Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому.
Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту.
Изучив данный материал, вы узнаете о том, что представляет собой планирование дел, и каковы его особенности, почему нужно и важно ежедневно осуществлять составление списков рабочих, личных и домашних дел. Кроме того, мы рассмотрим несколько эффективных методик и принципов планирования, часть которых рассчитана на каждый день, а часть имеет более перспективную направленность — на неделю, месяц, год и даже несколько лет.
Этот урок нашего онлайн-тренинга по тайм-менеджменту будет полезен людям любых возрастов и профессий, а применять полученную информацию для достижения поставленных целей будет можно уже с первого дня.
Содержание:
- Что такое планирование? Виды планирования. Приоритизация
- Для чего нужно планирование?
- Методики планирования
- Принципы планирования
- Проверочный тест
Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация
Процесс планирования
Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.
В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:
- Этап постановки целей (задач)
- Этап составления плана по достижению намеченного
- Этап вариантного проектирования
- Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников
- Этап определения исполнительных лиц и брифинг
- Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)
Виды планирования
Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.
Виды планирования различаются:
По обязательности
- Директивное планирование – подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией. В качестве примера можно назвать постановку задач, связанных с решением вопросов государственной/национальной значимости, работой на предприятиях и т.д.
- Индикативное планирование – антипод первого: не подразумевает обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер. Данный вид планирования широко распространён в системе макроэкономического развития различных государств.
По срокам достижения целей
- Краткосрочное (текущее) планирование – рассчитывается на период до 1 года и может состоять из планов на сутки, неделю, месяц, квартал, полгода. Самый распространённый вид планирования. Применяется, как обычными людьми в процессе каждодневной жизни, так и руководителями различных организаций.
- Среднесрочное планирование – рассчитывается на срок от 1 года до 5 лет. Данная форма планирования распространена в деятельности государственных учреждений, фирм и предприятий, но нередко применяется и стратегически-мыслящими людьми. В некоторых случаях может совмещаться с текущим планированием, что в комплексе является скользящим планированием.
- Долгосрочное (перспективное) планирование – рассчитывается, как правило, на несколько (5, 10, 20) лет вперёд. Чаще всего этот вид планирования применяется на крупных предприятиях с целью выполнения задач социального, экономического, научно-технологического характера и т.д.
По содержанию плановых решений
- Стратегическое планирование – в основном, является долгосрочным. С помощью него определяются основные направления в деятельности организаций: расширение деятельности, создание новых направлений, стимулирование рабочего процесса, изучение рынка и его сегментов, изучение спроса, особенностей целевой аудитории и т.д. Распространено в деятельности организаций.
- Тактическое планирование – чаще всего является так же – долгосрочным. Основной его целью является создание необходимых условий для реализации возможностей, найденных посредством применения стратегического планирования. Как правило, тактическое планирование применяется при планировании экономического, социального, производственного развития организации. Распространено в деятельности организаций.
- Оперативно-календарное планирование – завершающий этап стратегического и тактического планирования. Служит, главным образом, для реализации процесса достижения поставленных результатов. При помощи него конкретизируются все показатели, и организуется, непосредственно, работа организации. Оперативно-календарное планирование подразумевает определение времени выполнения поставленных задач, осуществление подготовки реализации процесса, ведение учёта, контроля и анализа процесса. Распространено в деятельности организаций.
- Бизнес-планирование – служит для оценки целесообразности, актуальности и эффективности планируемых мероприятий. Составление бизнес-плана происходит очень тщательно, с учётом всевозможных показателей, возможностей, предложений и т.п. Распространено в деятельности организаций и работе бизнесменов.
Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:
По степени охвата
- Общее планирование – охватывает все детали контекста.
- Частичное планирование – охватывает некоторые детали контекста.
По объектам планирования
- Целевое планирование – подразумевает определение требуемых для достижения целей.
- Планирование средств – подразумевает планирование необходимых для достижения результата средств (финансов, информации, персонала, оборудования и т.д.).
- Программное планирование – подразумевает разработку необходимых для достижения результата программ.
- Планирование действий – подразумевает определение необходимых для достижения результата действий.
По глубине
- Агрегированное планирование – происходит с учётом общих параметров.
- Детальное планирование – происходит с учётом всех деталей и особенностей.
По координации планов во времени
- Последовательное планирование – подразумевает продолжительный процесс, который состоит из нескольких более мелких этапов.
- Одновременное планирование – подразумевает единовременный непродолжительный этап.
По учёту изменения данных
- Жёсткое планирование – подразумевает обязательное соблюдение заданных параметров.
- Гибкое планирование — подразумевает возможность несоблюдения заданных параметров и появление новых.
По очерёдности
- Упорядоченное планирование – подразумевает поочерёдное выполнение планов, одного за другим.
- Скользящее планирование – подразумевает продление плана на последующий период после его завершения в текущем периоде.
- Внеочередное планирование – подразумевает реализацию плана по мере появления в этом необходимости.
Проверьте, насколько хорошо вы умеете спланировать свои дела на день, решив данный кейс:
Приоритизация
Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.
Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе – это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать – зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.
А сперва предлагаем вам решить данный кейс, чтобы потренироваться в приоритезации дел:
Для чего нужно планирование?
Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.
Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.
Конкретизация цели
Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную (например, выучить иностранный язык). Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек – если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.
Чёткий план действий
Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.
Действие, а не мысли о действии
Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО.
А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым – третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки — начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.
Возможность маневрирования
Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать – это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.
Высокая вероятность успеха
И, пожалуй, самое важное преимущество планирования – это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план – через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!
Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование – это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.
Методики планирования
ABC планирование
Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.
Методика ABC базируется на трёх основных правилах:
- Категория A – самые важные дела. Они составляют примерно 15% всех дел, которыми вы занимаетесь, но приносят они примерно 65% результатов.
- Категория B — важные дела. Они составляют около 20% всех ваших дел и приносят около 20% результатов.
- Категория C – дела наименьшей важности. Они составляют примерно 65% всех ваших дел, но и приносят примерно 15% результатов.
Более подробно о данной методике вы можете узнать отсюда.
Принцип Эйзенхауэра
Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.
Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:
- Категория A – самые срочные и важные дела.
- Категория B – срочные, но не важные дела. Важно уметь отделять их по критерию важности от первой категории, иначе можно потратить на их выполнение время, оставив на самом деле важные дела на потом.
- Категория C – не срочные, но важные дела. Здесь нужно учитывать фактор срочности: из-за того, что эти дела не являются срочными, их часто откладывают в «долгий ящик», после чего они становятся срочными, что не очень хорошо. Поэтому, их выполнением ни в коем случае нельзя пренебрегать. Такие дела, ко всему прочему, можно делегировать – поручить их выполнение кому-то ещё.
- Категория D – не срочные и не важные дела. Нередко, такими делами человек озабочен больше всего и тратит на их выполнение большую часть времени. Научитесь точно определять дела из этой категории. Делать их нужно в последнюю очередь, когда выполнены предыдущие.
Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда.
Правило Парето
Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.
Наглядно данное правило выглядит так:
- 20% действий = 80% результата
- 80% действий = 20 результата
- 20% людей владеют 80% всего капитала
- 80% людей владеют 20% всего капитала
- 20% клиентов приносят 80% дохода
- 80% клиентов приносят 20% дохода
- И т.д.
Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день — это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.
Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать здесь.
Хронометраж
Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.
Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:
- 8:00-8:30 – проснулся, размялся, умылся
- 8:30-9:00 – попил чай, включил компьютер, проверил почту
- 9:00-9:30 – зашёл в социальную сеть
- 9:30 – 10:00 – подготовил документы по работе
- И т.д.
Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:
- На бумаге – в блокноте, тетради, записной книжке
- Используя гаджет – мобильный телефон, электронную книгу, планшет
- Используя диктофон
- Используя специальное ПО на компьютере
- Онлайн – специальные интернет-приложения
- Диаграмма Ганта (см. ниже)
На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте здесь.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось – это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели — проценты, указатели, временные метки и т.д.
Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.
Прочитать о диаграмме Ганта подробнее можно, перейдя по этой ссылке.
Техника SMART
Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.
Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.
- Specific – цель должна быть конкретной, т.е. при её постановке вы должны обязательно отчётливо представлять себе результат, которого желаете достичь. Например, «я хочу стать специалистом в области антропологии».
- Measurable — цель должна быть измеримой, т.е. вы должны представлять желаемый результат в количественном эквиваленте. Например, «к 2015 году я хочу зарабатывать 50 тысяч рублей ежемесячно».
- Attainable – цель должна быть достижимой, т.е. вы должны учитывать особенности своей личности: способности, предрасположенность, талант и т.п. Например, если у вас туго с математикой и вы абсолютно не понимаете эту науку, лучше не ставить себе цель стать выдающимся математиком.
- Relevant – цель должна соотноситься с другими вашими задачами. Например, достижение среднесрочной цели должно подспудно включать в себя достижение нескольких краткосрочных.
- Time-bounded – цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, «я хочу сбросить вес с 95 до 80 кг через полгода к такому-то месяцу».
Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано здесь.
Список целей и задач
Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать.
Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».
Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты – наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.
Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.
Принципы планирования
- Попробуйте все рассмотренные методики планирования и выберите наиболее подходящую для вас. Используйте её ежедневно и во всех делах.
- Не старайтесь всё запомнить – ведите записи. Как говорится, «самый тупой карандаш лучше, чем самая острая память».
- Если на вас навалилось много дел, не старайтесь успеть сделать всё. Потратьте время на определение наиболее важных и приоритетных, и приступайте к их выполнению. Остальное закончите позже.
- По окончании одной недели составляйте план действий на следующую. Аналогично поступайте и в конце каждого дня.
- Заведите привычку носить с собой блокнот и ручку или диктофон, чтобы записывать посещающие вас интересные мысли.
- Заведите «журнал успеха», в котором вы будете ежедневно отмечать все свои успехи, пусть даже самые незначительные. Это будет поддерживать в вас постоянную мотивацию и напоминать о том, что вы на верном пути.
- Учитесь говорить «нет». Эта способность убережёт вас от пустой траты времени, стремления к ненужным целям и общению с ненужными людьми.
- Всегда думайте перед тем, как что-либо сделать. Взвешивайте все «за» и «против». Старайтесь не совершать необдуманных действий и поступков.
- Всегда, когда находитесь в процессе чего-либо, вспоминайте себя, осознавайте, что вы делаете в настоящий момент. Если чувствуете, что не продвигаетесь вперёд – бросьте это занятие.
- Посмотрите критически на себя самого: определите свои вредные привычки, отнимающие время, дела, которыми вам нравится заниматься, но которые не двигают вас к цели. Затем постепенно и поочерёдно заменяйте эти привычки и дела новыми – эффективными.
- Определите свои основные приоритеты по жизни и живите в соответствии с ними. Так вы сможете всегда быть сконцентрированы на главном, и не будете тратить время впустую.
- Не совершайте лишних ненужных действий, не выполняйте чужие дела. Вы должны продвигаться вперёд сами, но не позволяйте использовать себя как инструмент для достижения чужих целей, если вам самому это не в радость.
- Регулярно и систематически выделяйте время на самосовершенствование: чтение книг, просмотр обучающих и мотивирующих видео, тренировку своих навыков и т.д.
- Не останавливайтесь на достигнутом – добившись одной цели, ставьте другую, более серьёзную. Так вы сможете всегда быть в тонусе, будете иметь стимул и мотивацию.
Применение всех вышеперечисленных рекомендаций позволит вам быть успешным в любой области и достигать целей в кратчайшие сроки. Самое главное — это постоянная работа над собой и применение на практике полученных навыков. Чтобы всё то, что вы узнали из этого урока, начало приносить свои плоды, вам нужно сегодня же начать планировать свою дальнейшую деятельность. Начните с любого способа, тренируйтесь, оттачивайте новый навык и сделайте его привычкой. Всё в нашей жизни спланировать, конечно же, нельзя, но можно многое.
Дополнительные интересные материалы, касающиеся планирования и эффективности, вы можете найти на нашем ресурсе 4brain:
- Как составить список дел
- GTD Дэвида Аллена
- Раздел блога «Тайм-менеджмент и эффективность»
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
← 2 Целеполагание4 Системы ТМ →
Результат – главная цель в бизнесе и быту. Путь к цели может быть длинным и сложным, поэтому нужно воспользоваться некоторыми инструментами, которые помогут достичь результата. Одним из таких инструментов является планирование. На первый взгляд нет ничего проще, но на практике очень большой процент людей как минимум срывает сроки из-за отсутствия навыков грамотного составления планов на день, неделю, месяц, год.
Что такое планирование
Планирование — это процесс создания детального плана действий, необходимых для достижения конкретной цели. Это означает, что мы должны понять, чего хотим достигнуть, и как будем этого достигать. Планирование может быть применено в различных сферах, включая жизнь, работу и бизнес. Более того, экономика каждой страны построена на базовых принципах планирования.
При планировании мы определяем, какие задачи требуется выполнить, какие ресурсы нужны для их реализации и в какой последовательности они должны быть реализованы. План может быть очень детализированным или общим, в зависимости от контекста и задач.
Хорошо спланированный процесс помогает нам предугадать потенциальные проблемы и научиться решать их заранее. Он также упрощает сложные процессы, давая возможность нам фокусироваться на выполнении задачи, и улучшает качество работы.
Планирование бывает короткосрочным (например, подготовка презентации на следующей неделе) и долгосрочным (например, создание бизнес-плана на 5 лет). Однако, вне зависимости от продолжительности, планирование улучшает организацию работы, эффективность и помогает достигать поставленных целей.
Обычно планирование содержит описание миссии, определение ресурсов, текущее положение ситуации и выбор наилучших путей решения задач. Результатом планирования может быть расписание, бюджет, список задач, и т.д.
Стандартный план должен содержать информацию:
- Введение: тему, пояснение целей и основных задач, которые должны быть исполнены.
- Основная часть: план действий, которые необходимо выполнить, с указанием последовательности, времени и средств для достижения задачи.
- Описание ресурсов: список ресурсов, необходимых для выполнения задач, как правило, ресурсы могут включать людей, финансы, материалы, оборудование.
- Предполагаемые риски: перечисление возможных проблем, которые могут возникнуть в процессе реализации плана, и способы их предотвращения.
- Расписание: распределение задач по времени, когда они будут исполнены, продолжительность каждой задачи и сроки их завершения.
- Ожидаемые результаты: что планируется достичь в итоге и какими показателями будет оцениваться успех плана.
- Ответственные лица: перечень людей и команд, ответственных за выполнение каждой части плана.
Планирование является важной составляющей обеспечения эффективности и успеха в любой сфере деятельности. За счет этого можно оптимизировать использование времени, сил и ресурсов, и уменьшить вероятность ошибок и неудач.
Цели планирования
Планирование является важным инструментом для эффективной организации и достижения планов в любой сфере жизни и деятельности. Оно помогает:
- Обозначить цели и задачи – планирование определяет четкие, конкретные и понятные задачи, которые нужно достигнуть.
- Оптимизировать использование времени, ресурсов, знаний, навыков – планирование позволяет использовать имеющиеся ресурсы оптимальным образом, не тратя их на ненужные задачи.
- Решить проблемы – планирование помогает сразу предусмотреть возможные негативные последствия, определить, как действовать в такой ситуации, и найти пути их решения заранее.
- Увеличить эффективность, т. е. минимизировать ущерб, который может быть причинен непредсказуемыми обстоятельствами. Одновременно с этим прорабатываются пути достижения задач с минимальными затратами и максимальной выгодой.
- Определить приоритеты – появляется возможность сосредоточиться на наиболее важных и приоритетных задачах, чтобы выполнить работу быстрее и эффективнее.
- Уменьшить стресс – если есть ясное понимание того, что мы должны делать и как это делать, мы можем снизить уровень стресса и давления.
- Координировать отделы. Если планирование касается крупных компаний и организаций, оно помогает координировать деятельность структурных подразделений на разных уровнях, а также всех сотрудников внутри отдельных подразделений.
- Контролировать процессы. Четкое понимание плана деятельности, путей реализации и сроков исполнения используется руководством для контроля ситуации в реальном времени, делая менеджмент и решение экономических вопросов более эффективным. Это позволяет оперативно реагировать на неблагоприятные факторы, связанные с ведением деятельности.
- Принимать правильные управленческие решения. Понимание концепции проекта и всех этапов его реализации позволяет на ранних стадиях принимать более эффективные решения, минимизировать риски, переработать ряд рабочих моментов.
В целом планирование делает лучше качество работы, минимизирует негативные моменты и помогает достигать результатов и задач более успешно. Оно является важной составляющей любой деятельности и разрешает преодолевать трудности и достигать успеха в любых условиях.
Виды планирования
Планирование может быть различных видов в зависимости от того, какие обязательные требования установлены для его выполнения. Рассмотрим некоторые виды планирования и их особенности.
По обязательности:
- Директивное: план имеет строгий набор директив и ограничений. Этот тип планирования обычно используется в организациях или государственных учреждениях, где законы и правила являются обязательными для всех.
- Индикативное: второе понятие имеет противоположный смысл, т. е. первоначальные условия являются рекомендательными и не обязательными для исполнения.
По срокам достижения:
- Краткосрочное – устанавливает рабочий план сроком до 1 года. Такое планирование обычно содержит задачи и действия, которые могут быть выполнены за короткий промежуток времени. Как пример, планирование ежедневных задач или организации мероприятий на ближайший месяц.
- Среднесрочное планирование – срок от 1 до 5 лет. Такое планирование предполагает проекты и задачи, которые требуют большего времени и ресурсов для их решения. Например, планирование бизнес-стратегии на 3 года или строительство дома.
- Долгосрочное – предусматривает срок более 5 лет. Это может быть связано с развитием долгосрочных перспектив, созданием комплексных проектов или в большой организации. Например, государственная стратегия развития экономики страны на 10 лет или планирование масштабных инфраструктурных проектов.
По содержанию плановых решений:
- Стратегическое планирование – используется для долгосрочных операций и выбора методов, которые позволят достичь желаемого результата. Это обычно выполняется руководством компании или организации и позволяет определить общее направление деятельности на период более 3-5 лет.
- Тактическое планирование – процесс подробного определения задач и действий, необходимых для достижения заданных целей в рамках стратегического плана. Такое планирование обычно выполняется на период от года до нескольких лет. Тактические планы обычно разрабатываются на основе отчетов и результатов деятельности.
- Оперативно-календарное планирование – ежедневное планирование и управление текущими задачами и программами на основе заданных сроков и ресурсов. Оно выполняется на короткий срок, обычно на неделю или месяц. Позволяет контролировать текущую деятельность и принимать оперативные решения в случае необходимости.
- Бизнес-планирование – механизм разработки плана действий для создания или развития бизнеса. Внутрифирменное планирование включает определение заданий, анализ торговой среды, анализ конкурентов, стратегию продвижения, планирование финансовых ресурсов и другие детали, необходимые для успешного развития бизнеса. Создание бизнес-плана является важным этапом для предпринимателей и компаний на начальном этапе работы, поскольку позволяет видеть как реальные, так и расчетные показатели.
Классифицировать виды планирования можно по второстепенным аспектам.
По степени охвата:
- Общее – охватывает все сферы деятельности организации. В таком планировании определяются общие цели и задачи, которые должны быть достигнуты, и устанавливаются стратегии и тактики, которые будут использоваться для их достижения. Общее планирование также включает планирование финансовых, кадровых, производственных и маркетинговых аспектов.
- Частичное – охватывает только определенную часть деятельности организации. Различные отделы или группы могут проводить отдельное планирование тех аспектов бизнеса, которые касаются их непосредственной работы.
По объектам планирования:
- Целевое планирование – решает проблемы, связанные с достижением ряда задач, таких как повышение прибыли, рост объемов производства и др. Оно может быть как долгосрочным, так и краткосрочным, и направлено на достижение результирующих показателей.
- Планирование средств – процедура планирования расходов, которая направлена на достижение результатов, определенных в целевом планировании. Сюда может входить планирование бюджета, расписания закупок, финансовых планов и инвестиций.
- Программное – это планирование в рамках программы или проекта, которые объединены с одной общей миссией. Оно предполагает определение миссии, задач, ресурсов и рисков на более высоком уровне, а также планирование реализации отдельных этапов проекта.
- Планирование действий – определение конкретных действий, которые нужны для достижения поставленных результатов. Например, управление проектами, продажи, производство, маркетинг и т. д.
По глубине:
- Агрегированное – учитываются общие параметры для постановки целей и задач.
- Детальное – уделяется особое внимание к деталям и тонкостям проекта.
По координации планов во времени:
- Последовательное – непрерывный продолжительный процесс формирования планов, состоит из ряда мелких этапов.
- Одновременное – единовременный достаточно короткий этап для решения смежных задач.
По учету изменения данных:
- Жесткое – обязательное соблюдение требований и параметров.
- Гибкое – есть возможность изменения вводных.
По очередности:
- Упорядоченное – выполнение операций в указанном порядке.
- Скользящее – предусматривает продление имеющегося плана на последующий период.
- Внеочередное – реализация плана происходит по мере возникновения такой необходимости.
Существует множество подходов к классификации плановых решений, которые должны выбираться на основании индивидуальных особенностей поставленных задач. Менеджеры и руководство компании самостоятельно выбирают наиболее подходящий вариант.
Этапы планирования
Планирование является важным этапом в управлении любым проектом, бизнесом или организацией. Каждый этап планирования важен для успешной реализации задумки и достижения желаемых показателей.
Этапы планирования могут различаться в зависимости от цели и объема планирования, но общие стадии включают:
- Определение целей и задач. Определяется результат, которого нужно достигнуть, а также задачи, которые нужно выполнить.
- Сбор и анализ информации. Собирается информация, необходимая для определения возможностей и угроз, анализа конкурентов, потребностей клиентов, рыночных тенденций и других факторов, влияющих на решения, которые будут приняты.
- Определение альтернативных вариантов действий. Исследуется ряд возможных альтернативных вариантов, которые могут быть использованы для достижения поставленных результатов.
- Оценка и выбор оптимального варианта. Производится оценка каждого из альтернативных вариантов и выбирается наиболее подходящий.
- Разработка детального проекта. Разрабатывается детальный план работ, которые необходимы для достижения поставленных показателей.
- Реализация. На этом этапе выполняются действия, обозначенные в плане.
- Мониторинг и контроль. Производится отслеживание и контроль реализации обозначенных работ, а также корректирование плана в случае необходимости.
- Оценка результатов. Руководством оцениваются результаты выполненной работы и принимается решение о том, какие изменения нужно внести в следующую итерацию планирования или в реализацию стратегии.
Грамотное составление плана позволяет определить цели, выбрать оптимальный путь и реализовать действия, которые приведут к их достижению. Различные подходы и методы планирования позволяют выбрать оптимальную стратегию для максимального успеха в реализации проектов и бизнеса.
Как организовать процесс планирования
Организация процесса планирования зависит от типа проекта или деятельности, которую вы планируете, а также от других факторов, таких как его объем, сроки и степень сложности.
Несмотря на это, существуют некоторые общие рекомендации, которые помогут организовать процесс более эффективно. Рассмотрим их подробнее:
- Назначьте конечные цели вашего сценария или деятельности, а также задачи, которые важно выполнить, чтобы их достичь. Так легче понять, на каком этапе вы находитесь, и какие ресурсы вам нужны.
- Определите риски и возможности, связанные с вашим проектом или деятельностью, и разработайте план действий, чтобы избежать негативных последствий и использовать возможности.
- Разбейте ваш проект на этапы и определите сроки каждого этапа. Так проще следить за прогрессом и правильно планировать ресурсы.
- Составьте детализированный план действий, который содержит список необходимых задач, ключевые даты, ответственные лица и период выполнения.
- Регулярно отслеживайте свой прогресс, чтобы убедиться, что вы на правильном пути, и внести корректировки, если это необходимо.
- Используйте различные инструменты для планирования, такие как календари, листы Excel, диаграммы Ганта или программы управления проектами.
Важно понимать, что составление плана – динамичный процесс, и его нужно регулярно обновлять и изменять, основываясь на изменениях в проекте или среде. Также не забывайте о коммуникации и обратной связи во время планирования, это поможет сформировать более точную картину и выполнить проект более эффективно.
Принципы планирования
Планирование является важным элементом достижения успеха в любой области деятельности. Чтобы успешно реализовать проект, наладить бизнес-процессы, достичь поставленных показателей, необходимо правильно спланировать все этапы работы. Для этого требуется соблюдать ряд принципов, которые позволяют достичь результата за минимальное время и с максимальной эффективностью.
Основные принципы планирования:
- Целенаправленность. Каждое действие должно иметь прямое отношение к определенной задаче.
- Участие. Включение различных заинтересованных сторон в планирование, анализ и принятие решений, чтобы повысить качество результата и легче добиться его успешной реализации.
- Рациональность. Оптимизация использования материальных и человеческих ресурсов. Сокращение затрат.
- Гибкость. Адаптация к переменам внешней среды, оперативность корректировок.
- Комплексность. Выдерживание связи и баланса между всеми элементами проекта или деятельности.
- Системность. Строгая структура плана, включающая определенное место, последовательность и взаимосвязь процессов и мероприятий.
- Иерархия. Выделение основных задач и их последующее деление на подзадачи.
- Своевременность. Принятие мер в определенные сроки.
- Непротиворечивость. Выбор вариантов действий, не противоречащих с другими элементами плана.
- Точность. Установление точных показателей и критериев успеха, чтобы проводить анализ результатов.
- Контроль. Системный мониторинг реализации всех мероприятий и их оценка.
- Фиксация. Составление документации и отчетности по основным параметрам плана, например, задачам, ресурсам, срокам исполнения, ответственным лицам.
Перед началом планирования необходимо знать и учитывать отдельные особенности, такие как политика компании, особенности рынка, тип проекта, область деятельности и другие факторы. Важно постоянно вести анализ результатов, создавать отчетные документы и корректировать план с учетом характера внешней среды.
Методы планирования
Существует множество методов, позволяющих провести эффективное планирование, какие из них применять зависит от конкретной задачи или области деятельности. Рассмотрим ряд основных методов планирования.
Правило Парето
Правило Парето, также известное как закон 80/20, представляет собой эмпирическое утверждение, что приблизительно 20% действий являются ответственными за 80% результатов. Это правило разработано итальянским экономистом Вильфредо Парето в конце XIX века, когда он исследовал распределение богатства в Италии.
Принцип Парето применяется во множестве областей: от бизнеса до науки и технологий. Примеры:
- в бизнесе: часто 20% клиентов компании приносят 80% прибыли, а 20% продуктов или услуг компании генерируют 80% общей прибыли;
- в производстве: 20% дефектных деталей могут привести к 80% отказов на конечном товаре;
- в личной жизни: 20% времени, потраченного на выполнение задач, может привести к 80% продуктивности.
Разумеется, в большинстве случаев соотношение не будет стопроцентным и может колебаться, например, 70/30 или 90/10.
Применение правила Парето в бизнесе может помочь руководителям сконцентрироваться на 20% наиболее важных клиентах, продуктах или услугах компании. Это правило может стать помощником и в личной жизни, чтобы грамотно распределить дела в течение дня или другого периода времени. Тайм-менеджмент и совокупность принципов планирования положительно отразится на качестве жизни и сделает влияние стресса менее выраженным.
ABC планирование
ABC-анализ является методом планирования и тайм-менеджмента, который применяется для определения наиболее важных и наименее важных задач, процессов или элементов проекта. Он основан на примере, указанном выше — принципе Парето, который утверждает, что 80% результатов достигаются 20% усилий.
ABC-анализ подразумевает разделение всех задач, процессов, элементов на три категории:
- A (наиболее важные) – составляют не более 15% от общего числа задач или элементов, но имеют наибольший вклад в достижение желаемого результата. Первоочередные задачи, без которых невозможно достичь нужного результата.
- B (средней важности) – составляют приблизительно 20% от общего числа задач или элементов и имеют среднее значение для достижения целей проекта.
- C (наименее важные) – составляют около 65% от общего числа задач или элементов, но вносят наименьший вклад в достижение целей проекта.
После разделения задач на категории ABC-анализ дает возможность сконцентрироваться на группе A – наиболее важных задачах, чтобы достичь цели наиболее эффективно и оптимизировать использование ресурсов на предприятии. Категории B и C могут быть выполнены в процессе работы с более важными задачами.
Матрица Эйзенхауэра
Принцип Эйзенхауэра – это метод планирования своих задач в повседневной жизни, который был разработан доктором Дуайтом Эйзенхауэром, бывшим американским президентом и генералом армии США. Он помогал управлять своим расписанием во время службы в армии и избегать прокрастинации.
Суть метода Эйзенхауэра заключается в предположении, что каждая задача может быть измерена по двум критериям: важности и срочности. За счет этого можно структурировать задачи и запланировать свой день, определив наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить в отведенный срок.
Основная идея принципа заключается в разделении задач на четыре категории:
- Самые важные и срочные задачи (внезапные проблемы, неотложные задачи проекта).
- Важные, но несрочные задачи (планирование проектов, обучение).
- Неважные, но срочные задачи (срочные телефонные звонки, ответы на электронные письма).
- Неважные и несрочные задачи (чтение новостей, просмотр видео, социальные медиа).
Эйзенхауэр советовал начинать с важных и срочных задач, а оставшиеся задачи размещать в соответствующих категориях. Так можно использовать наиболее продуктивное время на выполнение важных задач, а также управлять своим расписанием более эффективно, сэкономить время и сократить стресс.
Выбирать метод планирования необходимо в зависимости от типа проекта и его сложности. Не забывайте учитывать доступные ресурсы и опыт команды при реализации плана.
Хронометраж
Хронометраж – это процесс измерения времени, необходимый для исполнения конкретной задачи или операции. Хронометраж применим во многих областях: от производства и до спорта.
В производственной сфере хронометраж используется для определения стоимости производства и уменьшения времени обработки товаров, а также для улучшения качества продукции и сокращения затрат на трудовые ресурсы.
Сегодня для хронометража используются различные методы, например, наблюдения за временем выполнения операции, разделения работы на элементы и составления расписания, штрафных штампов и т. д.
В целом, хронометраж является важным инструментом, который успешно работает и позволяет контролировать время и улучшать производительность в различных сферах деятельности.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – это инструмент для визуального представления хода реализации программы или задачи в конкретный период времени. Представляет собой графическую диаграмму, на которой по горизонтальной оси отображается временной интервал, а по вертикальной оси – перечень задач, необходимых для выполнения задачи.
Каждая задача представлена горизонтальной полосой, длина которой соответствует продолжительности времени, необходимого для ее выполнения. Цвет полосы может указывать на статус задачи (зеленый – выполнена, желтый – в процессе, красный – не выполнена в срок).
Диаграмма наглядно показывает все задачи и их очередность выполнения, а также позволяет оценить продолжительность каждой задачи и общее время, необходимое для выполнения проекта. Кроме того, высокая детализация системы позволяет отображать зависимость между задачами, ресурсами, отображает точки их соприкосновения.
Техника SMART
Техника SMART – это методология, которая используется для установления эффективных и достижимых итоговых показателей.
Акроним SMART состоит из пяти критериев, которыми должны обладать поставленные цели:
- Specific – должна быть ясно определена и понятна. Она должна описывать конкретный результат, который нужно получить.
- Measurable – должна быть измерима и иметь количественную метрику или критерий, по которому можно оценить ее выполнение.
- Achievable – должна быть достижимой и реалистичной. Это означает, что ее выполнение возможно и не требует нереальных усилий или средств.
- Relevant – должна быть актуальна, соответствовать текущей ситуации и миссии предприятия или персональным целям человека. Она должна иметь значение для достижения более широких целей.
- Time-bound – должна иметь четкий срок выполнения. Устанавливается конкретный график работ и контролируется процесс достижения цели.
В целом с помощью техники SMART можно определить конкретные, достижимые и измеримые цели, что способствует более эффективному использованию времени и ресурсов, повышает мотивацию и вероятность достижения поставленных результатов.
Метод OKR
Метод OKR (Objectives and Key Results) – это система управления, используемая для установления целей и их измерения. Метод ОКR был разработан компанией Intel в 1970-х годах и широко распространился в других технологических компаниях, таких как Google и Amazon.
Система ОКR состоит из двух основных элементов:
- Цели (Objectives) – конкретные результаты, которые вы хотите достичь. Они должны быть ясно определены и конкретны. Могут быть долгосрочными или краткосрочными и относиться к любой области деятельности.
- Ключевые показатели результативности (Key Results) – оценочные инструменты, которые используются для измерения прогресса в достижении целей. Ключевые показатели результата могут быть количественными или качественными и должны быть связаны с конкретными целями.
Процесс установления целей включает несколько этапов:
- Поиск главных целей бизнеса, миссии и стратегии компании.
- Разработка конкретных целей и ключевых показателей результативности, связанных с миссией и стратегией компании.
- Постановка задач и ключевых показателей результативности на краткосрочный и долгосрочный период.
- Ежеквартальное оценивание прогресса в достижении целей и корректировка их при необходимости
Успешной системе управления ОКR требуется коммуникация и прозрачность между руководством компании и ее сотрудниками. Цели и ключевые показатели результативности должны быть доступны и понятны для всех сотрудников компании. На совещаниях необходимо говорить об актуальных проблемах, оценивать комментарии исполнителей, коллективно принимать решения. Используя эту систему, можно делегировать полномочия, чтобы добиваться еще более высоких показателей.
Список целей и задач
Это наиболее простой метод, который заключается в формировании списков дел, которые необходимо выполнить в определенный период времени. В самом простом исполнении это может быть записная книжка, в которой записаны задачи, по мере выполнения их просто вычеркивают. Можно использовать специализированные приложения, которые имеют дополнительные функции и удобный интерфейс.
Все рассмотренные методики могут использовать по отдельности или в паре. Выбор зависит от особенностей проекта и ваших личных предпочтений.
Советы по продуктивному планированию
Если вы сталкиваетесь с трудностями в процессе составления планов, неудовлетворены результатом или работа отнимает слишком много времени, скорее всего, вам помогут полезные советы.
- Начать стоит с выбора наиболее удобной для вас методики планирования.
- Возьмите составление планов в привычку, занимайтесь планированием каждый вечер.
- Концентрируйтесь на главном, помните, что именно нужно сделать в первую очередь.
- Делите объемные задачи на более маленькие, это позволит достаточно легко их решать.
- Не нужно выполнять несколько работ одновременно.
- Не пытайтесь вместить огромное количество задач в один план.
- Реально расценивайте объем и сложность работ.
- Не торопите сроки, спешка приводит к фиаско.
- Формируйте цели максимально точно и доступно.
- Отслеживайте процесс и своевременно вносите изменения.
- Визуализируйте план удобным для вас способом.
- Держите список задач перед глазами и чаще в него заглядывайте.
Для совершенствования навыков планирования можно опираться на опыт бизнес-тренеров, а со временем и на свой личный. Действуя в соответствии с рекомендациями удастся составить даже сложный план для ответственного процесса всего за несколько часов.
Часто задаваемые вопросы
Планирование включает в себя определение целей, оценку текущих показателей ситуации, выбор наиболее эффективных стратегий и методов достижения поставленных целей, а также определение бюджета и других средств. В общем, это процесс определения маршрута действий для достижения желаемых результатов в будущем.
Помимо вышеупомянутых пунктов, в бизнесе при планировании также следует учитывать рыночные условия, конкуренцию, ресурсы, негативные последствия, навыки и другие факторы.
Да, конечно, изменение планов – это вполне нормально в бизнесе и жизни в целом. Иногда возникают непредвиденные обстоятельства, которые требуют изменения стратегий и планов действий. Важно помнить, что гибкость и адаптивность – это одни из ключевых качеств успешной реализации поставленных целей.
Расстановка приоритетов является индивидуальным процессом, который зависит исключительно от ваших целей. В первую очередь нужно разделить все процессы на наиболее важные и срочные. Для этого можно воспользоваться одним из рассмотренных методов в этой статье.
Дополнительно стоит обратить внимание на сроки реализации целей, возможные проблемы, коммуникацию между участниками проекта, критерии успеха, управление ресурсами.
Заключение
Планирование является важным инструментом управления любого процесса, будь то личный проект, рабочая команда или бизнес-процесс в компании. Главная цель — предсказать то, что может произойти в будущем и подготовиться к этому заранее, уменьшить вероятность проблем и повысить вероятность успеха. Важно четко определить цели, задачи, сроки и бюджет, принимая во внимание коммуникации, критерии успеха и другие факторы. Расстановка приоритетов позволяет добиваться наилучших результатов в кратчайшие сроки. Необходимо регулярно пересматривать план, оптимизировать его и принимать неотложные меры, если что-то идет не так. Планирование является процессом, который дает возможность оптимизировать работу в команде, повышает эффективность и открывает новые возможности для развития.
Алексей Ефремов
Финансовый консультант
Все статьи автора
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Эффективный план действий всегда начинается с четкой цели, замысла или намерения. Такой план призван перенести человека из текущего момента непосредственно к осуществлению заявленной цели. Правильно составленный план действий позволяет решить практически любую задачу.
-
1
Записывайте все детали. Работая над планом действий, начните записывать каждую деталь. Вам может пригодиться блокнот с разделителями для учета различных аспектов данного процесса. Вот некоторые примеры разделов:
- Идеи/разные примечания
- Ежедневные графики
- Ежемесячные графики
- Этапы
- Исследования
- Продолжение
- Участники/контакты
-
2
Очертите задачу. Чем более размытая задача, тем менее эффективным окажется план действий. Постарайтесь как можно раньше определить желаемую цель (предпочтительно еще до начала проекта).
- Пример: Вам нужно написать магистерскую диссертацию (крупное исследование) объемом около 40000 слов. Такая работа состоит из введения, обзора литературы (с критическим анализом других исследований и рассмотрением собственной методологии), практической демонстрации ваших идей на конкретных примерах и заключения. Срок выполнения работы – 1 год.
-
3
План должен быть конкретным и реалистичным. Четкая цель – это только начало: каждый аспект плана должен быть точным и выполнимым. Например, планируйте конкретные и выполнимые графики, этапы и конечные результаты.
- Точные и реальные пункты плана по долгосрочному проекту позволят заранее снизить стресс от плохо спланированной реализации с превышением сроков и утомительной сверхурочной работой.
- Пример: Вам нужно писать примерно 5000 слов в месяц, чтобы закончить диссертацию вовремя, а в конце оставить еще пару месяцев на доработку идей. С точки зрения выполнимости не следует ставить задачу писать более 5000 слов каждый месяц.
- Если три месяца из всего срока вы будете работать ассистентом преподавателя, то может быть, что вы не успеете написать за это время 15000 слов, вследствие чего придется распределить этот объем по остальным месяцам.
-
4
Промежуточные этапы. Этапы – это существенные вехи на пути к цели. Начинайте планировать этапы с конца (достижение цели) и двигайтесь в обратном направлении до настоящего времени и обстоятельств.
- Разбивка на этапы поможет вам (и вашей команде) сохранять мотивацию, разделяя фронт работ на небольшие объемы и ощутимые цели, поэтому чувство завершенности начнет появляться еще до полного осуществления всего плана действий.
- Не разделяйте этапы слишком долгими или слишком короткими временными промежутками. Так, весьма эффективным сроком принято считать две недели.[1]
- Пример: При работе над диссертацией старайтесь не соотносить этапы с разделами работы, так как на это могут уходить месяцы. Наоборот, сделайте этапы небольшими сроком до двух недель (можно исходить из количества слов) и вознаграждайте себя за успешную работу.
-
5
Разбивайте большие задачи на меньшие, более удобные объемы. Некоторые задачи или этапы работы могут обескураживать.
- Если крупная задача сбивает вас с толку, то разделите ее на удобные небольшие подзадачи, чтобы снизить тревожность и повысить уверенность в собственных силах.
- Пример: Обзор литературы нередко становится наиболее сложным разделом, своеобразным фундаментом будущей работы. Для завершения раздела требуется изучить и проанализировать большое количество информации.
- Разделите задачу на подзадачи: исследование, анализ, изложение. Можно сузить подпункты еще сильнее и выбрать конкретные статьи и книги, которые нужно прочесть, а также установить сроки завершения анализа и письменного изложения результатов.
-
6
Используйте списки задач. Составляйте список задач, которые необходимо завершить в рамках каждого этапа. Сам по себе список дел малоэффективен, поэтому указывайте точные объемы и реальные сроки.
- Пример: Разделите работу по обзору литературы на небольшие задачи, чтобы точно знать, что нужно выполнить, а также оценить реальные временные рамки. Например, каждые один-два дня нужно будет читать, анализировать и описывать один источник.
-
7
Определите временные рамки для всех дел. В отсутствие четких временных рамок работа может растянуться на бесконечно долгое время, а некоторые задачи так и останутся незавершенными.
- Очередность пунктов плана не имеет критического значения, чего нельзя сказать о временных рамках для каждого аспекта.
- Пример: Если известно, что за один час вы способны прочитать около 2000 слов, а статья для чтения насчитывает 10000 слов, то на статью нужно выделить не менее пяти часов времени.
- Также необходимо учесть время хотя бы на два перекуса и короткие перерывы каждые 1-2 часа по мере усталости. Вдобавок, к окончательному времени следует прибавить еще не менее часа на возможные незапланированные задержки.
-
8
Создайте наглядное представление. Завершив списки действий и установив временные рамки, переходите к созданию некоего визуального отображения плана. Можно использовать блок-схему, диаграмму Гантта, динамическую таблицу или другой удобный вариант.
- Храните наглядный план в доступном месте – например, его можно повесить на стене офиса или учебного помещения.
-
9
Вычеркивайте выполненные задачи. Благодаря этому вы не только ощутите удовлетворение, но и сможете следить за тем, чтобы ничего не упустить из виду.
- Такой подход особенно удобен при коллективной работе. В работе с другими людьми можно создать совместно используемый документ, который будет доступен в любой точке мира.
-
10
Не останавливайтесь. Составив план, представив задачи коллегам (при совместной работе) и указав этапы, переходите к следующему шагу: приступайте к ежедневной работе для достижения цели.
-
11
Можно сдвигать сроки, но нельзя останавливаться на полпути. Периодически возникают такие непредвиденные обстоятельства, которые мешают соблюдать сроки, выполнять задачи и достигать цели.
- Не унывайте. Пересмотрите план, а затем продолжайте работать и двигаться к поставленной цели.
Реклама
-
1
Выберите хороший ежедневник. Используйте приложение или блокнот, которые позволят удобно планировать каждый час вашего времени. Планировщик эффективен только в том случае, если он позволяет удобно вносить и читать записи.
- Исследования показали, что физическая запись задач (ручкой на бумаге) повышает вероятность реализации задуманного[2]
, так что лучше планировать работу в традиционном блокноте.
- Исследования показали, что физическая запись задач (ручкой на бумаге) повышает вероятность реализации задуманного[2]
-
2
Не используйте списки дел. Итак, накопился длинный список дел, но когда вы будете выполнять их? Список дел не так эффективен, как график выполнения задач. В графике каждой задаче будет присвоен срок.[3]
- Четкие временные блоки (страницы многих ежедневников разбиты на почасовые блоки в самом буквальном смысле слова) не позволят медлить, ведь после истечения времени нужно переходить к следующей запланированной задаче.
-
3
Научитесь определять временные блоки. Такой подход позволит четко понимать, сколько времени можно выделить на каждое дело. Начинайте с первоочередных задач и продвигайтесь к менее важным делам.
- Спланируйте всю предстоящую неделю. Благодаря подробному плану на последующие дни вы сможете максимально эффективно использовать доступное время.[4]
- Ряд специалистов рекомендует иметь хотя бы общее представление о планах на целый месяц.[5]
- Некоторые люди советуют начинать с конца дня и двигаться в обратном направлении. Если ваш рабочий день длится до 17:00, то планируйте от этого момента до начала дня (например, до 7 утра).[6]
- Спланируйте всю предстоящую неделю. Благодаря подробному плану на последующие дни вы сможете максимально эффективно использовать доступное время.[4]
-
4
Выделяйте время на перерывы и досуг. Исследователи утверждают, что включая в свои планы свободное время, человек способен получать больше удовлетворения от жизни.[7]
Также доказано, что слишком длительная работа (более 50 часов в неделю) снижает эффективность труда.[8]
- Недостаток сна катастрофически сказывается на продуктивности.[9]
Взрослому необходимо спать не менее 7 часов каждую ночь, а для подростков эта цифра возрастает до 8,5 часов. - Исследователи убеждают: учитывайте в планах “стратегическое восстановлению сил” (занятия физкультурой, короткий сон, медитация, разминка) в течение дня, чтобы повысить продуктивность и улучшить общее состояние здоровья.[10]
- Недостаток сна катастрофически сказывается на продуктивности.[9]
-
5
Находите время, чтобы составить план на неделю. Некоторые эксперты рекомендует составлять план на неделю заранее. Определите, как лучше всего использовать каждый день, чтобы достичь поставленных целей.[11]
- Не забывайте учитывать все текущие задачи и обязательства. Если график получается слишком плотным, то можно вычеркнуть из него некоторые несущественные пункты.
- Не нужно приносить в жертву социальные взаимодействия. Находите время на близких друзей и родственников. Они всегда обеспечат вас необходимой поддержкой.
-
6
Составьте распорядок дня. В примере с магистерской диссертацией обычный день может выглядеть следующим образом:
- 7:00: Подъем
- 7:15: Сделать зарядку
- 8:30: Принять душ и одеться
- 9:15: Приготовить завтрак и поесть
- 10:00: Работа по диссертации – письменные задания (плюс 15 минут на перерывы)
- 12:15: Обед
- 13:15: Работа с электронной почтой
- 14:00: Исследования и анализ прочитанного (включая 20-30 минут на перерывы/перекусы)
- 17:00: Завершение работы, проверка писем, план дел на завтра
- 17:45: Убрать на столе, сходить в магазин
- 19:00: Приготовить ужин и поесть
- 21:00: Отдых (игра на гитаре)
- 22:00: Расстелить постель, почитать в кровати (30 минут), лечь спать
-
7
Не обязательно планировать все дни одинаково. Можно уделять работе 1-2 дня в неделю. Иногда даже полезно делать перерывы, чтобы вернуться к работе со свежими мыслями.
- Пример: можно писать диссертацию и анализировать источники по понедельникам, средам и пятницам, а по четвергам учиться играть на музыкальном инструменте.
-
8
Непредвиденные проблемы. Выделяйте дополнительное время в каждом блоке на случай менее продуктивного рабочего дня или непредвиденных проблем. В самом начале рекомендуется выделять на каждую задачу в два раза больше времени, чем вы считаете нужным.
- В процессе вы начнете работать эффективнее или сможете более точно определять требуемое время, что позволит скорректировать изначальный график, но всегда оставляйте хоть небольшой зазор.
-
9
Проявляйте гибкость и понимание. В начале работы приготовьтесь корректировать свой график на ходу. Это часть процесса обучения, поэтому лучше планировать временные блоки карандашом, а не ручкой.
- Также можно потратить пару недель на то, чтобы вносить в ежедневник все дела, которыми вы занимались в течение дня. Благодаря этому вы научитесь правильно оценивать временные рамки каждой задачи и рационально использовать время.
-
10
Выключайте интернет. Определите время, когда следует проверять почту и социальные сети. Относитесь к этому строго, поскольку легко потерять целые часы времени, просто листая ленту новостей.[12]
- Также можно отключить телефон (хотя бы на то время, когда необходимо сосредоточиться).
-
11
Делайте меньше. Это связано с ограничением времени на интернет. Определите самые важные задачи на день, которые помогают достичь цели, и сосредоточьтесь на них. Не стоит тратить силы на менее важные дела, которые лишь отнимают время: переписка, бездумная работа с документами.
- Один специалист рекомендует не проверять электронную почту хотя бы первые пару часов дня. Так вы сосредоточитесь на важных делах и не будете отвлекаться на посторонние моменты из писем.[13]
- Если вас ждет много мелких дел (например, электронные письма, бумажная работа, уборка), то лучше сгруппировать их в один временной блок, а не распределять на весь день, тем самым снижая сосредоточенность при выполнении важных задач.[14]
Реклама
- Один специалист рекомендует не проверять электронную почту хотя бы первые пару часов дня. Так вы сосредоточитесь на важных делах и не будете отвлекаться на посторонние моменты из писем.[13]
-
1
Позитивный настрой. Положительное восприятие чрезвычайно важно для достижения целей.[15]
Нужно верить в себя и окружающих людей. Давайте отпор отрицательным мыслям, используя положительные утверждения.- Помимо собственного настроя следует окружить себя положительными людьми. Исследования показали, что со временем мы перенимаем привычки тех, с кем проводим больше всего времени, поэтому подходите к выбору своего окружения с умом.[16]
- Помимо собственного настроя следует окружить себя положительными людьми. Исследования показали, что со временем мы перенимаем привычки тех, с кем проводим больше всего времени, поэтому подходите к выбору своего окружения с умом.[16]
-
2
Вознаграждения.[17]
Награда особенно важна после завершения каждого этапа. Придумайте для себя ощутимое вознаграждение. Можно позволить себе обед в любимом ресторане в качестве награды за двухнедельный этап или сеанс массажа за двухмесячную работу.- Один эксперт предлагает передавать другу определенную сумму денег и просить вернуть ее вам только в случае выполнения работы в указанное время. Если вы не справитесь, то друг оставляет деньги себе.[18]
- Один эксперт предлагает передавать другу определенную сумму денег и просить вернуть ее вам только в случае выполнения работы в указанное время. Если вы не справитесь, то друг оставляет деньги себе.[18]
-
3
Заручитесь поддержкой. Всегда важно иметь поддержку друзей и родных, а также знакомиться с людьми, которые ставят перед собой похожие цели. Благодаря этому вы сможете равняться на других.[19]
-
4
Следите за своими успехами. Исследования показали, что успешное движение вперед является лучшей мотивацией.[20]
Для отслеживания успехов достаточно просто вычеркивать выполненные задачи в своем графике. -
5
Ложитесь и вставайте рано. Исследования распорядка дня успешных и продуктивных людей не дадут соврать – большинство из них начинают свой день рано. Также у них обычно есть утренний распорядок, который часто мотивирует их на дальнейшие свершения.
- Попробуйте начинать свое утро с физических упражнений (легкая разминка и йога или занятие в тренажерном зале), здорового завтрака и получасовой записи мыслей в дневник.[21]
- Попробуйте начинать свое утро с физических упражнений (легкая разминка и йога или занятие в тренажерном зале), здорового завтрака и получасовой записи мыслей в дневник.[21]
-
6
Делайте перерывы. Перерывы необходимы для того, чтобы сохранять мотивацию. Если всегда работать, то у вас будет накапливаться усталость. Перерывы помогают избежать переутомления и оптимизируют рабочее время.
- Пример: Встаньте от компьютера, отложите телефон и спокойно посидите в тишине. Если вам в голову придут мысли, то запишите их в дневник. В противном случае просто насладитесь минуткой отдыха.[22]
- Пример: Займитесь медитацией. Переведите телефон в беззвучный режим, отключите все уведомления и установите таймер на 30 минут или другое допустимое время. Затем попробуйте просто спокойно сидеть и очистить сознание. Все мысли, которые приходят в голову, можно относить к определенной категории и отпускать. Например, если вы подумали о работе, то скажите про себя “Работа” и отпустите мысль.
- Пример: Встаньте от компьютера, отложите телефон и спокойно посидите в тишине. Если вам в голову придут мысли, то запишите их в дневник. В противном случае просто насладитесь минуткой отдыха.[22]
-
7
Визуализируйте. Уделите несколько минут тому, чтобы подумать о своей цели и представить, что вы почувствует после ее достижения. Так проще справиться со сложностями, которые могут возникнуть.
-
8
Поймите, что будет непросто. Все то, что дорого человеку, редко дается без труда. Путь к цели обычно не обходится без множества проблем и непростых решений. Примиритесь с этим фактом.
- Многие опытные специалисты, которые советуют жить настоящим, рекомендует принимать свои неудачи как осознанный выбор. Не нужно злиться или расстраиваться. Примите их, извлеките урок и вернитесь к работе, принимая во внимание изменившиеся обстоятельства.[23]
[24]
Реклама
- Многие опытные специалисты, которые советуют жить настоящим, рекомендует принимать свои неудачи как осознанный выбор. Не нужно злиться или расстраиваться. Примите их, извлеките урок и вернитесь к работе, принимая во внимание изменившиеся обстоятельства.[23]
-
1
Записывайте свои желания. Для этой цели подойдет дневник или текстовый документ. Если вы еще не уверены в том, чем именно хотите заниматься, то данная практика должна помочь.
- Регулярные записи в дневнике – отличный способ изучать себя со стороны и фиксировать свои ощущения. Многие люди утверждают, что записи собственных мыслей помогают понять чувства и желания.
-
2
Изучите вопрос. Если у вас появилась идея, то попробуйте исследовать данную тему. Изучите свои цели, чтобы найти кратчайший путь реализации задуманного.
- На форумах вроде Reddit освещаются и обсуждаются различные темы. Здесь можно поговорить с людьми, которые заняты в интересующей вас отрасли и готовы поделиться информацией.
- Пример: В процессе работы над диссертацией вы задумываетесь над тем, к чему это все может привести. Почитайте о том, чем занимаются люди со степенью, которую вы желаете получить. Это может подтолкнуть вас к публикациям или другим возможностям развития будущей карьеры.
-
3
Изучите доступные варианты и выберите самый подходящий. После изучения вопроса станет понятно, куда может привести каждый выбранный путь. Это позволит вам выбрать оптимальный вариант реализации собственной цели.
-
4
Учитывайте внешние факторы, сопряженные с работой. К ним относится все, что мешает достичь цели. В случае с диссертацией можно назвать умственную усталость, недостаток источников или непредвиденные рабочие задачи.
-
5
Проявляйте гибкость. Цели могут изменяться уже в процессе реализации. Постарайтесь заранее предусмотреть возможности для маневра. Иначе говоря, не сдавайтесь, когда становится сложно. Потерять интерес и потерять надежду – это совершенно разные вещи!
Реклама
Советы
- Все описанные методы, помогающие планировать и определять цели, также применимы для более глобальных и долгосрочных намерений (например, выбор карьеры).
- Если мысли о необходимости планировать время навевают скуку, то подумайте об этом иначе: дальновидные планы на дни, недели и даже месяцы избавляют от необходимости каждый день принимать решения относительно следующего шага. Благодаря этому освобождается время для творчества и концентрации на важных вопросах.[25]
Реклама
Предупреждения
- Важность перерывов невозможно преувеличить. Не переутомляйтесь, чтобы не снижать собственную продуктивность и творческий потенциал.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 54 284 раза.
Была ли эта статья полезной?
Эффективный план действий всегда начинается с четкой цели, замысла или намерения. Такой план призван обеспечить реализацию поставленной цели максимально быстро, комфортно и менее затратно. Правильно составленный план действий позволяет решить практически любую задачу.
План действий (action plan) — это подробный план, который описывает необходимые шаги для достижения определенной цели. Это инструмент, который содержит перечень необходимых действий, которые должны быть осуществлены для выполнения задачи или реализации проекта.
Сущность плана действий
План действий является частью стратегического плана, в котором цели уже установлены. Действия, описанные в плане действий, определяются путем разделения этих целей на ряд небольших задач, которые необходимо выполнить для завершения всего проекта в целом. В этих планах часто описываются такие детали, как характер каждого вида деятельности, соответствующие им временные рамки или сроки выполнения, лицо, ответственное за достижение ожидаемого результата, и ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.
Компании обычно применяют процедуры аудита, которые обеспечивают правильную оценку прогресса проекта в целом или индивидуально для каждого вида деятельности. В частности, создаются метрики, позволяющие оценить уровни производительности. Широко известная методика SMART (Specific — конкретный, Measurable — измеримый, Attainable — достижимый, Realistic — реалистичный и Time-based — ограниченный во времени) является универсальным инструментом для руководителей проектов по разработке адекватных показателей для каждой задачи. Контроль за выполнением этого плана действий имеет решающее значение для достижения целей компании.
План действий — это контрольный список шагов или задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.
Action plan — это неотъемлемая часть процесса стратегического планирования: он помогает улучшить планирование совместной работы. План действий также может быть использован любым человеком для разработки стратегии по достижению своих личных целей.
Компоненты плана действий включают в себя:
- Четкое описание цели, которую планируется достичь.
- Задачи/шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели.
- Люди, ответственные за выполнение каждой задачи.
- Когда эти задачи будут выполнены (сроки и этапы).
- Ресурсы, необходимые для выполнения задач.
- Меры по оценке прогресса.
Action plan — это не фиксированный план действий. По мере роста вашей организации и изменения окружающей среды вам придется пересматривать его и вносить соответствующие коррективы в соответствии с новыми потребностями.
Зачем вам нужен план действий?
Если реализация проекта осуществляется без разработки плана действий, то в большинстве случаев это приводит к провалу. Однажды Бенджамин Франклин сказал: «Неспособность планировать означает потерпеть неудачу».
Планирование помогает вам заранее подготовиться к предстоящим препятствиям и оставаться на верном пути. А с помощью эффективного плана действий вы можете повысить свою производительность и эффективность.
Вот некоторые преимущества плана действий:
- Он указывает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко обозначены шаги, которые необходимо предпринять, а также сроки, когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что и когда вам нужно сделать.
- Если ваши цели будут записаны и спланированы поэтапно, у вас будет повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
- С планом действий вы можете отслеживать продвижение к своей цели.
- Когда вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить в своем плане действий, вы также можете расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от их важности и доступности ресурсов.
Как составить план действий?
Составление плана действий, как правило, не представляет особых сложностей. Однако есть несколько важных аспектов, которые вы должны учесть, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Ниже приведены 6 простых шагов, которые помогут вам составить эффективный план действий.
Шаг 1: Определите свою конечную цель
Если вам не ясно, что вы хотите сделать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.
Планируете новую инициативу? Начните с определения, где вы находитесь и где хотите быть.
Решение проблемы? Проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения, прежде чем расставлять приоритеты.
Запишите (сформулируйте) свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу проанализируйте вашу цель, используя методику SMART.
Шаг 2: Перечислите шаги, которым нужно следовать
Итак, цель ясна. Теперь следует определить, что следует сделать для ее достижения.
Создайте грубый шаблон для перечисления всех задач, которые необходимо выполнить, пропишите сроки их выполнения и закрепите ответственных лиц.
Важно убедиться, что вся команда вовлечена в этот процесс и имеет доступ к документу. Таким образом, каждый будет в курсе своей роли и обязанностей в данном проекте.
Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие — их легче выполнять и контролировать.
Шаг 3: Расставьте приоритеты задач и добавьте сроки
Пришло время реорганизовать список задач, расставив приоритеты их выполнения. Расстановка приоритетов особенно необходима в тех случаях, когда выполнение отдельных шагов (задач) блокирует выполнение других или когда выполнение следующего этапа невозможно без выполнения предыдущего.
Добавьте сроки и убедитесь, что они реалистичны. Проконсультируйтесь с лицом, ответственным за выполнение задачи, чтобы понять его возможности, прежде чем принять решение о сроках.
Шаг 4: Установите промежуточные этапы
Промежуточные этапы можно считать мини-целями, ведущими в конечном итоге к реализации основной цели. Преимущество добавления промежуточных этапов заключается в том, что они дают членам команды возможность видеть конкретные результаты их деятельности и помогают им оставаться мотивированными, невзирая на то, что последний срок исполнения еще далеко.
Начните с конечной цели и продвигайтесь назад, устанавливая промежуточные. Не следует устанавливать слишком длительные сроки между этапами. Лучше практиковать промежуточные этапы с интервалом в две недели.
Шаг 4: Определите необходимые ресурсы
Прежде чем начать новый проект важно убедиться, что вы располагаете всеми необходимыми ресурсами для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения (получения).
Под каждый этап вашего плана действий необходимы конкретные ресурсы, также желательно распределить бюджет проекта в разрезе всех задач, что позволит вам в последствии осуществлять его контроль и избежать перелимита.
Шаг 5: Визуализируйте свой план действий
Визуализация позволяет упростить процесс восприятия информации. Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, он должен четко отображать все элементы, которые мы определили выше — задачи, ответственные лица, сроки, ресурсы и т.п.
Этот документ должен быть доступен для всех участников проекта и должен своевременно редактироваться в процессе реализации проекта.
Шаг 6: Мониторинг, оценка и обновление
Процесс выполнения плана действий подлежит периодическому контролю — это позволяет отслеживать прогресс достижения конечной цели. Вы можете отметить уже выполненные задачи, чтобы члены вашей команды видели как продвигаются дела в проекте.
В случае нарушения сроков выполнения или частичного выполнения отдельных задач необходимо изучить ситуацию, разобраться в причинах и принять соответствующие меры.
Если в процессе реализации проекта возникла необходимость в его корректировке — своевременно вносите необходимые правки и информируйте о них всех участников проекта: сдвиг сроков, изменение приоритетов, перераспределение ресурсов и т.п.
Как создать работающий план
Правильный план поможет решить множество проблем. Также он может помочь сделать вашу жизнь именно такой, какой вы хотите её видеть. Но составление плана не всегда является простой задачей. Поэтому мы подготовили несколько подробных советов для вас.
Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, парочка удобных инструментов, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.
Метод первый. Создайте план на день
1. Сядьте с листом бумаги
Это может быть блокнот, тетрадь или пустой документ на вашем компьютере. Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?
2. Составьте себе расписание
Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите расписание на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:
- 09:00–10:00 — добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
- 10:00–11:30 — встреча с Максом и Катей.
- 11:30–12:30 — проект № 1.
- 12:30–13:15 — обед (здоровая пища!).
- 13:15–14:30 — анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
- 14:30–16:00 — проект № 2.
- 16:00–17:00 — начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
- 17:00–18:30 — уйти из офиса, зайти в спортзал.
- 18:30–19:00 — зайти за продуктами.
- 19:00–20:30 — приготовить ужин, отдых.
- 20:30– … — в кино с Машей.
3. Переориентируйте себя каждый час
Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.
4. Проанализируйте ваш день
Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?
Метод второй. Создайте план на жизнь
1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни
Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:
- карьера;
- путешествия;
- семья/друзья;
- здоровье;
- финансы;
- знание;
- духовность.
Цели могут быть, например, такими:
- Написать и издать книгу.
- Побывать на каждом континенте.
- Создать семью.
- Похудеть на 10 килограмм.
- Накопить денег на образование моих детей.
- Закончить институт.
- Узнать больше о буддизме.
2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения
Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:
- Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
- Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию — в 2016-м.
- Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.
3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас
Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель — издать книгу, а конкретно — отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.
4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей
Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:
- повторно прочитать первую половину книги;
- закончить писать свою книгу;
- переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
- правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
- дать почитать привередливым друзьям;
- найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
- отослать рукопись издателям.
5. Запишите шаги для достижения ваших целей
Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, — написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.
6. Пересматривайте свой план и корректируйте его
Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально — менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.
Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана
Часть первая: определение проблемы
1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись
Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, — найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.
Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка — именно та проблема, которую вам нужно решить.
2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему
Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.
Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.
3. Выясните, почему возникает эта проблема
Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.
Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.
4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы
Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.
Часть вторая: найдите решение и создайте план
1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы
Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.
Решение проблемы общения с другом на уроке:
- Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
- Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
- Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.
Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:
- Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
- Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.
Решение проблемы непонимания алгебры:
- Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
- Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
- Займитесь математикой с репетитором.
2. Создайте план
Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:
План по улучшению в течение четырёх недель
- Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
- Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
- Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.
3. Проанализируйте первую неделю
Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.
4. Не теряйте мотивацию
Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.