Как составить чек лист на работу

«Долговременная перспектива – плохой советчик в текущих делах. В долговременной перспективе все мы мертвы»

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Выполнять повторяющуюся работу без чек-листа – словно каждый раз пробивать идеальный маршрут через стены лабиринт!”

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам и топ-менеджерам — разобраться как работают чек-листы, сформировать единые стандарты их применения в компании.

Руководителям среднего звена — с помощью чек-листов значительно повысить точность, качество и эффективность выполняемой работы, как своей, так и подчинённых. Научиться разрабатывать чек-листы и освоить принципы их работы на практике. Избавиться от ручного контроля и бесконечных напоминаний.

Сотрудникам, специалистам — узнать как можно улучшить свои результаты с помощью чек-листов и избавить свою голову от бесконечных деталей и информации, которую он всё-равно не в состоянии запомнить.

Парадокс “человеческой памяти”, или Как руководитель превращается в “ходячий магнитофон”

Приходится ли Вам сталкиваться с чем-либо из перечисленного?

• Сотрудники постоянно делают одни и те же ошибки и даже Вам, как руководителю, на грани невозможного запомнить все мелочи и детали выполняемой работы.
• Люди расслабляются, ведь знают, что у Вас нет возможности проконтролировать все детали, а у них есть право “забЫть” (а значит и “забИть”).
• Вы вынуждены постоянно заниматься “ручным контролем”: напоминать своим подчинённым в духе “а не забыли ли вы сделать это?”
• Вы бесконечно обучаете новичков, повторяете старичкам “одно и тоже” словно “ходячий магнитофон”.
• Новые идеи и подходы к работе со временем забываются благополучно всеми участниками. Нередко на совещаниях возникает эффект “дежавю”: “Как?! Мы же это уже делали 1,5 года назад!”
• Нет ясности: было ли сделано, кто сделал и когда.
• К Вам стоит очередь из желающих задать вопросы в стиле “нужно ли это делать?” и “как это делать?” (с надеждой, что Вам проще будет сделать самому :-))

Если хоть что-то из перечисленного срезонировало или отозвалось — добро пожаловать в мир чек-листов.

Любители новых, долгих, сложных и дорогих решений забывают о старых, быстрых, простых и дешёвых

Сейчас пошла мода среди руководителей наводить порядок в компании и подразделении внедрением сложных автоматизированных систем с пугающими аббревиатурами: ERP, CRM, LMS, TMS и т.д. Работы по их настройке тянутся годами, сжирают бюджеты на покупки лицензий и затраты специалистов. При этом многие “начинания” заканчиваются тотальным провалом. Также как попытки возвести дом без фундамента.

Моя рекомендация — начните с простого, старого и доброго управленческого инструмента. Да, я про чек-листы. Они сильно недооценены. Их легко осваивают сотрудники. За счёт простоты, понятности и фиксации ответственности чек-листы прекрасно подходят для наведения минимального порядка. Это и будет фундамент — опорой для дальнейшей автоматизации.

Лишь затем, на его основе, возводите более сложные конструкции. Ведь если руководителю не удалось добиться минимального порядка с помощью простейшего инструмента, то вряд ли помогут сложные инструменты для наведения максимального порядка.

Что такое чек-лист и какие у него ключевые цели?

Что такое чек-лист? Буквальный перевод будет звучать как “проверочный список”. Итак, чек-лист — список необходимых действий для качественного и эффективного выполнения повторяющейся работы. Фактически — это план действий.

Ситуация, когда нет зафиксированных правил и чек-листов для выполнения работы и контроля за качеством и эфективностью.

Типовые примеры повторяющейся работы, для которых удобно использовать чек-листы: “один день работы торговой точки”, “аудит процессов продаж”, “управление строительством объекта”, “проведение мероприятия”, в конце концов для написания и размещения статей в этом блоге я использую чек-лист из (внимание!) 32-х пунктов.

Ключевые цели чек-листа:

1. Зафиксировать “что необходимо выполнить” (пункты);
2. “Персонифицировать и зафиксировать ответственность выполнившего” (подпись или отметка “сделано”);
3. Возможность улучшать перечень и состав действий для повышения качества и эффективности выполняемой работы (добавляем новые пункты и детали по мере необходимости);
4. План для контроля за выполнением работы (руководителю легко проверить да и добросовестный сотрудник может с лёгкостью проверить себя сам).

Как следствие — получить более качественный и эффективный результат на выходе. Это главный критерий полезности чек-листа. Если результат стал только хуже или на выполнение работы расходуется больше ресурсов — вы что-то не так сделали. Либо чек-лист для этой работы избыточен.

На всякий случай сразу оговорюсь: чек-листы не “волшебная таблетка” и не “спасение от всех проблем”. Управленческое воздействие со стороны руководителя — неотъемлемая часть для успешной работы чек-листов.

Как составить чек-лист для сотрудников по выполнению повторяющейся работы/задачи: Два простых шага

Шаг №1. Определите, какой результат требуется получить «на выходе» (требуемый результат)

Тот самый ценный конечный продукт. Возьмем, к примеру, работу “подготовка и заключение договора”. Результатом должен быть подписанный договор, соответствующий всем нормам, правилам и стандартам компании. Он должен быть с минимально возможными юридическими рисками.

У ежедневного чек-листа для управляющего торговой точкой “требуемым результатом” будет качественное обслуживание клиентов в соответствие со стандартами компании.

Вы делаете чек-лист для сбора в дорогу? Здесь “требуемый результат” — все необходимые вещи взяты с собой и дела сделаны.

