Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.
Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сметы расходов на проведение мероприятия .docСкачать образец сметы расходов на проведение мероприятия .doc
Для чего нужен документ
Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:
- цена аренды помещений;
- стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
- транспортные расходы;
- оплата труда привлеченного персонала;
- сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.
Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.
Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.
Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.
Варианты формирования документа
Смета может быть составлена разными способами:
- Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
- Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
- Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.
Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.
Кто составляет смету
Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.
Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.
Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:
- специалист по внутрикорпоративному развитию
- маркетолог
- работник отдела кадров
- секретарь и т.д.
В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.
После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.
При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.
Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры
Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.
Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.
Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)
Как составить бланк
На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.
Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:
- номер, место, дата составления бланка;
- информация об организации, в которой проводится мероприятии;
- название мероприятия и его дата.
Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:
- порядковый номер
- цель расходов
- количество человек
- цена расходов в расчете на одного человека
- общая стоимость.
При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.
Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.
Как оформить смету
Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.
Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.
Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.
Смета фестиваля
|
Смета |
|||
|
Пункт |
Кол-во |
Цена, руб |
Стоимость, |
|
Аренда сцены |
1 |
15 000 |
15 000 |
|
Аренда |
комплект |
10 000 |
10 000 |
|
Ведущий |
1 |
10 000 |
10 000 |
|
Транспорт |
1 |
3 000 |
3 000 |
|
Изготовление |
5 |
4480 |
22400 |
-
Итого,
руб:60
400
Таблица 2
Из Таблицы 2 видно,
что после первого мероприятия в активах
группы останется ещё 88 080 – 60 400 =
27 680 рублей.
Доход за август
составит 7 340 * 4 = 29 360 рублей. Эта
сумма будет вложена в оплату съёмок
промо-фильма о группе «Smile Band» телеканалом
«М1» а так же выпуска в эфир этого фильма
2 раза в месяц, начиная с октября, до
конца 2011 года, всего 6 раз. Стоимость
выхода в эфир одного фильма длительностью
10 минут на телеканале «М1» составляет
7 000р. Съёмки фильма – 10 000 рублей.
Общая сумма затрат составит 7 000*6 + 10
000 = 52 000 рублей. Сумма дохода за август
складывается с оставшейся суммой после
экологического фестиваля, таким образом,
получается 27 680 + 29 360 = 57 040 рублей.
Из них 52 000 рублей вкладываются в
оплату телеканалу «М1» их услуг, таким
образом у группы остаётся 5 040 рублей.
Доход за сентябрь
составляет 7 340*5 = 36 700 рублей. В
сумме с оставшейся с прошлого месяца
суммой получается 36 700+5 040 = 41 740
рублей. В октябре проводится сольный
концерт группы «Smile Band» в ресторане
«Тинькофф».
Смета на проведении октябрьского концерта в ресторане «Тинькофф»
|
Смета |
|||
|
Пункт |
Кол-во |
Цена, руб |
Стоимость, |
|
Аренда |
1 |
10 000 |
10 000 |
|
Печать |
450 |
7 |
3 150 |
|
Печать афиш |
200 |
100 |
20 000 |
|
Расклейка |
5 |
500 |
2 500 |
-
Итого:
35 650
Таблица 3
Цена на билет
составит 150 рублей. Таким образом при
ожидаемом среднем уровне продаж (50%)
доход от продажи билетов составит
150*(450/2) = 33 750 рублей.
В ноябре ожидается
точно такая же ситуация. При этом в
активе будет находиться 41 740 – 35 650
+ 33 750 = 39 840 рублей. При точно такой
же смете расходов, в активе группы после
ноября останется 39 840 – 35 650 + 36 700
(доход за октябрь от коммерческих
выступлений) + 29 360 (доход за ноябрь)
= 70 250 рублей.
В декабре, помимо
коммерческих выступлений, группа
организует новогоднее шоу от «Smile Band»
в ресторане-клубе «Art&fact».
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Утверждаю: Согласовано:
Должность Начальник Управления кинематографии
____________________ Ф.И.О. Федерального агентства по культуре
по доверенности от ___ N __ и кинематографии
_______________________ С.В.Лазарук
по доверенности от _______ N ______
(от Исполнителя) (от Государственного заказчика)
М.П. М.П.
Смета расходов
на проведение кинофестиваля
__________________________________________
N _________ от «__» ________ 200__ г.
----T-------------------------T----------------------------------¬
¦ N ¦ Наименование статей ¦ Сумма (руб.) ¦
¦п/п¦ +------T----------------T----------+
¦ ¦ ¦расчет¦ средства ¦ прочие ¦
¦ ¦ ¦ ¦Государственного¦источники ¦
¦ ¦ ¦ ¦ заказчика ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦1. ¦Оплата персонала, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦привлекаемого для ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦подготовки и проведения ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦КМ, с начислениями ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦2. ¦Типографские расходы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(печатная продукция): ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦плакаты ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦буклеты ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пригласительные билеты ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦3. ¦Расходы, связанные с ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приглашением участников ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦КМ (почтовые услуги, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦проезд, проживание, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦питание) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦4. ¦Аренда и оформление мест ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦проведения ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(торжественное открытие ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и закрытие: сценическое ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и рекламное оформление, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦авторское, режиссерское, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦световое и звуковое ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦решение) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦5. ¦Транспортные расходы ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦6. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦7. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦8. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦ ¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦ ¦НДС ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+------+----------------+----------+
¦ ¦ВСЕГО ¦ ¦
L---+-------------------------+-----------------------------------
Главный бухгалтер
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Смета расходов на проведение мероприятия
⏬Смета расходов на проведение мероприятия — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 33 Kb. Скачиваний: 1001072. Формат документа: doc
Смета расходов на проведение мероприятия – список затрат, которые претерпевает организация для проведения конкретного события. Мероприятия различны, от соревнования и конкурса до переговоров и конференций. Акт составляется ответственными лицами.
