ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ АКТОВ
Специальных требований или форм для оформления актов законом не установлено, но на акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-20031.
Данный ГОСТ предъявляет к актам следующие требования:
- акт составляется коллегиально. Это может быть как специально созданная комиссия (по приказу), так и спонтанно составленная группа людей, присутствовавших непосредственно на месте фиксации. Например, для фиксации нарушения комиссия обычно не назначается специальным приказом, а составляется при необходимости. В акте указываются все члены комиссии (не менее двух, лучше три человека);
- акт может составляться на бланке организации или просто на чистом листе бумаги (во втором случае нужно указать полное наименование организации в тексте акта);
- в заголовке указывается слово «АКТ», ниже — краткое содержание (о чем акт): «о нарушении трудовой дисциплины», «об отсутствии на рабочем месте» и т. д.;
- проставляется дата и при необходимости время составления акта;
- может быть указано место составления акта;
- в описательной (основной) части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент составления документа;
- акт можно оформить как в рукописном, так и в печатном виде;
- все члены комиссии должны подписать составленный акт. Если кто-то из них не согласен с документом по каким-либо пунктам, он имеет право подписать акт с поправкой.
Новый ГОСТ
С 1 июля 2018 г. начнет действовать новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-20162.
Кадровикам нужно принять к сведению, что некоторые реквизиты документов общего делопроизводства рекомендовано оформлять по-новому. В отделе кадров эти документы также создаются.
Речь идет:
- о деловых письмах;
- служебных и докладных записках;
- приказах по основной деятельности;
- приказах по личному составу, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности;
- локальных нормативных актах и др.
Применительно к актам новый ГОСТ говорит следующее: в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).
АКТЫ О ДИСЦИПЛИНАРНЫХ НАРУШЕНИЯХ
Статья 192 ТК РФ предусматривает, что работодатель применяет дисциплинарные взыскания за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
Таким образом, чтобы у работодателя было основание для увольнения работника:
1) работник должен совершить действие (бездействие);
2) это действие или бездействие должно быть противозаконным (нарушать законы, подзаконные акты или локальные нормативные акты);
3) работник должен быть виновен в совершении этого проступка.
Первое, что работодателю нужно будет доказать в случае спора в суде, — это фактическое совершение того или иного запрещенного действия или отсутствие требуемых действий (бездействие) работника.
Как указал Верховный Суд РФ3, именно работодатель должен доказать, что совершенное работником нарушение, явившееся поводом к увольнению, в действительности имело место и могло являться основанием для расторжения трудового договора.
Основания для дисциплинарного взыскания могут быть разными, однако любое из нарушений должно быть зафиксировано документально.
Судебная и правоприменительная практика свидетельствует об использовании двух документов для фиксации нарушений работников: акт и (или) служебная (докладная) записка. Их отличие в том, что служебная записка, как правило, пишется одним человеком, а акт составляют несколько, обычно три человека.
Чем детальнее будут составлены акты и служебные записки, чем тщательнее описаны в них события, тем легче работодателю будет доказать факт нарушений работника в случае возникновения спора.
Обратите внимание: фиксация нарушения еще не означает, что работник действительно виноват. Ведь его вину еще необходимо установить. Это уже следующий шаг в процедуре привлечения к дисциплинарной ответственности, который мы в данной статье не рассматриваем.
Приведем несколько примеров оформления актов о фиксации наиболее частых нарушений.
- Прогул, как известно, это отсутствие на рабочем месте более 4 ч либо в течение всего рабочего дня без уважительной причины (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае, как правило, комиссия из трех человек оформляет акт отсутствия работника на рабочем месте (пример 1). Важное условие: все подписавшиеся должны были действительно наблюдать отсутствие работника на рабочем месте в течение 4 ч. Причина отсутствия на данном этапе не рассматривается, фиксируется лишь факт отсутствия работника.
- Опоздание, в отличие от прогула, — отсутствие работника на рабочем месте до 4 ч. Это тоже нарушение трудовой дисциплины, но в отличие от прогула за него уволить нельзя, только объявить выговор. Фиксируется опоздание также с помощью акта.
- К сожалению, появление на работе в состоянии опьянения не такое редкое явление, особенно в рабочих коллективах. Чаще всего это алкогольное опьянение, но возможно также наркотическое и другое токсическое опьянение.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2018.
КС-11 и КС-14 чем отличаются друг от друга? Неопытному человеку с первого взгляда будет непонятно. Главным же отличием является порядок составления документа. И формы этих документов, конечно же, будут немного разниться. Подробнее остановимся на их основных отличиях.
Основные отличия по составлению
В составлении акта КС-14 помимо представителей исполнителя и заказчика принимает участие приемочная комиссия. Состав приемочной комиссии утверждается инвестором или заказчиком. В то же время в оформляемом акте КС-11 обычно фигурируют лишь 2 стороны — исполнитель и заказчик (инвестор).
При составлении КС-14 указывается, как работают все коммуникации, соответствует ли вводимый в действие объект недвижимости не только проекту, но и строительным нормам. В акте КС-11 оценивается лишь соответствие готового объекта проектным данным: проверяется наличие и расположение перегородок/перекрытий, их размеры и прочее.
Основные отличия по содержанию
Акт КС-11 является своего рода приемо-сдаточным документом, подписываемым исполнителем и заказчиком подрядных работ при завершении строительства.
Есть еще и другие важные документы, которые нужно правильно оформить и провести в строительстве. О них рассказываем на курсе «Учет в строительстве». Но давайте дальше поговорим о КС-14.
А вот КС-14 является одним из основных документов при оформлении разрешения на выдачу компетентными органами решения о вводе объекта недвижимости в действие (подп. 4 п. 3 ст. 55 Градостроительного кодекса).
Оба акта — и КС-11, и КС-14 — являются основанием для принятия объекта к учету и отражения задолженности перед исполнителем (на их основании делается проводка Дт 08 Кт 60). При этом КС-11 подтверждает факт окончательной приемки заказчиком выполненных подрядных работ по договору. КС 14, кроме вышеуказанного, еще и засвидетельствует факт ввода объекта в эксплуатацию. На его основании составляется форма ОС-1а и делается проводка Дт 01 Кт 08.
Для целей отражения подрядных работ в бухучете достаточно будет оформления формы КС-11. В то же время, если предполагается участие приемочной комиссии, например при представительстве в ней госорганов или органов муниципалитета (если сдается государственный объект недвижимости), без составления акта КС-14 уже не обойтись.
Основные отличия по форме
Основное отличие бланков КС-11 и КС-14 по форме связано с тем, что КС-11 составляют заказчик и исполнитель, а КС-14 — исполнитель и приемочная комиссия.
По итогам осмотра объекта недвижимости в соответствующих разделах акта КС-14 отражается решение комиссии о соответствии объекта проекту и установленным санитарным и строительным нормам.
Итоги
Акт КС-11 подписывают исполнитель и заказчик при приемке построенного объекта на соответствие проекту. Форму КС-14 подписывает приемочня комиссия при приемке объекта недвижимости на соответствие санитарным, проектным и строительным нормам.
Обе формы нужны, чтобы ввести построенный объект в эксплуатацию.
Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.
Ключевые характеристики актов
Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:
- Ревизии и различные исследования.
- Инвентаризация.
- Испытание новой техники.
- Передача ТМЦ.
- Передача дел новому руководителю.
- Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.
Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.
Разновидности актов
Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:
- О списании активов.
- О приеме-передаче активов/работ/документов.
- О проверках техники/ итогов работы.
- Об осмотрах.
- О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
- Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
- Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
- Об испытаниях оборудования/образцов.
- О ликвидации учреждения.
- О ревизии/инвентаризации.
- О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.
Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.
Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины
Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:
- Неисполнение своих обязанностей.
- Невыполнение распоряжений руководителя.
- Прогулы.
- Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.
Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:
- О прогуле.
- Об отказе в предоставлении объяснений.
Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.
Особенности оформления актов
Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:
- Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
- Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.
Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.
Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.
Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:
- Прием-сдача ценностей и документов.
- Инвентаризация.
- Расследование ЧП.
Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.
Что должно содержаться в документе?
Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:
- Дата и место оформления документа.
- ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
- Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
- Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
- Объяснения, данные работником касательно нарушения.
- Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
- Подписи лиц, оформлявших акт.
- Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.
Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.
Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.
Дополнительные требования к оформлению
Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:
- Наименование фирмы.
- Наименование документа (акт).
- Номер.
- Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
- Подписи.
- В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.
К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.
АКТ
РАБОЧЕЙ КОМИССИИ О ПРИЕМКЕ ОБОРУДОВАНИЯ
ПОСЛЕ КОМПЛЕКСНОГО ОПРОБОВАНИЯ
г. _____________ "___"____________ 19__ г.
Рабочая комиссия, назначенная ___________________________________
______________________________________________________________________
(наименование организации - заказчика (застройщика),
назначившей рабочую комиссию)
решением от "___"_____________ 19__ г. N _____________________________
в составе:
председателя - представителя заказчика (застройщика) _________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
членов комиссии - представителей:
генерального подрядчика ______________________________________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
субподрядных (монтажных) организаций _________________________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
эксплуатационной организации _________________________________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
генерального проектировщика __________________________________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
органов государственного санитарного надзора _________________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
органов государственного пожарного надзора ___________________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
технической инспекции труда ЦК или совета профсоюзов _________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
профсоюзной организации заказчика или эксплуатационной организации
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
других заинтересованных органов надзора и организаций _______________
______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
УСТАНОВИЛА:
1. Оборудование _________________________________________________
(наименование оборудования,
______________________________________________________________________
технологической линии, установки, агрегата
______________________________________________________________________
(при необходимости указывается в приложении к акту))
смонтированное в _____________________________________________________
(наименование здания, сооружения, цеха)
входящего в состав ___________________________________________________
(наименование предприятия, его очереди,
пускового комплекса)
прошло комплексное опробование, включая необходимые пусконаладочные
работы, совместно с коммуникациями с "___"_______________ 19__ г. по
"___"___________________ 19__ г. в течение _________________________ в
(дни или часы)
соответствии с установленным заказчиком порядком и по ________________
______________________________________________________________________
(наименование документа,
______________________________________________________________________
по которому проводилось комплексное опробование)
2. Комплексное опробование, включая необходимые пусконаладочные
работы, выполнено ____________________________________________________
(наименование организации -
______________________________________________________________________
заказчика, пусконаладочной организации)
3. Дефекты проектирования, изготовления и монтажа оборудования
(при необходимости указываются в приложении к акту), выявленные в
процессе комплексного опробования, а также недоделки:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
устранены.
4. В процессе комплексного опробования выполнены дополнительные
работы, указанные в приложении ______ к акту.
РЕШЕНИЕ РАБОЧЕЙ КОМИССИИ
Оборудование, прошедшее комплексное опробование, считать готовым
к эксплуатации и выпуску продукции (оказанию услуг), предусмотренной
проектом в объеме, соответствующем нормам освоения проектных мощностей
в начальный период с "___"_________ 19__ г., для предъявления
Государственной приемочной комиссии к приемке в эксплуатацию.
Председатель рабочей комиссии ________________________
(подпись, фамилия)
Члены рабочей комиссии: ________________________
________________________
________________________
(подписи, фамилии)