Формулировать “требуемый результат” необходимо, чтобы:

• Включать в чек-лист пункты, которые помогают достигать результата (а не всё подряд).
• В дальнейшем проанализировать “а достигается ли тот самый результат?” При необходимости — доработать/изменить.
• Фокус внимания сотрудников не только на работу с чек-листом, но и на достижение с его помощью результата. А то будете слушать потом оправдательные рассказы “я делал всё по чек-листу”. Вам поможет хорошее правило: Если же сотрудник работает по чек-листу и видит, что результат будет плохим — обязан сообщить.

Шаг №2. Составьте пошаговую последовательность действий для выполнении работы

В последовательность действий по чек-листу типовые этапы: приёмка исходных данных, подготовка, выполнение работы, проверка, сдача результата.

На этом шаге некоторые руководители попадают в “ловушку перфекциониста”. Пытаются составить чек-лист, который учитывает все детали и “самый лучший”. Это приводит к тому, что чек-лист находится в состоянии “бесконечная разработка”.

Пока перфекционист доделывает до идеала решение проблемы, сама проблема либо видоизменяется, либо наносит ощутимый ущерб.

Вырваться из “ловушки перфекциониста” помогает принцип: «Идти от сложного к простому» – сначала пишите то, что приходит в голову, улучшать будете потом! Мы не пытаемся сразу написать идеальный чек-лист, а просто пишем все подряд. Потом можно дорабатывать структуру, менять местами, добавлять новые пункты.

Более того, когда я, как руководитель, презентую новый чек-лист сотрудникам, я ни в коем случае не говорю: «Вот, ребята, теперь это ваша Библия навечно». Нет. Я говорю: «Ребята, это первая версия». Мы работаем по принципу «Не потому, что, а для того, чтобы», поэтому чек-лист – это не самоцель. Цель – создать такой чек-лист, который будет помогать выполнять работу качественно и эффективно.

Принцип “Генри Форда” — посмотреть с секундомером как сотрудник выполняет работу

Если в процессе работы мы увидим, что необходимо что-то добавить, то добавим, если видим, что нужно что-то убрать – уберем, нужно что-то скорректировать – скорректируем. И будем так делать постоянно. Поэтому не надо пытаться сделать первый чек-лист сразу на все времена. Сделайте первую версию, которая уже завтра поможет вашим сотрудникам выполнять свою работу качественно, а вам – контролировать их.

Если тяжело идёт даже “первая простая версия” (мысленный эксперимент плохо получается) – понаблюдайте за сотрудником, который делает работу, или сами попробуйте её сделать. Это одна из лучших практик Генри Форда: он не боялся взять в руки секундомер, стоять и смотреть, как сотрудник выполняет свою работу, чтобы понять последовательность действий и отметить, где и что нужно улучшить.

Чек-лист на практике: от разработки до внедрения, или Как чек-лист решил мою проблему по сбору детей в школу

Я не был бы собой, если бы не использовал чек-листы в своей повседневной практике и жизни. Специально привожу пример “из жизни” — он прост и понятен и легко адаптируется под рабочие задачи.

Чек-лист позволил мне раз и навсегда решить проблему ежедневного сбора детей в школу. Раньше этим занималась моя жена, но в какой-то момент это стало моей обязанностью.

К тому времени я уже 15 лет работал с чек-листами. Пока конкретно у меня не было проблем со сборами детей, я не думал про чек-листы в этом плане. Все началось, когда проблема появилась именно у меня. Прекрасная иллюстрация простого принципа: “пока сотрудник думает, что качественное выполнение работы — это проблема руководителя, не ждите изменений в его действиях”.

Итак, проблема вынудила меня “заняться наладкой самостоятельного сбора в школу”. Я составил чек-лист вместе с детьми. Они были вовлечены в процесс, сами подсказывали мне, какие пункты необходимо включить. После того, как записали все моменты, мы “провели тестирование”: прошлись по всем пунктам, представили, что уже утро и дети реально собираются по чек-листу в школу.

Чек-лист навсегда решил проблему долгих, хаотичных и конфликтных сборов моих детей в школу.

На этом этапе мы выявили несколько нестыковок и улучшили чек-лист. На следующее утро я проснулся вместе с детьми и сопровождал их, смотрел, как они работают с чек-листом, разруливал упущенные нестыковки. Параллельно я задавал себе вопрос, который должен задавать себе каждый руководитель, когда ему прилетает какая-то проблема от сотрудника: «А что необходимо сделать, чтобы в следующий раз сотрудник выполнил задачу без моего участия?»

В следующие 3-4 дня были отработаны и устранены все шероховатости. С тех пор мои дети самостоятельно собираются в школу. В игровой форме я избавил и себя с женой, и наших детей от проблем по утрам (надо ли говорить, что сбор детей в формате “ручное управление” приводил к конфликтам).

Здесь скептики могут воскликнуть “Да такой подход превращает детей (и сотрудников) в роботов, что они перестают думать и креативить”. Докладываю результаты эксперимента. Примерно через полгода сборов в школу по чек-листу дети поняли, что он им уже и не особо нужен.

«Что необходимо сделать, чтобы в следующий раз сотрудник выполнил задачу без моего участия?»

Вся информация структурирована у них, они отлично помнили все пункты, довели действия до автоматизма и теперь просто не задумываются о них. Собираясь в школу, они не тратят энергию на решение вопросов из разряда «а что мне делать дальше?”. Теперь они могут себе позволить думать о более важных вещах – о тех же предстоящих уроках.

Представьте, что вы встаете утром, еще сонные. Вы знаете, что до выхода нужно сделать массу дел, но мысли разбегаются. В итоге какие-то дела так и останутся невыполненными, какие-то продуктивнее было бы поменять местами, но без отработанного автоматизма по-другому не получится. А если у вас перед глазами в этот момент окажется чек-лист, то вам даже задумываться о действиях и их последовательности особо не придется. Просто выполняете пункт за пунктом и все.

Причем важно сказать сотрудникам (как и детям), что они не просто работают по чек-листу, но и в случае необходимости дорабатывают его. Не только сказать, но и организовать на практике. А изменения будут в любом случае. Тут важно понимать, что именно доработки показывают, что регламент живой и жизнеспособный. Подробнее о том как внедрить систему регламентов и поддерживать её силами сотрудников, рассказываю в своём мини-тренинге «Мастер регламентов».

Преимущества чек-листа для сотрудников и руководителей

Полезность чек-листов принято рассматривать только с точки зрения руководителей. Однако, они не менее полезны и для добросовестных сотрудников.

1. Подсказывает “как правильно”, не даёт “забыть” важный пункт (преимущество для сотрудника)

Сотрудник получает быструю подсказку что сделать. Как сделать – он знает, если делает это регулярно, но всегда может заглянуть в подробный регламент. Чек-лист – далеко не только средство контроля, как полагают многие. Чек-лист – это прекрасная возможность самому что-то не забыть.

Человек устроен так, что в лучшем случае может концентрироваться на 7 делах одновременно. Что делать, если ему приходится работать с процессом, где 30-40-80 пунктов? Нереально все запомнить! Человек изначально будет демотивирован. Он изначально не будет стараться делать свою работу хорошо, потому что у него будет понимание, что все равно он что-то забудет.

2. Больше внимания на выполнение самой работы, а не на “удержание в голове всех деталей” (преимущество для сотрудника)

Чек-лист позволяет не задумываться о тех действиях, которые необходимо сделать, а сконцентрироваться на их творческой составляющей. В итоге энергия, которая тратится на то, чтобы удержать в голове все пункты, которые необходимо выполнить, будет направлена на само выполнение.

3. Чек-лист персонифицирует ответственность (преимущество для руководителя)

Чек-лист персонифицирует ответственность. Нет «права забыть»: заполнил – расписался – несёшь ответственность. У руководителя в этом случае есть четкое понимание о том, что это – ошибка или проступок. Ошибка – это из разряда «мог забыть без чек-листа». Проступок – чек-лист есть, а сотрудник «забыл» или отметил пункт как выполненный, а на самом деле не выполнил его.

Пока сотрудник считает, что качественное выполнение им работы – это ваша проблема, то именно вы будете бегать за ним и переделывать ЕГО работу. Да, есть добросовестные сотрудники, которые изначально будут считать это своей проблемой и выполнять свою работу качественно. Но для всех остальных придется персонифицировать проблему. Нужно будет четко дать понять, что чек-лист придется заполнять не по желанию и настроению, а относиться к этому серьезно и ответственно.

Самоконтроль сотрудником (чек-листы + инструкции + видео-уроки). В интересах лояльного и добросовестного сотрудника выполнить работу качественно.

Когда сотрудник поймет, что вы настроены решительно, когда вы будете требовать только качественный результат и не получится обманывать или забывать работать с чек-листом, тогда он осознает, что выполнять качественно работу – это его задача, его зона ответственности.

4. Быстрая проверка качества выполненной работы (преимущество для руководителя и сотрудника)

Чек-лист может быть использован для быстрой и объективной проверки качества работы сотрудника. Это удобно не только для руководителя, но и для самого сотрудника. В этом случае подчиненный понимает, как именно будет проверяться его работа и что необходимо сделать для того, чтобы руководитель остался доволен его работой.

Инструменты для самоконтроля сотрудника прекрасно дополняют регламенты и видео-уроки — про них подробнее в статье “База знаний компании: Как сделать, чтобы сотрудники обучались самостоятельно”.

5. Координация разных исполнителей (преимущество для руководителя и сотрудника)

Для процессов (повторяющаяся работа) с несколькими исполнителями добавляете столбец «ответственный». Например, при приёме на работу нового сотрудника, ответственным за оформления документов будет кадровик, за создание технических аккаунтов — системный администратор, за знакомство с корпоративными ценностями — HR-менеджер.

Конечно же выигрывает и новичок — его адаптация на новом месте работы выполняется чётко, разные сотрудники компании “знают свой манёвр”. Ну прямо по Суворову! (примечание: Великий русский полководец Александр Суворов говорил: «Каждый солдат должен знать свой маневр»).

Пример чек-листа «Приём на работу нового сотрудника»

«Приём на работу нового сотрудника» — типовой повторяющийся процесс: как правило из раза в раз шаги будут одинаковыми:

• подтвердить условия работы;
• подготовить рабочее место;
• создать документы для хранения паролей;
• завести аккаунты в различных рабочих сервисах.

Алгоритм в каждой компании будет свой, но шаги всегда будут одними и теми же. В моём чек-листе «Приём на работу сотрудника» 38 пунктов. Представьте, если бы мне, как сотруднику, пришлось держать все это в голове. Я обязательно забыл бы что-нибудь!

В чем сила подробного плана для повторяющихся процессов? Где начинаются те самые высокие стандарты качества работы? Они начинаются там, где учитываются мелочи.

Качество начинается там, где научились учитывать в стандартах мелочи и детали.

Сотрудник, работающий с помощью этого чек-листа, в данном случае HR-менеджер, просто идет по пунктам и отмечает сделано или не сделано. Более того, в чек-листе есть ссылка на регламент, как выполнить тот или иной шаг.

Понятно, что для тех, кто работает на производстве, регламент, скорее всего, будет на бумажном носителе. Но офисный сотрудник (или у которого есть компьютер) заполняет чек-лист в электронном варианте.

Сотрудник, работающий с помощью этого чек-листа, в данном случае HR-менеджер, просто идет по пунктам и отмечает сделано или не сделано.

Для реализации чек-листа «Приём на работу нового сотрудника» я использовал один из простейших вариантов — сделал в формате Google-таблицы. У этого формата есть неоспоримые преимущества: чек-лист доступен из любой точки мира, его не надо никому пересылать, человек просто открывает указанную ссылку и сразу же видит актуальную информацию.

И этот чек-лист можно редактировать одновременно и вдвоем, и втроем. Для этого достаточно дать сотруднику право на редактирование этого документа. Я всегда могу посмотреть, на какой стадии работы находится сотрудник, а у него всегда перед глазами будет пошаговый план действий.

Еще один плюс: можно открыть историю изменений чек-листа и увидеть, когда человек заполнил его. То есть возможен так называемый отложенный контроль. В чек-листе можно сделать ссылки на нужные разделы регламента.

Как дорабатывать чек-лист на основе полученного опыта?

HR-менеджер,для каждого новичка копирует шаблон чек-листа. Если необходимо что-то изменить в чек-листе (дополнить новым пунктов, скорректировать ранее внесённые и т.д.), все правки вносятся в шаблон.

При следующем копировании HR-менеджер автоматически начнет работать по улучшенному шаблону, а мне, как руководителю, не придется постоянно напоминать, чтобы он включил в чек-лист новые пункты.

Как контролировать с помощью чек-листа выполнение задач и роль “руководитель процесса”

Контроль делится на две составляющие:

1. Аудит. Здесь первостепенная задача – увидеть отклонения и проанализировать их причину. Используя чек-листы, разработанные на основе гугл-документов и таблиц, сделать это можно из любой точки мира.
2. Конкретное управленческое воздействие на человека. Чек-лист – это договоренность. Поэтому его, как и регламенты, имеет смысл составлять с сотрудником, который будет отвечать за выполнение.

Ключевой момент — необходимо, чтобы был единый ответственный за качественное выполнение работы по чек-листу от “А” до “Я” — за достижение требуемого результата и координацию исполнителей. Эту роль называют “владельцем процесса” — локальный руководитель для конкретной работы.

Да, какие-то этапы из этого чек-листа, возможно, будет выполнять гендиректор, какие-то – бухгалтер, но за то, чтобы рабочий процесс не забуксовал, отвечает именно владелец этого процесса: в данном случае, на примере найма сотрудников – HR-менеджер.

Там, где несколько ответственных — нет ответственных вовсе.

Если же “владельца процесса” нет, то им автоматически де-факто становится исполнительный или генеральный директор, а в некоторых случаях и собственник бизнеса. Им возникающие проблемы и решать. Теперь понимаете почему топ-менеджеры зачастую перегружены “оперативкой”?

Итак, мы вместе с владельцем процесса составляем чек-лист (возможно привлечение и других участников). После мы договариваемся, что он неукоснительно работает с ним и эта договоренность должна быть выполнена на 100%.

Второй момент: если в работе с чек-листом возникли какие-то препятствия, то исполнитель должен сразу же сообщить об этом “владельцу процесса”. Иначе нарушаются договоренности. Например, у сотрудника не открылся документ с регламентом, а он вдруг посчитал, что он и не нужен ему. Владелец процесса не должен узнавать об этом спустя несколько дней, иначе сотрудник может повторить подобное, а это – прямой путь к провалу.

Для тех, кто хочет подробнее узнать о роли “владелец процесса” и применение на практике, рекомендую мини-тренинг «Бизнес-процессы: Азбука для руководителя: от моделирования и описания до внедрения на практике».

Лайфхаки для чек-листов: Как облегчить и улучшить применение на практике

Несколько советов и рекомендаций по использованию чек-листа:

• Координация разных исполнителей: для процессов с несколькими сотрудниками добавляете столбец «ответственный».
• Чек-лист должен размещаться в таком сервисе, где сотрудники разных подразделений будут иметь доступ к нему.
• К каждому пункту чек-листа можно добавить ссылку на регламент (или его раздел) и видеоурок.
• Чтобы развивать стандарты качества, их надо сначала зафиксировать.
• Когда вы начинаете составлять чек-лист, не нужно сразу писать регламенты ко всем пунктам. Напишите только к наиболее проблемным. А дальше, по мере необходимости, доработайте.

Итоги, системный подход к управлению

Как видите, чек-листы помогают наладить процессы не только в рамках компаний, но и в повседневной жизни. Рекомендуется сделать корпоративным стандартом, обучить использованию руководителей и сотрудников. Не стоит надеяться, что “каждый догадается самостоятельно”.

Чек-лист актуален для всех процессов (повторяющаяся работа), в том числе и для тех, в которых участвуют сразу несколько человек, где надо выполнить кучу мелких действий и учесть кучу параметров.

Сотрудник получает быструю подсказку что сделать (как сделать в деталях – знает, если делает это регулярно, но всегда может заглянуть в подробный регламент).

Тренировка управленческой мышцы

Небольшой практикум поможет внедрить и использовать чек-листы в своём подразделении или компании:

1. Составьте список проблем, возникающих в работе ваших подчинённых.
2. Определите к какой повторяющейся работе (процессу) относится каждая из проблем. На каком этапе возникает? (например: проблема — “несоответствие выполненной работы требованиям от клиента”; процесс — “выполнение заказа клиента”, этап — “передача от менеджеров по продажам в производство”).
3. Выберите для составления чек-листа один из процессов (повторяющихся действий) или его этап (например: выбираем этап — “передача от менеджеров по продажам в производство”) по критериям: часто повторяется; регулярные ошибки/проблемы; ущерб ощутимый; легко сформулировать.
4. Составьте алгоритм действий в виде чек-листа в формате «название этапа», ответственный, комментарий (нормы, ключевые моменты, проблемы, вопрос, идеи).
5. Внедрите чек-лист на практике как было описано в статье и примерах к ней. Добейтесь исправления, либо серьёзного уменьшения, выбранной проблемы.

Успехов в освоении чек-листов! Раз вы прочитали эту статью — вы уже относитесь к элите, к 10% руководителей, которые развивают управленческое мастерство. Сделайте ещё один шаг — станьте одним из 2%, кто не только изучает, но и начинает использовать на практике.

Самый простой способ избежать ошибок в работе — это выполнять свои задачи по чек-листу. Расскажем, как создавать удобные чек-листы на обычной бумаге и в планировщике SingularityApp.

Человеку, как известно, свойственно ошибаться. И львиная доля этих ошибок приходится на наши повседневные дела.

Вот несколько типичных ситуаций:

1. Мы подходим к дверям офиса и выясняем, что забыли дома ключи.
2. Мы приезжаем в командировку. Разбирая в гостинице чемодан, обнаруживаем, что не взяли зарядку для телефона.
3. Мы засыпаем в хлебопечку необходимые ингредиенты, запускаем программу выпечки и отправляемся смотреть фильм. А через час с ужасом понимаем, что не положили в тесто дрожжи.

Разумеется, здесь ничего совсем уж ужасного не произошло. Однако даже такие «мелочи» способны надолго испортить настроение.

У перечисленных выше ситуаций есть общее свойство. Испечь хлеб, собраться на работу или в командировку — это все задачи, которые состоят из множества отдельных шагов.

И удержать эти шаги в голове довольно сложно. Мы не машины, и наша способность к запоминанию информации ограничена. Более того, точно так же ограничена и наша способность к вниманию. Стоит нам заболеть, недоспать или перенервничать, как мы начинаем совершать одну ошибку за другой.

К счастью, для решения этих проблем есть один очень простой и проверенный рецепт — работа по чек-листу. Нужно просто разбить сложные задачи на отдельные шаги и превратить их в контрольные списки:

Чек-листы полностью снимают все ограничения нашей памяти и внимания. Даже если устали или не выспались, мы уже ни о чем не забудем.

Как создать свой чек-лист на бумаге

Такие чек-листы можно использовать много раз подряд. Кстати, саму таблицу чертить не обязательно: достаточно просто взять бумагу в клеточку.

Как создавать чек-листы в SingularityApp

Все, теперь можно приступать к составлению списка шагов. Пункты чек-листа при необходимости можно двигать и менять местами.

После добавления к задаче контрольного списка рядом с ней появится специальный значок. Он напомнит, что нужно заглянуть в свойства задачи и воспользоваться чек-листом для ее выполнения.

Советы

1. Чек-листы больше подходят для задач, которые повторяются и повторяются в неизменном виде. Например, нам каждый месяц приходится оплачивать коммунальные платежи, и эта задача состоит из одних и тех же шагов: вода, свет, отопление и т.д.

   Если же «многошаговая» задача не повторяется или каждый раз видоизменяется (как, например, список покупок), то в Сингулярити ее удобнее планировать не как задачу, а как проект.

2. Часто бывает так, что задача не имеет четкого интервала повторения. Например, мы регулярно ездим в командировки, но эти командировки происходят хаотично и в разные дни. Специально для таких «спонтанных задач» полезно создать отдельный проект, в котором у нас будут храниться чек-листы на все случаи жизни.

3. Некоторые задачи предполагают взаимодействие с различными веб-ресурсами. Удобно добавлять ссылки на эти ресурсы прямо в чек-лист — это очень экономит время.

4. Иногда нужно передать чек-лист другому человеку. Например, мы хотим поделиться опытом с коллегой или дать своему сотруднику инструкцию по выполнению задачи. В этом случае нужно создать отдельный проект, поместить в него задачи-инструкции и пригласить в проект нужных людей (подробнее об этом — в статье о делегировании).

Чек-листы сильно выручают в работе и обычной жизни. Они помогают структурировать информацию и служат напоминанием. Чтобы чек-листы приносили пользу, нужно уметь их правильно составлять.

В статье расскажем, как сделать чек-лист — принципы составления, какую задачу должен решать, как оформить. И дадим краткое определение, если вы вообще не в курсе, что такое чек-лист.

Читайте также: 10 лучших курсов для дизайнеров

Что такое чек-лист и для чего он нужен

Чек лист — это список пунктов, составленный в произвольном порядке. Он может обозначать последовательность шагов для выполнения задачи, список важных дел, характеристики объекта. Чек лист может быть составлен на бумаге, электронном носителе, маркерной доске.

Вы хотя бы раз в жизни составляли чек-лист. Самые простые примеры — список покупок для магазина, распорядок дня, план на выходные.

Чек-листы нужны для упрощения сложных задач, а также проверки и контроля выполненных действий. Например, у вас есть сложное задание — убраться в квартире. Вы не знаете, с чего начать. Разбиваем большую задачу на несколько маленьких (протереть полки, вынести мусор, пропылесосить) и получаем чек-лист.

Это интересно: 11 функциональных тайм-трекеров

Чек-листы полезно использовать:

• для планирования графика;
• упрощения бизнес-процессов;
• создания задач для персонала и проверки их выполнения;
• мотивации и самодисциплины;
• планирования бытовых рутинных задач, если не уверены в своей памяти.

