Графики платежей сегодня используются во многих сферах бизнеса и предпринимательской деятельности. Чаще всего это, конечно, погашение задолженностей в банковских кредитных учреждениях. Однако и между организациями таким графики составляются не так уж и редко.
Что такое «график платежей»
Под термином «график платежей» скрываются даты, условия, суммы, которые заказчик или покупатель должен перевести исполнителю или поставщику за предоставленные услуги или выполненные работы.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика платежей .docСкачать образец графика платежей .doc
График платежей может быть ежедневным, еженедельным, ежемесячным или произвольным. В нем обязательно оговаривается форма передачи денежных средств: посредством «налички» из рук в руки, через безналичные переводы, путем внесения в кассу, на депозит и т.д. График всегда составляется в виде таблицы и носит предварительный характер.
Как следует из самой сути документа – он не является самостоятельным бланком, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, аренды, займы и т.д. График подтверждает обязательства, возникшие у одного субъекта договорных отношений перед вторым, фиксируя их в письменном виде.
Зачем нужен график платежей
Роль документа довольно проста и при этом значительна: он не только фиксирует периоды и точные даты проплат, но и дисциплинирует стороны.
Исполнителя заставляет вовремя поставлять товары или услуги, заказчика – также своевременно их оплачивать.
Кроме того, часто график применяется в случаях, когда по договору проходят достаточно крупные денежные суммы, которые трудно выплатить единовременно. Рассрочка, оформляемая в виде графика платежей, позволяет решить эту проблему.
Плюсы графиков платежей
Графики платежей хороши тем, что они дают наглядную картину о суммах, которые должны быть оплачены по договору. То есть никаких скрытых комиссий, дополнительных взносов, пени, и т.п. непредвиденных и неприятных сюрпризов при оплате по грамотно составленному графику платежей не будет.
Когда его делать
График оформляется после того, как договор между сторонами будет подписан. Информация о наличии графика и порядке его исполнения обязательно должна быть отражена в договоре в числе прочих его условий.
Каким он может быть
График платежей может быть строго установленным или гибким. В первом случае, даты прописываются в том порядке, который удобен обеим сторонам договора, согласовываются, утверждаются между ними, но любое отклонение от графика автоматически приводит к штрафным санкциям, которые также заранее указываются в договоре. Во втором случае – график зависит от поставок или предоставления услуг, то есть в течение определенного срока после того, как товар придет или услуга будет выполнена, деньги должны быть проплачены.
Допустимо ли изменять график по ходу дела
В случае, если заказчик или покупатель по каким-то обстоятельствам не успевает в нужное время провести оплату, почти всегда он может договориться о редактировании графика с исполнителем или поставщиком.
Это будет наиболее правильный и честный способ решения возникшей проблемы, который даст возможность избежать конфликтов и спорных ситуаций, доходящих порой до судебной инстанции.
Нужно ли отслеживать оплату
При заключении договора в организациях с обеих сторон назначаются лица, которые несут ответственность за его исполнение. Точно также эти же самые сотрудники должны следить за тем, чтобы график платежей выполнялся в полном объеме и своевременно. Кроме того, за исполнением графика платежей обычно следят специалисты отдела бухгалтерии. Такой подход позволяет избежать просрочек и проконтролировать, чтобы условия договора в этом пункте не нарушались.
Что будет, если нарушить график
За нарушение графика платежей могут последовать вполне конкретные санкции, которые обязательно должны быть упомянуты в договоре.
Без упоминания их применение будет неправомерно. В первую очередь это, конечно, пени и штрафы. Кроме того, при систематическом нарушении графика, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке (в том числе и по суду).
Как сделать документ
График платежей делается в произвольном виде, поскольку унифицированного его образца на сегодняшний день нет. Однако, если на предприятии, представитель которого делает документ, есть свой шаблон, утвержденный в его учетной политике, использовать нужно именно его.
Особенности оформления
Как и формат документа, его оформление может быть свободным. Это обозначает то, что график можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере, правда во втором случае его нужно будет обязательно распечатать. Для графика подойдет обычный лист бумаги или бланк с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Графику, как дополнительному приложению к договору, следует присвоить отдельный номер. Информацию о нем надо занести в специальный учетный журнал, туда же, куда вносятся сведения обо всех заключенных договорах и приложениях к ним.
Делается документ в двух абсолютно одинаковых экземплярах, один из которых передается заказчику или покупателю, а второй остается у исполнителя.
Формировать график надо крайне внимательно, учитывая интересы обеих сторон и тщательно просчитывая все тонкости условий договора. Следует помнить о том, что если вдруг возникнет ситуация с задержкой оплаты, этот документ может стать частью доказательной базы, причем как с одной, так и с другой стороны.
Кто должен подписать
График должен быть подписан представителями с обеих сторон договорных отношений. Подписи должны поставить директора предприятий или лица, временно исполняющие их обязанности (о чем должно быть документальное подтверждение). Их автографы будут свидетельствовать о том, что график согласован между ними и обязателен к исполнению. Что касается печати, то ее следует проставлять только в том случае, если условие о ее использовании есть в нормативно-правовых актах организаций.
Образец графика платежей
Если перед вами встала задача по формированию графика платежей, с которым вы прежде никогда не сталкивались, посмотрите приведенный ниже пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – на их основе вы без особых сложностей наверняка сделаете то, что вам требуется.
Первым делом надо сказать, что с точки зрения составления график не особенно труден и никаких особых знаний для его оформления не надо.
- Вверху бланка обозначьте его номер (как дополнительного приложения к договору), внесите собственно указание на договор, отметив его номер и дату заключения.
- Далее впишите дату формирования графика. Если считаете важным, можете дать информацию об организациях, между которыми оформлены договорные отношения и указать их реквизиты.
- После этого переходите к основному разделу. Сначала внесите сюда полную сумму, которая должна быть перечислена в порядке исполнения договора и окончательный срок погашения задолженности.
- Дальнейшую часть разумнее всего делать в виде таблицы, в которую включаются даты осуществления платежей, их размер, а также остаток долга. Если есть необходимость можете дополнить таблицу и другими столбцами и строками, которые вы считает важными именно в вашем конкретном случае.
- После того, как график будет окончательно заполнен и согласован, его необходимо заверить подписями представителей обеих сторон и проштамповать.
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
График финансирования
-----------------------------T-------------------T------------------------¬
¦ Сумма ¦ Срок перечисления ¦ Условия перечисления ¦
¦ ¦ ¦ (при наличии) ¦
+----------------------------+-------------------+------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-------------------+------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-------------------+------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-------------------+------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-------------------+------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-------------------+------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------------+-------------------+-------------------------
Правообладатель Исполнитель Заинтересованное
лицо
__________ (__________) __________ (__________) __________ (__________)
М.П. М.П. М.П.
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Чтобы люди тратили меньше времени в наших отделениях.
Погода, изменение цен на акции или продукты, динамика распространения вирусов — для прогнозирования многих явлений используются математические модели. В Альфа-Банке такая модель умеет предсказывать количество клиентов в отделениях и сама составляет расписание работы для сотрудников.
Эффект от этой технологии: посетители реже сталкиваются с очередями и проводят в них меньше времени, сотрудники не сидят зря в пустых отделениях в ожидании клиентов, а их руководителям не приходится составлять расписание для сотрудников вручную. Рассказываем, как это получилось.
Что решили доверить моделям
«У меня в отделении большая штатная численность. Плюс поток людей очень специфичный. На профессиональном сленге это называется “электричка” — в один промежуток времени в офис могут зайти до 10-13 посетителей. Из-за этой специфики на составление графиков работы сотрудников уходило очень много времени. И мне всегда было интересно, можно ли улучшить построение рабочих графиков с помощью аналитики?»
Юлия Будаева, руководитель универсального офиса Альфа-Банка в Москве.
До внедрения математической модели руководители отделений сами пытались прогнозировать поток посетителей, чтобы подготовить графики работы. Для этого им нужно было ежемесячно изучать этот поток, отмечать самые насыщенные дни и недели, отслеживать часы пик, после чего анализировать все эти данные при работе с графиками. Иначе невозможно понять, когда в отделение требуется больше сотрудников, а когда — меньше. На сбор данных и составление прогноза уходило много времени, а результат всё равно не был идеальным. Необходимо было автоматизировать процесс.
Как модель делает прогноз
Чтобы спрогнозировать количество посетителей в каждом отделении Альфа-Банка хотя бы на два месяца вперёд с точностью до часа, аналитики «зашили» в математическую модель множество факторов и сложных зависимостей: недельную и годовую сезонности, праздники, различные внешние эффекты, такие как пандемия или экономические события в стране и многое другое.
Например летом, когда много людей в отпусках, будние дни для отделений банка почти не отличаются от выходных — поток посетителей примерно одинаков. А зимой, наоборот, в выходные дни клиентов заметно больше. И это приходится учитывать.
А ещё точность прогнозирования повышается, если объединять в одну модель сразу десятки отделений — чтобы данные об одних офисах помогали составлять прогнозы для других. Когда дата-сайентисты Альфы только начинали обучать модель, они пытались строить прогноз для конкретного отделения на основе только его данных. Это не дало абсолютных результатов. Оказалось, что информация, полученная из десятка офисов, похожих размерами, географией, особенностями расположения (например, вблизи или вдали от курортов или аэропортов), помогла модели точнее прогнозировать работу каждого из них.
Как модель составляет расписание
Когда прогноз готов, на его основе модель распределяет сотрудников отделения по графику. Это так называемая целочисленная задача: один сотрудник — это одна единица, которая выходит работать в конкретно определённый час.
В этой задаче есть много ограничений, которые модель должна учитывать при составлении расписания: у сотрудника имеются нормативы, отпуска, у него должны быть выходные. У отделения есть определённый график работы, и в нём в любое время не может быть менее двух сотрудников.
Учитывая всё это, модель составляет прогноз и расписание на месяц вперёд. Графики для более чем 380 отделений Альфа-Банка она рассчитывает за сутки.
«Раньше в моём офисе сотрудника выставляли на полный день: он работает с 9:00 до 21:00. Сейчас же появилась возможность рассчитать поток посетителей и поставить кого-то из работников с 10-ти утра, кого-то с 11 или с полудня. Ежедневно менеджеры, которые непосредственно работают с посетителями, обслуживают примерно 150 человек. Было сложно учитывать всё, с чем они сталкиваются, при составлении графиков вручную».
Юлия Будаева, руководитель универсального офиса Альфа-Банка в Москве.
В отделении, которым руководит Юлия Будаева, сейчас работает 21 человек. Раньше Юлия выбирала смены для сотрудников вручную, занимало это до пяти часов (без учёта времени на прогнозирование потока). Теперь вся работа, включая возможные правки, занимает 20 минут.
Что дальше?
Модель используется уже восемь месяцев и её эффект очевиден. Теперь сотрудники работают не сменами в режиме 2/2, а выходят на работу веерно: например, один находится в отделении с 9.00 до 18.00, второй с 10.00 до 19.00, а третий с 11.00 до 20.00. Получается, что в пиковые часы — в обед и 17-18 часов вечера — в офисе банка больше сотрудников, и качество их работы с клиентами не страдает из-за большой нагрузки.
Впрочем, вручную изменения в графики приходится так или иначе вносить — есть непредвиденные обстоятельства, больничные, увольнения. Поэтому дата-сайентисты Альфы продолжают улучшать модель. Сейчас они работают над тем, чтобы тщательнее рассчитывать нормативы сотрудников — к примеру, при построении графиков учитывать курсы повышения квалификации, которые засчитываются как рабочие часы.
Также в планах — научиться быстро рассчитывать графики по запросу руководителя, если вдруг сотрудник заболел или ушёл в отпуск. Для этого потребуется API (Application Programming Interface — интерфейс прикладного программирования), в котором руководитель отделения сам мог бы вводить нужные данные и получать результат. Сама математическая модель при этом не меняется, все улучшения коснутся исключительно программ, которые её обслуживают.
Материал, повествование которого вы увидите ниже, завершает цикл статей: «Сроки, ресурсы, финансовое планирование – проблемное трио строительства». Темам сроков и ресурсов уже было уделено внимание, а проблематика финансового планирования станет логическим продолжением этих двух особенностей управленческого учёта.
Типовые ситуации
В строительстве, как правило, каждый отдельный объект или договор не являются типовыми. Даже в случае работы над стандартным проектом или документом сроки, условия договора, рыночная ситуация могут быть разными. В связи с этим финансовые показатели по каждому проекту или договору просчитываются несколько раз и каждый раз заново. То есть, типовые значения и условия в работе практически отсутствуют. Как минимум, оценивается плановая рентабельность на основе внутренних нормативов компании, заложенной себестоимости, договорной цены заказчика и так далее.
Учим правильно вести бухгалтерский учет в строительных компаниях на курсе повышения квалификации «Учет в строительстве».
Вы узнаете об учете капитальных вложений, долевого строительства, их особенностях для инвестора, подрядчика, застройщика и заказчика.
Курс ведут эксперты из строительной сферы, которые на живых примерах, с тестами и практическими заданиями помогут освоить материал.
После прохождения курса выдаем официальное удостоверение о повышении квалификации на 120 часов и вносим его в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора. Записаться
Бывает и наоборот: работа ведётся по договорным расценкам, в которые заложены нормы рентабельности. Расценки же, озвучиваемые заказчику, представляют собой эти самые нормы с прибавлением к ним определённой ставки или, проще говоря, «накрутки». То есть, расчёт ведётся для того, чтобы строительная компания понимала, не окажется ли она в убытке, взявшись за выполнение того или иного проекта. Но строительство – область непредсказуемая и даже с учётом правильного и своевременного расчета всё может меняться. Например, заказчики иногда перечисляют аванс не вовремя, тогда этот факт является причиной сдвига сроков, изменений различного рода в области финансового планирования.
Стоит также заметить, что входящие платежи следует сравнивать с исходящими, чтобы строительная компания не оказалась в ситуации, когда нужно вносить плату за материалы, технику и так далее, а аванс от заказчика уже истрачен и в связи с этим средств на оплату просто нет. В таком случае, работу придётся выполнять за счёт собственных средств (если такая возможность есть) или привлекать заёмные средства. Всё это, по сути, является неточностью финансового планирования.
Конечно, в той или иной мере строительные компании стараются отслеживать и контролировать подобные нюансы, о которых сказано выше. В частности, практически в каждой компании составляются графики финансирования. Но эти графики достаточно трудно корректировать, когда меняются какие-то условия. Допустим, при изменении даты начала работ, могут также измениться сроки выполнения других этапов работ. Как следствие, эта работа (и другие работы, связанные с ней) может не попасть в очередную форму КС. Соответственно, деньги от заказчика, которые ожидались, поступят в другом размере, что приведёт к изменению всех планов. В частности, придётся пересчитывать сумму поступлений за каждый период. Также, возможно, что заново понадобится согласовывать условия договоров с поставщиками, даже если предоплата за материалы уже перечислена.
Ведение работ собственными силами
Если строительная компания ведёт работы собственными силами, то в какой-то мере ей проще планировать свою деятельность, так как есть понимание о внутренних нормативах, возможных сроках выполнения работ и так далее. И при изменении ситуации у заказчика строительства или в производственном процессе строительная компания напрямую ведёт переговоры с заказчиком, идёт на корректирование условий договора в плане сроков, ресурсов и финансов. Тем не менее, новое согласование, составление финансовых планов и бюджетов в этом случае необходимы и, как правило, в оперативном режиме. Вручную подготовить быстро актуальную информацию, пересчитать показатели, скорректировать сроки сложно.
Работа с субподрядными организациями
Если же какая-то часть работ отдаётся строительной компанией на субподряд, то в этом случае задача усложняется. В цепочке взаимоотношений находятся уже не две стороны, а три и более. Строительная компания учитывает не только интересы заказчика, но и возможности субподрядчика, равно как и свои собственные.
В частности, пока не заключён договор с заказчиком, с субподрядчиком его подписывать не следует. Следовательно, никакой конкретики и регламентированного порядка, закреплённого юридически, нет. В итоге, при изменении любой компоненты строительная организация вынуждена пересчитывать все финансовые показатели заново – не только общую сумму рентабельности, но и показатели каждого периода. Это нужно для того, чтобы в дальнейшем сопоставлять реальные затраты с плановыми. А на предварительном этапе сопоставлять плановое поступление денег с плановым расходом.
Если есть отклонения (например, в каком-то месяце денежных средств на работы не хватает или хватает впритык), то нужно пытаться менять условия договора с субподрядчиками и с заказчиками (некоторые заказчики идут на это). Ведение конструктивного диалога с заказчиком также возможно. Он может войти в положение исполнителя, но при условии, что последний даст ему необходимые обоснования, по которым следует скорректировать сроки выполнения работ, график платежей и так далее. Составить такие обоснования вручную, показав, из чего складываются расходы каждого периода, и какие изменения произошли, вручную непросто. Следовательно, нужно иметь специальный инструментарий для этих целей. Стоит заметить, что многие объекты строятся параллельно. При фактическом исполнении обязательств по многим договорам одновременно все эти моменты отслеживать, координировать и актуализировать ещё сложнее.
Зачёт аванса и страховые удержания
Стоит сказать и ещё несколько слов о том, что в строительстве практикуются разные способы зачёта аванса. Приведём условный пример. Допустим, строительная компания получила аванс в размере 500 рублей, а работы выполнила на сумму в 400 рублей. Вопрос: кто кому в этом случае должен? По логике бухгалтерской службы должником является строительная компания – она должна заказчику 100 рублей. Но по логике управленческого учёта расчёт будет другой. К примеру, договор был заключён на сумму в 1000 рублей, строительная компания получила аванс в размере 50 % от этой суммы (500 рублей), а выполнила работы на 400 рублей. По логике управленческого учёта аванс в размере 50 % закрывает только 200 рублей выполненных строительной компанией работ. Остальные же 300 рублей пойдут на будущие работы. То есть, в данной ситуация строительная компания должна получить от заказчика ещё 200 рублей, а не отдавать ему 100 рублей. Пример максимально упрощен для наглядности. Но смысл в том, что планирование финансов не должно осуществляться в без отрыве а от условий договора. Какие-то договоры могут быть заключены с учётом перечисления аванса в 50 % от суммы договора, какие-то на 30 %, какие-то на 10%. В ряде случаев заказчик может заплатить аванс только за материалы. Следовательно, вслед за этим идёт и работа строительной компании с подрядчиками: одним не перечисляется аванс, другим он даётся только на ресурсы и так далее.
Заметим также, что по некоторым договорам в строительстве предусмотрены и гарантийные (страховые) удержания – заказчик удерживает некий процент от суммы выполненных работ. Удержанная сумма возвращается строительной компании только по окончании работ. Нужно это для того, чтобы у заказчика была гарантия, что исполнитель доведёт работы до конца, выполнит их качественно. Опять же, эти условия встречаются не в каждом договоре и являются индивидуальными. Их нужно учитывать при финансовом планировании, потому что сроки, суммы и поступления могут меняться. Составлять каждый раз новый финансовый план, корректировать имеющийся без специализированных инструментов крайне затруднительно.
Бюджетирование и сроки
В рамках финансового планирования тезисно затронем тему бюджетирования. Бюджеты движения денежных средств (cash flow от англ. денежный поток) также актуальны в работе строительных компаний – они складываются в общий бюджет организации. Обычно ведётся этот бюджет в неких диаграммах, в которых указываются суммы доходов, расходов и разница между ними. Отрицательное значение является свидетельством превышения расходов над доходами. При этом учитываются значения предыдущих периодов, за счёт которых можно компенсировать «неудачные» месяцы. Стоит заметить, что в общем бюджете организации, помимо расходов, которые содержатся в бюджетах каждого объекта, существуют также некоторые расходы, которые относятся в целом к работе компании.
Несколько слов стоит сказать и о содержании административного аппарата, который существует в строительной компании. Речь идёт о содержании офиса, оплате интернета, телефонной связи – накладных расходах. Данные значения сообщаются заказчику в виде процента от сметных норм. Однако нужно понимать, что доля накладных расходов в себестоимости каждого объекта меньше (если идёт строительство нескольких объектов), нежели доля таких же расходов при строительстве одного объекта.
Увидеть долю накладных расходов компании можно в бюджете всего предприятия в целом. Бюджет предприятия составить из отдельных бюджетов объектов также вручную сложно.
Отдельно нужно коснуться и сочетания сроков и финансового планирования. Например, миллион рублей, перечисленный в течение месяца за строительные работы, и тот же миллион, перечисленный, допустим, за год – два «разных миллиона» в пересчёте на показатели прибыли и рентабельности каждого периода. Эти моменты нужно также учитывать.
Как вести финансовое планирование
Необходимо владеть специальным инструментом, который все названные выше аспекты финансового планировании и бюджетирования будет контролировать и учитывать автоматически. В данном случае, стоит говорить о компьютерной программе для строительных организаций, которая будет содержать возможности учёта условий авансов, страховых удержаний, принципы работы с подрядчиками (с НДС или без НДС). Эта же программа должна за секунды при необходимости пересчитывать весь проект – пользователь должен только нажать несколько кнопок в интерфейсе. И конечно, в ней должны быть данные о сроках проведения работ. Программа должна сама уметь «увидеть», какая работа, в какие месяцы выполняется, проанализировать ожидаемые суммы поступлений, сроки оплаты после подписания актов выполненных работ. Все эти данные должны быть не оторванными друг от друга, а взаимоподчинёнными. Нужно располагать информацией о том, что и когда произойдёт, когда будет начата или завершена работа, хватит ли на неё средств, кому нужно перечислить деньги, а от кого их ждать и так далее. Также в программе должны автоматически задаваться статьи бюджета движения денежных средств, к которым будут отнесены платежи (в зависимости от структуры бюджетов строительной организации). В этом случае, можно проводить бюджетирование, анализируя планы. Когда же начинается ведение работ по договорам, то изменение сроков, затрат на материалы являются обычным делом и, как следствие, нужно производить корректировку бюджетов оперативно и точно, не прибегая к долгим пересчётам и так далее. За счёт таких возможностей «умной» компьютерной программы можно добиться и экономии средств, и экономии времени, и упорядоченного ведения финансового планирования и бюджетирования.
И напоследок скажем, что достаточно часто для ведения финансового планирования и бюджетирования в строительных организациях составляют электронные таблицы, пользуются отдельными электронными средствами фиксирования финансовой информации, какими-то вспомогательными программами. То есть, попытки упорядочить свою деятельность, структурировать её в части финансов предпринимаются. Однако проблема всех этих (и подобных) инструментов в том, что они не помогают управлять финансами. В частности, электронные таблицы финансовых служб в отрыве от ПТО, договорного отдела очень быстро становятся неактуальными. Соответственно, обеспечить информирование об изменении сроков и условий договоров очень сложно именно в динамике. Поэтому сделать корректные выводы, принять взвешенные решения на основе такой информации практически невозможно. «Умная» компьютерная программа призвана работать иначе: показывать факты в сравнении с планами и помогать составлять следующие планы. Как сказал один из владельцев российской строительной компании, если укрупнено вести учёт (был такой план – стал такой факт), то это ни к чему не приведёт и не даст поводов задуматься и сделать выводы. Если же работать в программе, используя все её возможности, детально вести учёт, то в дальнейшем можно сделать разумные выводы, понять, по какой причине случилось отклонение от плановых показателей. Отклонение от плановых показателей нужно воспринимать, как стимул улучшить своё планирование и управление. А сделать это с помощью специальной компьютерной программы в разы легче, нежели каким-либо другим способом.
Узнать более подробную информацию о ведении финансового планирования и бюджетирования в строительстве рекомендуем, прочитав следующие материалы:
-
Почему программы для бюджетирования малополезны
-
Исполнительная документация в строительстве – больное место, которое лечится
-
Как строительной компании понять свои проблемы с помощью программного обеспечения для учета
Автор: генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин
В среду, 11 мая 2016 года, в 15.00 по московскому времени повторно состоится интернет-семинар для ПЭО и финансового директора.
Продолжительность мероприятия: 1 час.
-
В ходе интернет-семинара будут рассмотрены практические методики, позволяющие:
-
составлять БДР, БДДС с учётом условий договоров и графика работ;
-
оперативно корректировать бюджеты;
-
поддерживать бюджеты в актуальном состоянии;
-
и многие другие практические методики, которые наиболее актуальны для специалистов ПЭО и финансового директора.
Участие в интернет-семинаре бесплатное, но необходима предварительная регистрация.
График платежей – это документ, в котором стороны определяют конкретные даты осуществления выплат второй стороне. В материале мы рассмотрим, как правильно сформировать официальную бумагу, а также её юридическое значение.
Файлы для скачивания:
Расчёты между контрагентами
График платежей применяется в тех ситуациях, когда между сторонами по договору предполагаются расчёты. Речь идёт о любых возмездных соглашениях: выполнение работ, оказание услуг, поставка и так далее. Документ применяется для урегулирования сроков выплат, а также их размеров.
Юридическое значение
Не стоит недооценивать юридическую роль графика платежей. Стороны, оставляя в официальной бумаге свои автографы, берут на себя определённые обязательства. В частности, речь идёт о передаче денежных средств контрагенту. Если представитель второй стороны по каким-то причинам не осуществит выплату, предварительно не предупредив об этом, неминуемо последуют санкции. Все они должны быть прямо прописаны в тексте договора: штрафы, пени, неустойка.
Однако всегда имеется возможность предпринять попытку договориться с контрагентом: перенести срок, перераспределить выплаты или что-то ещё. Обращение в суд – процесс непростой, требующий затрат временного ресурса, которого у предпринимателей и без того не хватает. Тем не менее, если вторая сторона не выплачивает вовсе, ничего не останется, кроме как составлять исковое заявление. Порядок и правила формирования, подачи иска содержатся в Главе 12 Гражданского процессуального кодекса.
Подтверждение передачи денег
Любой договор, а равно и график платежей, лишь выражают намерения сторон совершить те или иные юридически значимые действия. В нашем случае это передача денежных средств. Однако необходимо ещё будет утвердить факт. Для этого при каждом эпизоде осуществления выплаты мы рекомендуем составлять соответствующий акт приёма-передачи денежных средств или расписку в получении денег. Дополнительная осторожность никогда не будет лишней, ведь несколько необязательных официальных бумаг помогут защититься от недобросовестного контрагента.
Представитель второй стороны сможет заявить, что не получал никаких денег. В такой ситуации имеющиеся на руках акты и расписки выступят доказательством обратного, что и станет решающим фактором при принятии решения судьёй.
Кто составляет
Заключение договора – это дело добровольное. Никто не вправе принуждать лиц подписывать гражданско-правовые соглашения. То же самое касается и графика платежей. Все условия сделки, в том числе и даты передачи денег, решаются сторонами на этапе согласования условий договора. Отметим, что этот процесс может длиться довольно долго, закон никак не ограничивает его временные рамки. До тех пор, пока представители обеих сторон не будут согласны на предложенные условия, сделка заключена не будет.
Обычно бремя по составлению графика ложится на того же человека, что и формировал проект договора. Как правило, это штатный юрисконсульт фирмы. Лицо, имеющее высшее юридическое образование и опыт работы по специальности, безусловно знает, как правильно вести переговоры с контрагентом, согласовывать условия.
Форма документа
Статья 421 Гражданского кодекса провозглашает принцип свободы договора, благодаря которому все официальные бумаги, регулирующие гражданско-правовые отношения, могут составляться в свободной форме из использования общеобязательных унифицированных бланков. График платежей по договору бесспорно относится к этой же категории документов, не является исключением из общего правила. Более того, органы власти не предлагают даже рекомендованных шаблонов.
График платежей обычно выполняется на фирменном бланке одной из компаний. Если такового не оказалось под рукой, можно воспользоваться чистым листом бумаги формата А4.
Составить содержательную часть можно как при помощи чёрной или синей шариковой ручки, так и с помощью компьютера и соответствующего офисного ПО. В силу того, что график представляет собой таблицу, предпочтение обычно отдаётся именно второму способу. Программы MS Word и MS Excel обладают достаточным инструментарием для реализации данной задачи.
Рассказываем, как правильно составить график
В первую очередь следует отметить, что настоящая официальная бумага не самостоятельна, а является приложением к заключённому между сторонами гражданско-правовому договору. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги делаем соответствующую отметку, оставляем ссылку на соглашение (дата, номер). Далее прописываем наименование документа.
Следующим шагом мы приступаем к формированию непосредственно самого графика. Обычно он представляется в виде таблицы, однако это необязательно. Столбцы должны именоваться следующим образом:
- дата платежа;
- сумма переданных денежных средств;
- задолженность.
Мы напоминаем, что российское законодательство позволяет заключать договоры исключительно в рублях. Использование другой, иностранной валюты запрещено. Такое соглашение будет признано не имеющим юридической силы.
Примерный образец
На этом моменте работа с документом подходит к завершению. Осталось лишь заверить его подписями представителей сторон. Необходимо учесть, что полномочия представителей должны подтверждаться соответствующими бумагами: уставом общества, паспортом ИП, доверенностью от имени директора компании. В противном случае график не будет иметь юридической силы.
Всего должно быть составлено два экземпляра документа, по одному для каждого из контрагентов. Делается это для подстраховки от проявления недобросовестности со второй стороны. График хранится вместе с договором в течение всего срока его действия. Если копия была утрачена, восстановить её самостоятельно не удастся – придётся связываться с контрагентом.