Коллеги, добрый день!
Давайте обсудим проблему отсутствия кворума на общих собрания участников ООО. Что делать, если голосов участников собрания недостаточно для принятия решений по вопросам повестки дня, какие документы должны быть подготовлены в такой ситуации и чем опасно их отсутствие.
Про кворум
Начнем с кворума. Вообще-то говоря, Закон об обществах с ограниченной ответственностью не содержит понятия «кворум». Его наличие по всем вопросам повестки дня обязательно рассчитывается на общих собраниях АО, но не ООО. И это не случайно.
Что такое кворум? Это минимально необходимое количество участников собрания, при наличии которого оно вправе принимать решения по вопросам повестки дня.
По общему правилу, сформулированному статьей 181.2. ГК РФ, «решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в собрании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества».
Таким образом в собраниях, проводимых по ГК, сначала проверяют наличие кворума — пришло ли 50 % от сообщества. Если кворум есть, значит собрание правомочно и можно приступать к голосованию. При этом, когда происходит голосование, участников собрания (сколько бы их не было) приравнивают к 100 %, а про отсутствующих просто забывают. То есть фактически решение может быть принято, если за него проголосует хотя бы чуть больше 25 % участников сообщества (50 % голосующих от 50 % присутствующих от 100 % участников сообщества). Аналогичное правило существует и в ФЗ «Об АО».
Но по ФЗ «Об ООО» решения принимаются иначе — большинством голосов от общего числа голосов участников общества (пункт 8 статьи 37 ФЗ «Об ООО»), а не только от голосов участников собрания. То есть и отсутствующие на собрании участники ООО также принимаются в расчет.
Тогда скажите мне, какая разница, был кворум или нет? Легитимность решений зависит только от того, было ли за решение отдано необходимое количество голосов и была ли соблюдена процедура. Отсутствие кворума в ООО всегда будет тождественно отсутствию необходимого количества голосов «за». Согласитесь, отсутствие кворума на собраниях акционеров имеет всё-таки немного другое содержание.
Поэтому с юридической точки зрения отдельно определять кворум на общем собрании участников ООО нет никакого смысла — это избыточно. Но с практической — употреблять слово «кворум» всё-таки немного удобнее, чем каждый раз писать «количество участников общества, имеющих достаточное для принятия решений общего собрания количество голосов».
Другой вопрос, что делать с этим недостаточным количеством голосов? К сожалению, законодатель не подготовил ответа на этот вопрос для ООО. Кстати, в отличии от АО, где открытие или перенос собрания приурочены к достижению кворума.
Поскольку в законе ответа нет, будем опираться на практику, логику и здравый смысл. Далее рассмотрим 3 основных ситуации, с которыми может столкнуться организатор собрания.
Не пришел никто
Если ко времени открытия собрания ни один из участников общества не зарегистрировался для участия в этом собрании, то очевидно, что собрание не будет проведено. Следовательно, организатору собрания нужно подготовить документ о том, что собрание не состоялось.
В листе или журнале регистрации участников напротив фамилий отсутствующих в графе «подпись» ставятся прочерки. Лист регистрации подписывается организатором собрания (как правило, это директор), ставится печать. Его обязательно нужно будет приложить к протоколу собрания.
Протокол может выглядеть так:
ПРОТОКОЛ № 1-2019
Внеочередного общего собрания участников
Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ОГРН: 10000000000000
(далее по тексту – Общество)город Москва 00 июля 2019 года
Вид общего собрания: внеочередное.
Форма проведения собрания: совместное присутствие участников (собрание).
Дата проведения собрания: 00 июля 2019 года.
Время проведения собрания: 10 часов 00 минут — 10 часов 00 минут.
Место проведения собрания: 000000, город Москва, улица, дом, корпус, строение, помещение, комната.
Дата составления протокола: 00 июля 2019 годаПРИСУТСТВОВАЛИ УЧАСТНИКИ:
1. —ОТСУТСТВОВАЛИ УЧАСТНИКИ:
1. Иванов Иван Иванович — доля в уставном капитале 50 %.
2. Петров Петр Петрович — доля в уставном капитале 50 %.ПРИГЛАШЕННЫЕ:
1. Семенов Семен Семенович— генеральный директор Общества.По состоянию на 10 часов 00 минут (время проведения собрания, указанное в уведомлении о проведении собрания) для участия в общем собрании ни лично, ни в лице представителя не был зарегистрирован ни один из участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».
В связи с вышеизложенным Внеочередное общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка», назначенное на 10 часов 00 минут 00 июля 2019 года, признано несостоявшимся.
В соответствии с пунктом 6 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» настоящий протокол общего собрания подготовлен генеральным директором Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».
ПРИЛОЖЕНИЕ (на 00 листах):
1. Лист регистрации участников Внеочередного общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».Генеральный директор
Общества с ограниченной
ответственностью «Ромашка» _______________________ С. С. Семенов
М.П.
Образец протокола несостоявшегося собрания прикреплен к статье.
Часть участников зарегистрировалась, но нет кворума
Если для участия в собрании зарегистрировалось недостаточно участников, то вполне логичным решением будет его просто не проводить. Но у меня возникает вопрос: а кто вообще может отменить общее собрание? Руководитель общества занимается организацией собрания, но в его полномочия не входит вопрос отмены ОСУ. Кроме того, руководитель подотчетен общему собранию, сомневаюсь, что он может по собственной инициативе отменять собрание вышестоящего органа.
