На складах ведение учета движения товаров является обязательным. Для этого материально ответственное лицо заполняет специальный журнал по каждой операции по приходу или расходу товара, отмечает остаток товара или получившееся количество после прихода. Рассказываем, как вносить информацию в журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18 .xlsСкачать образец журнала учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18 .xls
О журнале
Журнал ведут по сортам, названию продукции, количеству и ее цене. Записывать информацию нужно только на основании первичных бумаг: в журнале нужно указывать их реквизиты. Записи делают после каждого поступления или выбытия товара. Остаток отмечают обязательно. Под ним понимается общее имеющееся количество товара, считают также контейнеры и/или упаковочные пленки.
Назначение журнала — быстрое информирование об остатках товара на складе, о скорости сбыта товара, спросе на него и т.д. Благодаря этим данным руководство сможет решить дополнительно закупать тот или иной товар или, наоборот, снизить закупаемое количество. Журнал не является обязательным к заполнению документом, однако рекомендуется все-таки его использовать для удобства отслеживания движения товара.
Документ можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Заполнением занимается материально ответственное лицо: кладовщик, заведующий складом и т.п.
После окончания периода заполнения журнала его прошивают, вписывают количество страниц, заверяют подписью руководителя. Хранить журнал в организации нужно в течение 5 лет.
О форме ТОРГ-18
Данная форма для журнала учета движения товаров на складе была утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря от 1998 года № 132. Она была обязательной до конца 2012 года. С начала 2013 года форма носит рекомендательный характер. Теперь организации могут сами решать, какие формы первичных учетных документов им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные. Можно изменять уже существующие унифицированные бланки.
При выборе использовать собственные формы компания должна учитывать, что первичный учетный документ должен содержать ряд обязательных реквизитов. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ («Закон о бухгалтерском учете»). Также не нужно забывать об утверждении документов в учетной политике компании.
В принципе, форма ТОРГ-18 в настоящее время продолжает использоваться организациями. Она удобна в заполнении и привычна проверяющим органам.
Как заполнить журнал по форме ТОРГ-18
На титульном листе указывают такие данные:
- Название компании или предприятия, адрес, код по ОКПО.
- Структурное подразделение, ведущее журнал.
- Код вида деятельности фирмы.
- Год ведения журнала. Отчетным периодом также может быть квартал, месяц, декада.
- Должность и ФИО работника, ответственного за ведение журнала.
В основной части журнала необходимо указать наименование товара и единицы измерения. Также нужно заполнять таблицу по мере движения товаров на складе. Что нужно вписать:
- Дату, когда была совершена операция по приходу/расходу.
- Номер документа, обосновывающего осуществление операции.
- Приход и расход товара. Здесь нужно указать количество в тех единицах измерения, которые отметили в верху страницы.
- Остаток товара после произведенной операции.
- Примечание.
В графе «7» таблицы можно написать комментарий. К примеру, указать на какие-либо особенности, которые повлияли на массу товара.
Если обнаружена ошибка
При обнаружении фактической ошибки (неправильно указано количество или наименование товара) необходимо воспользоваться стандартным алгоритмом:
- Фрагмент с ошибкой аккуратно зачеркнуть.
- Верный вариант написать сверху или на полях (там, где есть место).
- Завизировать исправления фразой «Исправленному верить».
- Поставить подпись и дату исправления.
ТОРГ-18 представляет собой журнал, в котором фиксируется движение товаров на складе. Этот журнал ведется материально ответственным лицом. Подробнее о порядке его заполнения вы сможете узнать из нашей статьи.
Как пользоваться журналом для учета товаров ТОРГ-18
Для того чтобы кладовщик мог зафиксировать движение и остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), а также тары на вверенном ему складе, предусмотрена форма ТОРГ-18, бланк которой утвержден постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. В этот регистр заносятся сведения о приходе/расходе и остатках товаров. Унифицированный бланк содержит все необходимые реквизиты и графы, которые нужны для ведения складского учета ТМЦ.
ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который определяет перечень обязательных реквизитов первичных документов и устанавливает правила работы с ними. Положение о том, что хранить документы можно только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2021. Подробнее об этом мы писали в статье.
Информация для занесения в ТОРГ-18 берется из первичной документации (накладных) или из накопительных ведомостей по учету за день тары и ТМЦ. Заполнение журнала производится с разбивкой по номенклатуре, количеству, цене, сорту.
О том, как заполняется похожий по структуре документ, оборотная ведомость, читайте в статье «Как заполнить оборотную ведомость (бланк, образец)?».
Если в компании используется вариант автоматизированной обработки информации при ведении бухучета, то эта форма также рекомендована к применению. Ее можно вести и хранить как на машинописных носителях, так и в бумажном виде.
Как организовать складской учет товаров, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Правила заполнения журнала
Информация в журнал вносится по каждой произведенной операции (расходной или приходной), отражающей движение ТМЦ на складе. При этом по каждой отраженной в ТОРГ-18 операции вычисляется остаток товара на складе.
ОБРАТИЕ ВНИМАНИЕ! Информация в регистр заносится в тех единицах измерения, которые были указаны на титульной странице журнала.
В этом бухгалтерском регистре на первой и последующих страницах в табличной части приводятся следующие данные:
- дата совершенной операции по расходу/приходу ТМЦ;
- номер первичного документа, на основании которого была произведена операция;
- количество поступившего/отгруженного товара, которое заносится в графы «Приход» или «Расход»;
- оставшееся количество товара после завершения операции (здесь может быть отображена общая масса оприходованных от поставщика ТМЦ вместе с контейнерами и упаковкой, предназначенными для сохранения ТМЦ в целости);
- в графе 7 может быть указан любой комментарий; обычно здесь приводится информация, которая может оказать влияние на общий вес ТМЦ.
О том, какие документы оформляются при приемке товаров, читайте в материале «Унифицированная форма ТОРГ-1 — Акт о приемке товаров».
