Органы, осуществляющие оперативно-розыскную деятельность, для решения задач, возложенных на них настоящим Федеральным законом, могут создавать и использовать информационные системы, а также заводить дела оперативного учета.
Дела оперативного учета заводятся при наличии оснований, предусмотренных пунктами 1 — 6 части первой статьи 7 настоящего Федерального закона, в целях собирания и систематизации сведений, проверки и оценки результатов оперативно-розыскной деятельности, а также принятия на их основе соответствующих решений органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность.
Факт заведения дела оперативного учета не является основанием для ограничения конституционных прав и свобод, а также законных интересов человека и гражданина.
Дело оперативного учета прекращается в случаях решения конкретных задач оперативно-розыскной деятельности, предусмотренных статьей 2 настоящего Федерального закона, а также установления обстоятельств, свидетельствующих об объективной невозможности решения этих задач.
Перечень дел оперативного учета и порядок их ведения определяются нормативными актами органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения.
Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления — организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.
Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Так что же такое «номенклатура дел»?
Определение и назначение номенклатуры дел
Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Для нас здесь важно следующее:
- номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;
- она содержит сроки хранения каждого дела;
- чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.
Надо учитывать, что номенклатура дел — локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение — упорядочивание документов, формируемых в дела.
Конкретные функции номенклатуры таковы:
- используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;
- каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения — первый этап экспертизы ценности документов;
- нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
- классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;
- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же — основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.
Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:
- Государственной системой документационного обеспечения управления и
- Основными правилами работы архивов организаций.
Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Порядок разработки и оформления номенклатуры дел
Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.
Пример 1
Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.
Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.
Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:
- систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
- включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании (группы компаний).
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:
- Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения. Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком России для своих отделений;
- Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.
Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы.
Какие документы включим в номенклатуру?
Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу — изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.
Только внимательное изучение документации позволяет определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п. Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее — с документами структурных подразделений. Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел.
Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений.
Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.
В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34).
Не включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и т.д.).
Структура номенклатуры и порядок ее заполнения
Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними — наименования организаций или органов, действующих на общественных началах.
В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.п.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (см. Примеры 2, 3). Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.
В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру.
Индексы дел — условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры (см. графу 1 номенклатур в Примерах 2 и 3). Для обозначения индексов дел используются арабские цифры.
Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «04». Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например, если заголовок дела «Приказы по основной деятельности» в разделе «Канцелярия» имеет индекс 01-05, в разделе «Финансовый отдел» это дело должно иметь индекс 03-05, в разделе «Планово-экономический отдел» — 04-05 и т.д.
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
Если номенклатура строится по производственной или функциональной схеме (то есть по основным направлениям деятельности), индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например: 03-02, где «03» — это обозначение вопроса деятельности (например, «Реклама», «Финансы», «Кадры» и т.п.), «02» — порядковый номер дела внутри раздела.
Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов. Например, 1-й приказ по основной деятельности в 2010 году может иметь № 01-03/1, где «01-03» — это индекс дела по номенклатуре, в который данный приказ будет подшит.
2 графа — это названия заголовков дел (правила их составления и систематизации подробно рассмотрены ниже).
В 3 графе указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.
В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и статью конкретного перечня. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел.
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения документов — постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2009 году, будет исчисляться с 1 января 2010 года.
У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно, будут храниться постоянно.
Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т.п.). При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.);
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.) и т.д.
Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя (таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе).
Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями.
В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах.
В последней графе «Примечания» проставляются отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
Составление и систематизация заголовков (наименований) дел
К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Заголовки составляются из следующих элементов:
- указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
- указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);
- название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);
- обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);
- указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
- период (даты), к которому относятся документы дела;
- указание копийности (наличия копий документов) дела.
В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:
- название вида дела или вида документа;
- краткое содержание;
- указание на наличие копий, например, «Приказы по учебной работе. Копии». Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.
Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.
Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу, например, «Дело об организации центров молодежного творчества в Северо-Западном административном округе».
Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве административного корпуса (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседаний научно-технического совета (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Встречается использование в заголовках терминов «материалы» и «документальные материалы». Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:
- Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка с компанией «Медиофарм» о поставках диабетических препаратов».
- Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например, «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
- Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например, «Переписка со спортивными школами Юго-Восточного административного округа об организации летнего отдыха детей в спортивных лагерях».
- В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, по которому велась переписка, например, «Переписка об организации международной научно-практической конференции «Электронный документооборот»«.
Свои особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов, а также протоколов в заголовке указываются вид документа и автора, например: «Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам», «Протоколы заседаний совета директоров».
Заголовки дел, содержащие плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой бухгалтерский отчет», «Месячные отчеты об отгрузке товаров». Это связано с тем, что годовые и квартальные (или месячные) отчеты имеют разные сроки хранения.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (форма 10-ф)».
После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения, правила и т.п.) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения (положение, должностные инструкции). Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами.
Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:
- «Переписка с компанией «ИНКОМ»«,
- «Переписка с компанией «Корона»«,
- «Переписка с компанией «Максигор»«
или
- «Переписка с предприятиями Белгородской области»,
- «Переписка с предприятиями Вологодской области»,
- «Переписка с предприятиями Краснодарского края» и т.д.
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.
Пример 2
Пример 3
Кто подписывает, согласует, утверждает номенклатуру дел организации и структурного подразделения
Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.
Номенклатура дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой дел) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел организации должна пройти процедуру согласования. Она визируется руководителем архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя.
В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Сведения итоговой записи передаются в архив, о чем в номенклатуре ставится отметка с указанием должности лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.
К выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения по окончании года составляется такая же итоговая запись, но с отметкой о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
В Примере 2 приведен образец оформления и заполнения номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней. Нужно обратить внимание на то, что в образце использован обычный шрифт для граф номенклатуры, которые заполняются сразу при ее составлении. Для граф, которые заполняются по окончании делопроизводственного года, использован курсив.
В Примере 3 показано, как будет выглядеть номенклатура дел структурного подразделения и итоговая запись к ней перед началом делопроизводственного года. Сравнив эти два примера, можно увидеть, что формы данных номенклатур дел очень похожи.
* * *
Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.
В качестве информационного массива накопления оперативно-розыскной информации, полученной в ходе документирования, выступают ДОУ, которые заводятся на основании ч. 1 ст. 10 Закона об ОРД для решения задач, стоящих перед органами, осуществляющими ОРД. Основания заведения и порядок производства по данным делам регламентируются закрытыми ведомственными нормативными актами субъектов ОРД.
Под ДОУ следует понимать специальные накопители информации (дела) для сбора и систематизации документов, содержащих информацию о лицах и фактах, представляющих оперативный интерес, которая позволяет определить организацию и тактику осуществления ОРМ и использование результатов в целях решения оперативно-розыскных задач.
Поскольку между получением оперативными сотрудниками информации и ее реализацией проходит какое-то время, необходимо обеспечить сохранность данной информации. В ДОУ концентрируется оперативно-розыскная информация о личности, противоправных связях подозреваемых лиц, их оснащенности, намерениях противодействовать правоохранительным органам и воздействовать на участников уголовного судопроизводства. Производство по ДОУ представляет собой осуществление комплекса ОРМ для решения задач ОРД, если другими силами, средствами и методами решить эти задачи невозможно или крайне затруднительно. В процессе ведения указанной категории дел собираются, систематизируются и закрепляются фактические данные, которые после соответствующего оформления могут быть использованы для подготовки и проведения последующих ОРМ и следственных действий и принятия судебных решений.
Перечень ДОУ определяется нормативными актами органов, осуществляющих ОРД, в зависимости от решаемых ими задач, компетенции, специфики деятельности. Так, в процессе систематизации выделяются следующие ДОУ: предварительной оперативной проверки, оперативное дело, оперативно-поисковое и розыскное дело.
Заведение ДОУ — это основанное на требованиях нормативных правовых актов практически реализованное решение должностного лица оперативно-розыскного органа о начале производства того или иного вида ДОУ.
Основанием для заведения ДОУ являются фактические данные, сведения, которые требуют соответствующей проверки путем проведения гласных и негласных ОРМ. Основания для заведения ДОУ во многом совпадают с основаниями для проведения ОРМ (п. 1-6 ч. 1 ст. 7 Закона об ОРД) и детализируются в ведомственных нормативных правовых актах. Кроме того, заведение ДОУ осуществляется с учетом: а) содержания полученной информации; б) общественной опасности проверяемых лиц; в) тяжести совершенных преступлений.
Сам факт заведения ДОУ не является основанием для ограничения конституционных прав и свобод, а также законных интересов человека и гражданина (ч. 3 ст. 10 Закона об ОРД). Однако в процессе осуществления оперативно-розыскного производства по нему эти права могут быть ограниченны, но лишь при наличии оснований и условий, предусмотренных ст. 9 Закона об ОРД. К числу ограничиваемых прав относятся право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений, право на неприкосновенность жилища.
ДОУ ведутся путем составления различных планов для решения общих или частных (промежуточных) задач. Условиями планирования являются: а) наличие необходимой исходной информации: б) правильная оценка оперативной обстановки и оперативно-розыскной ситуации; в) всесторонний учет реальных возможностей имеющихся сил и средств для достижения целей заведения ДОУ.
Целью планирования являются успешное и своевременное раскрытие и расследование преступлений и обеспечение конспирации сил, средств и методов ОРД. При планировании мероприятий с использованием оперативно-розыскных данных наряду с проведением ОРМ и следственных действий, направленных на получение на основе фактических данных доказательств, должны разрабатываться различные оперативные комбинации по зашифровке негласных сил, средств и методов ОРД.
Планирование по ДОУ представляет собой сложный мыслительный процесс оперативного сотрудника, который заключается в выдвижении обоснованных предположений (версий) о лицах, фактах, обстоятельствах, представляющих оперативный интерес, определении подлежащих решению конкретных оперативно-тактических задач.
ДОУ как накопители оперативно-розыскной информации осуществляют определенные директивно-нормативные функции. Эти функции, установленные ведомственными подзаконными нормативными актами, регулируют поведение руководителей и сотрудников оперативных подразделений, наделяя их полномочиями, правами и обязанностями. Рекомендательные и императивные положения нормативных актов ориентируют оперативных сотрудников на принятие оптимальных оперативно-тактических решений и выбор наиболее эффективных способов их выполнения.
ДОУ предоставляют оперативному сотруднику возможность: а) ставить определенную категорию лиц на оперативный учет; б) определять личностные особенности участников организованных преступных групп; в) выявлять противоправные замыслы и намерения подозреваемых лиц; г) эффективно применять различные тактические приемы.
Осуществление оперативно-розыскного производства по ДОУ позволяет:
- правильно оценить имеющиеся материалы для эффективного проведения ОРМ;
- контролировать законность ОРМ:
- анализировать и оценивать результаты ОРМ, добиваться наступательности и целенаправленности при их проведении;
- планировать ОРМ;
- правильно определять и назначать ответственных исполнителей для их проведения.
Работу по ДОУ оперативный сотрудник проводит под контролем руководителя оперативного подразделения, который изучает представляемые материалы, утверждает постановление и план, проверяет оперативно-служебные документы, заслушивает доклады конкретных исполнителей, а также дает дополнительные указания при проведении ОРМ по ДОУ.
Основанием для прекращения ДОУ являются:
- решение конкретных задач ОРД (предупреждение, выявление, пресечение и раскрытие преступления, выявление лица, подготавливающего, совершающего или совершившего преступление, установление места нахождения лица, скрывающегося от органа дознания, дознавателя, следователя или суда либо уклоняющегося от уголовного наказания, розыска пропавшего без вести:
- установление фактов, свидетельствующих о невозможности решения оперативно-розыскных задач (неподтверждение сведений, на основании которых заведено ДОУ, разобщение преступной группы и отказ членов данной группы от совершения подготавливаемого преступления, принятие акта амнистии, истечение срока давности, смерть лица, на которого заведено дело, и др.).
Ведение ДОУ придает всей ОРД целенаправленный характер, формируя у сотрудников оперативных подразделений социально полезный профессиональный алгоритм мышления при проведении ОРМ, позволяющий успешно решать задачи борьбы с преступностью.