В какой ситуации констатирующую часть лучше начинать словами «На основании», а когда «В целях», «Во исполнение», «В связи с» или «В соответствии»? Как грамотно ссылаться на нормативные правовые акты и иные документы, их конкретные положения? Что в тексте можно сокращать?
Как формулировать поручения: какие новые тенденции появились? как указывать в качестве исполнителя подразделение, организацию либо должностных лиц? как выделить ответственного исполнителя, когда поручение дано группе лиц? как указать обобщенно однородных исполнителей? как выдать несколько поручений одному лицу с общим и разными сроками исполнения? как избежать разночтений при указании крайней даты выполнения поручения? как указать контролирующее лицо?
Как утвердить и ввести в действие нормативный документ приказом? Как ограничить срок действия решения? И что такое документ с открытой датой? Как отличаются последствия отмены и аннулирования приказа?
Составление распорядительных документов может регламентироваться Положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в Инструкцию по делопроизводству. Данная статья может помочь вам описать в этих документах методику составления текстов распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений, указаний, постановлений)1.
Для точного и грамотного составления текста приказа необходимо знание языковых норм официально-деловой речи. К особенностям официально-делового стиля относятся: точность, стандартизированность (соответствие речевым шаблонам, приветствуется использование бланков, специальных унифицированных форм), лаконичность и достаточность информативного содержания, логичность, указательно-предписывающий характер изложения, отсутствие экспрессивности.
Отметим, что заголовок к тексту и сам текст документа – это разные реквизиты. Заголовок должен кратко отражать содержание документа (стараться уложиться в 150 знаков) и отвечать на вопрос «о чем?». Образец оформления целого приказа показан в Примере 20 (заголовок там обозначен цифрой 1, а текст цифрой 2).
Текст приказа состоит из 2 взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Деталями их составления мы дальше и займемся.
Констатирующая часть текста приказа
В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний:
- «На основании…»,
- «В целях…»,
- «Во исполнение…»,
- «В связи с…»,
- «В соответствии…».
При выборе того или иного словосочетания необходимо понимать, что означают эти выражения и правильно их использовать в зависимости от конкретной ситуации.
Словосочетание «На основании» используется в случаях, когда при пояснении цели издания распорядительного документа основываются на нормативном правовом акте (на каком-либо законе, распорядительном документе министерства или иного ведомства и т.п.). При ссылке на документ следует указать в следующей последовательности (см. Пример 1):
- вид акта вышестоящего органа (с большой буквы пишутся только «Указ», «Федеральный закон», «Конституция»; остальные виды документов, например «постановление», грамотнее писать с маленькой буквы);
- его автора (здесь можно использовать официальные сокращения, например: «РФ» вместо «Российская Федерация», «Минкомсвязи» вместо «Министерство связи и массовых коммуникаций» и т.п.);
- дату документа (можно указывать как цифровым, так и буквенно-цифровым способом, в последнем случае можно добавлять «0» перед однозначной датой2, но это не обязательно, например: 04.10.2012, 4 октября 2012 г., 04 октября 2012 г. При полностью цифровом способе «г.» в конце даты не ставится. Только старайтесь придерживаться единообразия при указании дат по крайней мере в одном документе – см. Примеры 1 и 2);
- регистрационный номер (пробел между знаком «№» и цифрой по правилам русского языка ставится);
- полное наименование документа – заголовок к тесту (его сокращать нельзя, в т.ч. переводить «Российскую Федерацию» в «РФ»).
То есть нужно привести все поисковые данные самого документа.
Но если основанием издания приказа стали конкретные положения закона, то лучше сослаться именно на них, указав абзац, подпункт, пункт, часть, статью (именно в таком порядке – от меньшего к большему). Сокращения здесь тоже уместны:
- «статья» или «ст.» (во множественном числе пушут «ст.», а не «ст.ст.»);
- «часть» или «ч.»;
- «пункт» или «п.»;
- «подпункт» или «подп.», но не «пп.».
Обратите внимание на разную логику именования структурных частей статей в разных законах:
- если внутри статьи идут нумерованные разделы, то они могут оказаться как пунктами, так и частями;
- а ненумерованные могут оказаться как частями, так и абзацами.
