Учет фактически отработанного сотрудником времени — обязанность работодателя. Организации могут использовать собственные бланки табеля учета, в том числе электронные. Но удобнее применять рекомендованные Госкомстатом РФ формы Т-12 и Т-13. Расскажем, как с ними работать
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Ведение любого кадрового документа — дополнительная трудовая функция, которую нужно закреплять в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе работника нельзя привлечь к ответственности за ее недобросовестное выполнение (ст. 60 ТК РФ).
Руководитель организации приказом назначает сотрудников, ответственных за заполнение табеля учета рабочего времени, либо указывает это в Положении о кадровом делопроизводстве, если оно есть. Работникам эту функцию вносят в трудовые договоры или должностные инструкции.
В крупных организациях обычно применяют такую схему:
- Каждое структурное подразделение ведет свой табель учета рабочего времени.
- В конце месяца табельщики подписывают документ у начальника подразделения и сдают заполненные формы в отдел кадров.
- Кадровики проверяют правильность оформления табеля, визируют его и передают в бухгалтерию на расчет зарплаты.
Организации могут вести учет фактически отработанного времени за каждую половину месяца. В этом случае они сдают табель два раза в месяц.
На малых и микропредприятиях учетом рабочего времени обычно занят один кадровик.
В современных учетных программах уже встроена форма табеля, кадровику останется лишь распечатать его для подписания. Трудовой кодекс разрешил с ноября 2021 года полностью перейти на электронные документы без дублирования на бумажных носителях.
Если вы решите использовать кадровый электронный документооборот, учитывайте требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
Чем отличаются формы Т-12 и Т-13
Практические кейсы для кадровика
Суммированный учет рабочего времени. Повышение квалификации
Программа курса
Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13.
Табель Т-12 содержит два раздела:
- Учет рабочего времени — кадровый.
- Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский.
Учет рабочего времени ведется в столбцах 4–6, по два на каждую половину месяца. На каждого работника заполняют две строки: верхняя — для кодов, нижняя — для фактически отработанных часов и минут.
Скачать бесплатный табель учета рабочего времени в Excel по форме Т-12 вы можете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12. Она содержит всего один лист и поэтому чаще используется для учета. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.
Скачать бесплатно бланк табеля учета рабочего времени в Еxcel по форме Т-13 вы можете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13. Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях.
Что учитывать при заполнении табеля
Несколько полезных советов, чтобы облегчить жизнь кадровикам и руководителям.
Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков.
Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно.
Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении.
Курсы для кадровика
Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы
Посмотреть программы
Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например:
- приказом о направлении в командировку;
- графиком отпусков;
- листком временной нетрудоспособности.
Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы.
В программах для кадрового учета удобно использовать частично заполненные бланки. Система автоматически подтягивает название организации, структурного подразделения, а также данные по сотрудникам, исходя из учтенных кадровых приказов. В конце месяца кадровик только проверяет данные.
Какие использовать обозначения и коды
Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами.
Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода:
Я — явка;
Н — неявка без указания причин.
Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному.
Из Т-12 чаще всего используют:
Я — рабочий день;
Н — работа в ночное время;
ОТ — ежегодный основной отпуск;
ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом;
К — командировка;
ПК — повышение квалификации с отрывом от производства.
- Список кодов должен быть доступен всем табельщикам, чтобы применять единые обозначения.
Полный список кодов вы найдете в нашей шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Обозначения из формы Т-12 используют только для учета времени. Для данных, которые нужны для начисления заработной платы (в Т-13 графа 7), применяют числовые коды налоговой инспекции (Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
Как заполнить табель. Образец
Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества.
Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц:
- начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля,
- ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля;
- специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.
В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22.02) и праздничный день (23.02).
Практические кейсы для кадровика
Суммированный учет рабочего времени. Повышение квалификации
Программа курса
Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов:
- В графе 1 ставим номера по порядку.
- Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности.
- В графе 3 указываем табельный номер.
- В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет.
- Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю.
- В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок:
- У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом.
- Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы.
- Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.
- В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам.
- Графу 7 заполняем по Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
- В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).
Образец заполнения табеля вы найдете в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Какие еще есть требования к табелю
Подписывают заполненную форму:
- табельщик;
- начальник отдела;
- кадровик.
Если организация не использует КЭДО, то форму нужно распечатать и получить личные подписи. При электронном документообороте используют цифровую подпись. Обратите внимание, что для табеля нет требований по УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ).
Заполненные и подписанные документы на бумажном носителе хранят пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Образец заполнения табеля
85.5 КБ -
Перечень кодов
49.7 КБ -
Форма Т‑12
204 КБ -
Форма Т‑13
79.5 КБ
Скачать
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Табель учета рабочего времени — это специальная таблица, с помощью которой работодатели контролируют отработанные сотрудниками часы и дни. Вести его разрешено по нескольким разным формам.
Какую форму табеля выбрать
Из имеющихся форм наниматели вправе воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, или разработать собственную.
Бланк графика учета по форме Т-12:
Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно):
Существует отдельная форма табеля учета рабочего времени 2023 для бюджетных учреждений с номером по ОКУД 0504421, которая обязательна для:
- органов государственной власти и местного самоуправления;
- внебюджетных фондов;
- государственных и муниципальных учреждений.
Выглядит она следующим образом:
В законодательстве не указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, а кто занимается фактическим контролем отработанных часов. Руководитель вправе назначить ответственным за эту работу любого подчиненного, но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.
Правильно составленный табель учета рабочего времени в 2023 году позволяет определить:
- сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
- соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).
На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное ведение табеля учета рабочего времени работников по форме 0504421, Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.
Требования к оформлению форм
Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть отдельные обозначения.
Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:
- явку или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
- указывают только «отклонения» — опоздания, неявку, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.
Пошаговая инструкция по заполнению Т-12
Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как правильно заполнить табель рабочего времени вручную по унифицированной форме Т-12.
Блок 1
Заполняем первую страницу, которая содержит сведения общего характера об организации и отчетном периоде, буквенные и цифровые коды условных обозначений.
Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.
Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.
Шаг 3. Вносим восьмизначный код.
Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.
Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.
Блок 2
Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически эта страница заполняется в течение отчетного периода, но непосредственно в процессе работы возникают ситуации, которые сразу отразить в графике не удастся.
Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код «НН» (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит, почему отсутствовал. В график придется внести изменения, код «НН» заменить на другой — в зависимости от причины отсутствия.
Подобные ситуации предсказать невозможно, потому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который допустимо десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.
Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.
Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.
Шаг 8. Вносим табельный номер (уточните в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).
Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения. Информация отражается в двух графах:
- в верхней указывают буквенный или цифровой код;
- в нижней вписывают продолжительность отработанных часов.
В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. А как заполнять табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но вместо двух выходных останется только один.
Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца. Обратите внимание: нет разницы, дистанционная работа в табеле отмечена, смешанная или только в офисе (на производстве), порядок подсчета отработанного периода общий.
Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.
Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.
Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.
Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.
Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.
Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.
Примерный образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 выглядит так:
Инструкция по заполнению формы Т-13
Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но заполняются они по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.
Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобятся всего несколько кодов, и они представлены в таблице.
|
Код дохода |
Наименование дохода |
|---|---|
|
2000 |
Зарплата |
|
2012 |
Отпускные |
|
2300 |
Пособие по временной нетрудоспособности |
Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.
Графы 7-9 даны для указания:
- кода вида оплаты (дохода);
- корреспондирующего счета;
- дней, подлежащих оплате.
Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).
Вот пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13:
На примере видно, что для каждого работника допустимо указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.
Что касается корреспондирующего счета, то его указывают только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой это не посчитают.
Как вести учет отработанного периода госпредприятиям
Табель учета рабочего времени по Приказу Минфина 52н (форма 0504421) внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом.
Чиновники разработали собственный перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Они представлены ниже.
Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в приказе.
Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:
- отчетный период;
- наименование учреждения;
- вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
- дату формирования сведений;
- код ОКПО;
- номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а дальше по порядку — 1, 2, 3 и т. д.
Содержательную (табличную) часть разрешается вести двумя способами, указывая:
- случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
- фактически отработанные часы.
В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. Нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.
Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки тоже записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.
Такой табель выглядит следующим образом:
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Табель учета рабочего времени — это документ, в котором отражается фактическая отработка каждого сотрудника. Составляют его ежемесячно. Но нужно учитывать и все отклонения.
Что такое табель учета рабочего времени, и для чего нужен учет отработанного времени
По нормативам обязанность ведения табеля учета рабочего времени работников установлена Трудовым кодексом РФ (ст. 91 ТК РФ). Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Дополнительно: понятие и виды рабочего времени
Стоит отметить, что унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и Т-13 с 01.01.2013 необязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формы, разработанные Госкомстатом, достаточно удобны — их применяет большинство работодателей.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.
Кто отвечает за учет отработанного времени в организации
Процесс ведения документа выглядит так:
- ответственный исполнитель отражает фактические показатели отработки по каждому сотруднику;
- в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после подписания документы передают в бухгалтерию.
Руководство вправе назначить любого сотрудника для ведения табельных документов. Для этого издают приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывают в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учета неправомерно.
В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, а тот в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается. Обычно табель ведет кадровый работник — он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.
Чем отличаются табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13
Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, то раздел 2 просто остается пустым.
Как заполнить табель учета рабочего времени
Есть два способа, как вести табель — выбор делает работодатель:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Шаг 1. Название организации и структурного подразделения
Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.
Шаг 2. Код по ОКПО
ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
- 8 цифр — для юрлиц;
- 10 цифр — для ИП.
Шаг 3. Номер документа и дата составления
Номер документу присваивается по порядку.
Датой составления обычно является последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца.
Шаг 4. Отчетный период
Табель сдают за месяц — в период с первого по последнее число отчетного месяца.
Шаг 5. Информация о работнике
Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.
Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.
Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова П.П. использованы 4 сокращения:
- Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц
Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:
- в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
- в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.
Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты
Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
- 2000 — зарплата (оплата труда);
- 2012 — отпускные.
Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:
Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки
Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
- 3 дня — в связи с командировкой;
- 10 дней в отпуске.
Шаг 10. Подписи ответственных лиц
Табель подписывают в конце месяца:
- сотрудник, ответственный за ведение;
- руководитель отдела;
- кадровый работник.
Вот как выглядит заполненный табель Т-12. Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.
Дополнительно: как вести журнал учета рабочего времени
Отметки об отпуске в табеле учета рабочего времени
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
- какой вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый отпуск |
|---|---|
|
ОД |
Дополнительный оплачиваемый |
|
ДО |
Административный (без сохранения ЗП) |
|
У |
Учебный с сохранением ЗП |
|
УВ |
Учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
|
УД |
Учебный без сохранения ЗП |
|
Р |
По беременности и родам |
|
ОЖ |
По уходу за ребенком до 3 лет |
|
ОЗ |
Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
|
ДБ |
Дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.
Остальные обозначения и коды в табеле
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
|
Я |
Работа в дневное время |
|---|---|
|
Н |
В ночное время |
|
РВ |
Работа в выходные и праздники |
|
С |
Сверхурочная |
|
ВМ |
Вахтовым методом |
Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениями, что и обычная. Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, то в верхней строке указывайте «Я» (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.
Командировки и повышение квалификации:
|
К |
Служебная командировка |
|---|---|
|
ПК |
Повышение квалификации с отрывом от труда |
|
ПМ |
Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Отсутствие на рабочем месте:
|
Б |
Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) |
|---|---|
|
Т |
Временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
|
ЛЧ |
Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
|
ПВ |
Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
|
Г |
Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
|
ПР |
Прогул без уважительных причин |
|
НС |
Режим неполного рабочего времени |
|
В |
Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) |
|
ОВ |
Дополнительный оплачиваемый выходной |
|
НВ |
Дополнительный неоплачиваемый выходной |
|
ЗБ |
Забастовка |
|
НН |
Невыясненная причина неявки |
|
РП |
Простой по вине работодателя |
|
НП |
Простой по не зависящим ни от кого причинам |
|
ВП |
Простой по вине работника |
|
НО |
Отстранение от работы (оплачиваемое) |
|
НБ |
Отстранение без сохранения ЗП |
|
НЗ |
Приостановка работы при задержке ЗП |
Если работник выходил на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу, то в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.
Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@):
|
2000 |
Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения) |
|---|---|
|
2010 |
Выплаты по гражданско-правовым договорам |
|
2012 |
Отпускные |
|
2300 |
Больничное пособие |
|
2530 |
Оплата в натуральной форме |
|
2760 |
Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию |
|
3020 |
Проценты по вкладам |
Подробнее: условные обозначения в табеле учера рабочего времени
Как отмечать в табеле мобилизованных сотрудников
Если работника только вызвали в военкомат, то время отсутствия надо отметить и в табеле. Проставьте буквенный код «Г» или цифровой — 23. Напоминаем, что на время отсутствия работника в связи с вызовом по повестке за ним сохраняется рабочее место и средний заработок (ст. 170 ТК РФ).
Если же сотрудника мобилизовали, то трудовой договор с ним приостанавливают (ст. 351.7 ТК РФ). Время отсутствия мобилизованного сотрудника оплачивать не надо, но этот период учитывают для расчета отпускного стажа (ст. 121 ТК РФ). А в табель вносят собственный код, к примеру ПТД или ПД. Средний заработок на период мобилизации не сохраняется.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Учет рабочего времени в образовательном учреждении
«Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 6
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для этого в учреждении необходимо заполнять табель учета рабочего времени. В государственных и муниципальных учреждениях с указанной целью применяется форма 0504421, утвержденная Приказом N 173н <1>. В ближайшее время данный нормативный акт утратит свою силу, но форма табеля учета рабочего времени сохранится и в новом документе, только в несколько ином виде. В статье рассмотрим особенности учета рабочего времени в образовательном учреждении и порядок отражения его в табеле.
<1> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Особенности режима рабочего времени и времени отдыха работников образовательных учреждений
Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и других работников образовательных учреждений утверждено Приказом Минобрнауки России от 27.03.2006 N 69 (далее — Положение N 69).
Режим рабочего времени и времени отдыха работников образовательных учреждений, включающий предоставление выходных дней, определяется с учетом режима деятельности образовательного учреждения (круглосуточного пребывания обучающихся, воспитанников, пребывания их в течение определенного времени, сезона), сменности учебных занятий и других особенностей работы образовательного учреждения и устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка учреждения, графиками работы, коллективным договором, разрабатываемыми в соответствии с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, а также указанным положением (п. 1.2 Положения N 69).
Педагогические работники. Выполнение педагогической работы учителями, преподавателями, тренерами-преподавателями, педагогами дополнительного образования характеризуется наличием установленных норм времени только для осуществления педагогической работы, связанной с преподавательской работой.
Выполнение другой части педагогической работы педагогическими работниками, ведущими преподавательскую работу, происходит в течение рабочего времени, которое не конкретизировано по количеству часов (п. 2.1 Положения N 69).
Конкретная продолжительность учебных занятий, а также перерывов (перемен) между ними предусматривается уставом либо локальным актом образовательного учреждения с учетом соответствующих санитарно-эпидемиологических правил и нормативов (СанПиН), утвержденных в установленном порядке. Выполнение преподавательской работы регулируется расписанием учебных занятий.
Примечание. При составлении графиков работы педагогических и других работников перерывы в рабочем времени, не связанные с отдыхом и приемом работниками пищи, не допускаются (п. 3.1 Положения N 69).
Другая часть педагогической работы, требующая затрат рабочего времени, которое не конкретизировано по количеству часов, вытекает из должностных обязанностей педагогов, предусмотренных уставом образовательного учреждения, правилами внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения, тарифно-квалификационными (квалификационными) характеристиками, и регулируется графиками и планами работы, в том числе личными планами педагогического работника.
Дни недели (периоды времени, в течение которых образовательное учреждение осуществляет свою деятельность), свободные от проведения учебных занятий по расписанию, от выполнения иных обязанностей, регулируемых графиками и планами работы, педагогический работник может использовать для повышения квалификации, самообразования, подготовки к занятиям и т.п. (п. 2.4 Положения N 69).
Согласно п. 3.2 Положения N 69 образовательное учреждение при составлении расписаний учебных занятий обязано исключить нерациональные затраты времени педагогических работников, ведущих преподавательскую работу, с тем чтобы не нарушалась их непрерывная последовательность и не образовывались длительные перерывы (так называемые окна), которые в отличие от коротких перерывов (перемен) между каждым учебным занятием, установленных для обучающихся, воспитанников, рабочим временем педагогов не являются.
В исключительных случаях в образовательных учреждениях с круглосуточным пребыванием обучающихся, воспитанников (школах-интернатах, детских домах, интернатах при общеобразовательных учреждениях), в которых чередуется воспитательная и учебная деятельность в течение дня в пределах установленной нормы часов, работодатель с учетом мнения выборного профсоюзного органа либо по согласованию с ним может вводить для воспитателей, осуществляющих педагогическую работу в группах воспитанников школьного возраста, режим рабочего дня с разделением его на части с перерывом, составляющим два часа подряд и более, с соответствующей компенсацией такого неудобного режима работы в порядке и размерах, предусматриваемых коллективным договором. Время перерыва между двумя частями смены в рабочее время не включается (п. 3.3 Положения N 69).
Периоды каникул (осенних, зимних, весенних и летних), установленных для обучающихся, воспитанников образовательных учреждений, не совпадающие с ежегодными оплачиваемыми основными и дополнительными отпусками работников, являются для них рабочим временем (п. 4.1 Положения N 69).
В каникулярный период педагогические работники осуществляют педагогическую, методическую, а также организационную работу, связанную с реализацией образовательной программы, и внеурочную деятельность с сохранением заработной платы в установленном порядке (п. 4.2 Положения N 69).
Режим рабочего времени учебно-вспомогательного и обслуживающего персонала в каникулярный период определяется в пределах времени, предусмотренного по занимаемой должности. Указанные работники в утвержденном законодательством порядке могут привлекаться для выполнения хозяйственных работ, не требующих специальных знаний (п. 4.4 Положения N 69).
Преподаватели образовательных учреждений среднего профессионального образования, которым установлен годовой объем учебной нагрузки, во время зимних каникул, а также в период летних каникул, не совпадающий с их отпуском, привлекаются к участию в работе методических комиссий, к участию в семинарах, мероприятиях по повышению квалификации, а также к организации и проведению культурно-массовых мероприятий, к работе предметных цикловых комиссий, комплектованию учебных кабинетов, лабораторий (п. 4.5 Положения N 69).
Режим рабочего времени всех работников в каникулярный период регулируется локальными актами образовательного учреждения и графиками работ с указанием их характера (п. 4.6 Положения N 69).
Периоды отмены учебных занятий (образовательного процесса) для обучающихся, воспитанников по санитарно-эпидемиологическим, климатическим и другим основаниям являются рабочим временем педагогических и других работников образовательного учреждения. В это время учителя и другие педагогические работники привлекаются к учебно-воспитательной, методической, организационной работе (п. п. 5.1 и 5.2 Положения N 69).
