Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о встрече для переговоров .docСкачать образец письма о встрече для переговоров .doc
Требования
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
- Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
- Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
- Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
- Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
- Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
- При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
- Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
- Контролирующим организациям проще вести свою работу.
Схема составления
Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
- Данные организации.
- Номер и дату документа.
- Наименование адресата.
- Обращение.
- Представление.
- Аргументацию обращения.
- Назначение встречи.
- Цель.
- Подпись.
Реквизиты
Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.
Номер и дата
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.
Данные адресата
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.
Обращение
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Представление
Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.
Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.
Причина
У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.
Назначение встречи
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
- Назначить конкретную дату.
- Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
- Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
- Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.
Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.
Дополнительные части
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
- Благодарность за возможность пригласить на встречу.
- Кто еще приглашен принять участие во встрече.
- Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
- Контактное лицо (если этой информации не было в начале).
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.
Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить
Содержание
Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.
Что такое предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.
Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:
- Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
- Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
- Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.
Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.
Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.
На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве
Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника.
Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения.
Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.
Структура письма
Приветствие
Оно задает тон письма и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.
Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа.
Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.
Заголовок
По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам.
Правила создания эффектного заголовка:
- Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
- Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
- Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
- Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».
Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным.
Суть предложения
Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.
Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры.
Завлечение адресата
Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».
Контакты
Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный.
Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.
Виджет обратного звонка для сайта
- Повысьте конверсию сайта на 30%
- Новым клиентам 50 минут в подарок
Узнать подробнее
Благодарность
Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.
Общие правила написания
Основная часть
Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.
Придерживайтесь следующих принципов:
- пишите короткими предложениями;
- разбейте текст на абзацы;
- используйте заголовки и подзаголовки;
- разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.
Обязательная информация
Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.
Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.
Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.
Конкурентные преимущества
Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:
- Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация.
- Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов.
Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.
Как усилить предложение о сотрудничестве
Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит.
Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.
Правила оформления
Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.
Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.
Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве
«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].
Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России).
В услугу входит:
- привлечение новых подписчиков;
- создание и оформление интересного контента;
- поддержка активности в профиле или группе;
- настройка таргета.
Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой.
Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.
Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.
С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.
Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:
- скидка 15% на размещение статей в журнале;
- скидка 10% на рекламные объявления.
Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.
Надеемся на долгосрочное сотрудничество.
Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035
Телеграм @artempetrov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.
Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика.
Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».
Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве
☑ Логичная структура.
☑ Ясность и лаконичность.
☑ Отсутствие грамматических ошибок.
☑ Вежливость, уместный тон.
☑ Информативность.
Что недопустимо при составлении письма
✕ Шаблонные формулировки и обращения.
✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.
✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.
✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.
✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.
✕ Перегруженность текста ненужной информацией.
Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Как отправлять письмо
По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону.
Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.
Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.
Когда ждать ответа на письмо
Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.
Коротко о главном
- Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу.
- В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
- Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.
Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.).
Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Одна из важнейших задач делового общения – создание благоприятного имиджа компании, который складывается в результате многочисленных контактов с деловыми партнерами. Нередко допущенная ошибка, непродуманное действие или неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного впечатления о компании, и как результат – провалу переговоров. Избежать подобных ситуаций поможет знание правил делового этикета и протокола.
Следует отметить, что переговоры собственно начинаются уже с предложения одного из партнеров о встрече. Когда же другой партнер отвечает согласием, наступает очень важный этап – подготовка к деловой встрече.
Подготовка переговоров
Организационные вопросы
Если хотите, чтобы все было на высшем уровне, то заранее надо будет:
- составить программу приема деловых партнеров,
- сформировать переговорную команду,
- определить место и время проведения переговоров,
- составить повестку дня для каждого переговорного раунда,
- при необходимости согласовать встречу с заинтересованными организациями или ведомствами.
В программе приема партнеров необходимо подробно и четко обговорить все детали встречи, чтобы постараться избежать непредвиденных ситуаций. Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации – это может быть помощник руководителя или специалист службы протокола.
При разработке программы пребывания необходимо согласовать с приглашенной стороной следующие вопросы:
- категорию гостиницы, количество и тип бронируемых номеров;
- если оплату за проживание осуществляет приглашенная сторона, то форму оплаты (наличными, кредитными картами, безналичным расчетом);
- если проживание оплачивает принимающая сторона, необходимо согласовать предварительную информацию о размещении в гостинице: адрес гостиницы, условия проживания и т.д.;
- убедиться в наличии въездных виз для зарубежных гостей. В случае их отсутствия, помощь с подготовкой необходимого пакета документов для оформления въездных документов;
- способ передвижения (на машине, самолет, ж/д проезд) и удобное время приезда и отъезда гостей;
- пожелания приглашенной стороны к культурной программе пребывания. При составлении культурной программы целесообразно заранее составить списки лиц, желающих посетить конкретные мероприятия, которые предлагает приглашающая сторона.
В программу пребывания делегации как «итоговый организационный» документ лучше включить следующие сведения:
- о встрече и проводах делегации;
- состав участников переговоров;
- размещение в гостинице;
- питание, обслуживание, транспорт;
- проведение деловой части;
- культурная программа;
- ответственные за проведение мероприятий.
После согласования программы пребывания с приглашенной стороной, она утверждается руководителем организации. См. образец оформления этого документа в Примере 1.
За 2–3 рабочих дня до приезда гостей ответственному за прием делегации необходимо:
- проверить информацию о приезде / отъезде делегации: место, точное время прибытия / убытия, номер рейса / поезда. Если оплата проезда была сделана приглашающей стороной, то убедиться, что билеты выкуплены и получены;
- уточнить список официальных членов делегаций с обеих сторон, а также списки сопровождающих их лиц;
- подтвердить бронирование гостиницы и проверить качество номеров, если бронирование было сделано со стороны принимающей стороны;
- уточнить маршрут передвижения и график перемещения транспорта, при необходимости проинформировать водителя об изменениях;
- подготовить помещения для проведения встреч и переговоров;
- проверить комплектацию и наличие информационных и рекламных материалов, канцтоваров;
- закупить напитки и угощения для участников переговоров;
- предоставить окончательную информацию по приему делегации всем сотрудниками, участвующим в протокольных мероприятиях;
- заказать дополнительные визитные карточки для участников переговоров (если у кого-то они закончились);
- проинформировать своего руководителя о выполненной работе.
Пример 1. Программа пребывания иностранной делегации
Протокольные аспекты приема делегации
Остановимся на некоторых моментах более подробно.
Если деловые партнеры приезжают к нам впервые, то встречать делегацию должен представитель компании, имеющий тот же ранг и должность, что и глава прибывающей делегации. Если это наши постоянные партнеры, то допустимо, чтобы гостей встречал помощник руководителя или другое доверенное лицо.
Главу встречающей делегации сопровождают 2–3 человека. И, наконец, если гость будет с супругой, то и глава встречающей делегации должен быть со своей женой.
Если возможно, то партнеров лучше встретить у трапа самолета или вагона поезда, что свидетельствует об особом внимании к гостям.
Протокольная практика предполагает следующий порядок представления:
- глава принимающей стороны;
- супруга главы принимающей стороны (в случае ее приезда);
- глава приглашенной стороны;
- супруга главы приглашенной стороны (в случае ее приезда);
- члены встречающей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам);
- члены прибывшей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам).
Что касается визитных карточек, то обмениваться ими следует в офисе в начале переговоров, а не на вокзале или в аэропорту.
Следует обратить внимание и на количественный состав делегаций. Число членов делегации приглашающей стороны не должно значительно превышать количество гостей.
Еще один важный вопрос – проводы приглашенной делегации. Хотя церемонии встречи и прощания схожи, во избежание возможных недоразумений все детали лучше продумать заранее. Уже в первый день после прибытия гостей необходимо обсудить данный вопрос с лицом из приглашенной делегации, курирующим организационную часть переговоров.
Правила поездки на автомобиле. Гостей необходимо доставить к месту назначения. Следует помнить, что места в автомобиле делятся на почетные и менее почетные:
- самое почетное место – на заднем сиденье справа по ходу движения: здесь садится глава приехавшей делегации (см. «1» на Рисунке 1),
- а сзади слева – принимающей стороны («2» там же);
- рядом с водителем садится помощник руководителя или переводчик гостей («3»).
Рисунок 1. Степень почетности мест в автомобиле
Данное правило распространяется и на поездку в такси.
Человек, который будет сидеть на самом почетном месте, первым входит в автомобиль и выходит из него.
В случае использования для поездок личного автомобиля, водитель которого – руководитель встречающей делегации, самым почетным будет считаться место рядом с ним.
Когда приглашенная делегация состоит из 3–4 человек, для передвижения можно использовать 2 автомобиля.
Так как самое почетное место находится справа по ходу движения, то и автомобиль для удобства гостя желательно подать к тротуару с правой стороны. При невозможности выполнения водителем данного требования посадка на первое почетное место осуществляется через левую дверцу.
По прибытии автомобиля к месту назначения он должен быть припаркован таким образом, чтобы выход был с правой стороны.
Один из представителей встречающей делегации, а также водитель или переводчик должны сами при посадке и высадке гостей открыть им дверцу машины и закрыть ее.
Если вы сопровождаете делегацию в гостиницу, то вам следует проводить ее только до стойки ресепшена. Вы можете спокойно уехать лишь в том случае, когда будете уверены, что не возникло никаких осложнений с заселением гостей. Прощаясь со своими партнерами, обязательно договоритесь о дальнейших действиях, например когда и куда должен быть подан автомобиль.
Сами переговоры
Перед началом переговоров организаторы должны четко знать должность и ранг членов приглашенной делегации. В противном случае возможно неоправданное занижение или завышение статуса переговоров, оба варианта могут привести к нарушению хода переговоров или даже к их негативным результатам.
Начальный этап переговоров, как и весь переговорный процесс, требует строгого выполнения определенных действий:
- взаимное приветствие;
- официальное представление и обмен визитными карточками;
- знакомство гостей с программой переговоров;
- обмен мнениями;
- согласование программы переговоров.
Время пребывания деловых партнеров, как правило, ограничено, поэтому график проведения переговоров желательно делать насыщенным. Это выгодно обеим сторонам.
Назначать деловые встречи целесообразно с 10.00 до 13.00 и с 15.00 до 18.00 часов, чтобы после 13:00 и 18.00 можно было начать совместный обед и ужин соответственно. При этом все члены приглашающей стороны должны знать, что они обязаны быть на переговорах за 5–7 минут до их начала.
Чтобы ускорить процесс переговоров, в которых участвует ограниченное количество компаний, программа их проведения может быть отправлена партнерам заранее или предоставлена сразу же по их прибытии (в аэропорту, на вокзале). Она может выглядеть так, как показано в Примере 2.
Пример 2. Программа переговоров между деловыми партнерами
Три часа – оптимальное время на проведение одного раунда переговоров, между раундами объявляются перерывы, обычно используемые для подготовки документов. За 10–15 минут до начала перерыва подводятся предварительные итоги заседания и уточняется график дальнейшей работы.
По окончании переговоров принято делать коллективные фотографии, обмениваться подарками. Участники переговоров могут рассказать об итогах работы представителям СМИ (если это не запрещено соглашением о конфиденциальности). Завершает переговоры, как правило, торжественный прием – обед или ужин, в редких случаях – фуршет.
Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации. Подготовка переговорных комнат мало чем отличается от подготовки помещения к совещанию. Подробно об этом мы уже писали в ноябрьском номере журнала.
Деловой этикет предусматривает определенную рассадку за столом переговоров – по правилу «правой руки»:
- главы делегаций («1» на Рисунке 2) сидят друг против друга, каждая делегация занимает свою сторону стола;
- справа от главы делегации сидит второе по значимости лицо, далее – остальные члены переговорных команд по рангу или должностям;
- переводчик («П» на Рисунке 2) может находиться слева от главы делегации или справа, немного сзади;
- если люди аналогичного профиля есть с обеих сторон, то по возможности их стараются посадить друг напротив друга (им будет, что обсудить, и рядом разговаривать легче, чем общаться «с разных концов» стола).
Рисунок 2. Рассадка за столом переговоров
Невежливо усаживать гостей спиной к двери. Если встречаются малознакомые люди, полезно заранее расставить на столах карточки с именами и фамилиями всех участников. Стоит позаботиться и о том, чтобы между сидящими было достаточно свободного места: оптимальное расстояние – 1,5 метра.
Чтобы обезопасить участников переговоров от возможности заражения COVID-19 сейчас в международной практике стали использовать пластиковые прозрачные перегородки, установленные на столе между участниками встречи. Также стоит позаботиться о запасе защитных масок для всех участников переговоров и специальных конвертах, в которые на время мероприятия можно положить свою маску.
Деловые переговоры – это диалог, который дает возможность обеим сторонам максимально обоснованно и эффективно изложить свою позицию. Убедительность сказанного значительно повышается, если при этом используется справочный материал: таблицы, слайды и т.д.
Во время переговоров рекомендуется вести протокол переговоров или протокол записи деловой беседы, который впоследствии готовится в 2 экземплярах – по одному для каждой стороны. В случае необходимости принимающая сторона должна обеспечить перевод на иностранный язык. Запись беседы ведется в открытую и может быть зафиксирована как на бумажном носителе, так и на диктофон. Если вы намерены вести запись на диктофон, в обязательном порядке согласуйте это со своими партнерами.
Продолжительность беседы планируется принимающей стороной. Если во время беседы предлагаются чай и кофе, желательно спросить гостей, что они предпочитают – это входит в обязанности помощника руководителя или секретаря. Такие напитки подаются через несколько минут после начала встречи. Вода должна стоять на столе заранее. Более подробно о тонкостях офисного гостеприимства читайте в следующих выпусках журнала.
Переговоры начинаются с представления сторон. Первыми представляются члены делегации принимающей стороны.
Переговоры с той и другой стороны от начала и до конца должны вести одни и те же лица. Ни в коем случая нельзя вмешиваться в действия своего руководителя, прерывать его и т.д. Если у ведущего переговоры что-то прозвучало не так, то рекомендуется написать ему записку и в ней сделать замечание в очень корректной форме.
Другое дело, когда глава делегации дает право выступить отдельным ее представителям по некоторым аспектам (проблемам) и сам подводит итоги. Иногда вызывается консультант. Его приглашают, консультант дает разъяснение и затем покидает помещение. Если кто-то опоздал на переговоры, глава делегации должен извиниться перед присутствующими, объяснив причину опоздания, представить его как члена делегации, коротко объяснить суть дела, а затем продолжить переговоры.
При переговорах не допускается никаких посторонних разговоров. Если что-то случилось, то секретарь должен молча зайти, передать записку участнику встречи и удалиться.
Началу переговоров предшествует предварительная беседа, которая способствует созданию непринужденной атмосферы. Продолжительность такой беседы не превышает 5–10 минут. Возможные темы:
- Как долетели?
- Какое первое впечатление о стране, городе?
- Какая погода в вашей стране? и т.п.
Эти фразы, включая приветственные, помогают установить атмосферу, необходимую для ведения переговоров.
Если возникает затруднение при ответе на непредвиденный вопрос, следует говорить:
- «По этому вопросу мне необходимо провести дополнительные консультации с господином…»,
- «К сожалению, в данную минуту я не готов дать вам ответ на этот вопрос» и т.д.
Не торопитесь с ответом, особенно в том случае, если ваши партнеры – представители азиатских стран.
Нужно соблюдать основные требования к стилю ведения переговоров: вести себя доброжелательно, быть внимательным и вежливым, уметь слушать; свои мысли нужно выражать кратко и четко.
Документальное оформление преддоговорных отношений
Часто заключению какого-либо договора предшествует долгая и кропотливая работа по согласованию будущих условий сделки. Для документального оформления каждой стадии договоренностей (фазы сближения сторон) есть свои виды преддоговорных документов, которые обеспечивают заключение договора в будущем.
Документы, фиксирующие факт встреч и ведения переговоров. Основным документом на этом этапе является протокол записи деловой беседы (показан в Примере 3). Он имеет целью зафиксировать:
- факт встречи конкретных представителей сторон и
- круг обсуждаемых проблем, вопросов (даже без принятых решений по ним, если пока ни о чем договориться не смогли).
Пример 3. Протокол записи деловой беседы
Документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров:
- протокол о намерениях (Пример 4);
- соглашение о сотрудничестве (Пример 5) и
- протокол о результатах проведения переговоров.
Эти документы обычно1 не налагают на участников переговоров каких-либо финансовых и юридических обязательств. Однако во избежание противоречий это лучше прямо указать непосредственно в тексте документа (см. «1» в Примерах 4 и 5).
Пример 4. Протокол о намерениях
Пример 5. Соглашение о сотрудничестве
Такие документы составляются на языке переговоров: если они ведутся в России на русском языке, то и документы составляются на нем; а если на иностранном, то документы делают двуязычными (язык каждой стороны переговоров в своей колонке).
Образцы протокола и соглашения из Примеров 4 и 5 заточены под западную практику, это особенно видно в преамбуле документа.
У многих западных и азиатских компаний печати отсутствуют и подтверждение документов происходит за счет проставления личной или электронной подписи. В российском правовом поле в силу ст. 160 ГК РФ печать тоже не является обязательной при оформлении сделки в письменном виде (просто не все об этом знают или воспринимают наличие оттиска печати как дополнительное подтверждение «легитимности» договора). Таким образом, печать на договоре, и уж тем более на документах, показанных в этой статье, не является обязательным атрибутом как для российских, так и для иностранных компаний.
Документы из Примеров 4 и 5 очень часто выступают прообразом предварительного договора, который уже точно имеет юридическое значение, т.к. стороны берут на себя обязательства.
Фрагмент документа
Статья 429 «Предварительный договор» Гражданского кодекса РФ
1. По предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором.
2. Предварительный договор заключается в форме, установленной для основного договора, а если форма основного договора не установлена, то в письменной форме…
3. Предварительный договор должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также условия основного договора, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение при заключении предварительного договора.
4. В предварительном договоре указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор.
Если такой срок в предварительном договоре не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора.
5. В случаях, если сторона, заключившая предварительный договор, уклоняется от заключения основного договора, применяются положения, предусмотренные пунктом 4 статьи 445 настоящего Кодекса. Требование о понуждении к заключению основного договора может быть заявлено в течение шести месяцев с момента неисполнения обязательства по заключению договора.
В случае возникновения разногласий сторон относительно условий основного договора такие условия определяются… решением суда. Основной договор в этом случае считается заключенным с момента вступления в законную силу решения суда или с момента, указанного в решении суда.
6. Обязательства, предусмотренные предварительным договором, прекращаются, если до окончания срока, в который стороны должны заключить основной договор, он не будет заключен либо одна из сторон не направит другой стороне предложение заключить этот договор.
О тонкостях офисного гостеприимства читайте в следующей статье.
Большую роль в ведении любого бизнеса играют контакты с другими компаниями и партнерами. Посредником между ними выступает иногда письмо о встрече для переговоров. Данный документ доносит информацию до партнера о готовности к переговорам. Уникального образца для составления такого письма нет, но нужно придерживаться общепринятых норм и правил составления деловой документации. Также можно взять за основу примерный образец или готовый бланк, который есть в компании.
-
Требования
-
Схема составления
-
Реквизиты
-
Номер и дата
-
Данные адресата
-
Обращение
-
Представление
-
Причина
-
Назначение встречи
-
Дополнительные части
-
Скачать бланк письмо о встрече для переговоров:
-
Скачать образец письма о встрече для переговоров:
Требования
Существуют правила деловой переписки, которых нужно придерживаться для того, чтоб избежать неправильного истолкования. При наличии в письме явных нарушений даже одного пункта все письмо может быть воспринято, как оскорбление. Чем лучше письмо составлено, тем более увеличиваются шансы на то, что встреча для переговоров состоится.
Основные требования к письму:
- Должны отсутствовать грамматические и синтаксические ошибки, письмо должно быть составлено грамотно;
- Письмо составляется доброжелательным тоном (не важно, какие при этом испытываются эмоции к адресату) и официально-деловым стилем, с уважением и стремлением к тому, чтобы соблюдались интересы к общему делу, выгоду или сотрудничеству;
- При составлении нужно учитывать этические нормы, принятые в деловых кругах;
- Составляется короткими фразами, которые четко выражают определенную мысль, с определенной структурой, при этом логика изложения четко делится на составные части;
- Необходимо использовать понятные адресату языковые конструкции, без различных завуалированных фраз и сложных терминов.
В наше время большая часть переговоров может происходить посредством электронных видов связи, однако вышеописанные требования должны соблюдаться и в таком случае.
Но письма, которые оформлены на обычном листе или бланке, имеют несколько преимуществ:
- Такое письмо легче представить в суд как доказательство его наличия, ведь взять готовое письмо проще, чем электронное распечатать, а в последующем доказать, что оно подлинно;
- Письменная документация обязательно регистрируется в журнале учета, что позволит легче ее найти;
- Органам, осуществляющим контроль, проще вести свою работу.
Схема составления
При знании формата составления деловых писем легко можно самостоятельно составить свое деловое письмо, ориентируясь на образцы. Главное, чтобы четко понимать цель послания.
Существующий образец письма о встрече для переговоров включает в себя следующие сведения:
- Данные организации;
- Название адресата;
- Номер и дату документа;
- Обращение;
- Представление;
- Аргументацию обращения;
- Назначение встречи;
- Цель;
- Подпись.
Реквизиты
Как в шапке письма, так и отдельно на верхней части листа могут содержаться данные об организации. Обязательно донести до адресата возможные пути связи с отправителем. В случае, когда письмо составляется только в электронном виде, можно в конце письма разместить просто номер телефона для связи.
Номер и дата
Обязательно нумеровать входящую и исходящую корреспонденцию, ведь она в дальнейшем отображается в журналах регистрации. Поэтому подобные записи могут быть прямым доказательством того, что переписка организаций существовала в реальности.
Дата, которая ставится сверху или снизу в письме, – это дата его подписания. Если отсутствует подпись, то в таком случае письмо не имеет никакой юридической силы.
Данные адресата
Название адресата располагается в верхнем правом углу. Бывали ситуации в практике, когда деловое письмо доставлялось по ошибке другому адресату. Для того, чтоб таких случаев не возникало, нужно в письме указывать всю известную информацию об адресате, как минимум ФИО, телефон, адрес электронной почты или сайта. Лучше, если будут стоять данные адреса и другие.
Обращение
Письмо нужно писать в уважительном тоне с самого начала. Лучше, если будет в приветствии использоваться слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. В случае, когда это должностное лицо (а специалист работает в этой компании), то лучше указать должность или специальность его.
Представление
По этикету нужно при обращении к кому-либо представиться самому. Например, «Меня зовут Петров Игорь Валерьевич, я менеджер компании «Дайвинг»». При удачном завязывании переписки будет принято решение о том, чтобы встретиться. В таком случае адресат точно должен знать, как именно нужно обращаться к тому лицу, с кем планируется встреча.
Однако данное правило может работать только тогда, когда раньше не было переписки между данными работниками компаний (или частным и физическим лицом).
Причина
У письменного делового письма всегда есть цель. В письме о встрече для переговоров обязательно четко прописываются причины, которые побуждают одну из сторон пойти на контакт.
Назначение встречи
Для того, чтобы письмо направлял на конкретное действие, его составитель указывает время и место встречи. Однако нужно понимать, что назначить дату не так просто.
Есть следующие способы, как может поступить автор письма:
- Назначение конкретной даты;
- Назначение даты, но при этом с условием, что в случае необходимости ее можно перенести при договоренности или при желании адресата;
- Установление временных рамок, в которые удобнее всего провести встречу (к примеру, с 10.00 понедельника до 17.00 пятницы), при этом даты необходимо указать;
- Оставление выбора даты и времени адресату.
Последний вариант наиболее вежлив, но при этом менее надежен. Ведь в деловой переписке важно, чтобы был момент, который мотивирует на совершение конкретного действия. А в данном случае инициатива на встречу перекладывается на адресата, который может быть в ней не заинтересован. Так можно поступать только в том случае, если ест уверенность, что встреча точно состоится.
Дополнительные части
Желательно, но не обязательно, в письме отметить следующее:
- Благодарность за то, что есть возможность приглашения на встречу;
- Сведения о тех, кто также приглашен принять участие во встрече;
- Действия, если адресат не может явиться в указанное время на встречу (к примеру, уведомить письмом, внести предложения и др.);
- Контактное лицо (если данная информация не указана в начале)
Делаем вывод, что письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме, но с обязательным соблюдением требований, которые к нему предъявляются.
Скачать бланк письмо о встрече для переговоров:
Скачать бланк письмо о встрече для переговоров (в формате Doc, редактируется в Word)
Скачать образец письма о встрече для переговоров:
Скачать образец письма о встрече для переговоров (в формате Doc, редактируется в Word)