Как составить хронометраж своего времени

Что такое хронометраж рабочего времени

Хронометраж — метод анализа рабочего времени, при котором фиксируется длительность повторяющихся циклических трудовых процессов. Чаще всего он применяется для технологических операций, выполняемых вручную, с применением инструментов, приспособлений или осуществляемых с частичной механизацией. При этом рабочая операция разбивается на элементы или трудовые приемы.

Основные задачи, которые решаются в процессе проведения хронометражных исследований:

• обнаружение нерациональных, лишних трудовых приемов;
• проектирование наиболее рациональных рабочих процессов;
• определение нормативов выработки.

Итоговым результатом должно стать утверждение рабочих норм времени на технологическую операцию.

Что включает проведение хронометража рабочего времени

Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:

• изучить порядок проведения обследуемой операции, рабочие места, где она проводится;
• выбрать сотрудников, за которыми будет проводиться наблюдение;
• подготовить бланк для сбора данных;
• провести замеры;
• проанализировать полученные результаты и внести при необходимости корректировки.

Нередко до начала хронометража проводится фотография рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.

О том, как провести фотографирование рабочего дня, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к рекомендациям.

После того как трудовой процесс спроектирован и определены его составные элементы, выбираются сотрудники, за которыми будет вестись наблюдение. При этом, если целью анализа станет выявление резервов рабочего времени, отбирают наиболее опытных сотрудников. Если первоочередная задача — это разработка норм, то в качестве наблюдаемых задействуют работников со средним темпом работы. Новичков или персонал с низкой производительностью для проведения хронометража не берут.

Как осуществляется сбор данных по хронометражу

Хронометражные замеры целесообразно проводить на работах, требующих регулярного выполнения одних и тех же операций, которые можно разбить на отдельные элементы.

Пример:

Операция по сгибанию одной заготовки на станке условно может быть разделена на следующие элементы:

1. Протянуть руку к контейнеру для заготовок.
2. Взять заготовку.
3. Переместить заготовку на станок.
4. Закрепить заготовку.
5. Протянуть руку к кнопке и нажать ее.
6. Взять готовое изделие.
7. Переложить готовое изделие в контейнер.

При этом в ходе хронометража последовательно замеряется длительность каждой операции. Делается несколько измерений, итоги по ним суммируются, и выводится средняя длительность всей операции. Для определения необходимого количества замеров в зависимости от характера работы и общей длительности процесса целесообразно пользоваться таблицей:

Для операций общей длительностью до 6-8 секунд применяется так называемый цикловой хронометраж. При его проведении замеряются последовательные комбинации элементов трудового процесса. На основании полученных данных арифметически вычисляется длительность каждого трудового движения.

При разработке формы для хронометражного наблюдения формируется таблица, в левой части которой указываются наименования элементов трудового процесса. Далее в ней создаются колонки под замеры каждого движения в соответствии с выбранным количеством наблюдений. В правой части таблицы подводятся итоги замеров и высчитывается коэффициент устойчивости хроноряда. С его помощью проверяется корректность проведенных измерений.

Для расчета коэффициента устойчивости хроноряда применяется формула:

где:

MAXz — максимальное значение замера элемента;

MINz — минимальное значение замера.

Нормативное значение нужно сравнить с данными, приведенными в таблице:

Если коэффициент превышает указанное значение, значит, замер произведен некорректно. При этом либо проводится повторное наблюдение, либо ряд замеров очищается от значений, которые отклоняются от средней величины более чем на 10-15%.

Бланк хронометражного наблюдения:

Как осуществляется интерпретация хронометража

Анализ данных по хронометражу осуществляется посредством:

• визуализации статистики действий сотрудника;
• построения уравнений зависимости количества произведенной продукции от различных факторов;
• сравнения фактической производительности сотрудников с плановой, эталонной;
• выявления нерациональных действий сотрудника в ходе выполнения операций;

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно. Конечным итогом должно стать появление норматива рабочего времени на конкретную операцию.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа на предприятии принимаются кадровые решения, издаются методические рекомендации по оптимизации последовательности трудовых движений, расположению инструментов, оснастки и оборудования, изменению численности работающих на участке, оптимизации производственного процесса в целом.

