Как составить коммерческий акт на повреждение груза при перевозке

Акт о повреждении груза – необходимый документ для фиксации порчи товарно-материальных ценностей, причиненной в процессе перевозки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о повреждении груза .docСкачать образец акта о повреждении груза .doc

В каких случаях чаще всего используется акт

Данный документ имеет широчайшую сферу применения, область его использования практически не ограничена. Он может быть востребован:

• внутри одной компании, например, при перевозке товаров из одного подразделения в другое;
• между разными организациями – продавцом и покупателем;
• в случаях привлечения к доставке груза третьей стороны: предприятия–перевозчика.

Условия о транспортировке товара всегда прописываются в договорах или иных нормативных документах – они помогают минимизировать всевозможные риски. В случае их нарушения довольно часто происходит повреждение груза, особенно это касается хрупких и легко бьющихся предметов.

Однако, порча возможна и вследствие причин, не имеющих отношения к нарушению транспортировочных условий. Например, при форс-мажорных обстоятельствах или в ситуациях, когда повреждение произошло еще до того, как товар был загружен в машину – при погрузке или непосредственно на производстве.

В любом случае для того, чтобы удостоверить факт порчи груза, надо составить акт.

В какой момент нужно делать документ

Акт формируется непосредственно после доставки груза на склад (или другое место назначения).

Работа обязательно должна вестись в присутствии лица, осуществлявшего перевозку и специально созванной комиссии. При приеме-передаче груза фиксируется его состояние, количество, а также вносятся сведения о поврежденных товарах.

Кто должен фиксировать порчу груза, комиссия

Для удостоверения факта порчи груза и оформления соответствующего акта в компании нужно оперативно создать особую комиссию. В нее должны войти работники нескольких подразделений предприятия, которые имеют достаточную профессиональную подготовку и квалификацию для того, чтобы удостоверить повреждения товара (например, инженер, технолог, специалист по сбыту, юрист и бухгалтер).

Количество участников комиссии – не меньше двух человек, при этом среди них надо выделить председателя и рядовых членов. Председатель будет нести максимальную ответственность за проверку груза и содержание акта.

Чем подкрепить документ

Если есть возможность, к акту нужно приложить какие-либо дополнительные доказательства о порче груза:

• фотографии;
• видео;
• письменные показания очевидцев и т.д.

Информацию об этих свидетельствах нужно обязательно внести в акт. В дальнейшем они могут помочь объективно установить причину повреждения груза и ответственную сторону.

Значение бланка

Акт о повреждении груза – документ очень нужный. На его основе в будущем получатель товарно-материальных ценностей может предъявить претензию поставщику или перевозчику и взыскать понесенные убытки. Также акт служит основанием для списания товара с бухгалтерского учета.

Особенности формирования акта, общие моменты

В случае, если вам дано задание по составлению акта о повреждении груза, а вы никогда прежде не встречались с этим документом, прочитайте приведенную ниже информацию и посмотрите пример – по его образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Перед тем, как приступить к детальному описанию именно этого акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем подобным бумагам.

1. Начнем с того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, так что сейчас все акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – надо обязательно формировать акт по его типу.
2. Акт можно писать на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании) или на обычном листе бумаги (лучше А4 формата), вручную или на компьютере — последний вариант удобнее всего, но в этом случае бланк потом нужно распечатать.
3. Акт всегда надо составлять минимум в трех одинаковых экземплярах.
   • Первый из них отправляется предприятию-изготовителю/поставщику груза,
   • второй остается у организации-заказчика/покупателя,
   • третий передается перевозчику.

   Все три экземпляра должны быть подписаны ответственными лицами (членами комиссии).

4. Проштамповывать бланк следует только в том случае, если условие об использовании штемпельных клише прописано в учетной политике организаций, представители которых составляют документ.
5. Оформляя акт, следует быть предельно внимательным, скрупулезно описывая все найденные повреждения. Нужно помнить о том, что в ситуациях, когда дело доходит до разбирательств в судебной инстанции, именно этот документ зачастую становится главным доказательным аргументом.

Образец акта о повреждении груза

Акт довольно прост и понятен с точки зрения его структуры и содержания.

В самом его начале следует указать:

• номер документа;
• место и дату формирования бланка (населенный пункт, в котором зарегистрирован компания-получатель товара).

Затем по порядку идет несколько пунктов, которые обязательны к заполнению. Сюда надо вписать следующие данные:

• о компании-перевозчике, грузополучателе и отправителе;
• адрес тех мест, откуда груз «ушел» и куда прибыл;
• планируемое время перевозки товара и фактическое;
• описание груза по документам;
• полная стоимость груза;
• описание груза по прибытии в пункт назначения (его наименование, количество, тара, в которой он перевозился, и прочие идентификационные характеристики);
• были ли выявлены повреждения упаковки или пломб, а также порча, которая была произведена товару;
• причины порчи груза (если они установлены сразу);
• сумма, которую получатель товара предъявляет к возмещению виновнику причиненных повреждений.

Если к акту прилагаются какие-то дополнительные подтверждающие бумаги – их наличие обязательно нужно обозначить в документе.

В завершение акт подписывает всеми присутствовавшими при его составлении лицами.

Все перемещения запасов всегда оформляются распиской. Представитель получателя оценивает фактическое состояние товаров, обращая особое внимание на следующее

• Если упаковка была изменена.
• не нарушены ли печати; или
• не повреждены ли товары.

Если обнаружен хотя бы один из вышеперечисленных пунктов, составляется отдельный документ — акт, в котором подробно описывается характер повреждений и количество поврежденных товаров.

Грузоперевозки

В процессе передачи товара могут участвовать разные контрагенты. Это включает в себя доставку товаров от одной организации к другой. Может быть использован транспорт. Правовая природа варьируется в зависимости от конкретного случая.

Следует отметить, что повреждение товаров не всегда связано с небрежностью участвующих сторон. Часто происходят несчастные случаи.

Роль акта

Данный отчет служит двум целям. Привлечь виновника к ответственности и возместить получателю причиненный вред. Как указано выше, получателем заявления может быть

• сотрудник получателя (если груз был передан в рамках одного предприятия); и
• контрагенты, если отправление было оформлено поставщиком
• транспортная компания, если стороны решили воспользоваться услугами третьей стороны.

В отчете также должно быть подробно указано количество поврежденных товаров и рассчитана их общая стоимость. Виновник обязан возместить потерю денег или предоставить фактическую часть неполученной им миссии. Эти детали должны быть отдельно согласованы между сторонами.

Еще один важный аспект этого документа — бухгалтерский учет. Товары, купленные или проданные компанией, подлежат строгому учету. В результате приобретение того или иного товара увеличивает налоговую базу бизнеса.

Поврежденные товары не могут быть ликвидированы и использованы компанией и подлежат вывозу. Основанием для вывоза служит акт о повреждении.

Комиссия

Акты об ущербе всегда составляются комиссией под председательством лица, ответственного за приемку товара. Персонал определяется в зависимости от специфики груза. Отобранный персонал должен обладать общими знаниями о миссии.

Кто и когда пишет акт

Отчет должен быть подготовлен сразу после получения товара. Представитель компании, осуществляющей передачу, должен присутствовать при отгрузке. Вес официальный документ сопровождается распиской.

Приложения

К документу должны прилагаться фотографии или видеозапись повреждений груза. Внимательность не повредит, так как контрагент может попытаться оспорить отчет о повреждениях в суде. Фотографии, сделанные при получении, могут служить доказательством в суде.

Форма документа

В настоящее время законодатели не требуют от компаний использовать единую форму в учетных документах. Поэтому отчеты об ущербе должны составляться в свободной форме представителями компании. Следует отметить, что к свободной форме документа также предъявляются особые требования.

• стиль делового языка,.
• четкая структура официального документа, и
• символы.

Поскольку реквизиты компании уже имеются, целесообразно составлять законодательный акт на фирменном бланке компании. Это позволяет сэкономить много времени на оформление пенсии. Если его нет, документ можно составить на чистом листе бумаги формата А4, на котором можно нарисовать письменные элементы.

Текст официального документа может быть написан рукописным шрифтом синим или черным диабетом. В качестве альтернативы он может быть написан печатным способом с использованием компьютера. Способ написания не влияет на юридическую силу закона.

Выбор остается за автором. На практике сотрудники Бюро расписок имеют чистый бланк для заполнения и регистрации рукописи в процессе работы.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

В верхней части бумаги указывается наименование органа, разработавшего закон, со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ООО). Кроме того, документу присваивается уникальный номер для хранения и оборота документа. В нижней части документа оставляется дата и место составления официального документа.

Это гарантирует, что работа выполнена с использованием реквизитов.

Переходя к основной части, мы начинаем с описания всех частей процесса. Мы упоминаем клиентов, поставщиков и перевозчиков. Упоминаем полученную транспортную накладную и упоминаем фактическое получение задания.

Сравните предметы, перечисленные в отгрузочном меморандуме, с фактическими предметами. Кратко опишите характер повреждения, только степень повреждения. Мы ценим ущерб, понесенный покупателем.

Определите причину повреждения. Если получены фото- или видеозаписи, они должны быть приложены к отчету и помечены как приложение.

Образец.

На этом составление акта приема-передачи закончено. Все лица, которые являются свидетелями и ответственными за расписку, должны подписать документ. Власти могут использовать полностью заверенный бланк, чтобы снять миссию и заявить основное требование.

После использования официальный документ должен храниться в архивах компании в течение установленного законом срока. Затем документы должны быть уничтожены.

Как правильно составить акт о повреждении груза

Если вам поручили составить акт об ущербе, но вы не выполнили этот документ, ознакомьтесь с приведенным ниже примером. По этому образцу несложно составить собственные бланки.

Прежде чем подробно рассмотреть этот документ, приведем некоторые общие сведения, которые относятся ко всем подобным документам.

1. Изначально, с 2013 года, не существует единой формы для всех основных документов. Поэтому теперь все акты разрешено составлять в произвольной форме. Однако если у компании есть свой типовой документ, то акт должен быть составлен в соответствии с этим типом.
2. Отчеты могут быть подготовлены на фирменном бланке (если этого требует руководство компании) или на обычной бумаге (желательно формата А4), рукописные или компьютерные, хотя последний вариант более удобен, в этом случае форма должна быть в формате. Продолжайте печатать.
3. Отчеты всегда должны быть составлены как минимум в трех идентичных экземплярах.
   • Первый из них должен быть отправлен производителю/поставщику товара.
   • Второй экземпляр остается у заказчика/клиента, а
   • третий отправляется перевозчику.

Все три экземпляра должны быть подписаны ответственным лицом (членом комитета).

Срок подачи претензии

Закон устанавливает конкретный срок, в течение которого получатель миссии имеет право предъявить претензию. По истечении этого срока получатель вряд ли сможет потребовать возмещения ущерба.

Сроки предъявления претензий зависят от вида транспорта, расстояния и характеристик ущерба. В каждом конкретном случае этот срок указывается индивидуально.

• Если посылка полностью утрачена, претензия должна быть предъявлена в течение одного месяца. Этот срок исчисляется с указанной даты доставки.
• В случае использования авиаперевозок претензии могут быть предъявлены в течение 10 дней.
• При мультимодальных перевозках срок подачи претензий составляет четыре месяца.
• Разумеется, если передача повреждена, получатель может рассчитывать на компенсацию. Претензии, по которым компания требует компенсации со стороны перевозчика, должны быть предъявлены в течение 45 дней с момента получения груза.

Как только компания-перевозчик получает требование в письменном виде, у нее есть месяц на его обработку. Этот срок начинает течь с момента получения требования. Если компания-виновник отказывается или полностью игнорирует требование в течение этого срока, получатель имеет право обратиться в суд.

Разумеется, первым пунктом рассмотрения здесь является акт об ущербе.

Чем подкрепить документ

По возможности к акту о повреждении следует приложить дополнительные доказательства ущерба.

• Фотографии,.
• Видео,.
• например, показания свидетелей.

Информация об этих доказательствах должна быть включена в отчет. Это поможет установить причину ущерба и определить, кто несет ответственность.

Кто должен фиксировать порчу груза, комиссия

Необходимо своевременно создать специальную комиссию для подтверждения факта повреждения товара и подготовки отчета. Комитет должен состоять из сотрудников различных отделов предприятия (например, инженеров, техников, специалистов по продажам, юристов, бухгалтеров и т.д.), обладающих достаточными знаниями и квалификацией для доказательства факта нанесения ущерба.

Число членов комитета должно быть не менее двух: председатель и полноправный член. Председатель несет основную ответственность за управление нагрузкой и содержанием отчета.