Как составить запрос на бронирование

Штамп организации с указанием

адреса, номера телефона, даты

и номера документа Рег. N ___________________

Начальнику управления, директору

объединения гостиничного

хозяйства (гостиницы)

«______________________________»

т. _____________________________

(Фамилия, имя, отчество)

ЗАЯВКА

на бронирование мест

Просим разместить в гостинице «____________________» ________

человек:

(Фамилия, имя, отчество, должность, категория номера)

1. _______________________________________________________________

2. _______________________________________________________________

3. _______________________________________________________________

4. _______________________________________________________________

5. _______________________________________________________________

6. _______________________________________________________________

7. _______________________________________________________________

8. _______________________________________________________________

9. _______________________________________________________________

10. ______________________________________________________________

(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на

размещение более 10 человек прилагается отдельный список)

Заезд «__» ______ 19__ г. в период ______________________________

(0 — 12 час. или 12 — 24 час.)

Выезд «__» ______ 19__ г. в период ______________________________

(0 — 12 час. или 12 — 24 час.)

Цель приезда и вид оплаты ________________________________________

(командировка, отдых, проездом, по

безналичному, за наличный расчет)

__________________________________________________________________

Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за

опоздание гарантируем.

Наш р/с N _____________________________ в _____________ отд. банка

Должность распорядителя кредитов ____________________________

(подпись) (Ф.И.О.)

М.П.

Главный бухгалтер ___________________________________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Начальник управления, директор

объединения гостиничного хозяйства

(гостиницы) _______________________________

(подпись) (Ф.И.О.)

«__» ______________ 19__ г.

Заявка на бронирование номера в гостинице – это документ, направляемый в гостиничное учреждение с целью резервации места. В материале мы разберём порядок его составления, правила подачи.

Файлы для скачивания:

Правовая регламентация

Правовая регламентация отношений, складывающихся по поводу аренды гостиничного номера, содержатся в Постановлении Правительства «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ». Настоящий нормативно-правовой акт содержит все понятия, используемые в этом сегменте.

Закон гласит, что между исполнителем и заказчиком в обязательном порядке должен быть заключён договор в письменной форме. Его можно подписать живыми автографами или при помощи ЭЦП. Также имеется отдельный порядок соблюдения данного требования, в котором уже фигурирует заявка. Если заказчик отправил исполнителю заявку на бронирование номера, а исполнитель в свою очередь в ответ направил согласие, договор также считается заключённым.

Роль заявки

Юридическую роль заявки на бронирование номера тяжело переоценить. По сути, она заменяет подписанный представителями сторон договор, однако это правило работает только в том случае, если был получен одобрительный ответ. В ответном документе представители гостиницы утвердят наличие необходимого номера, обозначат итоговую стоимость с учётом всего срока проживания. На основании этой официальной бумаги сотрудник компании, направленный в командировку, сможет возместить понесенные им расходы на проживание. Такое правило устанавливает Трудовой кодекс РФ.

Форма заявки

Конкретную форму заявки разрабатывает и утверждает исполнитель по договору, то есть сама гостиница. Ознакомиться с ней можно на официальной сайте компании или придя на место заранее. Закон гласит, что форма документа должна обеспечивать возможность и доступность обращения граждан за получением услуг. Это означает, что выполняется она в максимально простом, понятном для потребителя стиле. Нарушение этого требования может повлечь за собой юридическую ответственность. Речь идёт о защите прав потребителя.

Как отправить заявку

Способы получения заявок также устанавливает гостиница. На практике используют следующие:

• почтовое отправление на адрес гостиницы;
• посредством электронной почты;
• через официальный сайт компании, предусматривающий возможность оформления заявки;
• посредством сотовой связи (по телефону).

Итоговый результат не может зависеть от выбранного способа. Если заселение носит неотложный характер, пользоваться почтой крайне не рекомендуется. Письма имеют свойство теряться, задерживаться.

Отказ от бронирования

Если заказчик по каким-то причинам решит отказаться от исполнения своей части договора, то есть от забронированного номера, придётся составить соответствующую заявку. Отметим, что зачастую отели отказываются возвращать уже оплаченную часть суммы по соглашению. Следует иметь в виду, статья 30 Постановления Правительства гласит, что заказчик вправе в любое время отказаться от исполнения договора при условии возмещения исполнителю понесённых им убытков. Статья 15 ГК РФ содержит разъяснение понятия «убытки». К ним также относят упущенную выгоду, которую могла получить гостиница, если бы номер не был забронирован заказчиком.