Тогда обратимся к пункту 1 статьи 37 ФЗ «Об ООО»:
«В части, не урегулированной настоящим Федеральным законом, уставом общества и внутренними документами общества, порядок проведения общего собрания участников общества устанавливается решением общего собрания участников общества».
То есть в идеале алгоритм действий в отсутствии кворума на собрании должен быть прописан в уставе или внутренних документах общества. Но если этого не было сделано, то участники собрания могут принять решение о порядке проведения собрания на самом собрании. Благо, в данном случае единогласия всех участников общества не требуется.
Обратимся к пункту 3 статьи 37 ФЗ «Об ООО», где сказано, что собрание открывается:
- или в указанное в уведомлении о проведении собрания время;
- или раньше, если все участники уже зарегистрировались.
То есть отсутствие кворума не повод переносить или отменять открытие собрания участников ООО. А значит, если зарегистрировался хотя бы один участник, по закону собрание нужно открывать.
Таким образом, на мой взгляд, очередность действий должны быть следующей:
- организатор собрания регистрирует участников общества, прибывших на собрание, вносит запись о каждом прибывшем участнике в журнал или лист регистрации;
- в указанное в уведомлении о проведении собрания время собрание открывается;
- лицо, открывающее собрание (как правило, это руководитель общества), ставит на голосование вопрос об избрании председательствующего;
- далее уже председательствующий идет по повестке дня, озвучивая вопросы, поставленные перед собранием, проводя по каждому из них голосование и фиксируя принятые решения; именно в этот момент председательствующий может предложить не проводить голосование по вопросам повестки дня, не имеющим кворума; если остальные участники собрания не возражают, то оставшиеся вопросы озвучиваются, но голосование не проводится;
- параллельно с этим руководитель общества организует ведение протокола собрания;
- озвучив все вопросы повестки дня, председательствующий закрывает собрание;
- изготавливается протокол собрания;
- председательствующий и секретарь собрания ставят подписи под протоколом.
В данном случае протокол подписывают председатель и секретарь собрания (вы же помните, что секретарь — не обязательно участник общества?), к протоколу прикладывается лист регистрации участников. Образец протокола:
ПРОТОКОЛ № 1-2019
Внеочередного общего собрания участников
Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ОГРН: 10000000000000
(далее по тексту – Общество)город Москва 00 июля 2019 года
Вид общего собрания: внеочередное.
Форма проведения собрания: совместное присутствие участников (собрание).
Дата проведения собрания: 00 июля 2019 года.
Время проведения собрания: 10 часов 00 минут — 10 часов 00 минут.
Место проведения собрания: 000000, город Москва, улица, дом, корпус, строение, помещение, комната.
Дата составления протокола: 00 июля 2019 годаПРИСУТСТВОВАЛИ УЧАСТНИКИ:
1. Иванов Иван Иванович — доля в уставном капитале 50 %.ОТСУТСТВОВАЛИ УЧАСТНИКИ:
1. Петров Петр Петрович — доля в уставном капитале 50 %.ПРИГЛАШЕННЫЕ:
1. Семенов Семен Семенович— генеральный директор Общества.По состоянию на 10 часов 00 минут (время проведения собрания, указанное в уведомлении о проведении собрания) для участия в общем собрании был зарегистрирован 1 (один) участник Общества, владеющий 50 % уставного капитала Общества. Зарегистрированный для участия в собрании участник обладает 50 % голосов от общего числа голосов участников Общества.
Общее собрание участников открывает генеральный директор Общества Семенов Семен Семенович.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Избрание председательствующего на собрании и назначении секретаря собрания.
2. Утверждение новой редакции устава Общества.РАССМОТРЕНИЕ ВОПРОСОВ ПОВЕСТКИ ДНЯ И ПРИНЯТИЕ ПО НИМ РЕШЕНИЙ:
1. Слушали:
По первому вопросу повестки дня слушали генерального директора Общества Семенова Семена Семеновичас предложением избрать председательствующим на Внеочередном общем собрании участников Общества Иванова Ивана Ивановича. Назначить секретарем собрания, ведущим протокол собрания и осуществляющим подсчет голосов, генерального директора Общества Семенова Семена Семеновича. Оформить все решения общего собрания единым протоколом за подписью председательствующего на собрании и секретаря собрания.Голосовали: «за» — 1 голос (И. И. Иванов), «против» — 0 голосов, «воздержался» — 0 голосов.
Решение принято единогласно. Голоса считала С. С. Семенов.
Решили:
Избрать председательствующим на Внеочередном общем собрании участников Общества Иванова Ивана Ивановича. Назначить секретарем собрания, ведущим протокол собрания и осуществляющим подсчет голосов, генерального директора Общества Семенова Семена Семеновича. Оформить все решения общего собрания единым протоколом за подписью председательствующего на собрании и секретаря собрания.2. Слушали:
По второму вопросу повестки дня слушали Иванова Ивана Ивановича с предложением утвердить новую редакцию устава Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка» (Приложение № 1).В соответствии с пунктом 8 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и действующим уставом Общества решение об утверждении новой редакции устава принимаются большинством голосов от общего числа голосов участников Общества.
В соответствии с пунктом 6 статьи 43 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» решения общего собрания, принятые без необходимого для принятия решения большинства голосов участников Общества, не имеют силы независимо от обжалования их в судебном порядке.
В связи с вышеуказанным участник Общества, владеющий 50 % уставного капитала Общества и принимающий участие в настоящем общем собрании, не имеет полномочий единолично принять решение по второму вопросу повестки дня.
На основании пункта 1 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в виду неурегулированности указанным Федеральным законом, уставом Общества и внутренними документами Общества, порядка проведения общего собрания в отсутствии необходимого для принятия решения большинства голосов, участник решил голосование по второму вопросу повестки дня не производить.
Голосование: не проводилось.
Решение не принято.
Все вопросы повестки дня рассмотрены, собрание объявляется закрытым.
Лица, голосовавшие против принятия решений собрания и потребовавшие внести запись об этом в протокол: отсутствуют.
ПРИЛОЖЕНИЕ (на 00 листах):
1. Новая редакция устава Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».
2. Лист регистрации участников Внеочередного общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».Председательствующий
на собрании _________________________ И. И. ИвановСекретарь собрания _________________________ С. С. Семенов
Протокол получается достаточно объемным поскольку его целевые адресаты — это суд и проверяющие органы, а они любят, когда в документах всё расписано подробно и с ссылками на нормативную базу. Впрочем, это касается и других протоколов, предложенных в настоящей статье.
Если на собрание был приглашен нотариус, то, возможно, проще будет подготовить протокол несостоявшегося собрания за подписью директора как в образце ниже.
ПРОТОКОЛ № 1-2019
Внеочередного общего собрания участников
Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ОГРН: 10000000000000
(далее по тексту – Общество)город Москва 00 июля 2019 года
Вид общего собрания: внеочередное.
Форма проведения собрания: совместное присутствие участников (собрание).
Дата проведения собрания: 00 июля 2019 года.
Время проведения собрания: 10 часов 00 минут — 10 часов 00 минут.
Место проведения собрания: 000000, город Москва, улица, дом, корпус, строение, помещение, комната.
Дата составления протокола: 00 июля 2019 годаПРИСУТСТВОВАЛИ УЧАСТНИКИ:
1. Иванов Иван Иванович — доля в уставном капитале 50 %.ОТСУТСТВОВАЛИ УЧАСТНИКИ:
1. Петров Петр Петрович — доля в уставном капитале 50 %.ПРИГЛАШЕННЫЕ:
1. Семенов Семен Семенович— генеральный директор Общества.По состоянию на 10 часов 00 минут (время проведения собрания, указанное в уведомлении о проведении собрания) для участия в общем собрании был зарегистрирован 1 (один) участник Общества, владеющий 50 % уставного капитала Общества. Зарегистрированный для участия в собрании участник обладает 50 % голосов от общего числа голосов участников Общества.
В соответствии с пунктом 8 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и действующим уставом Общества решение об утверждении новой редакции устава принимаются большинством голосов от общего числа голосов участников Общества.
В соответствии с пунктом 6 статьи 43 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» решения общего собрания, принятые без необходимого для принятия решения большинства голосов участников Общества, не имеют силы независимо от обжалования их в судебном порядке.
В связи с вышеуказанным участник Общества, владеющий 50 % уставного капитала Общества и принимающий участие в настоящем общем собрании, не имеет полномочий единолично принять решения по вопросам повестки дня.
В связи с вышеизложенным Внеочередное общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка», назначенное на 10 часов 00 минут 00 июля 2019 года, признано несостоявшимся.
В соответствии с пунктом 6 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» настоящий протокол общего собрания подготовлен генеральным директором Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».
ПРИЛОЖЕНИЕ (на 00 листах):
1. Лист регистрации участников Внеочередного общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».Генеральный директор
Общества с ограниченной
ответственностью «Ромашка» _______________________ С. С. Семенов
М.П.
Нотариус в случае отсутствия кворума не выдает Свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (пункт 6.2. Письма Федеральной нотариальной палаты от 1 сентября 2014 г. № 2405/03-16-3). Но можно попросить его выдать мотивированное Постановление об отказе в совершении нотариального действия (статья 48 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»). По практике этот документ весомее любого собственного протокола и снимает с директора ответственность за то, что собрание не было открыто.
Редактируемые образцы протоколов также прикреплены в конце статьи.
Участники пришли, но собрание невозможно провести без нотариуса
Отдельно стоит обсудить вопрос нотариального подтверждения. Пункт 3 статьи 67.1 ГК РФ требует специального подтверждения состава участников собрания и принятых ими решений. По умолчанию это подтверждение должно быть нотариальным. Если устав не предусматривает альтернативы нотариусу и на собрание пришли не все участники общества, то очевидно решения такого собрания будут признаны недействительными на основании пункта 1 статьи 43 ФЗ «Об ООО». Следовательно, проводить собрание в такой ситуации также не имеет смысла.
Протокол может быть таким:
ПРОТОКОЛ № 1-2019
Внеочередного общего собрания участников
Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ОГРН: 10000000000000
(далее по тексту – Общество)город Москва 00 июля 2019 года
Вид общего собрания: внеочередное.
Форма проведения собрания: совместное присутствие участников (собрание).
Дата проведения собрания: 00 июля 2019 года.
Время проведения собрания: 10 часов 00 минут — 10 часов 00 минут.
Место проведения собрания: 000000, город Москва, улица, дом, корпус, строение, помещение, комната.
Дата составления протокола: 00 июля 2019 годаПРИСУТСТВОВАЛИ УЧАСТНИКИ:
1. Иванов Иван Иванович — доля в уставном капитале 50 %.ОТСУТСТВОВАЛИ УЧАСТНИКИ:
1. Петров Петр Петрович — доля в уставном капитале 50 %.ПРИГЛАШЕННЫЕ:
1. Семенов Семен Семенович— генеральный директор Общества.По состоянию на 10 часов 00 минут (время проведения собрания, указанное в уведомлении о проведении собрания) для участия в общем собрании был зарегистрирован 1 (один) участник Общества, владеющий 50 % уставного капитала Общества. Зарегистрированный для участия в собрании участник обладает 50 % голосов от общего числа голосов участников Общества.