P.S. Если вы научитесь делать чек-листы чуть лучше других, то сможете даже зарабатывать на них.

Где и зачем используются чек-листы

Мы выяснили, что можно использовать чек-листы дома, на работе и в бизнес-процессах для личного удобства. Но еще на них делают деньги.

Как зарабатывают на чек-листах:

Продают. Пример — эксперт в области ресторанного бизнеса Анна Сотникова продает 37 чек-листов для официантов и менеджеров.

Используют как лид-магнит для привлечения клиентов и подписчиков. Например, можно предложить бесплатно скачать чек-лист на сайте. Человеку нужно будет указать свой адрес электронной почты, куда будет отправлен список. В итоге, он получит полезный материал, а вы адрес почты для дальнейших рассылок. Еще можно добавить рекламу в свой чек-лист. Пример — компания по продаже окон предлагает бесплатно скачать список «8 способов выгодно купить окна».

Раздают клиентам и подписчикам, как бонус. Это помогает увеличить их лояльность или мотивирует к покупке. Например, вы продаете обучающий курс. В качестве подарка можно предложить чек-лист (а лучше несколько). Или раздаете чек-листы зрителям прямых эфиров. Для них это мотивация чаще смотреть прямые эфиры, чтобы получать больше полезной инфы.

Используют как упаковку для товара. Это креативный способ увеличить продажи. Пример — шоколад «Чек-лист ПАНИКЕРА». На упаковке в шуточной форме написано, что делать во время пандемии Covid (подраться за гречку, скупить туалетку). 100% такой шоколад берут в подарок или ради фото.

Как создать и оформить чек-лист — инструкция

Нужно предварительно составить список из пунктов на бумаге, а потом оформить его. Для оформления будем использовать сервис Canva. Есть и другие сервисы для оформления списков.

Как правильно составить чек-лист

Перед составлением чек-листа полезно изучить рекомендации:

Один пункт списка должен обозначать одно действие или характеристику. Чем проще чек-лист, тем он эффективнее. Сами пункты тоже старайтесь делать лаконичными.

Используйте простые и понятные формулировки при составлении пунктов.

Пункты должны быть составлены в логической последовательности. Но если список создается исключительно для самоконтроля, можно записать задачи в произвольном порядке. Например, если речь идет об уборке в квартире, нет разницы, с чего именно вы начнете. А если это чек-лист по установке программы на компьютер, важно правильно соблюдать шаги.

Придерживайтесь списка до 20 пунктов плюс/минус. Если список длиннее, лучше разбить задачу на несколько мелких и по каждой составить свой чек-лист.

Пункты пишем в утвердительной форме. «Отправить ТЗ автору, скинуть файл редактору, принять работу от дизайнера». Можно использовать повелительное наклонение: «Отключи телефон на час, сделай зарядку».

Желательно, чтобы кроме самой задачи в списке было место для изменения ее статуса — например, поле для галочки, что она выполнена. Но можно и без галочки — просто зачеркивать лишние пункты.

Важные задачи в чек-листе можно отметить цветом и указать срок выполнения.

В идеале весь чек-лист должен поместиться на одном листе/экране. Но это не обязательное требование. Просто так удобнее.

В чек-листах не стоит использовать много цветов, чтобы не отвлекать внимание от пунктов. Используйте два. Черный на белом — оптимальный вариант для чек-листа. Можно на однотонном цветном фоне. Если цветов больше, то они должны быть не яркими. Если для фона используем картинку, пусть она будет с прозрачностью.

Если чек-лист создается с маркетинговыми целями, он должен содержать полезную информацию. Такие чек-листы лучше составлять экспертам. Например, вы ведете страницу в Instagram и предлагаете подписчикам чек-лист «Как сбросить 10 кг за 2 недели». Очевидно, такой список должен составлять специалист — диетолог, фитнес-тренер. Или автор уникальной методики, проверенной на себе.

Более сложные чек-листы можно создавать не в виде списка, а в виде таблицы. Где будет колонка для задачи, дедлайн, отметка о выполнении, заметки или комментарии. Правда такие чек-листы теряют свое основное свойство — простоту. Но главное, чтобы список помогал решить проблему. Создавайте чек-лист в такой форме, в какой вам будет удобнее с ним работать. Со временем вы научитесь изменять чек-листы под себя и находить оптимальные варианты составления списков.

И самое важное — чек лист должен приносить результат, который можно зафиксировать. Например, выполнение конкретной задачи.

Статья в тему: Как красиво оформить отзывы в Инсте

Оформляем чек-лист в Canva: пошаговая инструкция

Вы составили список и приняли во внимание рекомендации, изложенные выше. Теперь переходим к оформлению:

Шаг 1. Переходим в сервис Canva.com (как пользоваться Canva в России).

Можно сразу выбрать готовые шаблоны чек-листов и просто их отредактировать. Находим по ключевику «cheсk list» или «chek list» (с ошибкой). А вот по слитному написанию «checklist» ищет хуже. Другие варианты для поиска: «to do list» и «планировщик». Еще можно найти шаблоны без ключевика, перейдя в категорию «Планеры». Выбираем подходящий шаблон и редактируем.

Но мы не ищем легких путей, поэтому покажем, как создать кастомный чек-лист с нуля. Переходим к шагу 2.

Шаг 2. Создаем новый документ. Идем в категорию «Планеры» и жмем «Создать пустой дизайн. Планировщик».

Шаг 3. Добавляем фон. Лучше делать однотонный. Яркие цвета не используем. Если хочется поставить фотографию или паттерн на фон, тогда нужно увеличить прозрачность картинки. Или добавить сверху плашку, залитую цветом и тоже с прозрачностью.

Например, хотим сделать чек-лист для путешествий. Добавим фото природы в качестве фона — раздел «Фото», ключевик «nature».

Шаг 4. Делаем фон более прозрачным — 3 точки, значок прозрачности. Увеличиваем прозрачность до такой степени, чтобы фон не перекрывал будущий текст. Потом можно подкорректировать.

Важно: прозрачность работает, если картинку установить поверх полотна, а не в качестве фона. Визуально одно и то же, но инструменты работают по-разному.

Шаг 5. Добавляем заголовок. Идем в инструмент «Текст». Выбираем любой стиль. Лучше, если шрифт заголовка будет отличаться от шрифта пунктов.

Можно поместить текст на плашку контрастного цвета. Плашки находятся в разделе «Элементы». Это обычный прямоугольник или квадрат. Цвет и размер фигуры легко изменить.

Шаг 6. Пишем пункты. Слева можно сразу оставить место для квадратов, в которых потом будем ставить галочки. Используем все тот же инструмент «Текст», но он должен отличаться от заголовка.

Шаг 7. Добавляем квадраты для галочек. Из раздела «Элементы».

Пустое место можно не трогать или добавить туда элемент. Когда текста много, лучше вообще обходиться без лишних деталей. Но в нашем примере иллюстрация не отвлекает от списка.

Готовый вариант:

Чек-листы лучше сохранять в PDF формате для печати.

P.S. Конечно, можно создавать более креативные и сложные чек-листы с рамками, значками, колонками. Но если стоит задача быстро сделать практичный чек-лист — достаточно описанных шагов. Если есть время и желание создать красивый дизайнерский список — в Canva полно инструментов для этого.

От типа зависит структура чек-листа.

1. Шаги для выполнения задачи. Самый распространенный тип. Показывают, что нужно сделать для достижения цели. Например, «Чек-лист для заработка первых 20 000 рублей».

1. Этапы, уровни, дорожные карты. Этот тип похож на предыдущий, но тут мы разбиваем глобальную задачу на этапы и по каждой составляем свои чек-листы. А также создаем один общий чек-лист для фиксации этих этапов. Например, дорожная карта по запуску стартапа. Можно выделить 5 этапов: создание прототипа, поиск инвесторов, запуск массового производства, старт продаж, доставка покупателям. По мере прохождения каждого этапа отмечаем его галочкой в чек-листе.

1. Перечень ошибок. Шаги, которые наоборот отдаляют от цели. Например, вы хотите открыть канал на YouTube. Чек-лист «5 ошибок начинающего ютубера» поможет избежать неправильных действий.
2. Список идей. Например, «33 идеи для постов». Сюда же лайфхаки, рекомендации, секреты.
3. Список обязательных вещей/сервисов/приложений. Пример, как мы делали в Canva — вещи, которые нужно взять в путешествие. Или «10 курсов по продвижению». Это также может быть список для вдохновения — «10 фильмов, которые нужно смотреть в одиночестве».
4. Чек-лист для проверки. Чтобы оценить выполненную работу, выбрать кандидата на должность, проверить, все ли готово к запуску мероприятия. Самый простой пример — фигуристы во время выступлений должны выполнять определенные техники (аксель, тулуп и другие). Судьи отмечают наличие этих техник для каждого спортсмена в своих чек-листах и выставляют оценки.

Другой пример — вы запускаете веб-сайт. Создается чек-лист для тестировщиков, какие блоки и элементы нужно обязательно проверить на предмет юзабилити. Например, первым пунктом нужно проверить, как загружаются страницы, вторым — кнопки, третьим — корректно ли работает форма авторизации.

Третий пример — диспетчеры и пилоты самолетов всегда перед началом полета проверяют по своим чек-листам, все ли готово для безопасного взлета.

1. Список критериев. На что обращать внимание при выборе телефона, автомобиля, вакансии.
2. Чек-лист для общения с клиентами. По сути, это тоже, что и скрипт продаж. Например, инструкция для оператора колл-центра, что он должен обязательно сказать или спросить во время звонка.
3. Чек-листы для создания алгоритмов. Вы хотите создать чат-бота для сайта. Или настроить автоответы. Можно создать чек-лист, где будут описаны основные вопросы и ответы. Потом по этому же чек-листу проверяете, все ли учтено при настройке бота или автоответов.
4. Чек-лист для поиска информации. Например, вам нужна база поставщиков. Или список конкурентов, по которым будет проводиться анализ. Или вы хотите спарсить пользователей. Создаете чек-лист, чтобы понимать, по какому принципу настраивать поиск.

Кстати, чек-листы могут быть специальными (под конкретную задачу, продукт, мероприятие) или универсальными.

Если задача глобальная, она может включать в себя все вышеперечисленные типы чек-листов. Например, для запуска крупного проекта или достижения уровня личностного роста недостаточно одного чек-листа.

Заключение

Если вы никогда не пользовались чек-листами — советуем попробовать. Они реально облегчают жизнь и создаются в пару кликов. Есть также сайты с готовыми шаблонами чек-листов, если лень придумывать пункты самостоятельно.

Полезные ссылки:

• ТОП-7 облачных хранилищ
• Как стать блогером на YouTube
• ТОП-10 лучших CRM-систем

Повышаем продуктивность сотрудников: как оптимизировать рабочий процесс с помощью чек-листов

Владельцы бизнеса и руководители компании всегда думают о том, что и как можно улучшить, чтобы повысить эффективность работы сотрудников. Для этого используются различные технологии, начиная от цифровых, вроде виртуальных общих рабочих столов и корпоративных соцсетей заканчивая целыми комплексами систем контроля за сотрудниками, рабочим временем, приходами и уходами людей. Оптимизируются и рабочие пространства — здесь стоит вспомнить распространение опенспейсов.