Как в налоговом учете отражать МПЗ, подробно описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Где найти бланк ТОРГ-18
Скачать бланк ТОРГ-18 вы сможете бесплатно, кликнув по картинке ниже.
Журнал учета движения товаров на складе по форме № ТОРГ-18
Скачать
Также на нашем сайте вы можете скачать образец заполнения журнала.
Скачать образец ТОРГ-18
О способах ведения складского учета товаров мы писали в статье.
Итоги
По форме ТОРГ-18 составляется журнал, в котором учитывается движение товаров на складе. Он позволяет в разбивке по номенклатуре, количеству, сорту, цене видеть приход, расход и остатки товаров.
Чтобы фиксировать перемещения продукции, заполняют журнал учета движения товаров на складе ТОРГ-18. Его ведет материально ответственное лицо.
Скачать журнал учета движения товаров на складе
Записи в журнале делают после каждой операции прихода или расхода товаров. При этом обязательно указывают остаток продукции на складе. Разберем, как заполнять форму ТОРГ-18.
Журнал учета движения товаров на складе ТОРГ-18: образец заполнения
В журнале учета движения товаров на складе нужно указать:
- дату операции по расходу или приходу товара,
- номер документа, на основании которого произвели операцию,
- количество товара — его нужно вписать в графы «Приход» или «Расход»,
- остаток продукции на складе,
- примечания, если они есть.
На титульной странице журнала нужно указать единицу измерения, которая и будет использоваться для всей продукции.
В графе 7 журнала учета движения товаров на складе можно указать любой комментарий. Например, про срок годности или комплект сопроводительных документов.
Скачайте наш образец заполнения ТОРГ-18 — в нем есть все нужные графы и поля. Подставьте свои данные и используйте.
К документообороту на складе надо подойти внимательно, чтобы не было недостач и излишков. Работать с документами удобно в МоемСкладе — ко всем бланкам есть доступ онлайн. Ещё один плюс — документы можно не скачивать, а заполнять в сервисе и сразу отправлять контрагентам. Так вы экономите до 70% времени на бумажной рутине. Но это не все. МойСклад — это также продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики в одном сервисе.
Более 3 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Обычно трудностей при заполнении журнала учета движения товаров на складе ТОРГ-18 не бывает, но иногда возникают вопросы. Мы разобрали главные.
На основании каких документов делается запись в журнал учета движения товаров на складе?
На основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.
Можно ли в МоемСкладе скачать бланк ТОРГ-18 в word?
Конечно. У нас есть бланки в любых удобных форматах.
ТОРГ-18: скачать бланк (word)
Можем ли мы разработать свою форму, чтобы вести учет движения продукции на складе?
Можете. Но лучше используйте уже готовый журнал учета движения товаров на складе. Образец заполнения смотрите здесь
— подставьте свои данные и используйте, тогда вы гарантируете себе отсутствие ошибок.
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Р/с 40702810600001004854
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Электронная почта: contact@ekam.ru
Контактный телефон: +7(495)133-20-43
Деньги
Как вести товарный учёт в рознице
Чтобы не было недостач, на складе всегда всего хватало, а продавцы не крали с полки, предприниматели ведут товарный учёт. И делают это по-разному — в тетради, Экселе или товароучётных приложениях.
Между учётом в тетради и в приложении целая пропасть, но не все готовы платить 800 ₽ в месяц за нормальную автоматизацию. Давайте на берегу раскроем карты: моя задача — показать вам, что вести товароучёт в хорошем сервисе круто, а в тетради — можно, но так себе.
Я потратила месяц на изучение товароучётных программ. И теперь расскажу вам, где вести учёт товаров удобно, а где — нет. История длинная, давайте начинать с главного.
Лучшее, что с вами может случиться после встречи с Эвотором, — приложение «Управление ассортиментом». Правильная товароучётная программа помогает избежать пересортицы и бессонных ночей за инвентаризацией.
Зачем нужен товароучёт
Помогли разобраться эксперты Эвотора
Предприниматели ведут товарный учёт, чтобы:
- контролировать работу точек и продавцов;
- быстро принимать товар и тут же ставить его на витрину;
- сводить остатки и избегать недостач;
- знать, какие товары лежат на складе, а какие продали и нужно срочно заказать;
- не было пересортицы — когда числится один товар, а по факту на полке лежит другой;
- понять, какой товар ходовой, чтобы регулярно его заказывать.
Когда товаров мало и они однотипные, можно справиться работой в тетради или таблицах. Если позиций много, делать всё вручную сложно, проще через программу. Смотрите: для небольшого газетного киоска хватит и эксельки, а магазину с 5000 товарных позиций без программы никак.
У меня магазин детской одежды, в котором примерно 1200 позиций. Сводить каждую по тетради, смотреть, где она и сколько остатков, — сложно, особенно в момент продажи.
Как только открыли магазин, я начала работать в бесплатной программе. Она очень простая, можно ставить приход и расход, но у неё есть минусы.
- Не работают возвраты: то товар не становится на остаток, то цена ставится розничная.
- Здесь неудобная инвентаризация: распечатываю список — численность по компьютеру — и вручную проставляю фактическое наличие.
- Я не могу поставить программу продавцу и себе, нет связки. Поэтому продавцы записывают продажи в тетради, а я потом переношу в программу.
рассказывает Светлана Семенюк, владелица магазина детской одежды
Как обычно устроен товароучёт
Иногда могут быть особенности из-за налогов, ассортимента и бухгалтерии, но обычно так:
- Предприниматель изучает спрос и собирает заказ поставщику: смотрит по продажам, что чаще всего покупают, и делает заявку поставщикам.
- Товар привозят, все позиции записывают или вносят в программу и добавляют наценку. Потом отправляют на склад или в магазин.
- Если товар со склада привозят в магазины, оформляют перемещение.
- При продаже товара через кассу он автоматически списывается с товарного учёта.
- Если покупатель возвращает товар, надо оформить возврат и поставить его на остаток, чтобы на переучёте сошлись цифры. При возврате через кассу товар вернётся автоматом.
- Регулярно нужно делать переучёт: считать сумму товаров по факту и в тетради, Экселе или программе. Цифры должны сойтись. Если нет, материально ответственные сотрудники платят за недостачи из своего кармана (ст. 233 ТК РФ).
Как вести учёт товаров: в программе, в Экселе или вручную
Глобально есть три варианта, как вести учёт товаров. В программе и эксельке ведут количественный учёт — это когда подробно и понятно. А в тетради суммовой — это когда записывают, сколько заплатили поставщику за товары и сколько в итоге заработали, сколько штук/килограммов привезли и продали.
1. Просто — в программе
Сложность: ❌
Качество учёта: ⭐⭐⭐⭐⭐
Для кого: для всех розничных магазинов, супермаркетов, сетей, которые хотят контролировать бизнес.
Есть подвох: в некоторых программах, например в 1С, сложно разобраться.
Вот у нас продуктовый у дома.
- Предприниматель смотрит отчёт по продажам и видит, что покупают чаще всего и какой товар заканчивается. Делает заказ, получает продукты, которые точно раскупят. Просрочки станет меньше.
- Товар приходит, предприниматель просит у поставщика накладную в Экселе, загружает в программу и за пять минут заводит товар в базу. У него 100 новых позиций, которые он начнёт продавать через 15 минут после поставки: товар уже в базе.
- Продажи фиксируются сами: продали товар через кассу — и в программе автоматически создаётся документ «Продажа», меняются остатки.
- В конце дня предприниматель смотрит результаты торговли в приложении: там есть статистика по точкам за смену. Тут же смотрит, сколько денег в кассе.
- Если надо поднять цены, можно сделать массовую переоценку. Например, за две минуты поднять цены на всё на 3%. Или на товары какой-то марки/группы на 8% — и тут же распечатать ценники.
- Программа ускорит процесс инвентаризации. Если подключить сканер, пересчитывать фактическое количество товаров намного проще: продавец сканирует штрихкоды, программа считает остатки и находит расхождения, если они есть.
Вывод. Программа делает учёт товаров приятным и простым. Человеку хочется им заниматься, это даёт возможность до мелочей понять, что происходит в точке и как улучшить результаты бизнеса.
Я использовала «Управление ассортиментом» — от разработчиков Эвотора. Здесь легко контролировать сотрудников и деньги в кассе. В программе удобно работать с УПД и товарами, подлежащими маркировке.
«Управление ассортиментом» умеет много чего. Проще заглянуть в описание, но что особенно ценно — приёмка маркированных товаров по УПД с быстрым обновлением остатков и внесением новых позиций в базу.
Ещё классная штука — это разукомплектация. Нам привезли головку сыра, принимаем товар, создаём документ «Разукомплектация», и он делает три операции:
- Списывает с товарного учёта маркированный товар.
- Создаёт карточку с типом «Товар», приходует как обычный товар.
- Оформляет выбытие марки в «Честном знаке».
А вот так выглядит товароучётная программа.
В товароучётных программах все функции под рукой: быстрое добавление товаров, массовая переоценка, создание документов, выгрузка накладных, отчёты по продажам, остатки
В товароучётных программах все функции под рукой: быстрое добавление товаров, массовая переоценка, создание документов, выгрузка накладных, отчёты по продажам, остатки
2. Сложно — вручную в Экселе
Сложность: ❌❌❌
Качество учёта: ⭐⭐
Для кого: для небольших магазинов с маленьким набором товаров.
Есть подвох: недостачи, пересортица, сложно делать переоценку товара, можно случайно удалить данные.
Покажу процесс на примере киоска с продуктами и примерно 150 наименованиями — крупы, хлеб, мука, сахар, молочка. Учёт выглядит так:
- Предприниматель спрашивает у продавца: что нужно заказать, какие продукты покупают чаще всего. Говорят, боги Экселя умеют настраивать таблицы так, чтобы они сами выводили популярные товары. Но у нас тут обычный предприниматель, только ИП оформил. Он заказывает то, что, на взгляд продавца, берут чаще всего.
- Товар приходит, предприниматель вбивает руками в Эксель всё из накладной или копирует, если накладная электронная.
- Если продавец что-то продал, он вносит это в таблицу. Обычно у продавцов здесь рождается много вариантов, как положить деньги в карман. Предприниматель не видит, что продали, и не сможет проследить, если продавец не запишет продажу. Если в магазине есть касса, предприниматель может отследить махинации, но тогда нужно отслеживать чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
- В конце дня продавец считает сумму в таблице, сверяет с кассой, исправляет остатки в таблице. На это часто нужно тратить время уже после закрытия точки.
- Если цена на товар изменилась, надо исправить её в Экселе, исправить каждую карточку товара в кассе. А ещё сделать новые ценники.
- Раз в неделю или месяц предприниматель вручную считает остатки — проводит инвентаризацию. Параллельно считает в Экселе с помощью формул, всё сверяет.
Вывод. В Экселе главная проблема — любое действие отнимает много времени. Например, чтобы сделать переоценку нескольких позиций, нужно каждую считать вручную или настраивать формулы.
Или, допустим, надо сделать разукомплектацию товара. Нам привезли головку сыра, и мы нарезали сыр на десять кусочков. В Экселе нужно убрать головку сыра из остатков и вручную записать каждый кусок. А ещё зайти в личный кабинет на сайте «Честного знака» и оформить выбытие маркированного товара. Программа сразу оформит выбытие товара, спишет головку сыра и создаст новую карточку товара, чтобы сыр легко было продавать кусочками.
Вообще работа в Экселе — это тренировка внимательности. Здесь простыни товарных позиций, формулы и числа — всё связано. Неправильно вручную поставили цифру или случайно влезли в формулу — дальше Эксель всё посчитал неправильно.
Пока я вручную вбивала количество товаров, Эксель начал тормозить и местами сохранил по одному товару в колонку «Количество». Потом пришлось проверять и менять цифры. Очень удобно, конечно
Пока я вручную вбивала количество товаров, Эксель начал тормозить и местами сохранил по одному товару в колонку «Количество». Потом пришлось проверять и менять цифры. Очень удобно, конечно
3. Сложнее всего — вручную в тетради
Сложность: ❌❌❌❌❌
Уровень учёта: ⭐
Для кого: для небольших точек с маленьким набором товаров.
Возможные проблемы: много ошибок, не сходятся остатки, недостачи, продавец может обмануть, пересортица.
Та же небольшая точка, те же 150 товаров. В тетради обычно ведут суммовой учёт, это выглядит так:
- Предприниматель спрашивает продавца: что нужно заказать, какие продукты покупают чаще всего. Это и заказывает. Провести анализ по тетради сложно. Чтобы просмотреть здесь все продажи и выделить ходовой товар, предприниматель потратит кучу времени. И это при условии, что продавец будет успевать записывать не только сумму покупки, но и товар. Или надо будет сверять по чекам — что продавалось чаще всего.
- Товар приходит, предприниматель переписывает из накладной сумму прихода.
- Каждую продажу продавец записывает в тетрадь: просто сумму или сумму и набор продуктов. Предприниматель опять же не видит, честно ли продавец всё записывает или что-то прилипает к рукам. Чтобы проконтролировать продавца, ему придётся проверять чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
- В конце дня продавец считает сумму продаж по тетради, сверяет с кассой, иногда делает это в нерабочее время.
- Если цена на товар изменилась, надо пересчитать, на какую сумму товара в магазине. Записать это в тетради, исправить на кассе и сделать новые ценники на товар с изменённой ценой.
- На инвентаризации нужно вручную посчитать сумму остатка по тетради, после этого вручную пересчитать сумму фактического товара. Сверить. Ад с ручным пересчётом товаров, калькулятором и сведением остатков по тетради.
Вывод. Я бы не стала вести учёт в тетради. Это гарантия недостач или пересортицы. Если точка с продуктами, даже небольшой набор товаров вести в тетради неудобно.
Контроля за продавцами нет. Они могут действовать аккуратно — списывать товар, указывать бой или порчу. Даже если вести учёт всех списаний в тетради, отследить махинации сложно.
Если за день мало продаж — их можно записать и посчитать вручную. Если постоянный поток — записывать вручную нереально
Если за день мало продаж — их можно записать и посчитать вручную. Если постоянный поток — записывать вручную нереально
«Если вести суммовой учёт в тетради, особенно сложно отследить мошенничество продавцов. У нас есть недостача — не хватает молока на 300 ₽. Но непонятно, какое количество товара исчезло и куда.
В Экселе чуть проще, тут удобнее вести количественный учёт и отслеживать недостачи. Например, можно посмотреть, что не хватает пяти пакетов молока на сумму 300 ₽.
Но в Экселе нельзя вести партионный учёт. То есть нельзя посмотреть, из какой партии молоко, которое куда-то исчезло. В программе это отследить легче».
рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет
Дальше я хотела закончить, но редактор попросил подробнее рассказать, как предприниматели делают те или иные операции учёта разными способами. Что ж, читать вам ещё долго😏
Как планировать заказы с помощью товароучёта
Учёт товаров помогает предугадать спрос и заказать поставщикам то, что точно купят. Есть три варианта, как это сделать.
1. Просто — в программе
В приложении «Управление ассортиментом» планировать заказы можно по отчётам о продажах: открываем и смотрим, что покупали чаще всего.
Допустим, у нас магазин обоев. В программе мы видим, что в предыдущем месяце покупатели чаще всего брали пять видов обоев:
- Elysium Эрмитаж S41256 — 1495 рулонов;
- Decori.Decori Carrara 84601 — 1453 рулона;
- Zambaiti Parati Academia Z 10933 — 1415 рулонов;
- Grandeco Muse MU 3209 — 1382 рулона;
- Marburg Parice Loveday 33706 — 1377 рулонов.
Смотрим, сколько осталось рулонов, и видим, сколько нужно заказать, чтобы товара хватило ещё на месяц.
Вывод. В программе посмотреть самый популярный товар и спрогнозировать спрос просто: она считает продажи и показывает остатки автоматом. Здесь легко оценить, сколько рулонов нужно дозаказать. Программа не ошибается.
В приложении «Управление ассортиментом» видно, какое количество каждой товарной позиции покупают
В аналитике можно увидеть, какие товары покупают чаще всего, и оценить стабильность спроса. А ещё спрогнозировать, на сколько дней хватит товаров
В приложении «Управление ассортиментом» видно, какое количество каждой товарной позиции покупают
В аналитике можно увидеть, какие товары покупают чаще всего, и оценить стабильность спроса. А ещё спрогнозировать, на сколько дней хватит товаров
2. Сложно — в Экселе
Вот мы ведём список продаж в Экселе. Чтобы выбрать самые популярные товары, нужно анализировать всю таблицу. Перед глазами снегопад из артикулов, и вероятность, что я что-то напутаю и потеряю какой-то популярный товар, огромная.
Чтобы определить ходовой товар, мне нужно посчитать, сколько чего продали — по каждому товару. Например, 7 апреля продали 15 рулонов Grandeco Muse MU 3209, 9 апреля — десять рулонов, 15 апреля — пять, 20 апреля — 12 рулонов. Складываем все продажи и выводим сумму вручную или с помощью формул.
Ежедневные продажи сводим в месяц и только тогда видим, сколько всего рулонов продали за апрель. Точно так же подбиваем количество для каждого популярного вида обоев. Дальше нужно посмотреть остатки и подумать, сколько рулонов нужно дозаказать.
Вывод. Я, пока это писала, уже запуталась. Планировать заказы в Экселе точно сложнее, чем в программе. Можно потерять что-то важное и не включить это что-то в заказ. Держите аксиому: нет популярных позиций — меньше денег в кассе.
В таблице нужно выбрать популярный товар на глаз, потом суммировать покупки, чтобы понять, сколько рулонов заказывать. Это долго и сложно
В таблице нужно выбрать популярный товар на глаз, потом суммировать покупки, чтобы понять, сколько рулонов заказывать. Это долго и сложно
Анализируйте продажи в приложении «Управление ассортиментом». В отчётах по продажам видно, какой товар пользуется спросом у покупателей. Используйте эти данные, чтобы вовремя заказать популярный товар.
3. Сложнее всего — в тетради
С тетрадным учётом у нас есть два варианта:
- Проанализировать все записи и определить популярные. На калькуляторе посчитать, сколько купили рулонов в этом месяце. Потом посчитать остатки и прикинуть, сколько чего нужно заказать. Всё как в Экселе, только с калькулятором в руках и в три раза дольше.
- Ещё можно спросить продавца — пусть прикинет, какие обои популярные, сколько нужно заказать.
Первый вариант — сложный и придётся потратить много времени, поэтому чаще всего выбирают второй. Но тут есть проблема.
Предприниматель едет в магазин и просит продавца прикинуть, что нужно заказать. Тот помнит, что люди часто берут обои Marburg Parice Loveday, их можно продать и 100 рулонов. А ещё Zambaiti Parati Academia — рулонов 70 хватит. И 50 рулонов Decori.Decori Carrara.
Продавец передаёт предпринимателю записку с количеством и бежит работать дальше. А про Grandeco Muse MU забыла — их тоже берут часто, а на складе осталось всего семь рулонов. Но продавец об этом не знает, а предприниматель делает заказ по бумажке, остатки по тетради не сводит. Вот и косяк.
Вывод. Продавцы знают, что часто покупают, и могут сориентировать, что заказывать. Но они могут ошибаться, если позиций много. Вот, смотрите, для примера я сделала достаточно подробную таблицу в тетради. От этих записей мороз по коже: так сложно понять, что тут происходит.
Так продажи мало кто записывает — в основном пишут суммами. Но даже если записывать каждую покупку, проанализировать спрос в тетради очень сложно
Так продажи мало кто записывает — в основном пишут суммами. Но даже если записывать каждую покупку, проанализировать спрос в тетради очень сложно
В приложении «Управление ассортиментом» есть отчёты по остаткам, чтобы быстро заказать то, что заканчивается на складе. В программе видно, сколько денег лежит в кассе. Так проще понять, хватит ли текущей выручки на закупку товара.
Как принимать товар
Мы заказали обои, поставщик собрал заказ и отправил его нам. Нужно принять товар и добавить его в базу магазина.
1. Просто — в программе
В программе создаём новый документ «Поступление товара». Дальше есть три варианта, как добавить товары.
- Импортировать данные из накладной в Экселе. Если в накладной есть новые позиции, программа предложит добавить карточки товаров. Все данные, которые внёс поставщик, загрузятся автоматически: название товара, количество, цена. Розничную цену надо указать самим. Товары, которые уже есть в базе, программа найдёт и обновит остатки. Тут же можно поменять цену закупки и продажи. Как только провели документ, данные о товарах в программе и на терминале обновляются.
- Принять товар с помощью сканера. Считываю штрихкоды на товарах 2D-сканером, они добавляются в документ. Если в накладной есть новые позиции, программа предложит добавить карточки товаров. Кра-со-та.
- Добавить сразу группу товаров. Выбираем во вкладке нужную группу, например клей для обоев. И десять видов клея автоматом попадают в документ. Заполнить их фактическое количество можно, введя вручную или отсканировав штрихкод товара.
Вывод. В товароучётной программе «Управление ассортиментом» получается моментально заводить новые карточки на товар, которого ещё нет в базе. Приёмка происходит быстро. Можно добавить 500 позиций за десять минут, и данные об остатках через 15 минут обновятся в программе и на терминале.
В программе можно добавить сразу пачку товаров, если импортировать накладную из Экселя
В программе можно добавить сразу пачку товаров, если импортировать накладную из Экселя
Попробуйте программу «Управление ассортиментом» бесплатно — есть семь дней на тестирование. Принимайте товар быстро на терминале или в приложении на компьютере. Несколько минут — и сотни новых позиций в товарной базе с ценой. Отсюда же печатаете ценники, и товар уже на полке.
2. Сложно — в Экселе
В Экселе для приёмки я завожу отдельную вкладку «Приход» и записываю весь товар. Тут тоже два варианта:
- Вписывать все позиции вручную: название, количество, цену, артикул. Кошмар. Менять количество товаров в базе тоже вручную. Оставалось 20 рулонов обоев и пришло ещё 100 → нужно изменить остаток.
- Попросить поставщика прислать накладную в Экселе и скопировать все позиции. А дальше тоже изменить количество товаров в базе. Если есть новые позиции, их нужно добавить в товарную базу.
Вывод. В Экселе принимать товары и добавлять новые позиции дольше, чем в программе. Если позиций 500 или хотя бы 100 — потрачу слишком много времени. А ещё самой менять остатки. Где эта программа, которая всё делает автоматом🙄
Если получили 15 видов обоев, можно вбить вручную. Если 200 или 500 — это долго
Если получили 15 видов обоев, можно вбить вручную. Если 200 или 500 — это долго
3. Сложнее всего — в тетради
Вести учёт поступлений можно в отдельной тетради или вместе с расходами и продажами. Чаще всего записывают не весь товар, а только сумму по накладной. Это быстро, но неудобно: сложно сверять остатки.
Вывод. Вести учёт поступлений в тетради можно только на небольшой точке. В обычном магазине, где много товара и приёмка каждые три дня, а то и каждый день, это ад. А когда я сверяю остатки, вижу недостачи, но не знаю, откуда они.
