Как составить хронологию дня

Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.

В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.

1. Спонтанное планирование

Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.

И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.

Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачах и т. д.

Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от тайм-менеджмента.

Подробнее: Спонтанное планирование

2. Метод самой важной задачи

Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачу и т. д. Записывать задачи не обязательно.

Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.

Подробнее: Метод СВЗ

3. Простой список дел

Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.

Это очень простая, но в то же время самая важная техника тайм-менеджмента. Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.

Подробнее: Список дел на день

4. Метод Айви Ли

Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.

Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.

Подробнее: Метод Айви Ли

5. Метод 1-3-5

Планируйте на день только девять задач:

• Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
• Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
• Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.

Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.

Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.

Подробнее: Метод 1-3-5

6. Метод трех результатов

Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.

Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.

Подробнее: Метод 3 результатов в Agile Results

7. Энергетический список

Составьте список дел и разделите дела на три группы:

• Очень трудные задачи.
• Задачи средней сложности.
• Легкие задачи.

Например:

Метод помогает выстраивать работу исходя из своего самочувствия. Если вы хорошо себя чувствуете, займитесь самыми трудными задачами. Если устали, переключитесь на легкие дела.

Подробнее: Энергетический список

8. Обязательно — Желательно — Не обязательно

Разбейте задачи в своем списке на три группы:

• Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня.
• Дела, которые желательно сделать сегодня, но при необходимости можно перенести на завтра.
• Дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать совсем.

Например:

Этот метод помогает преодолеть страх перед большим списком задач. Мы видим, что по-настоящему обязательных дел в нашем списке не так уж и много, и перестаем нервничать.

Подробнее: Обязательно — Не обязательно

9. Относительное расписание

Составьте список своих занятий на сегодня и запишите, сколько времени вы планируйте на них потратить. Время работы можно отмерять с помощью часов или таймера.

Обратите внимание: здесь мы планируем скорее не отдельные задачи, а занятия, то есть виды деятельности.

Метод подходит для тех случаев, когда мы хотим выполнить некую «дневную норму» невзирая на обстоятельства.

Подробнее: Относительное расписание

10. Недельный спринт

Суть этой методики в том, чтобы планировать задачи не на день, а сразу на всю неделю. Запишите все результаты, которых вы хотите достичь к концу предстоящей недели, и расположите их в порядке приоритетности.

Именно этим списком и нужно будет пользоваться в течение каждого дня недели. Мелкие повседневные задачи можно планировать отдельно или же не планировать вообще.

Это техника приучает нас мыслить масштабно. Мы ориентируемся на самые крупные задачи и сразу стремимся получить максимальный результат.

Подробнее: Недельный спринт

11. Автофокус

Суть метода заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:

1. Записываем все свои текущие задачи в блокнот и работаем с этим блокнотом постранично. Новые задачи добавляем в конец записей.

2. Просматриваем страницу и выбираем задачу, которая кажется нам наиболее привлекательной.

3. Выполняем задачу, пока нам это нравится, а затем ее вычеркиваем. Если не доделали задачу, записываем ее снова, но уже в конец списка.

4. Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.

Метод помогает выполнить большой объем работы фактически без самопринуждения. Однако он не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.

Подробнее: Автофокус

12. Матрица Эйзенхауэра

Составьте список дел и рассортируйте их по важности и срочности. Для этого используйте вот такую табличку:

В первую очередь выполняйте задачи из квадрата, А (важно — срочно), а в последнюю — из квадрата D. При этом старайтесь потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.

Подробнее: Матрица Эйзенхауэра

13. Метод АБВГД (оценка последствий)

Составьте список задач и разбейте его на пять групп:

• А — самые важные дела, имеющие серьезные последствия для нашей жизни или работы.
• Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие серьезные, как у задач А.
• В — дела, которые нам хотелось бы сделать, но которые не влекут за собой особых последствий.
• Г — дела, которые можно делегировать, то есть передать другим. Если вы не руководитель, таких дел у вас может вообще не быть.
• Д — то, что лучше не делать совсем.

Если задач в группах, А и Б много, нумеруем их в порядке важности: А1, А2 и т. д. Задачи выполняют начиная с А1.

Эта техника разработана американским бизнес-тренером Брайаном Трейси. Она помогает нам сосредоточиться на тех делах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.

Подробнее: Метод АБВГД

14. Техника Pomodoro

Попробуйте выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:

1. Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот интервал называет «помидором»).
2. После того как таймер прозвенел, ставим рядом с задачей крестик.
3. Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха. После звонка возвращаемся к работе.
4. Если задача закончена, вычеркиваем ее из списка и переходим к новой задаче.
5. После каждых 4 «помидоров» делаем большой перерыв на 20–30 минут.

Крупные задачи, требующие больше 5-7 «помидоров», желательно разбивать на подзадачи. Маленькие задачи объединяют в серии, чтобы получился один «помидор».

Методика хорошо подходит для индивидуальной работы. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает наш уровень концентрации на задачах.

Подробнее: Техника Pomodoro

15. Блочное расписание

Суть этой методики в том, чтобы выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Мы выстраиваем свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Например, зарядку и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье посуды и протирание пыли — в блок «Уборка».

Задачи для каждого блока записывают отдельно. Мы как бы составляем свой список дел для каждого вида деятельности.

Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания. Сами блоки у нас обычно остаются неизменными: меняются только наполняющие их задачи.

Подробнее: Блочное планирование

16. Жестко-гибкий план дня

Разбейте свои задачи на две группы:

• Жесткие, привязанные к конкретному времени.
• Гибкие, которые можно выполнить когда угодно.

Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняют в порядке их важности в «окнах» между жесткими делами.

Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.

Подробнее: Жестко-гибкое планирование

17. Антирасписание

Жестко запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, досуг, развлечения. Остальные задачи выполняйте в «окнах» между этим блоками, фиксируя каждые 30 минут непрерывной работы.

Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.

Подробнее: Антирасписание

18. Простое расписание

Составьте список дел, определите порядок их выполнения и привяжите каждую задачу к конкретному времени.

Расписание помогает максимально контролировать доступное время, помогает избегать спешки, нерешительности и прокрастинации.

Этот метод планирования дня кажется простым, но на самом деле он довольно трудоемкий. Нам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается из-за непредвиденных обстоятельств.

Подробнее: Как составить расписание на один день

19. АБВ-анализ

Распределите доступное время так, чтобы большая его часть приходилась на самые главные задачи. Для этого составьте список дел, расположите дела в порядке их важности (см. метод Айви Ли) и разделите их на три группы:

• Группа, А: Первые 15% задач. На них отводят 65% доступного времени.
• Группа Б: Следующие 20% задач. На них отводят 20% времени.
• Группа В: Оставшиеся 65% задач. Это второстепенные задачи, на которые отводят оставшиеся 15% времени.

Время и число задач можно округлять в любую удобную сторону.

Этот метод помогает более точно расставлять приоритеты. Мы тратим на каждое занятие ровно столько времени, сколько оно заслуживает.

Подробнее: АБВ-анализ

Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре. План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:

1. Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.

2. Теперь подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% доступного времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и форс-мажоры.

3. Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. Во-первых, расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. Во-вторых, максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.

Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.

Подробнее: Метод «Альпы»

Несколько советов

1. «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.

Это не так. Зачастую простой метод Айви Ли может оказаться для нас более полезным, чем сложный метод «Альпы». А в некоторых случаях лучше вообще не планировать день и пользоваться методом «самой важной задачи».

2. К любой технике нужно привыкнуть. Если что-то у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день по-другому, вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.

3. Не используйте чуждые вам методы. Некоторые способы планирования могут подходить нам формально, но при этом абсолютно не соответствовать нашему характеру.

Например, людей с рациональным складом ума техника «Автофокус» будет только раздражать. Однако эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.

4. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод «1-3-5» у вас запросто может превратиться в метод «1-2-3» и это нормально. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать каким-то стандартам, а в том, чтобы получать пользу.

5. Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении. Без соблюдения этого принципа наша жизнь превращается в бесконечное топтание на месте.

6. Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Зачастую нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.

7. Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы досуга (см. Как правильно отдыхать). Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.

Поделиться: