Как составить план организации проекта

#статьи

  • 14 мар 2023

  • 0

Разрабатываем план проекта: что в нём должно быть и где взять образцы плана

План — обязательная часть любого проекта. Из статьи вы узнаете, как создать план проекта по рекомендациям PMBok или с помощью философии Agile.

Иллюстрация: Mike Dotta / Shutterstock / Colowgee для Skillbox Media

Дарья Чепурнова

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

О плане проекта рассказал

Эксперт в области управления цифровыми проектами с 17-летним международным опытом. Бизнес-архитектор. Студент программы Skillbox и СПбГУ MBA «Лидеры изменений».

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального результата, например продукта или услуги. У проектов есть свои ограничения по времени, бюджету, содержанию. Чтобы прийти к намеченному результату, нужен план.

В этом материале Skillbox Media расскажем о плане проекта.

  • Что такое план проекта и зачем он нужен
  • Что входит в планирование
  • Как планировать по PMBoK
  • Как устроено планирование в Agile
  • Где брать шаблоны

План проекта — документ, в котором описан проект. В него обычно включают ряд последовательных действий, мероприятий или задач. Эта последовательность показывает, как команда будет достигать цели в установленный срок и с ограниченными ресурсами.

Вот какие элементы ещё есть в документе:

  • цели, задачи — к чему нужно прийти;
  • заинтересованные стороны — все, кому важен результат;
  • график работ, в котором можно наметить контрольные точки;
  • бюджет, все необходимые ресурсы;
  • коммуникация — как команда проекта и заинтересованные стороны будут обмениваться информацией.

План может быть мультисценарным. Это значит, что в нём будет указано несколько сценариев развития проекта и последовательность действий для них. Это помогает снизить риски — если что-то пойдёт не так, вы будете готовы активировать план Б или использовать резерв времени или бюджета.

План проекта составляют на этапе подготовки. Сначала он может быть укрупнённым — только с важными ограничениями и этапами. Позже его могут детализировать, уточнять или корректировать. Но работают с ним всегда в одном документе, чтобы не упустить из виду ничего важного.

План проекта нужен менеджерам, команде и всем заинтересованным сторонам. Он помогает координировать действия и достичь намеченной цели. Можно сказать, что проект без плана — как корабль без навигации и карты:

  • невозможно определить, держит он курс или нет;
  • нельзя понять, есть ли проблемы и в чём они состоят;
  • есть риск, что команда проекта выгорит, потеряет мотивацию, не достигнув цели.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет освоить проектный менеджмент

  • «Профессия Менеджер проектов» — изучить разные методологии и управлять бюджетом, сроком и командой.
  • «Управление проектами» — сопровождать проекты из любой отрасли на каждом этапе, от брифования до поддержки.
  • «Управление командами» — управлять конфликтами, мотивировать и развивать сотрудников.

Планирование — это процесс создания плана. За него обычно отвечает менеджер проекта. Но он может подключать к нему членов команды и заинтересованные стороны, чтобы согласовать цели, задачи, ограничения и другие важные элементы плана.

Приступить к планированию невозможно без формулировки цели проекта и определения его заинтересованных сторон. Только после этого можно отвечать на вопросы: что и зачем делаем, как, когда, кто за это отвечает, сколько это будет стоить и что будет, если что-то пойдёт не так.

Поиск ответов на эти вопросы — и есть планирование. Подробнее обо всех его этапах можно почитать в отдельной статье. Здесь перечислим принципы, которых нужно придерживаться для успешного планирования:

  • Держите цели и задачи в фокусе. Менеджеру проекта важно проявить лидерские качества и повести за собой команду к общей цели. Поэтому он сам должен фокусироваться на ней.
  • Сделайте планирование коллективным творчеством. Подключайте к процессу как можно больше участников и заинтересованных сторон. Это сделает план проекта проработанным и устойчивым.
  • Используйте принцип меритократии. Он подразумевает, что важные решения должны принимать компетентные люди. Поэтому учитывайте все мнения, но они должны влиять на проект в разной степени. Создавайте такие условия, чтобы объективно талантливые люди могли влиять на принятие решений.
  • Не бойтесь вносить изменения в план. Управляйте ими умно и проактивно. Помните, что план устаревает в момент, когда он готов. Поэтому старайтесь предвидеть возможные трудности и действуйте на опережение.

Дополнительный совет — развивайтесь сами и развивайте свою команду. Изучайте принципы и подходы к планированию, которыми пользуются ваши коллеги и конкуренты по отрасли. Со временем это поможет проще планировать, работать и взаимодействовать с командой.

PMI — институт управления проектами — выпускает PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Это свод знаний по управлению проектами. В PMBoK среди прочего описано планирование.

Согласно PMBoK, планирование — постоянный процесс. Для него менеджер должен использовать почти все области знаний, описанные в своде. Это управление:

Содержанием. На этом этапе идёт сбор требований заказчиков и заинтересованных сторон, определение целей: чего нужно достичь. На нём можно составить иерархическую структуру работ — список всех небольших задач, необходимых для достижения цели.

Сроками. Чтобы оценить сроки, нужно определить состав работ, взаимосвязи между задачами, необходимые ресурсы. Потом оценить длительность операций и разработать расписание работ.

Стоимостью. Это стоимостная оценка работ и необходимых ресурсов. Когда она проведена, менеджер может разрабатывать бюджет.

Качеством. Это планирование уровня качества и контрольных точек, на которых его нужно проверять.

Ресурсами. На этом этапе разрабатывают план управления человеческими ресурсами — распределяют роли и формируют команду. Это особенно важно в проектах, связанных с серьёзными изменениями в организации. На нём также определяют необходимые ресурсы — например, какой понадобится софт.

Коммуникациями. На этом шаге определяют форматы, глубину, частоту и каналы коммуникаций — как все участники проекта будут взаимодействовать между собой.

Рисками. Это поиск и идентификация рисков, их качественный, количественный анализ и разработка планов действий для случаев, если риски наступят.

Интеграцией. Это сборка всех «элементов» в единый план управления, согласование с командой и заинтересованными сторонами. Интеграция позволяет объединить усилия всех сторон для достижения цели.

Этот список можно использовать как чек-лист, чтобы убедиться в полноте плана проекта. Если какая-то область знаний не учтена, постарайтесь понять, как это исправить. Например, можно привлечь кого-то в качестве заинтересованного лица, спонсора, партнёра или члена команды, чтобы он помог вам в управлении рисками или ресурсами.

Agile — методология гибкого управления. Её особенность в том, что команда работает короткими циклами. Результат проекта может быть неизвестен, главная цель разработки — сделать продукт, полезный пользователям. Так как результат неизвестен, нельзя составить план проекта перед его запуском.

Но в Agile составляют планы при формировании бэклога спринта. Спринт — это цикл работы, бэклог — перечень задач, которые нужно выполнить в этом цикле. Исходя из этих задач, менеджер планирует ресурсы, длительность, стоимость каждого спринта и приоритет работ в нём.

Поэтому планирование в Agile остаётся, но этот процесс совмещён с фазой исполнения и «растворён» в ней. Вы можете часто встречаться с командой и клиентом, чтобы контролировать и корректировать план.

В программах для управления проектами встречаются готовые шаблоны планов. В некоторых программах форматы планов подобраны для разных проектов и подходов к управлению.

В Skillbox Media есть подборка из восьми программ для менеджера проектов. Здесь мы перечислим главное, что о них нужно знать:

  • MS Project — самое популярное, но сложное решение, оплата которого сейчас недоступна в России.
  • Wrike — облачный сервис для планирования и управления проектами.
  • Comindware — сервис с облачной и локальной версией, большим числом шаблонов. Подходит для Agile-разработки.
  • «Аспро.Cloud» — российский облачный сервис, подходящий для Agile.
  • Podio — программа с открытым исходным кодом, которую можно интегрировать с любыми сервисами.
  • Worksection — сервис, который прекратил работу с пользователями из России.
  • Advanta — российская программа, поддерживающая методологии Scrum и Agile.
  • Jira — сервис, который работает на сервере или облаке. Оплатить его из России нельзя.
  • «Битрикс24» — российский комплексный софт, в котором есть функция управления проектами.

Редакция «маркетинг» рекомендует

Как узнать больше об управлении проектами

  • Управление проектами — отдельное направление в менеджменте. В нём много методик, принципов, концепций и практик. Начать изучение темы можно с этого материала Skillbox Media.
  • Чтобы правильно составить план проекта, можно использовать декомпозицию. Это значит разобрать проект на небольшие части, или задачи. Так вы поймёте, сколько ресурсов и времени понадобится на достижение цели. Прочитайте наш гайд, чтобы научиться декомпозиции.
  • За управление проектами отвечают менеджеры. Они умеют планировать, выстраивать систему коммуникаций, управлять командой и процессами и много что ещё. Узнать о профессии подробнее можно в этом материале Skillbox Media.
  • Если вы хотите стартовать в профессии, приходите на курс Skillbox «Профессия Менеджер проектов». На нём учат определять цели проекта, собирать команду, работать с бюджетом, общаться с заказчиком. Также на курсе можно научиться готовить презентации и работать с Excel: делать сложные расчёты и готовить отчёты.

Другие материалы Skillbox Media о проектном менеджменте

  • Что такое проект и что может быть его целью
  • Главное о PMBoK — своде знаний по управлению проектами
  • Что такое KPI, какие они бывают, как их разработать и показать графически
  • Пошаговое руководство по управлению бюджетом проекта
  • Что такое матрица RACI и как она помогает достигать целей в срок

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Источник

Аудиоверсия:

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным исследования, только 29% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе и не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

  • Что такое план проекта
  • Пример плана проекта
  • Шаблон плана проекта
  • Как составить план проекта

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте. 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

  • CPM (Critical Path Method или Метод Критического Пути). 
  • WBS (Work Breakdown Structure или Иерархическая Структура Работ).
  • PERT-диаграмма.

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

  • Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки. 
  • Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
  • Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
  • Работы с возможными рисками.
  • Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

  • Требованиях к проекту.
  • Его сроках.
  • Объемах работ.
  • Заинтересованных сторонах.
  • Выделенном бюджете.
  • Задействованных ресурсах.
  • Потенциальных рисках на проекте.

Что включает план-график проекта

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

  • Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
  • Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
  • Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
  • Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?

Пример плана проекта

Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы. 

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

План проекта в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO

С помощью инструмента вы сможете:

  • Создавать задачи и подзадачи.
  • Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
  • Управлять виртуальными ресурсами.
  • Задавать стоимость ресурсам.
  • Создавать зависимости и вехи.
  • Следить за прогрессом каждой задачи.
  • Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
  • Создавать персональные календари.
  • Делиться графиком с помощью ссылки.
  • Создавать отчеты.
  • Работать с портфелями проектов. 
  • Экспортировать график в популярные форматы.
  • Создавать персональные рабочие календари.
  • Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы 
  • и многое другое.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

  • Разработка ПО.
  • Строительство.
  • Организация мероприятий.
  • Маркетинг.
  • Торговля.
  • Производство.
  • Дизайн
  • и многим другим.

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

  • Обозначает конечный результат.
  • Определяет длительность проекта.
  • Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
  • Выбирает методологию управления проектом. 
  • Определяет технические требования и ограничения.
  • Дает оценочную стоимость.

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

  • Дополнительные расходы. 
  • Привлечение сторонних специалистов.
  • Задержка выполнения задачи или нескольких.
  • Болезнь или увольнение сотрудника.
  • Срочные командировки,
  • и многое другое.

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.4
14
голоса

Рейтинг статьи

Источник

Как составить план проекта

Если бы все знали, как писать план проекта, в мире было бы меньше сорванных сроков, нехватки денег, переработок и, возможно, меньше несделанных домашек. Но мы живем в реальности, где случаются неудачи, потому что люди не умеют планировать.

Чтобы ни у кого не осталось вопросов, давайте зафиксируем базовые понятия. Проект — это ряд действий и мероприятий для достижения уникального результата. Им может быть услуга, новый продукт или улучшение старого. Например, строительство Эйфелевой башни, создание приложения для знакомств и разработка нового меню — все это проекты. Подробнее об отличиях проектного подхода от процессного мы рассказали в другой статье.

План проекта — документ с важной для проекта информацией и всеми задачами, вписанными в график. У каждой из них есть описание, исполнитель, стадия готовности и т. д. 

План — это не только технические задания для сотрудников, но также ясность и прозрачность работы. Поэтому план создается на единой платформе, доступной всем, где хранятся комментарии, замечания и другие данные.

Разработка плана проекта — основа, фундамент, если хотите, надежда и опора команды для успешного, а главное размеренного движения проекта. От задумки до воплощения, из пункта А в пункт Б без поворотов не туда. Хорошо проработанный план гарантирует, что сложный проект остается на верном пути, ведь есть четкий маршрутный лист. 

Зачем составлять план развития проекта?

Помимо очевидных плюсов, описанных выше, с планом проекта вы можете прогнозировать потенциальные проблемы, заранее наметить решения и скорректировать курс. Чем детальнее проработка, тем результат ближе к идеалу. Или как минимум дальше от полного провала.

Перед тем как приступить к делу определяется главный менеджер и «дружная команда», которая не гарантирует счастливый конец. Да, это должны быть хорошие спецы, но они не покажут свою мощь без продуманного плана. 

Для его составления достаточно 7 пунктов:

  1. Познакомьтесь с участниками;

  2. Определите цель;

  3. Раздайте задачи;

  4. Создайте список заинтересованных и согласуйте бюджет;

  5. Составьте реалистичный график работ;

  6. Организуйте обмен информацией и способы проверки;

  7. Оцените риски и составьте план Б;

Итак, как создать план проекта за 7 этапов

1. Познакомьтесь с участниками

Убедитесь, что в команде все друг друга знают и готовы взаимодействовать. Обсудите их потребности, ожидания и предложения. Легкое общение в начале работы даст положительный настрой и уменьшит недопонимание впоследствии. Позвольте людям сказать, что они думают, и постарайтесь учесть комментарии.

2. Определите цель

Цель должна быть предельно конкретной и одинаково понятной всем участникам. Для этого стоит ответить на вопросы самостоятельно или в команде:

  1. Какая польза от проекта? Какие проблемы он решает и какие потребности удовлетворяет? —  например, сервис по доставке еды позволяет людям не тратить дополнительное время на поход в магазин.

  2. Почему он стоит вложенных денег? — здесь можно упомянуть уникальное торговое предложение. Например, сотрудничество с магазином, которого нет больше ни в одном приложении по доставке продуктов. 

  3. Какой результат вас устроит, а какой — нет?

Ваши ответы будут отправной точкой для постановки более детальных целей. В этом помогает техника SMART. Она включает пять критериев, которые делают цели сильными. По критерию на каждую букву:

  1. S (specific — конкретность) — формулировка цели должна быть максимально точной и узкой. Например, повысить узнаваемость бренда не просто в соцсетях, а в ВКонтакте с помощью хэштегов и вирусного контента.

  2. M (measurable — измеримость) — значит, вы можете объективно оценить успех/провал проекта или этапа и знаете как. Например, запустить пять вирусных мини-роликов для привлечения 1000 подписчиков.

  3. A (achievable — достижимость) — у вас есть люди, способные выполнить задачи, и необходимые ресурсы. Если чего-то не хватает, цель надо пересмотреть.

  4. R (relevant — релевантность) — результат проекта должен быть полезным, актуальным и выполнять определенную функцию. Например, запустить пять вирусных мини-роликов для привлечения 1000 подписчиков, чтобы расширить аудиторию и создать прочную репутацию.

  5. T (time-bound — ограниченность во времени) — есть дата достижения цели и все ее придерживаются. 

После определения целей делайте их еще более осязаемыми: делите на подцели, подцели — на задачи.

3. Раздайте задачи

С целями все более-менее понятно, но многие теряются в ворохе задач. А ведь именно из них состоит график проекта. Кажется, что надо расщепить проект на молекулы, выбрать из них нужные и убрать лишние. А как понять, что они лишние? Некоторые кажутся не очень-то и нужными. Как делать план проекта, когда с задачами все так неоднозначно?

Писать задачи — увлекательно, и по мере их добавления план может сильно разрастись. Важно помнить про объем проекта и исключать то, что не попадает в его границы. Это предотвращает ползучесть масштаба, когда идея выходит за рамки первоначального замысла.

В составлении ТЗ помогает структура декомпозиции работ WBS (work breakdown structure). Декомпозиция — деление чего-то большого на части, в данном случае проекта на ряд небольших действий. Есть два типа WBS: на основе фаз и на основе результатов. Второй более популярный, на нем и остановимся.

Шаблоны ТЗ

Собрали для вас шаблоны ТЗ для разных сфер бизнеса. Получите их на свою почту вместе с примерами заполнения.

WBS на основе результатов сначала разбивает проект на основные области. Затем делит их на результаты, внутри которых есть связанные задачи — пакеты работ. В самом верху пишется сам проект, ниже — результаты по уровням, каждый из которых детальнее и меньше предыдущего. Но сильно мельчить тоже не обязательно. Деление кончится, когда уникальный результат с пакетами задач назначен одному человеку.

План проекта

С точки зрения мотивации WBS фокусирует внимание не на процессе работы, а на готовом результате. Согласитесь, формулировка: «пользователи больше не жалуются» звучит лучше, чем задача: «снизить жалобы пользователей». Это не единственный плюс, структура WBS настолько детальна, что заказчик не сможет вдруг закинуть еще пару идей в ходе проекта, ведь их не было в плане. А если закинет, у вас уже расписаны все ресурсы, и виден объем, в который новая задача уже не поместится.

Чтобы отслеживать прогресс, делайте задачи измеримыми:

  • они конкретные и однозначные;

  • они подробные;

  • их действительно можно достичь;

  • у них есть фиксированное количество;

  • и дедлайн.

Если каждая задача будет соответствовать этим критериям, вы сможете их контролировать и оценить успех проекта.

Раз уж начали мотивировать, то идем до победного. При обсуждении задач проговаривайте, как работа того или иного специалиста влияет на результат. Человек более заряжен, когда понимает, для чего старается и что без его вклада проекта не будет. Но нет демотивации ужаснее, чем конфликты. Часто одной задачей занимаются несколько сотрудников. Важно развести их по разным углам и распределить зоны ответственности, чтобы каждый не тянул одеяло на себя.

4. Создайте список заинтересованных и согласуйте бюджет

Большой проект выходит за пределы рабочей команды и привлекает людей со стороны. Это все, на кого влияют результаты проекта. Кто-то согласует решения и конечные варианты, кого-то надо информировать о завершении этапов, а кому-то предстоит тестировать продукт. Прописывайте в плане этих людей и какие у них функции.

Когда вы определитесь с командой, задачами и заинтересованными сторонами, поговорите со спонсорами. Так вы более конкретно сформируете бюджет и обозначите сроки. 

Как управлять бюджетом проекта?

Контролировать финансы и работу над задачами намного проще с системой Аспро.Cloud.

5.Составьте реалистичный график работ

План создания проекта без календарного графика невозможен. Ставить сроки целесообразнее вместе с командой. Кто если не сами исполнители знают все нюансы и сколько занимает их работа? У каждой задачи фиксируется ответственный, необходимые ресурсы для выполнения и время начала и конца, лучше с запасом. Учитывайте выходные, праздники, сессии и сезонные простуды.

Правильно составить план проекта без отдельного внимания к ресурсам не получится. Сюда входит: персонал, оборудование, материалы и бюджет. Для распределения ресурсов надо обозначить в плане, кто отвечает за поиск, приобретение, оплату каждого ресурса и кто им управляет.

Не забудьте прописать зависимости процессов. Возможно, некоторые задачи нельзя начинать, пока не закончены другие. Также промаркируйте вехи — ключевые моменты на временной шкале проекта. Они отмечают конец важных задач или этапов. Контрольные точки помогают следить, что проект идет по графику или выбивается из него, оставляя вам люфт для маневров. Если что, успеете вовремя обновить план.

Упорядочить весь этот хаос поможет наглядная диаграмма Ганта. Это перечень мероприятий в виде диаграмм-столбцов, каждый столбик — отдельная задача. Они записаны по вертикали, а временные интервалы — по горизонтали. Задачи по мере готовности заполняются цветом. Вы видите прогресс, загруженность каждого участника и какие задачи идут параллельно, а какие взаимосвязаны. Работать с ней — одно удовольствие, особенно если вы уже составили WBS на этапе 3.

Покажите готовый график команде и заинтересованным лицам. Их отзывы сделают план продуктивнее.

6. Организуйте обмен информацией и способы проверки

Люди не должны полдня искать сообщения в общем чате или письма на почте. Еще страшнее ситуация, когда человек гуглит 2 часа, потому что не знает, у кого спросить.

Коммуникационный план проекта — как составить

Чтобы определить способы обмена информацией, ответьте на вопросы:

  1. Сколько вы проведете совещаний и на какую тему?

  2. Через какие промежутки: раз в день/неделю/месяц?

  3. Где будут актуальные данные, объявления и важные новости?

  4. В каком формате?

  5. Кто ответственный за отчеты и взаимодействия в каждом отделе?

  6. К кому обращаться с вопросами и в случае спорных ситуаций?

Коммуникационный план должен быть частью общего плана проекта. Настройте его и получите дышащий, живой организм с движением информации и внутренним ритмом. Для некоторых процессов стоит подготовить инструкции и хранить их в базе знаний. Это поможет сэкономить время и не объяснять одну и ту же задачу несколько раз.

7. Оцените риски и составьте план Б

Ни один проект не обходится без рисков. Это может быть урезание бюджета, технические проблемы, чрезвычайные ситуации или изменения в бизнес-требованиях. Надеяться, что пронесет — не вариант. Куда надежнее определить на этапе планирования наиболее рисковые ситуации и их решения. 

Советы для избежания проблем:

  1. Заложите больше времени на сверхсложные задачи.

  2. Честно спросите у основных участников, какие проблемы вас могут ждать.

  3. Согласуйте с заказчиком несколько раз. Клиент может понять, что «все не то» в середине рабочего цикла, поэтому важно уточнять.

  4. «Будущее всегда в движении», не старайтесь предусмотреть вообще все.

Вам будет хотеться дописать, переписать, разозлиться и написать заново весь план проекта, чтобы каждый элемент был отточен. Так делать на надо. Доведение плана до совершенства будет задерживать проект. Единственный правильный вариант — быть гибким и готовым оперативно подстраиваться под изменения. Сделайте акцент на достижении результатов, а не на улучшении плана.

Разработка плана проекта — это та еще головная боль для новичка. Но впоследствии она помогает избежать других болей, связанных с нехваткой времени, ресурсов, суеты и путаницы. Или хотя бы свести их к минимуму. 

Проектный план — это уверенность менеджера, что сотрудники и заинтересованные стороны видят бизнес-цели и рабочие процессы одинаково, и что они в курсе всех событий. Но расслабляться рано. После того как план проекта разработан и внедрен, начинается не менее веселая часть. Его надо мониторить, регулярно менять в зависимости от ситуации, отслеживать прогресс и быстро решать проблемы.

И, как уже было сказано, всего предусмотреть нельзя. Как бы серьезно вы не готовились, что-то пойдет не по плану. Проект зависит от многих людей и процессов. И не на все вы можете повлиять. Просто помните, что 100%-й результат невозможен, но к нему можно стремиться.

Подписаться на рассылку

Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.

Источник

Планы проектов необходимы для грамотной организации и выполнения всех связанных с проектом действий. Хороший план проекта помогает начать работу со всеми необходимыми элементами под рукой: от целей и бюджетов до вех и планов обмена информацией. С помощью плана работ вы сэкономите время (избежав ненужной головной боли) и обеспечите успешность своего проекта.

Что такое план проекта?

План проекта, также называемый планом работ, представляет собой своего рода схему ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта. План проекта должен содержать информацию о графике проекта, объёме работ, сроках их выполнения и ожидаемых результатах. Кроме того, он должен быть создан на платформе, доступной всей команде. Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Если вы все ещё не понимаете, что такое план проекта, ниже приводятся его отличия от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.

План проекта и устав проекта

 — это инструмент, который можно использовать для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон перед началом проекта. Поэтому устав проекта создаётся до начала работы над планом проекта. Устав проекта — это упрощённая версия плана проекта, в которой указываются только цели, объём и обязанности в рамках проекта. После согласования устава проекта можно приступить к созданию его плана с более детальной прорисовкой ключевых элементов.

Читать о трёх элементах, необходимых каждому уставу проекта

План проекта и объём проекта

Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.

Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

План проекта и agile-проект

Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.

Читать об Asana для Agile и Scrum

Почему планы проекта так важны?

Планы проекта закладывают основу для всего проекта. Без него у вас не будет первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план управления проектом служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации проекта.

Кроме того, план проекта позволяет вам как лицу, ответственному за его реализацию, прогнозировать возможные проблемы ещё на этапе планирования. Таким образом вы сможете обеспечить реализуемость проекта и при необходимости скорректировать его курс. Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами, существует тесная взаимосвязь между планированием проекта и успешностью его реализации: чем более чётко проработан план, тем лучше конечный результат. То есть качество планирования определяет эффективность и результативность проекта.

[Вид списка] План проекта брендовой кампании в Asana, список в стиле электронной таблицы

Семь шагов по составлению плана проекта, который будет вести вас правильным курсом

Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:

  • Цели и задачи проекта

  • Показатели успеха

  • Заинтересованные стороны и их функции

  • Объём и бюджет

  • Вехи и ожидаемые результаты

  • Хронология и график

  • План обмена информацией

Не знаете, что означает или как должен выглядеть каждый из перечисленных элементов? Давайте рассмотрим их подробнее.

Шаг 1. Определение целей и задач

Раз вы работаете над планом проекта, для этого должна быть какая-то причина. Скорее всего, перед вами, вашим коллективом или компанией поставлена некая конечная цель. Но как узнать, достигнута ли эта цель, если у вас нет возможности оценить успех?

Для любого плана проекта должен быть чётко обозначен желаемый конечный результат. Определение целей не только служит обоснованием для плана проекта, но также обеспечивает единое понимание ситуации и позволяет сосредоточиться на получении желаемого результата. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26% сотрудников имеют такое понимание. Это объясняется тем, что в большинстве случаев цели ставятся в отрыве от реальной работы. Определив цели в плане работ, вы сможете грамотно организовать работу, выполняемую вашим коллективом, с привязкой к целям проекта, которых вы намерены достичь.

В чём разница между целями и задачами проекта?

В общем случае цели проекта стоят выше, чем задачи проекта. Составив список целей проекта, определите, что должно произойти после его успешной реализации, и в какой степени проект соответствует бизнес-задачам. С другой стороны, задачи проекта формулируются для того, чтобы сосредоточить усилия на конкретных результатах, которые вы ожидаете получить по завершении проекта.

В плане проекта задаётся направление, в котором будет продвигаться ваш коллектив на пути к поставленным целям, решая те или иные задачи проекта. Если прописать свои цели непосредственно в документации по планированию, путеводная звезда вашего проекта всегда будет перед вами. Определяя объём и график работ по проекту, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы выполнение работы способствовало решению главных задач.

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

Шаг 2. Определение показателей успешности

Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было измерить успешность их достижения, установив соответствующие ключевые показатели. Поставленная цель отражает намеченный результат. При этом вам нужен некий ориентир для оценки успешности достижения этого результата. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART. Формулирование целей по методу SMART обеспечивает чёткость и измеримость показателей успешности, с помощью которых в конце проекта можно будет легко определить, в какой степени эти цели были достигнуты.

Например, целью мероприятия может быть проведение ежегодной трёхдневной конференции для специалистов в области SEO 22 июня. Показателем успешности достижения этой цели может быть участие в конференции не менее 1000 человек. Это чёткий и измеримый показатель.

Шаг 3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников для выполнения тех или иных работ. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать в проекте, и какую функцию будет выполнять каждый из них. Это поможет определить, кто за какую задачу отвечает (об этом мы скоро поговорим), и даст заинтересованным сторонам понять, как вы видите их участие в проекте.

В рамках этого процесса определите те или иные функции и обязанности, которые могут выполнять заинтересованные стороны. Например, кто непосредственно отвечает за успешность проекта? Планируется ли привлекать каких-либо специалистов, которые будут согласовывать окончательные варианты? Какие смежные заинтересованные стороны будут предусмотрены в плане проекта? Есть ли какие-либо факторы риска с точки зрения управления, которые необходимо учесть?

При этом можно использовать такую систему, как матрица RACI, помогающую определить, кто управляет проектом, кто будет согласовывать решения, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет информировать о ходе работ по нему.

Затем, определив все заинтересованные стороны и их функции, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была задокументирована в плане проекта. По завершении работы над планом он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.

Читать о девяти стратегиях для успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определение бюджета

Реализация проектов обычно стоит денег. Независимо от того, привлекаются ли фрилансеры для написания контента или поставщик услуг питания для проведения мероприятия, вам наверняка придётся потратить определённое количество денег.

Поскольку вы уже определили цели и заинтересованные стороны в плане проекта, эту информацию можно использовать для составления бюджета. Например, если этот проект предполагает участие нескольких подразделений, будут ли затраты по проекту разделяться между ними? Если у вас есть определённый показатель успешности, такой как количество участников мероприятия или количество новых пользователей, способен ли предполагаемый бюджет обеспечить достижение этого показателя?

Составив бюджет на этапе планирования проекта (и до начала расходования средств), вы обеспечите себе его согласование, после чего сможете принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в ходе реализации проекта. При этом вам будет проще правильно распределить бюджет, поскольку в вашем плане проекта уже будут определены цели и заинтересованные стороны. Планирование поможет вам определить стоимость различных частей проекта и позволит исключить неопределённость на этот счёт.

Шаг 5. Определение вех и ожидаемых результатов

Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.

С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Шаг 6. Составление хронологии и графика

Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.

Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.

Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.

Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.

[Вид хронологии] Проект кампании по продвижению бренда в Asana, представление в стиле диаграммы Ганта

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Шаг 7. Составление плана обмена информацией

Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.

При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:

  • Сколько совещаний по проекту вам нужно будет провести? Каковы их цели?

  • Как вы планируете организовать актуализацию состояния проекта? Где вы будете размещать обновления статуса?

  • Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом, обмена информацией о ходе работ и публикации обновлений?

[Проектное задание] Пример плана обмена информацией в Asana для кампании по продвижению бренда

Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

Примеры планов проектов

Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна, на которые вы сможете ориентироваться при планировании собственного проекта.

Пример плана проекта: ежегодный контент-календарь

Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успешности

Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10%. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

В этом проекте примут участие пять человек.

  • Вы, ответственный за контент: разрабатываете и ведёте календарь

  • Борис и Яков, писатели: готовят тексты по каждому элементу контента

  • Никита, редактор: выполняет редакторскую работу и обеспечивает обратную связь по контенту

  • Полина, издатель: обеспечивает публикацию контента после его написания и редактирования

Бюджет

Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.

Хронология и график

Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:

  • С 15 октября по 1 ноября. Стадия исследований с целью поиска идей по темам контента

  • Со 2 по 30 ноября. Определение тем, о которых вы будете писать

  • С 1 декабря по 1 января. Составление календаря

  • С 1 января по 31 декабря. Борис и Яков напишут контент, а его редактированием будет заниматься Никита (в течение всего года)

  • С 16 января по 31 декабря. Полина начнёт регулярно публиковать контент и будет делать это в течение всего года

План обмена информацией

Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.

Бесплатный шаблон редакционного календаря

Пример плана проекта: разработка нового дизайна веб-сайта

В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:

Цели и показатели успешности

Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15% к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

  • Вы, руководитель проекта: составляете план проекта и управляете его реализацией

  • Софья, ответственная за исследования пользовательского поведения: проводит исследования и собирает аналитическую информацию по ним

  • Яков и Жанна, дизайнеры: разрабатывают новые варианты дизайна веб-сайта

  • Светлана, ответственная за контент: пишет текст и контент для новых компонентов и веб-страниц

  • Катерина, веб-разработчик: обеспечивает работу нового веб-сайта

  • Роберт, ведущий веб-разработчик: отвечает за исполнение и запуск нового веб-сайта

  • Амалия, глава отдела маркетинга: обеспечивает обратную связь и согласования по проекту

Бюджет

Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).

Хронология и график

  • С марта по май. Софья проводит исследования, необходимые для разработки нового дизайна веб-сайта.

  • С мая по июль. Яков и Светлана одновременно работают над созданием дизайна и контента.

  • Начало августа. Катерина запускает новый веб-сайт с дизайном Якова и контентом Светланы.

План обмена информацией

Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.

Бесплатный шаблон для процесса работ по веб-дизайну

Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям компании ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:

  • Заблаговременное определение заинтересованных сторон. Каким бы ни был масштаб проекта, крайне важно знать заинтересованные стороны и их функции в проекте, чтобы на каждой его стадии привлекать нужных людей. Кроме того, это позволяет обеспечить чёткое понимание сотрудниками процесса проверки и согласования результатов ещё до начала работ.

  • Согласование способа обмена информацией о проекте. Определите, где и когда должен осуществляться обмен информацией по вашему проекту, чтобы все ключевые сведения всегда была в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего.

  • Адаптация и принятие стилей работы других людей. Проекты не всегда идут по плану, но, применив правильное управление интеграциями, вы сможете без проблем реализовать любой проект. Кроме того, следует узнать, как удобнее работать участникам проекта и учесть их предпочтения при составлении плана. Это поможет обеспечить слаженность работы, когда вы приступите к исполнению.

Читать о лучших методах творческого производства от Керри Хоффмана из ClassPass

Составьте свой следующий план проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали профессионалом по планированию работ. Выполнив несколько действий, уделив некоторое количество времени и проявив изрядную организованность, вы смогли составить план проекта.

В дальнейшем вы сможете вести свою команду правильным курсом и оперативно решать возникающие проблемы. С помощью такого инструмента управления проектами, как Asana можно с уверенностью проработать все стадии плана проекта.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Источник

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

b_58f0bcd2dc32b.jpg

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

b_58f0bcedcdf4b.jpg

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

b_58f0bd27b21fb.jpg

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

b_58f0bda0442b0.jpg5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

b_58f0bded2d00d.jpg

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

Не пропустите также:

  • Как исправить ошибку в бланке олимпиады
  • Как найти пользователя по email
  • Пятно от порошка как исправить
  • Одноклассники моя страница как найти человека
  • Как найти все мультики в мире

    • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии