудникам недоступна. Каждый месяц работодатель должен переводить:
- В фонд пенсионного страхования – 22 %. Когда будет достигнут лимит всех денежных выплат, сумма обязательного перевода для бизнесмена сокращается до 10 %.
- В фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) – 5,1 %. Никаких лимитов не существует.
- В Фонд социального страхования (ФСС) – 2,9 %, а также взносы от несчастных случаев. Для этих платежей установлен предельный размер 865 000 рублей в текущем году.
- Финансовые взносы на случай травм сотрудников в ФСС – от 0,2 до 8,5 %. При осуществлении гражданско-правового договора, такие платы не предусмотрены. Размер взноса в каждом случае индивидуален и зависит от специфики профессии: больше там, где опаснее работа.
Сколько бизнесмен понесет расходов на сотрудника в месяц? При зарплате в 70 000 рублей страховые взносы рассчитывают исходя из полной суммы – 80 459,77 рубля. Естественно, все платежи отражаются на затратах предпринимателя:
- в Пенсионный фонд РФ – 22 % от 80 459,77 — 17 701,15 рубля;
- в фонд обязательного медицинского страхования – 5,1 % от 80 459,77 — 4 103,45 рубля;
- в Фонд социального страхования – 2,9 % от 80 459,77 — 2 333,33 рубля;
- в ФСС «на травматизм» – 0,2 % от 80 459,77 — 160,91 рубля.
После всех расчетов получается, что на работника расходуется на 24 299 рублей больше, чем менеджер получает на карту. Общая статья трат составляет 94 299 рублей на одного сотрудника. Всё это так называемые прямые расходы.
Косвенные расходы на сотрудников: социальный пакет, обучение и прочее
Социальный пакет. Если в компании есть такая привилегия, как соцпакет, графа расходов на одного работника увеличится на сумму выплат по нему. Прибавятся финансовые выплаты за питание или фитнес-клуб, а также взносы на добровольное медицинское страхование, которое практикуется во всех порядочных фирмах. К социально значимым выплатам также можно отнести:
- пособие ветеранам труда, уходящим на пенсию, которое выплачивают один раз за счет средств предприятия;
- расходы на путевки в санатории;
- компенсация оплаты за детский сад и ясли для детей работников компании;
- частичная оплата отпуска по уходу за детьми женщинам;
- финансовые компенсации для сотрудников, получивших физические повреждения, увечья и заболевания при выполнении профессионального долга, выплаты при смерти сотрудника его иждивенцам, компенсация за причинение морального вреда, если такое решение выносит суд;
- возмещение транспортных расходов сотрудников;
- плата на питание персонала;
- материальная помощь в тяжелых жизненных обстоятельствах;
- помощь при строительстве или покупке жилищной площади, расходы на подарки сотрудникам.
Обучение сотрудников. Траты на тренинги и повышение квалификации необходимы. Для работников бухгалтерского отдела важно разбираться в информационной системе, знать о всех изменениях в законодательстве, а также о требованиях налоговых служб при оформлении отчетов и деклараций. Каждый предприниматель должен посчитать, сколько у него будет расходов на обучение сотрудников, включая посещение разных тренингов и конференций.
Содержание сотрудников на удаленной работе. В этом случае бизнесмену нет необходимости тратить средства на оплату помещения, мебели, проезда работников, но позаботиться об обеспечении удаленных сотрудников всем необходимым придется. К этой статье расходов можно отнести оплату тарифа за интернет, технику и прочее.
Создание комфортных условий работы
При оборудовании помещения для работы каждый предприниматель сам определяет, что ему необходимо. Поэтому рассчитать точную стоимость затрат невозможно. Стоит лишь посмотреть, какие статьи расходов могут быть.
- Место работы сотрудника
Для нормального функционирования нанятых менеджеров необходимо организовать рабочее пространство. В статью расходов бюджета предприятия нужно внести деньги на приобретение компьютера, программного обеспечения, офисной мебели, аренду помещения, а также расходы на связь сотрудника, на оплату интернет-трафика и электроэнергию. Не стоит забывать, что регулярно потребуется обслуживать технику, покупать канцтовары и прочее.
- Обслуживающий персонал
Помимо специалистов, от которых зависит работа компании напрямую и благодаря которым бизнес процветает, следует нанять сотрудников для ведения бухгалтерии и уборки помещения. Это самый необходимый минимум обслуживающего персонала. Для экономии денежных средств можно пригласить удаленного бухгалтера для сдачи отчетности. Для обеспечения чистоты в помещении дешевле будет нанять на должность уборщицы пенсионерку, чем обращаться за услугами в клининговую компанию.
- Сопутствующие расходы
Здесь можно отметить то, что делает работу сотрудников в офисе комфортной: кулер для воды, кофемашина, чай, печенье, а также добровольное медицинское страхование, расходы на питание сотрудников, компенсация за посещение фитнес-центра.
Попробуем посчитать примерные расходы на содержание одного рабочего места менеджера в месяц. Например, стул, стол и компьютер уже были куплены ранее.
- Программное обеспечение — 5 000 рублей.
- Канцтовары — 1 000 рублей.
- Оплата аренды помещения и коммунальные платежи (деньги делятся на всех работников) — 5 000 рублей.
- Персонал для уборки помещения и ведения бухгалтерии (расходы делятся на всех менеджеров) — 2 000 рублей.
- Вода и кофе — 300 рублей.
Получается еще 13 300 рублей. С учетом того, что на одного сотрудника, который зарабатывает 70 000 рублей, в бюджет расходов нужно заложить еще 13 300 рублей, то всего получится 94 299 рубля + 13 300 рублей = 107 599 рублей.
Возможные потери
При организации бизнеса могут возникнуть непредвиденные расходы, о которых стоит помнить, и заранее попытаться заложить компенсацию в бюджет предприятия.
- Простой
Все люди – живые существа, работать постоянно в одинаковом режиме не всегда получается. Иногда обстоятельства складываются так, что работнику требуется внеплановый отпуск или выходной без сохранения заработной платы. Банальные прогулы, опоздания, преждевременной уход с рабочего места, а также использование производственного времени не по назначению (перекур, соцсети, разговоры с коллегами) отрицательно сказываются на эффективности предприятия и его доходах.
Допустим, за месяц два работника с опозданием приходили в офис и потеряли 20 часов полезного времени, также был простой из-за перекуров 46 часов. Если посчитать, сколько рабочих дней было потеряно, получаем – (66 : 2 :
= 4,125. В переводе на деньги для предпринимателя потери при зарплате сотрудников в 70 000 рублей составили 70000 : 23 × 4,125 = 13 174 рубля по каждому человеку.
Потеря в рабочем времени сотрудников грозит для предпринимателя убытками. Для избежания непонимания стоит в правилах трудового распорядка точно указать режим труда и отдыха работников, а также обозначить, что ждет менеджеров за нарушение дисциплины. Сотрудники должны подписаться, что были ознакомлены с документом.
- Неудовлетворительная организация трудового процесса
Для эффективного использования рабочего времени и достижения поставленных целей нужно правильно организовать процесс труда. Стоит создавать для персонала комфортные условия, четко ставить цели и обозначать сроки их выполнения, расставлять приоритеты среди задач, обращать внимание на получение результата, разрабатывать пошаговый план выполнения крупных задач. Такой подход в бизнесе обеспечивает достижение главных целей и помогает не совершать ошибки.
Стоит привести пример. По вашим расчетам на выполнение одной задачи требуется 4 часа, а работник смог ее сделать только за 6 часов из-за своей неорганизованности. Подобных задач в месяц было 20 штук, при этом было потеряно 40 часов рабочего времени, то есть 5 полных рабочих дней. Посчитаем убытки в денежном выражении за эти 5 рабочих дней при тех же исходных данных: 70000 : 23 × 5 = 15 217 рублей.
- Недостаточное производство
Бывает, что реальные результаты деятельности предприятия не сходятся с поставленными планами по прибыли. Это приводит к негативным последствиям. Зачастую компания не имеет возможностей компенсировать недостаточное производство.
Например, 1 час работы менеджера обходится компании в 2 000 рублей. Перед ним была поставлена задача, на выполнение которой отводилось 50 часов. В итоге сотрудник потратил на работу 80 часов, финансовые потери предприятия в этом случае составили 30 × 2000 = 60 000 рублей.
Такое отношение к работе вредит всей компании, так как страдает ее репутация. Дополнительно есть вероятность потери денег, потому что заказчик может потребовать выплатить ему компенсацию за опоздание.
- Отрицательное отношение сотрудников к выполнению своих обязанностей
Чтобы понять, насколько негативно сказывается халатное отношение к выполнению должностных обязанностей сотрудниками, можно рассмотреть следующие примеры. Продавец в магазине не проявил внимания к клиенту, не предложил дополнительную продукцию. В итоге он продал мало товаров, и компания потеряла прибыль.
Используя для личных нужд служебный автомобиль, водитель приносит ущерб фирме, так как расходует казенное топливо и увеличивает амортизацию транспорта.
Менеджер по продажам не смог вовремя позвонить клиентам, потому что был занят просмотром ленты в соцсети, из-за чего не был выполнен план по прибыли.
При сдаче квартального отчета бухгалтер допустил ошибку, и на компанию был наложен штраф. Каждый человек может ошибиться, но для финансовой сферы это чревато последствиями.
Предприятие теряет деньги, не получая прибыль и упуская реальные возможности. Всё это происходит из-за плохой мотивации работников и нарушения должностных инструкций.
= 4,125. В переводе на деньги для предпринимателя потери при зарплате сотрудников в 70 000 рублей составили 70000 : 23 × 4,125 = 13 174 рубля по каждому человеку.
Оценка затрат компании на сотрудников
Расчет расходов на сотрудников производят несколькими способами. Есть стандартные методы, основанные на принципе ROI (Return On Investment – возврат инвестиций):
- По доле от валовой выручки. В этом случае от объема продажи продукции отнимают все затраты на работников.
- По средним затратам на сотрудника. Для расчета всю сумму издержек делят на количество работников предприятия. Потом сравнивают полученное число с прибылью фирмы.
- Цена одного часа работы, которая характеризует затраты на 1 час труда персонала. Чтобы ее вычислить, берут общую сумму расходов на всех сотрудников и делят на количество часов за какой-то определенный период. Когда определяют рентабельность фирмы, также принимают во внимание этот показатель.
Чтобы определить, насколько эффективно расходуется зарплатный фонд в компании, нужно сравнить средние расходы на менеджера и прибыль предприятия в разные временные промежутки.
Выберем несколько примеров для иллюстрации работы метода. Самая лучшая формула для определения эффективности:
Результат/Расходы
К расходам относятся трудозатраты, а к результатам – доходы или объем производства.
Попробуем рассчитать ROI за один квартал для предприятия по производству мебели. К трудозатратам отнесем количество работников и времени, которое нужно на исполнение задачи. Пусть у всех работников одинаковое число трудовых дней. Тогда к трудозатратам отнесем среднесписочную численность сотрудников, а именно 21 человек.
Было произведено продукции на 10 400 000 рублей. Поделим всю сумму на среднесписочное количество человек: 10 400 000 / 21, получается 495 240 рублей. Именно столько в денежном выражении производит один работник предприятия за квартал.
Это только часть вычислений. Потом стоит определить, сколько прибыли приносит сотрудник на каждый выплаченный рубль, то есть какова финансовая отдача от расходов на оплату труда. Рассчитать это можно так:
Объем производства (в рублях) / ФОТ
Для торговых компаний к результатам будет относиться полученная прибыль, а не общая сумма продаж. Также используют отношение объема валовой прибыли к размеру оплаты труда. Рассмотрим данные из предыдущего примера по мебельному цеху. При объемах производства в 10 400 000 руб. за квартал размер ФОТ составляет 2 745 000 рублей. Общую сумму 10 400 000 делим на 2 745 000 и получаем 3,79 рубля. Исходя из расчета, каждый потраченный на сотрудника рубль приносит 3,79 рубля дохода для фирмы.
Рекомендуется проводить анализ для каждой отдельной должности предприятия, чтобы определить, насколько эффективно рассчитывается заработная плата. Узнаем, адекватна ли оплата за работу менеджера по продажам. При зарплате 70 000 рублей он реализует продукцию на 1 000 000. Чистая прибыль от продаж составляет 300 000 рублей. Путем нехитрых расчетов получаем, что прибыль за каждый выплаченный рубль сотруднику составляет 4,29 рубля (300 000 : 70 000).
Для оценки эффективности затрат на ФОТ применяют распространенный способ под названием «бенчмаркинг». При этом сравнивают зарплату своего специалиста с доходами работников на аналогичной должности в других фирмах, регионах и средними показателями в отрасли.
7 этапов планирования расходов на персонал
Формирование зарплатного фонда и оценка расходов на сотрудников происходит в несколько этапов.
1 этап. Сбор и оценка необходимых данных (анализ текущего периода и дальнейший прогноз). Сначала смотрят на результаты подразделений и вносят необходимые корректировки. Все эти меры следует принимать, чтобы не расходовать на содержание сотрудников больше средств, чем позволяет развитие производства.
2 этап. Осуществляют целеполагание (для оценки эффективности используют количественные и качественные показатели).
3 этап. Принимается ресурсный бюджет (при определении объектов расходов).
4 этап. Составляется номинальный бюджет (ресурсный бюджет переводится в бюджет денежных затрат).
5 этап. Оценка, контроль, внесение коррективов.
6 этап. Одобрение бюджета.
7 этап. Организация исполнения всех пунктов принятого документа.
Прежде чем планировать статью расходов на своих сотрудников, стоит определить, какие существуют потребности в рабочих. При этом учитывают цели и задачи компании, планы по развитию предприятия, проекты по продажам и производству, экономическую обстановку в регионе. Правильным будет ориентироваться не только на количество сотрудников, но также и на их качественные показатели. В частности, какую квалификацию они имеют, опыт работы, личные характеристики. Все это влияет на то, соответствует ли персонал конкретной должности или нет.
В ходе планирования деятельности предприятия и статей расходов на сотрудников очень важно тщательно продумать фонд зарплаты. При его организации руководствуются российскими законами в сфере труда, а также конвенцией МОТ.
10 способов снизить расходы на сотрудников
Есть много способов снижения затрат, но не все они применимы в каждом конкретном случае. Всегда существуют ограничения, основанные на законодательстве, специфических особенностях области деятельности, способностях руководителей принимать жесткие и непопулярные меры, потому что это отразится на доходах сотрудников. Стоит внимательно рассмотреть все способы и выбрать наиболее подходящий для вашей компании.
- Увеличение переменной части оплаты труда
При почасовой оплате труда невозможно регулировать затраты на персонал. При изменении технологии и организации производства становится реальным внесение исправлений в систему начисления заработной платы. При обосновании введения новых правил формирования зарплаты организационными или технологическими инновациями изменения могут вступить в силу через два месяца.
Работникам, которые откажутся работать по новым условиям и не подпишут дополнительное соглашение, рекомендуется выплатить выходное пособие, состоящее из среднего заработка за две недели. Перед увольнением необходимо предложить другие вакансии специалистам, не принимающим новые условия оплаты труда.
- Запрет на открытие новых вакансий
Если ваши сотрудники в состоянии справляться с текущими задачами, не стоит принимать новых работников в организацию. Нужно предложить своему персоналу взять на себя дополнительные обязанности без оплаты или с периодической выплатой за сверхурочные. При грамотном распределении работы и усилиях сотрудников производственный процесс будет проходить по плану.
Перед распределением обязанностей нужно провести проверку на потерю рабочего времени. Для этого используют методы фиксации процессов в течение рабочего дня, например, посредством фотографирования, и калькуляторы для расчета численности, определяющие нагрузку каждого работника. Если посчитать, сколько тратится времени впустую, может оказаться, что часть сотрудников не занята работой.
- Применение систем оплаты труда на основе учета качественных и количественных показателей
Сотрудники четко должны понимать, что размер их зарплаты зависит от количества и качества выполненной работы. Совершенно нерационально нести затраты при производстве брака и выплачивать неустойки за несвоевременно оказанные услуги и при этом платить нерадивым работникам полноценный оклад. Предприниматель всегда несет определенные риски, но стоит выдавать зарплату только за хорошую работу. Система оплаты труда должна быть устроена таким образом, чтобы мотивировать сотрудников производить качественный продукт и в достаточном количестве.
- Перераспределение функций
При организации работы компании стоит отдавать предпочтение эффективному распределению обязанностей. Например, сокращение должности пешего курьера и осуществление доставки документов водителями транспортной службы. Такая организация способствует уменьшению затрат и увеличению скорости исполнения поручений.
- Аутсорсинг
Для осуществления многих производственных задач не требуется нанимать сотрудников, а можно поручить выполнение сторонним фирмам. Например, для уборки офиса заключить контракт с клининговой компанией, а не платить уборщице зарплату. Статья расходов на персонал уменьшится, но насколько затратно использование услуг клининговой фирмы, нужно считать. Для предприятия выгодно заключать сделки и передавать на аутсорсинг задачи, только если это будет дешевле, чем содержать собственный штат сотрудников.
- Универсализация
Предприятию намного выгоднее принимать на работу сотрудников, обладающих несколькими квалификациями. Например, если в медицинском центре будет работать врач-терапевт, способный совмещать свою должность с другими специализациями, принимать пациентов можно намного эффективней. Для обслуживания здания и его систем также удобно нанять одного многопрофильного работника, чем приглашать по-отдельности сантехника, электрика и других. Не всегда универсализация возможна, но стоит загружать сотрудников работой с учетом их способностей, это поможет сократить расходы на сотрудников.
- Предоставление выходных дней вместо оплаты сверхурочных
Неплохой способ экономии денежных средств, если производственный процесс позволяет выделять дни отдыха для персонала. При увольнении неиспользованные выходные пропадают и не подлежат компенсации.
- Срочные трудовые договоры
Применение этого способа – неплохой выход, если надо сэкономить средства на персонал, но не во всех случаях закон позволяет заключать срочные договоры. Если есть основания для применения такого соглашения, то не стоит с работником подписывать договор на неопределенный срок.
- Применение тарифных сеток и коэффициентов
При определении размера оплаты труда для каждого сотрудника нужно установить свой уровень. Основана такая система на квалификации сотрудников. Установление разрядов и категорий поможет оплачивать работу специалистов в соответствии с их условиями работы и уровнем образования. Тарифные сетки способствуют экономному расходованию зарплатного фонда.
- Оптимизация режима труда
Если возможно установить рабочие часы в вечернее и ночное время, можно сэкономить на оборудовании для сотрудников. Также рекомендуется переходить на сменный график при увеличении сверхурочных выплат. Грамотно построенный режим работ способствует уменьшению расходов на содержание персонала.
Незаконные методы экономии
Зная расходы на сотрудников и их виды, предприниматели используют различные схемы, целью которых является снижение затрат за счет изменения статуса наемных работников. Среди возможных вариантов встречаются:
- Заключение договоров ГПХ вместо трудовых
Закон предусматривает применение таких договоров, только если человек устраивается на временную работу. В этом случае не потребуется создавать условия труда, это экономически выгодно. Однако за рабочего придется перечислять НДФЛ и страховые взносы (исключая некоторые случаи из пункта 4 статьи 420 Налогового кодекса РФ).
- Оформление работников со статусом ИП на УСН с объектом «доход»
По упрощенной системе предприниматели перечисляют в налоговую всего 6 % от своих доходов (без учета расходов). Работодатель не платит никаких страховых взносов, это должен делать ИП, наниматель может компенсировать ему расходы. В любом случае такой подход обеспечивает значительную экономию средств, потому что за год работы обязательная сумма взносов составляет 35 000 рублей (если доход будет больше 300 000 руб., дополнительно 1 %). У компании отсутствуют социальные обязательства перед ИП, что тоже выгодно.
- Перевод сотрудников в статус самозанятых с уплатой налога на профессиональный доход (НПД)
Такую схему собирались осуществить некоторые предприниматели из регионов, где был принят НПД в виде эксперимента. За самозанятых не требуется платить никаких взносов. Они сами обязаны переводить в налоговую 6 % от своего дохода, в эту сумму входит также медицинский взнос. Пенсионные перечисления они не должны платить вовсе. Для защиты прав работников закон запрещает переводить сотрудников, которые проработали больше двух лет на предприятии, в статус самозанятых. Однако нанять новый персонал из числа таких граждан не возбраняется.
Все перечисленные способы являются незаконными. Стремление сэкономить средства может обернуться штрафами и дополнительными начислениями НДФЛ, если при проверке будет обнаружен факт нарушения трудового законодательства.
Недопустимо менять трудовые отношения на гражданско-правовые. Когда работодатель не несет расходы на лечение сотрудников, пенсии, платы за больничные, отпуска, выходные пособия и другие социально значимые льготы, это нарушает права человека. А для государственного бюджета это убытки в виде недополучения налогов.
Михаил Дашкиев о Сергее Азимове
На самом деле не важно, какой статус у сотрудника, если он выполняет такие же обязательства, использует те же средства производства нанимателя, что и работник по трудовому договору. При достаточном количестве доказательств, собранных проверяющими из ИФНС, суд может перевести отношения между работодателем и сотрудником в трудовые. Данное решение вступит в силу задним числом, с начала работы сотрудника. Для руководителя это означает уплату штрафов и начисление всех обязательных взносов за прошедший период.
Планирование расходов на персонал имеет важное значение в системе планирования предприятия, так как затраты на оплату труда занимают значительный удельный вес в суммарных издержках. Рассмотрим, какие затраты включают в расходы на персонал, представим примеры планирования численности и фонда оплаты труда основных производственных рабочих, приведем формы документов, необходимых и рекомендуемых к оформлению при планировании.
КАТЕГОРИИ ПЕРСОНАЛА
Персонал предприятия можно условно разделить на две группы:
- производственный — непосредственно вовлечен в производственный процесс, формирует прямые расходы предприятия на персонал (слесарь, механик, маляр, электрик и т. д.);
- непроизводственный — формирует косвенные расходы на персонал (работники административно-управленческого аппарата, инженеры, руководители, мастера, бригадиры, специалисты и т. д.).
Производственный персонал можно дополнительно классифицировать по типу выполняемых работ:
- основные производственные рабочие — превращают предметы труда в готовую продукцию;
- вспомогательные рабочие — создают необходимые условия для превращения предметов труда в готовую продукцию;
- обслуживающие работники — выполняют работы, необходимые для осуществления основных и вспомогательных производственных процессов.
РАСХОДЫ НА ПЕРСОНАЛ
Расходы на персонал принято делить на основные и дополнительные. Основные расходы включают оплату труда за выполненные работы и премии по результатам трудовой деятельности, дополнительные — страховые взносы, расходы на оплату отпусков и больничных листов, затраты на обеспечение нормальных условий труда и техники безопасности, обучение работников и др.
Согласно ст. 255 «Расходы на оплату труда» Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) к расходам на оплату труда относятся:
- суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;
- начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели;
- начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни;
- стоимость бесплатно предоставляемых работникам коммунальных услуг, питания, продуктов и жилья;
- расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников;
- сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;
- денежные компенсации за неиспользованный отпуск;
- начисления увольняемым работникам, в том числе в связи с реорганизацией или ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика;
- единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности);
- надбавки, обусловленные районным регулированием оплаты труда, в том числе начисления по районным коэффициентам и коэффициентам за работу в тяжелых природно-климатических условиях;
- надбавки за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в районах европейского Севера и других районах с тяжелыми природно-климатическими условиями;
- расходы в виде среднего заработка, сохраняемого на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно;
- расходы на оплату труда за время вынужденного прогула или время выполнения нижеоплачиваемой работы;
- суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного страхования и по договорам добровольного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами), имеющими лицензии;
- суммы, начисленные в размере тарифной ставки или оклада (при выполнении работ вахтовым методом), предусмотренные коллективными договорами, за календарные дни нахождения в пути от места нахождения организации (пункта сбора) к месту работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте, а также за дни задержки работников в пути по метеорологическим условиям;
- суммы, начисленные за выполненную работу физическим лицам, привлеченным для работы у налогоплательщика согласно специальным договорам на предоставление рабочей силы с государственными организациями;
- в случаях, предусмотренных законодательством РФ, начисления по основному месту работы рабочим, руководителям или специалистам налогоплательщика во время их обучения с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров;
- расходы на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови;
- расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), за исключением оплаты труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями;
- предусмотренные законодательством РФ начисления военнослужащим, проходящим военную службу на государственных унитарных предприятиях и в строительных организациях федеральных органов исполнительной власти;
- доплаты инвалидам;
- расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам и (или) в резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год;
- другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.
ПЛАНИРОВАНИЕ ЧИСЛЕННОСТИ И ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА ОСНОВНЫХ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ РАБОЧИХ
На промышленных предприятиях особое внимание уделяют планированию численности и фонда оплаты труда основных производственных рабочих. Эти расходы входят в прямые издержки предприятия и полностью ложатся на себестоимость соответствующей продукции (выполнения работ, оказания услуг).
В данном случае наличие излишней численности работников является необоснованным ввиду отсутствия для них работы, в то время как недостаток производственных рабочих влечет за собой недовыполнение производственного плана, недовыпуск продукции и недополучение выручки. Другими словами, имеет место ситуация, именуемая упущенной выгодой. Упущенная выгода предполагает наличие спроса на изделия, выпускаемые предприятием, при отсутствии у него производственной мощности удовлетворить потребности рынка.
Таким образом, численность основных производственных рабочих должна четко соответствовать производственной программе. Важный момент: нужно помнить о погрешностях планирования и формировать страховой запас. Здесь имеется в виду создание страхового запаса готовой продукции на случай изменений на рынке сбыта. Следовательно, для производства большего количества продукции (с учетом страхового запаса) требуется большее количество трудовых ресурсов.
При планировании численности под производственную программу предприятия не стоит забывать о потерях рабочего времени. Потери должны быть отнормированы и спланированы на соответствующий год на основании фактических показателей за предыдущий отчетный период. Для этого рекомендуем оформить Баланс рабочего времени. Он предполагает отображение использования рабочего времени за анализируемый период (как правило, календарный год).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 7, 2017.
Сколько приходится платить за наёмного сотрудника и как сократить эти расходы
На каждого штатного сотрудника уходит почти в два раза больше денег, чем та сумма, которую он получает на руки.
Давайте разберёмся, во сколько на самом деле обойдётся вашей компании штатный маркетолог Иванова И. И. и как законным способом уменьшить эти затраты.
Вам придётся позаботиться не только о заработной плате, премиях, отпускных и больничных, но и ещё о ряде прямых и косвенных расходов на персонал.
Прямые расходы
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — 13%
Название налога может ввести в заблуждение: кажется, что ответственность по его уплате лежит на физическом лице, то есть на работнике. Вот только не всё так просто, потому что в России существует такое понятие, как налоговый агент — это когда работодатель сам является тем самым субъектом, который должен перечислять налог в бюджет. Делается это для того, чтобы максимально сократить контакты государства с многочисленными гражданами.
Что это значит для работодателя? Несмотря на то, что формально этот налог платит работник, он не воспринимает эти деньги как те, которые действительно зарабатывает. Именно с этим связан такой частый вопрос на собеседованиях, как «Эта сумма на руки или нет?».
Итак, если маркетолог Иванова И. И. получает на руки 60 000 рублей, то в её зарплатный фонд вам надо заложить на 13% больше.
К начислению — 60 000 / 0,87 = 68 965,52 рубля.
НДФЛ — 8 965,52 рубля.
На руки — 60 000 рублей.
Страховые взносы за работников
Каждый работодатель также обязан выплачивать за сотрудников, оформленных по трудовому или гражданско-правовому договору, страховые взносы. И если НДФЛ как бы платит работник, то все страховые взносы ложатся на плечи работодателя: то есть работник даже не догадывается об этой части ваших на него затрат.
- На обязательное пенсионное страхование — 22%. Уменьшается до 10%, если общая сумма выплат сотруднику в течение года превысит лимит. В 2019 году эта сумма составляет 1 150 000 рублей.
- На обязательное медстрахование (ФОМС) — 5,1%. Начисляется в течение всего года.
- В Фонд социального страхования (ФСС) — 2,9% (без учёта взносов от несчастных случаев). Как только выплаты переваливают за 865 000 рублей в текущем году, взносы в ФСС делать не надо.
- Страховые взносы «на травматизм» в ФСС — от 0,2% до 8,5%. Выплачиваются только за сотрудников, оформленных по трудовому договору. Размер выплаты зависит от класса профессионального риска.
Что же происходит с затратами на маркетолога Иванову И. И.? На руки она получает 60 000 рублей, но выплачивать страховые взносы надо с официальной зарплаты, которая составляет 68 965,52 рублей. А значит, нам надо забюджетировать ещё взносы:
- в Пенсионный фонд 22% от 68 965,52 рубля — 15 172,41 рубля;
- в Фонд медицинского страхования 5,1% от 68 965,52 рубля — 3 517,24 рубля;
- в Фонд социального страхования 2,9% от 68 965,52 рубля — 2 000 рублей;
- в ФСС «на травматизм» (если маркетолог работает в торговле) 0,2% от 68 965,52 рубля — 137,93 рубля.
Итого на взносы закладываем ещё 20 827,59 рубля.
Иванова И. И. получает 60 000 рублей, а мы уже на этапе прямых расходов потратили на неё 89 794,10 рубля.
Косвенные расходы
На этом этапе каждый работодатель вкладывается по-разному, поэтому подсчитать косвенные затраты хотя бы примерно будет сложно. Но мы напомним о том, какими эти затраты могут быть.
Рабочее место
Да, мало нанять маркетолога Иванову И. И. и выплачивать ей зарплату со всеми налогами и взносами, надо её ещё куда-то посадить и обеспечить рабочими инструментами. Поэтому сюда смело закладываем суммы на аренду офиса, покупку компьютера и программного обеспечения для него. Конечно же, не забываем добавить плату за электроэнергию и интернет. Ах да, ещё замена картриджей в принтере и покупка канцелярии. И так, пока не кончится ваша фантазия или бюджет.
Обслуживающий персонал
Это те люди, которые напрямую не приносят прибыль вашей компании, но которых вам всё равно придётся нанять. Как правило, минимальный состав таких сотрудников — бухгалтер и уборщица.
Печеньки и плюшки
Сюда мы относим то, без чего можно условно обойтись, но что так или иначе есть в каждой компании. Включаем сюда всё: от воды в офисном кулере и электрического чайника до ДМС и оплачиваемого фитнеса.
Попытаемся хотя бы примерно рассчитать минимальные ежемесячные траты на содержание рабочего места маркетолога Ивановой И. И. Предположим, что стул, стол и компьютер у вас уже были.
- Программное обеспечение — 5 000 рублей.
- Канцелярские принадлежности — 1 000 рублей.
- Аренда офиса и коммуналка (делим расходы на всех сотрудников) — 5 000 рублей.
- Обслуживающий персонал (делим расходы на всех сотрудников) — 2 000 рублей.
- Вода и чай — 300 рублей.
Итого добавляем еще 19% на затраты, или 13 300 рублей. То есть пока Иванова И. И. получает свои 60 000 рублей, мы закладываем в бюджет уже 103 094,10 рубля.
Как не разориться
Давайте постараемся вместе найти способы законного уменьшения затрат на персонал.
Если можете не нанимать сотрудников, не нанимайте
Всех непрофильных сотрудников берите «взаймы». Пусть бухгалтер будет на аутсорсе, а тот самый маркетолог — из агентства. Таких сотрудников не надо усаживать в офис, а это уже приличная экономия.
Передаём маркетинговую функцию агентству, платим ему 60 000 рублей (столько же, сколько на руки получала Иванова И. И.) и экономим 517 129,20 рубля ежегодно.
Используйте упрощённую систему налогообложения
УСН «Доходы» позволит уменьшить свой налог на сумму выплат в фонды. Поскольку это является вашим правом, а не обязанностью, то в налоговой вам про такую возможность не расскажут. Уведомление о переходе на УСН можно подать в налоговой при регистрации компании или в течение 30 дней после. Уже зарегистрированные компании переходят на УСН только с начала следующего года, так что придётся ждать 2020-го. Предприниматель без сотрудников при удачном стечении обстоятельств может не платить налог вообще, а ИП, у которого есть штатные сотрудники и ООО, — списать до 50% налога.
Допустим, вы применяете упрощённую систему налогообложения. За прошедший квартал вы должны налоговой 200 000 рублей. За этот же квартал ваша компания выплатила 110 000 рублей страховых взносов с зарплат сотрудников. Вот эту сумму и можно использовать для уменьшения основного налога, вместо 200 000 рублей заплатив половину — 100 000.
Заранее снижайте расходы, открывая новый бизнес
Выбирайте «льготный» вид деятельности
С 2019 года пониженные тарифы страховых взносов ИП на упрощённой системе налогообложения отменены, но их всё ещё можно применять следующим категориям:
- российским организациям, действующим в сфере информационных технологий (взносы в ПФР — 8%, в ФОМС — 4%, в ФСС — 2%);
- некоммерческим предприятиям на УСН с деятельностью в области соцобслуживания, научных исследований, образования, здравоохранения, любительского спорта, библиотекам, музеям, театрам и архивам, а также благотворительным организациям (взносы в ПФР — 20%, остальные не выплачиваются).
Открывайте своё дело в правильном месте
Можно стать резидентом:
- проекта «Сколково» (выплачиваются только взносы в ПФР — 14%);
- свободной экономической зоны или территорий опережающего социально-экономического развития (взносы в ПФР — 6%, в ФОМС — 0,1%, в ФСС — 1,5%).
В процессе составления бюджета затрат на персонал возникает множество трудностей. Автор анализирует проблемы, с которыми сталкиваются кадровики в российских компаниях. Например, отсутствие средств или минимальное их выделение или даже исключение кадрового отдела из обсуждения и утверждения бюджета. Что следует предпринять кадровику в подобной ситуации? Как составить бюджет расходов? Какие статьи предусмотреть?
Придя на новое рабочее место, менеджер по персоналу часто сталкивается с тем, что его предшественник не участвовал в процессе бюджетирования затрат на персонал на текущий год либо предшественника просто не было. Что делать в такой ситуации? Как бюджетировать эти расходы? Что к ним относится? С какими сложностями можно столкнуться в процессе составления бюджета? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.
Бюджетный регламент компаний
Прежде всего, если вы оказались в ситуации, когда, придя в новую компанию, остались без бюджета расходов на работу с персоналом, необходимо уточнить у руководителя, насколько жестко составляется бюджет в организации, с какой периодичностью происходит корректировка и есть ли возможность добавить в него новые, необходимые для вашей работы статьи расходов.
Обычно существуют три варианта бюджетирования:
1. Бюджет планируется на год жестко, «до копейки». Все расходы подтверждены соответствующей прибылью, возможности дополнительных расходов без снижения других затрат или увеличения прибыли нет.
Если какой-то бюджет расходов на персонал в компании все-таки существует, то в такой ситуации придется его принять и работать с ним весь год. Если же бюджета на расходы не существует, то работать будет сложно. Поэтому, устраиваясь на новую работу, поинтересуйтесь на собеседовании, каков бюджет затрат на персонал и есть ли возможность включения в бюджет расходов, которые необходимы для осуществления ваших обязанностей.
Пример 1
В небольшой строительной компании ООО «Ремдор34» после длительного отсутствия в период кризиса приняли на работу начальника отдела персонала. Обязанностей у начальника планировалось много: необходимо было наладить активный подбор и закрыть большое количество вакансий – как рабочих, так и инженерно-технического персонала, разработать систему мотивации, восстановить кадровое делопроизводство, которое во время кризиса было «запущено». Вскоре выяснилось, что ООО «Ремдор34» входит в крупный строительный холдинг, который предполагает жесткое бюджетирование, и возможности добавления дополнительных расходов со второго квартала текущего года нет. Начальника отдела персонала попросили до начала следующего года ограничиться бесплатными источниками подбора персонала, нематериальной мотивацией и поиском изменений законодательства в Интернете вместо подключения справочно-правовой системы. В результате новый руководитель не прошел испытательный срок, так как не справился ни с одной поставленной задачей.
2. Бюджет планируется на год, но есть возможность внести дополнительные статьи расходов в ограниченном диапазоне. Размер расходов по статьям затрат рассчитывают экономисты. В данной ситуации у вас есть возможность полноценно исполнять свои должностные обязанности, но, возможно, не в том объеме, в котором хотелось бы.
Пример 2
В компании, оказывающей консалтинговые услуги, ООО «МБК Консалт», приняли на работу менеджера по персоналу, которому была поставлена задача возобновить активный набор персонала и социальный пакет. До этого вакансия существовала в течение полутора лет. Из запрашиваемых расходов на подбор – публикация вакансий на трех сайтах, размещение в пяти газетах и расходы на социальный пакет (добровольное медицинское страхование, оплата фитнеса и питания) – менеджеру по персоналу утвердили только оплату публикации вакансии на одном сайте и расходы на добровольное медицинское страхование.
Полученных результатов оказалось достаточно для осуществления поставленных перед новым сотрудником задач.
3. Бюджет планируется приблизительно, есть возможность включить необходимые расходы в том объеме, который вы попросите или докажете необходимость.
Пример 3
В недавно появившейся на рынке IT-компании по разработке сайтов ООО «HTML» впервые открылась вакансия менеджера по персоналу, которому были поставлены задачи подбора, развития и мотивации персонала. Собственник компании утвердил все заявленные расходы на подбор, обучение и социальный пакет. Стратегия ООО «HTML» была направлена на захват рынка и значительные вложения в человеческий капитал, уменьшение текучести персонала и привлечение лучших специалистов.
Как видите, кроме особенностей регламентации процесса бюджетирования, размер и направление расходов на персонал зависит и от этапа развития компании.
Зависимость расходов на персонал от этапа развития компании
Окунемся немного в общую теорию менеджмента. Любая компания проходит четыре этапа развития: формирование (зарождение), рост, стабилизацию и спад. Смена этапов сопровождается кризисами. В случае успешного преодоления кризиса организация переходит на следующий этап жизненного цикла (в конце четвертого – на первый этап следующего уровня). Если компания не справляется с кризисом, она «умирает» или распадается. На каждом этапе возможно также деление организации на части, создание «дочерних» предприятий, филиалов и т.д.
Существует несколько классификаций стратегий организаций в зависимости от этапа ее развития, ориентации на определенный объект, направление, процесс (например, максимизация прибыли, максимальное удовлетворение потребностей VIP-клиентов, ориентация на интересы работника, ведение бизнеса на определенной территории и другие).
Остановимся на классической классификации этапов жизненного цикла организации:
- Стадия формирования (зарождения). Это этап рождения и распространения новых идей. Для организации важно найти товар, который может заинтересовать потребителя. Кадровая политика организации на стадии формирования направлена на подбор и адаптацию персонала. Большое внимание уделяется вопросам кадрового планирования. На данном этапе поощряется создание новых продуктов, инновации и эксперименты.
- Стадия роста. Организация растет, увеличивает объем продаж, численность персонала, количество подразделений, направлений деятельности. Кадровая политика направлена на планирование увеличения численности персонала, активный набор, стимулирование развития профессиональных компетенций уже работающих сотрудников, планирование карьеры и перемещений руководителей. Вторая задача этапа роста – вселить в сотрудников чувство оптимизма, гордости за компанию, дать людям смысл и перспективы, воспитать лояльность.
- Стадия стабилизации. Организации важно максимально укрепиться на рынке и стабилизировать свою деятельность. Целью компании на этапе стабилизации является постоянное снижение себестоимости продукции за счет сокращения издержек и максимального нормирования и регламентации процессов. Кадровая политика на данном этапе направлена на обучение, материальную и нематериальную мотивацию персонала, планирование карьеры всех сотрудников, развитие социальной сферы, управление талантами. Набор персонала направлен, как правило, только на замещение уволившихся и совсем не активен. Кадровый состав относительно стабилен. Цель компании на данном этапе – максимально полное использование способностей работников.
- Стадия спада. Данный этап характеризуется снижением эффективности деятельности компании ниже минимального порога рентабельности, потерей места на рынке и, вероятно, ликвидацией организации. Кадровая политика на этапе спада направлена на сокращение персонала. Из первоочередных мероприятий планируется оценка персонала, переобучение, высвобождение работников. Подбор новых сотрудников и адаптация не осуществляются. В зависимости от усилий организации стадия спада может перейти либо в первую стадию (возродиться) (тогда на стадии возрождения вновь будет актуальна кадровая политика стадии формирования), либо закончиться ликвидацией организации (тогда кадровая политика сведется к массовому высвобождению персонала).
Организация может возродиться и начать заново цикл развития только в том случае, если она сможет найти новый, привлекательный для потребителя товар и занять соответствующее место на рынке. Если компания возродится, то она снова будет переживать стадии формирования, роста, стабилизации и спада, смена которых будет также сопровождаться новыми кризисами.
По мнению консультантов по организационному развитию, самые консервативные иностранные компании, имеющие устойчивое положение на рынке, переживают кризисы не реже чем раз в 50–60 лет. Для российских же современных компаний каждый этап развития может продолжаться год-полтора, а зачастую и несколько месяцев.
Таким образом, кадровое планирование и бюджетирование должно учитывать стратегию управления персоналом организации, которая в свою очередь основывается на стратегии деятельности организации. Кроме того, при принятии решений в сфере управления персоналом должны быть приняты во внимание не только этап развития компании, экономические аспекты организации, но и интересы работников, продиктованные требованиями рынка (достойная оплата труда, безопасные условия и рабочие места, возможности развития и реализации способностей работников и т.п.).
Самостоятельное выстраивание кадровой политики в зависимости от этапа развития и стратегии организации – прерогатива HR-директора в том случае, если он является бизнес-партнером в компании, членом совета директоров, участвует в формировании политики и стратегии. Часто в российских компаниях директор по персоналу лишь реализует стратегические задачи, сформулированные руководителем организации или собственником бизнеса.
Доля затрат по элементу «оплата труда и социальные отчисления»
Доля расходов на персонал в общем бюджете расходов организации сугубо индивидуальна для каждого предприятия и зависит от отрасли, материалоемкости и трудоемкости процесса производства, то есть от того, сколько усилий придется приложить для изготовления одной единицы продукции. В стандартных производствах норматив затрат на персонал колеблется от 15 до 20% от общих расходов. Для понимания уровня долей в расходах нужно анализировать все элементы затрат, особенно материальную часть себестоимости. Однако средний уровень обычно сохраняется.
Например, если мы говорим о том, что рассматриваем предприятия в сфере производства, то у них такая группа, или категория, элементов затрат, как сырье и материалы, могут занимать до 50% от совокупного объема затрат. 20% может приходиться на энергетическую составляющую. Порядка 15–20% – фонд оплаты труда и страховые взносы. Небольшую часть составляют прочие затраты. Если материалоемкость у фирмы низкая (15–25%), арендной платы нет, то можно увеличить расходы на оплату труда до 40%.
Уровень расходов на социальный пакет в первую очередь зависит от избранной в организации политики в области поддержки персонала, позиционирования предприятия и имеющихся финансовых возможностей.
На многих российских предприятиях, как показывает практика последних лет, наметилась отчетливая тенденция к изменению структуры общего вознаграждения персонала в сторону увеличения социального пакета. В некоторых случаях в социально ориентированных компаниях доля расходов на социальный пакет составляет 15–20% всех затрат компании на персонал.
Бюджетирование затрат на персонал
Классическое бюджетирование расходов на персонал начинается в четвертом квартале года, предыдущего году, на который составляется бюджет. Форма составления бюджета, сроки и регламент устанавливаются финансовой службой предприятия.
Классифицировать расходы на персонал можно по-разному. С точки зрения финансирования, затраты на персонал можно разделить на расходы, включаемые в себестоимость (заработная плата, обучение, подбор и т.д.), и расходы из прибыли (социальные расходы).
Статьи затрат можно условно разделить на четыре категории. Первая категория – заработная плата (оклады, премии, бонусы, компенсации). Зарплата всех сотрудников компании не всегда включается в бюджет расходов на персонал, составляемый отделом кадров. Зависит это от системы бюджетирования организации и от функций службы персонала.
В некоторых компаниях система бюджетирования построена так, что агрегированная статья по заработной плате включается в общий бюджет на основании данных, поступаемых от руководителей структурных подразделений. Центр ответственности за формирование заработных плат в таких организациях находится в подразделениях, бизнес-единицах, филиалах, юридических лицах холдинга и т.п.
В таких компаниях служба персонала формирует лишь политику вознаграждения персонала, осуществляет методическое руководство, а в иных – и вообще не отвечает за оплату труда. В связи с этим в вышеуказанных организациях служба персонала в строке «заработная плата» указывает фонд оплаты труда сотрудников, непосредственно подчиненных руководителю службы персонала.
В остальных случаях HR-служба согласно регламентным срокам до составления бюджета на следующий год должна сформировать штатное расписание и численность сотрудников компании и спланировать их заработные платы на следующий год с учетом открытия новых вакансий, сокращений, повышений, ротаций и прочих кадровых мероприятий.
В соответствии с системой премирования организации отдел кадров рассчитывает сумму премий по сформированному новому штатному расписанию. Если в компании отсутствует система премирования и планы по ее разработке на следующий год, премии рассчитываются исходя из тенденций предыдущих лет.
Кроме окладов и премий, в затратах на заработную плату необходимо спланировать выплату компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении и оплату листов нетрудоспособности. Планирование данных расходов осуществляется на основе анализа аналогичных расходов на три последние года с учетом кадровой ситуации предыдущих лет (массовые сокращения, реорганизации, смена собственника и т.д.), а также исходя из стратегии компании и кадровой политики следующего года. Например, если предприятие планирует модернизацию производства и сокращение персонала, то особое внимание надо уделить планированию расходов на сокращение персонала.
Вторая категория – социальные расходы – планируется в соответствии с утвержденными документами о социальном пакете, социальных выплатах, материальной помощи, материальной мотивации и прочих локальных нормативных актов. В некоторых компаниях допускается включать в бюджет проектные суммы по положениям, находящимся в разработке или на согласовании.
Третья категория – обучение. Как и в случае заработной платы, включение в бюджет расходов на обучение зависит от системы бюджетирования компании и функций службы персонала. Расходы на обучение могут планироваться непосредственно структурными подразделениями, а могут формироваться и контролироваться HR-службой. В случае планирования расходов на обучение в подразделениях в данной статье отдел кадров указывает сумму на обучение сотрудников, непосредственно подчиненных руководителю службы персонала.
Четвертая категория – собственные расходы отдела персонала. Здесь планируются расходы на подбор персонала, корпоративные мероприятия, общие для компании тренинги (если расходы на обучение формируются в подразделениях), подписка на журналы и покупка литературы в области управления персоналом и прочие расходы.
Продолжение Примера3. Пример бюджета расходов на персонал компании ООО «HTML» на 2012 г. Численность компании – 150 человек.
Трудности бюджетирования расходов на персонал
Несмотря на важность планирования расходов на персонал, в российских компаниях существуют определенные трудности и проблемы формирования бюджета на персонал. Выделим их. Во-первых, нечеткое разделение обязанностей между финансовой и HR-службами. В отечественных организациях довольно часто возникает конкуренция за влияние в области кадрового бюджетирования между начальником финансовой службы и HR-директором. Руководство компаний нередко передает обязанности формирования бюджета в службу персонала, не подкрепляя их соответствующими правами и ресурсами, в том числе и человеческими.
Во-вторых, исключение менеджера по персоналу из процесса принятия окончательного решения по утверждению бюджета расходов на персонал. Продолжая тему предыдущей проблемы, можно отметить, что довольно часто обсуждение и принятие бюджета расходов на персонал происходит в отсутствие HR-директора, который не входит в бюджетную комиссию.
В-третьих, секвестрование расходов руководством без системного анализа утвержденных затрат. Бывает, что сокращение расходов на персонал происходит необдуманно и бессистемно. Допустим, в стратегии компании на следующий год утверждена работа по формированию и обучению кадрового резерва. При этом расходы на обучение резерва в бюджете не принимаются. Тем самым без обучения становится бессмысленным сам процесс формирования резерва.
В-четвертых, высокая стоимость расходов на персонал (социальный пакет, заработную плату, обучение, подбор персонала и другие статьи), к которой не готовы руководители российских компаний.
В-пятых, особенности российского налогообложения и отнесения затрат. Не каждый работодатель хочет делиться чистой прибылью, из которой необходимо финансировать расходы на социальный пакет. Неудобно оформлять и приобретение подарков для сотрудников, стоимость которых в случае превышения суммы, установленной законодательством, облагается подоходным налогом.
В-шестых, несоблюдение утвержденного бюджета. В некоторых компаниях бюджет разрабатывается и принимается формально. На его разработку уходит много времени, но он не соблюдается.
В заключение хочется отметить, что бюджет не догма. В большинстве компаний в течение года производится его корректировка в связи с различными изменениями: стратегии, плана продаж, открытием новых направлений, филиалов и т.п. Поэтому если бюджет приняли не в том варианте, в котором хотелось бы, остается шанс убедить руководство в необходимости увеличения этой части расходов с целью привлечения в организацию и удержания в ней высококвалифицированного персонала.