Для оформления заказов на банкеты, свадьбы, корпоративы и другие мероприятия в организациях общепита используют такую форму, как заказ-счет. Заказчиком может быть как физическое, так и юридическое лицо. К заполнению этой формы нужно отнестись со всей ответственностью, ее могут потребовать при проверках. Как заполнить заказ-счет по форме ОП-20, расскажем в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заказа-счета по форме ОП-20 .xlsСкачать образец заказа-счета по форме ОП-20 .xls
Как работать с документом
Заказ-счет нужен для того, чтобы фиксировать тот список блюд, которые были заказаны предприятию общепита, и их стоимость. Также в документе отражают факт получения заказа и передачи денег, отсутствия претензий у сторон. Заказ-счет схож с договором между организацией общепита и заказчиком (ЮЛ или ФЛ).
В документе обязательно отмечают наименования блюд, количество, стоимость, какой цех их должен приготовить и к какому времени. Холодный цех готовит закуски и салаты, горячий — горячие блюда, буфет — соки, напитки и т.д.
Никакие исправления в документе не допускаются. Если есть изменения в меню, то заказчик и организация должны их согласовать и заполнить таблицу с изменениями в заказе.
Внимание! В форме указано, что заказ-счет — это расчетный документ. Но он не может полностью заменить кассовые чеки или бланки строгой отчетности. Им дополняют данную документацию. При получении оплаты наличными средствами компания должна применять ККТ.
После того как мероприятие завершилось, ответственный за исполнение заказа работник расписывается об этом в бланке.
Хранить заказ-счет нужно в течение 5 лет.
О форме ОП-20
Данная форма в настоящее время является рекомендованной к применению. Если она по каким-то причинам не подходит компании, то ее можно доработать или сократить. Однако некоторые организации предпочитают работать именно с унифицированными формами, чтобы у проверяющих органов не было претензий.
Если решено разработать самостоятельную форму, то не нужно забывать об обязательных реквизитах первичного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Без них документ будет считаться недействительным.
Важно! Любое свое решение в выборе форм компания должна зафиксировать в учетной политике.
Справка! Заказ-счет по форме №ОП-20 был утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года №132. Обязательным к использованию бланк стал с 1 января 2013 года, согласно информации Минфина России №ПЗ-10/2012.
Заполняем заказ-счет
Данные в документ вносят на лицевой и оборотной стороне. Заполнять можно от руки или на компьютере.
Лицевая сторона
В шапке документа указывают стандартную для таких форм информацию:
- Название организации общепита и ее структурного подразделения.
- Код ОКПО и вида деятельности.
- Вид операции (не всегда).
- Номер документа и дату его составления.
- На сколько человек сделан заказ.
- Данные о заказчике. Это ФИО физлица или наименование компании.
- Название или номер зала.
- Время обслуживания (дата, часы).
- Подпись и расшифровка подписи работника, составившего заказ.
- Подпись заказчика, удостоверяющая согласие с условиями (ставится после заполнения всего документа).
Основная часть представляет собой таблицу, где нужно отметить следующие данные:
- Название блюда.
- Количество порций.
- Цену.
- Стоимость.
Эти сведения вносят в таблицу по каждому цеху: холодному, горячему, буфету, хлеборезному и указывают время, когда необходимо все это подать. Под таблицей расписывается сотрудник, проверивший все цены и суммы.
Далее отмечают, когда и на какую сумму были внесены аванс, доплата, оплата за цветы (если необходимо). Затем прописью нужно указать, какая сумма получена. Вносят также сумму чеков. Расписывается кассир.
Оборотная сторона
Если после заполнения бланка заказа на лицевой стороне у заказчика были изменения по планируемым блюдам, то включают сведения об этом в специальную таблицу. Указывают, какие блюда, в каком количестве и на какую сумму нужно исключить из заказа, а какие включить. В конце таблицы нужно не забыть подвести итоги.
Далее также нужно расписаться в том, что цены и суммы проверены. Это делает работник, принимавший заказ. После полной проверки расчета ставят подписи кассир, метрдотель и сам заказчик.
