20 Сентября 2021
Как правильно посчитать расход на архив в организации?
Архив – это не только способ хранения документации, но и существенная статья расходов предприятия. При необходимости создания архива в организации следует предварительно рассчитать, сколько финансовых вложений потребует решение этой задачи. Расходы на организацию и содержание бумажного и электронного архива считаются по-разному.
Расходы на традиционный архив
При создании традиционного архива «с нуля» руководству предприятия потребуется выделить средства на следующие статьи расходов:
- Оборудование внутреннего пространства хранилища – ящики, стеллажи, сейфы и т.д.
- Канцелярские принадлежности – файлы, папки, скоросшиватели и многое другое.
- Оснащение помещения климатическим и пылеудаляющим оборудованием, системой безопасности.
- Сканер, копировальное оборудование и другая оргтехника. Оборудование избавит от необходимости выносить документы из хранилища для размножения на несколько экземпляров.
- Работа экспертов при проведении экспертизы ценности бумаг.
- Оплата труда архивариуса. В некоторых компаниях обязанности по ведению архива возлагаются на секретаря или сотрудника отдела кадров.
Это базовые расходы на архив организации. Отдельной статьей идут выплаты налогов с каждого штатного сотрудника архивного отдела.
В мелких компаниях обязанности по ведению архива возлагаются на бухгалтера или кадровика. При большом объеме документов может возникнуть необходимость в найме архивариуса, организации самостоятельного архива или структурного подразделения в составе службы делопроизводства. Эти нюансы также влияют на величину расходов. При необходимости выделения хранилища в обособленное структурное подразделение целесообразнее задуматься об автоматизации архива, чтобы не увеличивать штат архивных специалистов.
Расходы на электронный архив в организации
Как и в случае с традиционным архивом, основная статья расходов предназначена на создание хранилища. Большая часть денежных средств уйдет на покупку технического оснащения и оцифровку бумаг. Содержание цифрового архива не требует финансовых вложений. Необходимо купить:
- Оргтехнику для перевода данных в цифровой вид.
- Сервер или системный блок.
- Специализированное программное обеспечение для систематизации и хранения данных.
Дополнительно оплачиваются услуги экспертной комиссии и специалистов, осуществляющих настройку системы.
Затраты на архив на аутсорсинге
Заключение договора на получение услуг архивной компании избавляет клиента от крупных первоначальных вложений. Заказчику не потребуется приобретать мебель, технику и программное обеспечение.
Квалифицированные специалисты архивной организации выполнят любой объем работы быстро и качественно. Сотрудничество с аутсорсинговой компанией – экономически выгодное решение, особенно для небольших компаний.
Смета – это ключевая стадия подготовки к реализации проекта. На ее основании будет формироваться календарный план проекта, график поставок материалов и инструментов. Смета фиксирует стоимость всех работ, инструментов и материалов. Она включает в себя накладные и непредвиденные расходы, прибыль подрядной компании. Это крайне важный документ. К его составлению могут привлекаться даже отдельные подразделения.
Основные особенности
Смета обычно составляется в рамках строительства. Само такое понятие появилось в плановой экономике. Но оно осталось актуальным и в рамках рыночной экономики. Смета – это ориентир для определения цены, которая устроит заказчика. Она также нужна для качественного анализа расходов обеих сторон. Документ потребуется для осуществления расчетов между участниками проекта в процессе его воплощения. Сметная стоимость – это предполагаемый объем расходов, нужных для полноценной реализации проекта.
Функции сметы:
- Распределение вкладов по стадиям строительства.
- Установление источников появления средств.
- Определение цен на материалы/инструменты, которые устраивают и заказчика, и исполнителя.
При оформлении соглашения подряда смету составлять не обязательно. Но всегда составляется протокол, устанавливающий договорную стоимость. Но смета может быть затребована заказчиком. Как правило, она и запрашивается с целью детализации расходов на строительства. Обязательно составляется смета, если заказчик – это государственное учреждение.
Особенности установления
Сметная стоимость рассчитывается на каждой из стадий проектирования. Нужно это для дополнительной детализации, точного уточнения. Рассмотрим эти стадии:
- Предпроектная. Устанавливается предварительная стоимость проекта. Нужно это для обоснования инвестиций.
- Проектная. На этом этапе формируются укрупненные расчеты с большей степенью раскрытия сведений.
Если проводится несколько направлений строительства, заполняется сводка затрат по этим направлениям.
Способы расчета
В РФ распространены эти методы установления стоимости:
- Ресурсный. Представляет собой калькулирование в нынешних и планируемых ценах. Метод обеспечивает точный пересчет сметной стоимости на новые цены.
- Ресурсно-индексный. Сочетает в себе ресурсный способ с индексами. Последние представляют собой отношение нынешних цен к ценам на 1991 год.
Есть еще несколько методов установления стоимости.
Состав
Сметная стоимость подразделяется на 3 части. Рассмотрим их особенности:
- Прямые траты. В них входит стоимость объектов, траты на эксплуатацию оборудования, ЗП сотрудников.
- Накладные траты. Это расходы, направленные на формирование общий условий работы. К примеру, это траты на организацию и обслуживание объекта.
- Сметная прибыль. Представляет собой расходы, не связанные с возведением объекта, но требующиеся для обеспечения работы строительной компании. К примеру, это могут быть налоги, траты на развитие производства, материальное стимулирование, создание нормальных условий для работы сотрудников.
К СВЕДЕНИЮ! Если строится уникальное здание, для создания сметы обычно используются укрупненные сметные нормы. Если же УСН нет, могут применяться единичные расценки.
Разновидности сметы
Смета – это практически обязательная часть подготовки к любому проекту, предполагающему денежные расходы. Это не один документ, но комплекс бумаг. К ним относится эта документация:
- Сводный расчет.
- Сводка трат.
Состав документации, которая обычно сопровождает воплощение проекта в жизнь:
- Локальные сметы. Входят в состав первичной документации. Заполняются на отдельные направления работы.
- Локальные расчеты. Актуальны тогда, когда масштабы работ и размеры расходов пока не установлены или уточнить все значения можно только в ходе строительства.
Все эти документы заполняются на базе официальной документации. Вместе с ними могут составляться другие бумаги: ведомость сметной стоимости различных объектов.
Программы для составления сметы
Обычно смета составляется посредством специальных программ. Это наиболее простой и быстрый вариант. Есть бесплатные программы с минимальным функционалом. Они подходят для простейших расчетов. Произвести их можно в обычной Microsoft Excel. Есть также профессиональные программы. К примеру, это «Смета.ру», «1С:Подрядчик».
Утвержден
приказом Росархива от 13.05.2022 № 59
Зарегистрирован в Минюсте России 26.07.2022. Рег. № 69383.
с изменениями, внесенными
приказом Росархива от 18.08.2022 № 114
Зарегистрирован в Минюсте России 15.09.2022. Рег. № 70095.
Порядок составления, утверждения и ведения
бюджетных смет Федерального архивного агентства
и подведомственных федеральных казенных учреждений
I. Общие положения
1. Бюджетная смета, иные документы и информация, предусмотренные настоящим Порядком, формируются в форме электронного документа и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя Росархива либо заместителя руководителя Росархива в соответствии с распределением обязанностей между руководством (далее – уполномоченное лицо), руководителем подведомственного федерального казенного учреждения (иного уполномоченного им лица), в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет» (далее – информационная система).
Обмен документами и информацией, указанными в абзаце первом настоящего пункта, осуществляется с использованием информационной системы.
II. Составление бюджетных смет
2. Бюджетная смета составляется и ведется в целях установления объема и распределения направлений расходов бюджета на срок действия федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год (очередной финансовый год и плановый период) на основании доведенных до Росархива и подведомственных федеральных казенных учреждений (далее – казенные учреждения) лимитов бюджетных обязательств на принятие и (или) исполнение бюджетных обязательств по обеспечению выполнения функций Росархива, казенных учреждений, включая бюджетные обязательства по предоставлению бюджетных инвестиций и субсидий юридическим лицам (в том числе субсидии бюджетным учреждениям), субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов (далее – лимиты бюджетных обязательств).
3. Показатели бюджетной сметы формируются в разрезе кодов классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации с детализацией по кодам элементов (подгрупп и элементов) видов расходов в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств, а также в разрезе кодов аналитических показателей.
4. Бюджетная смета составляется Росархивом и казенными учреждениями путем формирования показателей бюджетной сметы на второй год планового периода и внесения изменений в утвержденные показатели бюджетной сметы на очередной финансовый год и плановый период по формам согласно приложениям № 1 и № 2 к Порядку составления и ведения бюджетных смет федеральных казенных учреждений, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 20 июня 2018 г. № 141н[1] (далее – Порядок составления и ведения бюджетных смет федеральных казенных учреждений).
Бюджетная смета составляется на основании обоснований (расчетов) плановых сметных показателей, являющихся неотъемлемой частью бюджетной сметы.
Показатели бюджетной сметы и показатели обоснований (расчетов) плановых сметных показателей должны соответствовать друг другу.
5. Бюджетная смета Росархива составляется и ведется финансово-экономическим отделом Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования Росархива (далее – финансово-экономический отдел) на основании соответствующих обоснований (расчетов) плановых сметных показателей, сформированных в соответствии с главой VI настоящего Порядка.
Финансово-экономический отдел в течение пяти рабочих дней со дня доведения до Росархива лимитов бюджетных обязательств формирует бюджетную смету Росархива и направляет ее на утверждение руководителю Росархива или уполномоченному лицу.
6. Бюджетные сметы казенных учреждений в срок не позднее пяти рабочих дней со дня доведения казенным учреждениям лимитов бюджетных обязательств составляются в соответствии с Порядком составления и ведения бюджетных смет федеральных казенных учреждений, подписываются руководителем казенного учреждения (иного уполномоченного им лица) и направляются на рассмотрение и утверждение в Росархив.
7. К представленной на утверждение бюджетной смете прилагаются обоснования (расчеты) плановых сметных показателей, использованных при формировании бюджетной сметы, являющихся неотъемлемой частью бюджетной сметы.
8. Формирование проекта бюджетной сметы на очередной финансовый год (на очередной финансовый год и плановый период) осуществляется в соответствии с главой IV настоящего Порядка.
III. Утверждение бюджетных смет
9. Бюджетная смета Росархива утверждается руководителем или уполномоченным лицом не позднее десяти рабочих дней со дня доведения Росархиву лимитов бюджетных обязательств.
10. Финансово-экономический отдел осуществляет рассмотрение бюджетных смет казенных учреждений на предмет соответствия бюджетному законодательству Российской Федерации и настоящему Порядку.
При отсутствии замечаний к бюджетным сметам казенных учреждений и (или) обоснованиям (расчетам) плановых сметных показателей не позднее двух рабочих дней со дня получения бюджетных смет казенных учреждений финансово-экономический отдел согласовывает и направляет бюджетные сметы казенных учреждений на утверждение руководителю Росархива или уполномоченному лицу.
В случае наличия замечаний к бюджетным сметам казенных учреждений и (или) к обоснованиям (расчетам) плановых сметных показателей финансово-экономический отдел не позднее двух рабочих дней со дня получения бюджетных смет казенных учреждений направляет информацию об отклонении бюджетных смет в казенные учреждения с указанием причин отклонения (замечаний).
Казенные учреждения в срок не позднее двух рабочих дней после дня получения информации об отклонении бюджетных смет осуществляют уточнение бюджетных смет в соответствии с полученными замечаниями, подписание бюджетных смет руководителем казенного учреждения (иным уполномоченным им лицом) и повторное направление на рассмотрение в Росархив.
Финансово-экономический отдел не позднее двух рабочих дней после дня получения уточненных бюджетных смет казенных учреждений рассматривает и принимает (отклоняет) данные бюджетные сметы.
IV. Составление проектов бюджетных смет
11. При формировании проекта федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год (на очередной финансовый год и плановый период) Росархив и казенные учреждения формируют обоснования (расчеты) плановых сметных показателей и составляют проект бюджетной сметы.
12. Проект бюджетной сметы Росархива на очередной финансовый год и плановый период составляется финансово-экономическим отделом.
13. Проекты бюджетных смет казенных учреждений представляются в Росархив до 25 июня года, предшествующего планируемому периоду.
14. Проекты бюджетных смет казенных учреждений подписываются и утверждаются в соответствии с пунктами 7 и 11 настоящего Порядка.
V. Ведение бюджетных смет
15. Ведение бюджетных смет в целях, предусмотренных настоящим Порядком, осуществляется путем внесения изменений в показатели бюджетных смет в пределах доведенных Росархиву и казенным учреждениям лимитов бюджетных обязательств по форме согласно приложению № 2 к Порядку составления и ведения бюджетных смет федеральных казенных учреждений.
16. Внесение изменений в показатели бюджетной сметы осуществляется путем утверждения изменений показателей – сумм увеличения, отражающихся со знаком «плюс», и (или) уменьшения объемов сметных назначений, отражающихся со знаком «минус»:
-
изменяющих объемы сметных назначений в случае изменения доведенных Росархиву и казенным учреждениям лимитов бюджетных обязательств;
-
изменяющих распределение сметных назначений по кодам классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, требующих изменения показателей бюджетной росписи Росархива и лимитов бюджетных обязательств;
-
изменяющих распределение сметных назначений по кодам классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, не требующих изменения показателей бюджетной росписи Росархива и лимитов бюджетных обязательств;
-
изменяющих объемы сметных назначений, приводящих к перераспределению их между разделами бюджетной сметы;
-
изменяющих иные показатели, предусмотренные настоящим Порядком.
17. Изменения в бюджетную смету формируются на основании изменений показателей обоснований (расчетов) плановых сметных показателей.
В случае изменения показателей обоснований (расчетов) плановых сметных показателей, не влияющих на показатели бюджетной сметы Росархива и казенных учреждений, осуществляется изменение только показателей обоснований (расчетов) плановых сметных показателей.
Внесение изменений в бюджетную смету, требующих изменения показателей бюджетной росписи Росархива и лимитов бюджетных обязательств, утверждается после внесения изменений в бюджетную роспись и лимиты бюджетных обязательств Росархива в соответствии с Порядком составления и ведения сводной бюджетной росписи федерального бюджета и бюджетных росписей главных распорядителей средств федерального бюджета (главных администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета), а также утверждения (изменения) лимитов бюджетных обязательств, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 27 августа 2018 г. № 184н[2] (далее – Порядок составления и ведения сводной бюджетной росписи федерального бюджета).
18. Изменение показателей бюджетных смет, приводящее к изменению лимитов бюджетных обязательств по расходам федерального бюджета на финансовое обеспечение реализации мероприятий по информатизации и на осуществление (софинансирование) капитальных вложений, осуществляется после внесения изменений в обоснования бюджетных ассигнований Росархива на указанные цели в соответствии с Порядком формирования (внесения изменений) и представления главными распорядителями средств федерального бюджета обоснований бюджетных ассигнований, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 17 июня 2021 г. № 86н[3], и доведения Министерством финансов Российской Федерации до Росархива сведений о лимитах бюджетных обязательств в части мероприятий по информатизации и расходов на осуществление (софинансирование) капитальных вложений на финансовый год и на плановый период в соответствии с Порядком составления и ведения сводной бюджетной росписи федерального бюджета.
19. Утверждение изменений в бюджетные сметы осуществляется в соответствии с пунктами 7 и 11 настоящего Порядка.
20. Внесение изменений в показатели бюджетной сметы на текущий финансовый год осуществляется не позднее одного рабочего дня до окончания текущего финансового года.
VI. Составление и ведение обоснований (расчетов)
плановых сметных показателей
21. Обоснования (расчеты) плановых сметных показателей формируются (изменяются) Росархивом и казенными учреждениями при:
-
составлении проекта бюджетной сметы;
-
составлении бюджетной сметы;
-
изменении показателей бюджетной сметы;
-
изменении значений показателей обоснований (расчетов) плановых сметных показателей, не влияющих на показатели бюджетной сметы.
22. Обоснования (расчеты) плановых сметных показателей формируются в разрезе кодов классификации расходов бюджетов и дифференцируются в зависимости от видов расходов классификации расходов бюджетов с детализацией до кодов элементов (подгрупп и элементов) видов расходов, отдельных целевых статей (направлений расходов) классификации расходов бюджетов, и (или) аналитических показателей.
23. Показатели обоснований (расчетов) плановых сметных показателей, формируемые при составлении проектов бюджетных смет, в части расходов на закупку товаров, работ, услуг с учетом принятых и планируемых к принятию Росархивом и казенными учреждениями бюджетных обязательств должны соответствовать показателям плана-графика закупок, формируемого в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
24. Показатели обоснований (расчетов) плановых сметных показателей, формируемые при составлении проектов бюджетных смет, в части расходов на финансовое обеспечение мероприятий по информатизации должны соответствовать показателям мероприятий по информатизации, предусмотренным ведомственной программой цифровой трансформации Росархива, разработанной на период действия закона о бюджете в соответствии с Положением о ведомственных программах цифровой трансформации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2020, № 42, ст. 6612; 2022, № 9, ст. 1315).
25. Обоснования (расчеты) плановых сметных показателей, формируемые при составлении проектов бюджетных смет казенных учреждений, подписываются руководителем казенного учреждения (иным уполномоченным им лицом) и направляются в Росархив одновременно с проектами бюджетных смет.
26. Обоснования (расчеты) плановых сметных показателей, формируемые при составлении проектов бюджетных смет, рассматриваются и принимаются финансово-экономическим отделом одновременно с проектами бюджетных смет казенных учреждений.
[1] Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 августа 2018 г., регистрационный № 51760), с изменениями, внесенными приказами Министерства финансов Российской Федерации от 11 декабря 2019 г. № 222н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 января 2020 г., регистрационный № 57147), от 30 сентября 2021 г. № 141н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 октября 2021 г., регистрационный № 65622).
[2] Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2018 г., регистрационный № 52119, с изменениями, внесенными приказами Министерства финансов Российской Федерации от 17 декабря 2018 г. № 273н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 30 января 2019 г., регистрационный № 53631), от 16 февраля 2019 г. № 21н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 марта 2019 г., регистрационный № 54006), от 18 июля 2019 г. № 112н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 августа 2019 г., регистрационный № 55522), от 25 ноября 2019 г. № 198н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 декабря 2019 г., регистрационный № 56939), от 13 января 2020 г. № 3н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10 февраля 2020 г., регистрационный № 57463), от 13 апреля 2020 г. № 70н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 апреля 2020 г., регистрационный № 58150), от 30 октября 2020 г. № 252н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 9 ноября 2020 г., регистрационный № 60787), от 21 января 2021 г. № 3н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 18 февраля 2021 г., регистрационный № 62558), от 2 ноября 2021 г. № 169н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 23 декабря 2021 г., регистрационный № 66524), от 17 марта 2022 г. № 38н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 29 марта 2022 г., регистрационный № 67970).
[3] Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 18 октября 2021 г., регистрационный № 65460, с изменениями, внесенными приказами Министерства финансов Российской Федерации от 10 января 2022 г. № 2н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 17 марта 2022 г., регистрационный № 67779), от 22 февраля 2022 г. № 26н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 25 марта 2022 г., регистрационный № 67939).
Как составить Объектную смету (ОС) и Сводный сметный расчет (ССР) в программе ГРАНД-Смета.
Составление ОС и ССР начинаем с их создания в нужном объекте:
А) Переходим на вкладку Главная
Б) Нажимаем кнопку Объекты
В) В левой части рабочей области выбираем нужную стройку, а затем объект, для которого хотим создать ОС и/или ССР
Г) Нажимаем кнопку Создать
Д) В появившемся меню выбираем пункт Объектная смета или Сводный сметный расчет
Е) Переименовываем вновь созданный документ
Ж) Открываем его двойным щелчком мыши
Существует два способа заполнения ОС и ССР:
1) Вручную
2) Автосоставление
Вручную:
А) Выделяем заголовок нужной Главы
Б) Переходим на вкладку Документ
В) Нажимаем кнопку Добавить новую позицию в документ
Г) В появившейся позиции заполняем графы Обоснование, Наименование, Стоимость
Автосоставление:
А) Переходим на вкладку Данные
Б) Нажимаем кнопку Автосоставление
В) В появившемся окне выбираем сметы необходимые для составления ОС и/или ССР
Г) Нажимаем кнопку Составить документ
Данный вариант подходит, если смета нужная для составления ОС и/или ССР храниться в программе. Если смета храниться вне программы, необходимо воспользоваться функцией Добавления сметы из файла:
А) Переходим на вкладку Данные
Б) Нажимаем кнопку Добавить смету из файла
В) Указываем место хранения сметы, выделяем её и нажимаем кнопку открыть
Итак, в папке объекта мы создаём новую локальную смету. Для этого необходимо щелчком правой кнопки мыши на свободном месте открыть контекстное меню и выбрать в списке Создать тип документа Смета.
Вводим наименование сметы – Капитальный ремонт, после чего двойным щелчком левой кнопки мыши открываем её.
Перед нами пустой бланк локальной сметы. Первым шагом открываем на панели инструментов вкладку Документ. На этой вкладке собраны операции по работе с документом: от добавления новых строк до настройки параметров расчёта.
Обратите внимание, что в нижней части окна программы расположена статусная строка (строка состояния). При работе с локальной сметой в левой части статусной строки показывается название нормативной базы, используемой в этой смете. Правее расположена кнопка переключения способа расчёта сметы, а рядом с ней – кнопка итогов, на которой показывается итоговая стоимость по документу. Ещё правее расположен ряд кнопок для переключения вида документа.
Самая первая из них, которая сейчас активна и выделена оранжевым цветом, задаёт в документе основной вид Локальная смета. При таком выбранном виде документа набор колонок на экране соответствует наиболее привычной для нас печатной форме локальной сметы.
На правом крае статусной строки расположена кнопка для доступа к сервису информационных сообщений программы «ГРАНД-Смета».