Историческая справка
Открытое акционерное общество «Уралэлектропечь» (ООО «Уралэлектропечь», далее — Общество) создано в соответствии с Решением учредителей, оформленного Протоколом № 1 собрания учредителей от 19 октября 2004 года.
Общество зарегистрировано Инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Железнодорожному району г. Екатеринбурга Свердловской области (Свидетельство о государственной регистрации юридического организации № 003152536 серия 66 от 01 ноября 2004 года). Обществу присвоен Основной государственный регистрационный номер — (ОГРН) 1046603162430.
Общество состояло на учете в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 24 по Свердловской области. Обществу присвоен идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — 6659111585, код причины постановки на налоговый учет (КПП) – 667801001.
Местонахождение Общества: г. Екатеринбург, проспект Космонавтов, 11 «Б», литер Д.
Устав Общества утвержден Общим собранием учредителей (Протокол № 1 от 19 октября 2004 года).
В соответствии с Уставом, Общество являлось юридическим лицом, имело в собственности обособленное имущество, приобретенное в процессе хозяйственной деятельности.
Предметами деятельности Общества в соответствии с Уставом являлись:
— разработка и изготовление приборов и установок для металлургии, оборудования для химической промышленности, химического машиностроения;
— разработка и изготовление приборов и установок для проведения исследований, испытаний в различных областях науки и техники;
— разработка и изготовление новых технологических установок, систем управления;
— разработка и изготовление медицинской техники;
— разработка и изготовление техники для решения экологических проблем;
— оказание посреднических научно – технических услуг;
— разработка и изготовление продукции производственно – технического назначения и другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.
Производственная деятельность Общества фактически была прекращена в 2016 году.
Решением Арбитражного суда Свердловской области №А69-41196/2014 от 20 января 2017 года Общество признано несостоятельным (банкротом), в отношении него открыто конкурсное производство сроком на шесть месяцев. Срок конкурсного производства в дальнейшем продлен. Конкурсным управляющим назначена Другова Алена Павловна.
В связи с ликвидацией Общества проведена научно – техническая обработка документов по личному составу. В результате работы составлена опись № 1-л дел по личному составу за 2004 – 2017 годы в количестве 18 (восемнадцати) единиц хранения с № 1 по № 18.
В опись внесены приказы по личному составу, личные карточки и трудовые договоры работников, документы по начислению заработной платы.
В связи с тем, что Общество ликвидировано и на муниципальное хранение поступил весь комплекс документов по личному составу и в соответствии с п. 2.11. «Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015 г.), опись составлена по номинально — хронологическому принципу.
Сохранность документов полная.
Физическое состояние дел удовлетворительное. Дела подшиты, пронумерованы, имеют листы-заверители.
К описи составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, предисловие. К фонду составлена историческая справка. В конце описи сделана итоговая запись. В связи с отсутствием в Обществе ответственного за архив и экспертной комиссии в конце описи отсутствует наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) и гриф экспертной комиссии.
Документы обработаны, опись составлена и оформлена в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». М., 2015 г., Федерального закона от
02 марта 2016 г. № 43-ФЗ О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».
Конкурсный управляющий А.П.Другова
22.06.2018
Выдаем историческую справку организации
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2017, N 5
Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.
Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.
Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.
Когда и для чего нужна историческая справка
Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.
Таким образом, историческая справка требуется:
- при подготовке архивных справок и выписок;
- передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.
Историческая и архивная справки: как не перепутать
Историческая и архивная справки — это два разных документа.
Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.
Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.
Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.
Составляем историческую справку
Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:
- Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).
- Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).
Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.
Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (ниже).
Схема. Историческая справка
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Историческая справка ¦
L-----------------------------------T-----------------------------------
--------------------------+-------------------------¬
------------+-----------¬-------------+-----------¬-------------+----------¬
¦ Раздел 1 ¦¦ Раздел 2 ¦¦ Раздел 3 ¦
¦ ¦¦ ¦¦ ¦
¦ История ¦¦ История фонда ¦¦ Характеристика ¦
¦ фондообразователя ¦¦ ¦¦ документов фонда ¦
LT-----------------------LT------------------------LT-----------------------
¦----------------------¬ ¦-----------------------¬ ¦----------------------¬
¦¦ Содержание раздела ¦ ¦¦ Содержание раздела ¦ ¦¦ Содержание раздела ¦
¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦
¦¦История организации ¦ ¦¦- объем документов; ¦ ¦¦- разновидности ¦
¦¦со ссылками на ¦ ¦¦- крайние даты ¦ ¦¦документов; ¦
¦¦соответствующие ¦ ¦¦документов; ¦ ¦¦- особенности ¦
¦¦законодательные и ¦ ¦¦- степень сохранности ¦ ¦¦формирования единиц ¦
¦¦иные нормативные ¦ ¦¦документов; ¦ ¦¦хранения и их ¦
¦¦акты: ¦ ¦¦- даты передачи ¦ ¦¦систематизации; ¦
¦¦- даты образования, ¦ ¦¦документов на ¦ ¦¦- наличие документов,¦
¦¦переименования, ¦ ¦¦постоянное хранение ¦ ¦¦выходящих за ¦
L+реорганизации, ¦ L+ ¦ L+хронологические ¦
¦ликвидации; ¦ ¦ ¦ ¦границы деятельности ¦
¦- ведомственная ¦ ¦ ¦ ¦фондообразователя; ¦
¦принадлежность; ¦ ¦ ¦ ¦- состав справочного ¦
¦- структура и ¦ ¦ ¦ ¦аппарата к фонду; ¦
¦функции, их ¦ ¦ ¦ ¦- место хранения ¦
¦изменения; ¦ ¦ ¦ ¦документов по личному¦
¦- название ¦ ¦ ¦ ¦составу ¦
¦организации- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предшественника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------- L----------------------- L----------------------
Конечно, кадровику вряд ли удастся заполнить абсолютно все перечисленные в схеме информационные блоки. Но делать этого и не нужно: это работа архивариуса, причем на том этапе становления системы хранения документов, когда архив уже работает в полную силу. Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.
Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.
Таблица. Содержание исторической справки
|
N п/п |
Информационный блок |
Комментарий |
|
Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации |
На основе соответствующих распорядительных документов |
|
|
Ведомственная принадлежность |
При наличии |
|
|
Структура и функции, их изменения |
На основе организационной структуры |
|
|
Название организации-предшественника |
При наличии |
|
|
Объем документов |
С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу |
|
|
Крайние даты документов |
||
|
Степень сохранности документов |
||
|
Особенности формирования единиц хранения и их систематизации |
||
|
Место хранения документов по личному составу |
С указанием фактического адреса нахождения хранилища |
Оформление исторической справки
С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:
- наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
- наименование вида документа;
- дата документа (дата подписания справки);
- номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
- место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
- текст;
- подпись.
Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.
Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.
Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно (Пример 1).
Пример 1. Историческая справка организации, составленная в отдел кадров.
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ (АО "Природные ресурсы") ¦
¦ ¦
¦ ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ 01.03.2017 N 1 ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Природные ресурсы" ¦
¦ образовалось в 2009 году (договор об учреждении от 18.03.2009 N 1). ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Природные ресурсы" ¦
¦ реорганизовано в форме преобразования в Закрытое акционерное общество ¦
¦ "Природные ресурсы" (решение учредителей от 17.05.2010 N 534). ¦
¦ 1 сентября 2014 г. Закрытое акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ реорганизовано в форме преобразования в Акционерное общество "Природные ¦
¦ ресурсы" (решение акционеров от 01.09.2014 N 653). ¦
¦ Основной вид деятельности АО "Природные ресурсы" - производство и ¦
¦ распределение газообразного топлива. ¦
¦ Приказом от 09.01.2017 N 1 утверждена следующая организационная ¦
¦ структура: ¦
¦ 1 - Руководство, ¦
¦ 2 - Управление по персоналу, ¦
¦ 3 - Бухгалтерия, ¦
¦ <...> ¦
¦ Управление по персоналу АО "Природные ресурсы" осуществляет архивное ¦
¦ хранение документов по личному составу. Хранение осуществляется по ¦
¦ адресу: г. Москва, ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, каб. 0021. ¦
¦ На хранении находятся документы по личному составу за 2010 - 2016 ¦
¦ годы в количестве 965 томов (опись N 1/ЛС). Документы по личному составу ¦
¦ за 2009 год были утрачены при пожаре в офисе АО "Природные ресурсы",¦
¦ произошедшем 15 января 2010 года (акт о пожаре от 15.01.2010 N 1). ¦
¦ Состояние документов, находящихся на хранении, хорошее. В дела ¦
¦ сформированы документы одного календарного года (за исключением личных ¦
¦ дел). Каждая единица хранения содержит не более 250 листов. Тома сшиты в ¦
¦ картонные обложки, снабжены внутренней описью, листом-заверителем. ¦
¦ ¦
¦ ------------¬ ¦
¦ Генеральный директор ¦ Печать ¦ Потапов Е.К. Потапов ¦
¦ ¦ АО ¦ ¦
¦ Начальник отдела кадров ¦"Природные ¦ Коржевицкая М.В. Коржевицкая ¦
¦ ¦ ресурсы" ¦ ¦
¦ L------------ ¦
L---------------------------------------------------------------------------
В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.
После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.
Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.
Обратите внимание на Пример 2: на бланке организации сообщается, что работник был принят в организацию с тем же наименованием, но другой организационно-правовой формой. По месту предъявления этой справки наверняка возникнут вопросы. Что это: опечатка, попытка ввести в заблуждение, правда? Копия исторической справки снимет эти вопросы.
Пример 2. Архивная справка со ссылкой на копию приложенной исторической справки организации.
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ (АО "Природные ресурсы") ¦
¦ ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, оф. 0010, г. Москва, 123456 ¦
¦ Тел./факс: (123)456-78-90, e-mail: office@priroda.com, www.priroda.com ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789 ¦
¦ ¦
¦ N 436-5/И от 19.05.2017 Г-же Калининой Т.К. ¦
¦ На N 2341-2/В от 16.05.2017 ул. Пушкина, д. 44, кв. 246, ¦
¦ г. Москва, 123456 ¦
¦ ¦
¦ АРХИВНАЯ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ В документах Акционерного общества "Природные ресурсы" содержатся ¦
¦ следующие сведения о работе Калининой Тамары Константиновны (д. р. ¦
¦ 04.02.1974). ¦
¦ 28 июля 2010 года принята на должность ведущего инженера в ¦
¦ производственно-технический отдел ЗАО "Природные ресурсы" (приказ от ¦
¦ 28.07.2010 N 356-32/лс). ¦
¦ Уволена по собственному желанию 21 декабря 2016 года на основании ¦
¦ п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ от ¦
¦ 21.12.2016 N 462/лс). ¦
¦ Основание: Ф. 1, оп. 1 л/с, д. 01-02, т. 2, л. 201; д. 01-03, т. 2, ¦
¦ л. 159. ¦
¦ Приложение: копия исторической справки АО "Природные ресурсы" на ¦
¦ 1 л. в 1 экз. ¦
¦ -------------¬ ¦
¦ Генеральный директор ¦ Печать ¦ Потапов Е.К. Потапов ¦
¦ ¦ АО ¦ ¦
¦ ¦ "Природные ¦ ¦
¦ ¦ ресурсы" ¦ ¦
¦ L------------- ¦
L---------------------------------------------------------------------------
Ежегодные дополнения к исторической справке
В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.
Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик». Тогда в январе 2018 года начальник отдела кадров подготовит дополнение к справке, которое будет выглядеть так, как показано в Примере 3.
Пример 3. Дополнение к исторической справке, составленной в отеле кадров
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ (АО "Природные ресурсы") ¦
¦ ¦
¦ ДОПОЛНЕНИЕ ¦
¦ к исторической справке ¦
¦ ¦
¦ 11.01.2018 N 1 ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ В 2017 году в АО "Природные ресурсы" произошло следующее изменение: ¦
¦ присоединено АО "Газовик" (приказ от 21.09.2017 N 1007/1-ОД). ¦
¦ Виды деятельности организации не менялись. ¦
¦ Документы по личному составу АО "Газовик" приняты в Управление по ¦
¦ персоналу АО "Природные ресурсы" и оформлены на хранение с присвоением ¦
¦ фонду номера 2. ¦
¦ ------------¬ ¦
¦ Генеральный директор ¦ Печать ¦ Потапов Е.К. Потапов ¦
¦ ¦ АО ¦ ¦
¦ Начальник отдела кадров ¦"Природные ¦ Коржевицкая М.В. Коржевицкая ¦
¦ ¦ ресурсы" ¦ ¦
¦ L------------ ¦
L---------------------------------------------------------------------------
Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит «Отметка о приложении» будет выглядеть так:
Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.
Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.
Е. Кожанова
Специалист
по ДОУ и кадровому
делопроизводству
ВЫДАЕМ ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ ОРГАНИЗАЦИИ
Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.
Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.
Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.
Когда и для чего нужна историческая справка
Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.
Таким образом, историческая справка требуется:
— при подготовке архивных справок и выписок;
— передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.
Историческая и архивная справки: как не перепутать
Историческая и архивная справки — это два разных документа.
Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.
Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.
Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.
Составляем историческую справку
Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:
1) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).
2) Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).
Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.
Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть.
Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.
Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.
Таблица. Содержание исторической справки
|
N п/п |
Информационный блок |
Комментарий |
|
1 |
Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации |
На основе соответствующих распорядительных документов |
|
2 |
Ведомственная принадлежность |
При наличии |
|
3 |
Структура и функции, их изменения |
На основе организационной структуры |
|
4 |
Название организации-предшественника |
При наличии |
|
5 |
Объем документов |
С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу |
|
6 |
Крайние даты документов |
|
|
7 |
Степень сохранности документов |
|
|
8 |
Особенности формирования единиц хранения и их систематизации |
|
|
9 |
Место хранения документов по личному составу |
С указанием фактического адреса нахождения хранилища |
Оформление исторической справки
С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:
— наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
— наименование вида документа;
— дата документа (дата подписания справки);
— номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
— место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
— текст;
— подпись.
Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.
Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.
Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно.
В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.
После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.
Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.
Ежегодные дополнения к исторической справке
В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.
Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик».
Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит «Отметка о приложении» будет выглядеть так:
Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.
Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.
Историческая справка: что это, зачем нужна и как выглядит
Историческая справка – это документ, который содержит хронологически упорядоченную и структурированную информацию о каком-то объекте: со дня его образования и до настоящего времени.
В тексте этого документа в обязательном порядке отображаются следующие сведения:
- фондообразователь и его деятельность за соответствующий период;
- история появления архивного фонда;
- состав и содержание документации;
- научно-справочный аппарат: справочная литература, научные изыскания, проекты, рефераты, служебные и пояснительные записки, другие актуальные источники и документы.
В роли фондообразователя может выступать организация или учреждение, занимающиеся архивированием своей документации, а также лицо, формирующее личный архивный фонд.
Понятие об объекте исторической справки также является обязательным при рассмотрении данного вопроса. Этот термин может означать не только конкретный физический объект (старинный дом, историческое здание или место, город, какое-то русское или зарубежное общество, достопримечательность, памятник архитектуры и т.п.) но и отдельно взятый исторический отрезок времени или актуальный на сегодняшний день факт исторического прошлого России.
Популярным запросом также является, например, историческая справка организации (образцом поделиться, увы, не смогу, но о примерах поговорим дальше).
Причина массового спроса на исторические справки в последние годы обусловлена существующими законодательными нормативами и требованиями к предоставляемым в государственные учреждения пакетам документов. Потребность в создании исторической справки может быть также обусловлена проведением больших изыскательских работ или планированием строительства в районе, расположенном непосредственно в исторически значимом месте.
Работой над составлением исторических справок занимаются сотрудники архива организации или научные сотрудники музея, а в ряде случаев – работники отдела кадров предприятия. Этот документ создается на основе тщательного изучения имеющихся архивных и музейных фондов, других документальных материалов. Любая историческая справка, как правило, пишется на специальном бланке и заверяется подписью автора и заведующего архивом.
Практика показывает, что Москва и Санкт-Петербург, как регионы с богатым историческим прошлым, отличаются тем, что многие организации-заказчики из этих городов, знакомясь с итоговым документом, нередко открывают для себя совершенно новые факты об интересующем их здании или другом объекте.
Содержание статьи:
- 1 Структура исторической справки
- 1.1 1. Сведения об организации-фондообразователе
- 1.2 2. Информация о фонде
- 1.3 3. Научно-справочный аппарат к фонду, виды носителей информации
- 2 Пример
- 3 Заключение
Структура исторической справки
Основные требования к составлению и оформлению исторической справки являются универсальными и распространяются на всех фондообразователей.
Данный документ обязательно должен содержать следующие разделы.
1. Сведения об организации-фондообразователе
- История (формирование, основные этапы развития, реорганизации, внутренние назначения), сайт, почтовый и электронный адрес;
- действующая структура;
- сведения о предшественниках предприятия, его подчиненности, подведомственных организациях, а в случае ликвидации фондообразователя – название его преемника;
- масштаб и сферы деятельности фондообразователя, его место в экономике, культуре, общественной жизни города, региона, страны.
2. Информация о фонде
- Характеристики фонда (объем документов с фиксацией изменений, документооборот, личные дела сотрудников);
- история документации (с первых до последних дат), сведения о документах, выходящих по году написания за хронологические рамки фонда;
- оценка состояния фонда (степень сохранности, специфика формирования и систематизации, пригодность к практическому использованию);
- сведения о наличии фондовых включений – документов сторонних учреждений или физических лиц.
3. Научно-справочный аппарат к фонду, виды носителей информации
Данные о фондообразователе личного архивного фонда обязательно содержат подробные сведения о его биографии (место рождения, годы жизни, образование и род деятельности, профессия, другие факты, представляющие исторический или другой общественно значимый интерес).
В исторической справке для архива (образец ты легко найдёшь в интернете) всей семьи аналогичные сведения даются о каждом из родственников.
В разделе по истории фонда также обязательно должны присутствовать аннотация, библиография, сведения об условиях доступа и пользования документами по теме.
Помимо полной и исчерпывающей исторической справки существует также краткая историческая справка. В случае разработки документа этого вида его объем значительно сокращается, а некоторые разделы разрабатываются кратко или полностью отсутствуют.
Пример
Обычно правильно и полно составленная историческая справка – это серьезный научный отчет на 50-80 печатных листах, поэтому в данный момент привести конкретный пример составления и оформления исторической справки просто невозможно. Однако отличительной чертой любой серьезной фирмы, занимающейся составлением исторических справок под заказ, является ее готовность продемонстрировать образцы разработанных ей ранее исторических справок при встрече с потенциальным заказчиком. Точные названия таких компаний при необходимости всегда можно найти на их сайтах.
Успешно работающие компании широко применяют в работе со своими сотрудниками новые, в том числе и дистанционные, методы и инструменты обучения написанию исторических справок с использованием определенных алгоритмов и шаблонов. Требования к оформлению документа обязательно предполагают наличие сквозных ссылок на источники информации, в том числе, полученные через Интернет. При этом специалист центра несет персональную ответственность за достоверность изложенных в исторической справке сведений.
Для архива образец исторической справки предоставляется в самые короткие сроки. День, час и форма исполнения заказа оговариваются заранее.
Заключение
Дай возможность профессионалам проявить себя и написать по-настоящему уникальную историческую справку о любом интересующем тебя объекте. Сделай правильный выбор 🙂
Комментарии (0)
Что это
Образец исторической справки поможет правильно составить достаточно важный документ. Он является обязательной составляющей организации работы архивного фонда. При заполнении рекомендуется соблюдать определенные правила, поэтому стоит заранее найти образец.
Как и для чего использовать
Архив организации должен быть представлен специальным научно-справочным аппаратом. Эта разновидности справки является важным аспектом правильного формирования процесса. Она содержит основную информацию о деятельности компании. Первым моментом считается история развития. Также документ может содержать факты деловой репутации.
Ведение исторической справки позволяет вести систематический учет и фиксацию важнейших моментов по составу, особенностям ведения деятельности. При этом сотрудникам архива важно тесно взаимодействовать с секретариатом, юристами и руководителями практически всех структурных подразделений учреждения.
Составление справки может иметь целый ряд сложностей. Поэтому перед заполнением стоит внимательно ознакомиться с примером. Рекомендуется заранее найти и скачать образец. Это поможет сразу ознакомиться со структурой и содержанием документа.