Как составить план ярмарки

Предисловие

Задумывались ли вы когда-нибудь, в начале своего творческого пути, к чему все приведет? Когда ваши работы выйдут на новый уровень мастерства. Вы переступите период дарения своих работ вашим друзьям и близким, и вам захочется продавать свое изделие. Думали ли вы над тем как начать продажу, где найти своего покупателя?

Я думала часто и много. По образованию я социолог, поэтому тяга анализировать и делать выводы у меня профессиональные! Я изучила гору материалов, прочла миллионы форумов, полезных советов, рекомендаций, которые показались мне не совсем эффективными.

Очень много советов продавать свои работы через социальные сети, искать клиентов, писать им сообщения, приглашать в группу. Это малоэффективный способ, есть угроза, что ваше сообщение будет расценено как спам, аккаунт заблокируют. Клиенты из социальных сетей придут со временем.

Еще вариант — сдать работу в сувенирный магазин или специализированный центр (в основном, этим занимаются арт-студии или магазины, продающие товары для рукоделия, где принимают такие работы, естественно, с большой накруткой. Этот вариант 100% не мой, так как без присмотра свои игрушки я оставить не могу. Возможно, с блокнотами или мылом все проще.

Еще один совет, прочитанный на каком-то форуме — «Сарафанное радио», то есть, клиент придет к вам по рекомендации кого-то из знакомых, поэтому и надо сначала что-нибудь кому-нибудь подарить.

Вот честно, сколько знакомых, которым вы просто что-то подарили, порекомендовали вас? Меня нисколько. Рекомендации пришли с настоящими клиентами.

Исходя из всего вышеперечисленного, самым эффективным способом заявить о себе, своих работах — это организовать ярмарку изделий ручной работы. И желательно перед самым волшебным праздником — Новым годом!

Ну что ж, а теперь можно приступить к описанию самой организации ярмарки.

При прочтении статьи прошу учесть субъективность моего мнения, а также региональный фактор места организации ярмарки-продажи изделий ручной работы. Наш город маленький, ну и размах мой соответственно не велик!

Первый этап, или «Имей сто рублей»

Организация ярмарки-продажи ручной работы не являлась коммерческим проектом, но я понимала, что бесплатно помещение в аренду мне никто не даст. Попытка попробовать была. Сначала я написала письмо в администрацию нашего города с просьбой поддержки (скрин письма ниже).

Ответ я получила быстро, письмо передали дирекции Дворца искусств. Бесплатно не получилось, но стоимость аренды была снижена.

Местом проведения ярмарки-продажи Дворец искусств был выбран не случайно — это проходное место в городе, где постоянно идет показ фильмов, проводятся фестивали, конкурсы. Это место географически выгодно расположено, есть кафе, где уставшие мастерицы могут перекусить, сделать кофе-паузу.

Договорившись с администрацией Дворца искусств о месте, времени, дате, стоимости, я приступила к поиску единомышленников.

Этап второй: «Рукодельницы всех направлений — объединяйтесь!»

Еще один важный момент в организации моей ярмарки — все участницы должны представить работы, выполненные в разной технике и направлениях. Текстильная игрушка, скрапбукинг, плетение из бумажной лозы, сувенирное мыло, топиарии, свит-дизайн, валяние из шерсти. В этом случаи два плюса: минимальная конкуренция и разнообразный продукт на любой вкус и кошелек. Рукодельниц я искала на местных форумах и в популярных социальных сетях города.

Команда собралась быстро.

Этап третий. Техническая сторона. Размышления.

Я долго думала: делать ли мне шоу на ярмарке. Заманивать ли посетителей бесплатными пряниками, анимацией для детей, беспроигрышной лотереей. Приглашать ли ростовых кукол. Нужен ли сценарий, тематика мероприятия. В конце концов решила, что такие мероприятия, с частью шоу-программы, нужно проводить совместно с профессионалами, а это лишние затраты, которые никому не нужны.

Основной упор был сделан на рекламу. Пакет рекламных документов был невелик, но все было выполнено в одном стиле. Афиши, формат А4, карманные календари, дипломы участникам.

От флаеров, которые забрасывают в почтовые ящики, я отказалась. В моем случаи их информированность составляла 1 % — посмотреть — забыть -—выбросить.

Флаеры удачно заменили карманные календари. Такие-то и выбросить жалко! Раздавались они лично в руки определенной целевой аудитории.

Афиши были размещены в местах, где очень хорошая проходимость: рынок, супермаркеты, аптеки, банки, детская поликлиника, взрослая поликлиника, стоматология, детские сады. Все социально значимые объекты города.

В письме администрации города, я еще просила информационную поддержку. Здесь мне была оказана помощь в полном объеме. Афишу разместили на официальном сайте администрации города, а на саму ярмарку пришли журналисты с местного телевиденья. Также афиши были размещены в социальных сетях.

Этап четвертый. «Как все прошло?!»

Сейчас, анализируя тот день, я могу сказать, что все прошло замечательно! День пролетел на одном дыхании. Были люди, эмоции, восхищение, новые знакомства, интересные предложения, а лично для меня еще и самореализация.

После своей ярмарки, я еще много раз принимала участие в подобных мероприятиях, в другом городе (уже как просто участник). Опыта в организации прибавилось, появились полезные знакомства, но, несмотря на все это, в той своей ярмарке я добавила бы только несколько мастер-классов от мастериц.

Дорогие мои друзья, надеюсь, я вас вдохновила на подвиги, может кто-то хотел организовать подобное мероприятия и ждал знак свыше, так вот он!

Это я

Послесловие. Тезисное

План организации ярмарки изделий ручной работы

• найти помещение, географически удобно расположенное;
• заручится поддержкой администрации (не обязательно города, достаточно руководства самого здания);
• собрать команду единомышленников. Разработать условия их участия. Собрать взнос за участие. Его сумма зависит от стоимости аренды помещения, печатной продукции, рекламы в местных СМИ;
• разработать совместно с дизайнером рекламного агентства или самостоятельно афишу, промолисты, календарики;
• распространение рекламы за 3-4 дня до мероприятия.

Если вы преследует коммерческую выгоду, которую можно получить от организации ярмарки изделий ручной работы, то масштабность мероприятия должна быть намного больше, соответственно и затратной.

Удачи в начинаниях!

Фото и текст Нимченко Анна. (Творческая мастерская AnnA Lady)

Основной метод организации оптовой реализации товаров на ярмарках – выставки-продажи товаров по представленным образцам. Образцы товаров доставляются на ярмарку предприятиями-поставщиками за свой счет.

Руководство оптовой ярмаркой осуществляет постоянно действующий ярмарочный комитет, в состав которого включаются представители государственной власти и управления торговлей, промышленных предприятий-изготовителей товаров, коммерческих структур-покупателей и других предприятий. Решения ярмарочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными для участников ярмарки.

Решения ярмарочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем ярмарочного комитета или его заместителем.

При организации ярмарочной (выставочной) торговли принято выделять три основных этапа ее проведения: предварительный, организационный и заключительный.

Предварительный этап включает принятие решения о проведении оптовой ярмарки или выставки-продажи. На этом этапе создается ярмарочный комитет и формируется рабочая группа, которые разрабатывают положение о проведении ярмарки и рассылают письма потенциальным участникам с информацией об условиях участия в ярмарке.

Рабочая группа также разрабатывает рекламные материалы (объявления в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т.д.). Издается рекламная брошюра с информацией об условиях участия в ярмарке (стоимость участия с экспонатами и без них, цена аренды павильонов, стоимость размещения рекламных материалов и т.д.).

За определенный срок до открытия участники ярмарки вносят регистрационный взнос и оформляют заявку на участие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиций и др.

Основным источником доходов от проведения ярмарки является плата за участие, аренду площади под экспозицию, транспорта, аренду складских помещений, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиционных работ, проведение технических и информационно-коммерческих консультаций и оказание дополнительных услуг.

Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию. Данный этап включает также оперативную работу по размещению участников, организации их досуга, проведение аукционных торгов, презентаций и других мероприятий.

Заключительный этап предполагает подведение итогов ярмарки с выделением как положительных, так и отрицательных моментов в ее работе. Обобщенные результаты анализа конъюнктуры торговли товарами ассортимента ярмарки, предложения по производству товаров и т.д. представляются заинтересованным организациям и органам управления торговлей для принятия мер к более полному удовлетворению потребительского спроса.

Наша компания по организации праздников «МУР», специализируется на проведении выставок и ярмарок в Москве и Подмосковье. На сегодняшний день нами уже проведено около 1 700 мероприятий данной направленности. Портфолио проектов содержит исчерпывающую информацию в разрезе контрагентов и знаковых событий. У нас можно заказать проведение сельскохозяйственной ярмарки или организацию тематической выставки любого масштаба. Мы отлично знаем, как создать правильную атмосферу в рамках задачи клиента. Приходите к нам – мы решим все ваши проблемы.

Организация сельскохозяйственной ярмарки

Профессиональная организация проведения ярмарок – одна из наших основных специализаций. В рамках реализации проекта мы готовы гарантировать следующий порядок проведения мероприятий:

• Утвердить план подготовки по согласованию с заказчиком
• Подобрать и согласовать место проведения
• Подготовить площадку и специально ее дооборудовать
• Продумать хорошую транспортную доступность
• Составить грамотную схему инфраструктуры местности
• Провести информационную кампанию в СМИ
• Обеспечить безопасность участников

Мы готовы взять на себя весь комплекс организационных услуг формата «под ключ», чтобы вам не пришлось ни о чем беспокоиться. Наша сплоченная команда отлично знает специфику торговой деятельности и возьмет на себя все подготовительные процедуры.

Проведение осенней ярмарки: нюансы и особенности

У нас есть несколько авторских сценариев проведения осенних уличных торгов. Для вас мы готовы разработать проект с учетом ваших задумок, либо реализовать одну из наших идей. При выполнении работ мы ставим следующие задачи:

• Создание положительных эмоций у участников
• Реклама товаров и производителей по запросу
• Обеспечение питания на торговых площадях
• Установка торгового оборудования
• Устройство аукционов для развлечения публики
• Использование ростовых кукол
• Проведение конкурсов и развлечений для детей и взрослых

В зависимости от масштаба события подготовка может занять от нескольких дней до 2-3 недель. Организация торговых ярмарок – ответственное мероприятие. Заранее созвонитесь с нашими менеджерами, чтобы мы могли начать подготовку.

Проведение ярмарок выходного дня

Особым спросом у населения Москвы пользуются ярмарки выходного дня. На их организацию не уйдет много времени, если вы заранее укажете, на какой день назначено проведение. Мы установим оборудование, окажем информационную поддержку, проработаем вопросы обеспечения питанием и гарантии безопасности. Проведение будет напрямую зависеть от типа ярмарки:

• Торговля выходного дня
• Разовое или периодическое мероприятие
• Региональное событие
• Межрегиональная ярмарка

Команда МУРа окажет поддержку и обеспечит проведение выставок ярмарок любого типа и масштаба.

Организация работы выставки – как организовать выставку

Здесь мы с вами обсудим тему организации выставки как мероприятия, данная информация будет весьма полезной начинающим специалистам по организации выставок. Ведь именно начинающие организаторы мероприятий могут допускать некоторые ошибки из-за отсутствия опыта в этой сложной сфере, но это не так страшно. Со временем опыт набирается и с каждым разом организация выставки будет становиться всё лучше с точки зрения компетенции организатора как профессионала.

Что такое выставка?

Выставка — это открытая демонстрация успешных достижений в различных областях материальной и культурной деятельности. Благодаря выставке компания или группа людей могут публично продемонстрировать результаты труда и творчества тем, кто может заинтересоваться направлением в их работе.

Тематика выставки определяется спросом на рынке. То есть, если есть спрос на какую-то тему, то значит будет и выставка. Выставка привлекает к себе внимание определенную целевую аудиторию, которой интересно посетить данное мероприятие. К тематике выставки нужно отнестись серьезно, для грамотного подбора темы необходимо к работе подключить маркетолога для исследования рынка. Это нужно для того, чтобы провести анализ отрасли на предмет тенденций развития рынка и изучения конкурентов, что позволит избежать пересечения в тематиках с другими выставками.

Выставка служим потрясающим маркетинговым инструментом для привлечения клиентов и партнёров. В зависимости от направленности выставки, участники могут извлечь следующие плюсы:

— налаживание коммуникации с партнёрами;

— изучение активностей прямых и косвенных конкурентов;

— формирование положительного имиджа компании на своем рынке;

— привлечение новых клиентов и заключение договоров о сотрудничестве.

Выставка является неоценимым маркетинговым инструментом, но весьма важно им умело пользоваться и правильно всё организовать. Так как организация выставки является достаточно дорогостоящим мероприятием, то нужно очень тщательно распланировать все детали, при этом выделив определенный запас времени на подготовку.

План организации выставки

В период подготовки к организации выставки предстоит проделать немало работы, потому что именно от правильности организации зависит успех мероприятия. Сама выставка может длиться от одного дня до двух месяцев. Длительные по времени выставки обычно проводятся в творческой сфере деятельности, например, художественная выставка.

Желательно приступить к подготовке проведения организации выставки заранее. Чем серьезнее формат выставки, тем больше времени нужно уделить для её подготовки.

Организацию такого мероприятия как выставка можно разделить на несколько этапов.

Детальная проработка плана выставки

В плане обычно отражено следующее:

— определение величины выставочной площади;

— время и место проведения выставки;

— тематика выставки;

— определение списка участников;

— подбор спонсоров;

— составление программы выставки;

— структура продвижения выставки и рекламное обеспечение;

— инфраструктура.

Составление сметы – планируемый бюджет

Бюджет заранее посчитайте и распределите расходы на организацию выставки.

Какие расходы предстоят:

— расходы на маркетинговые исследования;

— аренда помещения;

— аренда выставочных стендов;

— аренда звукового и светового оборудования;

— транспортные расходы;

— сервисные расходы;

— реклама и продвижение выставки;

— услуги дизайнеров;

— разработка промо-сайта для выставки;

— печать раздаточных материалов;

— подарки для конкурсной программы;

— услуги переводчиков;

— услуги ведущих мероприятия;

— услуги аниматоров;

— проживание участников выставки;

— таможенное оформление грузов.

Подбор необходимых специалистов для проведения выставки

Проработать список сотрудников, помощь которых будет необходима как при подготовке к организации выставки, так и во время проведения выставки.

Подбор участников для выставки

В зависимости от тематики выставки нужно определить список участников, которые могут быть заинтересованы в участии. Также нужно подумать над форматом участия в выставке: платное или бесплатное.

Подбор образцов/экспонатов

Если за образцы полностью отвечают участники выставки, то следует составить подробную инструкцию по подготовке образца к выставке – предоставить список технических требований.

А если за экспозицию отвечает организатор выставки, то нужно подобрать образцы, соответствующие тематике выставки и позаботиться об их транспортировке, хранении и оформлении их на выставке.

Подготовка раздаточного материала

Каждый участник и гость должны будут иметь возможность ознакомиться с программой выставки и описанием каждого выставочного экспоната/образца.

Что включает в себя раздаточный материал: фирменный пакет, папка, блокнот с фирменным стилем, ручка с логотипом, программа на фирменном бланке, описание каждого экспоната, листовки, проспекты.

Работы по оформлению помещения выставки

При оформлении используются различные декоративные элементы: баннеры, плакаты, стенды, бренд волл, воздушные шарики и так далее.

Оформление помещения выставки следует отдать в надежные руки компании, которая занимается этим направлением.

Техническая организация выставки

В техническую организацию выставки входит установка звукового и светового оборудования. Если выставка планируется в Москве, то услугой аренды технического оборудования для выставки вы можете воспользоваться в компании Rentforall. Также компания может вам предложить звуковое и световое оформление под ключ.

Контроль исполнения во время проведения выставки

Так как день проведения выставки является буквально экзаменом того, как вы подготовились, то следует контролировать исполнение и следование заранее составленному плану. В некоторых случаях, можно доверить это отдельному человеку, который сможет проследить за соблюдением качества проведения выставки.

Заключительные работы

По окончании следует официально закрыть выставку – это даст понять участникам то, что можно переходить к следующему этапу – демонтаж выставочной экспозиции.

Заключительная работа по демонтажу выставки состоит в передаче экспонатов/образцов и их дальнейшая транспортировка.

После того, как выставка закрыта и вся работа выполнена, нужно будет подвести итоги выставки, которые включают в себя сбор и анализ статистических данных: данные о посетителях и участниках, данные о продажах (если выставки была коммерческая). Данные параметры помогают оценить эффективность проведения выставки: финансовые показатели и маркетинговые задачи.

Если вы научитесь успешно проводить подготовку организации выставки, то сможете зарекомендовать себя как профессионального организатора выставок.

Rentforall — Ваш надежный помощник в подготовке к мероприятию!