Люди планируют свой день по-разному. Кто-то предпочитает простой список дел, кто-то — метод Айви Ли, а кто-то — жесткое расписание. Рассказываем о самых популярных методах планирования.
Иногда бывает так: человек пробует какую-нибудь известную технику тайм-менеджмента и терпит неудачу. Из этого он делает «глобальный вывод», что планирование не для него.
На самом деле, методов планирования дня в тайм-менеджменте очень много. Все, что нужно — найти такую технику, которая подходила бы для решения именно ваших задач.
Рассмотрим самые популярные и эффективные методики.
1. Обычный список дел
Самый легкий способ запланировать день — просто составить список предстоящих задач. Вспоминаем, что мы должны сегодня сделать, а потом записываем все это на лист бумаги или в программу для планирования. Например:
Несмотря на простоту, этот метод считается самым важным.
Во-первых, список дел — это основа для других техник планирования. Все методики, перечисленные в этой статье, по сути, являются лишь модификацией обычного списка.
Во-вторых, к списку дел применимы десятки приемов тайм-менеджмента, которые помогают сделать план максимально удобным и эффективным.
Подробнее: Список дел на день: 15 секретов продуктивности
2. Метод Айви Ли
Составляем список дел и нумеруем задачи по важности. Самая важная задача будет идти под номером 1, вторая по важности — под номером 2 и т. д.
Задачи выполняют по порядку, начиная с первого номера. Важно соблюдать правило: пока текущая задача полностью не выполнена, нельзя переходить к следующей.
Метод Айви Ли заставляет сосредоточиться на главном. Даже если день складывается неудачно, мы обычно успеваем выполнить самые важные дела, которые в результате принесут 80% успеха.
К сожалению, метод не подходит для планирования встреч и других дел, привязанных ко времени («жестких» задач). Такие задачи придется планировать отдельно.
Подробнее: Метод Айви Ли
3. Метод 1−3-5
Эта техника напоминает метод Айви Ли, но подразумевает не линейную, а пирамидальную структуру дня. Идея в том, чтобы планировать на день только девять задач:
- Одну очень важную (выполнять в первую очередь).
- Три менее важных (выполнять во вторую очередь).
- Пять второстепенных (выполнять по остаточному принципу).
Задачи, которые не влезли в этот список, отменяют или переносят на завтра.
Метод 1−3-5 помогает не тонуть в делах. Поскольку установлен жесткий лимит на количество задач, мы отбираем их более тщательно и не хватаемся за все подряд.
Однако у метода есть два ограничения. Во-первых, с его помощью тоже нельзя планировать встречи и другие «жесткие» задачи. Во-вторых, он не подойдет людям, у которых количество дел исчисляется десятками.
Подробнее: Метод 1−3-5
4. Матрица Эйзенхауэра
Составляем список дел и сортируем их по важности и срочности. Для сортировки используется табличка из четырех квадратов:
В первую очередь выполняют дела из квадрата, А (важно и срочно), а в последнюю очередь — задачи из квадрата D. При этом нужно потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.
Подробнее: Матрица Эйзенхауэра
5. Метод АБВГД
Составляем список задач и оцениваем последствия их выполнения или невыполнения. Дела в списке делим на пять групп:
- А — серьезные последствия для жизни.
- Б — менее серьезные последствия.
- В — без особых последствий.
- Г — задачи, которые можно делегировать.
- Д — бесполезные и вредные задачи.
Если задач в группах и Б получилось много, нумеруем их по важности. Вот так выглядит уже готовый план на день:
Задачи из групп А, Б и В выполняют по порядку, начиная с А1. Дела из группы Г стараются сразу же делегировать. Дела из группы Д просто вычеркивают и не выполняют совсем.
Метод помогает сосредоточиться на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.
Подробнее: Метод АБВГД
6. Расписание
Составляем список дел и планируем каждую задачу на конкретное время. Для этого нужно решить, в каком порядке выполнять задачи и сколько времени на них потратить.
Расписание — мощный метод планирования дня, который позволяет контролировать каждую минуту. С расписанием человек всегда четко знает, чем он сейчас должен заниматься. Это избавляет его от сомнений, спешки, суеты, а иногда даже и от прокрастинации.
Однако у расписания есть серьезный недостаток: оно очень неустойчиво. Если в течение дня появятся непредвиденные дела, такой план может легко рассыпаться. Расписание больше подходит тем людям, которые ведут размеренный образ жизни и редко сталкиваются с неожиданностями.
