Как составить служебную записку на канцтовары

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2020 г.

Содержание журнала № 16 за 2020 г.

Служебные записки: полезные образцы

Служебка о возмещении трат работника на покупки для нужд компании

Бывает, работники приобретают что-то для нужд компании за собственные деньги (например, какие-то расходные материалы для бытовых нужд), а после работодатель компенсирует им эти траты. Для возмещения денег работнику необходимо написать служебную записку в произвольной форме на имя руководителя организации с указанием:

•того, что конкретно было приобретено и для каких целей;

•стоимости покупки, которую работник просит возместить.

Авансовый отчет составлять не нужно, ведь подотчетные суммы не выдавались. Но если в вашей бухгалтерской программе проводки по оприходованию ценностей, приобретенных работниками, автоматически делаются лишь на его основании, то, чтобы не вбивать их вручную, можно оформить и этот документ. В таком случае потраченную сумму отражайте как перерасход.

И, само собой, к записке следует приложить документы, подтверждающие понесенные работником расходы (к примеру, кассовый или товарный чек, квитанции, накладные и др.).

После того как руководитель даст добро на возмещение указанных трат, утвердив записку, бухгалтерия должна выдать (перечислить) работнику деньги и оприходовать товар.

В налоговом учете организация вправе учесть стоимость приобретенных ценностей в расходах при исчислении налога на прибыль. При этом служебная записка послужит дополнительным подтверждающим документом. А для целей НДФЛ и страховых взносов она станет подтверждением того, что деньги потрачены на нужды компании, а значит, их выплата работнику носит компенсационный характер и объекта обложения не возникаетп. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Приведем образец служебки для случая, когда работник приобрел канцтовары за свой счет.

К слову, если покупки за счет средств работников в вашей компании не редкость, рекомендуем утвердить внутренний документ, указав в нем лимиты покупок и работников, которые вправе их совершать и требовать компенсацию таких расходов. Это снизит риск налоговых претензий к расходам и риск споров с работниками. Подробнее об этом читайте здесь.

Служебка о расходах на такси

Такси могут использовать для служебных поездок абсолютно все работники, будь то офисные трудящиеся или трудящиеся с разъездным характером работы. Да и сотрудники, находящиеся в командировке, вполне могут себе это позволить, важно лишь заручиться разрешением руководства.

Но в любом случае, если поездка на такси была совершена за счет средств работника, а не за счет аванса, выданного ранее работодателем, потребуется служебная записка. Она нужна для получения работником компенсации понесенных трат и для обоснования их целесообразности. Разумеется, идти эта записка должна в комплекте с оправдательными документами. К примеру, с такими как чек ККТ или квитанция об оплате услуг. Нелишним будет приложить и распечатку из приложения заказа такси, где фиксируется маршрут. Но вернемся к записке.

Составляет ее работник, который воспользовался такси. В записке необходимо указать, когда была совершена поездка и с какой целью, аргументы, обосновывающие ее необходимость, а также сумму, в которую она обошлась. На основании такой записки с резолюцией руководителя бухгалтер отразит расходы. Выглядеть она может так.

Возмещение работнику расходов на проезд на такси по служебным поручениям работодатель на ОСН вправе учесть в налоговой базе при наличии оправдательных документов (той же служебки, чеков и т. д.)подп. 11, 12 п. 1 ст. 264, п. 26 ст. 270, п. 25 ст. 255 НК РФ; Письма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Также будет нелишним закрепить в локальном акте возможность использования услуг такси в служебных целях работниками, указав, кто из работников и на каких условиях вправе ездить на такси по работе. Так вы минимизируете вероятность возникновения претензий от налоговиков по учету таких проездных трат.

Облагать или нет компенсацию НДФЛ и страховыми взносами — будет зависеть от того, кто конкретно совершил поездку.

Так, компенсации командированным и «разъездным» работникам (при условии что возможность использования услуг такси для работы закреплена в их трудовых договорах либо в локальном акте (коллективном договоре)) под обложение не подпадают, если траты на поездку документально подтвержденып. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 20.07.2018 № 03-04-05/51201; УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@.

А вот со стоимости поездок офисных работников безопаснее НДФЛ и взносы начислить.

Служебка о командировке на автомобиле

Нередко работники направляются в командировки на своем или служебном автомобиле, и в этом случае служебная записка потребуется для начисления суточных — подтвердит период, за который они полагаются. А также она выступит в роли документа, необходимого для подтверждения расходов (но, разумеется, лишь при наличии других первичных документов, подтверждающих конкретные траты, — чеков, квитанций и т. д.)п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Записку составляет работник, ездивший в командировку на автомобиле, на имя руководителя организации с отражением информации:

•о месте командировки;

•об автомобиле;

•о датах выезда в командировку и возвращения из нее;

•о пробеге и о расходах на бензин.

Вот как, к примеру, можно составить такую служебку.

К слову, о затратах на ГСМ. Если речь идет о поездке на личном авто работника, то до отправки в командировку необходимо определиться, как ему будут возмещаться эти расходы.

К примеру, вы можете заключить с работником соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, предусмотрев в нем два варианта выплаты:

•компенсация уже включает в себя расходы на ГСМ;

•расходы на ГСМ оплачиваются сверх установленного размера компенсации на основании подтверждающих документов.

В таком случае в части налогообложения облагать НДФЛ и взносами сумму компенсации, равно как и расходы на топливо (если они оплачиваются отдельно), не нужноПисьма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 23.01.2018 № 03-04-05/3235. А вот с учетом автомобильной компенсации (включая ГСМ) в налоговых расходах все не так просто.

По общему правилу в целях налога на прибыль учесть можно лишь ограниченную суммуПостановление Правительства от 08.02.2002 № 92:

•1200 руб. в месяц, если двигатель 2000 куб. см и меньше;

•1500 руб. в месяц, если двигатель больше 2000 куб. см.

При этом стоимость ГСМ уже заложена в эти нормативы. Выплата сотруднику сверх указанных сумм в налоговые расходы не включаетсяПисьмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366.

Но бытует мнение, что это правило можно обойти и учесть выплаты работнику в налоговых расходах в полном объеме (без нормирования) как расходы на проезд к месту командировки и обратно на личном автомобиле, используемом в служебных целях. Действительно ли это так? Мы решили уточнить этот вопрос у специалиста Минфина.

Учет компенсации расходов на проезд в целях налога на прибыль

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

— Действительно, в общем случае расходы на проезд к месту командировки и обратно учитываются в целях налога на прибыль в полном объеме. Ограничений в выборе вида транспорта для проезда к месту командировки Налоговым кодексом при этом не установлено. Но следует иметь в виду вот что.

Одновременно с этим Кодекс содержит норму, согласно которой учет расходов на компенсации за использование для служебных поездок именно личных автомобилей ограниченподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому включать траты на проезд (в том числе ГСМ) работника, направленного в командировку на своей машине, следует в пределах норм, установленных Правительством РФПостановление Правительства от 08.02.2002 № 92.

Применение подхода, отличного от этого, с большой долей вероятности вызовет споры с налоговыми органами.

Очевидно, что такой вариант оформления командировок, когда сотрудник использует личное авто, является невыгодным с точки зрения налогообложения прибыли, поэтому мы дополнительно уточнили, как можно выйти из ситуации с наименьшими потерями.

Аренда как способ списать на налоговые расходы больше

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

— Альтернативным вариантом заключения с работником соглашения о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является договор аренды. Причем в ситуации, когда работник не только предоставляет в наем свое транспортное средство (ТС), но еще и лично оказывает услуги по управлению им, безопаснее заключать с сотрудником договор аренды ТС с экипажем. В противном случае не исключаю возможность возникновения претензий со стороны налоговых органов.

Расходы по такому договору на оплату и арендной платы, и услуг по управлению автомобилем можно учесть в налоговой базе по налогу на прибыль в полной суммеПисьма Минфина от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495, от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780. Трат на бензин это тоже касается, если по условиям договора обязанность по их оплате лежит на работодателе, арендующем автомобиль.

Кстати, при аренде ТС с экипажем страховые взносы следует начислять лишь со стоимости услуг по управлению автомобилем. Стоимость арендной платы обложению взносами не подлежитподп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ. Поэтому рекомендуем прописывать эти суммы в договоре отдельно, дабы ИФНС в случае чего не доначислила взносы на всю сумму выплат. А вот НДФЛ необходимо удерживать со всей суммы платежа за аренду по договоруп. 1 ст. 226 НК РФ. Исключение — вы компенсируете работнику расходы на обслуживание автомобиля и ГСМ. Эти выплаты облагать не нужност. 636 ГК РФ; п. 1 ст. 41 НК РФ.

Служебка на отзыв из отпуска

Что делать, если работодателю срочно требуется сотрудник, который в это время находится в отпуске? Правильно, отозвать его из отпуска. Но имейте в виду, что прежде, чем это сделать, нужно поинтересоваться у самого работника, готов ли он досрочно прервать свой отдыхст. 125 ТК РФ. И если готов, проверить, не относится ли он к числу тех работников, которых отзывать из отпуска запрещено законодательством даже в случае их согласияч. 3 ст. 125 ТК РФ.

Если все в порядке, то непосредственный начальник отзываемого работника может написать на имя руководителя организации служебную записку с указанием причин отзыва работника из отпуска и даты выхода этого сотрудника на работу.

Далее — все как обычно. Руководитель пишет на записке резолюцию (свое согласие или отказ), проставляет дату и подпись. После чего в случае проставления одобрительной отметки записка вместе с согласием работника на досрочный выход на работу становятся основанием для формирования приказа об отзыве из отпуска. Образец такой записки представлен ниже.

После издания приказа не забудьте внести изменения в график отпусков и в личную карточку работника, а также пересчитать отпускные. Подробнее об этом читайте: , 2018, № 12.

Если решите оплатить работнику, прервавшему отпуск, проезд из места отдыха, то такую оплату придется обложить НДФЛ и взносами, но с этим можно поспорить. О том, какие аргументы можно привести в пользу позиции неначисления, а также об учете таких трат в налоговых расходах мы писали в , 2019, № 14.

Служебка о повышении в должности

Если работник прекрасно справляется со своими трудовыми обязанностями, почему бы не поощрить его, повысив в должности? Основанием для такого повышения как раз может стать служебная записка, написанная непосредственным начальником особо отличившегося работника в адрес руководителя компании.

В записке имеет смысл указать обоснование причин, по которым предлагается повысить сотрудника. К примеру:

•расширение должностных обязанностей;

•производственные заслуги;

•длительный стаж работы в текущей должности или в компании в целом и др.

В таком случае служебная записка может выглядеть так.

Составленная записка передается на согласование директору компании, и, если он ее одобряет, издается соответствующий приказ, а также оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Вносить изменения в штатное расписание не нужно, если новая должность работника и соответствующий ей оклад уже прописаны в документе. А вот позаботиться об обновлении информации в личной карточке и в трудовой книжке придется.

* * *

В прошлый раз мы рассказали вам о том, где хранить служебные записки, не упомянув о сроках их хранения. Исправляемся. Хранить служебные записки необходимо 5 летподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; статьи 17, 47, 587, 611 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). А некоторые из них и того меньшестатьи 159, 383, 588 Перечня. К примеру, записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка должны храниться всего лишь годст. 382 Перечня.