В последней таблице отмечают работников, которые производили обслуживание. После мероприятия заказчик должен расписаться в том, что заказ был выполнен полностью. И в самом конце ставит подпись ответственный за обслуживание работник.
Внимание! Документ составляют в двух экземплярах. Один остается у заказчика, другой — у организации.
5.2.1. Оформить
заказ-счет на данный банкет
Этапы выполнения:
Заказ-счет
выписывается в 5-ти экземплярах,
утверждается руководителем предприятия
и передается в кассу. Номер заказ-счета
должен соответствовать номеру данного
заказа в книге учета заказов. Бланки
заказов хранят и учитывают как бланки
строгой отчетности.
Заказ-счет выписывает
метрдотель или администратор ила за 2
дня до начала торжеств.
Кассир, получивший
утвержденный заказ-счет, принимает от
заказчика по приходному ордеру доплату
за заказ и проставляет на 5-тй экземплярах
заказ-счёта штамп «оплачено», затем
заверяет каждый экземпляр подписью и
передает 4 экземпляра метрдотелю,
принимавшему заказ.
Экземпляры
заказ-счета распределяются:
-
1 экземпляр —
заказчику; -
2 экземпляр —
остается у кассира; -
3 экземпляр
передается бригаде официантов,
обслуживающей данное торжество; -
4 экземпляр —
отдается на кухню; -
5 экземпляр —
отдается в буфет.
Продукция из кухни
в буфеты отпускается по чекам и согласно
заказ-счета.
Исправления в
заказ-счете не допускаются.
Все изменения в
заказ-счете отражают в соответствующем
заказе и по согласованию с заказчиком.
Дополнительный
заказ посетителя оформляется счетом с
получением денег наличными.
Образец заказ-счета
Ресторан
________________
УТВЕРЖДАЮ:
______________________
(директор ресторана)
Заказ-счет № 1
от «___»______________
______ г.
Заказчик
_______________________________________________________
(Фамилия
имя отчество)
Название или №
заказа ________________________________________________
Дата и часы
обслуживания
_____________________________________________
С правилами и
обязанностями, установленными
рекомендациями о порядке приема и
выполнения заказов на обслуживание
торжеств на предприятиях общественного
питания, ознакомлен, с условиями заказа
согласен.
Заказ-счет составили:
Метрдотель:__________________
Заказчик:_______________________
(подпись)
(подпись)
|
Наименование |
Кол-во порций |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
Наименование |
Кол-во порций |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
|
Из холодного (время)
ИТОГО: (руб.)
Из горячего цеха (время)
ИТОГО: (сумма, руб.) |
Из буфета (время)
ИТОГО: (руб.)
Из хлеборезки (время)
ИТОГО: (руб.)
Из кофейного (время)
ИТОГО: (сумма, руб.) |
Цены и сумму
проверил: калькулятор
_____________________________
Аванс № 1 от
________________________ ________________________
(дата)
(сумма, руб.)
Доплата № ____ от
___________________ ________________________
(дата)
(сумма, руб.)
Получено: всего
______________________________________________________
(сумма, руб.)
Чеки по заказу на
_____________________________________________________
(сумма, руб.)
Получил
______________________ Кассир _____________________
Оборотная сторона
формы заказ-счета
|
Наименование |
|||||||
|
Исключить из |
Включить в |
||||||
|
Наименование |
Кол-во порций |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
Наименование |
Кол-во порций |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
ИТОГО:
Метрдотель:_______________________
Заказчик: __________________________
Обслуживание
проводили:
Ф.И.О.
___________________________________________________
Должность:
_______________________________________________
Примечание:______________________________________________
Заказ выполнен
полностью,
ответственный за
обслуживание ____________________________
Образец заполнения
заказ-счета.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Оформляем заказ-счет
«Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение», 2010, N 6
Рестораны, кафе, столовые и другие предприятия общественного питания часто производят обслуживание свадеб, юбилеев и других торжеств. В связи с этим, продолжая разговор о документах, оформляемых на предприятии общепита, рассмотрим порядок заполнения заказа-счета (форма N ОП-20).
Заказ-счет (форма N ОП-20) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 <1>. Применяется он для оформления заказа на обслуживание торжеств, банкетов и других подобных мероприятий. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании, утвержденным Постановлением N 132, заказ-счет составляется в двух экземплярах, подписывается метрдотелем и заказчиком. Один экземпляр остается у организации, второй — у заказчика. В заказе указываются название зала, дата и часы обслуживания. Возможно внесение изменений в заказ, которые фиксируются на оборотной стороне формы. Установлено также, что заказ-счет служит расчетным документом, в котором отмечаются поступление аванса и окончательный расчет. В получении денег подписывается кассир.
<1> Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании.
И сумма аванса, и сумма доплаты фиксируются на лицевой стороне счета-заказа, а общая сумма полученных денег ставится прописью и подтверждается подписью кассира. Хотя в бланке формы указано, что заказ-счет служит расчетным документом, бланком строгой отчетности он не является, и предприятиям общепита нужно помнить, что согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг организациями и предпринимателями должна применяться ККТ, включенная в Государственный реестр. Право неприменения ККТ дает использование бланков строгой отчетности и документов, выдаваемых по требованию покупателей плательщиками ЕНВД (п. п. 2, 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Заказ-счет не может заменить ни кассовый чек, ни бланк строгой отчетности, ни документ, выдаваемый плательщиками ЕНВД. Он является дополнением к данным видам документов. Неприменение ККТ при получении аванса за банкет образует состав правонарушения по ст. 14.5 КоАП РФ (Постановление ФАС СЗО от 16.04.2007 N А56-20038/2006).
Заметим, что в советское время в Письме Минторга СССР от 04.09.1974 N 1-66/6496 «О порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств на предприятиях общественного питания» давались следующие рекомендации. После предварительного согласования меню заказчик вносит в кассу аванс в размере 50% стоимости заказа. Заказ регистрировался в специальной книге учета заказов на обслуживание торжеств. Данная книга являлась документом строгой отчетности и должна была быть прошнурована, листы в ней пронумерованы и скреплены печатью и подписями директора и бухгалтера. Выдавалась книга под расписку. За два — три дня до обслуживания производилось окончательное согласование меню и составлялся вместе с заказчиком заказ-счет в пяти экземплярах (один — заказчику, второй — кассиру, который вместе с кассовым отчетом сдавал его в день обслуживания в бухгалтерию, третий — работнику, которому поручается выполнение заказа (бригадиру официантов, официанту), четвертый и пятый — на кухню и в буфет, они после выполнения заказа также сдавались в бухгалтерию). Номер заказа-счета соответствовал номеру заказа в книге учета заказов. Бланки заказов хранились и учитывались как бланки строгой отчетности. В заказе-счете не допускалось никаких исправлений, все изменения отражались в соответствующем разделе на оборотной стороне формы. При этом изменения обязательно согласовывались с заказчиком. При возникновении необходимости дополнить заказ оформлялся дополнительный заказ-счет. В настоящее время заказ-счет бланком строгой отчетности не является, а книга учета заказов на обслуживание торжеств в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании отсутствует совсем. Вместе с тем, при желании, предприятие некоторые из этих рекомендаций может использовать в своей работе.
Пример. Кафе «Аленушка» приняло 18 мая 2010 г. заказ на проведение 22 мая банкета в связи с днем рождения на 12 приглашенных. Администратор кафе оформил заказ-счет N 20 от 18.05.2010. Стоимость заказа составила 21 980 руб. В этот же день клиент внес предоплату в размере 11 000 руб. После изменений, внесенных в заказ и отраженных в заказе-счете, общая стоимость услуги составила 21 920 руб., в том числе НДС — 3344 руб. (см. ниже). Доплата в размере 10 920 руб. была осуществлена 22 мая, по окончании банкета.
Унифицированная форма N ОП-20
----------¬
¦ Код ¦
+---------+
Форма по ОКУД¦ 0330520 ¦
Кафе "Аленушка" +---------+
----------------------------------------------- по ОКПО¦ ¦
организация +---------+
_______________________________________________________¦ ¦
структурное подразделение +---------+
Вид деятельности по ОКДП¦ ¦
+---------+
Вид операции¦ ¦
L----------
----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 20 ¦ 18.05.2010¦
ЗАКАЗ - СЧЕТ L---------+------------
(служит расчетным документом)
12
НА -------------------- ЧЕЛОВЕК
Семенова Ольга Николаевна
Заказчик --------------------------------------------------------
(организация или частное лицо, фамилия, имя, отчество)
22.05.2010
с 14.00 до
Зеленая комната 20.00
Зал --------------------- Дата и часы обслуживания -----------
название, номер
Заказ - счет составил: С условиями согласен:
Власова Н.Н. Семенова О.Н.
Администратор _______ ------------ Заказчик _______ --------------
подпись расшифровка подпись расшифровка
подписи подписи
14.00 |
14.00 |
||||||
наименование |
коли- |
цена, |
сумма, |
наименование |
количе- |
цена, |
сумма, |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Осетрина |
12 |
250 |
3000 |
Фрукты |
4 |
230 |
920 |
Яйца, |
12 |
200 |
2400 |
Шампанское |
4 |
280 |
1120 |
Салат мясной |
12 |
180 |
2160 |
Сок |
8 |
130 |
1040 |
Овощи свежие |
4 |
150 |
600 |
Водка "Аист" |
4 |
200 |
800 |
Мясное |
4 |
250 |
1000 |
Вода |
4 |
120 |
480 |
Итого |
- |
X |
9160 |
Итого |
X |
4360 |
|
15.30 |
14.00 |
||||||
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
Рыба, |
12 |
250 |
3000 |
Хлеб белый |
24 |
2,50 |
60 |
Шарики сырные |
12 |
200 |
2400 |
Хлеб серый |
24 |
2,50 |
60 |
Картофельное |
6 |
80 |
480 |
Итого |
48 |
X |
120 |
Картофель фри |
6 |
120 |
720 |
19.00 |
|||
17 |
18 |
19 |
20 |
||||
Чай |
12 |
60 |
720 |
||||
Мороженое с |
12 |
85 |
1020 |
||||
Итого |
- |
X |
6600 |
Итого |
- |
X |
1740 |
1445 18.05 11 000 00
Цены и суммы проверены Аванс N ---- от ----- на ------ руб. -- коп.
. дата
бухгалтер Королева В.В
--------- _______ -------------------
должность подпись расшифровка подписи
1670 22.05 10 920 00
Доплата N ---- от ----- на ------ руб. -- коп.
дата
18 мая 2010
"--" -------------- ---- г.
Оплата за цветы
по квитанции
N _______ от ____ на __ руб. __ коп.
дата
Двадцать одна тысяча девятьсот двадцать рублей
Получено всего ---------------------------------------------------
прописью 0
____________________________________________ руб. ----------- коп.
Сидорова А.Е.
Кассир _______ ----------------- Чеки по заказу на __ руб. __ коп.
подпись расшифровка
подписи
Оборотная сторона формы N ОП-20
ИЗМЕНЕНИЕ ЗАКАЗА
Исключить из заказ-счета |
Включить в заказ-счет |
||||||
наименова- |
коли- |
цена, |
сумма, |
наименование |
количе- |
цена, |
сумма, |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
Шампанское |
2 |
280 |
560 |
Вино |
2 |
250 |
500 |
Итого |
2 |
X |
560 |
Итого |
2 |
X |
500 |
бухгалтер Королева В.В.
Цены и суммы проверены ---------- _________ -----------------------
должность подпись расшифровка подписи
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Сидорова А.Е.
____________________________ Кассир _________ ---------------------
подпись расшифровка подписи
Власова Н.Н. Семенова О.Н.
Метрдотель _______ ----------------- Заказчик _______ -------------
подпись расшифровка подпись расшифровка
подписи подписи
Обслуживание производили:
Фамилия, имя, отчество |
Должность |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
Горохова Ольга Викторовна |
официант |
|
Петров Игорь Анатольевич |
официант |
|
Семенова О.Н. 22 мая 2010
Заказ выполнен полностью _______ ------------- "--" ------ ---- г.
подпись расшифровка
подписи
официант Петров И.А.
Ответственный за обслуживание --------- _______ -------------------
должность подпись расшифровка
подписи
В бухгалтерском учете кафе «Аленушка» будут сделаны следующие записи:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, |
18 мая 2010 г. |
|||
Получен аванс за банкет |
50 |
62-2 |
11 000 |
Начислен НДС на сумму полученного аванса |
76-НДС |
68 |
1 678 |
22 мая 2010 г. |
|||
Отражена выручка от оказания услуги по |
62-1 |
90-1 |
11 000 |
Отражена выручка, оплаченная в кассу в день |
50 |
90-1 |
10 920 |
Начислен НДС на сумму выручки |
90-3 |
68 |
3 344 |
Зачтена сумма предварительной оплаты |
62-2 |
62-1 |
11 000 |
Принят к вычету НДС, исчисленный с суммы |
68 |
76-НДС |
1 678 |
В.А.Кузнецова
Эксперт журнала
«Предприятия общественного питания:
бухгалтерский учет и налогообложение»
Организация торжества или банкета в организациях общественного питания требует правильного оформления обслуживания.
Для этого составляется заказ-счет. Он служит документом, по которому впоследствии происходит расчет между организатором и заказчиком.
Заказ-счет имеет унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом РФ. По сути дела, он является договором между организаторами мероприятия и заказчиком и страхует обе стороны от возникновения спорных ситуаций и конфликтов. В этой статье представлена основная информация, которая поможет правильно заполнить заказ-счет.
Как правильно оформить заказ-счет
Заказ-счет составляется в двух экземплярах. Один из них необходимо оставить в организации, которая предоставляет услугу, а другой должен забрать заказчик банкета или торжества.
В документе обязательно должно быть обозначено наименование организации, дата и время предоставления услуги. Также в заказе-счете отображается поступление аванса и окончательная выплата.
В форме необходимо прописать название всех блюд и иной продукции, которая будет поставляться на банкете:
-
из холодного цеха;
-
из буфета;
-
из горячего цеха;
-
из хлеборезки;
-
из кофейного буфета.
В графе рядом с наименованием блюд нужно указать их количество, цену и общую сумму в числах.
На обратной стороне заказа-счета находится дополнительная таблица, которой можно воспользоваться при изменениях заказа. Исключить часть блюд из него или внести дополнительные. Но все поправки должны быть внесены до назначенного события.
Также на оборотной стороне должна содержаться информация о сотрудниках организации, которые обслуживали мероприятие. Необходимо указать ФИО каждого работника с указанием его должности.
Документ обязательно должны подписать заказчик, организатор и кассир, который принимал деньги. Все подписи, ставящиеся на бланке, расшифровываются. После выполнения заказа, сотрудник, который был назначен ответственным, должен поставить свою подпись на бланке.
Дополнительная информация по заказу-счету
Заказ-счет должен оформляться строго по форме N ОП-20. Ее в обязательном порядке должны составлять все юридические лица, предоставляющие услуги общественного питания и организации торжеств и мероприятий.
Очень важно проследить правильное заполнение всех граф, где указаны блюда, чтобы впоследствии избежать столкновения интересов заказчика и организатора. Ошибка в заполнении может привести к возникновению спорной ситуации.
Ниже расположен типовой бланк и образец заказа-счета, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
В кафе, ресторанах и других организациях общественного питания для оформления заказа на обслуживание бакетов, свадеб и других торжеств используют заказ — счет по форме ОП-20. (Код по форме ОКУД 0330520).
При заказе банкета заказчик и метрдотель составляют заказ — счет в двух экземплярах, затем подписывают. Один экземпляр организация оставляет у себя, второй отдают заказчику.
В заказе указывают данные о месте и времени проведения мероприятия, то есть название зала, дата и время обслуживания. В табличной части документа вносят названия заказанных блюд из холодного цеха, буфета, далее горячего цеха, хлеборезки и кофейного буфета.
Если в заказе возникли изменения, их можно внести на оборотной стороне формы (Рекомендации о порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств). В табличную часть на оборотной стороне вносят другие блюда, ниже ставят подписи заказчик и метрдотель.
Заказ — счет — это расчетный документ. В нем указывается полученный аванс и производится окончательный расчет. Кассир расписывается в получении. Также заказ-счет это договор между организацией и заказчиком, позволяющий избежать разногласий по ассортименту или обслуживанию.