Именно поэтому отказаться от номера без штрафных санкций можно только за 24 часа до наступления времени заезда.

Содержание

Содержание заявки определяет исключительно заказчик. Именно он указывает, какой ему нужен номер, на какой промежуток времени, дату заезда и выезда. Гостиницы в обязательном порядке прописывают положение, согласно которому отправитель заявки считается ознакомленным с правилами аннулирования, предусмотренными Законом «О защите прав потребителей» и Постановлением Правительства.

Если в отеле не оказалось необходимых номеров, представители организации вправе предложить иные. Возможно, потребителя заинтересуют предложенные варианты.

Объясняем, как правильно сформировать заявку

Первым делом следует отметить, кому и от кого направляется заявка. В качестве примера разберём ситуацию, в которой генеральный директор фирмы бронирует гостиницу для своего подчинённого, направленного в служебную поездку. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование компании-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму, ФИО и должность руководителя, ИНН, юридический адрес и номер телефона для связи.

Ниже по документу посреди листа бумаги пишем слово «заявка». С красной строки оставляем просьбу для сотрудников гостиницы (обозначаем её наименование) о размещении сотрудника. Придётся оставить его ФИО и номер телефона. Далее по тексту определяем, какой именно номер необходим: двухместный, одноместный, стандарт, комфорт и так далее. Полный перечень доступных вариантов можно найти на сайте гостиницы или уточнить по телефону для справок. Определяем количество гостей, дату и время заезда, выезда. Если имеются какие-то дополнительные нюансы, о которых следует знать контрагенту, указываем их в заявке.

Следующим шагом обозначаем своё ознакомление с правилами аннулирования, готовность произвести расчёт в наличной или безналичной форме. В качестве дополнительных сведений можно указать цель поездки.

Примерный образец

На этом процесс составления заявки на бронирование гостиничного номера подходит к завершению. Заверяем её автографом составителя, направляем удобным способом. В кратчайшие сроки представители отеля должны выйти на связь для подтверждения бронирования. Как только это случится, договор можно будет считать заключённым.

Напоминаем, что Закон устанавливает исчерпывающий перечень документов, необходимых для заселения. В частности, для граждан РФ необходимо предоставить паспорт. Иные официальные бумаги, подтверждающие личность, приняты не будут. Следует позаботиться об этом вопросе заблаговременно.

Что такое бронирование сотрудников

Бронирование – это временное освобождение сотрудников от мобилизации и мобилизационной подготовки для обеспечения бесперебойной работы организации (ст. 23 закона «О мобилизационной подготовке и мобилизации в РФ» от 26.02.1997 № 31-ФЗ).

Иными словами, это временная отсрочка от призыва.

Кто может бронировать сотрудников

Если воинский учет своих сотрудников ведут абсолютно все организации, то бронировать персонал могут только предприятия, которые:

• выполняют государственные заказы в период мобилизации или военных действий;
• принимают участие в выполнении мобилизационных заданий по кооперации;
• обеспечивают безопасность РФ, ее обороноспособность и жизнедеятельность населения.

Как забронировать сотрудников во время мобилизации – пошаговая инструкция

В первую очередь, следует узнать, может ли организации бронировать сотрудников. Затем – выполнить целый ряд мероприятий: от запроса документов до снятия забронированных сотрудников с общего воинского учета и постановки на специальный.

Все, что необходимо знать о воинском учете организации и бронировании сотрудников, находящихся в запасе – в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Получение информации о бронировании

В общем доступе таких сведений нет, поэтому нужно обратиться в комиссию по бронированию по месту нахождения (регистрации) организации.

Обычно такие комиссии создаются при администрациях города или управах района. Например, в Москве информацию о комиссиях по бронированию можно найти на официальном сайте мэра через вкладки: «Власть – Территориальные органы власти»:

Если организация может бронировать сотрудников, в комиссии выдадут комплект необходимых документов. В частности, выписки из перечня должностей и профессий, подлежащих бронированию.

Назначение ответственного за бронирование

Далее следует назначить сотрудника, ответственного за процедуру бронирования. Это может быть ответственный за воинский учет или любой другой работник (п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017, далее – Методические рекомендации).

Внимание: ответственный за бронирование назначается приказом по организации. Проект приказа предварительно согласовывается с военкоматом по месту регистрации предприятия.

Приказ составляется по форме, установленной приложением № 4 к Методическим рекомендациям.

Нужен ли план по бронированию

Нет, отдельный план по бронированию не нужен. Но придется составить новый план по ведению воинского учета и бронированию сотрудников, в котором следует отразить мероприятия по бронированию.

Внимание: согласно п. 37 Методических рекомендаций при составлении плана нужно учитывать все рекомендации и разъяснения комиссии по бронированию.

Составление списка сотрудников, подлежащих бронированию

При составлении списка следует учитывать перечень должностей и профессий по бронированию, полученный в комиссии. В списке нужно перечислить фамилии, имена, отчества сотрудников, подлежащих бронированию, и их должности.

Список подписывается руководителем организации и заверяется печатью (при ее наличии), и направляется в комиссию по бронированию для согласования.

После согласования списка комиссия по бронированию известит организацию о том, кому из сотрудников предоставлена отсрочка от мобилизации, то есть бронь.

Внимание: список сотрудников, подлежащих бронированию, следует хранить в организации: согласно п. 2 Приложения «Перечень вопросов для проверки ведения воинского учета и бронирования» к Методическим рекомендациям, его могут запросить при проверке.

Оформление удостоверений о бронировании

Забронированным сотрудникам следует оформить удостоверение об отсрочке от призыва.

Бланк удостоверения выдадут в военкомате, его нужно зарегистрировать в книге учета бланков специального воинского учета. Кроме бланка, следует заполнить еще и извещение о зачислении на воинский учет – его тоже выдадут в военкомате вместе с бланком удостоверения.

Удостоверение о брони от мобилизации по форме Ф-4


Посмотреть


Скачать

Оба документа после заполнения сдаются в военкомат.

Внимание: при получении бланков рекомендуется уточнить в военкомате, какие еще документы нужно предоставить. Обычно требуют список забронированных сотрудников, их личные карточки и военные билеты.

Военные билеты заберут только на время оформления удостоверений об отсрочке, после этого их нужно будет вернуть сотрудникам под расписку.

Внесение данных об удостоверениях об отсрочке в карточки учета

После получения из военкомата готовых удостоверений об отсрочке, данные о них следует внести в карточки учета формы 10 и личные карточки забронированных сотрудников.

Форма №10 — карточка гражданина, подлежащего воинскому учету


Посмотреть


Скачать

Для этого следует указать номер удостоверения об отсрочке в подп. 2 п. 7 раздела II «Сведения о воинском учете» карточки формы 10:

Вручение удостоверений об отсрочке

Внимание: удостоверение об отсрочке вручается сотруднику только в случае объявления военного положения или мобилизации. В остальное время оно хранится в организации.

В первую очередь нужно составить план мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке сотрудникам.

Для справки: утвержденного бланка такого плана нет, поэтому он составляется в свободной форме.

В плане можно прописать, кто должен вручать удостоверения, каким образом сотрудники уведомляются о необходимости их получить и т.д.

Кроме того, следует назначить сотрудника, уполномоченного вручать удостоверения. Это может быть в том числе работник, ответственный за бронирование.

Снятие забронированных сотрудников с общего воинского учета

Забронированных работников следует снять с общего воинского учета и поставить на специальный. Для этого в военкоматы по месту жительства сотрудников направляются извещения об их зачислении на специальный воинский учет.

Внимание: в отношении сотрудников, которые состоят на воинском учете в том же военкомате, в котором оформлялась отсрочка, извещение отправлять не нужно.

Точный порядок постановки на специальный воинский учет следует уточнить в военкомате по месту регистрации организации.

Если отсрочку аннулировали

В случае аннулирования брони (отсрочки от призыва), об этом следует известить военкомат по месту воинского учета сотрудника.

Срок извещения – 5 дней с момента возникновения оснований для аннулирования отсрочки.

Внимание: форму извещения и порядок его направления следует уточнить в военкомате – специальных разъяснений на этот счет в законодательстве нет.

Узнайте больше о мобилизации на нашем телеграм-канале.