Поэтому внимательно читайте текст закона (внутренние ссылки), чтобы понять, что как в нем называется, либо обратитесь за разъяснениями к юристу, либо ссылайтесь только на статью, не погружаясь глубже.
Пример 1. Констатирующая часть текста начинается с «На основании»
На основании постановления Правительства РФ от 04 октября 2012 г. № 1006 «Об утверждении правил предоставления медицинскими организациями платных медицинских услуг», пункта 2 статьи 10 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» <. .>
Внутри всевозможных Положений, Правил, Инструкций номер абзаца, как правило, является номером пункта. Данные утвердившего их документа приводятся по правилам, описанным выше, в скобках или через запятую (как в Примере 2).
Если поводом издания вашего приказа стали свежие изменения, внесенные в давно изданный нормативный правовой акт то, указывая его данные в конце в скобках, напишите его редакцию, важную для вас:
Пример 2. В констатирующей части ссылаемся на утвержденные Правила в определенной редакции
На основании Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.07.2017) <. .>
Если целью издания распорядительного документа является исполнение решения (поручения) вышестоящего органа, то применяют словосочетание «Во исполнение» (Пример 3).
Грань между этим вариантом начала констатирующей части и первым тонкая, поэтому их порой используют одновременно! Кстати, в Правилах, упомянутых в Примере 2, формулировка «на основании и во исполнение» претерпела некоторые изменения и была заменена на формулу «на основе и во исполнение», после чего она перекочевала во многие ведомственные акты.
Пример 3. Констатирующая часть текста начинается с «Во исполнение»
Во исполнение поручения Министерства образования Российской Федерации от 12.03.2016 № 12ПР «О создании рабочих групп студентов строительных отрядов» <. .>
Формулировка «В соответствии» предполагает издание вашего приказа в развитие другого «вышестоящего» документа, поэтому:
- «в соответствии с постановлением Правительства РФ» приказ генерального директора акционерного общества издать можно;
- а «в соответствии с» другим своим приказом – нет.
Пример 4. Констатирующая часть текста начинается с «В соответствии»
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.02.2008 № 12/1 «О мерах по борьбе с нелегальной торговлей» <. .>
Если целью издания приказа является решение оперативных задач, стоящих перед организацией, то констатирующая часть может начинаться словосочетанием «В целях».
Пример 5. Констатирующая часть текста начинается с «В целях»
В целях организации работы по экспертизе ценности документов <. .>
или
В целях совершенствования систематизации документов <. .>
или
В целях приведения нормативной правовой базы отрасли в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации <. .>
Словосочетание «В связи» в констатирующей части текста употребляется, если мы хотим указать в качестве причины издания приказа какие-то обстоятельства. Оно аналогично предлогам «ввиду» и «вследствие», которые пишутся слитно, если имеют причинно-следственное значение (и для проверки могут быть заменены предлогом «из-за»). Раздельно эти слова (существительные с предлогом – «в виду» и «в следствии») используются совсем в иных значениях. Однако слова «всвязи» не существует в принципе – данный сложный предлог является исключением и всегда должен быть написан раздельно.
Пример 6. Констатирующая часть текста начинается с «В связи»
В связи с очередным отпуском <. .>
или
В связи с завершением работы приемочной комиссии <. .>
Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать, что бывает очень редко.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»). Констатирующая часть заканчивается глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ». Получается: «В связи с… ПРИКАЗЫВАЮ:» или «Во исполнение… ПРИКАЗЫВАЮ:». См. Пример 20.
Чтобы визуально отделить констатирующую часть от распорядительной, данный глагол пишется на отдельной строке от границы левого поля с «пустой строкой» над и под этим словом, без кавычек и с двоеточием в конце – большинство организаций придерживаются этих рекомендаций. А в зависимости от требований, установленных в конкретной организации ее Инструкцией по делопроизводству, это слово может писаться:
- прописными буквами (самый оптимальный вариант), или
- первая прописная, остальные строчные буквы, или
- в разрядку,
- реже жирным шрифтом.
Распорядительная часть текста приказа
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Чтобы поручение было выполнено, оно должно содержать как минимум 3 основные элемента:
- что надо сделать,
- за какое время и
- кто из сотрудников за это отвечает.
Неопытные руководители не придерживаются данных прописных истин, в их приказах часто отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ с такой формулировкой: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно» 
Руководитель другой фирмы решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами, приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что руководитель считает «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.
В качестве исполнителей могут выступать:
- как отдельные должностные лица (Пример 9),
- так и подразделения (Пример 8), организации (Пример 7).
Если исполнителем назначено подразделение / организация, то, переводя на язык персоналий, за выполнение поручения отвечает его руководитель.
Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Первый названный из них считается ответственным исполнителем, а остальные – соисполнителями (чтобы это правило «стало достоянием общественности», его стоит внести в Инструкцию по делопроизводству). Иногда прямо указывают, кто назначен ответственным исполнителем.
Обратите внимание, что в официально-деловом стиле не указываются полностью имя и отчество исполнителя, а только инициалы. В тексте приказа они идут после фамилии. А должность – перед фамилией. Пропуск фамилии после должности недопустим, ничто не вечно под луной – работники сменяют друг друга, и со временем сложно будет понять, например, какому начальнику отдела кадров давалось это поручение: Петрову Б.В. или Сидорову А.К. Для выяснения этого придется обращаться к другим документам, терять время.
Раньше старались всё поручение уместить в едином предложении. Тогда целесообразно придерживаться следующего порядка: кому – что – когда сделать (Примеры 7–9). Но в последнее время распространяется иной подход (Пример 9.1):
- эти 3 части пишутся отдельными предложениями и даже отдельными строками, чтобы их визуально легче было вычленять пользователям документа;
- а срок формулируется без предлога.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить».
Пример 7. В распорядительном пункте приказа исполнителем является организация (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Всероссийскому научно-исследовательскому институту разработать методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 не позднее 30 июня 2018 г.
Пример 8. В распорядительном пункте приказа исполнителем является подразделение (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Отделу кадров разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
Пример 9. В распорядительном пункте приказа исполнителем является работник (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Начальнику отдела кадров Петрову Б.В. разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
или
1. Отделу кадров (Петров Б.В.) разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
Пример 9.1. В распорядительном пункте приказа исполнителем является работник (современный вариант формулировки)
1. Начальнику отдела кадров Петрову Б.В. разработать Положение об аттестации работников компании. Срок – 01.03.2018.
или
1. Разработать Положение об аттестации работников компании.
Ответственный – начальник отдела кадров Петров Б.В.
Срок – 01.03.2018.
Пример 10. Исполнители – несколько конкретных должностных лиц
1. Проректору по учебной и воспитательной работе Тарасовой С.И. и проректору по научной и инновационной работе Морозову В.Ю. обеспечить внесение изменений в положения и инструкции о деятельности университета в соответствии с новым наименованием университета и действующим законодательством Российской Федерации в срок до 01.12.2018.
Бывает, что поручение дается не конкретному исполнителю (Пример 9) или нескольким определенным лицам (Пример 10), а группе однородных исполнителей: руководителям структурных подразделений (Пример 11), подведомственных организаций (Пример 12) или даже разнородным исполнителям (Пример 13).
Пример 11. Исполнители – руководители структурных подразделений (указываются обобщенно)
1. Руководителям структурных подразделений актуализировать положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников согласно Правилам разработки, утверждения и хранения положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, утвержденным приказом ФГБОУ ВО «Аквариум» от 01.02.2018 № 79. Срок – 20.03.2018.
Пример 12. Исполнители – руководители однородных организаций (указываются обобщенно)
1. Директорам средних школ Московской области провести Дни открытых дверей. Срок исполнения – 31 марта 2018 г.
Пример 13. Разнотипные исполнители общего поручения
1. Заместителям директора, руководителям всех подразделений и отделов Центра обеспечить контроль за соблюдением подчиненными работниками требований, установленных Правилами техники безопасности, утвержденными приказом от 01.03.2018 № 123.
Каждый пункт поручения, в большинстве случаев, должен содержать срок исполнения. В тексте приказа (как и в дате издания документа) даты могут указываться цифровым либо буквенно-цифровым способом. Главное – выбрать 1 способ и потом придерживаться единообразия в оформлении дат.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему поручаемых работ.
Много вопросов вызывает значение предлогов для правильного понимания срока: «к 01.03.2018», «до 01.03.2018», «не позднее 1 марта 2018 г.» (см. Примеры 7–9 и 10). Поэтому лучше не объяснять в Инструкции по делопроизводству их значение, а отказаться в ней от их использования и заложить правило, что поручение должно быть выполнено до конца рабочего дня в конкретно указанную в поручении дату (см. Примеры 9.1, 11 и 12).
Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется глаголом в неопределенной форме («осуществить», «обеспечить», «подготовить», «создать», «организовать» и т.д.).
При употреблении глаголов необходимо знать их правильное сочетание с существительными. Например, «издать приказ», «объявить выговор», «вынести порицание», «направить служебное письмо», «составить отчет», «разработать правила». Глагол «организовать» подразумевает, что исполнитель будет это делать не единолично, а организует работу «подведомственных» ему людей для выполнения поставленной задачи.
Один исполнитель может иметь несколько предписываемых действий. В этом случае он указывается в основном пункте 1 раз, а поручения разносятся в отдельные подпункты. Каждый подпункт нумеруют и печатают с абзаца (красной строки). Тогда потом точно и легко можно будет сделать ссылку на каждое выданное поручение (Примеры 14 и 15) при контроле их исполнения, оформлении выписки, издании иного документа.
Если сроки их выполнения различаются, то их стоит указывать индивидуально у каждого подпункта поручения (Пример 14). Если срок общий, то лучше его привести единожды для всей группы поручений (Пример 15).
Пример 14. Когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий с разными сроками выполнения
2. Начальнику правового управления Семиной Е.А.:
2.1. Организовать проверку <. .>. Срок – 01.03.2018.
2.2. Подготовить <. .>. Срок – 15.03.2018.
Пример 15. Когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий с единым сроком выполнения
2. Начальнику правового управления Семиной Е.А.:
а) организовать проверку <. .>;
б) подготовить <. .>.
Срок – 15.03.2018.
Если приказом утверждаются или вводятся в действие локальные нормативные акты (ЛНА), то в распорядительной части могут не указываться исполнители и сроки исполнения. При этом формулировка «срок исполнения – постоянно» не используется. Наименование ЛНА обычно пишется без кавычек, а чтобы легче было глазами «ухватить» его начало, то используют заглавную букву: «утвердить Положение о…», «разработать Инструкцию по…» (еще см. Примеры 11 и 13).
Если приказ отменяет какой-то устаревший документ (или его отдельные положения), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст этого пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…»:
Пример 16. Утверждение документа приказом с признанием утратившим силу другого документа
1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2018 Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Аргон» (прилагаются).
2. Признать утратившими силу Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом ООО «Аргон» от 09.12.2015 № 123.
Распорядительные документы могут иметь приложения, но их список не принято приводить отдельным реквизитом ниже текста (как это делают, например, в служебных письмах). Вместо этого при упоминании приложения в тексте приказа сразу здесь же делается оговорка в скобках:
- «(прилагается)», если это единственное приложение к приказу (в Примере 16 это слово согласуется с наименованием прилагаемого документа: правила прилагаются) или
- «(приложение 1)», «(приложение 2)», «(приложение 3)» и т.д., если приложений к приказу несколько.
Встречается и вариант указания этого слова с большой буквы, и использование знака номера: «(Приложение 1)» или «(Приложение № 1)».
Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. В качестве контролеров в приказах должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей, и которые смогут оценить качество выполнения поручений. Если же в организации техническую сторону этого процесса (контроль сроков исполнения, напоминания и отчет об исполнительской дисциплине) осуществляет специалист из службы делопроизводства или целая группа контроля, то их в распорядительном пункте приказа упоминать не принято – они действуют на основании иных документов.
А вот завершать приказ фразой «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» уже не принято. Считается, что если руководитель организации не делегировал эту управленческую функцию кому-либо, то она автоматически остается за ним. Такое правило не регламентируется нормативными документами. Чтобы не было неясности при постановке приказов на контроль, предлагаем в Инструкции по делопроизводству прописать данные правила.
Если в приказе всего 1 распорядительный пункт, то он не нумеруется.
Пример 17. Пункт о возложении контроля за выполнением приказа
7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по кадровым вопросам Иванова Г.И.
Пример 18. Единственный распорядительный пункт приказа не нумеруется
ПРИКАЗЫВАЮ:
Признать утратившим силу подпункт 1.6 пункта 1 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 21 марта 2003 г. № 109 «О совершенствовании противотуберкулезных мероприятий в Российской Федерации».
Срок действия приказа
Приказ всегда начинает действовать с даты его издания (подписания), а вот какие-то решения, поручения в нем могут начать действовать позже, если это специально оговорено в тексте. Например, приказ издан 1 марта, а утвержденный им документ может быть введен в действие через 2 недели (15 марта 2018 г.), чтобы сотрудники успели подготовиться к выполнению новых правил или когда закон прямо оговаривает, что на вступление в силу определенных изменений требуется больший срок (см., например, ч. 2 ст. 74 Трудового кодекса РФ).
Срок действия приказа необходимо отличать от срока его хранения. Срок действия – это период, в течение которого действуют решения, принятые приказом. Он тоже может прямо оговариваться в тексте приказа.
Пример 19. Срок действия решения ограничен 2018 годом
3. Установить ежемесячную надбавку стимулирующего характера к заработной плате в 2018 г. в размере 20% от тарифной ставки 14 разряда архивисту Ворониной В.А.
Если в приказе не оговорен срок его действия, то он действует до тех пор, пока не будет отменен или аннулирован другим приказом. Большинство приказов являются как раз документами с открытой датой.
Отмена приказа влечет за собой:
- отмену последствий, которые могли бы произойти в будущем в результате действия приказа, начиная с даты его отмены;
- при этом последствия, произошедшие в результате издания приказа и наступившие до даты его отмены, остаются в силе.
Ключевая лексическая формула пункта приказа об отмене его действия звучит так: «Считать утратившим силу…» или «Признать утратившим силу…» (см. Пример 18).
Аннулирование приказа – это отмена не только будущих, но и сегодняшних последствий, которые уже возникли в результате издания приказа. Типичной ошибкой в приказе об аннулировании является формулировка: «Отменить приказ от… №…». Надо писать «Аннулировать приказ от… №…» – слово «аннулировать» здесь принципиально!
Может возникнуть ситуация, когда необходимо внести изменения в уже изданный приказ (неправильно указаны фамилии исполнителей, даты и др.). Хотя единого нормативного документа общегосударственного масштаба о порядке внесения изменений в приказ не существует3, необходимо помнить, что внесение любых, даже самых незначительных исправлений непосредственно в текст подписанного распорядительного документа не допускается. Это возможно сделать только путем издания нового распорядительного документа такого же вида (т.е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение – распоряжением и т.д.), в котором необходимо указать вносимые изменения.
Пример 20. Образец оформления приказа по основной деятельности
Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.
Разновидности приказов
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Важные особенности
Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.
ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.
Содержание приказов, касающихся сотрудников
Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:
- Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
- Уход в отпуск.
- Отправка в командировку.
Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.
Вводная часть
В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.
Распорядительная часть
Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.
Отличие приказа от распоряжения
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Регистрация
Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.
Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.
ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ
Наш словарик
Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):
| Вид приказа | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| По основной (профильной) деятельности | Постоянно |
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 |
| По личному составу |
75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2] |
5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках |
| По административно-хозяйственным вопросам |
Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.
ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;
2) то же, что и приказ[3].
Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.
РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.
Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:
Или оформляет отметку от руки:
Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.
Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.
Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.
Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.
ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.
Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.
•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:
– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;
– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;
– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».
•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:
– «О создании Канцелярии»;
– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;
– «Об утверждении Положения об архиве».
•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:
– «О проведении аудита делопроизводства»;
– «О проведении экспертизы ценности документов»;
– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».
•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:
– «О проведении Дня охраны труда»;
– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;
– «О доступе автотехники на склад».
И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:
К приказам по личному составу относятся:
•приказ о приеме на работу;
•расторжении трудового договора (увольнении);
•предоставлении отпуска;
•возложении обязанностей;
•премировании;
•переводе;
•направлении в командировку и т.д.
- По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.
Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:
•о приеме работника на работу – форма № Т-1;
•приеме работников на работу – форма № Т-1а;
•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;
•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;
•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);
•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;
•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;
•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;
•направлении работника в командировку – форма № Т-9;
•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;
•поощрении работника – форма № Т-11;
•поощрении работников – форма № Т-11а.
- По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.
Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.
Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).
ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:
•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
•эксплуатация зданий, помещений;
•транспортное обслуживание, внутренняя связь;
•обеспечение безопасности организации.
Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.
Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.
Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:
•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);
•об определении места для курения;
•о переходе на электронную пропускную систему;
•ремонте помещений;
•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;
•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;
•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);
•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;
•выделении транспортных средств для решения различных задач;
•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;
•проведении инструктажа по ГО и ЧС;
•об охране объектов и т.д.
Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.
- АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:
«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):
1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);
2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;
3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;
4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.
Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ
- Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
- Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:
- Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.
КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД
Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.
- Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.
Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).
Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.
- …и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.
[2] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).
[3] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.
[4] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
[5] С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
[6] Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2017.
Приказ о дисциплинарном взыскании составляется в случае необходимости наказания нерадивого сотрудника за нарушение дисциплины. В нашей статье расскажем о структуре, условиях и основаниях его оформления.
Форма приказа о применении дисциплинарного взыскания
Строго установленной законом формы приказа о дисциплинарном взыскании не существует. Отсутствуют и специальные требования к его объему, содержанию и структуре. Каждая фирма устанавливает форму такого документа самостоятельно и пользуется ею во всех случаях оформления дисциплинарных взысканий вне зависимости от разновидности проступка работника или вида взыскания.
Важно! Работодатель вправе объявить работнику, не исполнившему свои обязанности или исполнившему их ненадлежащим образом, замечание, выговор или уволить (ст. 192 ТК РФ).
При самостоятельной разработке бланка за образец приказа о дисциплинарном взыскании можно взять любую унифицированную форму соответствующего документа. Если придерживаться общей структуры построения такого рода документов, меньше вероятность пропустить в самостоятельно разработанной форме важные реквизиты.
Изучите структуру унифицированных кадровых приказов с помощью статей на нашем сайте:
- «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец»
- «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец»
Образец приказа о применении дисциплинарного взыскания можно взять и на нашем сайте, где помещен бланк, подходящий почти для всех случаев.
Скачать бланк приказа о дисциплинарном взыскании
Как с помощью этого бланка оформить приказ о взыскании, рассмотрим далее на примере самого распространенного трудового проступка — прогула.
Какие еще виды дисциплинарных взысканий могут быть применены работодателем к работнику, узнайте в Готовом решении КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и изучите материал бесплатно.
Когда в приказе работодателя объявляется взыскание сотрудникам?
Прогульщика обязательно накажут, если он не сможет обосновать свое отсутствие на рабочем месте (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
Важно! По ст. 81 ТК РФ прогул — это отсутствие работника на рабочем месте без причины в течение всего рабочего дня (в том числе более 4 часов подряд).
В приказе о дисциплинарном взыскании за прогул потребуется отразить все существенные аспекты: кратко описать факт нарушения, указать ссылку на подтверждающие документы (акты, служебные записки, пояснения), обозначить дату прогула, а также организационные или материальные последствия проступка (лишение премии, выговор и др.).
Чтобы наказать прогулявшего рабочую смену (или ее часть) работника, одного приказа о дисциплинарном взыскании недостаточно. Потребуется также учесть положения ст. 193 ТК РФ.
Важно! На получение от прогульщика письменных объяснений дается 2 дня, по истечении которых, если работодатель объяснений не дождался, составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).
Разъяснение нарушителем мотивов своего проступка позволяет объективно оценить фактические обстоятельства, повлекшие дисциплинарную ответственность.
Кроме того, работодателю до принятия приказа о дисциплинарном взыскании важно скрупулезно и со всей серьезностью подойти к оформлению факта совершения проступка. Придется зафиксировать момент отсутствия работника в месте выполнения своей трудовой функции и выяснить все обстоятельства данного нарушения. Это возможно путем оформления отдельного документа, составленного специально созданной работодателем комиссии.
Если приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскании объявляется без соблюдения указанных процедур, дисциплинарное взыскание может быть оспорено в суде или перерастет в бесконечную судебную войну работника и работодателя.
Чтобы работодатель смог наказать работника за трудовую провинность, следует заранее позаботиться о том, чтобы со всеми обязанностями, исполнения которых работодатель ждет от работника, его своевременно ознакомили под роспись. Иначе работник легко оспорит правомерность приказа о дисциплинарном взыскании (например, см. апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 24.06.2015 по делу № 33-2159/2015).
То есть, следует соблюсти все формальности, прежде чем оформлять приказ о применении дисциплинарного взыскания. Образец документа вы можете скачать на нашем сайте.
Скачать образец приказа о дисциплинарном взыскании
Если по истечении времени вы решили отменить дисциплинарное взыскание, которое еще не погашено, воспользуйтесь рекомендациями экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и узнайте какие документы нужно подготовить и как правильно их составить.
Итоги
Работодатель вправе наказать нерадивого работника за трудовой проступок. Важно всесторонне разобраться в его обстоятельствах и правильно оформить все документы, чтобы последствия дисциплинарного взыскания не стали предметом судебного разбирательства. В числе таких бумаг — приказ о дисциплинарном взыскании, образец которого размещен на нашем сайте.
Актуально на: 26 марта 2018 г.
0
Неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей признается дисциплинарным проступком. За его совершение работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Как составить приказ о наложении дисциплинарного взыскания на работника, расскажем в нашей консультации и приведем образец такого приказа.
Порядок применения дисциплинарного взыскания
Напомним, к основным обязанностям работника, в частности, относятся (ч. 2 ст. 21 ТК РФ):
- добросовестное исполнение трудовых обязанностей, возложенных на работника трудовым договором;
- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;
- соблюдение трудовой дисциплины;
- выполнение установленных норм труда;
- соблюдение требований по охране труда и обеспечению безопасности труда;
- бережное отношение к имуществу работодателя и других работников.
Соответственно, неисполнение обязанностей по трудовому договору, несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя представляют собой дисциплинарные проступки, за которые работнику может грозить дисциплинарная ответственность.
Примерами таких нарушений являются отсутствие работника без уважительных причин на рабочем месте, отказ работника без уважительных причин от выполнения трудовых обязанностей в связи с изменением в установленном порядке норм труда, отказ или уклонение без уважительных причин от обязательного медицинского освидетельствования (п. 35 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Дисциплинарными взысканиями в порядке возрастания их строгости являются (ч. 1 ст. 192 ТК РФ):
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Но применение взысканий именно в таком порядке вовсе необязательно. Ведь строгость дисциплинарного взыскания зависит от тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен (ч. 5 ст. 192 ТК РФ). Однако нужно учитывать, что за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание (ч. 5 ст. 193 ТК РФ).
Как написать приказ о дисциплинарном взыскании: образец
Нужно помнить, что до издания приказа о применении дисциплинарного взыскания, образец которого мы приведем ниже, нужно зафиксировать факт проступка (к примеру, докладной запиской или решением комиссии), а с работника затребовать письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение от работника получено не будет, составляется соответствующий акт, форму которого мы приводили в нашей отдельной консультации.
После получения объяснений от работника или составления акта об отказе работника от объяснений, составляется приказ. К примеру, приказ о дисциплинарном взыскании за прогул. Форму приказа работодатель разрабатывает самостоятельно. Но в нем обычно содержатся следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество и должность работника, к которому применяется взыскание;
- описание дисциплинарного проступка с указанием норм, которые своим проступком работник нарушил (к примеру, пункт договора, должностной инструкции или статью ТК РФ), указываются также обстоятельства совершения проступка, степень его тяжести и вины работника;
- вид налагаемого дисциплинарного взыскания.
Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа (не считая времени отсутствия работника на работе). Если работник отказывается ставить свою подпись на приказе, об этом составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).
Приведем образец приказа о дисциплинарном взыскании в виде выговора.
Напомним, что наложенное дисциплинарное взыскание снимается с работника автоматически по истечении года. Досрочно оно может быть снято по инициативе работодателя, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников (ст. 194 ТК РФ). Как оформить приказ о снятии дисциплинарного взыскания, мы рассказывали в этом материале.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Также читайте:
- Несоблюдение дресс-кода сотрудниками: бить или не бить?
- Что положено за «прогул» на больничном: пособие или взыскание
- Разглашение «фирменных» секретов как повод для расставания с работником