Загрузить PDF
Загрузить PDF
Если у вас очень плотный график, скорее всего, вы стремитесь провести каждый день максимально продуктивно. Когда так много нужно сделать, голова может пойти кругом. Чтобы каждый прожитый день был продуктивным, вам необходимо развить в себе организаторские навыки, а также навык тайм-менеджмента (эффективного управления временем). Например, можно начинать день со здорового полезного завтрака, стакана чистой воды и утренней зарядки. Такой распорядок обеспечит вас зарядом энергии и бодрости перед походом в школу или на работу. Расставьте приоритеты в своих делах и распределите их по степени важности. Чтобы не устать и не «перегореть» от работы, важно время от времени делать перерывы. Дома сосредоточьтесь на том, чтобы расставить все мысли по полочкам и спланировать дела на следующий день. Обязательно занимайтесь чем-нибудь для души, чтобы развеяться и отвлечься. Забота о себе очень важна для поддержания высокой продуктивности на работе.
-
1
Начните подготовку накануне вечером. Если вы хотите провести день продуктивно, необходимо спланировать все заранее. Прежде чем отправиться спать, составьте список дел на следующий день. Важно составить реалистичный список из вполне выполнимых важных дел. Если в этом списке будет слишком большое количество задач, вы скорее поддадитесь стрессу, чем проведете день продуктивно. Поэтому лучше запланировать 3–5 важных дел на день.[1]
- Если задачи действительно глобальные и сложные, можно сократить количество таких задач. Например, если вам нужно закончить отчет для работы, скорее всего, вам понадобится внести в список еще несколько более мелких шагов. Можно сформулировать эту глобальную цель так: «Закончить отчет к концу дня», а затем чуть ниже перечислить те шаги, которые вам потребуется сделать для достижения этой цели.
- Если у вас пока не предвидится глобальных важных дел, можно внести в список дел 4–5 небольших задач. Например, можно написать так: «Ответить на электронное письмо Саше, переписать пресс-релиз, проверить статью для сайта на ошибки, перезвонить Коле».
- Помните, что вы можете сделать больше. Ведь если вы усердно стараетесь и стремитесь к продуктивности, вполне вероятно, что вам удастся выполнить все дела из списка. При составлении этого списка основная задача — выделить то, что обязательно должно быть сделано к концу дня независимо от обстоятельств. Запись целей и задач на день помогает расставить приоритеты.
-
2
Выпейте стакан воды с лимоном. Лимонный сок с утра заряжает энергией и бодростью, что может повысить продуктивность в течение всего дня. С утра, как только вы проснетесь, выпейте стакан воды с выжатым лимонным соком. Не стоит пить концентрированный лимонный сок, потому что он неблагоприятно влияет на зубы. Будет хорошей идеей вечером перед сном поставить в холодильник стакан воды с выжатым в него лимонным соком.[2]
- Для лучших результатов рекомендуется пить воду с лимонным соком на пустой желудок.
- После этого нужно подождать минут 15–30 и только потом приступать к завтраку.
-
3
Не спешите проверять новости в социальных сетях. «ВКонтакте», «Твиттер» и другие социальные сети лишь понижают вашу концентрацию. Поэтому не рекомендуется первым делом с утра включать телефон и проверять социальные сети. Вместо этого постарайтесь сконцентрироваться и направить энергию в нужное русло.[3]
- Релаксируйте — начинайте день с позитива. Социальные сети часто вызывают в нас бурю разных эмоций и переживаний, из-за чего мы порой с самого утра становимся раздражительными. Вместо этого уделите время растяжке или медитации, понаблюдайте за птицами, послушайте любимую песню.
- Выделите конкретное время для посещения социальных сетей. Например, можно пообещать себе не заходить в приложение «ВКонтакте», пока вы не позавтракаете.
- Если это стало для вас серьезной проблемой, можно даже заблокировать доступ к посторонним сайтам и удалить на своем смартфоне приложения, которые вас отвлекают.
-
4
Позавтракайте. Хороший плотный завтрак необходим для успешного и продуктивного дня. Ведь не без причины именно завтрак называют самым важным приемом пищи. Здоровый плотный завтрак улучшает настроение, заряжает энергией и в целом настраивает на продуктивность.[4]
- Приготовьте себе нормальный сытный завтрак. Не стоит перебиваться полуфабрикатами или быстрыми сладкими перекусами вроде пончиков.
- Овсянка, йогурт, фрукты и яйца — отличный выбор для вкусного и сытного завтрака.
- Если вы сильно торопитесь, можно захватить что-нибудь перекусить по пути на работу или учебу. Даже простой банан, который можно съесть по дороге, помогает повысить продуктивность.
-
5
Сделайте зарядку перед работой. Физические упражнения помогают улучшить настроение и снизить уровень стресса. Кроме того, физическая активность подзаряжает и придает силы. Проснитесь утром чуть раньше, чтобы перед работой или учебой у вас было время сделать легкую зарядку.[5]
- Вовсе не обязательно устраивать полноценную тренировку. Даже легкая разминка на 10 минут поможет улучшить общее самочувствие.
- Можно сходить на прогулку на 10 минут, выполнить несколько кардиоупражнений прямо у себя на кухне, а если вы любите йогу или пилатес, найдите комплекс базовых упражнений онлайн примерно на 10 минут.
Реклама
-
1
Исключите отвлекающие факторы. Действительно продуктивный день начинается с минимального количества отвлекающих факторов. Отправляясь на работу или в школу, заранее отключите все гаджеты и уберите все предметы, которые сбивают вас с толку. Вы же хотите сконцентрироваться на своей работе, а не на других мелочах.[6]
- Если вы работаете за компьютером, закройте все посторонние вкладки в браузере и любые приложения, которые отвлекают ваше внимание. Выйдите из аккаунтов социальных сетей. Закройте вкладки с посторонними веб-сайтами, когда изучаете новые статьи. Если в фоновом режиме у вас работает какая-то не относящаяся к делу программа — закройте ее.
- Уберите со своего рабочего стола все лишнее, что может отвлечь ваше внимание. Если на столе лежит интересная книга, которую вы купили себе почитать в свободное время — отложите ее подальше. А также отложите в сторону все гаджеты: телефон и планшет, которые крадут у вас время и энергию.
-
2
Умейте сказать «нет» на просьбы, выполнение которых не вписывается в ваши планы и не соответствует вашим приоритетам. Нет ничего плохого в отказе, особенно если вам предстоит действительно сложный день, а люди просят вас сделать то, на что у вас не останется ни сил, ни времени. Если человек просит вас об одолжении, которое никак не вписывается в ваш распорядок дня и в ваши приоритеты, просто скажите, что не сможете ему помочь.
- Например, можно сказать так: «У меня никак не получится, сегодня распланирована каждая минута, и у меня просто не будет времени на посторонние занятия», — или так: «Нет, извини. Сегодня я тебе помочь не смогу».
-
3
Организуйте свое рабочее место. Вряд ли кому-то удастся продуктивно работать в беспорядочной атмосфере. Прежде чем приступить к работе, не пожалейте нескольких минут на наведение порядка. Просто сложите или распределите по папкам лежащие на столе документы и бумаги, выбросьте ненужное. Если на столе пыльно или грязно — быстренько протрите его. Если вы заметили в кабинете какой-то мусор вроде бутылки из-под газировки или обертки от конфеты — выбросьте их в мусорное ведро. Чистое, опрятное и аккуратное рабочее место играет большую роль в повышении продуктивности.[7]
- Рассортируйте бумаги и документы. Например, те документы, которые необходимо проверить или доделать, можно положить в одну стопку, а те, что не требуют доработки — в другую.
- Наведите порядок в канцелярских принадлежностях. Сложите все основные принадлежности, которыми вы пользуетесь (степлер, ножницы, ручки), в ящик стола.
-
4
Старайтесь концентрироваться лишь на чем-то одном. Пока вы работаете над какой-то задачей, постарайтесь сфокусировать все свое внимание лишь на ней. Работая, к примеру, над отчетом, не стоит думать о том, как вы будете добираться домой. Пока вы не закончили работу над конкретной задачей, не стоит размышлять о следующей. Сосредоточившись на одной-единственной цели, вы сможете работать более продуктивно, поскольку все ваше внимание будет направлено на выполнение конкретного задания.[8]
- Многозадачность обычно не лучшим образом влияет на продуктивность. Вы потратите гораздо больше времени, пытаясь качественно выполнить три дела сразу, чем если бы вы делали каждое из этих дел поочередно.
- Вместо того, чтобы перескакивать от одного дела к другому, выберите какое-то одно и закончите его, а затем переходите к следующему. Пока вы работаете над выполнением какой-то задачи, не отвлекайтесь на телефон и не проверяйте электронную почту.
-
5
Сначала возьмитесь за наиболее важное дело. Если сложные и важные дела не заставляют себя ждать — примите этот вызов и закончите сначала с ними. Таким образом, вам не придется отправлять действительно важные дела в долгий ящик и откладывать их на завтра. Кроме того, после выполнения крупного и важного дела вы почувствуете себя более расслабленным и удовлетворенным, ведь остаток дня можно будет посвятить более легким задачам, которые принесут меньше стресса. Именно такой подход поможет вам повысить продуктивность.[9]
- Вернитесь к списку дел, который вы составили накануне вечером. Какие важные дела (их должно быть от 3 до 5) вам обязательно нужно сделать до вечера? Приступите к одному из них.
- Скажем, вы очень переживаете по поводу отправки электронного письма важному клиенту. Вместо того, чтобы откладывать это дело на последнюю минуту и весь день беспокоиться по этому поводу, просто покончите с этой задачей с самого утра.
-
6
В течение дня устраивайте себе перерывы и вознаграждайте себя за успехи. Важная составляющая продуктивности — давать себе возможность расслабляться время от времени. Если вы не будете делать перерывы, вы очень быстро устанете и «перегорите» еще до конца рабочего дня. Во время работы следите за временем и радуйте себя маленькими перерывами каждые 15–30 минут.[10]
- Можно радовать себя небольшими вознаграждениями за старания. Скорее всего, вы будете работать более усердно и продуктивно, если будете знать, что после выполнения очередной задачи или очередного дела вас ждет приятное вознаграждение. Например, можно порадовать себя маленьким кусочком какой-нибудь сладости после того, как закончите писать эссе. А после того, как составите план презентации, можно зайти на 5 минут в социальные сети.
Реклама
-
1
Проанализируйте, как прошел день. По приходу домой не пожалейте немного времени, чтобы просто поразмышлять о прошедшем дне. Не стоит сразу же приступать к выполнению следующей задачи — такой подход принесет лишь стресс и неудовлетворение. Лучше спокойно сядьте и проанализируйте, как прошел день.[11]
- Подумайте обо всех делах, с которыми вам удалось разобраться. Дайте себе возможность почувствовать гордость за законченные дела. Поздравьте себя с успешным выполнением конкретных задач. Например, можно сказать себе: «Я очень рад, что все же выступил с речью на сегодняшнем совещании».
- А затем простите себя за все, что сделали сегодня не так, как планировалось. Напомните себе, что каждому свойственно ошибаться, примите тот факт, что никто из нас не идеален, что ошибки и проступки — естественная часть нашей жизни. Например, скажите себе: «Да, я знаю, что в том письме была опечатка, но в этом нет ничего страшного — каждый из нас ошибается время от времени».
-
2
Подготовьте одежду на следующий день. Будет хорошей идеей заранее собраться и подготовить одежду на следующее утро. Просто вечером перед сном подумайте, что собираетесь надеть на следующий день на работу или на учебу. Подготовьте эту одежду и повесьте ее рядом с кроватью. Таким образом, вам не придется с утра тратить время на выбор того, что надеть, и вы не выбьетесь из привычного утреннего распорядка.[12]
-
3
Наведите порядок. Небольшая ежедневная уборка помогает чувствовать себя дома более комфортно и продуктивно. Кроме того, аккуратная и опрятная обстановка помогает сосредоточиться на делах, И, что немаловажно, регулярная уборка действительно помогает экономить время! Ежедневно уделяйте время наведению порядка, и вам не придется тратить в выходные по несколько часов на скучную генеральную уборку.[13]
- Если есть какое-то дело, до которого никак не доходят руки, — начните с него. Как только почувствуете, что главное препятствие устранено, у вас появится вдохновение на остальные домашние дела.
- Можно разделить домашние обязанности на несколько дней недели. Например, можно стирать вещи по понедельникам, мыть посуду по вторникам, оплачивать счета по средам и так далее.
-
4
Уделяйте время увлечениям, которые помогают вам расслабиться. Невозможно постоянно крутиться как белка в колесе. Важно каждый вечер брать паузу, уделять время себе и своим интересам. Перед сном займитесь чем-нибудь, что помогает вам расслабиться и прийти в себя. Можно почитать книгу, принять теплую ванну или просто посмотреть кино. Все это помогает расслабиться и предотвращает «перегорание», которое, бесспорно, снижает продуктивность.[14]
-
5
Перед сном составьте список дел на следующий день. Да, снова нужно составить список дел! Вы же хотите сделать и следующий день максимально продуктивным? Не забудьте записать 3–5 важных дел, которые обязательно нужно выполнить до завтрашнего вечера.[15]
Реклама
Советы
- Выполняйте дела в порядке приоритета, с тем чтобы в первую очередь уделять внимание наиболее важным и безотлагательным делам. Это позволит вам вовремя справиться с любыми чрезвычайными вопросами, которые могут возникнуть в течение дня, и не нарушить при этом запланированный распорядок дня.
- Будьте готовы подстроиться под обстоятельства. Время от времени планы могут меняться, и это совершенно нормально.
- Старайтесь каждое утро заправлять кровать. Было доказано, что удачное завершение какой-то небольшой задачи после пробуждения стимулирует мозг и позволяет продуктивнее провести день.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 28 595 раз.
Была ли эта статья полезной?
Как организовать свой день: методики гениев продуктивности
Время — дефицитный и невосполнимый ресурс. Научитесь использовать его с умом.
Метод Бенджамина Франклина
Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.
Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».
Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.
Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.
Бенджамин Франклин
В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).
В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.
Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.
Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.
Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».
Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.
Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:
- генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
- долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
- краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
- планирование на неделю и день.
Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.
Вывод
Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными жизненными принципами, поставить глобальную цель и составить план по её достижению.
Для долгосрочного и краткосрочного планирования можно использовать один из электронных инструментов либо завести бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрых записей».
Метод Стивена Кови
Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.
Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.
Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.
- Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
- Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
- Быть проактивным.
- Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
- Начинать, представляя конечную цель.
- Думать в духе «выиграл — выиграл».
- Сначала делать то, что нужно делать сначала.
Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.
Все задачи распределяются на четыре группы:
- Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
- Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
- Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
- Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).
По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.
Вывод
Чтобы стать эффективнее, в конце или начале дня выписывайте стоящие перед вами задачи и задавайте им приоритетность при помощи матрицы Эйзенхауэра (или матрицы Кови — кому как больше нравится). Для этого можно воспользоваться приложением Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% — важные срочные дела, 60% — важные несрочные.
Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.
Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.
Его метод стоит на двух китах:
- Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
- Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.
Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.
Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.
Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.
А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.
Страх — это индикатор. Страх — наш друг. Временами он показывает, чего не следует делать, но чаще показывает, что как раз стоит делать.
Тим Феррисс
Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.
Вывод
Этот метод подойдёт вам, если вы не можете следовать строгому графику и to-do-списки для вас не работают. Стройте свой день так, чтобы 20% времени занимали наиболее сложные и важные дела. Остальное пусть идёт своим чередом. Иными словами, если вам необходимо провести деловую встречу, то нужно выбрать день, время, продолжительность и строго следовать намеченному. Оставшуюся часть дня можно посвятить любой текущей работе.
Метод Глеба Архангельского
Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.
Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.
Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.
- «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
- «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
- «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.
Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.
Вывод
Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.
Метод Франческо Чирилло
Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.
Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.
Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.
Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.
Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.
По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.
Детально с методом Франческо Чирилло можно познакомиться здесь.
Вывод
В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.
Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.
GTD — альтернатива тайм-менеджменту
Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.
Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».
Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.
Вячеслав Сухомлинов
Исполнительный директор ресторанного холдинга. Эксперт по практическому применению GTD
GTD — это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.
Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.
Представьте самого успешного человека, которого вы знаете. Почему ему удалось добиться таких высоких результатов? Он научился эффективно использовать время, чтобы вырабатывать правильные привычки и выполнять действия, которые помогут ему достичь своих целей.
Фото: Unsplash
Что общего у вас с этим человеком? У вас, как и у него, есть 24 часа в день на развитие. Когда вы просыпаетесь утром, неважно, кем вы были вчера, вы начинаете все с чистого листа. Вы должны научиться полностью контролировать и направлять свою жизнь. Вот несколько советов и методик, как освободить свое время и использовать его более эффективно.
Как освободить свое время
Определите, сколько времени тратите сейчас
Мы живем в эпоху отвлечений. Поэтому мы должны обращать внимание на то, чем занимаемся и на что тратим свободные часы. Определите, на что у вас уходит больше всего времени (занятия, которые никак не помогут вам добиться вашей цели).
Будьте честны с собой. Оцените, как часто сидите в социальных сетях, смотрите YouTube или телевизор. Это не значит, что вам нужно сразу от всего этого отказаться. Вы просто должны понимать, как распоряжаетесь своим временем. Только вам выбирать, во что инвестировать свое время.
Оптимизируйте сон и просыпайтесь раньше
Выберите лучшее время, когда стоит ложиться спать и когда просыпаться. Попробуйте разбить свой сон на циклы, которые будут длиться по 90 минут. Это будет выглядеть примерно так: 1,5 часа > 3 часа > 4,5 часа > 6 часов
У вас было такое, что после одиннадцати часов сна вы все равно чувствовали себя невыспавшимся? Потому что вы проснулись посреди цикла.
Или как после трех часов сна вы чувствовали себя бодрым и полным энергии? Опять-таки, циклы.
Выработав привычку просыпаться рано, вы сможете несколько часов уделять себе и своим целям. Вот несколько советов, как это сделать:
- Ложиться спать в одно и то же время
- Постепенно просыпаться раньше (Если сейчас вы просыпаетесь в восемь утра, а хотите в шесть, начните с 7:50, затем – 7:40 и продолжайте в том же духе, пока не добьетесь желаемого результата)
Фото: Unsplash
В первое время вы можете чувствовать спад энергии, но это нормально: так ваше тело привыкает к новому расписанию. В таких случаях попробуйте поспать 20-30 минут.
Используйте с пользой «мертвое время»
Мертвое время – время, потраченное на занятия, которые не требуют серьезных умственных усилий. К таковым относятся, например, покупка продуктов или тренировки в спортзале. Попробуйте в такие моменты заниматься еще чем-то полезным. Например, слушайте аудиокниги, подкасты, практикуйте языки в Duolingo или Memrise.
Как эффективно использовать время
Установите цели
Вы должны с умом распоряжаться своими ресурсами. Если вы не установите цели, вы просто будете тратить время впустую. Поэтому очень важно правильно распределять свои ресурсы. Вы должны знать, к чему стремитесь.
Цели работают, как объектив камеры. Если вы правильно направите объектив и настроите фокус, у вас получится четкая фотография. Если нет – фотография будет размытой.
Фото: Medium
Попробуйте планировать на год вперед; установите три-пять главных целей для самых важных аспектов вашей жизни (работа, здоровье, отношения, личный рост, путешествия). Ваши цели должны быть конкретными. Все, что вам нужно сделать, – записать их на лист бумаги и начать к ним двигаться.
Определите занятия, которые при минимальных усилиях принесут максимальный результат
Тут вы можете применить закон Парето или принцип 20/80. Согласно этому принципу, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.
Задайте себе вопрос:
Если бы я мог целый день заниматься одним делом из списка, какое бы из них принесло мне максимальную пользу и приблизило бы к цели?
Затем задайте себе второй вопрос:
Если бы я мог выполнить еще одну задачу из списка, что бы это было?
Наконец, спросите себя про третью задачу.
Придумайте утренний ритуал
Эффективный утренний ритуал – это отличный способ начать свой день. Он должен состоять из наиболее полезных занятий, которые помогут вам достичь целей.
Например, если вы хотите начать вести блог, вы должны писать как минимум одну статью в неделю. Попробуйте писать что-то каждое утро по 30-60 минут. Вот несколько советов, как сделать утренний ритуал еще более эффективным:
Пейте воду
Ваше тело только что пережило шесть-восемь часов без воды. Дайте ему возможность восстановиться.
Сделайте что-то хорошее
Сделайте что-то, чем будете гордиться – например, заправьте постель.
Занимайтесь спортом
Лучше всего начать день с зарядки.
Фото: Medium
Делегируйте, устраняйте или автоматизируйте задачи
Обычно мы думаем, что можем сделать все сами. Найдите среди всех своих задач те, которые не приносят никакой пользы. Выберите, какие из них вы можете делегировать кому-то другому. Подумайте, можете ли вы убрать некоторые дела из своего списка или автоматизировать их.
Например, Здравко Цвийетич каждый день тратил как минимум два часа на приготовление еды. Он решил сэкономить это время и стал заказывать доставку из ресторанов. Освободив эти два часа, он мог заниматься полезными делами, которые помогли бы ему добиться целей в будущем.
Заблокируйте время или «поставьте в календарь встречу с самим собой»
Проводите время наедине с собой и позаботьтесь о том, чтобы вас в такие моменты не беспокоили. Используйте эту возможность для того, чтобы сфокусироваться на действиях, которые помогут вам в достижении будущих целей.
Разбивайте работу на периоды
Это довольно интересный совет. Вы можете воспользоваться методом «Помидора». Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, сопровождаемые короткими перерывами. Это поможет максимально увеличить вашу продуктивность и не перегореть.
Войдите в поток
Поток – это время, когда вы полностью погружены в задачу и на сто процентов сфокусированы. Очень важно понимать, над чем вы работаете, и что это поможет вам достичь целей в будущем. Совет: один из лучших способов войти в поток – найти подходящую музыку.
Дневной сон – это важно
Конечно, после выполнения серьезной задачи вам нужен будет отдых. В таком случае найдите тихий уголок в офисе или дома и закройте глаза. Необязательно именно засыпать, просто позвольте своему телу расслабиться.
Фото: Unsplash
Помните про временной буфер
Временной буфер охраняет нас от всего, что может пойти не по плану. Если вам назначили встречу на 15:00, придите в 14:45. Просто на всякий случай. Если вам нужно сдать проект к 1 июля, закончите его к 28 июня.
Не переживайте, если что-то идет не по плану
Даже если вы станете экспертом в области тайм-менеджмента, вы все равно будете сталкиваться с непредвиденными обстоятельствами. Обычно это не будет зависеть от вас. Если кто-то опаздывает на встречу с вами, для начала выдохните. Воспользуйтесь этим моментом, чтобы почитать книгу или послушать подкаст.
Следите за тем, на что тратите время
Следите за своими основными занятиями на протяжении всей недели, а затем оценивайте их важность. Так вы сможете увидеть причины неэффективности и исправить это в следующий раз.
Оцените свои результаты
Раз в неделю выделите тридцать минут на то, чтобы оценить свои текущие результаты. Что было продуктивным? Фокусируйтесь больше на этом. Что было неэффективным? Делегируйте это, устраняйте или автоматизируйте.
Выделите один день на рутинные дела
Посвятите один день рутинным делам – например, покупке продуктов или уборке квартиры.
Говорите «нет» собраниям, которые не имеют определенного результата
На прошлой работе Здравко Цвийетич постоянно перед собраниями задавал коллегам вопрос, каков будет их результат, и если такового не было, он просто туда не приходил либо приходил только тогда, когда обсуждались именно его задачи. Таким образом он не тратил время на бесполезные дела и занимался чем-то более важным.
Фото: Medium
Говорите «нет» электронной почте, пока не закончите с утренним ритуалом
Не проверяйте электронную почту чаще двух раз в день.
Говорите «нет» вещам, которые не совпадают с вашими целями
Очень важно научиться говорить «нет» и таким образом делать свою жизнь проще. Помните: вы не говорите «нет» другим, вы говорите «да» себе.
Награждайте себя
Ваша жизнь не должна быть распланирована до последней минуты. После продуктивной недели отдохните.
Выработайте ночной ритуал
У вас был очень продуктивный день. Вам пора отдохнуть. Вспомните о том, что приятного или хорошего произошло днем.
Фото: Unsplash
Технологический детокс
За час до сна выключите ноутбук, телефон и другие электронные устройства. Поговорите с любимым человеком, почитайте книгу или подготовьтесь к завтрашнему дню – подумайте о своих задачах, что наденете и где пообедаете.
Вывод
На выработку этих привычек у вас может уйти несколько лет, но поверьте, результаты будут ошеломляющими. Вы должны понимать, что не вернете потраченное время, поэтому проживайте каждый день максимально продуктивно. Конечно, вы не сможете выполнять все эти советы идеально и вы не должны к этому стремиться.
Думайте о маленьких вещах, которые вы можете контролировать. Вы сами решаете, когда просыпаться, когда выполнить первый, второй пункты из своего списка. Когда вы делаете эти маленькие вещи, все остальное больше не имеет значения, другие проблемы больше не под вашим контролем и вам не нужно о них переживать.
Попробуйте применить эти техники на практике и вы увидите, что можете достичь намного большего.
Источник.
Материалы по теме:
3 совета, как побороть прокрастинацию
Как повысить продуктивность: советы главы Y Combinator
10 способов работать продуктивно
Как настроить Chrome для повышения продуктивности
Предприниматели и топ-менеджеры — о своей утренней рутине.
Материал написан для издания о здоровье, саморазвитии и моделях восприятия мира Reminder.
«Я не хочу постоянно принимать решения о том, что мне съесть и что надеть, потому что мне и так приходится принимать много решений. Нужно выстроить рутину. Нельзя проживать день, отвлекаясь на мелочи», — метко высказался Барак Обама ещё в пору своего президентства.
Принятие решений — сложный и энергоёмкий процесс, чем чаще мы запускаем его, тем быстрее наш мозг устаёт. Именно поэтому многие предприниматели, топ-менеджеры и другие занятые люди вырабатывают полезные привычки и доводят их до автоматизма: только так можно сохранить силы на что-то по-настоящему важное.
Помимо прочего, «рутинизация» служит отличной профилактикой ментального здоровья. Аккуратно распределённые по дню ритуалы снижают тревожность и помогают восстановить силы. А грамотно выстроенная и осознанная утренняя рутина задаёт правильный настрой для всего дня.
Один из самых успешных мотивационных спикеров США Хэл Элрод заработал миллионы на своей практике «Магия утра» и одноимённой книге (переведена на 27 языков, на русском вышла в издательстве «Манн, Иванов и Фербер» в 2016 году).
Элрод предлагает вставать на час пораньше и равномерно распределять его между шестью практиками, которые помогают повысить продуктивность: минутами тишины, аффирмацией (позитивные утверждения, которые помогают поверить в себя), визуализацией целей, зарядкой, чтением и ведением дневника.
Но универсального способа организовать утреннюю рутину нет и быть не может: мы все слишком разные, со своими циркадными ритмами, вкусовыми предпочтениями и степенью усвояемости кофеина. Вот какие можно выбрать.
Стакан воды
Один-два стакана тёплой воды сразу после пробуждения восстанавливают водный баланс организма, активизируют работу всех систем и за счёт этого помогают быстрее проснуться и почувствовать прилив сил.
Есть данные, что эта привычка помогает контролировать аппетит: если выпить поллитра воды с утра, можно разогнать метаболизм на целых 30%. Кроме того, мы часто путаем жажду с голодом, и стакан воды банально помогает не переедать за завтраком.
Физическая активность
Тоже помогает потреблять меньше калорий в течение дня и быстрее сжигать жир. Но, что важнее, любая физическая активность с утра, будь то йога, тренировка или прогулка, снижает кровяное давление и вместе с ним риск развития сердечно-сосудистых заболеваний. А умеренная тренировка на пустой желудок может предотвратить развитие инсулинорезистентности и преддиабета.
Есть данные, что люди, которые делают утреннюю зарядку, чаще двигаются в течение всего дня. А регулярные физические нагрузки повышают наши шансы дольше оставаться здоровыми и вообще жить дольше.
Медитация
Мощный инструмент для борьбы со стрессом. Медитация, как и другие дыхательные практики, улучшает вариабельность сердечного ритма — она показывает, насколько хорошо мы умеем переключаться между напряженным и спокойным состоянием. То есть, как быстро наш организм выходит из режима боевой готовности, в котором крайне сложно думать и вообще нормально функционировать.
Отказ от кофе
Сразу после пробуждения в организме усиленно вырабатывается природный стимулятор — кортизол. Именно он должен давать нам заряд бодрости с утра. Кофеин не усиливает его действие, а пытается заместить, в итоге плохо работают оба.
Поэтому пить кофе и другие стимулирующие напитки в первый час бодрствования — практически бесполезно, а иногда и опасно: чем чаще потребляешь кофеин в пики естественной активности, тем выше толерантность к нему. Так очень быстро и незаметно формируется зависимость.
В обычном зелёном чае и напитке матча (его готовят из цельных листьев зелёного чая, перетёртых в порошок) тоже есть кофеин, но меньше, чем в кофе. Кроме того, кофеин в чае медленнее перерабатывается организмом и потому даёт более продолжительный бодрящий эффект без резких скачков уровня энергии.
Практика благодарности
Можно считать вторым (после стакана воды) самым простым и эффективным средством повышения качества жизни: ежедневная практика благодарности повышает настроение, снижает тревожность, служит профилактикой депрессии, улучшает иммунитет и работу сердечно-сосудистой системы.
Суть в том, чтобы каждый день в течение пары минут благодарить жизнь, мир и людей за что-то конкретное. Можно записывать благодарности в журнал, проговаривать вслух или мысленно — главное, делать это осознанно и сфокусировано.
Отказ от информационного шума
Даже в Facebook признаются: бесконтрольное прокручивание ленты новостей плохо сказывается на психическом здоровье. Опросы показывают, что многочисленные оповещения о новых письмах в электронной почте вызывают стресс и повышают тревожность. Поэтому отказаться от информационного шума в первые часы после пробуждения — хорошая идея.
Какие практики используют предприниматели и топ-менеджеры
Андрей Дороничев, директор по продукту Google
- Подъем в 6:00.
- Стакан тёплой воды.
- Дневник благодарности.
- 20 минут йоги.
- 30 минут медитации (10 минут концентрации на дыхании, 20 минут — сканирования тела).
Своей рутины я стараюсь придерживаться каждый день. Когда небо падает на землю и вообще не до этого, выделяю хотя бы по одной минуте для каждого пункта. В таком виде рутина сформировалась постепенно.
Йога появилась, кажется, в начале года. Дневник — пару лет назад. Каждое утро пишу в него, иногда всего несколько строк: что было хорошего и кому спасибо. Медитирую уже три года. Это помогает зарядить ум и успокоить тревожный голос в голове.
Раньше в рутине был ещё один важный элемент — каждое утро заходил к детишкам, будил их сам, и мы вместе пешком прогуливались до школы. В этом году приучаем их самих вставать по будильнику — в 7:00. И я часто ухожу до этого. Мне этой рутины не хватает.
Ещё хочется добавить в рутину обливание холодной водой или холодный душ. Детей мы к этому приучили с грудничкового возраста. Поэтому они сами встают и каждое утро выливают на себя ведро ледяной воды. Им не сложно. Завидую им.
Андрей Дороничев
Егор Руди, генеральный директор Profi.ru
- Подъем в 8:00.
- Стакан воды.
- 15 минут прогулки с аудиокнигой до офиса.
- 2 часа концентрированной работы без отвлечений.
Я не особо утренний человек, мои рутины равномерно распределены по дню: медитирую с 15:00 до 15:30 в офисе, с 16:00 до 18:00 тренируюсь. Поэтому утро у меня сжатое, в 9:00 я уже в офисе, но встречи назначаю не раньше 11 часов.
Завтракаю только в 13 часов — практикую интервальное голодание. Каждый день голодаю 16 часов, раз в неделю — 36. А в ноябре буду проходить недельное голодание в SрaGolod.
Чтобы ходить на работу пешком, отказался от машины. По дороге слушаю в основном книги по бизнесу или подкасты на английском из Pocket Casts. Из последних прослушанных книг — «Принципы» Рея Далио, «The Everything Store: Джефф Безос и эра Amazon», «Поток» Михая Чиксентмихайи, «Леонардо да Винчи» Уолтера Айзексона.
Вообще с аудиокнигами по бизнесу большая проблема. Их мало, появляются поздно, выбор часто очень странный. И мне даже хочется однажды это изменить.
Егор Руди
Елена Шифрина, основательница BioFoodLab (бренд Bite)
- Подъем в 6:30.
- Стакан тёплой воды
- Разминка с приложением NTC.
- Медитация.
- Зелёная матча на растительном молоке.
После кофе у меня не наступает заветной бодрости, а наоборот, начинает болеть голова, я стала замечать отёчность на лице. Поэтому перешла на напитки на основе растительного молока и стала экспериментировать.
Та же зелёная матча бодрит намного лучше, а чтобы её приготовить, надо буквально пару минут: просто смешать растительное молоко и матчу в капучинаторе.
Привычка выпивать стакан воды появилась у меня много лет назад, а вот медитацию я решила попробовать совсем недавно. Признаться, это не так легко, как кажется. Очень сложно отключиться от внешних факторов и настроиться на свои внутренние процессы. Нужно время, чтобы сказать, станет она моим ежедневным ритуалом или нет.
Елена Шифрина
Михаил Перегудов, генеральный директор «Яндекс.Шефа»
- Подъем в 8:00–8:30.
- Стакан воды.
- Тренировка средней интенсивности за 15 минут.
- Завтрак: творог или каша с фруктами.
Я экспериментировал с режимом и нашёл оптимальный: ложусь спать примерно в полночь-час и встаю в 8:00 или 9:00. Сплю в среднем по семь с половиной часов. Такие у меня циркадные ритмы.
Совсем не пью кофе. И даже чай стараюсь пить только травяной, чтобы в нём не было кофеина. На завтрак ем одно и то же: кашу или творог без добавленного сахара. Вместо него кладу фрукты.
Важный элемент моей рутины — отказ от цифрового шума. На смартфоне стоит специальная фича, которая ограничивает доступ к большинству приложений с 22:00 до 9:00.
Первые полчаса-час после пробуждения я не использую телефон, чтобы не забивать голову лишней информацией из социальных сетей, почты, мессенджеров. Это поток, в который очень легко погрузиться, но которым практически невозможно управлять. Он не нужен с утра.
Михаил Перегудов
Давид Ян, сооснователь ABBYY и Yva
- Подъем в 6:00–6:30.
- Проверка почты и Slack.
- Рабочие звонки с 7:00 до 11:00.
- Кофе латте-арт с супругой.
Просыпаться так рано мне помогает только будильник (ужасная вещь!). Наша система поведенческой аналитики Yva.ai упорно считает, что в будни я сплю по 4–5 часов. Ей виднее… Зато в перелётах через океан мне удаётся высыпаться по 10–11 часов.
Мой главный утренний ритуал — это кофе с латте-артом (то есть с рисунками— Reminder), который я готовлю каждый день около 11 утра для нас с супругой.
Мы оба практикуем интервальное голодание уже года два. Правда, не очень строго — в среднем голодаем не 16, а 14 часов. Ещё я лет 15 следую своей собственной системе питания («Система питания Давида» — Reminder), которую описал в книжке «Теперь я ем всё, что хочу!».
Давид Ян
Арианна Хаффингтон, основательница Huffington Post
Этот и последующие примеры взяты из книги «Утренние ритуалы. Как успешные люди начинают свой день» Бенджамина Сполла и Майкла Ксандера, «Манн, Иванов и Фербер», 2019.
- Подъём без будильника.
- Осознанное дыхание.
- Практика благодарности.
- 20 минут медитации.
- 30 минут на велотренажере.
- 5–10 минут йоги.
Поскольку я управляю новостной компанией, а утро — невероятно важное время для бесед с нашими редакторами, мне необходимо всегда быть на связи. Поэтому я начинаю работать с электронной почтой, как только сажусь на велотренажёр.
Арианна Хаффингтон
Биз Стоун, соучредитель Twitter и Medium
- Подъем 7:00–7:30.
- Бутылка воды.
- Время с сыном (около часа).
- Кофе.
- Лёгкий завтрак.
- Отказ от телефона до выхода на работу.
Мой пятилетний сын Джейк будит меня в половине седьмого — семь. Проснувшись, я всегда первым делом играю с ним. Первые два года мы играли в Lego, но недавно малыш открыл для себя Minecraft для iPad.
Биз Стоун
Рафаэль Рейф, президент Массачусетского технологического института
- Подъем: 5:00–6:00.
- Стакан воды.
- Проверка электронной почты.
- Завтрак и чтение новостей.
- Душ.
Если у меня нет возможности проверить утром почту, я очень беспокоюсь о том, что мог пропустить что-то важное. (Впрочем, даже проверив её, я всё равно беспокоюсь!)
А ещё — хоть такое бывает очень редко, — если я по какой-то причине пропускаю завтрак, это выбивает меня из колеи на целый день. В этом случае мне больше всего подходит эпитет «ворчливый».
Рафаэль Рейф
Что ещё почитать, посмотреть и послушать
Книги
- «Магия утра. Как первый час дня определяет ваш успех», Хэл Элрод.
- «Утренние ритуалы. Как успешные люди начинают свой день», Бенджамин Сполл и Майкл Ксандер.
- «Доброе утро каждый день. Как рано вставать и всё успевать», Джефф Сандерс.
- «Зачем мы спим. Новая наука о сне и сновидениях», Мэттью Уолкер.
- «Десять минут до дзена: Счастье, спокойствие, контроль», Оуэйн О’Кейн.
- «Что самые успешные люди делают до завтрака. Как изменить своё утро и жизнь», Лора Вандеркам.
- «Режим гения: Распорядок дня великих людей», Мейсон Карри.
Видео
- 10 Morning Habits Geniuses Use To Jump Start Their Brain by Jim Kwik.
- 10 Morning Routine Habits of Successful People, Practical Psychology.
- How waking up every day at 4.30am can change your life, Filipe Castro Matos, TEDxTalks.
- The Power of Habit: Charles Duhigg at TEDxTeachersCollege, TEDxTalks.
Подкасты
- Beyond The To-Do List. Routines: Benjamin Spall on Morning Routines, Evening Routines and Habits.
- The Tim Ferriss Show. #253: Morning Routines and Strategies.
Download Article
Download Article
If you have a busy schedule, you likely want to make the most out of each day. If there’s a lot on your plate, this can feel overwhelming. However, basic organizational skills and time management can help you have a productive daily routine. You can begin the day with a healthy breakfast, a glass of water, and a workout. This will assure you go into work or school energized. Prioritize your tasks based on importance. Give yourself breaks to assure you don’t burn out. At home, focus on things like cleaning and planning for the next day. Also, make sure to do something to unwind. Self-care is as important to productivity as work.
-
1
Start preparation the night before. You should plan ahead if you want a productive day. Before going to bed for the night, make a to-do list.[1]
But make sure that it is doable. If you list an onslaught of tasks, this is more likely to stress you out than make you productive. Stick to 3 to 5 big daily goals.[2]
- If your goals are bigger, stick to a lower number. For example, if you need to finish a report for work, that’s going to take a lot of sub-steps. You can write a goal that just says, «Finish the Henderson report by end of day» and assume you’ll have a lot of sub-steps involved there.
- If you don’t have any big tasks ahead, reach for 4 or 5 smaller goals. You could write something like, «Return e-mail to Cindy, rewrite press release, proofread website copy, and return Carter’s phone call.»
- Remember, you may get more done. In fact, if you work hard and stay productive, there is a good chance you will exceed this list. The point of making your list is to get a sense of what absolutely must be done by the end of the day. Seeing your main goals written down can help you prioritize.
-
2
Have a glass of lemon water. Lemon can boost your energy in the morning, which can increase your productivity throughout the day. As soon as you wake up in the morning, have a glass of water with lemon juice squeezed in. Do not drink pure lemon juice, as this is hard on your teeth. It can help to place a pitcher of lemon water in the fridge before bed at night.[3]
- For best results, you should drink the lemon water on an empty stomach.
- Wait 15 to 30 minutes to eat after drinking the water.
Advertisement
-
3
Avoid social media right away. Facebook, Twitter, and other social media outlets can make you lose focus. Do not grab your phone first thing in the morning to check your Facebook. Instead, focus your energy elsewhere.[4]
- Think of a relaxing, positive way to start the day. Social media can often fuel feelings of inadequacy, making you grumpy at the beginning of the day. Instead, stretch, meditate, watch the birds outside, or listen to a song you like.
- Make a rule for yourself about when you can first look at social media. You can promise yourself, for example, you won’t check Facebook until after breakfast.
- If this becomes a more serious problem for you, you can even block distracting sites on your iPhone.
-
4
Have breakfast. A good breakfast is vital for a successful day. It’s called the most important meal of the day for a reason. Breakfast helps improve your mood and energy and can increase your overall productivity.[5]
- Go for a real breakfast. Skip the processed foods or sugary snacks like donuts.
- Oatmeal, yogurt, fruit, and eggs are all great breakfast choices.
- If you’re in a rush, try grabbing something small on your way out the door. Even eating a banana on your way to work can help bolster your productivity levels.
-
5
Exercise before work. A workout can help regulate your mood and stress level. Also, physical activity bolsters your energy. Get up a little earlier in the mornings so you can fit a workout in before work or school.[6]
- You don’t have to do a long workout. Something as simple as 10 minutes of physical activity can help.
- You can go for a brisk 10 minute walk, do 10 minutes of aerobics in your kitchen, or run on the treadmill for 10 minutes. If you like something like yoga or Pilates, try to find a 10 minute routine online.
Advertisement
-
1
Eliminate distractions. A productive day begins with minimal distractions. Going into work or school, remove anything that could get you off track. You want to be able to focus on your work and not other things.[7]
- If you work on a computer, shut any browsers and close any applications or software that’s distracting. Log out of social media accounts. Shut down websites where you’re reading news articles. If you have a distracting program in the background, close it.
- Get rid of anything on your desk that may distract you. If you have a book you brought to read during downtime, put it away. Put away any electronic devices, like an iPhone or an iPod, that may take away your energy.
-
2
Say “no” to requests that do not fit in with your priorities. There is nothing wrong with saying “no,” especially if you have a busy day ahead and people ask you to do things that you do not have the time or energy to do. If someone asks you to do something that does not fit in with your priorities for the day, then let them know that you cannot help them.[8]
- Try saying something like, “No, I have a lot on my plate today and I can’t add anything else.” Or, simply say, “No. I can’t help you with that today.”
-
3
Organize your workspace. No one can work productively in a messy atmosphere. Before you begin to work, take a few moments to tidy up. Organize any papers and throw out anything you don’t need. If there’s dirt or dust on your desk, quickly wipe it off. If you notice any garbage, like a can of soda or a candy wrapper, throw it away. A neat workspace can go a long way in terms of making you more productive.[9]
- Organize papers logically. Papers that you need to review or work on can be in one pile. Papers that have been completed can be in another.
- Keep your supplies organized. Have all your basic office supplies (staplers, scissors, pens, etc.) on one part of your desk.
-
4
Focus on one thing at a time. While you’re working on a single task, keep your energy focused there. Do not think about your commute home while you’re working on a report, for example. Do not think about the next assignment you need to do while you’re working on another assignment. Focusing on one thing at a time will make you more productive, as you’ll work more productively when you give a task your full attention.[10]
- Multitasking is actually bad for productivity. It will take you much longer to try to do three things at once than it will to do one thing at a time.
- Instead of bouncing between different tasks, choose one, complete it, and then move on. Avoid things like checking your phone or email while you’re trying to complete something.
-
5
Tackle the most important tasks first.[11]
If you’re not looking forward to a difficult or important task, do it first. This way, important jobs will not fall to the wayside. You will also feel more relaxed after getting a big task done, allowing you to proceed through your day with less stress. This can make you more productive.[12]
- You can refer to the list you made the night before. What were the three to five things you absolutely needed to do? Start with one of those.
- For example, say you’re nervous about returning an email to an important client. Rather than putting this off and worrying about it, do it first thing in the morning.
-
6
Give yourself breaks and rewards throughout the day. Part of being productive is cutting yourself some slack on occasion. If you don’t take breaks, you’ll burn out well before the day is over. Time yourself as you work and grant yourself a small break every 15 to 30 minutes.[13]
- You can also reward yourself. You may work harder if you know there’s a reward coming at the end of a particular task. For example, you can allow yourself to have a piece of candy after finishing one essay. You can grant yourself a 5 minute social media break after you finish planning a presentation.
Advertisement
-
1
Reflect on your day. At the end of the day, take some time to reflect when you get home. Do not immediately jump into a new task for the day, as this can leave you feeling stressed and burnt out. Instead, sit down and review your day.
- Think about everything you accomplished. Allow yourself to feel a sense of pride. Congratulate yourself on anything you did right during the day. For example, think something like, «I’m really glad I spoke up in that meeting today.»
- Then, forgive yourself for anything you did wrong. Remind yourself everyone makes mistakes and embrace the fact imperfections and missteps are a normal part of life. For example, «I know there was a typo in that memo I sent out, but everyone makes mistakes.»
-
2
Set your clothes up for the next day. It’s a good idea to have the clothes you’re going to wear ready the night before. Choose the outfit you want to wear to work or school the next day. Lay it out near your bed. This way, you won’t waste any time scrambling to find clothes when the morning comes around.
-
3
Get some cleaning done. Doing a little bit of cleaning each day helps you feel more productive at home. Remember, a clean environment helps with a productive mindset. In addition to this, regular cleaning saves you time. If you clean a bit each day, you won’t have to spend hours on the weekend doing a big cleanup.
- If there’s a chore you particularly dread, start with that. Once you feel like that’s out of the way, you’ll free up mental space to handle other chores.
- You can separate chores into different days of the week. For example, you can always do laundry on Mondays, dishes on Tuesdays, pay bills on Wednesdays, and so on.
-
4
Engage in activities that help you relax. You can’t be going all the time. It’s important to take time each night to give yourself a break. Before bed, do something that keeps you feeling sane and grounded. Choose an activity like reading a book, taking a warm bath, or watching some television. All of this can help you feel more relaxed, preventing burnout which can decrease productivity.[14]
-
5
Make a to-do list for the next day before bed. Again, make a to-do list. You can keep up the productivity cycle the following day. Remember to write down 3 to 5 tasks you absolutely must do the next day.[15]
Advertisement
Add New Question
-
Question
Why do I get overwhelmed so easily?
Sharon Lee is a Success Strategist and the Owner of Fearless Pursuits. With over seven years of experience, she specializes in helping others gain clarity on their goals, build confidence, and remain accountable towards their goals. Sharon offers advice to others through life coaching, career coaching, and small business coaching. Sharon holds a Strategic Intervention Coach Certification from Robbins-Madanes Training and has additional training from Erickson Coaching International.
Success Strategist
Expert Answer
Your goals or tasks might feel large and out of reach, which can feel overwhelming. That’s why it’s really important to chunk things down and get a little bit done each day.
-
Question
How can I be productive everyday at home?
Sharon Lee is a Success Strategist and the Owner of Fearless Pursuits. With over seven years of experience, she specializes in helping others gain clarity on their goals, build confidence, and remain accountable towards their goals. Sharon offers advice to others through life coaching, career coaching, and small business coaching. Sharon holds a Strategic Intervention Coach Certification from Robbins-Madanes Training and has additional training from Erickson Coaching International.
Success Strategist
Expert Answer
Put three things on your to-do list that will help you get closer to your goals. It’s fine if you aren’t able to finish everything in one day—just transfer the unfinished tasks to your 3-item to-do list for the next day.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
By prioritizing your day, you can finish the urgent tasks first. This will allow you to handle those emergency situations that will inevitably pop up without having them throw your entire schedule off.
-
Make sure to remain flexible in your plans. Plans can change, and sometimes that’s okay.
-
Try making your bed every morning. It has been proven that completing a small task upon waking up makes you more productive throughout the day.
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
They key to having a productive day is scheduling your time and staying on task. First thing in the morning or the night before, write a schedule or to-do list for your day. Prioritize things in order of importance so you can get the big jobs out of the way first. Make sure your plan is realistic so you don’t get overwhelmed. It’s best to avoid, or even block, social media, news, and any other websites that could easily distract you during the day. While you’re working, focus on one thing at a time to avoid unnecessary stress and confusion. You should also take regular breaks throughout the day and eat properly to break up your day and avoid burn out. For more tips, including how to use your day off to be productive, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 350,086 times.
Reader Success Stories
-
Farida Nasser
Jun 2, 2019
«Before I read articles from wikiHow, I was so lazy and unorganized. I never had anything to focus on and never…» more