Пример:

По итогам хронометража операции по изготовлению гнутого профиля установлено, что производство одной единицы изделия длиной 1 метр занимает 39 секунд. Таким образом, можно посчитать, сколько времени уйдет у одного работника на изготовление партии из 1000 единиц: 1000 × 39 = 39 000 с, что составит 10,83 часа рабочего времени.

Имея планы по выпуску продукции на период, далее можно вычислить не только требуемое количество работников определенной квалификации, но и эффективно планировать другие аспекты деятельности. Например, зная время, за которое отпущенные в производство материалы превратятся в готовую продукцию, можно планировать логистику закупок материалов и их оптимальный запас.

Наши эксперты подготовили образец хронометража рабочего времени, включающего измерения длительности трудовых движений сотрудника:

Пример хронометража:

Скачать образец в формате Excel

Итоги

Хронометраж рабочего времени — инструмент, с помощью которого можно оптимизировать бизнес-процессы компании. Правильно проведенный хронометраж дает информацию, помогающую эффективно управлять не только рабочим временем, но и другими процессами, например, логистикой. На практике хронометраж сочетается с другими методами исследования рабочего времени, в частности фотографией рабочего времени.

Как сделать хронометраж рабочего времени? Образец заполнения бланка и его анализ

Умение вести хронометраж важно для эффективного управления временем – как своим, так и сотрудников. Этот метод позволяет увидеть, на что расходуются часы и минуты. И продумать, как тратить их с большей пользой. Мы подробно расскажем, как проводить учет временных затрат и делать его анализ. В конце статьи есть образец заполнения хронометража рабочего времени и пример бланка, который можно скачать.

Содержание статьи:

• Что такое хронометраж рабочего времени и зачем он нужен?
• Виды хронометража
• Когда необходимо его проводить?
• Как сделать хронометраж рабочего времени? Основные правила
• Пример заполнения бланка
• Скачать образец формы
• Как анализировать результаты?

• Выводы

Что такое хронометраж рабочего времени и зачем он нужен?

Хронометраж в тайм-менеджменте – это измерение, запись и анализ затрат времени. Говоря простыми словами, вы записываете все, что делаете в течение дня, и указываете, сколько минут или часов потратили на каждое действие.

Этот метод формирует реальную картину рабочего дня или его части. Показывает, чем и как долго занимался каждый сотрудник.

Цели хронометража могут быть следующие:

• Выяснить, на что фактически тратится время.
• Оценить скорость, объем, качество работы конкретного сотрудника или проектной группы.
• Проследить динамику нагрузки в течение недели, месяца.
• Определить продолжительность типовых задач.
• Увидеть структуру расходов времени (сколько уходит на ключевые и второстепенные, рутинные и стратегические задачи, на работу и семью).
• Измерить этапы работы.

• Увидеть, как часто выполняется задача.

Кроме того, анализ результатов измерений поможет:

• Высвободить время за счет дел, которые можно делегировать или отменить, и хронофагов.
• Правильно выставлять дедлайны и регулировать загрузку.
• Пронормировать задачи и корректно считать трудозатраты по проектам.
• Составить удобное расписание.
• Сформировать отчеты о выполненной работе для клиентов (например, при почасовой оплате).
• Выявить оптимальные методы работы для обучения им других сотрудников.
• Проверить действующие нормировки.
• Равномерно распределять нагрузку на сотрудников.
• Избавиться от авралов и простоев.

• Разобраться, почему сотрудники не успевают делать работу в срок.

Виды хронометража рабочего времени

Когда необходимо проводить хронометраж?

Замеры делают в следующих ситуациях:

• Постоянно срываются дедлайны, авралы не прекращаются, вечная спешка.
• Нужно выделить время для чего-то нового (например, пройти повышение квалификации, не выпадая из рабочего процесса).
• Необходимо сбалансировать разные сферы жизни (работа, семья, обучение, здоровье и т.д.)
• Много рутины, нет возможности заниматься планированием, несрочными, но стратегически важными задачами. Из-за этого тормозится прогресс и рост.
• Вы столкнулись с синдромом эмоционального выгорания, ощущаете постоянную усталость, отсутствие энергии. Возникает неуверенность в своих силах, ощущение, что не справляетесь.
• Разные результаты у сотрудников с одинаковыми задачами.
• Нужно оценить вклад конкретного специалиста.
• Неравномерная загрузка (часто возникают как переработки, так и простои).

• Осваивается новое направление работы, нужно сделать нормировку времени.

Как проводить хронометраж?

Мы рассмотрим самый простой пример измерения времени, который можно провести без наблюдателей и ПО. Нужен только бланк, ручка или карандаш и часы. Форма выглядит как таблица со столбцами Начало | Занятие | Время выполнения. Такой бланк можно сделать в программах Word, Excel и распечатать, либо разлиновать лист бумаги. В форму нужно записывать все действия в течение рабочего дня, включая отдых, отвлечение, звонки. Указывая время начала занятия и затраченные часы (минуты) с точностью до 5 минут.

Если вы хотите составить хронометраж в электронном виде, не распечатывая бланки, лучше использовать смартфон, а не компьютер, чтобы он всегда был под рукой.

Бланк можно усовершенствовать почти до бесконечности. Например, добавлять поля «сфера жизни» (работа, семья, спорт, хобби и т.д.), «сложность», «приоритет», прописывать формулы для автоматического суммирования данных. Рекомендуем начать с самого простого бланка, а далее, если понадобится, дополнять его.

Вести записи целесообразно минимум 3-4 дня, лучше – одну-две недели.

Пример заполнения бланка

Рассмотрим образец заполнения бланка для хронометража рабочего времени.

В примере указаны не только задачи, но и перерывы на кофе, обед, разговоры с коллегами. Это правильно. В таблицу вносится все, что делается на работе.

Бывает, что в какой-то момент вы не могли вести записи, и в таблице появилось «белое пятно». Постарайтесь заполнить его постфактум, указав хотя бы примерные цифры. Например, вы ездили на переговоры с клиентом. Не зафиксировали, сколько заняла дорога, а сколько – беседа, но посчитали, что всего потратили 3 часа. Можно записать так: встреча с клиентом – 180 минут. Это все равно будут полезные данные, так как будет ясно, что часы потрачены на работу, а не на отдых.

Скачать образец формы

Вы можете скачать бланк для хронометража рабочего времени с Яндекс.Диска (файл .doc). Его можно распечатать или заполнять на компьютере либо смартфоне.

Как анализировать результаты?

Если есть конкретная узкая цель хронометража, анализ выполняется под нее. Например, нужно выяснить, как часто выполняется задача и сколько она в среднем занимает. Тогда суммируются часы, потраченные на задачу, и считается среднее значение.

В общем случае, например, если вы замеряете время для себя, чтобы больше успевать, рекомендации будут следующие. Просуммируйте затраты на повторяющиеся действия. Если окажется, что на какие-то задачи уходит заметно больше часов, чем вы предполагали, подумайте:

• как делать эти операции быстрее,
• можно ли их делегировать,

• можно ли их не делать вообще.

Обратите внимание на рутинные задачи и хронофаги (перерыв на кофе, соцсети, разговоры). Обычно здесь находятся скрытые резервы для высвобождения часов.

Отследите динамику расходов времени на стандартные задачи в течение дня и недели. Это покажет, как меняется ваша продуктивность. И позволит скорректировать график так, чтобы успевать больше. Например, делать сложные задачи в те часы, когда вы наиболее продуктивны (почти не отвлекаетесь, делаете все быстро). Или разгрузить понедельник и вторник, чтобы не «выдыхаться» к пятнице.

Поскольку измерение времени – это первый шаг к эффективному управлению им, рекомендуем освоить другие компоненты тайм-менеджмента: расстановку приоритетов, планирование задач. Освоить их можно по книгам или на курсах. Например, программы по управлению временем есть в университете Нетология.

Если вам нужно наглядно предоставить результаты руководству, например, сделать отчет о затраченном времени, можно перенести данные в электронную таблицу. Там есть возможность сформировать график или диаграмму.

Выводы

Хронометраж в тайм-менеджменте – один из основных инструментов, который помогает оптимально распределять время. Расписав поминутно свои действия, вы видите, где они неэффективны. Выявив проблему, решаете ее: перестраиваете график, изменяете подход к задачам. В итоге успеваете больше, а устаете меньше. Рекомендуем освоить этот простой и полезный инструмент.

Наше время сильно ограничено — это всего лишь 24 часа в сутки, из которых минимум 6 мы должны проводить во сне. Отсюда такая важность грамотного управления рабочим временем и всех сопутствующих техник. Одной из таких является хронометраж. И о том, как грамотно встроить хронометраж рабочего времени в ваши процессы.

Хронометраж рабочего времени с помощью ЛидерТаск

Вы определяете время, необходимое на выполнение задачи. Как только работа над задачей начинается, исполнитель выставит статус «В работе» и ЛидерТаск начнет отсчёт времени, которое тратится на решение задачи. В результате у вас на руках выполненная задача и статистика по работе: затраченное и запланированное время на ее выполнение.

Скачать ЛидерТаск

Как работать по системе хронометража

Хронометраж работы состоит из двух главных показателей:

1. Факт.
2. План.

План — это время, которое вы планируете потратить на конкретное дело. Это может быть и 15 минут, и 1 час, и целый день. Хотя о последнем показателе мы поспорим, но чуть пониже; есть четкое правило в назначении плана, о нем как раз позже и расскажем.

А вот факт — это время, которое было реально потрачено на выполнение конкретного дела. Разумеется, план и факт не всегда будут совпадать, но в этом и состоит основная идея системы хронометража: вы должны научиться грамотно выставлять план, выявлять свои проблемные зоны и стараться их нейтрализовать.

Хронометраж рабочего дня подразумевает под собой поиск баланса между планом и фактом. Его можно разделить на несколько четких этапов:

1. Установка плана на решение задачи.
2. Само решение задачи и установка времени, потраченного на нее.
3. Занесение показателя факта в таблицу.
4. Анализ эффективности.

Таким образом, вы работаете, ориентируясь исключительно на время. Время, которое вы думали потратить на задачу и которое вы потратили. А затем сравниваете их и делаете выводы.

Как провести анализ эффективности хронометража работы

После получения данных нам нужно их обработать, верно? Иначе какой смысл в фиксации всех этих временных промежутков? Разумеется, нам нужно сделать определенные выводы, а затем применить их в работе, чтобы поднять эффективность. На то хронометраж работы и существует.

Схема анализа вашей эффективности — ниже:

1. Почему факт выше/ниже плана?
2. Как уравнять эти показатели?
3. Что мне нужно делать в аналогичных задачах, чтобы расхождений больше не было?

Эти 3 главных вопроса помогут вам здраво оценить свои силы и проделанную работу. Все выводы фиксируйте и применяйте в вашей дальнейшей деятельности; это поможет поднять уровень вашей эффективности.

Как начать внедрять хронометраж

Теперь о главном — как внедрить систему в вашу повседневную жизнь с уже устоявшимися укладами. Мы рекомендуем начать с простейшей таблицы хронометража рабочего времени. Пример таковой — смотрите ниже:

Простая таблица поможет вам быстро анализировать свою производительность и реализовывать выводы. Это отличный образец хронометража рабочего времени.

Лайфхак для плана: старайтесь делать так, чтобы длительность решения задачи не превышала 1 час. Если вы заведомо знаете, что показатель уйдет за пределы 60 минут, то разбейте задачу на подзадачи. Так, вы сможете тщательнее анализировать вашу работу и полученные результаты.

Электронный хронометраж на все ваши устройства

В 21 веке было бы глупо засекать решения ваших задач вручную — при помощи таймера на телефоне или, что еще хуже, ручного таймера. Все давно изобретено: встроенный хронометраж рабочего времени, программа для управления своими делами ЛидерТаск и идеальный результат.

В ЛидерТаске вы можете:

1. Определять главные и второстепенные задачи на грядущий день.
2. Создавать списки дел на день, неделю, месяц и даже год вперед.
3. Устанавливать план по каждой из задач, а затем получать «факт».
4. Отображать общий план на день или даже несколько дней вперед.
5. Поручать задачи в том случае, если вы работаете в команде.

Электронный хронометраж в ЛидерТаске работает в буквальном смысле слова «как часы». Для того, чтобы запустить подсчет времени на задачу, будет достаточно просто выставить статус «в работе», и хронометраж начнет свою работу.

В результате вы получите и точное количество запланированных минут, и точное количество минут, которое вы потратили на решение данной задачи. А дальше — воспользуйтесь таблицей, приведенной выше, для фиксации ваших результатов.

Вы можете скачать хронометраж рабочего времени себе на компьютер, смартфон, планшет и даже на смарт-часы! Для этого просто кликните по кнопке ниже и установите ЛидерТаск на ваше устройство: