Как составить памятку для студентов - Avtoru.top

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение Московской области

«Московский областной медицинский колледж № 2»

(ГБПОУ МО «Московский областной медицинский колледж № 2»)

ЛЮБЕРЕЦКИЙ ФИЛИАЛ

Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы

в форме памятки

Составлена:

преподавателем

профессиональных модулей

Ермаковой В.В.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Слово «памятка» в словарях русского языка определяется как «книжечка, содержащая краткие наставления о чём-нибудь, руководство к чему-нибудь.»

В современном понятии памятка – это средство вербальной и/или визуальной передачи информации, какие-то важные сведения, которыми надо руководствоваться в определённых жизненных ситуациях или при выполнении определённой операции.

Важный аспект памятки о здоровье – побуждение населения к определённым действиям, направленным на профилактику заболеваний, и формирования здорового образа жизни.

По сравнению с другими средствами пропаганды здорового образа жизни, памятки имеют ряд преимуществ, а именно:

воздействуют на конкретные группы людей, что даёт наибольший эффект;
дёшевы и просты в изготовлении и применении.

А значит должны широко применятся медицинскими работниками в санитарно-просветительной работе среди населения.

Рекомендации по составлению памяток.

Разрабатывая памятку, всегда опирайтесь на вопросы:

Чего мы хотим добиться?
Что люди должны понять?
Какие действия должны предпринять в результате?

Не включайте в памятку материал, не относящийся к теме. Целесообразнее выделить одну основную проблему и ей посвятить весь объём информации.
Текст памятки должен быть написан простым, ясным, доступным не специалисту языком; предложения – краткими, набранные небольшими блоками; шрифт – крупным, простым, легко читаемым; иллюстрации – четкими, простыми и ясными.
Для облегчения восприятия материала используйте не слишком сложное оформление. Для выделения используйте цвет, но осторожно – помните о различных ассоциациях и эмоциях.
Проверяйте грамотность текста, т.к. грамматические ошибки могут вызвать недоверие к материалу.
Материал памятки подбирается с расчётом на конкретную аудиторию. Например, памятка для профилактики заболевания или здорового образа жизни для детской аудитории будет отличаться от взрослой аудитории или памятка призывающая подростков к здоровому образу жизни, должна отличаться от памятки, обращённой по той же проблематике к родителям.
Идейное содержание памятки не должно вызывать у людей страха и отрицательных эмоций. Например, надо показать подростку не как плохо курить, а как хорошо быть здоровым и свободным от никотина.
В конце или в начале памятки (справа в углу)обязательно должны быть указания на разработчиков (Ф.И.О. студента, № группы, год)

Алгоритм по составлению и оформлению памятки для пациента и его окружения

Этапы работы

Выбор темы для памятки из предложенных руководителем.

Обучающийся может сформулировать тему самостоятельно и согласовать её с преподавателем/руководителем практики. Тема в концентрированном виде выражает содержание будущей памятки, фиксируя как предмет исследования, так и его ожидаемый результат.

Подбор и изучение источников по теме.

Вы подбираете источники информации самостоятельно и согласовываете с преподавателем/руководителем практики.

Источники могут быть разнообразные: учебная литература, электронно-информативные источники, популярная литература и др.

Обработка и систематизация выбранного материала

Использовать рекомендации по выполнению памятки

Разработка плана изложения материала в памятке.

Использовать рекомендации по выполнению памятки

Разработка дизайна памятки.

Допустимы картинки, схемы, таблицы.

Оформление памятки.

Использовать рекомендации по выполнению памятки.

Памятка оформляется на 1-2х листах размером А4 в печатном виде. Шрифт – Times New Roman, размер – 12, межстрочный интервал – 1,5.

Примерная структура и требования к оформлению памятки

Заголовок.
Краткая характеристика проблемы.
Актуализация и мотивация пациента, постановка цели.
Изложение материала: правила, подробный алгоритм действий, советы и рекомендации.

Примечания:

При оформлении памятки можно использовать красочные, запоминающиеся иллюстрации.
Буквы писать черным или синим цветом на белой бумаге.
Размер букв должен быть оптимально удобным для чтения.
Выбирать понятные и простые слова, не злоупотреблять терминами.
Убедиться в полноте изложения материала.

Критерии оценки

Соответствие содержания теме памятки
Направленность текста на определённую аудиторию
Наличие конкретных профилактических советов и рекомендаций
Лаконичность, научность, доступность, и кратность
Соответствие изобразительного оформления теме и особенностям восприятия целевой аудитории.

Источник

Составление памятки,брошюры,санбюллетня, презентации

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ПАМЯТКИ 1. В памятку включают приблизительно пятую часть от общего объема беседы (самые важные позиции, информативные картинки, правила, алгоритм каких-то действий). 2. Памятка оформляется с использованием текстового редактора М8 word и сохраняется в формате .dос (версия М8 Word 2003). 3. Текст памятки располагают на двух листах с использованием двух независимых таблиц, поля со всех сторон — по 1 см, границы таблицы — скрытые. 4. Иллюстрации должны составлять примерно 30% памятки. 5. Иллюстрации располагают с использованием форматирования «по контуру» или «вокруг рамки». 6. Форматирование текста: шрифт 12—14 пунктов, междустрочный интервал полуторный, первая строка с отступом 1,25—1,27 см, выравнивание по ширине. 7. Гарнитура шрифта: Тimes New Roman, Bookman Old Style, Arial, Comic Sans MS. 8. Для перечисления используют нумерованный и маркированный список. 9. Обязательно использование в тексте абзацев. 10. Заголовки частей памятки печатают с полужирным выделением, по центру, без отступа, с точками на конце. От текста заголовок отделяют одной пропущенной строкой.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ САНБЮЛЛЕТЕНЯ 1. Санитарный бюллетень должен иметь профилактическую направленность. 2. Меры профилактики должны быть изложены четко и конкретно. Клиническую картину подробно не излагают; вопросы лечения должны быть исключены, так как это наталкивает на мысль о самолечении. 3. Размеры санитарного бюллетеня: 90×60 см (лист ватмана), расположение рекомендуется горизонтальное. 4. Санбюллетень состоит из текстовой и изобразительной частей, причем текстовая часть преобладает. Изобразительная часть вместе с текстовой не должны перегружать бюллетень. Нужна разумная мера заполнения санбюллетеня. Для взрослого населения рекомендуется следующее соотношение: иллюстрации — 20%, текст — 70%, пустое место — 10%; для младших школьников: иллюстрации — 70%, текст — 20%, пустое место — 10%. 5. Название должно быть броским, ярким, но не запугивающим; оно должно отражать содержание бюллетеня, быть коротким, написанным шрифтом без наклона. Слово «санбюллетень» в заглавие не выносится, эмблема или медицинская символика не рисуются. 6. Текст предпочтительно печатать на компьютере (размер шрифта — не менее 24 пунктов). Если это невозможно, можно писать и от руки, но обязательно четким, хорошим почерком и достаточно крупно, черной тушью. 7. Текст делится на 4—6 столбцов (статей) шириной 12—14 см. Каждая статья должна иметь свой цветной подзаголовок. Текст не должен располагаться поверх иллюстрации, и в нем должны быть выделены абзацы. 8. Иллюстрации могут быть выполнены к каждой статье или к бюллетеню в целом. Все иллюстрации должны носить профилактически-обучающий характер, без излишнего стремления к украшательству.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ОБУЧАЮЩЕЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ 1. При создании обучающей презентации необходимо использовать текст авторской беседы, подготовленной обучающимся . 2. Презентация должна состоять не более чем из 20 слайдов, включая титульный слайд. 3. Презентация должна быть подготовлена с использованием прикладной программы МS PowerPoint и сохранена в формате .ррt. 4. На титульном слайде должны быть отражены наименование образовательной организации, тема беседы, наименование профессионального модуля. В нижнем правом углу указывается, кем подготовлена презентация, например: Подготовила: .. студентка группы 381 МС Григорьева Валентина 5. Слайды с третьего по восьмой обязательно должны содержать нумерованные или маркированные списки и картины. 6. Второй слайд — актуализация темы, должен содержать рисунок (клипарт, фото), характеризующий основную тему беседы. 7. Слайды с третьего по восьмой обязательно должны содержать нумерованные или маркированные списки и картинки. 8. Девятый слайд может содержать фразы «Спасибо за внимание!», «Благодарю за внимание!», написанные при помощи объекта WordArt, и/или оптимистичную картинку по теме беседы. 9. Десятый слайд содержит список литературы для пациента (одна книга, один электронный ресурс). 10. На всех слайдах должна быть настроена смена слайдов. 11. Презентация должна переключаться по щелчку. 12.Фон (шаблон) слайда и цвет шрифта должны быть контрастными: светлый фон — тёмный шрифт или наоборот. Можно использовать жёлтые буквы на синем фоне, чёрные на жёлтом, белые на красном. Лучше не использовать в качестве фона фотографии (трудно подобрать шрифт). В этом случае либо используют более-менее однотонные, иногда чуть размытые фотографии, либо располагают текст не на самой фотографии, а на цветной подложке. Рекомендуемые гарнитуры шрифта: рубленые шрифты (Аrial, Таhoma, Уегdana). Курсив и жирное выделение лучше использовать минимально. Рекомендуемые размеры шрифта: а) заголовки: 32—44 пункта; б) основной текст: 22—28 пунктов; в) подписи в схемах, диаграммах: 16—18 пунктов. 13.На одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовка и один-два для текста. 14.Помните, презентация сопровождает ваш доклад, но не заменяет его, поэтому текстовое содержание презентации должно предварять или разъяснять определенные положения, озвученные докладчиком, но не повторять слово в слово. Слайды не следует перегружать ни текстом, ни картинками. На одном слайде — шесть предложений, в одном предложении — шесть слов. 15.Не стоит вставлять в презентации большие таблицы: они трудны для восприятия — лучше заменять их графиками, построенными на основе этих таблиц. Если все же таблицу показать необходимо, то лучше оставить как можно меньше строк и столбцов, привести только самые необходимые данные. 16.Таблицы и диаграммы лучше размещать на светлом или белом фоне. 17.На одном слайде размещается одна схема в центре слайда, заполняя всю его площадь. Количество элементов на схеме — не более семи. Текстовая информация в схеме должна хорошо читаться (шрифт в элементах схемы — от 16 пунктов). 18.На одном слайде располагают не более трех рисунков. 19.Фотографии и иллюстрации должны быть хорошего качества. 20.Комментарии к иллюстрациям пишут внизу или сбоку (в виде маркированного списка). 21.Вертикальные рисунки не растягивают по горизонтали — резко искажаются пропорции. 22.Анимация в презентации, скорее, исключение, чем правило. С помощью анимации можно иллюстрировать изменение, процесс, но не использовать просто «для красоты». Достаточно настроить эффект смены слайдов (наплыв, открывание, сдвиг). 23.В обучающей презентации рекомендуется использовать следующие виды анимации: а) заголовки — прямоугольник, цветная пишущая машинка; б) список — развертывание, появление, появление снизу; в) рисунки — растворение, выцветание. 24.В презентации не стоит использовать музыкальное сопровождение, если, конечно, оно не несет смысловую нагрузку (например, звуки аускультации). 25.Видеоматериалы в презентации должны быть небольшой продолжительности. Лучший вариант для вставки — файлы с расширением .www или .avi. 26.Аудио- и видеоматериалы, вставленные в презентацию, должны быть сохранены вместе с ней в общей папке. 27.Слайд-презентация должна иметь логичное завершение: выводы. На одном слайде необходимо в 3—4 предложениях отразить основную идею обучающей презентации. 28. При оформлении списка литературы для пациента придерживаются требований ГОСТа: а) все источники нумеруют в общем порядке от начала и до конца арабскими цифрами; б)описание отдельной книги проводится по нижеследующей схеме: Ф.И.О. автора. Название произведения: Подзаголовок (если он есть). — Место (город) издания: Название издательства, год издания. — Количество страниц. Например: Арсентьева Н.К. Стоматология детского возраста. — М.: Актис, 2011.- 345 с; в)описание статьи из журнала состоит из двух частей: сведения о статье и сведения о документе, в котором помещена статья. Эти части разделяются знаком «//» с интервалом до и после знака. Обязательно указывают страницы, на которых размещена статья: Ф.И.О. автора. Название статьи // Название журнала. — год публикации. — № журнала. — Страницы. Например: Ерохина Ю.А. Принципы грудного вскармливания // Моя мама. — 2013. — № 8. — С. 51-57. г) описание электронных ресурсов удаленного доступа включает следующие позиции: Ф.И.О. автора (если автор известен). Название ресурса (статьи на сайте) [Электронный ресурс]. — Кир://полный адрес страницы (дата обращения дд.мм.гггг).

Образец выполнения:

1. санбюллетень

2. образцы оформления брошюр:

3. образец оформления презентации

Запомни!

На медсестру возложены четыре основные обязанности: сохранять здоровье, предотвращать заболевания, восстанавливать здоровье и облегчать страдания.

Опрос

Получаете ли Вы среднюю заработную оплату педагога по Вашему региону?

Источник

Как написать памятку

Памятка – это свод рекомендаций по определенной теме. Целевыми группами, которым адресуются памятки, могут быть подростки, родители, студенты, водители, туристы и другие категории людей. Памятки распространяются в социальных, образовательных, культурных и иных учреждениях в рамках просветительных программ через уголки для посетителей. Также памятки используются в ходе рекламных акций коммерческих компаний.

Инструкция

Перед составлением памятки следует собрать информацию, которая ляжет в ее основу. Поскольку памятки бывают разных форматов – от размера с карманный календарик до небольшой книжечки, нужно решить, сколько полезных советов она должна вместить и в каком виде ей суждено предстать перед потребителем. Также можно познакомиться с уже имеющимся материалом других организаций, чтобы не повторять сделанного ими и найти отправную точку для создания своей памятки.

Важным в памятке является и ее цветовое оформление, соответствующее во многих случаях цветовой гамме логотипа вашей организации. Любое издание, от буклета до альбома, привлекает в первую очередь своими красками. Поэтому советуем попробовать несколько вариантов, чтобы выбрать самый удачный. При необходимости можно обратиться к специалисту.

Любая памятка, независимо от ее формата, начинается с обращения к читателю. Оно содержит краткое изложение актуальности той проблемы, для решения которой потенциальному клиенту может понадобиться изложенная в памятке информация. Обращение к читателю обязано привлечь внимание того, кто случайно остановил на нем свой взгляд. Часто заголовок памятки представлен в виде простого вопроса, например: «Как получить водительские права?»

Основной текст памятки оформляется в виде советов, которые разбиваются на тематические блоки или последовательности. Главные требования к содержимому этой части – доступность и актуальность изложенной информации. После прочтения памятки у читателя должно появиться желание закинуть ее в сумку и вернуться к ней при подходящем случае. Закончить памятку можно контактными данными вашей организации.

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Источник

Рекомендации
по составлению памятки

Требования
по составлению памятки

1. В
памятку включают приблизительно пятую часть от общего объема беседы (самые
важные позиции, информативные картинки, правила, алгоритм каких-то действий).

2. Разрабатывая
информационное сообщение, всегда опирайтесь на

вопросы:

—
чего мы хотим добиться?

—
что люди должны понять в результате?

—
какие действия они должны предпринять?

3. Четко
следуйте цели. Не включайте в памятку материал, не относящийся к теме: он
только отвлечет от основной идеи вашего сообщения. Следует помнить, что
небольшой объем информации, как правило, не позволяет в тексте одной
памятки затрагивать слишком много
аспектов проблемы. Целесообразнее выделить лишь
один из них и именно ему посвятить
содержание памятки.

4. Памятка
оформляется с использованием текстового редактора MS Word
и сохраняется в формате .doc (любая версия
данной программы).

5. Текст
памятки располагают на листах формата А4, поля 3-1-2-2.

6. Иллюстрации
должны составлять примерно 30% памятки.

7. Форматирование
текста: шрифт Times New Roman,
размер шрифта 12-14, междустрочный интервал полуторный, абзацный отступ 1,25,
выравнивание по ширине.

8. Для
перечисления используют нумерованный и маркированный список.

9. Заголовки
частей памятки печатают с полужирным выделением, по центру, без отступа, с
точками на конце. От текста заголовок отделяют одной пропущенной строкой.

Темы
для составления памятки

1. Составления
памятки по вопросам сохранения и поддержания здоровья для людей разного
возраста.

2. Составление
памяток для пациентов, слушателей школ здоровья

Источник

Download Article

Memos are a great way to communicate big decisions or policy changes to your employees or colleagues. It’s important that you take the time to craft a good memo so your message comes across how you want it to.

Sample Memos

1
Type “MEMORANDUM” at the top of the page. State that this document is a memorandum at the outset. Label the page “MEMORANDUM” 1.5 inches (3.8 cm) from the top of the page. Put the word in bold on the first line. You can either center it on this line or left-align it. You might also choose to make the font larger for this word.^[1]
- Double space between this line and the next line of the heading.
2
Address the recipient appropriately. A memo is a formal business communication, and you should address the reader formally as well. Use a full name and title of the person to whom you are sending the memo.^[2]
- If you are sending a memo to the entire staff, you might write: “TO: All Employees.”
Advertisement
3

Add additional recipients in the CC line. The “CC” line indicates who will receive a “Courtesy Copy” of the memo. This is not the person to whom the memo is directed. Rather, this is someone who may need to stay informed about policies or issues that you’re addressing in the memo.^[3]
4

Write your name in the “From” line. The heading needs to include who is writing and sending the memo. Your full name and job title go in this line.^[4]
5

Include the date. Write the complete date, spelling out the month and including the date and year. For example, write: “DATE: January 5, 2015” or “DATE: 5 January 2015.”^[5]
6
Choose a specific phrase for the subject line. The subject line gives the reader an idea of what the memo is about. Be specific but concise.^[6]
- For example, instead of writing, “Ants,” for the subject, be more specific by writing, “Ant Problem in the Office.”
7
Format the heading properly. The heading should be at the top of the page, aligned to the left-hand side of the page. Capitalize the words “TO:”, “FROM:”, “DATE:”, and “SUBJECT:”.^[7]
- A sample heading would look like:
  TO: Name and job title of the recipient
  FROM: Your name and job title
  DATE: Complete date when the memo was written
  SUBJECT: (or RE:) What the memo is about (highlighted in some way)
- When constructing the heading, be sure to double space between sections and align the text.
- You may choose to add a line below the heading that goes all the way across the page. This will separate the heading from the body of the memo.

1
Consider who the audience should be. In order to get people to read and respond to the memo, it’s important to tailor the tone, length, and level of formality of the memo to the audience who will be reading it. Doing this effectively requires that you have a good idea of who the memo is intended for.^[8]
- Think about your audience’s priorities and concerns are.
- Try to anticipate any questions your readers might have. Brainstorm some content for the memo, such as examples, evidence, or other information that will persuade them.
- Considering the audience also allows you to be sensitive to including any information or sentiments that are inappropriate for your readers.
2

Skip a formal salutation. A memo does not begin with a salutation like “Dear Mr. Edwards.” Instead, dive right into your opening segment that introduces the matter you’re discussing in the memo.
3
Introduce the problem or issue in the first paragraph. Briefly give them the context behind the action you wish them to take. This is somewhat like a thesis statement, which introduces the topic and states why it matters. You might also consider the introduction as an abstract, or a summary of the entire memo.^[9]
- As a general guideline, the opening should take up about one paragraph.
4

For example, you might write: “As of July 1, 2015, XYZ Corporation will be implementing new policies regarding health coverage. All employees will receive health coverage and will make a minimum of $15 per hour.”
5
Give context for the issue at hand. Your reader may need some background information about the issue you’re addressing. Give some context, but be brief and only state what is necessary.^[10]
- If it’s relevant, continue your memo by stating why the policy is being implemented. For example, you might write: “The county government voted to require all employees in the county to receive a $15/hour minimum wage.”
6
Support your course of action in the discussion segment. Give a short summary of the actions that will be implemented. Give evidence and logical reasons for the solutions you propose. Start with the most important information, then move to specific or supporting facts. State how the readers will benefit from taking the action you recommend, or be disadvantaged through lack of action.^[11]
- Feel free to include graphics, lists, or charts, especially in longer memos. Just be sure they are truly relevant and persuasive.
- For longer memos, consider writing short headings that clarify the content of each category. For example, instead of stating «Policies,» write «New policies regarding part-time employees.» Be specific and brief in every heading so that the basic point of your memo is apparent to the reader right away.
7
Suggest the actions that the reader should take. A memo is a call for action on a particular issue, whether it is an announcement about a new company product, new policies regarding expense reports, or a statement about how the company is addressing a problem. Restate the action that the reader should take in the closing paragraph or sentence.
- For example, you might write, “All employees must use the new accounting system by June 1, 2015.”
- This can also include some evidence to back up your recommendations.
8
Close the memo with a positive and warm summary. The memo’s final paragraph should restate the next steps to address the issue at hand. It should also include a warm note that reiterates the solidarity of the organization.^[12]
- You might write, «I will be glad to discuss these recommendations with you later on and follow through on any decisions you make.»
- You might end with something like, “We are excited about the expansion of this product line. We’re confident that this will grow our business and make this company a more sustainable business.”
- This should generally be one to two sentences in length.

1
Format your memo properly. Use a standard format for your memo to ensure that it is easy to read. Use a 12-point font such as Times New Roman or Arial.^[13] Use one-inch margins on the left, right and bottom sides.
- Use block style paragraphs. Double space between paragraphs. Do not indent each paragraph.
2
Proofread your memo. Review and edit your memo to make sure that it is clear, concise, persuasive, and free of errors. Check that you are consistent in the type of language that you use. Eliminate unnecessary scholarly words or technical jargon.^[14]
- Review for spelling, grammar, and content errors. Pay particular attention to names, dates, or numbers.
- Check that it is not excessively long, and cut out any extraneous material.
3

Hand-write your initials by your name. A memo does not include a signature line. But you should initial the memo with a pen in the header. Write your initials next to your name. This indicates that you have approved the memo.
4
Use memo letterhead. You may have special letterhead designed for memos, or you might use regular business letterhead.
- If you are creating a digital document (to use for emailing, for example), you might want to create your own letterhead in a Word document that has your company logo and basic contact information. Use this as your memo template for every memo you send out.
5
Choose your method of delivery. Determine the best way to distribute your memo. You may want to print out hard copies of the memo and distribute it this way. You may also send it via email.
- If you send your memo via email, you might want to format your email in HTML. Alternately, you can save your memo as a PDF and attach it to your email.

1
Search for memo templates. Consider whether you want to use a template instead of writing a memo from scratch. If so, your first course of action should be to search online for some good memo templates. Microsoft Word also has memo templates. Templates generally all share the same basic formatting, but they may use different fonts, sizes, and designs.^[15]
- Download the template that best fits your needs.
- Be sure to read the terms of use before using any templates from a web source.
2
Open your downloaded template on your computer. After you have pressed the download button, the template will automatically download into your computer or may take a few steps to start the download. It is downloaded as a zip file, so you need to unzip the file and then open it in Microsoft Word.
- It’s a good idea to use the latest version of Microsoft Word in order to ensure that you will not run into any unforeseen software problems and that the template will operate as it was designed to function. If you are operating on an older version of Microsoft Word, simply update your software before downloading any templates.
3

Set up your header. Keep in mind that everything on the template is changeable. You can customize every part of the memo template to fit your particular needs. For instance, you can add your logo and copyright sign in the header section of the template. Just click on the header section and type in your company’s information.
4

Fill in the fields in the template’s header. Be sure to fill in the «TO» and «FROM» fields, as well as «CC» and «SUBJECT” fields. Use caution when filling these fields to ensure that you have not skipped over any field, leaving some of them blank, or that you have not made an error in typing somewhere along the way.
5
Type your message. Write the introduction, context, discussion and summary parts of your memo in the body. If you want, you can use bullet points or lists to organize information.
- Maintain the template’s formatting. This will ensure that your paragraph alignment is proper and you have the correct margins and font size.
- If necessary, you can even customize the memo to use a table. This is sometimes a good idea, especially if using a bullet list or something similar makes the memo look too crowded or difficult to read.
- Make sure that you have deleted any words that were already in the template. Also, carefully proofread your memo before sending it.
6

Make sure to check the footer. The footer is the space at the bottom of the page that often has additional information. You might include your company information or personal contact information here. It is important that you take the time to ensure that this information is correct. The last thing you want to happen is to write an excellent memo and then have incorrect contact information or have that information missing altogether.
7

Customize your look. One of the most appealing things about the template is that you can even change the color of the document. This allows you to exercise a certain degree of personality and makes the entire document stand out more precisely. It also allows you to choose a color that is appropriate for the situation at hand in order to ensure that the memo is visually striking, yet professional.
8

Save your memo as a unique document. Be sure to save a copy of this memo. Then you will have a digital backup document that provides proof of your business communication.
9

Save the template so that you can use it again. Whenever you need to use the memo for a slightly different subject in the future, simply change each field to suit the particular memo subject. This will save you time and will also help you create a consistent memo that is professional and that will get the attention of people so the memo will be read in a prompt manner.

Add New Question

Question

What are the different sections of a memo?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

This depends on the type and purpose of the memo. At minimum, a business memo should include a heading (which contains the to and from information), a date, a subject line, and the actual message of the memo. The body of the memo might contain an introduction, details that expand on the topic of the memo, and a request for some type of action from the recipients. You could also include attachments if necessary.
Question

Why do people write memos?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

A memo is simply a way to communicate information within an organization. You can use it to communicate with your employees, colleagues, or supervisors. They can be addressed to one recipient or to multiple people at once.
Question

What are some different types of memos?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

A memo can serve almost any purpose. Some common types include announcements, operational memos (i.e., memos that inform the recipient about the organization’s policies or procedures), directives or requests for action, and reports (e.g., of the results of an experiment or investigation).

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Don’t give too many whys. It’s important to explain why you want something done, but don’t overdo it.
Memos should be always brief.

References

About This Article

Article SummaryX

The best way to write a memo is to start with a 1-paragraph introduction that explains what’s happening or what you want people to do and why. Then, write a body that includes more background information and evidence that supports the decision you’re notifying people about. If people need to take action, make it clear what they need to do and when. Conclude your memo with a friendly summary that reiterates why you think the decision is for the best. For more advice from our reviewer, like how to write a memo heading and sign a memo, read on!

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 6,637,935 times.

Reader Success Stories

Stephanie Morelock

Apr 27, 2017

«My General Science students have just finished learning about the different types of energy sources, and they are…» more