7. Блочный план
Составляем расписание не из отдельных задач, а из тематических блоков. Блоки могут быть посвящены работе, отдыху, спорту, творчеству и т. д. Для каждого блока обычно составляют отдельный список задач.
Метод хорошо подходит для создания постоянного расписания, которым человек пользуется каждый день. Сами блоки обычно не меняются: меняются только наполняющие их задачи.
Однако такой способ планирования дня требует стабильности. Если жизнь насыщена непредвиденными событиями, расписание будет постоянно срываться.
8. Антирасписание
Как следует из названия, метод является противоположностью обычного расписания. В антирасписании мы планируем не работу, а отдых и досуг. Что же касается работы, то она выполняется «в свободное от отдыха время».
Антирасписание разработано американским психологом Нейлом Фьоре и предназначено для борьбы с прокрастинацией. По мнению Фьоре, человеку легче приступить к работе, если за ней гарантировано следует отдых.
Подробнее: Антирасписание
9. Жестко-гибкое планирование
Составляем два отдельных списка:
1. «Жесткие» задачи. Это дела, которые нужно выполнить в определенное время. Например: сходить на собрание в 9:00, встретиться с клиентом в 12:00, посетить врача в 15:00. Если мы пользуемся программой-планировщиком, просто заносим такие задачи в календарную сетку.
2. «Гибкие» задачи. Это дела, которые можно выполнить когда угодно. Например, мы в любой момент можем сходить в магазин или проверить почту.
Дела из первого списка выполняют в отведенное для них время. Дела из второго списка выполняют в порядке их важности в окнах между «жесткими» задачами.
Жестко-гибкое планирование хорошо подходит людям, чей день насыщен встречами и собраниями. Этот метод особенно популярен у бизнесменов, менеджеров и государственных служащих.
Подробнее: Жестко-гибкое планирование
10. Метод Pomodoro
Составляем список задач и выполняем их с помощью таймера. Выглядит это так:
- Выбираем задачу из списка.
- Устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
- Занимаемся задачей, пока таймер не прозвенит.
- Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
- После четырех рабочих циклов делаем получасовой перерыв.
Этот метод хорошо совместим с другими техниками планирования. С помощью таймера можно выполнять задачи из списка 1−3-5, из матрицы Эйзенхауэра и т. д.
Главное достоинство техники Pomodoro в том, что она помогает справляться с внутренним сопротивлением. Даже если у нас нет никакого желания выполнять задачу, мы всегда можем уговорить себя «поработать всего лишь 25 минут».
К сожалению, эта техника предназначена скорее для индивидуальной работы. Она не подходит для задач, которые требуют взаимодействия с другими людьми или посещения общественных мест.
Подробнее: Техника Помидора
Заключение. Как выбрать свой метод
Мы рассмотрели самые популярные способы планирования дня, как простые, так и довольно сложные. Возникает закономерный вопрос: какой способ выбрать?
Выбор метода зависит от того, какие проблемы и задачи вы хотите решить с помощью планирования. В приведенной ниже таблице перечислены самые популярные варианты:
Пользоваться таблицей очень просто: определяем свои самые актуальные задачи и смотрим, какие техники им соответствуют.
Пример 1. Задачи: быстро планировать день и расставлять приоритеты. Лучшие варианты: метод Айви Ли и метод 1-3-5.
Пример 2. Задачи: побеждать прокрастинацию и подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Лучший вариант: техника Pomodoro.
Кроме того, с помощью таблицы можно найти различные «компромиссные» решения. Например, метод Айви Ли не предназначен для планирования встреч, но его можно адаптировать для этой цели (нужно просто планировать встречи отдельно от основного списка).
Напоследок еще несколько советов:
1. Учитывайте свои главные цели. Какая из методик больше подходит для их достижения?
Допустим, ваша цель — улучшение физической формы. В этом случае вам, скорее всего, подойдет блочное расписание, поскольку с ним проще организовать систематические тренировки.
2. Учитывайте свои личные особенности. Методика может подходить нам формально, но не соответствовать нашему характеру или мировоззрению.
Например, техники Антирасписание и Pomodoro будут работать у большинства людей. Но если у человека рациональный склад ума и высокий уровень самодисциплины, эти «мягкие методы» будут его только раздражать.
3. Методы планирования со временем могут меняться. Это нормально: тайм-менеджмент необходимо подстраивать под новые цели и новые обстоятельства. Предположим, фрилансер использует блочное планирование в сочетании с техникой Pomodoro. Для его задач это оптимальный вариант: он работает в одно и то же время, выполняя заказы с помощью помидорного таймера.
Но если однажды фрилансер станет предпринимателем, ему придется кардинально менять систему планирования. Например, он может перейти на жестко-гибкое планирование, чтобы успевать «жонглировать» встречами и проектами.
4. Экспериментируйте. Если есть возможность, периодически испытывайте на себе новые методы планирования. Даже если сами методы не подойдут, вы сможете взять на вооружение отдельные их элементы.
Предположим, вы попробовали блочное планирование. Сама техника вам не подошла, но понравилась идея получасового блока для утренних задач (заправить кровать, умыться, сделать зарядку). Этот отдельный элемент можно без проблем встроить в любую методику планирования, например, в обычный список дел.
Главный секрет — в понимании, когда вы наиболее продуктивны.
Составление эффективного расписания дня требует небольшой подготовки. Необходимо не только понять, какие задачи предстоит выполнить, но и зафиксировать, когда именно их нужно сделать. Эти пять шагов помогут вам организовать всё грамотно.
1. Составьте список ежедневных дел
Выделите полчаса и запишите всё, что делаете каждый день. Это должны быть как личные, так и рабочие задачи. Не стоит заморачиваться и продумывать структуру списка — это всего лишь черновик.
Если вам сложно вспомнить все дела сразу, добавляйте их в течение дня. Не забывайте, что незначительных и мелких задач не бывает: если вы хотите включить чистку зубов в своё расписание, сделайте это.
2. Структурируйте ежедневные задачи
Жаворонки лучше всего справляются с работой до обеда, а совы по вечерам. Вычислите свой пик продуктивности и в зависимости от него распределите дела в течение дня. Вот пример.
- Утро. Сюда можно добавить самые ранние активности — прогулку с собакой, приготовление кофе и другие. После выполнения рутины можно подумать о делах, которые требуют сосредоточенности и вдумчивого подхода. Можно воспользоваться популярным методом «Съешь лягушку». Он заключается в том, чтобы сразу же выполнить самую неприятную, но важную задачу дня, чтобы она не нависала над вами.
- Полдень. Это довольно сложный отрезок, потому что к середине дня наша энергия значительно снижается. Однако у этого есть и свои плюсы — на этот период можно оставить рутинные и скучные задачи, которые не требуют особой умственной активности. Можно ответить на почту, назначить необходимые встречи или прибраться на рабочем месте. Если вы находитесь дома, займите это время несложной уборкой.
- Вечер. Идеально подходит для подготовки к следующему дню. Выберите одежду и приготовьте обед заранее или наведите порядок в комнатах, где быстрее всего возникает хаос.
3. Распишите детали
Теперь, когда у вас есть общее понимание того, как выглядит ваш день, пора добавить детали. Например:
- 6:00 — проснуться, принять душ и почистить зубы.
- 6:30 — позавтракать.
- 7:00 — выйти из дома.
- 7:15 — отвезти детей в школу.
- 7:30 — приехать в офис.
Это очень подробное расписание, вы можете пропустить некоторые пункты, если так будет комфортнее.
4. Сделайте расписание гибким
Жизнь способна внести коррективы даже в самые детальные и проработанные планы. Главная цель вашего нового распорядка в том, чтобы использовать самое продуктивное время для сложных задач, а самое непродуктивное — для рутины. Иногда вам нужно будет пойти к врачу или сделать что‑то ещё в то время, на которое запланирована работа, а вашу вечернюю подготовку к следующему дню может прервать встреча с друзьями. Старайтесь составлять план на день так, чтобы всё работало как часы, даже когда в привычный ход дел вмешиваются неожиданности.
5. Опробуйте новый распорядок
Выделите месяц на тест‑драйв получившегося графика. Прислушайтесь к своим ощущениям. Подходит ли вам время, на которое вы запланировали каждую задачу? Или стоит что‑то изменить? Скорректируйте всё, что работает плохо. Постепенно вы доведёте расписание до совершенства.
Поначалу ежедневное планирование дня может показаться слишком сложной и муторной задачей. Но постепенно вы заметите, как изменилась ваша продуктивность и сколько свободного времени появилось.
Читайте также 👩💻
- Как подводить итоги недели, чтобы удвоить продуктивность
- 9 простых ежедневных действий, которые помогут стать более организованным
- 14 советов, которые помогут качественно отдохнуть во время обеденного перерыва
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Если вы перегружены повседневными задачами, расписание поможет повысить продуктивность, эффективность и организованность ваших действий. Попробуйте использовать блокнот, обычный или электронный ежедневник, чтобы структурировать свое время и выбрать оптимальный способ, который подходит вам лучше других. Ставьте перед собой выполнимые цели, соблюдайте баланс между работой и отдыхом. Превратите составление расписания в привычку и вычеркивайте все выполненные задания из списка, чтобы все успевать.
-
1
Определите, сколько времени занимают ваши обычные обязанности. Записывайте, столько вам нужно времени, чтобы собраться утром, позавтракать, постирать вещи, сходить за продуктами в магазин, ответить на электронные письма, выполнить домашнюю работу и другие повседневные задачи. Отслеживайте время в течение недели в блокноте, таблице или специальном электронном приложении.[1]
- Недельные наблюдения за привычными делами помогут вам точно оценить время, необходимое на выполнение конкретных задач.
- Также можно найти способы повысить свою продуктивность. Может оказаться, что вы потратили 10 часов на видеоигры, а вам нужно больше заниматься учебой.
-
2
Попробуйте использовать блокнот, ежедневник и электронное приложение. Экспериментируйте с разными рукописными и цифровыми вариантами, когда будете составлять первое расписание. Для работы с чистого листа используйте блокнот или приложение для заметок. Если вам нужна готовая таблица с датами и временными окнами, используйте ежедневник или электронный календарь для ПК и смартфонов.[2]
- Выберите метод, который соответствует вашим личным предпочтениям. Если вам не нравится работать с бумагой, то используйте приложение. Если же записи от руки помогают вам следовать намеченному пути, то вооружитесь ручкой и бумагой.
- В процессе работы вы поймете, какие аспекты вам нравятся, а какие вызывают неудобства. Вам следует придерживаться выбранного метода. Все задачи следует хранить в организованном виде в одном месте, будь то блокнот, ежедневник или приложение.
-
3
Укажите даты и дни недели. Если они не указаны автоматически, внесите такую информацию на страницы расписания в верхней части листа. Выделяйте каждому дню целую страницу, чтобы иметь возможность сосредоточиться на текущих задачах и делать дополнительные заметки по мере необходимости.[3]
- Названия дней недели помогут вам вести учет задач, которые выпадают на конкретные дни (это могут быть уроки музыки по понедельникам и средам).
- В блокноте с чистыми страницами слева можно указывать задачи в хронологическом порядке, а справа записывать ежедневные приоритеты и другие примечания.
-
4
Заполните постоянные временные окна. Уроки, регулярные встречи и другие постоянные задачи станут основой вашего расписания. Начните с постоянных временных окон вроде «8:30 — занятия по психологии» или «16:00 — тренировка».[4]
- При использовании блокнота с чистыми страницами или таблицы рекомендуется указывать окна времени с получасовым интервалом в левой части страницы. Оставляйте по 2 или 3 строки между каждым получасовым интервалом, чтобы позже создать маркированный список под задачей.
- В ежедневнике или электронном приложении уже имеются такие временные интервалы.
Реклама
-
1
Составьте список задач на отдельном листе бумаги. Указать постоянные задачи просто, однако структурировать оставшееся время несколько сложнее. Для начала запишите все предстоящие вам задачи на отдельном листе или в новом электронном документе. Присваивайте каждому заданию цифру или букву, чтобы определить приоритеты.[5]
- Например, укажите 1 (или А) напротив самых важных задач. Их следует внести в расписание в первую очередь. Далее укажите 2 (или Б) напротив задач среднего уровня важности и 3 (или В) напротив задач с низким приоритетом.
- При записи задач в расписании можно указывать уровень приоритетности рядом с пунктом или просто ставить звездочку либо восклицательный знак для самых важных дел.
- При составлении расписания на неделю напишите список своих еженедельных задач. Такой же список ежедневных дел потребуется в том случае, если вы составляете расписание на один день.
-
2
Планируйте самые важные задачи на такие моменты дня, когда вы наиболее бодры и продуктивны. Начните с самых важных задач. Оцените, сколько времени потребуется на каждое дело, а затем назначьте для главных дел такие временные промежутки, когда вы наиболее продуктивны, а количество отвлекающих факторов — минимально. Добавьте звездочки, подчеркивания или выделения, чтобы привлечь дополнительное внимание к задачам.[6]
- Например, если вы наиболее продуктивны по утрам, то планируйте выполнить важные проекты до обеда. Раскладывать документы и удалять письма можно уже во второй половине дня.
- Ставьте перед собой выполнимые цели. Не пытайтесь вместить домашнее задание или встречу с клиентом в 30 минут, если вы знаете, что дело займет около часа.
- После самых важных пунктов внесите в расписание менее приоритетные задачи вроде стирки и покупок.
-
3
Указывайте подробности, чтобы точно вспомнить, что нужно сделать. Когда вносите в расписание задачи, указывайте конкретные сведения, чтобы четко понимать суть записи. Из кратких записей не всегда ясно, что значит «Встреча» или «Проверка».[7]
- Если вам предстоит встреча, укажите время, место и присутствующих. Также можно записать в виде маркированного списка темы, которые необходимо обсудить.
- Не нужно превращать каждую задачу в сочинение. Укажите лишь самые необходимые сведения, на основании которых вы сможете восстановить информацию.
-
4
Указывайте время начала и завершения каждой задачи. Когда вы вносите задачи в электронное или бумажное расписание, время начала и завершения помогут вам лучше структурировать свой день. Вы сможете четко понимать, как будут развиваться события и где вы будете находиться в конкретные моменты времени.[8]
- Например, вам нужно составить план с 9:30 до 10:30, посетить занятия с 11:00 до 12:15, пообедать в 12:30 и провести совещание с 13:00 до 13:45.
- Помните, что цели должны быть выполнимы. Сверяйтесь со своими наблюдениями по затратам времени, чтобы точно оценивать время выполнения каждой задачи.
-
5
Находите время для отдыха, семьи и развлечений. Невозможно круглосуточно сохранять 100% продуктивность, поэтому находите время для близких людей, отдыха и развлечений. Если вы из тех, кто забывает про отдых, то вам крайне важно включать подобные пункты в свое расписание, чтобы не только работать.[9]
- Например, запишите «Вторник, 18:30 — ужин с Юрой и Андреем (закончить работу до 17:45!)» или «Суббота, 12:00 — сходить в парк с Мариной».
СОВЕТ СПЕЦИАЛИСТА
Кэти Бернс — сертифицированный профессиональный организатор (CPO) и основательница консультационной фирмы Organized and Energized!, цель которой — помочь людям обустроить среду и сформировать персональный имидж путем контроля, изменений и организации своей жизни. Имеет более 17 лет опыта в сфере организации, о ее работе говорилось в Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America и Entrepreneur. Получила диплом бакалавра коммуникации в Университете Огайо.
Частой ошибкой при составлении расписания становится перегруженность дня делами. Позвольте себе говорить нет. Если вас просят приготовить печенье для ярмарки, то поблагодарите человека за предложение и скажите, что вам нужно подумать. Если не соглашаться сразу, у вас будет время решить, можете ли вы найти свободное время или это просто возможность сделать человеку приятное.
-
6
Оставляйте примерно 25% свободного времени. Если составить слишком плотное расписание, то у вас не останется пространства для маневра. Оставляйте время, чтобы помехи или задержки не выбивали вас из колеи. Предусмотрите 15 свободных минут между задачами, чтобы внести в план гибкость.[10]
- Если вам нужно куда-то ехать, всегда добавляйте 10–15 минут на случай пробок.
- Даже если вы приедете вовремя или не будете отвлекаться, то в оставшееся время можно будет передохнуть, сделать зарядку или начать другую задачу.
Реклама
-
1
Составляйте расписание в одно и то же время каждый день. Такое постоянство позволит сделать планирование частью вашего заведенного порядка. Превратите работу над расписанием в ритуал, который можно совмещать с чашкой утреннего кофе или выполнять вечером.[11]
- Некоторым удобно планировать дела на неделю вечером воскресенья, а затем вносить разные изменения и формировать списки ежедневных задач по утрам или вечерам.
-
2
Храните расписание в доступном месте. Блокнот, ежедневник или приложение всегда должны быть под рукой. Если они будут покрываться пылью, то вам будет сложнее воплощать в жизнь цели из своего расписания.[12]
- В случае с приложением установите его и синхронизируйте на всех электронных устройствах. Используйте виджеты для ПК и мобильных устройств, чтобы выводить задачи на главный экран.
- Также полезно разместить в рабочем кабинете лекционную доску или календарь с наглядной информацией вроде ключевых дат и еженедельных целей.
-
3
Вычеркивайте выполненные задачи, чтобы сохранять мотивацию. Звучит очень просто, но подобное действие приносит невероятное удовлетворение. Вычеркивайте все выполненные задачи, чтобы видеть свои успехи и обязанности в перспективе.[13]
- Не нужно паниковать, если вы не смогли выполнить все задачи. Оставшиеся дела необходимо перенести на следующий день и присвоить им высокий уровень важности.
-
4
Поощряйте себя за выполненные задачи. Справиться с делами проще, если в конце вас будет ждать награда, особенно когда задача скучная и утомительная. Например, если весь день вам предстоят презентации, встречи и завершения проектов, тогда вознаградите себя перерывами, мороженым или другим угощением.[14]
- Помимо небольших наград за выполнение отдельных задач, поощряйте себя за продуктивные дни. Примите расслабляющий душ, играйте в видеоигры, посмотрите фильм или займитесь чем-то другим, что приносит вам радость.
-
5
Используйте приложения для продуктивности, чтобы не отвлекаться. Если вы склонны открывать посторонние страницы или социальные сети во время работы, тогда загрузите приложения вроде StayFocused или Focusbar. Они блокируют отвлекающие сайты в указанные периоды времени и не позволяют вам медлить.[15]
- Также полезно убирать телефон со стола в карман или в сумку. В случае необходимости он всегда рядом, но отсутствие устройства в поле зрения позволит вам реже отвлекаться.
-
6
Планируйте регулярный отдых, чтобы избежать выгорания. Напряженный график без перерывов может обескураживать и стать причиной проволочек. Также работа на износ сильно снижает продуктивность. Находите время для отдыха, чтобы лучше справляться с рабочей нагрузкой и не допускать умственного и физического переутомления.[16]
- Например, в выходной день можно заниматься делами по дому. При этом сделайте воскресенье днем отдыха, если в субботу вы работаете на грядках, стираете, убираете и готовите.
- Каждый вечер старайтесь находить хотя бы 1–2 часа времени перед сном, чтобы развеяться. В такое время можно почитать книгу, принять душ или послушать спокойную музыку.
Реклама
Советы
- Составьте одно расписание со всеми делами в блокноте, ежедневнике или приложении. Если записывать задачи в разных местах, можно запутаться.[17]
- Проявляйте гибкость, пишите карандашом и пересматривайте свой график. Не паникуйте, если не все идет по плану.[18]
- Используйте небольшие временные промежутки. Вместо просмотра социальных сетей за 15 минут до встречи попробуйте заняться любой ежедневной задачей. Также можно перекусить, сделать зарядку или прогуляться.[19]
- Учитывайте отвлекающие факторы, но старайтесь эффективно бороться с ними. Если вам звонят или в офис пришел гость, скажите: «У меня всего несколько свободных минут», — или: «Я с радостью выслушаю твой вопрос, но дам ответ немного позже».[20]
- Не медлите. Задачи быстро накапливаются, если откладывать дела, а ваше расписание станет перегруженным.[21]
- Если не удается следовать расписанию, не теряйте уверенность и вносите небольшие изменения, которые помогут вам справиться.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 10 766 раз.
Была ли эта статья полезной?
Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.
В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.
1. Спонтанное планирование
Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.
И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.
Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачах и т. д.
Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от тайм-менеджмента.
Подробнее: Спонтанное планирование
2. Метод самой важной задачи
Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачу и т. д. Записывать задачи не обязательно.
Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.
Подробнее: Метод СВЗ
3. Простой список дел
Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.
Это очень простая, но в то же время самая важная техника тайм-менеджмента. Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.
Подробнее: Список дел на день
4. Метод Айви Ли
Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.
Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.
Подробнее: Метод Айви Ли
5. Метод 1-3-5
Планируйте на день только девять задач:
- Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
- Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
- Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.
Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.
Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.
Подробнее: Метод 1-3-5
6. Метод трех результатов
Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.
Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.
Подробнее: Метод 3 результатов в Agile Results
7. Энергетический список
Составьте список дел и разделите дела на три группы:
- Очень трудные задачи.
- Задачи средней сложности.
- Легкие задачи.
Например:
Метод помогает выстраивать работу исходя из своего самочувствия. Если вы хорошо себя чувствуете, займитесь самыми трудными задачами. Если устали, переключитесь на легкие дела.
Подробнее: Энергетический список
8. Обязательно — Желательно — Не обязательно
Разбейте задачи в своем списке на три группы:
- Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня.
- Дела, которые желательно сделать сегодня, но при необходимости можно перенести на завтра.
- Дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать совсем.
Например:
Этот метод помогает преодолеть страх перед большим списком задач. Мы видим, что по-настоящему обязательных дел в нашем списке не так уж и много, и перестаем нервничать.
Подробнее: Обязательно — Не обязательно
9. Относительное расписание
Составьте список своих занятий на сегодня и запишите, сколько времени вы планируйте на них потратить. Время работы можно отмерять с помощью часов или таймера.
Обратите внимание: здесь мы планируем скорее не отдельные задачи, а занятия, то есть виды деятельности.
Метод подходит для тех случаев, когда мы хотим выполнить некую «дневную норму» невзирая на обстоятельства.
Подробнее: Относительное расписание
10. Недельный спринт
Суть этой методики в том, чтобы планировать задачи не на день, а сразу на всю неделю. Запишите все результаты, которых вы хотите достичь к концу предстоящей недели, и расположите их в порядке приоритетности.
Именно этим списком и нужно будет пользоваться в течение каждого дня недели. Мелкие повседневные задачи можно планировать отдельно или же не планировать вообще.
Это техника приучает нас мыслить масштабно. Мы ориентируемся на самые крупные задачи и сразу стремимся получить максимальный результат.
Подробнее: Недельный спринт
11. Автофокус
Суть метода заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:
1. Записываем все свои текущие задачи в блокнот и работаем с этим блокнотом постранично. Новые задачи добавляем в конец записей.
2. Просматриваем страницу и выбираем задачу, которая кажется нам наиболее привлекательной.
3. Выполняем задачу, пока нам это нравится, а затем ее вычеркиваем. Если не доделали задачу, записываем ее снова, но уже в конец списка.
4. Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.
Метод помогает выполнить большой объем работы фактически без самопринуждения. Однако он не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.
Подробнее: Автофокус
12. Матрица Эйзенхауэра
Составьте список дел и рассортируйте их по важности и срочности. Для этого используйте вот такую табличку:
В первую очередь выполняйте задачи из квадрата, А (важно — срочно), а в последнюю — из квадрата D. При этом старайтесь потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.
Подробнее: Матрица Эйзенхауэра
13. Метод АБВГД (оценка последствий)
Составьте список задач и разбейте его на пять групп:
- А — самые важные дела, имеющие серьезные последствия для нашей жизни или работы.
- Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие серьезные, как у задач А.
- В — дела, которые нам хотелось бы сделать, но которые не влекут за собой особых последствий.
- Г — дела, которые можно делегировать, то есть передать другим. Если вы не руководитель, таких дел у вас может вообще не быть.
- Д — то, что лучше не делать совсем.
Если задач в группах, А и Б много, нумеруем их в порядке важности: А1, А2 и т. д. Задачи выполняют начиная с А1.
Эта техника разработана американским бизнес-тренером Брайаном Трейси. Она помогает нам сосредоточиться на тех делах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.
Подробнее: Метод АБВГД
14. Техника Pomodoro
Попробуйте выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:
- Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот интервал называет «помидором»).
- После того как таймер прозвенел, ставим рядом с задачей крестик.
- Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха. После звонка возвращаемся к работе.
- Если задача закончена, вычеркиваем ее из списка и переходим к новой задаче.
- После каждых 4 «помидоров» делаем большой перерыв на 20–30 минут.
Крупные задачи, требующие больше 5-7 «помидоров», желательно разбивать на подзадачи. Маленькие задачи объединяют в серии, чтобы получился один «помидор».
Методика хорошо подходит для индивидуальной работы. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает наш уровень концентрации на задачах.
Подробнее: Техника Pomodoro
15. Блочное расписание
Суть этой методики в том, чтобы выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Мы выстраиваем свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Например, зарядку и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье посуды и протирание пыли — в блок «Уборка».
Задачи для каждого блока записывают отдельно. Мы как бы составляем свой список дел для каждого вида деятельности.
Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания. Сами блоки у нас обычно остаются неизменными: меняются только наполняющие их задачи.
Подробнее: Блочное планирование
16. Жестко-гибкий план дня
Разбейте свои задачи на две группы:
- Жесткие, привязанные к конкретному времени.
- Гибкие, которые можно выполнить когда угодно.
Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняют в порядке их важности в «окнах» между жесткими делами.
Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.
Подробнее: Жестко-гибкое планирование
17. Антирасписание
Жестко запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, досуг, развлечения. Остальные задачи выполняйте в «окнах» между этим блоками, фиксируя каждые 30 минут непрерывной работы.
Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.
Подробнее: Антирасписание
18. Простое расписание
Составьте список дел, определите порядок их выполнения и привяжите каждую задачу к конкретному времени.
Расписание помогает максимально контролировать доступное время, помогает избегать спешки, нерешительности и прокрастинации.
Этот метод планирования дня кажется простым, но на самом деле он довольно трудоемкий. Нам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается из-за непредвиденных обстоятельств.
Подробнее: Как составить расписание на один день
19. АБВ-анализ
Распределите доступное время так, чтобы большая его часть приходилась на самые главные задачи. Для этого составьте список дел, расположите дела в порядке их важности (см. метод Айви Ли) и разделите их на три группы:
- Группа, А: Первые 15% задач. На них отводят 65% доступного времени.
- Группа Б: Следующие 20% задач. На них отводят 20% времени.
- Группа В: Оставшиеся 65% задач. Это второстепенные задачи, на которые отводят оставшиеся 15% времени.
Время и число задач можно округлять в любую удобную сторону.
Этот метод помогает более точно расставлять приоритеты. Мы тратим на каждое занятие ровно столько времени, сколько оно заслуживает.
Подробнее: АБВ-анализ
Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре. План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:
1. Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.
2. Теперь подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% доступного времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и форс-мажоры.
3. Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. Во-первых, расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. Во-вторых, максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.
Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.
Подробнее: Метод «Альпы»
Несколько советов
1. «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.
Это не так. Зачастую простой метод Айви Ли может оказаться для нас более полезным, чем сложный метод «Альпы». А в некоторых случаях лучше вообще не планировать день и пользоваться методом «самой важной задачи».
2. К любой технике нужно привыкнуть. Если что-то у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день по-другому, вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.
3. Не используйте чуждые вам методы. Некоторые способы планирования могут подходить нам формально, но при этом абсолютно не соответствовать нашему характеру.
Например, людей с рациональным складом ума техника «Автофокус» будет только раздражать. Однако эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.
4. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод «1-3-5» у вас запросто может превратиться в метод «1-2-3» и это нормально. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать каким-то стандартам, а в том, чтобы получать пользу.
5. Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении. Без соблюдения этого принципа наша жизнь превращается в бесконечное топтание на месте.
6. Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Зачастую нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.
7. Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы досуга (см. Как правильно отдыхать). Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.
Поделиться:
Саморазвитие
Идеальное расписание дня. Шаблоны для скачивания
4 июня 2018
267 476 просмотров
Систем планирования много. Какая подойдет лучше всего? Предлагаем узнать это в ближайшие дни! Скачивайте шаблоны из наших планеров, пробуйте и выбирайте тот метод, который вам подходит.
Метод agile
«Прекратите распылять ваши усилия и внимание на миллион дел. Определите приоритеты и сконцентрируйтесь на них. Именно это отличает успешных людей от неудачников», — пишет Катерина Ленгольд. В agile-ежедневнике «Космос» с черной обложкой при планировании недели Катерина предлагает сосредоточиться на трех разноплановых целях.
Скачать шаблон→
В течение дня следуйте двум правилам. В первой половине выполните три самых важных задачи, а затем приступайте к менее значимым вещам. Дела планируйте по 25-минутным блокам с 5-минутными перерывами. Скачайте и распечатайте шаблон на каждый день недели.
Скачать шаблон→
Достижение дня — это то, за что вы себя можете похвалить. Благодарность дня — то прекрасное, что случилось с вами сегодня.
Для творческих людей
Адам Куртц, автор ежедневника «Тогда и сейчас», предлагает записывать не планы на день, а события, которые происходили с вами. Или мысли, которые вас посетили.
Скачать шаблоны — на первую половину недели и вторую→
В конце каждой недели Куртц предлагает подвести итоги. Чего удалось добиться за последние семь дней?
Максимально полезный
На первый взгляд, планирование дня в «Максимально полезном ежедневнике» похоже на обычное расписание. На самом деле все гораздо интереснее! Игорь Манн и Ренат Шагабутдинов каждую неделю дают бизнес-совет. В первую неделю они рекомендуют научиться планировать буферные зоны в распорядке дня.
«Обязательно оставляйте значительный запас между встречами, никогда не планируйте их впритык, даже если они проходят в одном помещении или недалеко друг от друга. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу (если встречи и дела разнесены в пространстве), сборы и т. д. К сожалению, нам свойственно упускать эти нюансы при планировании — мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время. При неправильном подходе любая задержка приводит к смещению всего расписания. А если после каждой встречи есть запас времени, появляется гибкость. Если встреча закончилась вовремя — спокойно готовьтесь к следующему делу или выполняйте „гибкие“ задачи. Если затянулась — вам не придется беспокоиться, что опоздаете на следующую».
Скачать шаблон→
Скачайте и распечатайте шаблон на всю неделю. Планируйте буферные зоны. Слева вписывайте планы, а справа — отмечайте, на что обратить особое внимание при выполнении дел.
Эти три блокнота — agile-ежедневник «Космос», «Тогда и сейчас», «Максимально полезный ежедневник» — не похожи друг на друга. Их объединяет одно: эти ежедневники помогают экономить время, деньги и силы. Пробуйте, и вы обязательно найдете идеальную систему планирования!