В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации принятие общим собранием участников общества с ограниченной ответственностью решения и состав участников общества, присутствующих при его принятии, подтверждается путем нотариального удостоверения, если иной способ не предусмотрен уставом общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.
Нотариус для участия в Внеочередном общем собрании участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка», назначенном на 10 часов 00 минут 00 июля 2019 года, в целях подтверждения факта принятия общим собранием решений и состава участников Общества, присутствовавших при их принятии, не приглашался.
Устав Общества не содержит положений о способе подтверждения решения общего собрания и состава участников Общества, присутствующих при его принятии.
Зарегистрировавшийся для участия в собрании участник Общества, владеющий 50 % уставного капитала Общества, не вправе единолично решить вопрос о способе подтверждения принятия решений и состава участников Общества, присутствовавших при их принятии.
Проведение общего собрании в отсутствии надлежащего подтверждения принятия решений и состава участников Общества, присутствовавших при их принятии, является существенным нарушением порядка проведения собрания. На основании чего настоящее собрание не может быть проведено.
В связи с вышеизложенным Внеочередное общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка», назначенное на 10 часов 00 минут 00 июля 2019 года, признано несостоявшимся.
В соответствии с пунктом 6 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» настоящий протокол общего собрания подготовлен генеральным директором Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».
ПРИЛОЖЕНИЕ (на 00 листах):
1. Лист регистрации участников Внеочередного общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка».Генеральный директор
Общества с ограниченной
ответственностью «Ромашка» _______________________ С. С. Семенов
М.П.
Образец протокола — во вложении ниже.
Что дальше?
Закон об обществах с ограниченной ответственностью ничего не говорит о повторных собраниях. Следовательно их проведение — на усмотрении организаторов. Но повторное собрание будет готовиться и проводиться по общим правилам подготовки и проведения собраний в ООО. А значит ни тебе сокращенных сроков, ни сниженных кворумов…
И немного практики
Собрания участников ООО могут срываться по самым разным причинам. Например, один из участников ехал на собрание, но застрял в пробке и никак не успевает к открытию, или заболел и сидит дома с температурой, или просто забыл про собрание и уже не сможет быстро подъехать. В таких ситуациях, конечно, нет никакого смысла быть формалистом.
В реальной жизни вполне допустимо отложить собрание на пару часов, дождавшись опаздывающих участников, или привести болеющему участнику готовый протокол на подпись домой. Либо просто перенести собрание на другой день, когда все участники смогут принять в нем участие.
Во всех этих случаях несоблюдение процедуры не критично, если в итоге есть протокол (желательно с единогласными решениями), с которым согласны все участники. Статья 43 ФЗ «Об ООО» лояльно относится к процедурным нарушениям, если само решение ничьих прав не нарушает.
Тем более не нужно готовить никаких протоколов, если участники о собрании договаривались устно, проигнорировав процедуру созыва (статьи 36 ФЗ «Об ООО»). Уведомления не рассылались? Значит собрание может проводиться только в присутствии 100 % участников общества, при любом другом составе собрание априори не правомочно (пункт 5 статьи 36 ФЗ «Об ООО»), а значит протокола не требует.
Но если уведомления рассылались, то протокол собрания обязательно доложен быть. С одной стороны, это важно для участников ООО. При рейдерских захватах или в ходе внутрикорпоративной борьбы нередки случаи изготовления «альтернативных» протоколов собраний.
Например, участник, не имеющий 50 % уставного капитала, приходит на собрание, регистрируется, видит, что он единственный, кто пришел, и с чистой совестью уходит, считая, что собрание не состоялось. В тот же день, но чуть позже остальные участники расписываются в листе регистрации и «единогласно» принимают не выгодное первому участнику решение. В итоге есть лист регистрации с реальными подписями всех участников и протокол, подписанный председателем и секретарем. Доказать фальшивость такого протокола будет крайне тяжело.
Или наоборот в ООО есть участник, постоянно игнорирующий общие собрания. В какой-то момент остальные участники могут посчитать разумным подать в суд заявление о его исключении из общества. В этой ситуации будут очень кстати протоколы всех собраний, которые не состоялись по вине этого участника.
С другой стороны и директору стоит помнить, что проведение собраний, организация ведения протоколов — это его прямые обязанности. Неисполнение этих обязанностей может повлечь претензии не только от участников, но и со стороны проверяющих органов: «… нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц — от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей» (пункт 11 статьи 15.23.1. КоАП РФ).
Поэтому если уж были разосланы уведомления о проведении собрания, то хоть какой-то документ, но должен быть составлен. Это как минимум подтвердит добросовестность директора и присутствовавших участников, как максимум — позволит избежать недобросовестных действий заинтересованных лиц.
Коллеги, а вы сталкивались с несостоявшимися собраниями?
Урок 3. Правила подписания протокола общего собрания собственников
Если протокол общего собрания подписан не теми или не так, то его запросто можно оспорить в суде. Чтобы лишить конкурентов и собственников-недоброжелателей такой возможности, оформляйте протокол без ошибок.
В этом уроке мы рассмотрим нестандартные ситуации и разъясним, кто должен подписать протокол общего собрания собственников, если кандидатуру председателя или секретаря собрания отклонили, если председателя и секретаря собрания не выбрали из-за отсутствия кворума и т.п.
Кто подписывает протокол собрания собственников жилья
Подписантами являются:
- председатель;
- секретарь;
- члены счетной комиссии;
- инициатор.
Такой состав подписантов устанавливает пункт 24 Требований к оформлению протокола собрания.
В реквизитах подписи протокола нужно указать Ф.И.О. того, кто подписал протокол, саму подпись и дату ее проставления.
К сожалению, не всегда все проходит гладко, и в практике возникают ситуации, когда протокол не подписывают по каким-либо причинам.
Пример. Протокол общего собрания признали недействительным, поскольку в нем отсутствовали подписи секретаря и членов счетной комиссии.
В многоквартирном доме собственники провели общее собрание. Результаты голосования были закреплены в протоколе ОСС. Однако, в нарушении пункта 24 Требований, протокол был подписан только инициатором собрания. Помощник прокурора совместно с собственниками помещений обратились в суд с иском о признании протокола ОСС недействительным. В иске прокурор указал на нарушение правил подписания протокола.
В ходе судебного заседания инициатор собрания пояснил, что протокол действительно был подписан им единолично. О порядке и требованиях подписания протокола он осведомлен не был. Суд пришел к выводу, что протокол общего собрания следует признать недействительным, поскольку нарушены правила оформления протокола, а именно отсутствуют подписи председателя собрания и членов счетной комиссии (решение Ангарского городского суда Иркутской области от 14.02.2018 по делу № 2-37/2018).
***
Кто должен подписывать протокол если?
Счетная комиссия избрана, но отказывается подписывать протокол
В этом случае его должны подписать инициаторы, председатель и секретарь общего собрания.
Отказ счетной комиссии от подписания протокола никак не влияет на итог принятых решений собственниками помещений в МКД.
Данные положения применяются по аналогии с пунктами 4, 23 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, утвержденных приказом Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр, когда кандидатуры лиц для подсчета голосов отклонены собственниками.
В протоколе сделайте пометку о том, что счетная комиссия отказалась от подписи.
Кандидатуру председателя и секретаря отклонили
В случае если кандидатуру председателя или секретаря собрания отклонили протокол подписывают инициаторы ОСС.
Они должны указать свои фамилии и инициалы, дату подписания.
Это правило применяют также, если собственники отклонили кандидатуры лиц, которые считают голоса. Это предусматривают пункты 22, 23 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, утвержденных приказом Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр.
Председателя и секретаря собрания не выбрали из-за отсутствия кворума
Протокол подписывают инициаторы собрания. Делают отметку о его неправомочности.
Закон такой порядок не устанавливает, однако он следует из обычаев делового оборота.
Если при проведении общего собрания собственников помещений отсутствует кворум, оно считается не состоявшимся. Такое собрание не вправе принимать никакие решения, в том числе и о выборе председателя и секретаря.
Председатель собрания отказался подписать протокол общего собрания
В этой ситуации целесообразно указать причину отказа от подписи председателя собрания и заверить этот отказ подписями двух инициаторов или других участников собрания.
Обязанность председателя общего собрания подписать протокол этого собрания закрепляют нормы ГК и ЖК.
Отказ от подписания такого протокола закон не предусматривает.
Также законодательство не содержит норм, регулирующих порядок подписания протокола общего собрания в случае отказа от подписи председателем.
Если председатель общего собрания отказался от подписания протокола можно применить общий порядок, установленный обычаями делового оборота или другими нормативными актами по аналогии. Например, статьи 24 Закона от 08.12.1995 № 193-ФЗ «О сельскохозяйственной кооперации».
Главное в уроке:
- Подписанты протокола: председатель, секретарь, члены счетной комиссии, инициатор.
- Если счетная комиссия отказывается подписать протокол, то его должны подписать: председатель, секретарь, инициаторы. В протоколе сделайте пометку об отказе от подписи.
- В случае если кандидатуру председателя или секретаря собрания отклонили протокол подписывают инициаторы ОСС.
- Если председатель собрания отказался подписывать протокол, то целесообразно указать причину отказа и заверить его подписями двух инициаторов или других участников собрания.
Общее собрание собственников – привычное для управляющих организаций и собственников помещений дело. Тем не менее при проведении собраний УК часто допускают ошибки, которые могут привести к судебным разбирательствам и признанию недействительными решений таких собраний.
Сегодня мы расскажем, что нужно знать, чтобы избежать этих ошибок.
Нарушение порядка уведомления о предстоящем собрании
Первый шаг к проведению общего собрания собственников – это уведомление собственников о предстоящем мероприятии. О проведении собрания инициатор должен уведомить всех собственников помещений в МКД не позднее, чем за 10 дней до его начала (ч. 4 ст. 45 ЖК РФ).
Основная ошибка инициаторов собраний заключается в выборе способа уведомления. Самый популярный способ сообщить собственникам о предстоящем собрании – разместить уведомление на информационных стендах или на дверях подъездов МКД.
Согласноч. 4 ст. 45 ЖК РФ, сообщить собственникам об ОСС таким образом можно только в том случае, если решение об этом принято собственниками на одном из проведённых ранее собраний. Если решение об уведомлении собственников помещений путём размещения объявлений принято не было, инициатор собрания в десятидневный срок направляет каждому собственнику заказное письмо или вручает уведомление каждому собственнику лично под подпись.
Обратите внимание на содержание сообщения о проведении ОСС. Согласно ч. 5 ст. 45 ЖК РФ оно должно содержать:
- сведения об инициаторе собрания;
- форму проведения собрания;
- дату, место, время проведения. Если ОСС проводится в очно-заочной или заочной форме, укажите ещё дату окончания приёма решений собственников и адрес, куда такие решения должны передаваться;
- повестку дня;
- порядок ознакомления с материалами собрания и место, где собственники смогут это сделать.
Минстрой РФ о проведении общего собрания собственников в МКД
Неправильное оформление решений собственников
Если вы проводите собрание в очно-заочной или заочной форме, соберите у собственников оформленные в письменном виде решения по вопросам, поставленным на голосование (ч.ч. 4.1 – 5.1 ст. 48 ЖК РФ). Обратите внимание на то, какие сведения нужно включить в решения, согласно ч. 5.1 ст. 48 ЖК РФ:
- информацию о лице, участвующем в голосовании;
- реквизиты документа, подтверждающего право собственности на помещение лица, участвующего в голосовании;
- решения по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против», «воздержался».
Если собственник не отметил ни одной позиции в каком-то из вопросов повестки дня, или наоборот, поставил в нём несколько галочек, такой вопрос в этом решении стоит признать недействительным и не учитывать его при подведении итогов собрания (ч. 6 ст. 48 ЖК РФ).
О выборе председателя общего собрания собственников
Неправильный подсчёт голосов
От подсчёта голосов общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме напрямую зависит наличие кворума по вопросам повестки дня и исход собрания.
К неправильному подсчёту голосов приводят неправильно оформленные решения собственников или недостоверные данные о праве собственности на помещение в МКД.
Кроме этого, ошибки при подсчёте голосов возникают из-за такого понятия, как долевая собственность. Количество голосов участников долевой собственности должно соответствовать принадлежащим им долям в праве на жилплощадь.
Если один человек или юридическое лицо владеет несколькими помещениями в МКД, проголосовать он может всего один раз. При этом в бюллетени указывается общая площадь помещений, которые принадлежат такому лицу.
Некорректно оформленные доверенности
Когда у собственника нет возможности принять участие в голосовании, проголосовать за него может его представитель по доверенности. Перед тем, как допустить представителя к участию в ОСС, удостоверьтесь, что доверенность оформлена правильно и в ней прописаны данные о собственнике и его представителе:
- фамилия, имя, отчество – для физических лиц, полное наименование – для юридических лиц;
- место жительства или место нахождения;
- паспортные документы или реквизиты учредительных документов.
Доверенность на голосование должна быть оформлена в соответствии с п. 3 и 4 ст. 185.1 ГК РФ или удостоверена нотариально. Согласно п. 3 и 4 ст. 185.1 ГК РФ, доверенность не нужно нотариально заверять, если документ:
- заверила организацией, в которой доверитель работает или учится;
- выдала администрация стационарного лечебного учреждения, в котором доверитель проходит лечение.
Как проверить доверенность для участия в общем собрании собственников
Ошибка в выборе формы собрания
Формы проведения общих собраний собственников перечислены в ст. 44.1 ЖК РФ. Их три: очная, заочная и очно-заочная.
Бывает, инициатор в уведомлении указывает, что собрание будет очным. На собрание приходит мало собственников, кворум не набирается. Тогда инициатор решает провести заочную часть. При этом не уведомляет собственников о заочной части и составляет один протокол на обе части. Это неверный подход. Если заявленное очное собрание не состоялось, можно провести отдельное заочное собрание. При этом о нём собственников нужно уведомить и составить отдельный протокол (ч. 1 ст. 47 ЖК РФ).
Преимущество очно-заочной формы в том, что часть собственников смогут очно обсудить с инициатором проблемы, а на заочной части вы наберёте недостающие голоса. При такой форме собрания собственников не придётся уведомлять о каждой части отдельно и придётся составить всего один протокол.
Устаревшие сведения о праве собственности на помещение
Следите за тем, чтобы в реестре собственников помещений были отражены актуальные сведения. Собственники не всегда вовремя предоставляют в управляющую организацию актуальные данные о смене владельцев объектов недвижимости, об изменении площадей помещений.
Чтобы данные были правильными, обратитесь за выписками в Росреестр, в котором хранится актуальная информация о собственниках помещений в МКД. Тогда у вас не возникнет проблем с подсчётом голосов.
Что делать, если данные Росреестра и УО не совпадают
%20_thumb.jpg)
Нарушение порядка передачи документов в ГЖИ
В соответствии с п. 3.1 ч. 3 ст. 45 ЖК РФ управляющая организация, ТСЖ, ЖК, ЖСК в течение 5 дней с момента получения от инициатора собрания решений и протокола ОСС, должна направить в орган ГЖН оригиналы протокола собрания и решений. Затем их электронные образы нужно разместить в ГИС ЖКХ.
Частая ошибка УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК заключается в том, что они вовремя передают документы в орган ГЖН, но не размещают информацию о собрании в системе. За неразмещение сведений можно получить штраф по ст. 13.19.2 КоАП РФ.
Уведомление собственников и ГЖИ об итогах общего собрания собственников
Проведение собраний с аналогичной повесткой дня
Когда собственники недовольны решением собрания, они решают провести новое по аналогичным вопросам как можно быстрее, чтобы изменить предыдущее. Управляющая компания этому не противится. Но это может привести к негативным для УО последствиям.
Если в течение трёх месяцев в ГЖИ поступают два и более протокола собраний одного МКД, содержащих решения по аналогичным вопросам повестки дня, орган ГЖН обязан провести внеплановую проверку в целях установления факта соблюдения требований законодательства при организации, проведении и оформлении результатов такого собрания.
Изменение повестки дня
Бывает так, что во время проведения собрания появляется вопрос, который собственники хотят обсудить, и он дополнительно включается в повестку дня. Так делать запрещено, согласно ч. 2 ст. 46 ЖК РФ. В ходе собрания нельзя принимать решения по вопросам, не включённым в повестку дня, а также изменять повестку собрания.
Если вопросы, появившиеся в ходе собрания, важны, запишите их и внесите в повестку следующего собрания.
Какие вопросы может решать общее собрание собственников
Нарушение кворума собрания
Ещё одна трудность при проведении собрания – разобраться в том, каким количеством голосов на собрании принимается то или иное решение.
Общее собрание собственников помещений в МКД считается легитимным, если на нём присутствовало более 50 % собственников помещений в МКД. Но 50 % голосов не обеспечивают наличие кворума по всем вопросам, вынесенным на ОСС.
ЖК РФ разделяет вопросы по степени важности. Вопросы выбора председателя, секретаря и счётной комиссии собрания, способа управления и Совета МКД решаются 50 % от всех голосов, принявших участие в голосовании.
Способ формирования фонда капитального ремонта выбирается 50 % от количества голосов всех собственников помещений в МКД (п. 1.1 ч. 2 ст. 44 ЖК РФ).
Другие вопросы решается квалифицированным количеством голосов – это ⅔ от количества голосов всех собственников помещений в МКД. Один из таких вопросов – об использовании фонда капитального ремонта в МКД (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ).
Абсолютным большинством (100 %) решаются только вопросы, связанные с уменьшением площади общего имущества многоквартирного дома.
Чтобы инициатор был уверен, что собрание проводится по всем правилам, он должен руководствоваться ст. 44 – 48 ЖК РФ, в которых указаны основные нюансы проведения ОСС.
Подготовьте и проведите успешное общее собрание собственников помещений в МКД с помощью сервиса «ОСС на 100%». Сервис помогает оформить необходимые для собрания документы в соответствии с приказом № 937/пр, сформировать повестку дня, подсчитать голоса и подготовить протокол ОСС.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.
Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
- заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
- разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»
Пример 2
Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:
- протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
- протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).
Пример 3
Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»
Пример 4
Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:
Пример 5. Цифровой способ оформления даты
Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.
Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты
Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).
Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.
Пример 9
г. Коломна Московской обл.
Пример 11
с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.
В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола
Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола
Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).
Содержательная часть протокола, текст
Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.
Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.
Пример 14
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Пример 15
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.
Пример 16
Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.
Пример 17
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пример 18
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:
Пример 19
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
Пример 20
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Пример 21
Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?
Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.
Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.
Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:
- кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
- что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).
Пример 22
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011
Пример 23
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Оформляющая часть протокола
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Пример 24
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Пример 25. Отметка о заверении копии протокола
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Пример 26
Пример 27. Пример оформления протокола
27.05.2019
Письмо Банка России от 27.05.2019 г. № 28-4-1/2816 «О некоторых вопросах порядка применения законодательства Российской Федерации»
Письмо Банка России от 27.05.2019 г. № 28-4-1/2816 «О некоторых вопросах порядка применения законодательства Российской Федерации» является ответом на соответствующий запрос ПАРТАД и отражает позицию Департамента корпоративных отношений ЦБ РФ в отношении поставленных вопросов. Данное письмо, подписанное начальником Управления обеспечения прав инвесторов Портнягиной Н.И., не является нормативным актом, не подлежит обязательному применению, однако содержит рассмотрение ряда коллизий, в отношении которых корпоративному секретарю, как минимум, следует знать точку зрения регулятора.
Письмо является достаточно объемным документом. С полным текстом письма можно познакомиться в системе Гарант по адресу. Ниже мы приводит информацию и комментарий лишь по некоторым из позиций, приведенных в письме.
- Включение в бюллетень для голосования полного текста документов, утверждаемых общим собранием акционеров (включая годовой отчет, годовую финансовую отчетность), не требуется только в том случае, если в бюллетене содержится отсылка к проекту такого документа, представленного в составе информации (материалов), подлежащей (подлежащих) предоставлению лицам, имеющим право на участие в общем собрании, при подготовке к проведению общего собрания. На эту позицию следует обратить особенное внимание, поскольку если общество, утверждая, например, годовой отчет, такую отсылку не сделает, то, с точки зрения регулятора, принятое решение может стать предметом оспаривания.
А как правильно прописать эту ссылку? Ответ на этот вопрос также можно найти в Письме: «…такая ссылка может быть указана в бюллетене для голосования любым способом по усмотрению общества, исходя из сложившейся в обществе практики подготовки и проведения общих собраний акционеров. Такая ссылка должна быть понятной для всех акционеров общества и однозначно указывать на проекты утверждаемых документов (например, содержать номер приложения в составе информации (материалов) либо адрес страницы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — сеть «Интернет»), на которой размещен проект утверждаемого документа)».
- Если, согласно решению совета директоров, акционеру предоставляется возможность проголосовать по вопросам повестки дня общего собрания через Интернет, то «… акционерное общество должно обеспечить возможность участия в общем собрании акционеров указанным способом. Порядок взаимодействия акционерного общества, регистратора и центрального депозитария при заполнении электронной формы бюллетеней на сайте в сети «Интернет» в таком случае определяется по соглашению сторон».
- «Следует учитывать, что Закон N 208-ФЗ не относит к полномочиям счетной комиссии акционерного общества и регистратора, выполняющего функции счетной комиссии акционерного общества, проверку соблюдения требований законодательства Российской Федерации к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров». Эта позиция регулятора может оказаться полезной при возникновении спора между регистратором и компанией по поводу порядка проведения собрания.
- «В соответствии с пунктом 4.24 Положения кворум общего собрания (кворум по вопросам, включенным в повестку дня общего собрания) определяется с учетом событий (действий), наступивших (совершенных) после даты, на которую определяются (фиксируются) лица, имеющие право на участие в общем собрании, и до даты проведения общего собрания. … Для целей осуществления регистратором функций счетной комиссии акционерного общества Департамент полагает целесообразным для регистратора запрашивать сведения, которые должны быть учтены при осуществлении им функций счетной комиссии у акционерного общества и лиц, в отношении которых появились основания полагать о необходимости исключения принадлежащих им акций из кворума общего собрания акционеров общества. Кворум общего собрания акционеров определяется регистратором, осуществляющим функции счетной комиссии, с учетом информации и документов, представленных указанными лицами». Здесь, среди прочего, мы видим указание на порядок действий регистратора – счетной комиссии при проведении общего собрания в обществе, в отношении которого применяются нормы главы 8.1 ФЗ «Об АО». Обществу предстоит быть готовым отвечать на такие запросы регистратора.
- Также в Письме мы находим ответ на довольно часто задаваемый вопрос: когда прекращается прием бюллетеней для голосования от акционеров при проведении заочного собрания: «В соответствии с пунктом 4.29 Положения датой проведения общего собрания, проводимого в форме заочного голосования, является дата окончания приема бюллетеней для голосования. Таким образом, при определении кворума и подведении итогов голосования следует учитывать бюллетени, поступившие в общество до даты окончания приема бюллетеней. При этом последним днем срока приема бюллетеней для голосования и заполнения их электронной формы на указанном в сообщении о проведении общего собрания акционеров сайте в сети «Интернет» является день, предшествующий дате окончания приема бюллетеней».
- А вот довольно спорная точка зрения регулятора в отношении того, когда и в каком порядке можно изменять количественный состав совета директоров: «Департамент полагает, что решение о количественном составе совета директоров (наблюдательного совета) общества может применяться только при формировании состава совета директоров (наблюдательного совета) на собрании, следующем за общим собранием акционеров общества, на котором утвержден количественный состав совета директоров (наблюдательного совета), поскольку у всех акционеров должна быть возможность выдвинуть кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет) общества, в порядке, определенном статьей 53 Закона N 208-ФЗ». Что нас в этой позиции смущает? Если количественный состав Совета определяется уставом, то изменения устава вступают в силу для третьих лиц с момента их отражения в ЕГРЮЛ. В результате количественный состав избранного совета директоров разойдется с нормами устава. Думается, что более правильным будет разрешение этого вопроса в рамках утверждаемого Обществом Положения об общем собрании акционеров или в рамках вопроса «порядок ведения общего собрания». И представляется, что позиция общества здесь может быть иной.
- Приведем еще одну спорную позицию: «…по мнению Департамента, в случае, если общее собрание акционеров не может быть проведено в связи с отсутствием необходимого кворума, этот факт оформляется путем составления протокола. В таком протоколе указывается информация, предусмотренная Законом N 208-ФЗ и Положением, а также причина, по которой общее собрание акционеров общества не состоялось». Не вполне понятно, как можно составить протокол собрания, которое не состоялось, и какова процессуальная роль лица, подписывающего такой протокол: он же председатель собрания, а собрание так и не было открыто, его полномочия не подтверждены. Более правильным нам представляется отражение факта отсутствия кворума собрания в протоколе счетной комиссии без оформления протокола собрания.
- Устав общества предусматривает избрание ревизионной комиссии. Может ли общество избрать не комиссию, а ревизора? Ответ мы видим в Письме: «избрание ревизионной комиссии в количестве, не соответствующем предусмотренному уставом общества, противоречит требованиям законодательства Российской Федерации, в связи с чем такой состав ревизионной комиссии общества считается неизбранным».
То же самое говорит регулятор и об избрании совета директоров: «…избрание совета директоров акционерного общества в количестве, не соответствующем уставу общества, либо в условиях, когда количественный состав определяется решением общего собрания и при этом такое решение в обществе не принималось, противоречит требованиям пункта 3 статьи 66 Закона N 208-ФЗ и устава общества, в связи с чем такой состав совета директоров общества считается неизбранным».
- Если непубличное акционерное общество планирует внесение в устав положений, требующих единогласия всех акционеров, компании следует руководствоваться следующими соображениями: «если Законом N 208-ФЗ предусмотрено, что решение по вопросу принимается единогласно всеми акционерами общества, кворум по такому вопросу имеется в случае, если в общем собрании принимают участие все акционеры общества. При этом с учетом пункта 4.12 Положения на общем собрании акционеров рассматриваются только вопросы повестки дня, по которым имеется кворум».
- В заключение приведем еще одну позицию регулятора, из которой следует возможность установить зависимость между отдельными решениями одного общего собрания. «Обращаем внимание, что Закон N 208-ФЗ не ограничивает возможность решения вопроса об отказе от формирования в акционерном обществе ревизионной комиссии и внесении соответствующих изменений в устав общества на годовом общем собрании акционеров, в повестку дня которого должен быть включен вопрос об избрании ревизионной комиссии. В этом случае Департамент рекомендует при подведении итогов голосования по вопросам повестки дня годового общего собрания акционеров сначала подводить итоги по вопросу, касающемуся положений устава о ревизионной комиссии, и, если решение по данному вопросу принято, по вопросу избрания новых членов ревизионной комиссии итоги голосования не подводить». Очевидно, такую логику можно использовать и при принятии на общем собрании решения по иным взаимосвязанным вопросам.
Поделиться: