Как составить календарь рабочего времени

График рабочего времени на 2023 год имеет некоторые отличия от аналогичных графиков предыдущих лет. На что обратить внимание при его составлении и как может выглядеть его бланк, расскажет наш материал.

График рабочего времени на 2023 год

График рабочего времени на 2032 год представляет собой многокомпонентный документ, информирующий о следующем:

• норме рабочего времени;
• количестве выходных и рабочих дней;
• границах и длительности рабочего дня;
• сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

ВАЖНО! В 2023 году работающим в режиме привычной пятидневки необходимо отработать 247 рабочих из 365 календарных дней. Аналогично было и в 2022 году — 247 из 365.

Сравнивая годовой график рассматриваемого периода с предыдущим, можно отметить следующее:

• В 2023 году численность рабочих и календарных дней совпадает с их количеством в 2022 году.
• Из указанных в первом пункте рабочих дней возможность законно недорабатывать 1 час позволительна 3 раза: 22 февраля, 7 марта, 3 ноября (в 2022 году такое было возможно также 3 раза).
• Число выходных и праздничных дней в 2023 году составит 118 дней (как и в 2022 году).

См. также производственный календарь на 2023 год. 

Нюансы составления графика рабочего времени

Подход к составлению графиков заключается в следующем:

• определить период для составления графика (неделя, месяц, квартал, год);
• если в компании установлены для разных работников различные рабочие режимы, необходимо произвести разбивку членов трудового коллектива по применяемым режимам рабочего времени (пятидневка, шестидневка, предоставление выходных по гибким графикам и др.);
• рассчитать норму рабочего времени для каждого применяемого в компании режима;
• произвести группировку рабочего времени в сочетании с днями отдыха, учитывая законодательно установленное требование о длительности еженедельного непрерывного 42-часового отдыха — если действующими нормативами не установлено иного (ст. 110 ТК РФ).

Постановлением Правительства России от 01.08.2022 № 1365 определены особенности регулирования трудовых отношений в организациях оборонно-промышленного комплекса. Данный норматив, в частности, допускает установление продолжительности еженедельного непрерывного отдыха длительностью не менее 24 часов.

Пример

В компании часть работников трудится с понедельника по пятницу в режиме 8-часового рабочего дня. При этом работу выполняют не только совершеннолетние работники, но и подростки 15–16 лет. Учитывая, что для них предусмотрена иная продолжительность рабочего дня, для данной возрастной группы необходимо рассчитать годовую норму рабочего времени следующим образом:

• уточнить законодательный норматив длительности рабочей недели для данной категории работников: не более 24 часов;
• рассчитать продолжительность рабочего дня: 24 часа в неделю / 5 рабочих дней = 4,8 часа;
• определить норму рабочего времени для данной группы работников: 248 рабочих дней × 4,8 часа – 5 часов предпраздничных недоработок = 1185,4 часа.

Для остальных работников данной компании при работе в режиме пятидневки норма рабочего времени составит: 8 часов × 247 рабочих дней – 4 часа = 1 972 часа.

ВАЖНО! Норма рабочего времени уменьшается на суммарную длину перерывов в осуществлении трудовых функций: отпуска, больничные, донорские дни и иные подобные временные промежутки, когда работник не трудится.

Скачать образец приказа об изменении графика работы вы можете по ссылке.

Где бесплатно скачать образец графика рабочего времени

В отличие от множества форм документов кадрового учета, специального единого бланка с названием «График рабочего времени» не существует.

Компании, чей рабочий режим не зависит от особенностей работы оборудования или нюансов организации трудового процесса, не утруждают себя составлением подобных графиков, а прописывают специфику трудового режима во внутреннем локальном акте.

В каком документе отразить все параметры трудового режима, узнайте из материала «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2022-2023».

В тех компаниях, где организована круглосуточная работа или сочетания трудовых будней с днями отдыха отличаются от привычной пяти- или шестидневки, разрабатывают формат графиков самостоятельно.

Подготовить такие графики «с отклонениями» вам помогут образцы, которые разработали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный демодоступ к системе и узнайте, как правильно составить график работы при сменном режиме. А в этом готовом решении вы узнаете нюансы составления графика для суммированного учета рабочего времени.

Поскольку в обязанности каждого работодателя входит обязательный учет фактически отработанного сотрудниками времени, наиболее приемлемой считается форма графика, разработанная на основе табеля учета рабочего времени.

Познакомиться с таким графиком и скачать его бланк вы можете на нашем сайте по ссылке ниже::

Скачать образец графика рабочего времени

Итоги

График рабочего времени содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

График рабочего времени в 2023 году во многом подобен аналогичным графикам предыдущих лет. Как и в 2022 году, текущий год характеризуется стандартным набором выходных/праздников (118 дней) и рабочих дней (247 дней).

Календарь — важный инструмент, который помогает сосредотачиваться на задачах, поддерживать продуктивность и правильно распределять время. Более того, с ним гораздо легче соблюдать сроки, а также достигать как краткосрочных, так и долгосрочных целей.

Как составить расписание, которое будет выполнять все эти функции? Разбираемся в материале.

Выберите подходящий формат

Для начала решите, какой тип календаря — бумажный или электронный — вы хотите использовать. В отличие от традиционного, цифровой вариант позволяет ставить напоминания, а также отслеживать и связывать несколько задач. 

Расставьте приоритеты

Если составлять расписание случайным образом, то на самые важные дела может не хватить времени. Вот как этого избежать.

• Отдавайте приоритет наиболее важным задачам.
• Посчитайте, сколько времени потребуется на каждую из них.
• Подумайте, как каждая задача связана с другими. Например, отчет не получится отправить, пока данные для него не будут собраны.
• Уделяйте особое внимание мероприятиям, которые длятся целый день.

Оценивайте время

Задачи бывают разных типов, например проекты, встречи, поездки и мероприятия. Как правило, их можно разделить на такие категории, как работа, личная жизнь и дорога.

Чтобы эффективно распределять время между ними, следуйте этим советам.

• Планируйте трудовые задачи в рабочее время по будним дням — это поможет обеспечить баланс между работой и личной жизнью.
• Утром и вечером оставляйте время на дорогу.
• Выделяйте часы для сосредоточенной работы.

Выделите время для определенных задач

Посвятите конкретные промежутки времени рутинным задачам или сфокусированной работе.

Так, некоторые компании внедряют «обязательные рабочие часы» для совместной работы. В это время, например с 10:00 до 14:00, сотрудники должны быть на связи, а в остальное встречи не проводятся. Это повышает продуктивность и предотвращает выгорание, к которому приводит непрерывное онлайн-взаимодействие.

Сделайте дни тематическими

Легко потратить много времени впустую, если задачи, запланированные на день, нужно выполнять в разных локациях, задействуя разные навыки и ресурсы. К примеру, чтобы посетить встречу после обеда, потребуется отложить другие дела. Некоторое время также займет подготовка к ней и дорога до офиса. Переключиться на следующую задачу после встречи тоже получится не сразу.

«Тематические» дни избавляют от необходимости переключаться между различными типами задач. Так, понедельники можно посвятить написанию статей, вторники — встречам, а среды — маркетингу.

Пользуйтесь техниками тайм-менеджмента

Выберите подходящий для себя среди множества подходов. Один из вариантов — правило 52/17. Согласно ему, 52 минуты нужно уделять работе, а следующие 17 минут — отдыху.

Читайте по теме:

Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

Это эффективно, поскольку в короткие промежутки времени человек трудится более целенаправленно. Кроме того, наш мозг не может работать постоянно: примерно каждый час ему нужен перерыв, чтобы перезарядиться и отдохнуть.

Детализируйте задачи

Предположим, что в рамках проекта вам нужно разместить в СМИ публикацию об определенном продукте, услуге или событии. Недостаточно просто внести в календарь задачу «разместить публикацию в СМИ» — такая формулировка слишком расплывчата и очевидна, поскольку сообщает уже известную информацию.

Вместо это лучше написать: «связаться с пятью изданиями» или «написать публицисту местной ассоциации СМИ». Эта задача ясна — осталось лишь ее выполнить. А если вы поручите ее другому члену команды, ему также будет понятно, что нужно сделать.

Предусмотрите паузы

Добавьте в свой календарь «буферное время» между задачами. В эти промежутки можно перекусить, добраться до места, подготовиться к встрече и просто отдохнуть.

Добавляйте задачи, которыми можно управлять

Некоторые вещи нам неподвластны. Другие мы все же можем контролировать, например планирование. Чтобы сделать расписание более эффективным, наполняйте его задачами, ходом выполнения которых вы можете управлять прямо или косвенно.

Помечайте пункты разными цветами

Так вам будет легче разобраться в большом количестве пунктов в календаре. Например, для рабочих задач можно использовать красный цвет, а для встреч — синий. Помимо этого, можно выделить жирным шрифтом и заглавными буквами важные даты и дедлайны.

Планируйте задачи с повышенным риском в первую очередь

В любом проекте могут возникнуть неожиданные задержки. Поэтому рекомендуется заранее составлять план на такой случай.

В целом, задачи с повышенным риском стоит выполнять в первую очередь — так у вас будет достаточно времени, чтобы решить любые проблемы, которые могут возникнуть.

Делитесь календарем с другими

Удобно, когда календарем можно поделиться с супругом, бизнес-партнером и виртуальным помощником. Так они будут знать, в какое время с вами можно связаться.

Кроме того, это позволяет с легкостью планировать общие встречи. Больше не нужно звонить, писать и отправлять электронные письма — просто добавьте событие в общий календарь, а другой человек автоматически получит приглашение с деталями, а также сможет принять или отклонить его.

Откажитесь от бесполезных активностей

Прежде чем добавлять в календарь новое мероприятие или задачу, подумайте, какую пользу они принесут, чтобы не потратить время впустую. Не спешите соглашаться на встречу — сначала обдумайте свои цели.

Оставляйте время для отдыха

Важно выделять время не только для задач, но и просто для того, чтобы ничего не делать. Согласно некоторым исследованиям, мы можем быть более креативными, когда наш разум расслаблен и не сфокусирован. Кроме того, лучшие идеи часто приходят в душе и во время прогулок на свежем воздухе.

Источник.

Обложка снегерирована нейросетью Midjourney

В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» можно настроить как стандартный график, так и график по сменам, а также рассчитать отклонения от графика для каждого сотрудника.

Правила учета рабочего времени

Рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Для учета фактического использования рабочего времени в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», поддерживаются две методики:

• метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы). Отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки – невыходы на работу;
• метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Как правило, расчет зарплаты в организации идет методом подсчета отклонений от графика. Для правильного расчета зарплаты достаточно правильно составить график работы, занести все отклонения от графика и зарегистрировать их документами. Отклонения от графика работы регистрируются различными документами: «Больничный лист», «Отсутствие с сохранением оплаты», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Отпуск», «Командировка» и т.д.

В основе составления всех графиков работы лежит производственный календарь. Производственный календарь – это документ, который составляется на основании ТК РФ и постановлений Правительства РФ. Он содержит информация о количестве рабочих, праздничных и предпраздничных дней в году, с учетом изменений переноса выходных дней на рабочие, которые устанавливаются Правительством РФ. В программе «1С» предусмотрена возможность вести не только общероссийский производственный календарь, но и региональный. В ст. 112 ТК РФ, где перечислены общероссийские праздники, говорится, что перечень праздников не является закрытым, и регионам предоставлена возможность вводить свои праздничные дни.

После заполнения производственного календаря необходимо настроить графики работы сотрудников.

График работы сотрудников

График работы – это основной инструмент планирования рабочего времени и контроля соблюдения норм труда. При устройстве на работу работник должен быть ознакомлен с условиями предстоящей работы (ст. 68 ТК РФ). Одним из условий является режим рабочего времени, который в соответствии со ст. 100 ТК РФ должен предусматривать:

• продолжительность рабочей недели;
• работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

Для создания графика работы в программе необходимо перейти в главном меню в раздел «Настройки – Графики работы сотрудников». В комплект поставки включен график с наименованием «Пятидневка». Данный график описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.

При добавлении нового графика необходимо указать наименование, рабочий год и свойства нового графика работы.

График работы сотрудников

ТК РФ предусмотрена возможность применения сменного режима работы. Сменная работа – это две, три или четыре смены. Она вводится, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях обеспечения более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Работодатель может вводить сменную работу, если он сочтет такую организацию труда более целесообразной. Для работников, занятых посменно, работодатель должен разработать и применять график сменности. График сменности устанавливает возможное количество смен, определяет продолжительность рабочего времени в течение смены (начало и окончание смены), перерывы для отдыха и питания, порядок чередования смен, ежедневный (междусменный) и еженедельный отдых. Форма графика сменности не регламентирована.

При использовании сменной работы выделяются дневная, вечерняя и ночная смена. Смена, в которой не менее 50% рабочего времени приходится на ночное время, называется ночной, а смена, непосредственно предшествующая ночной, – вечерней. Ночные часы это с 22 часов до 6 часов. Чтобы получить возможность настраивать в сменном графике ночные и вечерние часы, нужно подключить эту функциональность в начале работы с программой или в процессе, когда появилась такая потребность. Включается она в меню «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний»: на закладке «Почасовая оплата» флагами отмечается необходимое. После этого необходимо в учетной политике организации установить процент оплаты за ночные и вечерние часы («Настройка – Реквизиты организации –Учетная политика»).

При вводе в организации сменного графика, работодатель обязан довести утвержденный график до работников не позднее чем за месяц до введения этого графика. При составлении графика сменности нужно учитывать гарантии и ограничения, установленные для работников ТК РФ, а именно:

• ежедневная работа устанавливается с соблюдением установленной ст. 91 ТК РФ нормальной продолжительности рабочего времени – не более 40 часов в неделю;
• предоставление еженедельного отдыха;
• соблюдение правил о междусменном перерыве;
• ограничения сверхурочной работы и т.д.

Сокращенный рабочий день

Что касается продолжительности рабочей недели, то нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (п. 9 ст. 91 ТК РФ), но несмотря на это, правилами внутреннего распорядка, коллективным договором или соглашением можно менять продолжительности рабочего времени. Однако для некоторых категорий работников установлены ограничения на количество часов в день:

• для работников от 15 до 16 лет – 5 часов;
• для работников от 16 до 18 лет – 7 часов;
• для работников от 14 до 16 лет, совмещающих учебу с работой, – 2,5 часа;
• для работников от 16 до 18 лет, совмещающих учебу с работой, – 4 часа;
• для инвалидов – в соответствии с медицинским заключением;
• для работников, занятых на вредных или опасных работах при 36-часовой рабочей неделе, – 8 часов;
• для работников, занятых на вредных или опасных работах при 30-часовой рабочей неделе и менее, – 6 часов

В процессе работы с программой, необходимо разграничивать понятия сокращенное и неполное рабочее время. Сокращенное рабочее время – это установленная законом для определенных категорий сотрудников продолжительность рабочего времени менее 40 часов в неделю при сохранении полной оплаты труда. А неполное рабочее время оплачивается пропорционально отработанному сотрудником времени в зависимости от выполненного им объема работ, поэтому важно указать, что у работника оклад по часам, а не по дням.

Также существует понятие сокращение рабочего дня в предпраздничные дни – на один час (ст. 95 ТК РФ), при этом не имеет значение, работает ли сотрудник полный рабочий день или нет. Есть категории работников, которым работодатель обязан установить неполное рабочее время по их просьбе. К таким категориям относятся: беременные женщины, один из родителей (опекуна или попечителя) ребенка в возрасте до 14 лет, сотрудник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением. Неполное рабочее время устанавливается на основании заявления или документа, подтверждающих основания для сокращения их рабочего дня или недели. Сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени, имеют такие же права и гарантии, что и другие сотрудники.

Расчет заработной платы происходит в соответствии с правильно заполненным графиком работы. Если у сотрудника в течение месяца были какие-то отклонения от графика, то они обязательно должны быть занесены в программу. Рабочее время уменьшают целодневные и внутрисменные отсутствия. При настройке расчета заработной платы по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» можно указать, какие именно будут учитываться отсутствия. Для регистрации этих отсутствия в меню «Кадры – Все отсутствия сотрудников» можно создать тот документ отсутствия, который нужен. При расчете заработной платы эти отклонения автоматически будут исключены из рабочего времени.

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

График рабочего времени — простой по структуре, но в то же время важнейший кадровый документ. Рассмотрим, как он может быть составлен, и ознакомимся с его образцом.

Обязателен ли график рабочего времени?

Работодатель обязан детализировать режим рабочего времени в правилах внутреннего распорядка либо в трудовом договоре с конкретным работником (ст. 100 ТК РФ). Если работодатель не составит график рабочего времени на 2018 год, то Трудовая инспекция получит повод санкционировать штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностных лиц (и на работодателя-ИП) — в сумме 1–5 тыс. руб. (за повторное нарушение — 10–20 тыс. руб.);

• на работодателя как на юрлицо — в сумме 30–50 тыс. руб. (за повторное нарушение — 50–70 тыс. руб.).

Кроме того, за повторное нарушение должностное лицо работодателя-организации может быть дисквалифицировано на 1–3 года.

Скачать образец графика рабочего времени на 2018 год.

График рабочего времени должен определять (ст. 100 ТК РФ):

• длительность рабочей недели;

• особенности работы по ненормированному графику;

• длительность смен, их количество в течение суток;

• продолжительность рабочего дня, перерывы;

• распределение рабочих и нерабочих дней.

В предусмотренных законом случаях режим рабочего времени должен учитывать специфику отдельных профессий. В частности, характерных для таких сфер, как транспорт и связь, в отношении которых постановлением Правительства России от 10.12.2002 № 877 определены особые требования к установлению режима работы.

Рассмотрим подробнее, какими могут быть варианты в определении такого графика.

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко! 

«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок из курса

Каким может быть график рабочего времени?

То, какой на предприятии должен быть график учета рабочего времени, Трудовой кодекс не регламентирует (но может предусматривать ограничения — например, касающиеся длительности работы во вредных условиях). При соблюдении ограничений работодатель фактически вправе определять любой график работы с точки зрения распределения рабочих часов и рабочих дней. Самыми, однако, типичными графиками в России (и во многих других странах мира) можно назвать:

1. Пятидневную рабочую неделю, в которой человек работает по 8 часов с понедельника по пятницу с фиксированным временем начала, окончания работы и перерыва.

2. Шестидневную неделю, в которой человек работает по 7 часов (также с фиксированным временем начала и завершения работы) с понедельника по пятницу, и 5 часов — в субботу.

3. График по суммированному учету, при котором человек может работать разное количество часов в течение дня, притом что общее количество часов в течение установленного периода не должно превышать применяемых в общем случае нормативов — не более 40 часов в неделю и 8 часов в день (ст. 91 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н).

4. Гибкий график (со смещением времени начала и завершения рабочего времени) — в рамках пятидневки или шестидневки.

5. Работу по графику «2 через 2», «4 через 4», «сутки через трое». Фактически — со скользящими выходными днями.

Возможны и сочетания указанных режимов — если по отдельным должностям нет ограничений, предусмотренных законом.

Рассмотрим подробнее, в какой структуре может быть представлен график работы, и ознакомимся с образцом графика работы сотрудников на месяц при пятидневке.

Как выглядит график при пятидневке?

В структуре рабочего графика, который фиксируется в правилах трудового распорядка или договоре с конкретным работником, желательно присутствие:

1. Ф. И. О. работника либо список работников, в отношении которых график устанавливается. Как вариант — с указанием должностей.

2. Отметки или иные понятные указания о необходимости явки конкретного сотрудника на работу в те дни месяца, когда он должен выходить на работу.

3. Время начала и окончания каждого рабочего дня конкретного работника (с указанием перерыва) в те дни, по которым присутствуют отметки.

4. Норма рабочего времени по каждому из работников (в днях, в часах) за месяц.

5. Отметки о необходимости явки на работу в выходные и праздничные дни либо в ночное время в течение месяца.

В графике рабочего времени будет полезно визуализировать соотнесение фактических выходных конкретного работника и обычных выходных и государственных праздников.

Поскольку график будут читать работники, в нем будет иметь смысл отразить те или иные полезные для них сведения. Например — о повышенном начислении зарплаты в выходные, праздники и ночные часы с указанием конкретных коэффициентов повышения в тех или иных случаях.

График учета времени работы сотрудников фиксируется в правилах трудового распорядка или трудовом договоре с отдельным работником. В нем конкретизируется то, в какие дни и часы работает конкретный человек в течение того или иного периода, например месяца. За отсутствие графика предусмотрен штраф.

Источник: Народный СоветникЪ: юридический и налоговый портал