Направляя работника в командировку для выполнения служебного задания, руководство предприятия ведет учет его рабочего времени. Это позволяет правильно рассчитать размер заработной платы, включая сумму оклада, премию и компенсацию за переработку. Расчет рабочего времени сотрудника, командированного в другой город России или за границу, имеет особенности, связанные с отличиями в режимах работы предприятий и другими нюансами. Учет времени проводится в соответствии с нормами, отраженными в трудовом законодательстве.
Как учитывать часы работы командированного сотрудника
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года на любом предприятии ведется табель, в котором ежедневно учитывается время пребывания сотрудников на работе. После отъезда работника в командировку заполнение табеля продолжается, а записи учитываются бухгалтером при начислении зарплаты.
В подобном документе содержится следующая информация:
- Фамилия, имя отчество работника и его должность;
- ФИО лица, отвечающего за ведение табеля;
- Числа месяца с отметками о пребывании сотрудника на рабочем месте или его неявке;
- Количество отработанных дней и часов.
При составлении табеля используется форма Т-12 или Т-13.
Форму Т-12 табельщик заполняет вручную. Записи делаются на бумаге или фиксируются в компьютере (составляется электронный документ, который затем распечатывается).
Т-13 заполняется автоматически с помощью специальной компьютерной программы.
Для фиксации часов работы во время командировки в табель вносят специальные коды, отражающие особенности работы сотрудника. Документ заполняется в организации, по заданию которой работник отправляется в командировку.
Коды обозначаются буквами или цифрами:
- К (06) – пребывание в командировке;
- В – выходной день;
- Я (01) – работа в дневное время;
- Н (02) – работа в ночное время;
- С (04) – сверхурочный труд;
- РВ (03) – работа в праздничные и выходные дни;
- Б (19) – отсутствие на рабочем месте из-за болезни;
- РП (31) – простой по вине работодателя.
Подсчет дней и часов работы в различных ситуациях
В период командировки, кроме денег на компенсацию расходов, работник получает зарплату, которая рассчитывается, исходя из его среднего заработка.
В дни командировки в табеле выставляется отметка «К», однако к ней могут добавляться дополнительные знаки, используемые для обозначения особых ситуаций.
Расчет затрат времени на дорогу
Считается, что человек находится в командировке с того дня и часа, которые указаны в билете на самолет, поезд или автобус, доставляющий его до места назначения.
Если сотрудник отправляется в командировку вечером того же дня, который он провел на службе, в табеле делается отметка об отработке положенных 8 часов. К ним добавляется время сверхурочной работы, потраченное на:
- Поездку до станции отправления;
- Регистрацию и посадку на транспорт;
- Пребывание в дороге;
- Проезд к гостинице в конечном пункте.
При возникновении задержки в пути из-за неблагоприятной погоды или по вине транспортной компании, время сверхурочной работы увеличивается. Если часы вынужденного простоя приходятся на выходные дни, работник, находящийся в командировке, получает зарплату в двойном размере.
Вопрос о появлении сотрудника на работе в день отъезда в командировку или в день его возвращения решается индивидуально по договоренности с руководством.
Проездные билеты, подтверждающие длительность нахождения в пути, сдаются в бухгалтерию вместе с квитанциями о расходах.
Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».
График работы сотрудника при различии в режимах работы предприятий
Зачастую режим труда предприятия, в которое командирован работник, не совпадает с режимом, существующим по месту его основной службы. В такой ситуации выбор рабочих часов командировочного, как правило, зависит от характера и объема служебного задания. Посылая работника в командировку, руководство может заранее оговаривать график его работы. Отводится время на выполнение задания, и вместе с тем исключается необходимость оплаты труда в неурочные часы. В этом случае распоряжение руководства оформляется в виде приказа (форма Т-9а).
Если сотрудник не получает специальных указаний по поводу режима работы, он принимает решение самостоятельно. При этом командировочный учитывает рабочий график принимающей организации, предоставляющей ему материалы для выполнения задания.
Точная фиксация рабочего времени сотрудника, направленного в командировку, по месту основной работы невозможна. В табеле выставляется код «К» (или 06), а рабочее время не указывается.
Как учитывается работа в выходные и праздничные дни
Если сотрудник, находящийся за границей по службе, вынужден работать в те дни, которые в России являются праздничными и выходными, в табеле рабочего времени вместо кода «В» выставляется код «РВ» (или 03).
Однако фактически человек отдыхает в те дни, которые являются нерабочими на предприятии по месту прибытия.
Если дата отправления в командировку совпадает с выходным днем, сотруднику предоставляется дополнительный день отдыха, или выдается денежная компенсация после возвращения из служебной поездки.
Контроль сверхурочных часов и ночной работы
Иногда для выполнения служебного задания в срок сотруднику, отправленному в командировку, требуется дополнительное рабочее время (например, для присутствия при проведении важных экспериментов).
В законодательных документах отсутствуют строгие положения, касающиеся сверхнормативной работы в командировке. По согласованию с руководством, поручающим сотруднику выполнение служебного задания, при учете затрат рабочего времени в табеле делается запись «СК» (вместо «К»), и фиксируется время переработки. Разрешение на сверхурочную работу оформляется приказом, в котором оговаривается допустимое сверхнормативное время. Возможно также получение устного распоряжения.
В качестве поощрения могут быть предоставлены следующие привилегии:
- Дополнительная оплата рабочего времени, которая в соответствии с трудовым договором производится в 1,5-2-кратном размере;
- Предоставление отгулов за переработку;
- Добавление дней сверхурочной работы к очередному отпуску;
- Выплата специальной премии.
Если на предприятии по месту командировки используется сменный рабочий график, то сотруднику, выполняющему служебное задание, приходится трудиться не только в дневные, но и в ночные часы. В этом случае должен быть издан приказ, в котором оговаривается необходимость такой работы. К оплате добавляется 20% оклада за каждый час ночного рабочего времени.
Как учитывается пребывание на больничном
Если работник, находящийся в служебной поездке, заболел и предоставил больничный лист, то в его табеле дни болезни помечаются отметкой «Б» вместо «К». Оплата дней командировки и болезни производится по-разному. Одновременное получение командировочных и больничных денег невозможно.
Могут возникнуть следующие ситуации:
Приказ об отправлении в командировку издан, но работник заболел до отъезда. В зависимости от тяжести его состояния поездка может быть отменена или отложена;
- Работник заболел после издания приказа о направлении в командировку, но согласился отправиться в нее по собственному желанию. Если он перед отъездом закрыл больничный, то в дни поездки в его табеле ставится пометка «К»;
- Болезнь настигла работника в период пребывания в командировке, из-за чего выполнение служебного задания пришлось отложить на определенный срок. В табеле ставится отметка «Б», командировочные рассчитываются с учетом дней болезни, причина задержки указывается в отчете о служебной поездке.
Если командировка пересекается с отпуском
В некоторых случаях возникает острая необходимость отправления в командировку сотрудника, находящегося в отпуске (с его согласия). Отъезд в командировку может состояться после его возвращения домой или непосредственно с места отдыха. В дни прерывания отпуска в табеле вместо отметки «От» ставится код «К». Зарплата рассчитывается с учетом дополнительных переездов и компенсации за неизрасходованные дни отпуска.
Если сотрудник вынужден взять отпуск во время деловой поездки, это также отражается в приказе и в учетном табеле.
***
Затраты рабочего времени работника, отправленного в командировку для выполнения служебного задания, учитываются по месту его основной работы. В учетном табеле ежедневно делаются отметки с использованием кода «К» и других обозначений, отражающих время переработки, болезни и возникновения других ситуаций. Табель используется при начислении зарплаты, размер которой рассчитывается по среднему дневному заработку за предыдущий год.
20.01.2021
ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!
Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.
Как отправить сотрудника в командировку: пошаговая инструкция
Многие работодатели периодически отправляют сотрудников за пределы места проживания, чтобы выполнить какую-то работу, — то есть в командировку. Ее нужно правильно оформить и оплатить расходы на поездку.
За нарушение правил могут оштрафовать: должностных лиц — на 1000—5000 Р, ИП и малые предприятия — на 1000—5000 Р, средние и крупные организации — на 30 000—50 000 Р. Мы подготовили пошаговую инструкцию, как все сделать правильно.
📑 Разработать положение о командировках
Работодатель должен утвердить положение или иной локальный нормативный акт. В документе пропишите правила командировок: размер суточных, порядок бронирования билетов и мест проживания. Можно установить градацию размера суточных, категорий транспорта и гостиницы в зависимости от должности сотрудника
🤰 Проверить, кого можно командировать
📝 Подписать согласие на командировку
Есть категории сотрудников, у которых нужно взять письменное согласие на поездку, а еще предупредить, что они могут отказаться от командировки:
— сотрудники-инвалиды;
— родители ребенка-инвалида или те, кто ухаживает за больным членом семьи;— сотрудницы с ребенком до трех лет;
— одинокие родители и сотрудники, у которых второй родитель работает вахтовым методом, с детьми до 14 лет;
— работники, у которых три и более детей до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет
⚖️ Издать приказ
Приказ — обязательный документ для оформления командировки. Если сотрудник едет один, для его оформления используют форму № Т-9. Если сотрудников несколько — № Т-9а.
Сотрудник должен подписать приказ до поездки
✈️ Купить билеты и забронировать гостиницу
Кто и как должен покупать билеты и бронировать гостиницу, прописывают в положении о командировках. Обычно это делает ответственный специалист, например секретарь. Или всем занимаются работники, но деньги на это нужно выдавать им заранее
💵 Выдать аванс
Перед поездкой нужно выдать сотруднику аванс. В него входят суточные — денежная компенсация за пребывание вне дома. Их размер устанавливает работодатель в положении о командировке.
Если бронированием билетов и жилья занимается работник, в аванс входят деньги и на это
💼 Оформить командировку в табеле
В табеле учета рабочего времени для обозначения командировки используется буква К или код «06». Если в локальном нормативном акте прописаны другие обозначения, можно использовать их
🧾 Получить авансовый отчет сотрудника
Не позднее трех рабочих дней после возвращения сотрудник должен сдать авансовый отчет, то есть отчитаться о расходах, которые оплачивал сам. И приложить к отчету подтверждающие документы, например чеки. За суточные отчитываться не нужно, но если командировка закончилась раньше, можно пересчитать их, а сотрудник должен вернуть излишек
💰 Оплатить командировку
За рабочие дни в командировке по графику работодателя сотруднику положен средний заработок, а не оклад. Оплачивают саму работу и дни в пути. Деньги выплачивают в ближайшую дату выдачи зарплаты, перечислять их отдельно не нужно
📩 Все о бизнесе — в нашей рассылке
Раз в две недели мы отправляем рассылку, где делимся последними новостями для бизнеса и кейсами предпринимателей из разных сфер
Полезное про бизнес и сотрудников:
1. Права в командировке.
2. Какие отпуска положены сотрудникам.
3. Работа и налоги в праздники: что нужно знать бизнесу.
Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes.
Добавить в «Нужное»
Все об учете командировок: от оформления до налогов
Если организации необходимо направить сотрудника по работе в другой город или даже страну, то это надо оформить как командировку, выплатить работнику все полагающиеся суммы и правильно заплатить налоги по этой операции.
«Командировочные» вопросы регулируются Трудовым кодексом, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Что такое командировка
Служебная командировка – это поездка работника на определенный срок, отвечающая 3-м признакам (ст. 166 ТК РФ):
- она производится по распоряжению работодателя;
- цель поездки — выполнение служебного поручения;
- поездка производится вне места постоянной работы.
А вот, к примеру, поездки работников, постоянная работа которых ведется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Соответственно, оплата в этом случае производится не так, как при командировках (в частности, не выплачиваются суточные).
Кого можно направить в командировку
В командировку можно направить практически любого сотрудника. Однако в отдельных ситуациях потребуется письменное согласие работника на командировку. Это касается следующих категорий работников:
- женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (ст. 259 ТК РФ);
- инвалиды при условии, что командировка не запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением;
- матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, ухаживающие за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
- родители ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
- работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.
О том, что работник вправе отказать от командировки, его должны уведомить письменно (ст. 167, 259 ТК РФ). Никаких негативных последствий при отказе от командировки быть не должно. То есть работника не могут за это депремировать или уволить.
Как оформить командировку
Для направления сотрудника в командировку руководитель должен издать приказ. Можно оформить его в произвольном виде, а можно использовать унифицированные формы (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1):
- № Т-9, если едет 1 человек;
- № Т-9а, если едет несколько человек.
В приказе нужно отразить место назначения командировки, срок в календарных днях, период «с ___ по ___», цель командировки и при необходимости – документ, послуживший основанием для командировки (например, служебная записка непосредственного руководителя командированного сотрудника).
О том, как оформить цель командировки (с примерами), читайте здесь.
О том, как составить служебную записку о командировке, вы можете посмотреть здесь.
Больше никаких документов (командировочное удостоверение, служебное задание) оформлять не требуется (Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427). И получать на каком-либо документе отметку принимающей стороны (как это было ранее при использовании командировочного удостоверения) не требуется.
Если организация направляет в командировку совместителя, то всё оформляется и оплачивается точно так же, как по основному работнику.
Если вдруг понадобится продлить командировку, то руководитель должен издать приказ об этом в произвольной форме. Работника нужно ознакомить с этим приказом, например посредством отправки ему приказа по email. Образец такого приказа можно посмотреть здесь.
Возможна и иная ситуация. Приказ о командировке уже издан, работник купил билеты и оплатил гостиницу, однако надобность в командировке отпала. Руководитель должен издать приказ об отмене командировки в произвольной форме (образец такого приказа можете посмотреть тут). Работник должен составить авансовый отчет и отчитаться о потраченных суммах. Штрафы за возврат билетов и отмену гостиницы можно будет учесть в налоговых расходах, если отмена командировки обоснована (Письмо Минфина от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).
О том, как отражать период командировки в форме СЗВ-СТАЖ, читайте здесь.
Какие суммы надо выплатить командированному работнику
Работнику, который направлен в командировку, должны быть выплачены (ст. 167, 168 ТК РФ):
- средний заработок за каждый рабочий день командировки (включая дни в пути). Соответственно, зарплату за дни командировки выплачивать не надо;
- возмещение расходов на проезд;
- возмещение расходов по найму жилого помещения;
- суточные за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и день приезда (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Суточные призваны возместить расходы сотрудника на проживание вне места постоянного жительства, в частности расходы на питание. Если речь идет о загранкомандировках, то за день выезда в командировку суточные платятся по нормам для загранкомандировок, а за день въезда в РФ – по нормам по России (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749);
- возмещение иных расходов, которые работник произвел с разрешения или с ведома руководителя. Например, работник может в командировке пользоваться услугами такси. Если руководитель не возражает против этого, то расходы на такси будут учитываться точно так же, как любые другие расходы на проезд в командировке.
О том, как оформить и учесть парковку в аэропорту при командировке, читайте в отдельной консультации.
Средний заработок считается по определенным правилам. Об этом вы можете прочитать здесь.
Для быстрого расчета среднего заработка за время командировки вы можете воспользоваться Калькулятором на нашем сайте.
Размеры возмещаемых расходов и суточных законодательно не утверждены. Каждая организация вправе установить их самостоятельно, закрепив в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках) или в коллективном договоре (ст. 168 ТК РФ).
Посмотреть образец Положения о командировках вы можете здесь.
А если получилось так, что командировка попала на выходные или праздничные нерабочие дни, то эти дни нужно оплатить следующим образом:
- за эти дни положены суточные, даже если работник не работал (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749);
- за выходной день в командировке, когда работник не работал, средний заработок платить не нужно (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749);
- если же в выходной день работник работал или был в пути (например, выехал в командировку в воскресенье в 20.00), то такой день оплачивается как работа в выходной день (Письмо Минтруда от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110). Подробнее об этом читайте отдельную консультацию.
Отражение командировки в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени командировка (включая выходные дни, когда сотрудник отдыхал) отражается буквенным кодом «К» или цифровым «06».
Выходные дни, попавшие на период командировки, в которые сотрудник работал или был в пути, отражается буквенным кодом «К/РВ» или цифровым «06/03».
Расчеты с командированным работником
До командировки работнику должен быть выдан аванс наличными или путем перечисления денег на банковскую карту (можно зарплатную) (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Также организация может сама приобрести для работника билеты на проезд и оплатить гостиницу. Тогда работнику не придется отчитываться об этих тратах.
А по возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться о потраченных во время командировки суммах. Проще всего оформить авансовый отчет. Этот документ оформляется в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Правда, надо сказать, что нарушение срока составления авансового отчета не является основанием для невозмещения работнику потраченных сумм или для неучета расходов для целей налогообложения. Наличие такого срока носит скорее воспитательный характер.
К авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие расходы:
- по проживанию – чек ККТ, счет гостиницы (при аренде квартиры — договор аренды квартиры, документ об оплате);
- по проезду – билеты и т.д. Кстати, если работник поехал в командировку на собственном автомобиле, организация должна возместить ему расходы на бензин. Можно заключить с работником соглашение об использовании автомобиля в служебных целях, выписать ему путевой лист. Далее работник приложит к авансовому отчету чеки на бензин и служебную записку с описанием, какие суммы были потрачены на проезд, в какой день работник выехал в командировку и в какой вернулся.
В отдельной консультации вы можете посмотреть, как оформить служебную записку об использовании такси в командировке.
Расходование суточных подтверждать не нужно. Работник волен потратить суточные на что считает нужным.
Если выявится, что работник потратил денег больше, чем выданный ему аванс, и руководитель согласовал все потраченные суммы, то работнику нужно возместить перерасход.
Если же работник потратил денег меньше, чем получил на командировку, то остаток он должен вернуть в кассу организации или перечислить на банковский счет организации.
При загранкомандировках суточные можно платить в рублях или в иностранной валюте. Расходы работника, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу из документа об обмене (например, по данным банковской выписки). Если же работник не предоставил такой документ, то надо использовать курс Банка России на дату выдачи аванса или утверждения авансового отчета (если аванса не было или его не хватило) (Письмо Минфина от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967).
Учет и налогообложение командировочных расходов
Как мы уже сказали, в состав командировочных расходов входят суточные, оплата проезда, проживания и иные расходы.
Суточные и все подтвержденные документами расходы (произведенные с согласия руководителя) можно включить в расходы для целей налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Никаких нормативов для этих сумм нет.
НДС по командировочным расходам принимается к вычету в общем порядке (при наличии счета-фактуры, оформленного на имя организации). В частности, нельзя принять к вычету НДС по гостиничным расходам без счета-фактуры. Исключение – расходы на проезд. НДС по ним можно принять к вычету без счета-фактуры, если НДС выделен в билете, поскольку билет является бланком строгой отчетности (Письмо Минфина от 30.11.2020 № 03-07-11/104225).
Суммы возмещения работнику командировочных расходов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они документально подтверждены и согласованы с руководством (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
А вот по суточным и по расходам на проживание без подтверждающих документов в целях НДФЛ и страховых взносов в ПФР, в ФФОМС и на ВНиМ установлены нормативы (необлагаемые суммы). Приведем их в таблице.
| Вид расхода | Необлагаемая налогами сумма |
|---|---|
| Суточные за 1 день при командировке по России | 700 руб. |
| Суточные за 1 день при загранкомандировках | 2 500 руб. |
| Неподтвержденные расходы на проживание за 1 день при командировке по России | 700 руб. |
| Неподтвержденные расходы на проживание за 1 день при загранкомандировках | 2 500 руб. |
Суточные и расходы свыше приведенных сумм облагаются НДФЛ и страховыми взносами как доход сотрудника. По взносам на травматизм нормативов для указанных видов расходов нет.
И обратите внимание на такой момент. Если в счете гостинице будет указано, что в стоимость входит в том числе и питание (например, завтраки), и эта стоимость питания будет выделена отдельной суммой, то стоимость питания нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Ведь питание и так компенсируется работнику суточными. Кроме того, оплаченная за счет работодателя стоимость питания будет являться доходом работника и облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Еще одно напоминание – подтверждающие документы по загранкомандировке, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык. Переводить весь документ не надо. Главное, чтобы было понятно сколько и за что уплачено.
Проводки по командировке
В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:
- дебет счета 71 – кредит счета 50, 51, 52 – при выдаче работнику аванса на командировку;
- дебет счета 26 (44) – кредит счета 71 – при утверждении авансового отчета по итогам командировки;
- дебет счета 71 – кредит счета 50, 51, 52 – при возмещении работнику перерасхода по командировке.
Особенности однодневной командировки
Командировка вполне может носить краткосрочный характер, в частности, длиться всего 1 день. В этом случае будут расходы на проезд, но не будет расходов на проживание. А надо ли платить суточные при однодневной командировке?
Нет, при однодневных командировках по России суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
А если это однодневная загранкомандировка (то есть в один день улетел за границу и вернулся), то суточные составляют половину нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
По договоренности с руководителем при однодневных командировках работнику могут быть выплачены суточные и в больших размерах. Например, при однодневной командировке по России организация может выплатить работнику сумму в размере 700 руб. Но это будут уже не суточные, а иной доход работника, который будет облагаться НДФЛ и взносами как обычная трудовая выплата.
Что касается оплаты труда в командировке, то при однодневной командировке в общем порядке выплачивается средний заработок за 1 день.