Однако одним из самых простых и недорогих для внедрения способов оптимизации рабочего процесса на протяжение десятков лет являются чек-листы.

Как выглядит чек-лист

Говоря простым языком, это такой список дел на день. Когда сотрудник выполняет очередную задачу из этого списка, она зачёркивается (или отмечается). Есть мнение, что чек-листы пришли к нам из авиации, где перед полётом первый пилот проверяет всё по специальному документу, а второй пилот проверяет то, как проверил первый. Позже создание чек-листов перешло и в корпоративную культуру.

Пример чек-листа для пилота

В некоторых компаниях чек-лист пишется каждое утро на доске во время планёрки (такое часто практикуется, например, в СМИ). Зачастую чек-листы создаются в персональных блокнотах или ежедневниках. В некоторых компаниях используют вариант с разлинованным ватманом и стикерами.

Для чего это нужно

Невозможно держать в голове всё, особенно, если план действий составлен не на ближайший час, а, например, на ближайшую неделю. Чек-лист также необходим для того, чтобы не пропустить важных шагов в определённых технологиях. Например, чек-лист с фразами для диалога оператора в колл-центре или чек-лист для настройки сложного оборудования.

Когда перед глазами есть план действий, работа идёт эффективнее, тем более, если порядок задач может быть случайным, их в чек-листе можно расположить по важности, таким образом можно быть уверенным, что не будет упущена какая-нибудь мелочь.Исключается возможность ошибок по невнимательности.

Благодаря чек-листам отпадает необходимость в долгом обучении сотрудников. Вместо того, чтобы несколько раз объяснять ему порядок действий, можно расписать его по пунктам в чек-листе.

Чек-листы и технологии

В эпоху гаджетов чек-листы весьма успешно переходят и в электронный вид. К примеру, их использование помогает значительно повысить эффективность труда выездных работников — от монтажников интернет-оборудования и строителей до уборщиков и курьеров.

Проконтролировать качество выполненных работ руководству компании довольно сложно – на каждый объект выезжать невозможно, а обратная связь от клиента далеко не всегда является объективной оценкой.

Также у большинства компаний сектора выездных услуг не существует прописанных стандартов решения задач, мобильный сотрудник просто выполняется набор действий, который, как ему кажется, позволит быстрее и лучше добиться результата.

Это рождает целый ряд проблем – невозможно гарантировать качество, важные этапы работы могут быть пропущены, оборудование установлено «на глаз» и т.д. Причём, качество работ не гарантирует и стаж работы сотрудников – ошибки допускают как новички, так и опытные мастера.

Использование «обычных» чек-листов на бумаге здесь вряд ли поможет, поскольку при удалённой работе очень сложно проконтролировать выполнение каждого пункта – ничего не мешает сотруднику отметить выполнение задачи, но не выполнить её.

Не помогает и внедрение практики составления фотоотчетов по завершению заказа. На фото далеко не всегда видно качество работы, есть сложности с передачей файлов в офис, многие «забывают» сделать фото и т.д.

Совсем другое дело, когда функция составления чек-листа автоматизирована и вынесена в специальное приложение, как это сделано в сервисе Planado. В нем чек-лист активируется при старте заказа — работник должен выполнять действия последовательно, проставляя «галочки» в приложении. Перескакивать через пункты нельзя — система не даст завершить наряд. По завершению работы с помощью того же приложения в офис отправляется фотоотчёт.

Это позволяет гарантировать соблюдение технологии — даже стремящиеся к оптимизации своего труда сотрудники не смогут «перегнуть палку» и пропустить важный шаг в ходе выполнения задачи. А новичкам наличие чек-листов, в которых четко прописана последовательность всех действий, помогает избежать ошибок

На чек-лист надейся

Внедрение в работу чек-листов и программных инструментов контроля, конечно, увеличивает эффективность работы и позволяет избежать многих ошибок, однако не решит сразу всех проблем. Очень важную роль играет грамотное руководство бизнесом: внедрение других технологий оптимизации работы, таких, например, как отслеживание местоположения сотрудника на карте, контроль его перемещений и времени, проведённом на рабочем месте.

Важно, чтобы сотрудники понимали, что подобные меры внедряются не для ущемления их свобод и прав, а для оптимизации и повышения эффективности рабочего процесса. И что помимо кнута есть и пряник — премии при достижении оговоренных результатов и т.п. Если руководители смогут донести до сотрудников причины внедрения дополнительных инструментов контроля и те преимущества, что это даст бизнесу и им лично, это станет большим подспорьем.

Конечно, всегда найдутся те, кто будут противиться применению технологичных средств и станут искать способы их обмануть — с такими людьми ничего сделать нельзя, ведь они думают не о хорошей работе, а о том, как лишний раз не напрячься и обмануть «начальство». Что делать с такими сотрудниками – каждый руководитель решает сам, но, в любом случае, их попытки «мухлевать» не останутся незамеченными.

Для тех же, кто может и хочет работать честно, чек-листы станут хорошим и удобным инструментом, который позволяет добиваться высоких результатов, и получать соответствующее вознаграждение.

Другие интересные статьи о повышении продуктивности работников от команды «Латеры-Планадо»:

• Выход «в поле»: Как мы делали мобильное приложение для повышения эффективности выездных работников
• Field Management: Как создать «Uber для монтажников» с помощью специального софта
• Как контролировать сотрудников удаленно
• Как с помощью технологий решать распространенные офисные проблемы
• 10 полезных сервисов для контроля сотрудников