Как составить справочник предприятия

Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.

БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА

Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.

В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).

Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?

• подчиненность;

• номер;

• местонахождение;

• выполняемые функции.

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

Этап I: визуализируем организационную структуру

Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.

Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).

Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.

Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.

Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).

Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.

Этап II: утверждаем организационную структуру

Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

Этап III: присваиваем коды

• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.

• Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).

Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.

Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.

Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.

ТАБЛИЦА 1

Пример индексации подразделений

*Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.

Этап IV: утверждаем справочник кодов

Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).

ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

При индексации дел в номенклатуре

Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

Например:

01 – приказы по основной деятельности;

02 – распоряжения;

03 – положения;

04 – инструкции;

05 – переписка;

06 – служебные записки;

Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

При индексации бланков в альбоме форм

При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

При регистрации служебных записок

Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.

Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.

СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ

Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.

Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).

Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.

Как работает схема замещения? Очень просто.

Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.

ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ

• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».

• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.

• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.

• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.

Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.

[1] Не приводится.

Практическая работа № 3

Тема: Создание справочников

Цель: формирование умений создания
справочников

Время выполнения: 4 часа

Теоретический материал

В этой работе Вы познакомитесь с объектом конфигурации Справочник.
Научитесь создавать справочники, описывать наиболее важные
элементы их структуры и заполнять их данными.

Также Вы познакомитесь с объектом конфигурации Форма.
Узнаете, какие виды форм существуют у объекта Справочник
и в каких ситуациях они используются.

Что такое справочник

Объект конфигурации Справочник предназначен
для работы со списками данных. Как правило, в работе любой фирмы используются
списки сотрудников, товаров, клиентов, поставщиков и т.д. Свойства и структура
этих списков описываются в объектах Справочник, на основе которых платформа создает
в базе данных таблицы для хранения информации из этих справочников.

Справочник состоит из элементов.
Например, для справочника сотрудники элементом является сотрудник, для
справочника товаров — товар. Пользователь в процессе работы может самостоятельно
добавлять новые элементы в справочник: новых сотрудников, создать новый товар,
внести клиента. В базе данных каждый элемент справочника представляет собой
отдельную запись (строчку) в основной таблице, хранящей информацию из этого
справочника.

Каждый элемент справочника, как правило, содержит более подробно
описывающую этот элемент информацию. Например, все элементы справочника Товары
могут содержать дополнительную информацию о производителе, сроке годности и др.
Набор такой информации является одинаковым для всех элементов справочника и для
описания такого набора используются реквизиты объекта
конфигурации Справочник, которые также являются объектами конфигурации. Можно
это представить наглядно как таблицу: Справочник Товары
содержит список товаров, имеющих реквизиты (колонки в таблице
Товары) Производитель, Поставщик, Наименование.

Можно использовать стандартные реквизиты, свойственные выбранному
типу Справочника, а можно создать свои, более удобные.

Каждый элемент справочника может содержать некоторый набор
информации, одинаковой по структуре, но различной по количеству и предназначена
для разных элементов справочника.

Например, каждый элемент справочника Сотрудники
(каждый сотрудник) может содержать информацию о составе семьи сотрудника. Для
одного сотрудника это будет только жена, для другого — жена, сын, дочь.

Для описания подобной информации могут быть использованы табличные
части объекта конфигурации Справочник,
являющиеся подчиненными ему объектами конфигурации. (В этом случае в базе
данных будут созданы дополнительные таблицы для хранения табличных частей,
подчиненных конкретному элементу справочника.)

Для удобства использования элементы справочника могут быть
сгруппированы пользователем по какому-либо принципу.

Элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или
группам другого справочника. Например, Справочник ЕдиницыИзмерения может
быть подчинен справочнику Товары, тогда для каждого
товара можно будет указать единицы измерения.

Иногда возникают ситуации, когда необходимо, чтобы в справочнике
некоторые элементы существовали всегда, независимо от действий пользователя. В
таком случае Справочник позволяет описать любое количество таких неизменяемых
элементов, называемых предопределенными элементами справочника.

Предопределенные элементы отличаются от обычных тем, что создаются
в конфигураторе и пользователь не может их удалить. Все остальные действия с
ними он может делать, в том числе переименовывать. В интерфейсе
предопределенные элементы помечены специальной пиктограммой.

Формы справочника

Удобно представлять справочник в разном виде — список, дерево, в
определенной последовательности и т.п. Для этого используется объект
конфигурации Форма.

Форма служит для удобного визуального представления и ввода данных.

Система может самостоятельно создать все формы, которые нужны для
представления данных Справочника.

Задания:

1 Создание справочника

После небольшого знакомства с возможностями объекта конфигурации
Справочник, создадим несколько таких объектов.

Допустим, наша фирма оказывает услуги по ремонту
бытовой техники. Для ведения учёта потребуется хранить список сотрудников предприятия,
которые будут оказывать услуги. Также потребуется список
клиентов, с которыми работает наша фирма. После потребуется перечень услуг,
оказываемых фирмой и список материалов, которые могут быть израсходованы,
список складов, где они хранятся.

Создадим сначала справочник, в котором будут храниться данные о
клиентах.

Откройте в конфигураторе нашу конфигурацию, выделите в дереве
объектов ветку Справочники, нажмите Добавить. Назовите Справочник
— Клиенты.

На основании имени система создаст синоним — Клиенты. Он
служит для представления объекта в интерфейсе программы.

Представление объекта определяет название объекта в единственном
числе и используется в названии стандартной команды (Например, команды
создания клиента Клиент: создать.)

Используется также в интерфейсе команды добавления нового клиента,
товара и т.п. и в заголовке формы, (если не указано расширенное представление
объекта) в ссылке на клиента, товар…

Представление объекта нужно задавать тогда, когда синоним
задан во множественном числе или, когда описывает множество объектов. Т.е.
это название одного объекта списка.

Расширенное представление объекта —
определяет заголовок формы объекта. Если не задано, используется Представление
объекта.

Представление списка определяет название списка
объектов. Нужно задавать, когда синоним задан в единственном
числе.

Расширенное представление списка определяет
заголовок формы списка. Если не задано, используется Представление списка.

Задайте два свойства Представление объекта — Клиент и Представление
списка — Клиенты (последнее необязательно, т.к. будет использован синоним) (см.
рисунок 29).

Рисунок 29 — Свойства
справочника

Нажмите кнопку Далее и перейдите к закладке Подсистемы.

На этой закладке определяется, в каких подсистемах будет
отображаться справочник.

Логично, что список клиентов будет доступен в разделе Оказание
услуг и Бухгалтерия, поэтому отметьте в списке подсистемы Бухгалтерия
и ОказаниеУслуг (см. рисунок 30).

Рисунок 30 — Настройка
подсистем справочника

Нажмите на закладку Данные. Длина кода нас
устраивает, а длину наименования установите в 50 символов.

Длина кода — важное свойство справочника. Код используется для
идентификации элементов (ключевое поле) справочника и содержит уникальное для
каждого элемента справочника значение. Платформа может сама контролировать
уникальность кодов и поддерживать автоматическую нумерацию элементов
справочника. Поэтому от длины кода будет зависеть количество элементов,
содержащихся в справочнике.

2 Добавление новой команды в подсистему

Настроим интерфейс приложения, чтобы было удобнее вводить новые
элементы справочника.

Команда для открытия списка справочника, как и команда для
создания его новых элементов, добавляется в интерфейс тех подсистем, в которых
будет отображаться справочник. Но команда создания новых элементов по умолчанию
невидима в интерфейсе приложения. Это объясняется тем, что возможность
просматривать списки справочника нужна почти всегда, а возможность создания
новых элементов — редко. Поэтому соответствующую команду следует включать
только для некоторых справочников.

Сделаем доступной в панели действий раздела ОказаниеУслуг
стандартную команду для создания новых клиентов.

Для этого выделим в дереве объектов конфигурации ветку Подсистемы,
вызовем её контекстное меню и выберем пункт Все подсистемы (см.
рисунок 31).

В
открывшемся окне Все подсистемы слева в списке Подсистемы
выделим ОказаниеУслуг, справа в списке Командный
интерфейс отразятся все команды выбранной подсистемы (см.
рисунок 32).

В
группу Панель действий Создать добавилась команда Клиент: создать для
создания нового элемента справочника, но она невидима по умолчанию. Включите
видимость этой команды, поставив соответствующую галочку.

Рисунок 32 — Создание
команды подсистемы

Для подсистемы Бухгалтерия никаких
команд добавлять в панель действий не будем, т.к. она там не нужна.

В данном случае предполагается, что основную ежедневную работу с
клиентами ведет менеджер, занимающийся оказанием услуг. В том числе создает в
базе новых клиентов. А бухгалтерия просто обрабатывает имеющиеся в базе данные
для получения отчетности.

Закройте окно редактирования справочника Клиенты
и запустите 1С: Предприятие в режиме отладки, всегда отвечая
утвердительно на вопрос обновления конфигурации и принятии изменений.

Панель навигации и панель разделов

Если перейти в разделы Бухгалтерии и Оказания
услуг, то слева увидите в вертикальной области появилась панель
навигации.

Панель навигации отображает структуру
выбранного раздела и предназначена для быстрого перехода к различным спискам в
пределах выбранного раздела.

Сейчас она содержит команду для открытия нашего первого списка — Клиенты.
Её название определяется свойством Представление
списка, которое мы задали для справочника. Если оно не задано, то
используется синоним объекта.

Также в Оказании услуг появилась панель действий. Панель
действий содержит команды, которые соответствуют текущему разделу.

Сейчас
в панели действий раздела Оказание услуг в
группе Создать доступна команда для создания элементов нашего справочника
Клиенты, которую мы сделали видимой в интерфейсе этого раздела (см.
рисунок 33).

Рисунок 33 — Результат добавления
команды

Обратите внимание, что название команды создания нового
элемента определяется свойством Представление объекта, которое мы задали
для этого справочника. Если бы не задали, используется синоним.

3 Создание элементов справочника

Пока наш справочник пуст, добавим в него несколько элементов.

Для этого выполним команду Клиент в панели действий
раздела Оказание услуг. Перед Вами откроется Форма для создания
элемента справочника — основная Форма объекта. Внесите имя нового
клиента — Иванов Михаил Юрьевич, код создается автоматически.

Нажмите
Записать и закрыть (не забывайте о сочетаниях
клавиш, так быстрее) (см. рисунок 34).

Нажав
на ссылку в нижней части окна приложения, можно открыть созданный элемент (см.
рисунок 35).

Рисунок 35 — Результат
добавления элемента справочник

Добавьте таким же образом еще одного клиента с наименованием Роман
(см. рисунок 36).

Последнего клиента добавьте, пользуясь формой списка клиентов.

Выполните команду Клиенты в панели навигации раздела Оказание
услуг. Справа от панели навигации откроется основная Форма списка.

Рисунок 36 — Результат
добавления второго элемента в справочник

Добавьте новый элемент в справочник кнопкой Создать.
(Если кнопка не отображается, как и название формы — Клиенты,
значит Вы не ввели в свойствах справочника Клиенты — Представление
списка — Клиенты. Закройте приложение, исправьте в конфигураторе и запустите отладку
заново) (см. рисунок 37).

Рисунок 37 — Форма списка
созданного справочника

Создайте клиента с наименованием Спиридонова Галина.

Обратите внимание, что поле Наименование подсвечено
красным пунктиром — это значит, что у него стоит свойство обязательного
заполнения. После добавления элементов справочник будет выглядеть следующим
образом (см. рисунок 38).

Рисунок 38 — Форма
списка справочника с добавленным элементом

Элементы справочника редактируются двойным нажатием на него.

Справочник с табличной частью

Создадим второй справочник — Сотрудники.

В нем будет храниться не только ФИО сотрудника, но и информация о
его прошлых работах. Эта информация однородна по структуре, но разная по
количеству, поэтому для ее хранения будем использовать табличную часть
справочника.

Добавьте новый объект конфигурации Справочник под именем Сотрудники.
Представление объекта — Сотрудник. Представление списка не
заполняем, а Расширенное представление списка — Список сотрудников (см.
рисунок 39). Нажмите Далее на закладку Подсистемы,
отметьте ОказаниеУслуг и РасчетЗарплаты (см.
рисунок 40).

При
оказании услуг должен быть указан сотрудник, оказавший эти услуги, и по
результатам этой работы мы будем начислять зарплату каждому сотруднику.

Перейдём
на закладку Данные. Оставим по умолчанию длину и тип кода, а длину
наименования справочника зададим равной 50 символов.

Табличная часть

Добавьте в справочник табличную часть с
именем ТрудоваяДеятельность. Для этого нажмите кнопку Добавить
табличную часть над списком табличных частей справочника (см.
рисунок 41).

Рисунок 41 — Добавление
табличной части в справочник

Рисунок 42 — Свойства
табличной части справочника

Создадим реквизиты табличной части (колонки) ТрудоваяДеятельность.
Нажмите кнопку Добавить реквизит над списком
табличных частей справочника (см. рисунок 42).

Рисунок 43 — Создание
реквизитов табличной части

Добавьте следующие реквизиты (см. рисунок 43):

—                                                                                                                    
Организация — тип
Строка, длина 100;

—                                                                                                                    
НачалоРаботы — тип
Дата, состав даты — Дата;

—                                                                                                                    
ОкончаниеРаботы — тип
Дата, состав даты — Дата;

—                                                                                                                    
Должность — тип Строка,
длина 100.

В заключении
отредактируем командный интерфейс, чтобы было удобнее вводить
новые элементы справочника. Сделаем видимой в панели действий подсистемы РасчетЗарплаты
стандартную команду для создания новых сотрудников (см.
рисунок 44).

Для этого выделим подсистему РасчетЗарплаты, контекстное
меню — Открыть командный интерфейс (см. рисунок 45).

В
появившемся окне ставим галочку напротив команды Сотрудник:
создать, чтобы эта команда была видимой в пользовательском интерфейсе (см.
рисунок 46).

Рисунок 46 — Добавление
новой команды в подсистему

На этом создание справочника Сотрудники завершено.
Закроем окно редактирования справочника и запустим 1С: Предприятие в режиме
отладки. В панели навигации разделов Оказание услуг и Расчет зарплаты
появилась команда Сотрудники для
открытия списка сотрудников (Название этой команды определяется синонимом
объекта, т.к. Представление списка мы не задавали). А в разделе Оказание
услуг появилась команда для создания новых сотрудников (см.
рисунок 47).

Заполнение табличной части

Выполните команду Сотрудник. Перед
Вами откроется форма для создания элемента справочника — основная
форма объекта. Заголовок этой формы определяется свойством справочника Представление
объекта. Эта форма содержит табличную часть с реквизитами, которые мы
описали в конфигураторе для этого справочника. Для создания элемента введите
его имя (имя сотрудника), нажмите кнопку Добавить и
далее вводите его реквизиты. Создайте следующих сотрудников.

—                                                                                                                                            
Гусаков Николай Дмитриевич

—                                                                                                                    
Организация — ЗАО «НТЦ»

—                                                                                                                    
Начало работы — 01.02.2000

—                                                                                                                    
Окончание работы — 16.04.2003

—                                                                                                                    
Должность — Ведущий специалист

—                                                                                                                    
Деловой Иван Сергеевич

—                                                                                                                    
    Организация — ООО «Автоматизация»

—                                                                                                                    
    Начало работы — 22.01.1996

—                                                                                                                    
    Окончание работы — 31.12.2002

—                                                                                                                    
Должность — Инженер

—                                                                                                                    
    Организация — ЗАО «НПО СпецСвязь»

—                                                                                                                    
    Начало работы — 20.06.1986

—                                                                                                                    
    Окончание работы — 21.01.1995

—                                                                                                                    
    Должность — Начальник производства

—                                                                                                                                            
Симонов Валерий Михайлович

—                                                                                                                    
    Организация — ООО «СтройМастер»

—                                                                                                                    
    Начало работы — 06.02.2001

—                                                                                                                    
    Окончание работы — 03.04.2004

—                                                                                                                    
Должность — Прораб

Чтобы посмотреть список созданных сотрудников, воспользуйтесь
командой Сотрудники в левой части окна (см.
рисунок 48).

Заголовок этой формы
определяется свойством Расширенное представление списка.

Рисунок 48 — Список
сотрудников в режиме отладки

Иерархический справочник

Создадим справочник Номенклатура. Он
будет содержать информацию об услугах, которые оказывает наша фирма и
материалах, которые при этом могут быть использованы. Они будут логически
собраны в группы.

В режиме конфигуратора создайте новый объект Справочник и назовите
его Номенклатура. Т.к. понятие номенклатура не имеет единственного
числа, никаких представлений задавать не будем.

Перейдите на вкладку Подсистемы. Задайте доступность справочника в
разделах Бухгалтерия, УчетМатериалов и ОказаниеУслуг.

Рисунок 49 — Создание
иерархического справочника

Перейдите на закладку Иерархия
и установите флажок Иерархический справочник (см.
рисунок 49).

На закладке Данные установите длину наименования 100
символов.

Закройте свойства справочника. Как обычно, настроим интерфейс
приложения, включив команду создания новых элементов списка номенклатуры
в подсистемах УчетМатериалов и ОказаниеУслуг.

Для этого выделите ветвь Подсистемы, через контекстное меню
выберите Все подсистемы. В открывшемся окне слева выделите УчетМатериалов.
Справа отразятся все команды выбранной подсистемы. В группе Панель
действий. Создать включите видимость у команды Номенклатура: создать (см.
рисунок 50).

Рисунок 50 — Добавление
команды в подсистему

Затем выделите
подсистему ОказаниеУслуг и проделайте тоже самое.

Теперь заполним справочник
Номенклатура. Попутно покажем, как создавать группы и переносить элементы из
одной группы в другую.

Закройте окно
редактирования справочника и запустите 1С: Предприятие в режиме отладки.

В режиме 1С: Предприятие

В открывшемся окне видно, что в панели навигации разделов Учет
материалов, Оказание услуг и Бухгалтерия появилась
команда Номенклатура (Название этой команды определяется
синонимом объекта, т.к. других представлений Вы не задавали).

Выполните команду Номенклатура в
панели навигации раздела Учет материалов. Справа
от панели навигации откроется основная форма списка (см.
рисунок 51).

Создание элементов в иерархическом справочнике

Создайте две группы в корне справочника: Материалы
и Услуги с помощью кнопки Создать группу в
командной панели формы списка.

Рисунок 51 — Справочник
«Номенклатура» в режиме отладки

Поля Родитель и Код заполнять
не будем.

Затем раскроем группу Материалы, нажав
на крестик слева от нее. И создадим в ней 5 элементов кнопкой Создать (см.
рисунок 52):

—                                                                                                                    
Строчный трансформатор Samsung

—                                                                                                                    
Строчный трансформатор GoldStar

—                                                                                                                    
Транзистор Philips 2N2369

—                                                                                                                    
Шланг резиновый

—                                                                                                                    
Кабель электрический

Рисунок 52 — Группа
“Материалы” справочника “Номенклатура”

Если новый элемент добавляется из формы списка в некоторую
открытую группу, то система автоматически подставляет в качестве родителя эту
группу. В данном случае родитель — Материалы.

Если элемент
добавляется командой Номенклатура: Создать, то родителя придется
устанавливать вручную.

Раскройте группу Услуги и создайте в ней услуги по ремонту
телевизоров (см. рисунок 53):

—                                                                                                                    
Диагностика

—                                                                                                                    
Ремонт отечественного телевизора

—                                                                                                                    
Ремонт импортного телевизора

—                                                                                                                    
И услуги по установке стиральных машин:

—                                                                                                                    
Подключение воды

—                                                                                                                    
Подключение электричества

Рисунок 53 — Группа
“Услуги” справочника “Номенклатура”

Перенос элементов в другие группы

Теперь распределим услуги по двум смысловым группам: услуги по
ремонту телевизоров и услуги по установке стиральных машин. Для этого в группе Услуги
создайте еще две группы: Телевизоры и Стиральные машины. Есть
несколько способов распределения элементов в группы. Первый — ставите
курсор на услугу, которую хотите перетащить в другую группу, кнопка Все
действия — Переместить в группу. Можно переместить сразу несколько
элементов, выделив их с помощью Сtrl. Второй
способ — выбрать услугу двойным щелчком и установить в поле Родитель нужную
группу. Третий способ — самый простой — выбрать услуги мышью и ею
перетащить в нужную группу.

Переместите услуги Диагностика, Ремонт
отечественного телевизора, ремонт импортного телевизора в
группу Телевизоры, остальное — в группу Стиральные машины.

Создайте в группе Материалы две
группы: Радиодетали и Прочее.
Кабель электрический и Шланг резиновый поместите в группу Прочее.
Остальное — в группу Радиодетали.

Переключите представление списка в виде дерева — Все действия —
Режим просмотра — Дерево. Получится такая картина (см. рисунок 54):

Рисунок 54 — Справочник
с развернутыми группами

Закройте приложение и вернитесь в конфигуратор.

4 Создание справочника с предопределенными элементами

Создадим справочник Склады, который
будет включать в себя предопределенный элемент — склад Основной,
на который будут поступать все материалы.

Создайте новый объект конфигурации Справочник с именем Склады.

Представление объекта — Склад. На вкладке Подсистемы
отметьте ОказаниеУслуг и УчетМатериалов.
На вкладке Формы установите
флажок Быстрый выбор (см. рисунок 55).

Рисунок 55 — Настройка
быстрого выбора

Свойство Быстрый выбор позволяет выбирать элементы не из
отдельной формы, а из небольшого выпадающего списка, заполненного
элементами этого справочника. Актуально, если элементов немного.

(Для остальных справочников свойство Быстрый выбор мы не
устанавливаем, потому что Номенклатура — иерархический справочник и быстрый
выбор не имеет для него смысла, а список сотрудников и список клиентов может
быть очень большим — будет неудобно прокручивать выпадающий список.)

Предопределенные элементы

Перейдите на закладку Прочее и
нажмите кнопку Предопределенные (см. рисунок 56). Появится
список предопределенных элементов справочника (см. рисунок 57).
Нажмите кнопку Добавить и задайте имя Основной
(см. рисунок 58).

Рисунок 56 – Создание
предопределенных элементов

Рисунок 57 —
Предопределенные элементы

Имя служит
для обращения к нему напрямую через встроенный язык.

Наименование видит и изменяет пользователь, имя —
пользователь не видит и изменить не может.

Настройте интерфейс для удобства ввода новых элементов
справочника. Выделите Подсистемы, контекстное меню — Все
подсистемы. Выделите в списке слева УчетМатериалов и
включите видимость команды Склад:Создать (см.
рисунок 59).

Рисунок 59 —
Редактирование интерфейса подсистемы

Запустите 1С: Предприятие в режиме отладки.

В открывшемся окне видно, что в панели действий раздела Учет
материалов появилась команда Склад для создания новых складов,
а в панели навигации разделов Учет материалов и Оказание услуг команда
Склады (см. рисунок 60).

Рисунок 60 — Результат
редактирования интерфейса подсистемы

Выполните команду Склады в
панели навигации раздела Учет материалов. Справа
от панели навигации откроется основная форма списка. В списке складов уже есть
один элемент с наименованием Основной. Это предопределенный элемент,
который мы недавно задали в конфигураторе, обозначается специальным значком.
Добавьте еще один склад, назвав его Розничный (см.
рисунок 61).

Рисунок 61 — Результат
добавления элемента в справочник «Склады»

Контрольные вопросы

1.           
Для чего предназначен объект конфигурации Справочник?

2.           
Каковы характерные особенности Справочника?

3.           
Для чего используются реквизиты и табличные части справочника?

4.           
Зачем нужны иерархические справочники и что такое родитель?

5.           
Что такое предопределенные элементы?

6.           
Чем с точки зрения конфигурации отличаются обычные элементы
справочника от предопределенных элементов?

7.           
Как создать объект Справочник и описать его структуру?

8.           
Как добавить новые элементы в Справочник?

9.           
Как создать группу Справочника?

10.       
Как переместить элементы из одной группы Справочника в другую?

11.       
Зачем нужна проверка заполнения у реквизитов справочника?

12.       
Что такое быстрый выбор и как его использовать?

13.       
Как отобразить команды создания нового элемента справочника в
интерфейсе подсистем?

Как
редактировать командный интерфейс подсистем?

• в веб-приложении нажмите кнопку «Создать»
  главного меню и выберите тип объекта на боковой панели «Новый объект»;

Веб-приложение
Настольное приложение

За 20 лет работы в области экономики, финансов и управления имуществом не однократно сталкивался с проблемами сбора информации, и основная – это её разобщённость. Информация на предприятии формируется в лучшем случае в виде таблиц, либо баз данных, которые дают весьма общее представление о производственном процессе потому, что чертежи и схемы существуют отдельно от этих таблиц и архивов. В результате, на предприятии формируется несколько информационных пространств подразделения, обеспечивающие производственный процесс. Среди них: служба главного инженера, заместитель по производству, служба главного технолога, существуют в одном информационном поле (кстати, не факт, что оно одно) подразделения, обеспечивающие их обслуживание финансовая служба, юридическая служба, служба снабжения существуют в своём пространстве.

Причем, ни для кого не секрет, что в последнее время вес последних, при принятии решений на предприятии, выше, что усиливает имеющийся конфликт. Но сейчас нас этот факт интересует только в плане осложнения обмена информацией между подразделениями внутри предприятия.

При этом технические службы считают, что они главные, что именно они обеспечивают выпуск продукции (что не лишено смысла) и все должны их обслуживать, но вот финансово-экономические, юридические и прочие моменты их не касаются (что уже спорно) и наоборот. С этим извечным конфликтом я сталкивался во многих предприятиях в разной степени запущенности.

Всё это приводит к одному, разрыву информационного пространства предприятия. Есть планировки схемы производства, описание технологи находится в одном месте, информация о стоимости объектов находится в другом, договоры находятся в третьем и так далее. Информация растаскивается по службам. Каждая из служб организовывает работу с ней по-своему. В результате, процесс сбора информации по предприятию, затрагивающий более одной службы, превращается в эпохальное событие. Те, кто хоть раз проходил процедуру составления бюджета, со мной согласятся.

Впервые, желание собрать информацию воедино и соединить её с картинкой, у меня появилось в 2000 году, когда работал заместителем департамента по управлению имущества одной холдинговой структуры. Мы собрали реестры имущества в серьёзные таблицы, но они не давали представления о производственном процессе. Информация о происходящем изменении с оборудованием, собиралась в разных службах и аккумулирование информации в одном месте, превращалось в сложный трудоёмкий процесс. Опыт, полученный в тот период, в последствии часто использовался и заключался он в следующем: хочешь составить грамотный реестр имущества, хочешь составить правильный бюджет – разберись в схеме производства, разберись, как работает оборудование и какие функции оно выполняет на производстве.

Поэтому, когда коллеги принесли ГИС систему и предложили реализовать на ней генеральный план предприятия, то после более подробного изучения её возможностей эта идея превратилась в создание «Справочника предприятия», который позволит собрать всю информацию на единой платформе. Геоинформационная система оказалась наиболее приспособленной для этого. Вы спросите, чем это предложение отличалось от первоначального – одной мелочью. Мы зашли под крышу и к схемам земельных участков территории предприятия и внешним коммуникациям присоединили внутреннюю планировку, расстановку оборудования, внутренние коммуникации.

Мы собрали в единой системе координат весь графический материал, который нашли и не только собрали, но и провели его актуализацию, которая вскрыла интересные факты, но об этом чуть позже. То есть мы получили графический образ всех объектов, включая оборудование сети планировки в координатах, причём в единой координатной сетке. К каждому созданному графическому объекту, система позволяет прикрепить семантическое описание данных (паспорт объекта, атрибутивные данные, в разных системах называется по-разному, но суть от этого не меняется).

Это превратило схему в универсальную платформу по накапливанию и обмену информации. Если объект (здание, оборудование, сеть…)  есть в натуре, он должен быть отображён на схеме. Если он отображён на схеме, он имеет название, инвентарный номер, заводской номер, завод изготовитель, поставщика, и прочее. Как ни странно, но координатная привязка информации, оказалась самым универсальным идентификатором и очень упростила сбор информации. А возможность прикреплять копии и электронные документы – позволило создать очень удобный электронный архив документации. Вместо очередного кусочного решения, мы получили непрерывное информационное поле, систему, которая может включать в себя всю информацию.

Реализация в режиме «Генеральный план»

Реализация в режиме «Справочник предприятия»

Полученный справочник не удовлетворял потребности какой-то одной из служб, каждая служба имела в паспорте объекта свой раздел, за ведение которого, отвечала и имела доступ к информации, заполняемой другими подразделениями. Мы получили коммуникационную среду для обмена информацией, своего рода «мультисправочник» по предприятию, позволяющий в одном месте получить любую информацию о любом объекте.

Рассмотрим поподробнее, с чем пришлось столкнуться и какие вопросы пришлось решать при создании данного справочника. Поделюсь обобщённым опытом по нескольким предприятиям. Первое, с чего начинается создание подобной системы – это сбор всех чертежей и схем по предприятию и сведение их в единой системе координат, практика показала, что актуальных чертежей нет ни на одном предприятии, где мы работали. И это не всегда вина работников предприятия, даже если собрана вся проектная и исполнительная документация, ибо ошибка заложена в подходе к её формированию. В процессе жизненного цикла предприятие претерпевает ряд реконструкций и перестроек. Проектирующая организация берёт исходные чертежи и вносит изменение в ту часть, которая подвергается изменению. Затем изменению подвергается другая часть и так далее, через 15-20 лет мы имеем набор «кусочков», в котором уже никто не может сказать, какая часть чертежей актуальна, а какая нет. Чертежи как бы и есть, но пользоваться ими нельзя. Частичное изменение чертежей не единственный источник накапливаемой ошибки.

Сравнив предприятие с живым организмом, мы не ошибёмся. Оно постоянно изменяется, хоть порой изменения и незначительны. Это реализуется силами инженерных служб и работников предприятия, в связи с чем очень редко документируется. И если перемещение оборудования, порою всё-таки находит отражение в схемах расположения оборудования, то изменения сетей не отражается нигде. И часто, при этом звучащий довод «мы и так всё помним», не стоит ничего. Пока не один из таких «знатоков» не смог воссоздать схему сети по памяти. А ещё люди увольняются, уходят на пенсию, унося с собой знания. Поэтому на каждом предприятии, после векторизации первичного материала проводится сверка и практически на каждом производится восстановление схем сетей в большем или меньшем объёме.

Работа и обучение персонала организовываются так, чтобы к моменту завершения графической схемы, на предприятии появились специалисты, готовые подхватить данную работу и продолжить её самостоятельно. Запускается процесс «дежурство по предприятию», термин заимствован из архитектуры, а именно аналог дежурства по городу и означает внесение актуальных изменений в планшеты населённого пункта, в нашем случае в схему предприятия. Данные специалисты, как правило, вводятся в состав службы главного инженера и отслеживают все работы, приводящие к изменению расстановки оборудования, сетей и коммуникаций. Цель – электронная схема должна соответствовать реальному положению дел в текущем периоде. Детализацию и наполнение графической базы каждое предприятие заказывает индивидуально, как правило, мы делаем генеральный план, планировку помещений, расстановку оборудования и основные производственные сети, сети освещения, компьютерные сети, камеры видеонаблюдения, осуществляется работниками предприятия по мере освоения системы.

Параллельно с графической основой, разрабатывается структура семантических данных по видам объектов. Для каждого предприятия она индивидуальна и зависит от задач, ставящихся перед системой, но, как правило, содержит основные разделы:

• Идентификационные данные
• Технические характеристики
• Юридическая документация
• Информация о ремонтах и техническом обслуживании
• Финансовая бухгалтерская информация
• Техническая документация

Паспорт станка

Паспорт здания

В рамках принятой начальной структуры базы данных, распределяются права доступа к просмотру и внесению информации, и начинается её заполнение. Под заполнением данных, мы имеем ввиду как ручной ввод данных, так и их экспорт из других учётных систем. Глупо создавать параллельный учёт при имеющихся внедрённых системах, мы изначально ставим задачу упрощения поиска и обмена информацией, а не замены (подмены) других систем.

Что же у нас получилось в итоге? Первоначальное название ГИС предприятия не прижилось, так как для ряда предприятий географическая привязка оказалась не приемлема и даже противопоказана. Поэтому со временем сформировалось название «Графический справочник предприятия». Повторюсь, создавая электронную схему предприятия, мы рассматриваем её как удобную платформу для хранения и поиска данных. Как с позиции «что это такое?» так и с позиции «а где это расположено?».

Кроме этого, оказался очень удобным способ сбора и структурирования данных. Фактически мы создаём информационную основу для внедрения систем бюджетирования, систем управления ресурсами предприятия, систем технического обслуживания и ремонта оборудования. Для всех их требуется сбор данных и оформление их в табличную основу для последующего использования. Графический справочник значительно упрощает работы по сбору необходимых данных и поддержанию их в актуальном состоянии.

Стоит сказать и о технических проблемах, с которыми мы столкнулись при создании графических электронных справочников. Программные продукты, которые мы при этом использовали, являются географическими информационными системами, то есть их основное назначение картография, а это накладывает отпечаток на используемый инструментарий. Как объяснить точнее? Правильные геометрические фигуры не предусмотрены, параллельные перпендикулярные линии тоже.

Конечно, есть способы, но они значительно сложнее, чем в самой простенькой системе автоматического проектирования, поэтому приходилось, используя обменные форматы, векторизовать в одной системе и затем переносить в другую. Геоинформационные системы изначально плоские и подразумевается, что одноуровневые. Однотипное оборудование, расположенное в несколько ярусов (этажей), мы вынуждены разносить по нескольким слоям, что усложняет работу с базой. Возможность создания трёхмерной модели сняло бы данную проблему, но любое 3D моделирование в ГИС направлено на произведение «Wow» эффекта и практического применения не имеет, это просто картинка с ограниченным функционалом, либо вообще без оного.

3D модель в ГИС системе – станки и оборудование

3D модель в ГИС системе – инженерные сети

3D модель в системе трёхмерного моделирования – внутрицеховое пространство

3D модель в системе трёхмерного моделирования – производственное здание

При данных обстоятельствах, вопрос о создании полноценной трёхмерной модели, становится актуальным. Необходима система трёхмерного моделирования, работающая в связке с геоинформационной системой и возможностью перехода из одной системы в другую без потери связи с семантической базой данных. Разработки в этом направлении в настоящее время ведутся. Ещё один аспект актуальности скорого перехода к созданию 3D моделей, это то, что работники не технических служб предприятия имеют, как правило, гуманитарное образование и, скажем так, не очень разбираются в чертежах и схемах. Трёхмерная модель, в этом отношении, воспринимается легче и понятнее. Конечно, есть предприятия, для которых таких проблем не существует, например предприятия, занимающиеся сельским хозяйством, у которых производство связано с работой на земле (поля, пастбища…) и их, как правило, устраивает текущий инструментарий. Но как только мы переходим к производству, размещённому в многоэтажных корпусах, либо оборудование, размещённое в несколько уровней, потребность в трёхмерных моделях, становится очень актуальной.

Ещё одна проблема при внедрении — это конечно персонал предприятия и их недоумение, «… а зачем? У нас это всё есть…» звучит на каждом предприятии. Конечно, это всё есть или должно быть, но как я писал вначале, эта информация рассредоточена по службам. При этом, зачастую каждая служба, объём необходимой ей информации, определяет самостоятельно, что в лучшем случае приводит к формированию дублирующего потока в худшем к потере части данных. Создание же единой справочной базы минимизирует эти издержки, снижает потери информации, связанные с изменениями структуры предприятия, увольнением персонала, ускоряет время адаптации вновь принятого персонала. Расходы на создание подобных баз окупаются экономией времени, затрачиваемого на взаимодействие между службами, при поиске или обмене информацией и расширением аналитических инструментов за счет объединения информационного пространства.

Автор: Василий Рудь, технический директор ООО “НПК “Интеграл”

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

УДК 338.242.2

МЕТОДИКА СОЗДАНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ СПРАВОЧНИКОВ АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ

Т. В. ЗЫРЯНОВА,

доктор экономических наук, профессор, заведующая кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита E-mail: tatyana. zyrianova@uapa. ru Ю. С. ТАРНОВСКАЯ, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита E-mail: yulia. tarnovskaya@uapa. ru Уральский институт — филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации

В статье рассматривается важный параметр интеграции автоматизированных систем управления предприятием, составляющий его основу — разработка методики создания унифицированных справочников аналитического учета бизнес-процессов компании. Формирование системы справочников должно быть эффективным с точки зрения постановки учетного процесса и отвечать основным потребностям руководства компании.

Ключевые слова: управленческий учет, финансовый учет, интеграция, автоматизация, центры финансовой ответственности, места возникновения затрат, организационная структура, финансовая структура, статьи затрат, план счетов финансового учета, план счетов управленческого учета, справочник.

В статьях, опубликованных авторами1, была представлена модель методики разработки и внедрения унифицированного стандарта управленческого учета компании в условиях автоматизации учетного процесса. В этих публикациях были раскрыты основные требования:

1 См.: Зырянова Т. В., Тарновская Ю. С. Методика разработки и внедрения унифицированного стандарта управленческого учета компании в условиях автоматизации учетного процесса // Международный бухгалтерский учет. 2012. №№ 34 (232); они же. Интеграция автоматизированных систем управления бизнес-процессами компании как составляющая унифицированного стандарта управленческого учета // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 35 (233).

Рис. 1. Методика разработки системы справочников для интегрированной автоматизированной системы управления предприятием

к ведению управленческого учета в компании;

— к соответствию учетных политик и рабочего плана счетов финансового и управленческого учета;

— к перечню программного обеспечения, который должен составлять контур единой автоматизированной информационной системы предприятия для целей управления.

Интеграция автоматизированных систем управления предприятием — это одно из основных требований для эффективного внедрения управленческого учета и увязки всех бизнес-процессов, происходящих на предприятии с целью обеспечения руководства информацией для максимально быстрого принятия эффективных управленческих решений. Это условие может быть осуществлено через тождество автоматизированных справочников основных учетных систем:

— по финансовому и налоговому учету (АСФНУ);

— по планированию и бюджетированию (АСПБ);

по учету производства (АСУПр);

— по учету реализации (АСУР).

Поэтому в рамках данной статьи акцент будет сделан на методике унификации системы справочников аналитического учета в компании, что оказывает существенную помощь при анализе большого объема информационных потоков на предприятии (общие требования к разработке справочников обозначены в блоке № 2 стандарта ведения управленческого учета и управленческой отчетности с использованием автоматизированных систем (далее — Стандарт) 2).

При внедрении системы управленческого учета и бюджетирования (или оптимизации существующих на предприятии учетных систем) многие разработчики сталкиваются с необходимостью создания единых справочников для автоматической передачи информации из одной учетной системы в другие. Система справочников — это база для построения управленческого учета и основа для интеграции всех автоматизированных информационных систем (программных продуктов) компании. Разработанные справочники ложатся в основу методик построения всех учетных систем компании, формирования бюджетных форм и осуществления их взаимосвязи между собой, а также методик формирования всех форм отчетности.

При создании методики разработки и внедрения унифицированного стандарта управленческого учета компании в условиях автоматизации учетного процесса необходимо уделить серьезное

2 См.: Зырянова Т.В., ТарновскаяЮ. С. Методика разработки и внедрения унифицированного стандарта управленческого учета компании в условиях автоматизации учетного процесса // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 34 (232).

внимание разработке оптимальной системы справочников, которую не нужно будет кардинально изменять в дальнейшем.

Изучив имеющийся теоретический и практический опыт интеграции автоматизированных систем управления предприятием, предлагаем методику разработки системы справочников учетных систем (рис. 1).

Прежде чем приступить к разработке системы справочников для интегрированных автоматизированных систем управления предприятием (ИАСУП), необходимо проанализировать текущее состояние предприятия и степень внедрения управленческого учета, на которое оказывают влияние следующие факторы:

1. Организационная структура предприятия. Выявляются «узкие» места с целью оптимизации структуры управления.

2. Финансовая структура, которая разрабатывается или корректируется в соответствии с организационной структурой предприятия. Авторами предлагается понимать финансовую структуру предприятия как совокупность центров финансовой ответственности, определяющую их состав, иерархию, права и обязанности. В финансовой структуре считаем необходимо выделять центры финансовой ответственности (ЦФО) и центры финансового учета (ЦФУ), для которых предложены следующие определения:

— ЦФО — структурное подразделение (совокупность структурных подразделений) или сотрудник предприятия, осуществляющие определенный набор хозяйственных операций, способные оказывать воздействие на финансовые результаты этих операций и отвечающие за эти результаты. Каждый ЦФО выделяется в отдельный справочник «ЦФО», за которым закрепляется определенный перечень статей доходов и затрат (в зависимости от вида ЦФО) для учета и контроля за осуществляемой ими деятельностью;

— ЦФУ — структурное подразделение, осуществляющее планирование, учет и контроль по

Рис. 2. Статьи затрат ЦФУ

отдельным статьям затрат и прочим расходам в составе бюджета ЦФО. ЦФУ не имеет обособленного бюджета расходов.

3. Носители затрат, определяемые в соответствии с номенклатурой продукции, товаров и услуг. Состав справочников «Номенклатура» и «Номенклатурные группы» полностью зависит от специфики бизнеса. Перечень всех затрат, осуществляемых на предприятии, закреплен справочником «Статьи затрат», степень детализации которого для оперативного контроля и управления полностью зависит от топ-менеджмента компании.

На примере ЦФО «Управление» можно выделить ЦФУ, в рамках которых могут быть предусмотрены соответствующие статьи затрат (рис. 2).

4. Обозначение видов деятельности, необходимое для выделения такого понятия, как «место возникновения затрат» (МВЗ). Место возникновения затрат — это структурная единица или подразделение (рабочие места, бригады, производства, участки, цеха, отделы и т. п.), в которых происходит первоначальное потребление производственных ресурсов и по которым организуются планирование, нормирование и учет расходов производства в целях контроля за ними и управления3. Название МВЗ должно отражать процесс, который в нем производится.

За возникновение и контроль затрат на местах отвечает определенный ЦФО или группа ЦФО. В табл. 1 представлена матрица взаимодействия ЦФО

3 См.: Мишин Ю. А. Управленческий учет: управление затратами и результатами производственной деятельности. М.: Дело и сервис, 2002; Черных И.Н., Хамидуллина З. Ч. Организация учета затрат по центрам ответственности. М.: Кнорус, 2010.

С

ЦФУ «Бухгалте^ рия»

И

с

Аудиторские услуги.

НДС по бухгалтерским

операциям

ч

Таблица 1

Матрица взаимодействия ЦФО и МВЗ

Центр финансовой ответственности Место возникновения затрат

Магазин Склад сопутствующих товаров Транспорт Производство Коммерческая служба Косвенные затраты

Сопутствующий бизнес V V V

Управление V V V V V V

Имущество V V V V V V

Безопасность V V V V

Персонал V V V V V V

Контроль качества V V V V V

Транспорт V V V V V V

Закупки топлива V

Реклама V V V V V V

Капитальное строительство V V V V

и МВЗ, предложенная, исходя из практического опыта.

Таким образом, ЦФО контролируют соответствующие МВЗ, тем самым не допуская путаницы в отнесении затрат по местам их возникновения. На основе данной матрицы разрабатывается справочник «Соответствие ЦФО и МВЗ» для формирования управленческой отчетности в разных разрезах.

5. Определение перечня учетных систем, входящих в контур 1Т-архитектуры систем планирования, учета и отчетности, необходимо

прежде всего для их интеграции, которая будет осуществляться путем унификации справочных систем всех программных продуктов данного контура (рис. 3).

Для корректной передачи информации из одной автоматизированной системы в другую используются общие справочники, которые в совокупности образуют укрупненную систему справочников. Модель централизованных справочников допускает наличие единого информационного пространства, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест различных учетных систем. В этом случае вся вводимая информация сохраняется в интегрированной базе данных, которая доступна в любое время.

Рис. 3. Интеграция автоматизированных систем управления предприятием через систему основных справочников

Существуют два основных варианта приведения в соответствие справочников для интеграции учетных систем:

— редактирование уже используемых в работе справочников. Отрицательной стороной данного варианта является то, что это достаточно длительный и трудоемкий процесс, так как очень проблематично определить, в каких информационных системах и методологических документах эти справочники используются;

— разработка справочников с «нуля», применимая только к тем учетным системам, которые разрабатываются и внедряются на предприятии.

Таблица 2

Принципы формирования справочников учетных систем

Принцип Пояснение

1. Тождество справочников для учета и планирования Единство справочников необходимо в системах учета и планирования при проведении план-фактного анализа контролируемых показателей

2. Совместимость Справочники интегрированных автоматизированных систем должны быть совместимы и соотносимы относительно друг друга, т. е. с их помощью должна быть возможность последовательного заполнения форм в рамках одной системы, а также в разных учетных системах. Например, справочник «Объекты управления» должен быть идентичным во всех взаимосвязанных учетных системах

3. Полнота и ясность Каждая позиция справочника должна описывать объект в той степени полноты, прозрачности и конкретизации, которая требуется для анализа и контроля за всеми его параметрами

4. Четкость формулировки Каждая позиция справочника должна ясно характеризовать объект, при этом любая операция должна быть связана только с одной статьей учета

5. Привязка к ЦФО В связи с тем, что справочники характеризуют объекты управления, они должны быть взаимосвязаны с ЦФО, а к каждому ЦФО должен быть привязан определенный перечень статей классификаторов

КЛАССИФИКАЦИЯ СПРАВОЧНИКОВ

Общая справочная информация Себестоимость продукции, работ, услуг Эффективность процессов

Примеры справочников

Классификатор единиц измерения. Валюты. Банки. Банковские счета. Классификатор стран мира. Регионы. Справочники и аналитики по всем налогам и сборам. Организации. Физические лица Номенклатура. Номенклатурные группы. ЦФО. Статьи затрат. Объекты строительства. Основные средства. Нематериальные активы (НМА) и расходы на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР) Рабочий план счетов финансового учета. Рабочий план счетов управленческого учета. Статьи прочих доходов и расходов. Статьи движения денежных средств. Прибыли и убытки. Справочники и аналитики по всем расчетам с персоналом. Объекты управления. Доходы будущих периодов. Расходы будущих периодов. Типы цен номенклатуры

Рис. 4. Классификация справочников ИАСУП

В этом случае относительно проще предусмотреть тождество справочников в учетных системах и увязать их между собой.

Авторами сформулированы следующие определения понятий «справочник» и «система справочников». Справочник — это классификационный перечень каких-либо объектов или свойств объекта. Система справочников — это набор инструментов для систематизации объектов управления (свойств объектов управления), необходимых для осуществления управления деятельностью компании. Создание всех справочников учетных систем должно соответствовать принципам их формирования (табл. 2).

По нашему мнению, все виды справочников ИАСУП можно классифицировать следующим образом (рис. 4).

В компаниях, относящихся к холдингу, могут быть также разработаны и внедрены справочники на разных уровнях управления в зависимости от зоны ответственности лиц за их ведение и прав на изменение справочников (рис. 5).

Аналогичные уровни справочников с разграничением по зонам ответственности можно внедрить и в рамках одного конкретного предприятия. Тогда за 1-й и 2-й уровни ведения и изменения системы справочников отвечает планово-бюджетный отдел, а за 3-й уровень — ЦФО. Следует отметить, что на каждом предприятии

Рис. 5. Уровни справочников холдинга

разрабатывается своя система справочников, отвечающая потребностям конкретного бизнеса и требованиям АИСУП.

На основании рис. 5 авторами предлагается примерный перечень справочников и аналитик учета реализации, финансового и управленческого учета с отнесением справочников и (или) их частей к уровням корпоративного центра (КЦ), регионального центра (РЦ) или предприятия, входящего в состав холдинга (табл. 3).

Следует обратить внимание, что имеются справочники, относящиеся только к одному уровню управления, а также справочники, которые одновременно могут относиться как к двум, так и к трем уровням в зависимости от зоны ответственности за определенный участок справочника (например, справочник «Номенклатура»).

В автоматизированных информационных системах элементы справочников должны быть

Таблица 3

Иерархия системы справочников холдинговой структуры

Уровень Справочник, аналитика Часть справочника, относящаяся к данному уровню

КЦ КЦ-1 «Номенклатура» В части каталога по основной продукции, производимой холдингом

КЦ-2 «Классификатор единиц измерения» Полностью

КЦ-3 «Валюты» Полностью

КЦ-4 «Банки» Полностью

КЦ-5 «Классификатор стран мира» Полностью

КЦ-6 «Регионы» Полностью

КЦ-7 «Справочники и аналитики по всем налогам и сборам» Полностью

Окончание таблицы

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Уровень Справочник, аналитика Часть справочника, относящаяся к данному уровню

РЦ РЦ-1 «Рабочий план счетов финансового учета» Полностью

РЦ-2 «Рабочий план счетов управленческого учета» Полностью

РЦ-3 «Номенклатура» В части каталогов «Товары», «Услуги»

РЦ-4 «Номенклатурные группы» Полностью

РЦ-5 «ЦФО» Полностью

РЦ-6 «Статьи затрат» Полностью

РЦ-7 «Статьи прочих доходов и расходов» Полностью

РЦ-8 «Статьи движения денежных средств» Полностью

РЦ-9 «Прибыли и убытки» Полностью

РЦ-10 «Справочники и аналитики по всем расчетам с персоналом» Полностью

Предприятия П-1 «Объекты управления» Полностью

П-2 «Номенклатура» Каталоги «Материалы», Оборудование», «ТМЦ в эксплуатации»

П-3 «Организации» Полностью

П-4 «Банковские счета» Полностью

П-5 «Доходы будущих периодов» Полностью

П-6 «Расходы будущих периодов» Полностью

П-7 «Объекты строительства» Полностью

П-8 «Основные средства» Полностью

П-8 «НМА и расходы на НИОКР и др.» Полностью

П-10 «Физические лица» Полностью

П-11 «Типы цен номенклатуры» Полностью

структурированы, т. е. располагаться только в папках, каталогах и подкаталогах справочника. Это требование обусловлено необходимостью аналитики по отдельным, выделенным папкам справочников. Справочник может в части определенных каталогов иметь отношение к более высокому уровню справочников, а в части выделенных каталогов — к более низкому. Элементы в справочниках должны располагаться только в предусмотренных папках и каталогах. Отдельных элементов в корневом каталоге справочника вне папок и каталогов быть не должно.

В учетных системах компании (программных продуктах) может быть множество справочников в зависимости от требований и сложности бизнеса (например, «Рабочий план счетов бухгалтерского финансового учета», «Рабочий план счетов управленческого учета», «Статьи бюджета», «Статьи затрат», «Номенклатура», «Номенклатурная группа», «Объекты управления», «Договоры контрагентов» и т. д.).

Для взаимосвязи двух глобальных автоматизированных систем — АСФНУ и АСПБ — необходимо обеспечить тождество их общих спра-

вочников для безошибочной передачи данных из одной системы в другую (рис. 6).

С учетом вышеизложенного авторами разработана методика приведения в соответствие основных справочников АСФНУ для интеграции с системой АСПБ:

1. Справочник «Номенклатура». Обязательным для заполнения реквизитом номенклатуры является «Номенклатурная группа». Значение номенклатурных групп выбирается из унифицированного справочника «Номенклатурные группы», каждый элемент которого относится к одному из видов номенклатуры:

1) товары и готовая продукция, относящаяся к основному бизнесу;

2) сопутствующие товары;

3) услуги;

4) прочее.

В табл. 4 приведен пример организации справочника «Номенклатурные группы» в АСФНУ.

Таким образом, каждый элемент справочника «Номенклатурные группы» относится к определенному виду номенклатуры.

АСПБ

Справочник «Номенклатура»

Справочник «Объекты управления»

Справочник «Договоры контрагентов»

Требования к отражению выручки по направлениям

доходов на аналитических счетах к счету 90 «Продажи»

Требования к отражению прочих доходов и расходов на аналитических счетах к счету 91 «Прочие доходы и расходы»

АСФНУ

Рис. 6. Справочники автоматизированных систем АСФНУ и АСПБ

Таблица 4

Справочник «Номенклатурные группы» АСФНУ

Код Наименование Вид номенклатуры

02040000 Автопринадлежности и автоаксессуары Сопутствующие товары

02100000 Безалкогольные напитки Сопутствующие товары

02130000 Услуги общественного питания Услуги

02140000 Услуги автомойки Услуги

Значения номенклатурных групп в карточках номенклатуры должны быть заполнены таким образом, чтобы запасы и движение товаров по субсчетам и аналитическим счетам счета 41 «Товары» и счета 45 «Товары отгруженные» распределились в соответствии с табл. 5.

Для того чтобы проверить в АСФНУ корректность отражения товарных запасов, необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость (финансового или управленческого учета) по счету 41 с детализацией по субсчетам и аналити-

ческому счету «Номенклатура. Номенклатурная группа. Вид номенклатуры» (табл. 6) и проверить каждый субсчет на соответствие в табл. 5.

Следовательно, если будут выявлены несоответствующие табл. 5 итоги, остатки и обороты, то они должны быть перенесены на другие синтетические или аналитические счета (регистры).

2. Справочник «Объекты управления». При заполнении данного справочника необходимо корректно указать значения реквизитов элементов, которые влияют на загрузку данных в АСПБ.

Таблица 5

Соответствие номенклатурных групп и счетов учета товаров в АСФНУ

Счет учета товарных запасов Субсчет Вид номенклатурной группы (аналитические счета)

41-1-01 Товары на складе Товары, относящиеся к основному бизнесу

41-1-02 Товары, перемещаемые в подразделениях и на участках Товары, относящиеся к основному бизнесу

41-2-01 Товары в магазине Товары, относящиеся к основному бизнесу

41-2-02 Сопутствующие товары в магазине Сопутствующие товары. Прочие товары и ТМЦ (товарно-материальные ценности)

41-3 Товары на складе сопутствующих товаров Сопутствующие товары. Прочие товары и ТМЦ

45 Товары отгруженные Товары, относящиеся к основному бизнесу

Таблица 6

Форма проверочного отчета для таблицы «Соответствие номенклатурных групп и счетов учета товаров» —

оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 (период: 2011 г.). Детализация по субсчетам, субконто: Номенклатура. Номенклатурная группа. Вид номенклатуры. Выводимые данные: сумма, количество.

Субконто Сальдо на начало периода Оборот за период Сальдо на конец периода

Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит

41-1

41-1-01

Товары, относящиеся к основному бизнесу

41-2

41-2-01

Товары, относящиеся к основному бизнесу

41-2-02

Сопутствующие товары

Ключевым и обязательным реквизитом справочника «Объекты управления» является «Тип объекта управления». Перечень типов объектов управления должен быть унифицированным и закрытым списком во избежание внесения в него несогласованных изменений.

Для исключения некорректности присвоения исполнителями объекту управления соответствующего типа объекта управления предлагается заранее методически описать данные соответствия (табл. 7).

Вторым важнейшим реквизитом справочника «Объекты управления» является реквизит «Объект управления управленческого учета», значения которого выбираются из справочника «Объекты управления управленческого учета». Справочник «Объекты управления управленческого учета»

загружается из АСПБ и содержит укрупненный перечень объектов управления, используемых в бюджетах. Привязка объектов управления АСФ-НУ и объектов управления АСПБ производится сотрудниками планово-бюджетных отделов.

В процессе работы авторами установлена связь типов объектов управления и аналитических счетов учета запасов. Для объектов учета ТМЦ тип объекта определяет допустимые номенклатурные позиции, которые могут отражаться в учете по этому объекту, счет учета товарных запасов объекта, направления доходов, по которым может осуществляться выручка. В табл. 8 рассмотрим допустимые счета финансового учета и номенклатурные группы для каждого типа объекта управления.

Из табл. 8 видно, что отражение операций движения товарных запасов по объектам типов

Таблица 7

Типы объектов управления

Тип объекта управления Вид объекта управления

Объект основного бизнеса Объекты учета доходов и расходов (по видам), относящихся к основному бизнесу компании (например, автозаправочная станция № 1, 2 и т. д.)

Магазин Объекты основного и сопутствующего бизнеса (по видам) (например, магазин № 1, 2 и т. д.)

Станция технического обслуживания, автомойка Объекты сопутствующего бизнеса в составе комплекса автозаправочной станции. Выделяются в обязательном порядке, если на автозаправочной станции есть услуги станции технического обслуживания и (или) мойки (например, автомойка № 1, автомойка № 2, станция технического обслуживания № 1 и т. д.)

Склад товарно-материальных ценностей Материальные склады компании (например, склад № 1, 2 и т. д.)

Таблица 8

Соответствие аналитических счетов в разрезе типов объектов управления

Счет Вид Тип объекта управления

Объект основного бизнеса Магазин Станция технического обслуживания, автомойка Прочий склад ТМЦ

41-01-1 Товары, относящиеся к основному бизнесу V

41-01-2 Товары, относящиеся к основному бизнесу V

41-02-1 Товары, относящиеся к основному бизнесу V V

41-02-2 Сопутствующие товары. Прочие товары и ТМЦ V V V

41-03 Сопутствующие товары. Прочие товары и ТМЦ V V

«Спецтехника», «Легковой автотранспорт», «Прочий производственный транспорт» является недопустимым.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Для того чтобы проверить в АСФНУ корректность отражения движения товаров по объектам управления, необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость (финансового или управленческого учета) по счету 41 с детализацией по субсчетам и аналитическому счету «Объекты управления. Тип объекта управления» (формат обо-ротно-сальдовой ведомости аналогичен табл. 6) и проверить каждый субсчет на соответствие табл. 8. Если будут выявлены расхождения в итогах, остатках и оборотах, то они должны быть перенесены в другие синтетические или аналитические счета.

В рамках данного справочника выявлена связь типов объектов управления и аналитических счетов учета затрат.

В целом для статей затрат отражение начислений по объектам нуждается в дополнительной регламентации, так как АСФНУ предоставляет фактические данные для АСПБ. Планирование в АСПБ производится по статьям затрат, причем для каждой статьи затрат применяется глубина планирования по одному из трех вариантов:

— по объектам (например, магазин N° 1, 2 и т. д.);

— по категориям объектов (например, по магазинам в целом, по объектам основного бизнеса в целом и т. д.);

— по компании в целом.

Для большинства статей планирование производится по объектам управления. Для сопоставимости плана и факта начисления затрат в АСФНУ суммы по статьям затрат должны быть разнесены по тем же объектам управления, по которым они

запланированы. Решение вопроса разнесения затрат по объектам планирования должно производиться в рамках внедрения системы работы с заявками на расходование средств.

3. Справочник «Договоры контрагентов». У элементов данного справочника существуют следующие реквизиты, используемые АСПБ:

1) обязательный для заполнения реквизит «Тип договора». Значения этого реквизита выбираются из справочника «Типы договоров контрагента», каждый элемент которого привязан к ЦФО. Принцип заполнения типов договоров предполагает, что все операции по каждому договору проводятся в рамках ответственности одного ЦФО — центра доходов или центра затрат. Таким образом, один договор не может быть одновременно доходным или расходным, более того, по каждому доходному договору основного бизнеса предполагается реализация в рамках одного канала продаж.

Система АСПБ использует не связь договора контрагента с типом договора, а связь договора и ЦФО при формировании бюджета дебиторской и кредиторской задолженности (БДКЗ) по ЦФО, при расчете коэффициентов инкассации по ЦФО, а также для формирования фактических данных управленческого учета по движению денежных средств в разрезе ЦФО, т. е. существенным для управленческого учета при указании типа договора является связь договора с ЦФО.

Сами значения типов в карточках договоров могут быть использованы в АСФНУ как дополнительные аналитические счета («Договоры. Тип договора») по счетам расчетов с контрагентами. Благодаря связи договоров контрагентов с ЦФО типовые отчеты АСФНУ по счетам расчетов с кон-

трагентами могут быть развернуты по аналитике «Договоры. Тип договора. ЦФО» для получения итогов расчетов по ЦФО.

В подсистеме управленческого учета можно предусмотреть создание отчетов по счетам доходов и затрат, позволяющих провести анализ корректности заполнения типов договоров. Для расходных договоров анализируется совпадение ЦФО и типа договора и ЦФО и направления доходов по начислению выручки в рамках договора. Кроме того, существует возможность автоматического заполнения типов доходных договоров, если в рамках договора за выбранный период выручка отражена по единственному направлению доходов;

2) обязательный для заполнения реквизит «Контрагент управленческого учета». Его значения выбираются из унифицированного справочника «Контрагенты управленческого учета», содержащего перечень организаций. Заполнение этого реквизита производится автоматически при записи договора по условию вхождения идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) контрагента-владельца и указанного типа договора в состав служебного регистра сведений «Соответствие ИНН Контрагентам УУ»;

3) необязательный для заполнения реквизит «Заем» (из справочника «Кредиты и займы»). Значение этого реквизита необходимо заполнить для всех договоров контрагентов, участвующих в формировании оборотов по аналитическим счетам управленческого учета к синтетическим счетам финансового учета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». У элементов справочника «Кредиты и займы», используемых для заполнения реквизита «Заем», должны быть заполнены реквизиты «Дата выдачи займа», «Срок займа», «Процентная ставка».

4. Требования к отражению выручки по направлениям доходов (счет 90 «Продажи»). В соответствии с моделью Стандарта учет выручки отражается в управленческой отчетности в разрезах:

а) видов бизнеса:

— основного — реализация товаров и готовой продукции;

— сопутствующего — реализация сопутствующих товаров и готовой продукции;

— дополнительного — оказание услуг, связанных с основной деятельностью;

б) центров доходов как вида ЦФО. Основной и сопутствующий бизнес детализируется по каналам продаж (например, транзит, мелкооптовая торговля, розничная торговля, сопутствующий бизнес), дополнительный бизнес — по видам дополнительного бизнеса. Каждому каналу продаж соответствует единственный ЦФО — центр доходов.

В АСФНУ на субсчете 1 «Выручка» счета 90 ведется учет по аналитическому счету «Направление доходов», значения которого выбираются из унифицированного справочника «Типы договоров контрагентов». Элементы этого справочника используются также для классификации всех заключаемых компанией с контрагентами договоров и поэтому могут относиться как к доходам, так и к расходам. Каждый элемент данного справочника однозначно связан с ЦФО — центром доходов или центром затрат. Типы договоров, относящиеся к направлению доходов, помещены в каталог «Направление доходов» (табл. 9).

Для предоставления данных по выручке компании в разрезе видов бизнеса и центров доходов среди типов доходных договоров выделены типы (путем присвоения соответствующего реквизита «Является направлением выручки»), относящиеся к основному, дополнительному и сопутствующему бизнесу компании. Все остальные типы доходных договоров, т. е. те элементы каталога «Направление дохода», для которых реквизит «Является направлением выручки» не заполнен, относятся к прочим доходам.

В финансовом учете доход по типам договоров, относящимся к основному, дополнительному и сопутствующему бизнесу компании, отражается на субсчетах счета 90, по прочим типам доходных

Таблица 9

Справочник «Типы договоров контрагентов»

Код Наименование

01 Направление доходов

01.01 Расчеты за товары

01.02 Расчеты за услуги

01.03 Расчеты за аренду

01.04 Расчеты за имущество

Таблица 10

Направления учета выручки компании

Вид бизнеса компании / канал продаж Код типа договора Тип договора

Основной бизнес: транзит мелкооптовая торговля розничная торговля 01.01.04 01.01.02 01.01.05 Реализация товара и готовой продукции транзитом Оптовая реализация товаров и готовой продукции Реализация товаров и готовой продукции физическим лицам

Сопутствующий бизнес 01.01.03 Реализация сопутствующих товаров и услуг

Дополнительный бизнес 01.02.01 01.02.02 01.02.08 01.02.11 Услуги по хранению товаров и готовой продукции Услуги по транспортировке товаров и готовой продукции Управление имуществом Предоставление услуг телефонной связи

договоров — на субсчетах счета 91 «Прочие доходы и расходы».

На примере табл. 10 рассмотрен перечень допустимых на счете 90 направлений доходов с привязкой к видам бизнеса компании.

Для того чтобы проверить в АСФНУ корректность отражения выручки по направлениям доходов, необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость (финансового или управленческого учета) по счету 90 с детализацией по субсчетам и аналитическому счету «Направление доходов» и проверить, что в оборотах за период участвуют только значения аналитических счетов из табл. 10. Следовательно, если будут выявлены несоответствующие направления доходов, то они должны быть перенесены на направления доходов этой таблицы.

Выручка компании, не относящаяся к основному и сопутствующему бизнесу, относится к дополнительному бизнесу. С точки зрения учета выручки каждую реализуемую услугу можно привязать к одному из направлений доходов — элементов справочника «Типы договоров контрагентов». Прочие доходы (счет 91) не связаны с направлениями доходов, а лишь со статьями прочих доходов.

Рассмотрим содержание наиболее типичных примеров связей услуг компании и направлений доходов (табл. 11).

В АСПБ на основании статистических данных необходимо выделить значимые для выручки статьи доходов дополнительного бизнеса (например, доля в выручке дополнительного бизнеса более 5 %), называемые «Виды дополнительного бизне-

Таблица 11

Примеры соответствия услуг направлениям доходов компании

Услуга Направление доходов Код

Услуги, оказываемые на автомойке, станции технического обслуживания Реализация сопутствующих товаров и услуг 01.01.03

Сдача в аренду площадей магазина, автомойки, площади под рекламу или банкоматы Реализация сопутствующих товаров и услуг 01.01.03

Сдача имущества в аренду (если это не имущество основного бизнеса) Аренда прочего имущества 01.03.05

Код Направление доходов Вид дополнительного бизнеса

01.02.01 Услуги по хранению товаров и готовой продукции Хранение товаров и готовой продукции сторонних организаций

01.02.02 Услуги по транспортировке товаров и готовой продукции Транспортные услуги

01.02.08 Управление имуществом Управление имуществом

01.02.11 Предоставление услуг телефонной связи Предоставление услуг телефонной связи

Таблица 12

Связь направлений доходов и видов дополнительного бизнеса

Таблица 13

Регистр «Соответствие услуг направлениям доходов»

Номенклатура Направление доходов

Экспресс-замена масла Реализация сопутствующих товаров и услуг

Автомойка Реализация сопутствующих товаров и услуг

Хранение товаров и готовой продукции Услуги по хранению товаров и готовой продукции

Сдача в аренду офисов, площадей, прочих объектов (не относящихся к основному бизнесу) Сдача в аренду объектов недвижимости

са». Перечень видов дополнительного бизнеса и их связь с направлениями доходов представлены в табл. 12.

Для автоматического заполнения в корреспонденции счетов по счету 90 аналитики «Направления доходов» по реализованным услугам в АСФНУ существует специализированный объект — регистр сведений «Соответствие услуг направлениям доходов». В этом регистре сведений для каждой номенклатурной позиции вида «Услуги» можно задать соответствующее направление дохода, после чего при проведении документов реализации указанное направление доходов будет автоматически подставляться в проводки по субсчетам счета 90. Рассмотрим пример заполнения регистра в табл. 13.

Заполнение данного регистра производится компанией самостоятельно, так как справочник номенклатуры (в том числе услуг) не является унифицированным и носит рекомендательный характер.

5. Требования к отражению прочих доходов и расходов (счет 91). Статьи прочих доходов и расходов хранятся в справочнике «Прочие доходы и расходы». Состав каталогов справочника должен быть регламентирован.

Требования управленческого учета к отражению в финансовом учете операций по прочим доходам и расходам следующие:

1) в финансовом учете все обороты должны быть отражены только по аналитическим счетам — элементам справочника «Прочие доходы и расходы». Наличие в финансовом учете оборотов по аналитикам-группам нежелательно;

2) в управленческом учете все обороты должны быть отражены только по аналитикам-каталогам справочника «Прочие доходы и расходы», т. е. наличие в управленческом учете оборотов по аналитикам-элементам нежелательно;

3) в управленческом учете все обороты должны быть разделены на принимаемые к налогово-

му учету / не принимаемые к налоговому учету. Разделение осуществляется путем заполнения аналитики «Вид принятия к налоговому учету» на субсчетах счета 91.

Обобщая все вышесказанное, необходимо подчеркнуть, что при внедрении системы управленческого учета на предприятии следует ответственно подойти к разработке системы справочников, чтобы в дальнейшем избежать их серьезных изменений, влекущих корректировку всей системы управленческого учета. В первую очередь нужно определить основные требования к системе справочников в зависимости от особенностей объекта управления и всех бизнес-процессов, протекающих на предприятии, и только после этого в соответствии с предлагаемыми требованиями можно приступать к разработке системы справочников. После их создания осуществляется привязка справочников к учетным системам компании.

Список литературы

1. Зырянова Т. В., ТарновскаяЮ. С. Методика разработки и внедрения унифицированного стандарта управленческого учета компании в условиях автоматизации учетного процесса // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 34 (232).

2. Зырянова Т. В., Тарновская Ю. С. Интеграция автоматизированных систем управления бизнес-процессами компании как составляющая унифицированного стандарта управленческого учета // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 35 (232).

3. Ивашкевич В. Б. Бухгалтерский управленческий учет. М.: Магистр-ИНФРА-М, 2011.

4.МишинЮ. А. Управленческий учет: управление затратами и результатами производственной деятельности. М.: Дело и сервис, 2002.

5. Черных И. Н., Хамидуллина З. Ч. Организация учета затрат по центрам ответственности. М.: Кнорус, 2010.