Чтобы внести 15 позиций из накладной в тетрадь, нужно 15 минут. Сколько времени займёт внесение 100 позиций, решила не проверять
Чтобы внести 15 позиций из накладной в тетрадь, нужно 15 минут. Сколько времени займёт внесение 100 позиций, решила не проверять
Переоценки и акции в товароучёте
Чтобы не работать себе в убыток, надо следить, чтобы цены были актуальными всегда. Для этого делают переоценку. Если подходят сроки или нужно быстро распродаться — делают акции и скидки.
1. Просто — в программе
Переоценка. Если цена закупки выросла, надо быстро поменять розничную цену. Например, раньше поставщик отпускал рулон за 1500 ₽, а теперь — за 1600 ₽. Создаём документ в программе, выбираем нужный товар: его можно найти в строке поиска по названию или артикулу. Тут же меняем цены и печатаем ценники.
В программе можно переоценить одну позицию, или несколько, или даже группу товаров разом — по формуле или произвольно. Цены на терминале обновятся автоматически.
Так выглядит переоценка в программе «Управление ассортиментом». Можно переоценить сразу группу товаров
Так выглядит переоценка в программе «Управление ассортиментом». Можно переоценить сразу группу товаров
В программе «Управление ассортиментом» можно делать массовую переоценку товаров. Меняйте цену на 500 или 1000 товаров примерно за две минуты.
Акции и скидки. Если нужно быстро распродать часть товаров и напечатать ценники со скидками, тоже всё просто. У меня есть десять видов обоев, которые вообще не берут. Для этого выбираем нужные артикулы, делаем уценку и печатаем яркие ценники с надписью «Скидка». Ну класс же.
Так выглядит конструктор ценников в программе. Можно менять размер ценников и содержание
Так выглядит конструктор ценников в программе. Можно менять размер ценников и содержание
В программе «Управление ассортиментом» есть конструктор ценников. Здесь сразу можно создать акционные ценники, подсветить скидку — чтобы покупатели заметили — и тут же распечатать.
2. Сложно — в Экселе
Переоценка товара. В Экселе нужно поменять цену на товар в таблицах вручную. Для этого через поиск находим нужный товар и пишем новую цену, потом идём в ценники.
Меняю цену на все обои Marburg. Открываю Эксель с базой → ищу нужные позиции через Ctrl + F → меняю цену. Иду куда-то в другую программу печатать ценники.
Если я хочу отслеживать изменение цен, придётся создавать документ и вносить в него все артикулы, старую и новую цену. В таблице никак не отследить изменения цен, поэтому лучше делать акты о переоценке. А что же будет в тетради?
Искать нужные товары и менять цены в Экселе — то ещё удовольствие
Искать нужные товары и менять цены в Экселе — то ещё удовольствие
«Ведение товарного учёта не является законодательно обязательным. Поэтому все документы в рамках товароучёта — на усмотрение предпринимателя.
Есть бухучёт и товарный учёт. Бухгалтерский учёт — это документы определённого формата, и вести их нужно обязательно, так как придётся сдавать отчёты.
В товароучёте нет установленных документов. Если удобно делать акты о переоценке товара — можно делать. Не хочется заморачиваться с документами — и не надо.
Но это работает, пока товар не попадёт в зону интересов государства. Например, алкоголь, сигареты, молочка уже попали. И для них есть чётко установленная документация. Например, перевозить алкоголь из магазина в магазин нужно с документом о перемещении».
рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет
Акции и скидки. То же самое, что с переоценкой, только цена станет ниже, а не выше. Лучше расскажу про ценники: их можно печатать с помощью онлайн-сервисов и даже выгружать информацию из Экселя для печати. Но это долго:
- Нужно изменить цены в Экселе и сохранить файл.
- Зайти на сайт, загрузить файл.
- Настроить макеты, сохранить.
- Отправить файл на печать.
Боюсь представить, сколько надо времени на работу с ценниками, если делать скидки и переоценку регулярно.
ВЭкселе переоценить десять позиций, создать акт о переоценке и напечатать ценники — квест на полчаса минимум
ВЭкселе переоценить десять позиций, создать акт о переоценке и напечатать ценники — квест на полчаса минимум
3. Сложнее всего — в тетради
Что переоценка, что скидки — в тетради всё долго и неудобно. Беру то, что есть на полке, вручную пересчитываю сумму остатка и поднимаю или снижаю цену. Потом меняю ценник — делаю от руки или иду в интернет-сервис. И в конце, если нужно, составляю акт о переоценке: на какую сумму было товаров и на какую стало. Это всегда хорошо, даже чтобы зафиксировать переоценку.
Вывод. В тетради сложно работать, вести переоценку и делать скидки — треш. Но не фиксировать совсем нельзя. Можно просить делать наценку или скидку кассира во время продажи, но он может намухлевать и разницу положить в карман. Никто не узнает.
Как контролировать перемещение товара для товароучёта
Когда нужно переместить товар со склада на точку или из одного магазина в другой, чаще всего используют расходные накладные или ТОРГ 13. Они помогают контролировать товар, следить за остатками и понимать, где происходят убытки: на каком складе или в каком из магазинов неправильно ведут учёт или портится товар.
Это внутренние документы, и чётко установленных требований нет, поэтому можно вести учёт перемещений и создавать накладные или вообще ничего не делать. Но есть исключения.
«Есть определённые сценарии, когда бухгалтерии нужно показывать первичные документы. Например, у предпринимателя сеть магазинов алкогольной продукции, и он сам развозит алкоголь по точкам.
В одном магазине закончился коньяк, нужно взять на другом десять бутылок и перевезти. На перевозку алкоголя нужна сопроводительная документация, пока в бумажном виде. Для этого нужно создать, провести и распечатать документ о перемещении. Затем отдать его экспедитору».
рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет
1. Просто — в программе
Тут всё автоматизировано: система спишет товар со склада и оприходует его в магазине. Для этого создаю документ «Перемещение», выбираю отправителя и получателя, добавляю товары или разом всю группу, жму «Провести».
Пара минут — и перемещение готово. Количество товара на точках меняется автоматом. А если ещё перемещается товар, которого нет в базе принимающего магазина, то программа предложит создать для него карточку.
Добавляем в документ нужные товары и их количество, проводим перемещение, дальше программа пересчитает количество товаров на точках
В программе в любой момент можно посмотреть статистику по движению товара
Добавляем в документ нужные товары и их количество, проводим перемещение, дальше программа пересчитает количество товаров на точках
В программе в любой момент можно посмотреть статистику по движению товара
В программе «Управление ассортиментом» оформление документа «Перемещение» занимает две минуты. Товар спишется со склада и будет оприходован в магазин. В одном документе два действия.
2. Сложно — в Экселе
В Экселе вести перемещения проще сразу на листе с поступлениями товара, чтобы не создавать лишние листы. К таблице с приходами добавляю несколько колонок: куда получили товар, когда и сколько штук переместили на точку. Если нужно задокументировать перемещение, накладные можно создать в Экселе или Ворде.
К такой таблице лучше приложить накладные или акты о перемещении товара, иначе не уследим, куда дели товар
Такие накладные на перемещение можно делать в Экселе
К такой таблице лучше приложить накладные или акты о перемещении товара, иначе не уследим, куда дели товар
Такие накладные на перемещение можно делать в Экселе
3. Сложнее всего — в тетради
Если ведём учёт в тетради, для каждой точки и склада заводим журнал и в него по накладным записываем, на какую сумму привезли или увезли товар. Везу товар со склада в магазин, пишу в складской тетради –9000 ₽. А в тетради магазина +9000 ₽. Потом пересчитываю общую сумму товара на складе и в магазине.
Неудобно. Писать все перемещения с артикулами из накладной долго. Так делают разве что мальки в розничном бизнесе. Хочешь стать акулой — веди учёт по-взрослому.
Если ведёте учёт в тетради, накладную можно сформировать в Ворде, только это займёт время
Если ведёте учёт в тетради, накладную можно сформировать в Ворде, только это займёт время
Как вести учёт выбытия товаров: продажи, возвраты и списания
Учёт выбытия товара зависит от его причины: продажа, возврат или списание — если истёк срок годности, обои украли или повредили.
1. Просто — в программе
Продажа. Тут всё просто: кассир отпустил товар, касса зафиксировала продажу, программа создаёт документ «Продажа», меняются остатки. Здесь вообще ничего делать не нужно — учёт продаж ведётся автоматом.
В программе «Управление ассортиментом» удобно отслеживать движение товара — от его поступления и до продажи. В отчётах можно посмотреть все операции, которые происходили с товаром: поступление, продажа, возврат, списание.
Возврат. Если покупатель возвращает товар, продавец оформляет документ возврата на кассе. В приложение «Управление ассортиментом» поступает документ возврата, и происходит автоматическое обновление остатков.
«Я работаю в бесплатной программе, в которой невозможно сделать возврат не день в день. Если купили сегодня, а вернули завтра, товар не станет на остаток.
Это очень неудобно, поэтому продавцы говорят клиентам, что возврат желательно сделать сегодня же. Не всем клиентам это нравится, а не принять товар через три дня я не имею права. Поэтому возвраты — моя головная боль».
рассказывает Светлана Семенюк, владелица магазина детской одежды
Так в программе «Управление ассортиментом» выглядит документ возврата, оформленный на кассе
Так в программе «Управление ассортиментом» выглядит документ возврата, оформленный на кассе
В программе «Управление ассортиментом» автоматически обновится остаток после возврата, оформленного на кассе. Даже если его сделают через неделю или две после продажи. А ещё в программе можно быстро просмотреть все возвраты: кто и когда их сделал, на какую сумму.
Списание — порча, недостача, обмен. Если товар испортился при хранении, вышли сроки или образовалась недостача, надо сделать списание. В программе «Управление ассортиментом» есть два варианта:
- Выбрать товары, которые нужно списать → создать документ «Списание» → провести документ.
- Создать документ «Списание» → добавить товары через строку поиска или с помощью сканера → провести и сохранить документ.
Остатки в программе обновятся автоматически. А ещё в программе можно проанализировать количество списаний, чтобы вовремя увидеть, например, что обои подозрительно часто стали портиться на складе.
В программе «Управление ассортиментом» списания занимают пару минут
В программе «Управление ассортиментом» списания занимают пару минут
В программе «Управление ассортиментом» сделать списание просто. Выделяем нужный товар, жмём на кнопку — готово. Программа сама меняет остатки. А ещё легко посмотреть, сколько списаний было в этом месяце или за полгода.
2. Сложно — в Экселе
Продажа. Продавцы могут записывать каждую продажу в Эксель. Но на это есть время, если в день пять-десять продаж. Если покупателей много и люди стоят в очереди, записывать продажи вручную некогда. Можно забыть, не успеть или сделать это специально. Так рождаются недостачи.
Возврат. Для возвратов можно завести отдельный лист в документе. На него записывать дату возврата и товар, цену, дату продажи и даже причину возврата. Тут главное не забыть поменять остатки, так как в Экселе это нужно сделать вручную.
Списание — порча, недостача. В Экселе надо вручную исправлять остатки и проставлять списания. Можно завести отдельный лист, на который записывать минус и причину списания. Это поможет анализировать списания: вдруг сотрудники специально списывают товар, продают, а деньги кладут в карман.
Можно вести списания вместе с движением товара. Только в таком случае непонятна причина списаний — куда делось почти 500 позиций
Можно вести списания вместе с движением товара. Только в таком случае непонятна причина списаний — куда делось почти 500 позиций
3. Сложнее всего — в тетради
Продажа. Продавцы могут записывать каждую продажу в тетрадь подробно, с названием товара. Но это долго. Этот способ ещё может подойти, когда в день пять-десять продаж. Если больше — не балуйтесь, заведите хотя бы таблицу. Или пишите только единицы продаж за день. Что-то забыли — и сумма не сошлась с кассой.
Возврат. Для возвратов можно завести отдельную тетрадь, записывать дату возврата и товар, цену, дату продажи и даже причину возврата. Тут главное не забыть поменять сумму остатков в тетради и ничего не напутать с цифрами — будет лишняя головная боль на инвентаризации.
Списание — порча, недостача. В тетради чаще всего просто записывают в общий минус все недостачи, испорченный и просроченный товар. Лучше писать минус сразу с комментариями, иначе потом сложно будет найти причину списаний.
Списания в тетради можно вести вместе с перемещениями, приходами и расходами, если ведём учёт суммовым методом
Списания в тетради можно вести вместе с перемещениями, приходами и расходами, если ведём учёт суммовым методом
«Бывает, предприниматели делают списание в минус. Что-то испортилось — записывают в общий минус в тетради или Экселе. Потом смотрят записи за месяц — непонятно, что за минусы. Может, подошли сроки, а может, товар повредил сотрудник или продавец. Минус 5000 ₽, минус 3000 ₽, минус 2000 ₽ — это из-за чего происходит?
Когда ведём учёт товаров в тетради, спустя какое-то время не можем вспомнить, что случилось с товаром. В Экселе то же самое. Тут нужно вести документы или хотя бы приучить сотрудников: пишем минус — указываем причину.
Но даже если указывать причину минуса, сложно проанализировать и увидеть тенденцию — почему так много минусов. За месяц — ещё как-то. Посмотреть причины за 2–6 месяцев в тетради невозможно. В Экселе можно, но потратим много времени. В программах есть отчёты списаний, которые помогают быстро анализировать причины».
рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет
Как вести учёт остатков
Инвентаризация — сверка товаров, которые лежат на полках в магазине и на складе, с тем, что числится в базе: в тетради, Экселе или программе. Инвентаризация нужна, чтобы проверить, сколько товаров реально лежит на складе или в магазине. Она помогает найти недостачу или пересортицу.
1. Просто — в программе
Очень удобно делать инвентаризацию с помощью сканера. Просто проходим по магазину или складу и сканируем штрихкоды. Тут не будет ошибок, которые возможны при ручном подсчёте.
В программе «Управление ассортиментом» проводить инвентаризацию можно двумя способами:
- Заполнить ведомость списком товара, который мы хотим пересчитать → распечатать ведомость и сохранить черновик созданного документа → пересчитать товар на складе → перенести фактическое количество товара в сохранённый черновик документа.
- Сразу вносить фактические остатки в документ в приложении. Если использовать сканер, то это самый удобный способ. Каждое сканирование товара будет добавлять +1 к количеству в колонку «Факт». Можно комбинировать с ручным вводом остатков.
В программе «Управление ассортиментом» можно провести инвентаризацию всего магазина, склада, товарной группы или единичных позиций. Заполнить инвентаризационную ведомость можно вручную, через поиск нужных позиций в базе или сканером.
2. Сложно — в Экселе
Бухгалтер и продавец берут инвентаризационную ведомость с наименованиями артикулов, проходят по складу и вручную пересчитывают, сколько всего товаров. Потом сверяют с данными из Экселя. В Экселе можно посчитать остатки с помощью формул. Акты списания и оприходования нужно формировать вручную.
Я посчитала: на складе 15 рулонов обоев Decori.Decori Carrara 84601. А в Экселе числится 19. Значит, нужно сформировать акт списания четырёх рулонов. Представьте, сколько нестыковок может быть, если в ассортименте 1000 позиций. Создавать акты вручную долго, и можно вбить не те цифры.
Эксель и тетрадки не упрощают инвентаризацию. Нужно самим считать цифры, сверять с реальными данными и создавать акты
Эксель и тетрадки не упрощают инвентаризацию. Нужно самим считать цифры, сверять с реальными данными и создавать акты
3. Сложнее всего — в тетради
Бухгалтер и продавец печатают инвентаризационную ведомость с наименованиями артикулов, проходят по складу и вручную пересчитывают, на какую сумму здесь товаров. Потом сверяют с данными из тетради. Затем создают акт списания, если это нужно.
При суммовом учёте сложно найти, какой конкретно товар потеряли. В магазине товара на 300 000 ₽, а в тетради написано — 350 000 ₽. Где потерялись 50 000? Найти потерянный товар сложно, потому что вообще непонятно, что искать. В Экселе или программе будет видно, какие именно обои пропали. Можно разобраться, как и почему.
Вот такой акт можно сформировать, если во время инвентаризации нашли недостачу
Вот такой акт можно сформировать, если во время инвентаризации нашли недостачу
«Инвентаризацию можно делать для себя — чтобы сверить остатки.
Тогда необязательно печатать ведомости.
Но бывает, для бухучёта обязательно нужно оформить инвентаризационную ведомость, потому что бухгалтерский баланс нужно чем-то подкрепить. Тогда должен быть первичный документ о том, что мы провели инвентаризацию».
рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет
Что я поняла на практике
Учёт товара в программе — это удобно. Учёт товара в Экселе — это сложно, но можно, если хватает нервов, есть время, а товаров не тысячи. Учёт товара в тетради — это очень сложно. Аккуратнее с этим.
Быстро принимайте товар, вносите в базу, делайте массовую переоценку и печатайте ценники в программе «Управление ассортиментом» от Эвотора. Здесь легко контролировать сотрудников и деньги в кассе. А ещё в программе удобно работать с УПД и товарами, подлежащими маркировке.
Получайте раз в неделю подборку лучших статей Жизы
Рассказываем истории из жизни бизнесменов, следим за льготами для бизнеса и
даём знать, если что-то срочно пора сделать.
Товарный учёт
Два способа вести учёт мяса в мясном магазине
Деньги · 28 May
Предпринимателям, которые торгуют мясо, часто трудно вести учёт товаров на точке. Они принимают поставки в тушах, а продают в виде рёбрышек и котлет. В современных товароучётных программах есть два способа следить за остатками мяса.