В тексте отображены сведения о затратах. Указываются наименование, количество человек, которые будут присутствовать на событии. Также отображается сумма за одного человека. В последнем столбце ставится итоговая стоимость. Документ согласовывается в бухгалтерском отделе организации.
Смета сама по себе не является доказательством производимых расходов. Затраты подтверждают квитанции и другие бумаги, документ лишь фиксирует траты. На практике акт желательно составлять задолго до проведения мероприятий.
Интересные материалы по теме:
- Смета на строительно-отделочные работы — образец 2019 года
- Соглашение о намерениях заключить договор — образец 2019 года
- Согласие работника на работу в выходной день — образец 2019 года
Театр, как известно, начинается с вешалки, а работа над проектом — с брифа. После того, как достигнуты первые договоренности, начинается один из самых кропотливых этапов — составление сметы расходов на проведение мероприятия. О том, как строится смета и что в неё обычно включается, рассказывает
руководитель административного отдела Гильдии Мастеров, Евгения Воробьёва
Прежде чем приступить к составлению сметы, администратор обычно разрабатывает план мероприятия, основываясь на режиссерской концепции. Конечно, первый вариант сметы – предварительный и очень условный, так как в процессе согласований в нее могут быть внесены дополнительные позиции или наоборот, удалены ненужные. Администратор постоянно ведет поиск оптимальных решений в соответствии с желаниями заказчика, стараясь учесть индивидуальные особенности компании и соблюсти рамки выделенного на мероприятие бюджета.
Если мероприятие будет проводиться не на территории Заказчика, то одной из первых и обязательных статей расхода станет аренда площадки: этот раздел часто включает банкетное или кейтеринговое обслуживание. Программа развлечений, предусмотренная сценарием, может потребовать особое техническое обеспечение — этот раздел, в зависимости от сложности проекта, может включать в себя световое, звуковое и сценическое оборудование, плазменные панели и всевозможные новинки технической мысли для создания специальных эффектов и реализации высокотехнологичных решений . Оформление праздничного пространства, в большинстве случаев — обязательный пункт, ответственный за создание атмосферы. Стоимость напрямую зависит от режиссерской идеи и предпочтений заказчика – от сложных и дорогих театральных декораций до экономичных, но эффектных вариантов из живых цветов или воздушных шаров. Этот пункт может также включать в себя разработку и изготовление сопутствующей полиграфии – афиши, приглашения, билборды, тантамарески и многое другое. Раздел административно-постановочная группа это команда профессионалов, которая работает над праздником: директор и режиссер проекта, технический директор, один или несколько администраторов – те, кто осуществляет подготовку и проведение мероприятия. В этом разделе также указывается процент за менеджмент агентства. Общие расходы мероприятия могут включать реквизит, транспорт, фото- и видео- съемку, призы и подарки, фейерверк, прокат костюмов и многое другое: список ограничивается фантазией режиссера и желанием Заказчика. Дополнительной статьей расходов может стать приглашение артистов и исполнителей: расходы на гонорары и выполнение райдеров зачастую окупают эффект, произведенный появлением на празднике эстрадной звезды или медийного лица. Еще один возможный пункт сметы — интерактивные зоны — это отличный выход из положения, когда аудитория праздника велика и разнообразна: развлекательные площадки на любой вкус не оставят скучать никого. Другие, особенные статьи расходов могут возникнуть исходя из обсуждаемых с Заказчиком концепций и являются строго индивидуальными.
Смета обязательно претерпевает изменения, дорабатывается, дополняется и конкретизируется, и может иметь небольшой люфт в ту или иную сторону, поэтому уже при первом обсуждении Заказчику желательно хотя-бы представлять размер и гибкость бюджета. Это позволит сценаристам и администраторам сразу предлагать оптимальные решения, подрядчиков и артистов.
Несколько универсальных советов, которые помогут начинающему организатору мероприятия:
1. Ни в коем случае нельзя экономить на еде и напитках. Если на празднике будет не хватать закусок и коктейлей, то даже самая блестящая программа не исправит испорченного впечатления. Поэтому стоит выбирать хороший ресторан с отменной кухней. А сэкономить можно на оформлении места проведения мероприятия и на приглашении «звезды»: в качестве развлечений можно предложить проведение «капустников», заранее подготовленных сотрудниками или игровая программа.
2. Необязательной роскошью при проведении праздников являются, например, подарки сотрудникам, хотя случалось иметь дело с желанием Заказчика обязательно, не смотря ни на что, включить этот пункт в смету. Кроме того, в последние годы наметилась тенденция реже приглашать знаменитых артистов на мероприятия и в смету чаще всего включаются позиции, которые помогают сделать праздник особенным, украсить его и придать индивидуальность.
3. Что касается сроков, то на составление сметы уходит в среднем от двух дней до недели. На утверждение с обсуждением и внесением поправок времени уходит гораздо больше. Но, опять же, все индивидуально. В агентстве полного цикла, каким является и «Гильдия Мастеров», удобнее заказывать организацию праздника, в первую очередь, самому клиенту. Ему не приходится тратить свое время и силы на взаимодействие с разными подрядчиками, он имеет дело с одним или двумя ответственными людьми, что упрощает процесс организации мероприятия и сокращает затраченное время.