Исходя из всех этих особенностей ведутся табели учета рабочего времени в образовательных учреждениях.
Ведение табеля учета использования рабочего времени
Рассмотрим непосредственно табель. Приказом Минфина России N 52н <2> вводится новая форма табеля использования рабочего времени и Методические рекомендации по его заполнению. Отметим сразу, что утвержденная Приказом N 173н форма называлась «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы». Данный документ состоял из пяти страниц. В новом варианте весь табель убирается на одну страничку. Код формы не изменился — 0504421.
<2> Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». На момент подготовки номера журнала Приказ находился на регистрации в Минюсте.
Далее перейдем к требованиям, которые установлены к порядку его заполнения.
Во-первых, в рамках формирования учетной политики учреждения необходимо определить, применяется табель для учета использования рабочего времени или для регистрации случаев отклонения от нормального использования рабочего времени.
Во-вторых, приказом по учреждению назначаются ответственные за ведение табеля лица ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).
Табель открывается ежемесячно за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Изменения списочного состава работников в табеле производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени).
Как мы уже сказали, в табеле регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения этих отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.
При регистрации двух отклонений в один день нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.
Количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещению, работе в праздничные дни, в ночное время и другим видам) вносится в соответствующие графы работником, ответственным за ведение табеля, и заполненный табель подписывается им.
Заполненный табель и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов и составления расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (расчетной ведомости (ф. 0504402)).
Если выявляется факт неотражения отклонений или неполноты поданных сведений об учете рабочего времени (в связи с несвоевременным представлением работником листка нетрудоспособности, изданием приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска работнику и т.д.), а также ошибки, лицо, ответственное за составление табеля, обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий табель.
В строке «Вид табеля» указывается «первичный», а при представлении табеля с внесенными в него изменениями — «корректирующий». В первичном табеле в поле «Номер корректировки» проставляется «0». В корректирующем табеле в этом поле проставляется номер корректировки за соответствующий расчетный период начиная с 1.
Данные, представленные в корректирующем табеле, служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
Периоды заполнения табеля и сроки представления его в бухгалтерию определяются учетной политикой учреждения в части утвержденного графика документооборота.
При заполнении табеля рекомендуется применять следующие условные обозначения:
|
Наименование показателя |
Код |
|
Выходные и нерабочие праздничные дни |
В |
|
Работа в ночное время |
Н |
|
Выполнение государственных обязанностей |
Г |
|
Очередные и дополнительные отпуска |
О |
|
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
Б |
|
Отпуск по уходу за ребенком |
ОР |
|
Часы сверхурочной работы |
С |
|
Прогулы |
П |
|
Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
НН |
|
Неявка с разрешения администрации |
А |
|
Выходные по учебе |
ВУ |
|
Учебный дополнительный отпуск |
ОУ |
|
Замещение в 1 — 3 классах |
ЗН |
|
Замещение в группах продленного дня |
ЗП |
|
Замещение в 4 — 11 классах |
ЗС |
|
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
РП |
|
Фактически отработанные часы |
Ф |
|
Служебные командировки |
К |
Данный список обозначений учреждение при необходимости вправе самостоятельно дополнить в рамках формирования своей учетной политики.
Рассмотрим пример заполнения табеля.
Пример. В средней общеобразовательной школе N 123 предусмотрено заполнение и представление табеля учета использования рабочего времени каждые полмесяца: с 1-го по 15-е число и с 16-го по 30-е (31-е) число. Учетной политикой учреждения установлено, что в табеле регистрируются случаи отклонения от нормального использования рабочего времени.
С 1 по 15 мая 2015 г. сотрудники учреждения работали по следующему графику:
- Белов А.А. (директор) отработал все дни полностью. Ему установлена пятидневная рабочая неделя;
- Смирнова С.А. (заместитель директора) 7 и 8 мая находилась в командировке, остальные дни отработала полностью. Ей установлена пятидневная рабочая неделя;
- Соколова Н.В. (социальный педагог) с 8 по 14 мая находилась на больничном. Работает по пятидневной рабочей неделе;
- Попова Л.Н. (преподаватель математики) 5 и 6 мая замещала отсутствующего преподавателя в двух шестых классах по два часа (урока) за каждый день. У преподавателя шестидневная рабочая неделя;
- Груздева Т.В. (бухгалтер) с 1 по 8 мая находилась в учебном отпуске. Ей установлена пятидневная рабочая неделя;
- Золотова Е.В. (сторож) работает по сменам по 12 часов: с 8.00 до 20.00 — дневная смена, с 20.00 до 8.00 следующего дня — ночная смена. 2 мая она работала в день, с 4 на 5 мая — в ночь, 8 мая — в день, с 10 на 11 мая — в ночь, 14 мая — в день.
Ответственной за ведение табеля назначена заместитель директора Смирнова С.А. Он заполнен и сдан в бухгалтерию 15.05.2015.
Образец заполнения табеля смотрите на с. 62. В графе 20 табеля проставлены дни и часы с отклонениями от нормального использования рабочего времени.
9
Табель N ------
учета использования рабочего времени
|
Коды |
|||
|
Форма по ОКУД |
0504421 |
||
15 мая 15 |
Дата |
15.05.2015 |
|
|
Учреждение |
Средняя |
по ОКПО |
|
|
Структурное подразделение |
_____________________________ |
||
|
Вид табеля |
первичный |
Номер корректировки |
|
|
Дата формирования документа |
15.05.2015 |
|
Фамилия, имя отчество |
Учетный номер |
Должность (профессия) |
Числа месяца |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) с 1 по 15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
Всего дней (часов) явок (неявок) за месяц |
|||||||||||||
|
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
|||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
директор |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
зам. |
8 |
8 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
директора |
В |
В |
В |
В |
К |
К |
В |
В |
В |
16 |
||||||||||||||||||||||||||
|
соц. |
8 |
8 |
8 |
8 |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
педагог |
В |
В |
В |
В |
Б |
Б |
Б |
Б |
Б |
Б |
Б |
32 |
||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
преподаватель |
В |
В |
В |
В |
зс/2 |
зс/2 |
В |
В |
В |
|||||||||||||||||||||||||||
|
8 |
8 |
8 |
8 |
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
бухгалтер |
ОУ |
ОУ |
ОУ |
ОУ |
ОУ |
ОУ |
ОУ |
ОУ |
В |
В |
В |
32 |
||||||||||||||||||||||||
|
12 |
рп/4 |
рп/8 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
сторож |
В |
РП |
В |
Н/2 |
Н/6 |
В |
В |
В |
Н/2 |
Н/6 |
В |
В |
В |
24/16 |
Ответственный
исполнитель ___________ _________ _____________ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬
(должность) (подпись) (расшифровка) Отметка бухгалтерии о принятии настоящего табеля
подписи) ¦ ¦
Исполнитель ___________ _________ ____________
Исполнитель ___________ _________ _____________ ¦ (должность) (подпись) (расшифровка ¦
(должность) (подпись) (расшифровка) подписи)
подписи) ¦ ¦
"_________" _______________ 20__ г. "__" ______________ 20__ г.
¦ ¦
L- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Заключение
Учреждение обязано вести учет использования рабочего времени своими сотрудниками. Для этого применяется табель (ф. 0504421). Его заполнение поручается сотруднику учреждения. В учетной политике учреждения должен быть определен способ заполнения табеля и установлены сроки его представления в бухгалтерскую службу. Если выявляются ошибки или неточности в заполнении данного документа, то составляется корректирующий табель. Табель учета использования рабочего времени является документом-основанием для расчета и начисления заработной платы. От полноты и точности его заполнения зависит материальное благополучие сотрудников учреждения.
О.Лунина
Редактор журнала
«Учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение»