Оформление экспедиторской расписки происходит, если предприятие привлекает стороннего грузоперевозчика для транспортировки товарно-материальных ценностей. Данный документ является первичным и прилагается к договору между тремя сторонами: грузоотправитель, грузополучатель и транспортная, или экспедиционная, компания. Что касается заполнения, то расписку нужно оформлять на специальном бланке в соответствии с унифицированным порядком.
Назначение экспедиторской расписки
Бланк экспедиторской расписки, равно как и краткий порядок его заполнения, утверждены в Приказе Минтранса № 23. Главная необходимость в документе ─ это подтверждение того, что экспедитор получил от клиента груз для его последующей транспортировки по маршруту.
Однако, чтобы удостоверить стороны в этом факте, необходимо правильно заполнить расписку, ведь она включает важные данные. Например, о дате, приеме груза, о его содержимом, включая тип упаковки, вес и т.п. Подписав заполненный документ, экспедитор подтверждает, что принял на себя соответствующие полномочия и претензий не имеет. Поэтому в течение пути следования он несет полную ответственность за груз.
Отметим, экспедиторская расписка не включает данных о цене и других расходах, связанных с транспортировкой. В то же время общую стоимость груза указывают в обязательном порядке.
Правила заполнения документа
Несмотря на то, что форма экспедиторской расписки утверждена Минтрансом, ее можно составить самостоятельно на листе размером А4. Но лучше использовать рекомендованный бланк, который можно скачать. Дело в том, что в готовом формуляре есть все необходимые реквизиты, которые останется только заполнить.
Что касается непосредственно правил формирования документа, то они утверждены третьим разделом Приказа № 23:
- Бланк экспедиторской расписки необходимо создавать в печатном виде типографским способом либо на компьютере.
- Название документа нужно размещать наверху по центру полужирным шрифтом размером 16.
- Распечатывать документ нужно на листе формата А4 кеглем 14.
- Экспедиторскую расписку обязан заполнять экспедитор на компьютере или от руки шариковой синей или черной ручкой. При этом помарки недопустимы.
- Все реквизиты документа должны быть достоверными.
С учетом этих правил необходимо сформировать 2 экземпляра, один для экспедитора, а второй для клиента. Причем по запросу можно сделать копии документа, которые экспедитор должен завизировать личной подписью.
Ошибки или заведомо ложные сведения в экспедиторской расписке могут привести к нежелательным последствиям, так как в случае судебных разбирательств документ принимает статус юридически значимого. Поэтому выявленный недочет лучше не исправлять, а создать новую расписку.
Содержание бланка
Сам бланк включает 16 строк, обязательных для заполнения. Их можно разделить по блокам:
- Данные об отправителе груза ─ строка 3: полное название, фактический и юридический адрес организации либо Ф.И.О. и место проживания предпринимателя.
- Сведения о грузополучателе ─ строка 4: полное название, фактический и юридический адрес нахождения компании либо Ф.И.О. и адрес проживания ИП.
- Личная информация об экспедиторе ─ строка 5: полное название, фактический, юридический адрес предприятия или Ф.И.О. с адресом проживания для ИП.
- Информация о грузе ─ 6-14: страна-изготовитель, товарный код, маркировка, количество, вид и размер упаковки, вес, объем, заявленная стоимость, условия транспортировки и погрузки-разгрузки.
Сведения о документе указывают в начале бланка. Они включают номер и дату формирования экспедиторской расписки. В конце после заполнения основного блока нужно указать дополнительную информацию о грузе, если таковая имеется, например, о безопасности. А в строке 16 экспедитор должен указать личные Ф.И.О. и подписать документ. При этом в некоторых случаях печать ставить необязательно.
Образец экспедиторской расписки
В качестве примера заполнения предлагаем изучить образец экспедиторской расписки, оформленной на перевозку хрупкого груза.
Если у компаний нет собственного грузового транспорта на балансе, но при этом нужно доставлять товар покупателям, они обращаются в экспедиторскую фирму, которая специализируется на перевозках. Для такого способа доставки необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов в этом списке является экспедиторская расписка. Расскажем, что это такое и как её составлять.
Зачем нужна экспедиторская расписка
Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. С 1 сентября 2022 года все желающие могут оформлять её в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для всех.
«Калуга Астрал» предлагает готовые решения для перехода на электронный документооборот в логистике. Они позволяют обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Но если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется экспедиторская расписка (Федеральный закон от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ). Помимо расписки, к такому договору прилагаются поручение экспедитору и складская расписка.
По договору транспортной экспедиции экспедитор обязуется за счёт другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определённые договором экспедиции услуги, связанные с перевозкой (п.1 ст. 801 ГК РФ). Эти услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору. Но если такая передача происходит, то без экспедиторской расписки не обойтись. В этом случае экспедиторская расписка становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора и для возможности учёта расходов по этому договору при расчёте базы по прибыли.
В чём разница между экспедиторской распиской и транспортной накладной
Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная. В ТТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика, поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным.
Правила деятельности в области транспортной экспедиции допускают возможность оформления вместо экспедиторской расписки иного документа (п. 6 постановления Правительства РФ от 8 сентября 2006 года № 554). Но заменить распиской транспортную накладную нельзя, так как ТН в обязательном порядке сопровождает договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если договор на перевозку будет заключать экспедитор, то ему придётся оформлять и транспортную накладную. Если перевозить груз будет он сам, то транспортная накладная не нужна.
Кто обязан оформлять экспедиторскую расписку
Компания-перевозчик обязана заполнить расписку после оплаты счёта клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передаёт на руки заказчику, второй оставляет себе.
В целом алгоритм оформления договора транспортной экспедиции выглядит так:
- Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
- На основании поручения клиент передаёт экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать ему доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку его груза.
- Экспедитор передаёт клиенту расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Экспедиторская расписка даёт право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
- Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
- После выполнения поручения экспедитор передаёт заказчику оригиналы договоров, заключённых им для исполнения договора (если такие имеются).
Все вышеперечисленные документы подтверждают факт перевозки груза, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. Экспедиторская расписка выступает вместо транспортной накладной. А получение груза подтверждается товарной накладной, которую выписывает продавец и подписывает покупатель. Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.
Как составить экспедиторскую расписку
Форма расписки установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. Документ должен содержать следующую информацию:
- данные заказчика-грузоотправителя и грузополучателя,
- данные экспедиторской компании,
- дата и номер расписки,
- информация о доставляемом товаре.
В экспедиторской расписке недопустимы ошибки или исправления, а также заведомо ложная информация. Экспедиторская расписка является юридически значимым документом.
Скачать форму экспедиторской расписки
Скачать образец заполнения экспедиторской расписки
У компаний часто появляется необходимость доставки товара при отсутствии грузового транспорта на балансе. Тогда решение — обратиться в экспедиторскую фирму, которая специализируется на перевозках, является оптимальным. Чтобы осуществить доставку таким способом, необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов, требующих особого внимания, является экспедиторская расписка.
Экспедиторская расписка содержит данные о временной передаче прав на товары контрагенту, об участниках сделки и характеристиках груза. Документ заполняют во время передачи груза, и он является подтверждением того, что экспедитор действует по поручению клиента.
Все стороны сделки — грузоотправитель, экспедитор, грузополучатель — одинаково заинтересованы в составлении расписки. Для отправителя этот документ подтверждает, что груз передан в доставку. Для компании-перевозчика расписка фиксирует количество и состояние товаров, так как во время транспортировки может случится разное. Получателю нужен этот документ для приемки. Всем участникам — для внесения данных в бухгалтерский учет и снижения налоговой базы.
Кто обязан оформить экспедиторскую расписку?
Компания-перевозчик обязана заполнить расписку после оплаты счета клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передает на руки заказчику, второй оставляет себе.
Как правильно оформить расписку?
Форма расписки установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. В документе обязательно должно быть указано следующее:
-
данные заказчика-грузоотправителя и грузополучателя,
-
данные экспедиторской компании,
-
дата и номер расписки,
-
информация о доставляемом товаре.
В документе должны отсутствовать ошибки или исправления, тем более запрещается вносить ложную информацию. Расписка является юридически значимым документом. Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная. В ТТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика, поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным. Также не стоит путать со складской распиской, которая заполняется для подтверждения получения товара для хранения на складе.
Образец экспедиторской расписки
Порядок оформления документа
-
Заполнение бланка начинается с проставления текущей даты приема товара и порядкового номера, соответствующего нумерации в фирме.
-
Затем заполняются сведения об отправителе и получателе — юридическое название компании, ее адрес и контактный телефон.
-
В графе «Экспедитор» необходимо написать название компании либо ФИО конкретного человека с паспортными данными.
-
В основном блоке перечисляются данные о грузе: количество мест, страна производителя, номер, маркировка или штрихкод, правила перевозки товара.
-
Далее указывается категория тары — пакеты, коробки, бутылки и др. Стоимость груза, его вес и объем.
-
Также нужно указать условия доставки груза, которые утвердили между собой клиент и экспедитор.
-
Внизу формы экспедитор должен расписаться и расшифровать свою подпись.
Экспедиторская расписка готова. Компания-перевозчик забирает нужный документ и отправляется в пункт назначения для выполнения заказа.
Экспедиционную расписку заполняют от руки, распечатывают или оформляют в электронном виде, например, в сервисе «Электронные транспортные накладные», с помощью которого можно автоматизировать весь процесс оформления грузоперевозок. Электронную версию легко заполнять и редактировать, доступ к ней имеют только участники сделки, документ обладает юридической силой.
Возможности сервиса «Электронные транспортные накладные»
-
Автоматизируйте процесс оформления грузоперевозок.
-
Все необходимые документы находятся под рукой.
-
Контролируйте весь процесс поставки.
-
Оперативно исправляйте ошибки и опечатки.
-
Экономьте ресурсы на каждом этапе.
Расписка загружается из любой учетной системы. Документы с электронной подписью принимаются в ФНС и других отчетных организациях. Оставьте заявку по ссылке, чтобы изучить возможности сервиса в тестовом режиме и посмотреть, как выглядит весь процесс изнутри.
Экспедиторская расписка — один из документов, имеющих значение при заключении договора о транспортно-экспедиционных услугах. Рассмотрим особенности ее применения и правила оформления.
Для чего нужна экспедиторская расписка и можно ли ее использовать вместо транспортной накладной?
Обязательна или нет экспедиторская расписка? Ответ на этот вопрос содержится в сути транспортно-экспедиционного договора (п. 1 ст. 801 ГК РФ), предполагающего оказание услуг по:
- организации перевозки;
- заключению договора (или договоров) перевозки;
- обеспечению отправки и получения груза;
- иным вопросам, относящимся к процессу перевозки.
То есть выполняемые по подобному договору услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору. Но если такая передача происходит, то экспедиторскую расписку оформить нужно непременно. Именно в этом случае экспедиторская расписка становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора и для возможности учета расходов по этому договору при расчете базы по прибыли (письма Минфина России от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16317 и от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).
При этом правила деятельности в области транспортной экспедиции (утверждены постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) допускают возможность оформления вместо экспедиторской расписки иного документа (п. 6).Однако распиской нельзя заменить транспортную накладную, которая представляет собой документ, в безусловном порядке сопровождающий договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если договор на перевозку будет заключать экспедитор, то ему придется оформлять и транспортную накладную. Если перевозку груза осуществит он сам, то составлять транспортную накладную не потребуется.
О том, какие еще документы являются подтверждающими для расходов по доставке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?».
Какие документы будут подтверждать соблюдение налогоплательщиком должной осмотрительности, в частности, при заключении договора транспортно-экспедиционных услуг? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, оформите пробный демо-доступ. Это бесплатно.
Как выглядит форма экспедиторской расписки 2022 года, где скачать ее бланк и образец заполнения?
Экспедиторская расписка имеет законодательно утвержденную форму, приведенную в приказе Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. Этот же документ содержит описание порядка заполнения экспедиторской расписки.
Оформляет ее экспедитор в письменном виде в момент приемки груза на основании данных, предоставленных клиентом. Действие расписки прекращается в момент завершения доставки груза по оговоренному адресу.
Бланк экспедиторской расписки можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Экспедиторская расписка
Скачать
На нашем же сайте можно увидеть и образец экспедиторской расписки, составленный по законодательно утвержденной форме.
Скачать образец
Важно! С 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает порядок работы с первичными документами. Положение о том, что хранить документы требуется на территории РФ, будет действовать с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали здесь.
О том, как может быть оформлен путевой лист автотранспорта, доставляющего груз, читайте в материале «Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)».
Каким может быть номер документа (на примере того, как заполняют экспедиторскую расписку ТК «КИТ» и «Деловые линии»)?
Оказанием экспедиторских услуг в РФ занимается множество транспортных компаний. И каждая из них, беря за основу ту информацию, наличие которой предусмотрено законодательно утвержденной формой экспедиторской расписки, создает свой уникальный бланк этого документа.
Уникальными оказываются и системы применяемой нумерации. Так, например, транспортная компания «КИТ» в номере экспедиторской расписки шифрует названия пунктов назначения и отправления.
А ООО «Деловые линии» взамен экспедиторской расписки оформляет содержащую аналогичные данные накладную, оговаривая в текстах разработанных в этой компании шаблонов транспортно-экспедиционных договоров применение именно этого документа.
Итоги
Экспедиторская расписка составляется в том случае, когда происходит фактическая передача груза экспедитору. Допускается замена ее документом другой формы, содержащим обязательные для расписки реквизиты.
Добавить в «Нужное»
Экспедиторская расписка: образец заполнения
О том, что такое экспедиторская расписка и для чего она нужна, мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале приведем форму экспедиторской расписки о приеме груза и покажем пример заполнения экспедиторской расписки.
Как выглядит экспедиторская расписка
Форма экспедиторской расписки утверждена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23 (Приложение № 2). Приведенная в нем форма экспедиторской расписки является обязательной (Письма Минфина от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16317, от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).
Экспедиторскую расписку (бланк) скачать в ворд можно по приведенной ниже ссылке.
Экспедиторская расписка: скачать
Порядок заполнения экспедиторской расписки
Порядок оформления экспедиторской расписки утвержден Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23.
Заполнить бланк экспедиторской расписки должен экспедитор в двух экземплярах (для экспедитора и грузоотправителя или клиента). Делается это либо на компьютере, либо от руки шариковой ручкой (синим или черным цветом). В экспедиторской расписке не допускаются подчистки и помарки.
В строках «Грузоотправитель», «Клиент», «Экспедитор» указываются полное фирменное наименование и местонахождение соответствующей организации или Ф.И.О. и местожительство ИП.
По строке «Товарный код» указывается опознавательный номер груза, предназначенный для таможенных, транспортных и статистических целей.
В строке «Количество мест, вид упаковки» нужно заполнить количество грузовых мест и то, каким способом груз будет доставляться (насыпью, наливом, навалом, в ящиках, коробках и т.д.).
При заполнении строки «Стоимость» учитывается стоимость груза в соответствии с платежными документами.
По строке «Размер упаковки» нужно указать габариты каждой упаковки и ее вес.
В строке «Особые отметки» можно привести дополнительную информацию о грузе (в т.ч. об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности груза).
В строке «Подпись» должны быть приведены личная подпись экспедитора или уполномоченного им лица и его Ф.И.О.
Обязательным является заполнение строк, в которых отражается информация о сторонах экспедиторской расписки.
Строки, касающиеся информации о грузе, заполняются в зависимости от его характера (свойств). Это означает, что заполнение всех «грузовых» строк в расписке не требуется.
Образец экспедиторской расписки 2017
Покажем, как заполнить экспедиторскую расписку на образце.
Пример экспедиторской расписки можно посмотреть здесь.