Как составить тематический план мероприятий

Месяц неделя

События, праздники, традиции

Тема

Недели

Цель

Итоговое мероприятие

Ответственные за мероприятие

Сентябрь

1.

1сентября

День Знаний

Здравствуй Детский сад.

Способствовать формированию представлений о детском саде как о социально значимом объекте.

Воспитывать любовь к детскому саду.

Семейно — групповой праздник

«Будем знакомы»

Воспитатель

Родители

2.

14 сентября

Осинины

Дары осени. Огород. Овощи.

Познакомить детей с плодами овощных культур.

Закрепить знания о месте их произрастания огороде.

Закреплять умения описывать овощи по их характерным признакам.

Воспитывать уважение к труду людей, благодаря которым получают урожай.

Выставка детских поделок из пластилина «Что нам осень подарила»

Воспитатель

3.

Дары осени. Сад. Фрукты.

Познакомить детей с плодами фруктовых деревьев.

Закрепить знания о том, что фрукты растут в саду.

Сформировать понятие о том, что за растениями необходимо ухаживать, чтобы получить хороший урожай.

Выставка детских рисунков «Краски осени»

Воспитатель

4.

27 сентября

День дошкольного работника

Учимся знакомиться

Учить детей расширять круг знакомств в детском саду.

Воспитывать доброжелательное отношение к детям и взрослым. Развивать чувство уверенности.

Познакомить детей с профессиями работников детского сада (воспитатель, помощник воспитателя), воспитывать уважение к их труду

Коллективная работа

«Букет красивых цветов для наших воспитателей». Утренник посвященный «Дню воспитателя»

Воспитатель          

Музыкальный руководитель

Октябрь

1.

1 октября — Международный день музыки.

Листопад, листопад листья жёлтые летят.

Познакомить детей с осенними явлениями в природе, учить замечать красоту природных явлений.

Уточнить представления о приспособлении животных и птиц к условиям данного сезона.

Закреплять знания об осенней одежде человека.

Учить переживать радость от общения с природой.

Собираем гербарий из листьев.

Выставка поделок из природного материала детей и родителей «Чудеса осенней природы»

Воспитатель

Родители

2.

Что растет в лесу. Ягоды. Грибы.

Обогащать представления детей о дарах леса.

Углублять представления и ядовитых грибах (мухомор, бледная поганка)

Сформировать понятие о том, что запасы на зиму делают не только люди, но и животные.

Воспитывать бережное отношение к природе родного края.

Развлечение «Осень в гости к нам пришла.»

Воспитатель

Музыкальный руководитель

3.

Деревья и кустарники.

 Развивать умение анализировать структуру объектов природы (деревья), сравнивать их с кустарниками.

Уточнить представления о деревьях как о растениях , о строении дерева (корень, ствол, ветви, листья).

Экскурсия в парк.

Спортивный досуг «Путешествие в осенний лес»

Воспитатель

4.

Каждый день с хлебом.

Дать детям понятие, что хлеб является ежедневным продуктом, откуда берется хлеб, как его делают, кто его растит и печет. Познакомить детей с хлебобулочными изделиями, учить различать и называть существенные признаки и качества изделий. Воспитывать уважение к труду взрослых, бережное отношение к хлебу.

Чаепитие с хлебными изделиями.

Воспитатель

Родители

Ноябрь

1.

4 ноября — День народного единства

Город, в котором я живу.

Формирование представлений о родном городе

Воспитывать чувство гордости за свой город и свою страну. Упражнять в описании знакомых мест. Расширять представления о правилах поведения в городе, элементарных правилах дорожного движения. Воспитывать уважение к людям, живущим в родном городе

Фотовыставка

«Достопримечательности города Можайска.» игра – драматизация «Путешествие по городу».

Воспитатель

2.

10 ноября — День российской милиции.

 Опасности, которые нас окружают.

Формировать основы безопасности собственной жизнедеятельности (формирование представлений о некоторых видах опасных ситуаций и способах поведения в них; приобщение к правилам безопасного поведения).

Игра -драматизация «Кошкин дом»

Воспитатель

3..

20 ноября всемирный день ребенка

21 ноября — всемирный день приветствий.

Посуда

Продолжать знакомить детей с предметами ближнего окружения.

Закреплять знания о посуде, дать понятие для чего каждый из предметов посуды служит.

Развлечение «Принимаем гостей».

Воспитатель

4.

27 ноября

День матерей России

30 ноября международный день домашних животных.

Пусть всегда будет мама, пусть всегда буду я.

Развивать у детей доброе отношение и любовь к своей маме.

Вызывать чувство гордости и радости за дела и поступки родного человека, чувство благодарности за заботу.

Выставка рисунков детей «Портрет моей мамы»

Утренник «День мамы»

Воспитатель

Музыкальный руководитель

Декабрь

1.

4 декабря

День заказов подарков Деду Морозу.

На дворе снежок метёт – это к нам зима идёт.

Закрепить знания детей о времени года — зима.

Учить детей называть основные приметь зимнего периода

Учить детей сравнивать разные времена года, уточнить, что времена года закономерно наступают один после другого.

Развивать чувственность, наблюдательность, любознательность.

Выставка рисунков детей «Волшебница- зима»

Досуг «Какая она зима?»

Воспитатель

2.

«Наш друг – Дед Мороз»

Развивать у детей фантазию, творческое воображение. Создать атмосферу праздничного настроения.  Активизировать в речи детей слова: елка, гирлянды, Дед Мороз, Снегурочка. Воспитывать любовь к русским народным традиционным праздникам

Выставка Новогодних игрушек выполненных детьми и родителями

«Мастерская деда Мороза»

Воспитатель

Родители

3.

Домашние и дикие животные.

Закрепить знания детей о домашних и диких животных.

Учить различать разных животных по характерным особенностям.

Обогащать представления детей о поведении, питании домашних животных. Развивать эмоциональную отзывчивость.

Викторина загадок

«Домашние животные»

«Дикие животные.»

Воспитатель

4.

Скоро, скоро новый год.

Создать у детей атмосферу праздничного настроения.

Развивать у детей мышление, фантазию, творческое воображение.

Воспитывать любовь к русским народным традиционным праздникам.

Новогодний утренник

Воспитатель

Музыкальный руководитель

Январь

1.

Каникулы

2.

11 января

Всемирный день спасибо

Зимние забавы

Закрепить знания детей о зимних развлечениях, вызвать положительные эмоции.

Закрепить понятие, что зимние развлечения характерны только для зимы.

Развивать у детей творческую активность, воображение и фантазию.

Спортивное развлечение «Зимние игры и забавы.»

Воспитатель

3.

14 января

Старый новый год

Птицы-наши друзья.

Пополнение и обогащение знаний детей по теме «зимующие птицы». Уточнить представление о знакомых птицах, условиях их обитания, роли человека в жизни птиц. Воспитывать желание заботиться о птицах.

Коллективная работа, рисование ладошками: «Снегири на ветках».

Воспитатель.

4.

Наши добрые дела.

Развивать у детей доброе отношение ко всему окружающему миру. Учить детей анализировать свои поступки и поступки своих друзей. Активизировать стремление совершать благородные поступки, радоваться результату.

Конкурс «Кормушки для птиц».

Воспитатель,

родители.

Февраль

1.

Дорожная азбука

Уточнение знаний о работе светофора и полицейского, знакомство с различными видами городского транспорта, знаками дорожного движения «пешеходный переход», «остановка общественного транспорта». 

Интегрированное занятие «Светофор-друг ребят и зверят».

Воспитатель

2.

Мужские профессии.

Познакомить детей с мужскими профессиями.

Дать знания о том, что мужские профессии бывают разные.

Отметить характерные признаки профессии

Досуг «Кем работает мой папа?»

Фотовыставка «Папа может»

Воспитатель

Родители

3.

18 февраля

Масленица

Проводы зимы.

Познакомить детей с народными традициями.

Создать у детей атмосферу праздничного настроения.

Воспитывать любовь к русским народным традиционным праздникам

Развлечение

«Масленица»

Воспитатель

4.

23 февраля День защитника Отечества

Мой папа лучший друг.

Познакомить детей с государственным праздником День защитника Отечества.

Воспитывать чувство гордости и радости за то, что папа служил в армии и защищал наше Отечество и нас.

Спортивно – музыкальное развлечение «Сильные, смелые, ловкие».

Воспитатель

Музыкальный руководитель

Март

1.

1 марта

Начало весны.

Очень, очень я люблю маму милую мою.

Развивать доброе отношение и любовь к своей маме.

Вызывать чувство гордости и радости за дела и поступки родного человека, чувство благодарности за работу.

Создать у детей радостное и праздничное настроение.

Воспитывать у детей заботливое отношение к маме.

Готовим подарки для мам и бабушек.

Утренник, посвященный дню 8 марта.

Воспитатель

Музыкальный руководитель

2.

8 марта

Мамы есть у всех.

Дать детям представление, что у всех есть мамы. Активизировать в речи слова, обозначающие детенышей животных. Развивать умение вступать в диалог, общаться со взрослым и сверстниками. Воспитывать доброе отношение и любовь к своей маме, родным.

Досуг «Мамы разные нужны, мамы всякие важны»

Воспитатель

3.

21 марта

День весеннего равноденствия.

Пробуждение природы.

Дать детям представление о времени года «весне».

Учить сравнивать времена года, отмечать характерные признаки, развивать цветовое восприятие: осень — желтая, зима- белая, весна- зеленая.

Воспитывать бережное отношение к пробуждению природы, к её отдельным явлениям.

Выставка семейного творчества

«Весенняя фантазия»

Воспитатель

Родители

4.

27 марта

Международный день театра.

Знакомство с народной культурой.

Познакомить детей с атрибутами старинного русского быта: половиком, лоскутным одеялом, печкой и др. Воспитывать уважение к русской культуре.

Праздник фольклора «В гостях у Василисы»,

«Нарядные игрушки(дымка)»

Воспитатель

Апрель

1.

1 апреля

День смеха.

7 апреля

Всемирный день здоровья.

За здоровьем в детский сад.

Развивать представления о человеке (себе, сверстнике и взрослом) и признаках здоровья человека, интерес к правилам здоровье сберегающего и безопасного поведения.

Познакомить детей с понятием витамины. Закрепить знания об овощах и фруктах, об их значении в питании.

 Обогащать знания детей о процессах умывания, одевания.

Спортивное развлечение

«Быть здоровыми хотим»

Воспитатель

2.

12 апреля День космонавтики

Космос. Солнышко. День и ночь.

Развивать у детей интерес к космическому пространству. Расширить представление детей о профессии космонавта; дать знание о том, что первым космонавтом был гражданин России – Ю. Гагарин.

Развлечение «Как мы летали на луну»

Выставка рисунков «Я в космосе»

Воспитатель

3.

22 апреля

Всемирный день земли.

Земля – наш общий дом.

Рассказать детям о Земле как об общим доме всех людей и всех живых существ, живущих рядом с человеком.

Вызвать у детей стремление беречь свой общий дом.

Досуг «Кто живёт рядом с нами?»

Воспитатель

4.

30 апреля День пожарной охраны.

Азбука безопасности

Обогащать представления о доступном ребёнку предметном мире и назначении предметов, о правилах их безопасного использования.

Формировать осторожное и осмотрительное отношение к потенциально опасным для человека ситуациям.

Сюжетно-ролевая игра «Пожарники»

Воспитатель

Май

1.

1 мая

Праздник труда

3 мая

День солнца

Какие краски у весны.

Учить сравнивать времена года, отмечать характерные признаки, развивать цветовое восприятие: осень- желтая, зима- белая, весна- зеленая.

Воспитывать бережное отношение к пробуждению природы, к её отдельным явлениям.

Развлечение «Веселая карусель»

Воспитатель

2.

9 мая

День победы.

День победы.

Развивать у детей интерес к истории России, к защитникам Отечества. Дать знания детям о том, как героически защищали свою Родину люди в годы Великой Отечественной войны, как живущие помнят о них, как оценила Родина их подвиги. Закрепить знания детей о том, что 9 Мая- День Победы. Воспитывать в детях чувство гордости за свой народ. Уважение к заслугам и подвигам ветеранов ВОВ. Сохранить трепетное отношение к празднику Победы.

Спортивно-музыкальное развлечение «Богатыри-защитники земли русской»

Воспитатель

Музыкальный руководитель

3.

15 мая

Международный день семьи

Семья.

Учить детей называть членов своей семьи. Знать, что в семье все заботятся и любят друг друга. Понимать роль взрослых и детей в семье. Вызывать у ребенка радость и гордость за то, что у него есть семья. Дать представление о нравственном поведении отношениях между взрослыми и детьми. Воспитывать доброе отношение к взрослым. Формировать уважение, доверие, взаимопонимание и желание взаимопомощи.

Семейно – групповое развлечение (игры, загадки, конкурсы).

Выставка семейных рисунков «Я и моя дружная семья»

Воспитатель

Родители

4.

Цветы и их друзья насекомые.

Познакомить детей с «первоцветами». Учить любоваться растущими цветами, видеть и воспринимать их красоту. Беречь прекрасное творение природы.

Познакомить детей с миром насекомых. Рассказать детям, что насекомые и цветы созданы друг для друга.

Выставка детских рисунков

«Самый красивый цветок»

Воспитатель

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

Учитываются следующие позиции:

• количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
• место проведения мероприятия;
• оформление и техническое оснащение;
• транспорт (если мероприятие выездное);
• фото- и видеосъёмка;
• приглашение ведущего, артистов;
• призы и подарки;
• освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное — составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные. В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении. Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

Таблица 1. Образец плана мероприятия

Утверждаю ————— ————— (должность руководителя компании) ————————————- (Ф.И.О.) (подпись)
План мероприятий по подготовке и проведению —————————————————— (наименование мероприятия)
Дата проведения: Место проведения: Цель мероприятия:
№	Виды работ	Сроки выполнения	Ответственные
1.	Создание оргкомитета	15.12.2014	Ф.И.О.
2.	Составление культурной программы	15.12.2014	Ф.И.О.
3.	…

В плане также могут быть предусмотрены графы «результаты» и «примечания».

Составленный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные лица ставят свои подписи в листе ознакомления и получают на руки копию плана. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проводятся несколько раз в год, поэтому event-менеджеру или другому специалисту приходится заниматься составлением годового плана мероприятий. Как составить план мероприятий на год?

Годовой план

Прежде чем приступить к составлению годового плана, нужно проанализировать деятельность компании за уходящий год. По результатам аналитической работы составляется отчёт, содержание которого позволит поставить цели на следующие 12 месяцев. На достижение именно этих целей будут направлены мероприятия, проводимые в новом календарном году.

Мероприятия планируются по месяцам. Сколько мероприятий проводить каждый месяц — решает компания. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании. Текущее мероприятие тоже проводится один раз, но занимает больший промежуток времени. Периодические мероприятия повторяются через определённый временной интервал. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и внедрение проектов, проведение корпоративов и прочее. Все мероприятия должны логично согласовываться между собой по целесообразности, тематике и срокам проведения.

Форма годового плана

Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.

В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..

Таблица 2. Образец общего плана работ

№	Наименование мероприятия	Результаты	Сроки выполнения	Исполнители	Примечания
Начало	Окончание	ООО	ОАО	ЗАО
1.	Международная конференция	Сборник тезисов докладов	15.01	17.01	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются студенты профильных вузов
2.	Презентация нового сорта сыра	Отчёт о презентации нового сорта сыра	16.02	17.02	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются технологи предприятий
3.	…

При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:

Таблица 3. Образец временного графика работ

№	Наименование мероприятия	Результаты	Исполнители	2014 год	Примечания
Январь	Февраль	Март
1.	Международная конференция	Сборник тезисов докладов	ООО ОАО ЗАО
1.1.	Подготовка информационного письма	Информационное письмо	Офис-менеджер
2.	Презентация нового сорта сыра	Отчёт о презентации нового сорта сыра
2.1.	Подготовка рекламных проспектов	Рекламные проспекты	Отдел маркетинга

В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:

• финансовая документация;
• план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
• анализ рисков.

Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятие для маленьких граждан отличается от такового для взрослых, прежде всего, воспитательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственными назначаются педагоги, психологи, массовики-затейники, библиотекари, вожатые в оздоровительных лагерях и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования мероприятий в дошкольном учреждении, школе, библиотеке и оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:

• утренники (тематические и к праздничным датам);
• спортивные праздники;
• дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
• родительские собрания и т. д.

Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:

Таблица 4. Образец плана Дня здоровья в дошкольном учреждении

Утверждаю: заведующий —————(Ф.И.О.) «____» ______________ 2014 года
Согласовано: заместитель заведующего по УВР ——————————(Ф.И.О.) «____» ______________ 2014 года
План мероприятий Дня здоровья (дата)
Время и место проведения	Название мероприятия	Группа	Ответственные
8.00 — 8.30 Спортплощадка	Утренняя гимнастика	Все группы	Воспитатели групп
10.00 -10.30 Спортивный зал	Эстафеты	Старшая группа	Инструктор по физической культуре, воспитатель группы
…
15.00 — 15.20 Бассейн	Физкультурный досуг «К нам пришёл Нептун»	Средняя группа	Инструктор по плаванию, медсестра, воспитатель группы
В течение дня	Фоторепортаж с Дня здоровья	Все группы	Воспитатели групп, помощники воспитателей

В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.

Школа

Мероприятия для учеников планируются во время учебного года и на каникулах. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физической культуры, педагог-организатор, психолог. Планы, составленные педагогами, проверяются и утверждаются завучем. Предусматриваются цели и задачи мероприятия, ожидаемые результаты, назначаются ответственные. При составлении планов учитываются возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, отношения в коллективе и т. д.), а также объективные факторы (время года, тип поселения, особенности местности, климата и т. д.), памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия на темы «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Праздник лета», «Они сражались за Родину» и другие. Главное, чтобы детям было интересно. К подготовке и планированию мероприятия привлекаются и сами ученики. Как составить план мероприятий? Образец представлен в таблице.

Таблица 5. Образец плана мероприятий на школьные каникулы

Утверждаю директор средней школы № —————————(Ф.И.О.)
План воспитательных мероприятий на осенние каникулы
№	Мероприятие	Дата	Класс	Время
1.	Посещение Театра музкомедии	28.10.2013	11	16.00
2.	Операция «Вылечи книгу»	29.10.2013	5-6	12.00
3.	…

Детская библиотека

Сотрудники библиотек заботятся о том, чтобы дети больше читали, любили книги. С этой целью проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т. д. Как правильно составить план мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тема мероприятия, определяется его цель и возрастная адресность. В соответствии с возрастом участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари и о рекламе: изготавливаются плакаты, листовки, приглашения. Важный момент – подготовка наглядно-иллюстративного материала. Само мероприятие фиксируется, анализируется и пропагандируется в СМИ. Форма плана может быть примерно следующей:

Таблица 6. Образец плана мероприятий в детской библиотеке

№	Форма мероприятия	Название мероприятия	Аудитория	Дата проведения
1.	Театрализованное представление	К Дню святого Валентина	Старшеклассники	14.02
2.	Вечер вопросов и ответов	«Кто знает больше сказок?»	Дошкольники и учащиеся младших классов	18.03
3.	…

Оздоровительный лагерь

Начинающих педагогов волнует вопрос: «Как составить план мероприятий на смену?» Традиционно в оздоровительных лагерях вожатые пользуются планом-сеткой. Отрядные мероприятия согласуются с лагерными, включаются банные дни, время заезда и отъезда. В план-сетку вносятся мероприятия, проводимые до обеда, после полдника и ужина. Выигрышный вариант – составление двух планов-сеток: на ясную и дождливую погоду.

Выглядит план-сетка примерно так. Лист бумаги разбивается на прямоугольники по количеству дней смены. В каждый прямоугольник записываются мероприятия.

Таблица 7. Образец плана-сетки мероприятий в оздоровительном лагере

План работы на смену
1 день Заезд Операция «Уют» Кругосветка «Здравствуй, лагерь» Вечер знакомств	2 день Кругосветка «Верёвочный курс» Конкурс «Алло, мы ищем таланты!»	3 день Открытие смены Праздничный концерт
….	…	…

К составлению плана-сетки целесообразно привлечь детей, ведь мероприятия планируются именно для них. Можно создать рабочую группу из наиболее активных ребят или поставить в игровой комнате ящик предложений. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного мероприятия указываются цель, место и время проведения, оборудование, инвентарь и ход самого действа.

При составлении планов (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было целесообразным, полезным, интересным и запоминающимся.

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

Правильная команда — залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут — четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия — один из основополагающих этапов подготовки ивента.

Тематика мероприятия — основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия — это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия — это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия — не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн — дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи — считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное — не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!