Работаем правильно
07.06.2021
Самозанятый бухгалтер: можно ли применять НПД
Рассказываем, с какими ограничениями сталкивается самозанятый бухгалтер и как их преодолеть.
Содержание
Может ли бухгалтер быть самозанятым
Базово никаких проблем в том, что бухгалтер работает на аутсорсе в статусе самозанятого, — нет. Но обязанности такого специалиста иногда противоречат ограничениям режима НПД.
Мы составили список этих несостыковок, внимательно прочитали законы и спросили мнение практикующего бухгалтера на фрилансе — как работать с этими ограничениями.
Начнём с простого.
В законе о самозанятости (№ 422-ФЗ) основные ограничения по деятельностям прописаны в 4 и 6 статьях. Из них к работе бухгалтера относятся:
- Запрет на работу с бывшим работодателем
Бывший штатный работник в статусе самозанятого — просто находка для работодателя. Специалист хорошо знаком с делами компании, а заказчику не нужно платить налоги. Но нет, в течение двух лет после увольнения работать с бывшим штатных сотрудником в статусе самозанятого нельзя. - Самозанятый не может нанимать сотрудников
А также маскировать под договор ГПХ трудовые отношения. То есть при большом объёме работы не стоит рассчитывать на увеличение прибыли за счёт сотрудников. Но можно привлекать помощников и работать в команде. Как именно — рассказывали в этой статье. - Нельзя подменять гражданско-правовые отношения трудовыми
То есть по сути выполнять функции штатного сотрудника. О признаках трудовых отношений можно прочитать здесь. К этому пункту больше всего вопросов, так как обязанности бухгалтера предполагают интеграцию в процессы компании. Об этом мы и поговорим подробнее.
Как самозанятым работать вместе: подрядчики, команды и партнёры
Самозанятый бухгалтер: как с ним работать
1. Доверенность
Подтверждения того факта, что самозанятый может работать не в штате и представлять интересы заказчика перед ФНС, мы нашли в двух правовых документах:
- Закон о бухгалтерском учёте сообщает, что руководители компании могут нанимать главных бухгалтеров в штат или заключать с ними договор об оказании услуг. Во втором случае это может быть и фирма на аутсорсе, и ИП, и самозанятый.
- В НК РФ представлять интересы налогоплательщика (компании или ИП) может другая организация или физическое лицо. То есть самозанятый по этой логике может представлять интересы заказчика.
Для этого на бухгалтера оформляют доверенность и передают полномочия. Подписывать документы он может своей электронной подписью, прикладывая доверенность. Разве в этом случае самозанятый не оказывается посредником между компанией и ФНС?
Для признания посреднических услуг нужен агентский договор или договор о посреднических услугах. А бухгалтер в данном случае действует по доверенности и выступает от лица выдавшего доверенность — это представительство. Гражданский кодекс разделяет эти два понятия.
Идеально, если в ИФНС клиент идёт в паре с бухгалтером. Особенно ИП, потому что налоговая не любит историй с доверенностями, когда речь идёт о проверках или, что хуже, налоговых нарушениях.
В договоре между бухгалтером на НПД и предпринимателем можно прописать, что в случае необходимости в стоимость оказания услуг может входить представление интересов в налоговой.
Светлана Лебедева
Бухгалтер для предпринимателей, самозанятая
2. Подключение к системам сдачи отчётности
Получить доступ к таким системам могут только ИП и ООО. Поэтому обычное физическое лицо (самозанятый) должен либо оформить ИП, либо пользоваться такими системами с помощью электронной подписи (логина и пароля) руководителя.
Новый порядок получения ЭЦП запрещает её копировать или получать дубли. Как самозанятым бухгалтерам в этом случае получить доступ?
Незаконно забирать ЭЦП у ИП или директора ООО, а использовать сервисы — можно и нужно. Любой сервис сдачи отчётности можно использовать совместно с нескольким сотрудникам или исполнителям услуг. Также бухгалтер чаще всего имеет доступ к сервису под своим логином и паролем, а ИП или директор под своим. Бухгалтер формирует отчёт, а вот подписывает и отправляет его сам руководитель.
Светлана Лебедева
Бухгалтер для предпринимателей
3. Ответственность и штрафы за ошибки
По сути, этот пункт можно отнести к одному из признаков трудовых отношений. Как тогда грамотно оформить ответственность специалиста за штрафы и пени, начисленные по его вине?
Если в договоре об оказании услуг мы применяем двусторонние меры начисления штрафа, пени, неустойки, то это нормальный договор об оказании услуг, просроченная сдача отчетов — «бракованная» услуга. Например: клиент не оплачивал счета бухгалтера вовремя — получает пени, или вносит большую оплату. А бухгалтер в свою очередь готов оплатить свои «ошибки».
Более того, в трудовых договорах с бухгалтерами редко встречаются прописанные штрафы и пени, чаще это регулируется отсутствием премий или бонусов.
Светлана Лебедева
Бухгалтер для предпринимателей
4. Обязанность сообщать информацию о клиентах в Росфинмониторинг
По закону
Росфинмониторинг обязывает сообщать информацию о клиентах и следующих операциях:
- сделки с недвижимостью,
- управление деньгами, имуществом клиента или его ценными бумагами,
- управление счетами в банке,
- привлечение средств для создания, работы и управления организациями,
- создание юрлиц и иностранных структур без образования юридического лица,
- купля-продажа организаций и иностранных структур без образования юрлица.
Для этого самозанятый должен зарегистрироваться через личный кабинет в Росфинмониторинге, проверять всех своих клиентов, передавать по ним информацию и сообщать о сделках и о фактах возможного нарушения закона.
Как соблюдать требования «антиотмывочного» закона самозанятым бухгалтерам?
Это очень скользкий вопрос. Многие коллеги считают, что далеко не всем бухгалтерам, даже ИП необходимо регистрироваться в РФМ, так как много зависит от договора с клиентом: какие именно услуги оказывает бухгалтер. Многие из них считают, что они не управляют деньгами, а подводят итог и сдают отчётность, а также ведут кадры и видят выписку из банка для формирования декларации по факту.
По-моему мнению, здесь нужно подходить разумно: если бухгалтер действительно влияет на решение собственника и имеет возможность провести анализ, тогда да, нужно зарегистрироваться в РФМ.
Светлана Лебедева
Бухгалтер для предпринимателей
Договор с самозанятым бухгалтером: образец 2023
Не добавляйте в соглашение пункты, характерные для трудовых отношений, чтобы избежать спорных ситуаций, переквалификации гражданско-правового договора в трудовой, уплаты НДФЛ (13%) и страховых взносов (30%).
Если нет опыта в составлении ГПХ-соглашений, посмотрите пример договора с самозанятым бухгалтером. Используйте наш шаблон, чтобы составить корректный документ и избежать непредвиденных расходов.
Остались вопросы? Задайте их в комментариях под статьей. Если ответ нужен срочно
, пишите в наше сообщество Вконтакте или Телеграм-канал.
Понравилась статья?
Нам будет очень приятно, если вы прокомментируете, поставите оценку или поделитесь
материалом в
социальных сетях — так о нюансах НПД узнает больше людей ❤️
Содержание
- Как заключить договор с самозанятым
- Как платить самозанятым с ООО или ИП и учитывать оплаты при расчете налога
- Стоит ли работать с самозанятым бухгалтером
- Документальный образец в 2022 году
- Правовая сторона
- Правила составления документа
- Образец заполнения
- Важные моменты
- А когда бухгалтер не может быть самозанятым?
- Договор с самозанятым бухгалтером: образец 2021
- Нужно ли возмещать расходы?
- Положительные и отрицательные стороны работы самозанятым бухгалтером
- Плюсы
- Образец составления договора
Компаниям выгодно работать с самозанятыми, так как это связано с минимумом формальностей:
- Всё просто, никакой бюрократии. Оплатить услуги можно наличными или на карту, а чек из приложения «Мой налог» от самозанятого станет подтверждением ваших расходов.
- Можно оптимизировать расходы на сотрудников. Не придется уплачивать НДФЛ и перечислять в фонды страховые взносы. Ваша задача — оплатить работу, остальное ложится на плечи самозанятого. Плательщик НПД обходится минимум на 30–40% дешевле штатного специалиста.
На штатного сотрудника, который получает на руки 50 000 рублей, вы потратите 74 830 рублей. Самозанятому заплатите 50 000 и ни копейкой больше.
Как заключить договор с самозанятым
Прежде чем заключить договор, важно проверить, зарегистрирован ли самозанятый. Сделать это можно двумя способами:
- Запросить у него выписку из приложения «Мой налог».
- Бесплатно проверить факт регистрации на сайте ФНС .
Игнорировать этот этап рискованно. Если после оплаты окажется, что человек не является самозанятым, налоговая обложит суммы страховыми взносами, начислит НДФЛ, штраф и пени.
Убедившись в том, что исполнитель зарегистрирован, можете подписывать договор. В нём важно указать:
- дату заключения;
- права и обязанности сторон и предмет договора;
- порядок оказания услуг;
- описание сдачи-приемки, правила подписания акта;
- последствия оказания услуг неудовлетворительного качества;
- стоимость услуг и способы их оплаты;
- срок действия договора;
- ответственность сторон и порядок изменения условий сотрудничества;
- порядок разрешения споров;
- реквизиты сторон.
- уточнить, что исполнитель работает как самозанятый;
- оговорить, что компания-заказчик освобождается от обязанности по уплате налогов и взносов (со ссылкой на закон);
- указать, что в случае прекращения деятельности и снятия с учета самозанятый обязан предупредить вас, и прописать ответственность за нарушение договоренностей.
Так могут выглядеть условия в договоре с самозанятым.
- если сумма сделки меньше 10 000 рублей;
- если сделка исполняется немедленно при заключении договора. Например, если вы пригласили мастера, чтобы тот починил ПК.
Используя стандартный договор, нужно дополнительно подписывать акт. С договором на «одном листе» всё проще. Чтобы не возиться с актом, напишите, в какой момент клиент принимает услугу. Если работаете по постоплате, можно указать, что факт оплаты подтверждает качество услуг.
Планируете нанять удаленного бухгалтера, но не знаете, что выгоднее — отдать на аутсорс или передать дела самозанятому? Рассчитайте стоимость обслуживания в Фингуру с помощью онлайн-калькулятора!
Как платить самозанятым с ООО или ИП и учитывать оплаты при расчете налога
Оплатить услуги самозанятого можно тремя способами:
- по выставленному счету;
- переводом по реквизитам личной карты любого банка;
- переводом по номеру электронного кошелька.
Если средства перечисляются на счет самозанятого-нерезидента, то перевод будет считаться валютным и вам, скорее всего, придется заплатить комиссию.
После оплаты самозанятый обязан прислать чек , в котором указаны наименование услуги, ее стоимость и ИНН вашей компании. Без чека списать оплату услуг в расходы не получится .
Так должен выглядеть чек от самозанятого.
Чек должен быть передан в момент расчета либо не позднее 9-го числа следующего месяца. То есть, если исполнитель получил оплату в ноябре, чек он должен предоставить до 9 декабря. Если самозанятый не пришлет чек в срок, на него можно пожаловаться в ФНС .
Хранить чеки вы можете как в бумажном, так и в электронном виде. На основании акта выполненных работ и чека можно учесть оплату как расход и исключить из налогооблагаемой базы, если применяемый режим налогообложения это допускает.
Если по какой-то причине самозанятый вернул уплаченную сумму и аннулировал чек, вам придется пересчитать расходы и сумму налога.
Стоит ли работать с самозанятым бухгалтером
- Обычно у приходящих специалистов много фирм на обслуживании и мало времени. Вы можете долго ждать ответа на вопрос или решения своей задачи.
- Такой бухгалтер незаменим, что плохо. Если он уедет в отпуск или заболеет, вы на время останетесь без поддержки или будете получать ее с перебоями.
- Главный минус работы с самозанятыми — они обычно не несут финансовой ответственности за свои ошибки, которые могут привести даже к блокировке счетов. Вероятнее всего, вам придется самостоятельно разбираться с налоговой, оплачивать штрафы и пени.
- Бухгалтер может просто пропасть и перестать отвечать на ваши звонки.
Альтернатива есть — аутсорсинг бухгалтерии с финансовой гарантией. Например, мы в Фингуру упрощаем предпринимателям взаимодействие с бухгалтерами и делаем процесс работы более прозрачным:
- выделяем троих бухгалтеров (по налогам, зарплате и первичке) и персонального помощника, который распределяет задачи и контролирует их выполнение;
- сроки сдачи отчетов в контролирующие органы и выполнения других ключевых задач дополнительно отслеживает ПО;
- оперативно заменяем бухгалтера специалистом аналогичного профиля, если он заболел или ушел в отпуск, чтобы это не сказалось на выполнении задач;
- страхуем на миллион рублей от бухгалтерских ошибок и их последствий.
Хотите забыть о микроменеджменте и штрафах? Попробуйте аутсорсинг бухгалтерских услуг! Заменяем штатного бухгалтера и несем финансовую ответственность на сумму один миллион рублей.
Документальный образец в 2022 году
Составляете бумагу впервые? Боитесь ошибиться?, читайте материал до конца.
Правовая сторона
Порядок составления гражданско-правового соглашения определяет гл. 39 ГК РФ , а также общие положения о договоре, установленные ГК РФ. 422 ФЗ – регулирует действия Самозанятых. Кроме того, в связи со спецификой соглашения, полезно прислушаться к ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» .
Срок действия соглашения определяется его условиями.
Правила составления документа
Договор на обслуживание Самозанятым бухгалтером не имеет унифицированной формы. Соглашение может оформляться в свободной редакции, но с учетом общих стандартов, предъявляемых к составлению гражданско-правовой договорной документации и с поправками на специфику.
Правовую силу документ будет иметь при наличии необходимых реквизитов:
- Наименование и номер документа,
- Место составления,
- Дата подписания,
- Наименование сторон,
- Предмет соглашения,
- Подписи сторон с расшифровкой и указанием должности.
Печать в документе не является обязательным реквизитом. Ставится при наличии у сторон или по договоренности.
Образец заполнения
Самозанятым бухгалтером может быть физическое лицо, или Индивидуальный предприниматель, перешедший на специальный налоговый режим НПД. Если контрагентом является именно ИНэшник, то он не уплачивает обязательные взносы и сборы и может иметь расчетный счет в банке . Физлицо может принимать деньги от Заказчика только наличными, либо на счет в платежной системе.
Данный образец договора мы составили для ИП, перешедшего на НПД.
Если партнером предприятие является физическое лицо, то Преамбулу и реквизиты договора нужно несколько изменить. В водной части достаточно указать ФИО Самозанятого, примерно так «…и Егоров Виктор Дмитриевич, зарегистрированный как плательщик налога на профессиональный доход,…» , а в разделе «7. Адреса и реквизиты Сторон», ФИО, паспортные данные и адрес проживания.
Пример страницы 1
| Название раздела | Описание |
| Преамбула | Вступительная часть, содержит данные сторон. В ней прописывается: вид документа, дата, место составления, стороны (представители), условное название сторон. Кроме этого здесь желательно указать, что исполнитель является Самозанятым плательщиком НПД . |
| Предмет | Самозанятый бухгалтер оказывает услуги заказчику за определенное вознаграждение. Формулировать описание услуги нужно максимально точно. Можно оформить подробный перечень необходимых работ и прописать срок выполнения каждой. |
| Права и обязанности сторон | Обязанности исполнителя : оказание бухгалтерских услуг заказчику надлежащим образом, согласно условиям соглашения. В указанные сроки и в полном объеме. При недочетах устранить их полностью и безвозмездно. Предоставить заказчику чек после оплаты. При смене статуса Самозанятого, уведомить заказчика в положенные сроки. Права исполнителя : выполнить задание, соблюдая сроки — согласно соглашению. Исполнитель имеет право на оплату работы полностью и в указанное в договоре время. Обязанности заказчика : дать исполнителю необходимую для выполнения услуги информацию и материалы. Оплатить услуги согласно договору , в полном объеме и в указанные сроки. Права заказчика : осуществлять проверку действий исполнителя, не препятствуя и не вмешиваясь в ход работы. Заказчик может расторгнуть договор, но придется оплатить исполнителю все расходы. |
| Цена | Указывается общая стоимость услуг. Порядок, срок и вид оплаты. Оплата за проведенную работу производиться после подписания акта приема-передачи. |
| Ответственность сторон | Стороны сделки несут ответственность согласно действующему законодательству РФ. Для каждой из сторон необходимо прописать меры наказания за нарушения условий договора. Кроме того, указать ответственность исполнителя за несвоевременное информирование о смене или потере статуса Самозанятого . Ответственность за отсутствие чека после оплаты услуг. |
| Срок действия | Срок действия соглашения указывается по договоренности сторон. Началом считается дата подписания документа. Дату окончания определяют исходя из условий соглашения. Можно указать, что договор считается исполненным, когда обязательства всех сторон будут выполнены. |
| Заключительные положения | Пути решения разногласий сторон. Изменение и дополнение. Информация о приложениях к договору. Количество экземпляров. Форс-мажор и пр. |
| Приложение | От ситуации: акт приема-передачи услуг, дополнительное соглашение, расчет стоимости, подробный перечень с описанием услуг, документы, подтверждающие опыт работы, образование или отсутствие судимости у бухгалтера и пр. |
Важные моменты
Правильно составленный договор с Самозанятым, не должен указывать на трудовые отношения. Для этого рассмотрим основные отличия соглашения субъекта бизнеса от трудового договора.
А когда бухгалтер не может быть самозанятым?
Бухгалтер не может быть самозанятым, если сотрудничество с компанией похоже на трудовые отношения: ежедневная работа с 09:00 до 17:00, премирование и ответственность за нарушение корпоративных правил. За это налоговая инициирует проверку, переквалифицирует ГПХ-соглашение в трудовой договор, обяжет уплатить за исполнителя НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.
Если решите совмещать профессиональную деятельность с трудовой, не оказывайте услуги текущему работодателю в рамках НПД. Не делайте это и после увольнения, так как ограничение сохранится в течение двух лет с момента расторжения трудового контракта (подпункт 8 пункта 2).
Договор с самозанятым бухгалтером: образец 2021
Сотрудничество сторон — самозанятого бухгалтера и индивидуального предпринимателя или юридического лица — фиксируется гражданско-правовым договором. Договор на бухгалтерские услуги с самозанятым составляют по стандартным шаблонам, но с дополнениями:
- о применении исполнителем специального режима «Налог на профессиональный доход». Это подтвердит, что компания не должна уплачивать за исполнителя НДФЛ и страховые взносы;
- своевременном уведомлении о потере права на применение НПД. Можно включить ответственность за нарушение правила, например, на сумму страховых взносов и НДФЛ;
- передаче чеков из приложения «Мой налог» в установленные сроки (пункт 2). Допустимо установление ответственности для спецрежимника за несвоевременную передачу документов.
Если самозанятый зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, первый и второй пункты из соглашения исключают. ИП самостоятельно уплачивают налоги вне зависимости от применяемой системы налогообложения.
Не добавляйте в соглашение пункты, характерные для трудовых отношений, чтобы избежать спорных ситуаций, переквалификации гражданско-правового договора в трудовой, уплаты НДФЛ (13%) и страховых взносов (30%).
Если нет опыта в составлении ГПХ-соглашений, посмотрите пример договора с самозанятым бухгалтером. Используйте наш шаблон, чтобы составить корректный документ и избежать непредвиденных расходов.
Нужно ли возмещать расходы?
Индивидуальные предприниматели и юридические лица обязаны возмещать расходы только официально трудоустроенным работникам. На самозанятых эта норма не распространяется.
Заранее спланируйте выполнение заказа и включите дополнительные расходы в конечную стоимость для компенсации.
Положительные и отрицательные стороны работы самозанятым бухгалтером
Плюсы
- налоговая нагрузка небольшая. Платят люди, находящиеся на спецрежиме 4-6% с дохода, все зависит от типа контрагента;
- отчетности нет. Сведения забиваются прямо в приложение. Самозанятым не нужно сдавать декларацию;
- онлайн-кассу покупать нет необходимости;
- регистрация упрощенная. Выполняется она через приложение на мобильном. Приходить в налоговую инспекцию нет необходимости, как и готовить документы в бумажном виде. Весь процесс займет минут 12;
- принимать оплату можно удобным способом — на электронный кошелек, карту и т.п.;
- работать можно с клиентами из любой точки мира.
Образец составления договора
Сотрудничество между юридическим лицом или ИП и самозанятым бухгалтером отражено в гражданско-правовом договоре. Его составляют по шаблону. Но есть некоторые нюансы:
- передачей чеков в обозначенные сроки. За несвоевременное предоставление документов устанавливается ответственность для специального режима;
- своевременное уведомление о потере права на использование НПД. Можно установить ответственность за нарушение правила, допустим, на НДФЛ;
- о применении режима «Налог на профессиональный доход» исполнителем. Будет подтверждено, что фирма не обязана уплачивать за исполнителя взносы.
В случае, если самозанятый прошел регистрацию как ИП, то из соглашения исключаются 1 и 2 пункты. Платить налоги ИП приходится самостоятельно вне зависимости от того, какую систему налогообложения они используют.
Чтобы не допустить переквалификации гражданско-правового договора в трудовой, возникновения спорных ситуаций, уплаты страховых взносов в размере 30% и НДФЛ в размере 13%, в соглашение не стоит добавлять пункты, которые характерны для трудовых отношений.
Если опыта составления ГПХ-соглашения нет, можно познакомиться с его примером. Наш шаблон подойдет вам. С его помощью получится избежать лишних расходов и составить документ грамотно.
Бизнес активно подключает плательщиков НПД к работе. Но если неправильно составить гражданско-правовой договор, это грозит негативными последствиями: переквалификации договора в трудовой, снятию расходов, недоимкам, штрафам.
Обязательно ли заключать договор с самозанятым?
В письме № СД-4-3/2899@ налоговики отметили, что договор с самозанятым можно не заключать в письменной форме, если услуга (работа, покупка продукции) разовая и совершается в момент договоренности.
Например, ваша компания заказывает подарки на 23 февраля и 8 марта. Ответственный сотрудник нашел нужные подарки (корзина с пряниками и кексами), созвонился с самозанятым, который их делает, и договорился о встрече. В день встречи был произведен расчет наличными, получен чек, подарки забрали. Договор на такую сделку можно не заключать.
Если же самозанятый оказывает вам услуги на протяжении определенного периода, работа выполняется этапами, вы вносите предоплату — договор обязательно нужен.
Расскажем, на какие нюансы надо обратить внимание при его составлении.
Статус плательщика НПД в преамбуле
Первое и самое главное условие — исполнитель является плательщиком НПД, что подтверждается справкой. Его нужно обязательно включить в договор.
Обратите внимание: при заключении договора нельзя заставлять исполнителя регистрироваться в качестве плательщика НПД. На это указала ФНС в своем письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@.
Вот так может выглядеть преамбула правильного договора с самозанятым:
Еще важно указать, что самозанятый должен оповестить компанию, если он «слетит» со спецрежима. Уточните, что если он этого не сделает, то обязан будет возместить заказчику убытки. В них можно включить суммы взносов, пени, штрафы и иные санкции, которые грозят компании, если обнаружится, что она работала с лицом без особого налогового статуса.
Этот пункт договора можно включить в раздел «Ответственность сторон».
Предмет договора
Следующий пункт — это предмет договора. В нем надо описать конкретную услугу или работы, которые вы заказываете у самозанятого. Причем услуга должна быть расписана подробно.
В предмете договора можно прописать как одну услугу, так и несколько. Укажите срок оказания услуги (услуг).
Например:
«1.1. Исполнитель обязуется предоставить Заказчику за вознаграждение следующие услуги (далее — „Услуги“):
- разработка макета визитки;
- создание сайта;
- дизайн промо-страницы акции „Скидки до 50%“.
1.2. Услуги подлежат исполнению не позднее (соответственно):
- „_28_“ _февраля_ 2022 г.;
- „_03__“ _апреля__ 2022 г.;
- „_13__“ _марта___ 2022 г.»
Важно: услуги, которые указаны в договоре, лучше также подробно расписать в чеке от самозанятого. Такое условие можно включить в договор. Название работ, услуг должно соответствовать прописанным в договоре.
Если самозанятый не указал подробно услуги или работы в чеке, тогда стоит приложить акт, в котором будет эта информация. Хотя акт и не является обязательным документом, но налоговики часто просят его показать.
Указывать в пунктах договора с самозанятым отсылки к Трудовому кодексу нельзя. Иначе налоговики переквалифицируют договор из ГПХ в трудовой. То есть нельзя прописывать:
- график работы;
- место работы;
- материальную ответственность;
- обеспечение материалами и оборудованием (на безвозмездной основе).
Оплата
Важно уделить внимание разделу «Оплата услуг» или «Вознаграждение». В нем не должно быть:
- слова «зарплата» и иных упоминаний, связанных с оплатой трудовой деятельности, «вознаграждение» — верный термин;
- фиксированной ежемесячной суммы без привязки к результату, количеству оказанных услуг или объему работ;
Например, правильно будет указать: количество доставляемых заказов, необходимых консультации, объем прокладки кабеля, количество статей или карточек товара на маркетплейсе, которые надо заполнить.
- определенной периодичности выплат (один из критериев переквалификации договора в трудовой — выплаты каждые две недели в дни выплаты зарплаты штатным сотрудникам).
В договоре можно указать факт оплаты по итоговому результату, после полного исполнения обязательств или по этапам, частям. При этом каждую выплату стоит отмечать выставлением акта с указанием объема работ или услуг и производить оплату со ссылкой на такой акт.
Счет самозанятый выставлять не обязан, хотя приложение «Мой налог» позволяет это сделать. Исполнитель может направить ссылку на счет или скачать его в pdf, распечатать и передать заказчику на бумаге.
По каждой оплате исполнитель должен сформировать и передать заказчику чек. Обратите внимание — по каждому факту оплаты, а не один чек по всем выплатам в целом!
Скачать шаблон договора с самозанятым и акта можно на сервисе «Мои самозанятые».
Что нельзя прописывать в разделе про оплату
Не стоит указывать на обязанность самозанятого сформировать и направить чек заказчику до получения оплаты.
Да-да, даже такое условие на практике иногда включается в договор с самозанятым. Но делать так нельзя. Объясним почему.
Работа с плательщиками НПД — это получение услуги. А, следовательно, заказчик оплачивает исполнителю вознаграждение за оказанные услуги, выполнение работы или купленный товар. И происходит это так же, как и в любом другом магазине. То есть вы отдаете товар, вам его пробивают, вы отдаете деньги, и только после этого кассир выдает чек.
Почему некоторые заказчики прописывают в договоре условие о выдаче чека заранее? А просто потому, что хотят себя обезопасить от непорядочных самозанятых, которые получают деньги, а чек не выдают. Но это не правильно.
В сервисе «Мои самозанятые» вы сможете найти исполнителя на любую услугу, заключить договор, к которому не придерутся налоговики и получить акт. Не стоит беспокоиться за получения чека от самозанятого, так как сервис автоматически его формирует после оплаты услуги и проследит, чтобы исполнитель его не аннулировал.
Закрывающие документы
Чек — единственный обязательный документ, который подтверждает факт оказания услуги и ее оплаты. Такой ответ дала ФНС в письме от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@ в отношении документов, подтверждающих расходы заказчика. Но в договоре можно (и стоит, учитывая уже сложившуюся практику) прописать другие подтверждающие документы, например, акт.
Стоит определить — в какой срок составляется и передается акт, будет ли у него определенная форма (приложение к договору) или исполнитель может представить его в любом виде. Укажите, в какой срок заказчик должен подписать акт со своей стороны, в какой момент работы (услуги) будут считаться принятыми. Как правило, это дата, когда обе стороны подписали акт.
Например, если исполнитель выставил и подписал акт 10.02.2022, а заказчик подписал его 15.02.2022, то дата принятия работ по договору — 15 февраля.
В акте указываются:
- наименование и подробности выполненных услуг или работ;
- объем работ;
- размер вознаграждения;
- примечания по согласованию — к примеру, пожелания доработок или условие о том, что работы будут приняты только после устранения выявленных недочетов.
Например, пункты акта могут выглядеть вот так:
Акт, как и при работе с любыми другими исполнителями, подписывается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Самозанятый может считать, что ему акт не нужен и хранить его не обязательно. Рекомендуем предупредить исполнителя, что ФНС может обратиться к нему при проведении встречной проверки в отношении заказчика и запросить документы по сделке.
Проверяют не только характер условий договора, но и его формальность. Ведь если услуги были оказаны только на бумаге, то расходы по ним снимут и придется доплатить налоги.
Само по себе отсутствие у исполнителя собственных экземпляров актов не говорит о том, что договор был заключен только для незаконной оптимизации налогообложения, но может посеять сомнение у проверяющих.
Два актуальных вопроса по работе с самозанятыми
А вот и два вопроса (или страха), которые «крутятся в голове» у заказчика при заключении договора с плательщиками налога на профессиональный доход.
Надо ли перезаключать договор, если исполнитель перестал быть самозанятым?
Представим ситуацию, ваша компания работает с самозанятым. И через некоторое время исполнитель вам говорит, что он «слетел» с НПД из-за превышения дохода. Сразу возникает вопрос: как быть с договором?
В письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ налоговики ответили, что перезаключать договор не нужно, если его существенные условия не меняются. Исключение — если исполнитель — ИП, который перешел на ОСНО.
Причем не важно, самозанятый будет работать по договору как физлицо или как индивидуальный предприниматель. Перезаключать договор все равно не требуется, но можно подписать допсоглашение.
Почему надо перезаключать договор с исполнителем, если после прекращения статуса самозанятого, если он станет ИП и будет применять общую систему налогообложения? Ответ прост: стоимость услуг будет определять с НДС. А это существенный пункт договора.
Не забудьте, что если самозанятый «слетел» с НПД и будет работать с вашей компанией как физлицо, то с его вознаграждения надо исчислять и удерживать НДФЛ, а также уплачивать страховые взносы в ПФР и ФОМС.
Что делать, если самозанятый аннулирует чек?
Компания может принять расходы к учету, если есть чек от самозанятого, в котором указана сумма расчета, предмет расчета и другие главные реквизиты. Причем, если плательщик НПД в дальнейшем аннулирует чек, но не вернет деньги — признать расходы все равно можно. Такой ответ дала ФНС в письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@.
А если у заказчика на руках будет договор или акт выполненных работ, подписанный двумя сторонами, то эти документы будут являться дополнительным подтверждением произведенных расходов.
Похожий вопрос: можно ли принять к вычету расходы по чекам самозанятого, если он в дальнейшем превысит лимит и «слетит» с НПД. Ответ такой же: да, принять расходы можно (письмо ФНС от 16.04.2019 № СД-4-3/7089@).
Оставьте заявку на сервисе «Мои самозанятые» — и мы поможем подобрать исполнителя, который подойдет именно под ваши задачи.
Мои самозанятые
Платформа помогает компаниям автоматизировать работу с исполнителями. Есть API для интеграции с 1С
Самозанятый бухгалтер: возможно ли это
Специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее — НПД) применяют те физические лица, которые ведут самостоятельно бизнес. Они занимаются оказанием услуг, выполнением каких-либо работ или продажей товара, которые произвели сами. Ведение бухгалтерского и налогового учета — это услуга, и она может быть оказана самозанятым. Это подтверждает и ФНС России на своем официальном сайте. Здесь перечислены наиболее распространенные виды деятельности для спецрежима НПД, среди них есть и ведение бухгалтерии.
Кроме того, в ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учете говорится о том, что руководитель не обязан иметь в штате бухгалтера, он может заключить договор по ведению бухгалтерского учета с физическим или юридическим лицом.
При ведении такой деятельности самозанятому бухгалтеру необходимо соблюсти требования Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ о спецрежиме НПД, а именно:
- доход самозанятого за год не должен превышать 2,4 млн руб. (п. 8 ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ);
- запрещено привлекать наемных работников по трудовому договору, а самому — иметь работодателя (ч. 7 ст. 2 Федерального закона № 422-ФЗ).
Последнее требование очень важно и для организаций, заключающих договор оказания услуг на бухгалтерское сопровождение с самозанятым, такой документ составляется с учетом не трудового, а гражданско-правового законодательства. Особый статус самозанятого освобождает от обязанности удерживать с него НДФЛ и платить страховые взносы, но важно не подменять трудовые отношения гражданско-правовыми, риск переквалификации договора с самозанятым на составление бухгалтерской отчетности из гражданского в трудовой высок, как и доначисленные налоги, пени и штрафы (Информация ФНС России «ГПД между работодателями и самозанятыми могут быть переквалифицированы в трудовые»).
Заключение гражданско-правового договора (далее — ГПД), фактически регулирующего трудовые отношения, влечет наложение не только налогового штрафа, но и административного: на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб., на индивидуального предпринимателя — от 5000 до 10 000 руб., на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Как составить договор с самозанятым бухгалтером
Правильный документооборот при работе с бухгалтером — плательщиком НПД поможет избежать споров с налоговыми органами. Сделки оформляются следующими документами:
- договор возмездного оказания услуг;
- справка налогоплательщика НПД;
- чек на каждую выплату, сформированный из приложения самозанятого;
- акт выполненных работ.
С самозанятым бухгалтером договор возмездного оказания услуг составляется по правилам главы 39 ч. 2 ГК РФ и содержит обычные для этого соглашения условия, такие, как предмет договора, права и обязанности сторон, цена и порядок расчетов и др., как и в нашем примере.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.
Дополнительно необходимо включить формулировки и условия, связанные со статусом самозанятого и особенностями работы с ним. Во-первых, статус налогоплательщика НПД необходимо подтвердить, для этого необходимо запросить у будущего исполнителя справку по форме, утвержденной Письмом ФНС России от 05.06.2019 № СД-4-3/10848. Она формируется через приложение для плательщиков НПД. А в ГПД включить условие об обязательном информировании заказчика о потере права на использование налога на профессиональный доход.
«Исполнитель обязан уведомить Заказчика об утрате статуса самозанятого лица не позднее дня, следующего за днем снятия с учета».
Это случается, например, если доходы самозанятого в текущем году превысят 2,4 млн руб., и тогда у заказчика возникнет обязанность по исчислению и уплате НДФЛ и страховых взносов.
Перед каждой выплатой самозанятому проверяйте его статус через сайт, здесь необходимо ввести ИНН и дату, на которую интересует статус.
Во-вторых, необходимо закрепить обязанность исполнителя выдавать чек после оплаты услуг заказчиком и штраф за нарушение этого условия. Чек позволит учесть в расходах затраты на услуги (ч. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ о самозанятых).
«Исполнитель обязан после полученной от Заказчика оплаты услуг выдать чек, подтверждающий произведенный расчет. Чек передается на электронную почту Заказчика по адресу allur@***.ru в день получения оплаты и в течение 5 (пяти) дней после получения оплаты передается Заказчику в распечатанном виде. В случае невыдачи чека, Исполнитель обязан заплатить штраф в размере 10 процентов от суммы оплаты».
В-третьих, хорошим примером договора самозанятым на первичные бухгалтерские услуги или другие будет тот, который не содержит признаков трудового. В таблице даны для сравнения формулировки условий соглашений, заключенных с бухгалтером-работником и бухгалтером-самозанятым.
|
Условия |
Формулировка в трудовом договоре |
Формулировка договора оказания услуг |
|---|---|---|
|
Стороны |
Работодатель и Работник |
Заказчик и Исполнитель |
|
Наименование Не стоит упоминать название должности в наименовании ГПД (неправильными являются образцы «договора с надомным бухгалтером», примеры «договоров с самозанятыми главными бухгалтерами» и т.п.) |
Трудовой договор с бухгалтером |
Договор возмездного оказания услуг (оказания бухгалтерских услуг) |
|
Предмет На трудовой характер отношений указывает включение большого количества работ (схожесть с должностными обязанностями), постоянство выполняемой работы: укажите в ГПД конкретные задачи для выполнения, хорошо, если это разовые работы или повторяющиеся раз от разу. |
«Работодатель обязуется предоставить Работнику работу в должности бухгалтера в соответствии со штатным расписанием. Работа является для работника работой по совместительству». |
«Исполнитель обязуется оказать следующие услуги: произвести исчисление и перечисление налогов и сборов в бюджет за 3-й квартал 20… года» |
|
Срок работ Бессрочные договоры больше характерны для трудовых отношений, заключать с самозанятым его опасно, хотя это и не запрещено законодательно |
«Настоящий Трудовой договор заключен на неопределенный срок» |
Срок оказания услуг: с 1 октября по 30 октября 20.. года» |
|
Оплата труда Не устанавливайте для самозанятого регулярную оплату, вознаграждение выплачивается по окончании оказания услуг, избегайте указания конкретных чисел, совпадающих с днями зарплаты в организации |
«За исполнение должностных обязанностей Работнику устанавливается оклад в размере 50 000 рублей в месяц». |
«Цена настоящего договора составляет 50 000 рублей». «Оплата производится в течение пяти дней с момента подписания акта приема-передачи оказанных услуг». |
Также в ГПД с самозанятым бухгалтером не стоит упоминать режим рабочего времени, время отпуска, условия выплаты больничных, подчинение любым локальным кадровым документам организации (правилам внутреннего распорядка, журналам учета прибытия на работу и др.). Не обеспечивайте исполнителя рабочим местом. Подробно обстоятельства, которые свидетельствуют о подмене трудовых отношений с привлечением физического лица, уплачивающего налог на профессиональный доход, описывает в своем Письме ФНС России от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674.
Как составить акт выполненных работ
ФНС РФ рекомендует включить в документооборот с самозанятым такой первичный документ, как акт оказания услуг (выполненных работ) (Информация ФНС России «Обязательно ли компании подписывать акт о выполнении работ с самозанятым»). Он подтверждает факт оказания услуг и принятия их заказчиком. Они считаются оказанными с момента подписания сторонами данного документа. И хотя законом № 422-ФЗ о самозанятых этот документ не предусмотрен, рекомендуется составлять акт на оказание бухгалтерских услуг самозанятым во избежание споров с контролирующими органами и между сторонами договора.
Акт составляется в соответствии с требованиями ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» к первичным учетным документам и содержит:
- наименование документа (акт об оказании услуг, акт приемки-передачи оказанных услуг, акт выполненных работ);
- дату составления;
- вид и объем услуг;
- цену;
- реквизиты договора, по условиям которого оказывались услуги (особенно важно, если соглашений между сторонами заключено несколько);
- реквизиты заказчика и исполнителя, их подписи, печать (при наличии).
Акт приёма-передачи
г. Москва
20 сентября 2023 г.
Негосударственный фонд помощи ветеранам, именуемый в дальнейшем Заказчик, в лице директора Иванова Ивана Ивановича, с одной стороны, и Викторова Виктория Викторовна, именуемая в дальнейшем Исполнитель, с другой стороны, составили настоящий акт о следующем:
- В соответствии с договором возмездного оказания услуг № 13 от 2 сентября 2023 г. (далее — договор) Исполнитель оказал, а Заказчик принял следующие услуги:
- ввел первичные документы Заказчика за 3-й квартал 2023 года в программу «1С:Бухгалтерия НКО».
- Услуги оказаны своевременно и в требуемом объеме. Качество услуг и их результат соответствуют требованиям, установленным в договоре.
- Услуги оказаны на сумму 50 000 (пятьдесят тысяч) руб.
- Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
Адреса и реквизиты сторон
Заказчик
___________________________
Исполнитель
___________________________
Акт распечатывается в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами в срок, указанный в договоре. Составляет и направляет на подписание акт исполнитель, форма утверждается в ГПД.
Читайте также:
- инструкция: как бюджетной организации оплатить услуги самозанятого;
- самозанятый директор: возможно ли это.
Об авторе статьи
Перевалова Наталья
Индивидуальный предприниматель
С 2004 года консультирую компании по вопросам трудового законодательства, провожу лекции правовой тематики, работаю с крупными компаниям и госорганами, веду свой бизнес.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
В 2023 году режим для самозанятых действует в каждом субъекте РФ. Для ИП и организаций заказывать услуги у плательщика НПД выгоднее, чем нанимать работника в штат. Как заключить договор с самозанятым, чтобы не нарушить закон, расскажем в нашей публикации.
Кто такой самозанятый
Самозанятый – это человек, который самостоятельно оказывает услуги или выполняет определённые работы. Он может быть зарегистрирован, как индивидуальный предприниматель, но чаще всего, это обычное физическое лицо. Клиентами самозанятого могут быть организации, индивидуальные предприниматели, просто физические лица.
Чтобы получить статус самозанятого, надо пройти регистрацию на сайте ФНС или в приложении «Мой налог». Вести отчётность и применять кассовый аппарат не требуется, а налог к уплате рассчитывается автоматически.
Налог, который платят самозанятые, называется налогом на профессиональный доход, и его ставка зависит от статуса клиента, которому оказаны услуги:
- 4% с доходов, полученных от физических лиц;
- 6% с доходов, полученных от ИП и организаций.
При получении оплаты за услуги или работы самозанятый формирует с помощью бесплатного приложения чек, который можно принять в качестве обоснования расходов.
Страховые взносы на своё пенсионное обеспечение самозанятые платят в добровольном порядке. Что касается медицинского страхования, то на эти цели идёт часть уплаченного ими налога на профдоход.
Читайте также:
- Как начисляется трудовой стаж для самозанятых
- Может ли иностранец быть самозанятым?
Какой договор заключают с самозанятым
Деятельность самозанятых регулируется законом от 27.11.2018 N 422-ФЗ, в котором говорится, что такие лица не имеют работодателя. Дополнительно в статье 6 есть указание на то, что налогом на профессиональный доход не облагаются доходы, получаемые в рамках трудовых отношений. Из этого следует, что договор с самозанятым лицом не может быть трудовым.
Более того, законом N 422-ФЗ установлен запрет на привлечение в качестве самозанятого бывшего работника заказчика, если трудовые отношения между ними закончились менее двух лет назад. Эта норма введена специально, чтобы работодатели не пытались массово переводить работников в самозанятых, снижая тем самым свою фискальную нагрузку.
Таким образом, договор с самозанятым может быть только гражданско-правовым, но здесь тоже есть свои нюансы.
Если самозанятый имеет статус ИП
В данном случае договор подряда или оказания услуг оформляется так же, как и договор с ИП на любой другой системе налогообложения. Индивидуальный предприниматель, как исполнитель, является таким же самостоятельным субъектом предпринимательской деятельности, как его заказчик (организация или другой ИП).
По договору подряда или услуг ИП самостоятельно рассчитывает и выполняет свои обязательства перед бюджетом. Это означает, что заказчик не должен удерживать НДФЛ с вознаграждения или перечислять за него страховые взносы.
Перед тем, как заключить договор с самозанятым-ИП, проведите стандартную проверку контрагента, запросив или получив самостоятельно выписку из ЕГРИП. При согласовании стоимости услуг или работ стороны обычно указывают систему налогообложения, в частности, включается ли в цену НДС или ИП не является плательщиком этого налога.
В договоре не надо указывать, что исполнитель является самозанятым лицом, потому что по отношению к ИП не совсем корректно применять это понятие. Достаточно внести в реквизиты договора идентификационные коды (ИНН и ОГРНИП) и указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход.
Если вы уже сотрудничали с этим предпринимателем до его перехода на уплату НПД, то прежний договор с ним перезаключать необязательно. Об этом ФНС России сообщила в письме от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@. И только если стоимость услуг или работ включала в себя НДС, надо составить к договору дополнительное соглашение для урегулирования цены, ведь на НПД не платят налог на добавленную стоимость.
Если самозанятый является обычным физлицом
Если исполнитель не зарегистрирован в качестве ИП, важно уточнить в договоре его статус самозанятого. Дело в том, что за обычного исполнителя, который не является плательщиком налога на профессиональный доход, заказчик должен перечислять страховые взносы – на пенсионное и медицинское страхование.
Для этого можно запросить у исполнителя выписку из приложения «Мой налог» и приложить её к договору. Дополнительно стоит самостоятельно проверить эту информацию с помощью бесплатного сервиса ФНС.
Не пренебрегайте этой проверкой! Если окажется, что исполнитель является самозанятым только на словах, заказчику придётся за свой счет выплатить за него страховые взносы, а также удержать и перечислить НДФЛ с вознаграждения за услуги или работы.
Ещё один важный нюанс – для плательщиков НПД установлен предел годового дохода в 2,4 млн рублей. Поэтому надо уточнить у исполнителя, не был ли нарушен этот лимит или не будет ли он превышен после исполнения конкретного договора. Ведь в случае превышения установленного предела исполнитель перестаёт быть самозанятым и становится обычным физическим лицом со всеми вытекающими для заказчика последствиями.
В качестве меры ответственности можно установить для самозанятого обязанность возместить возможные убытки (страховые взносы, пени и штрафы, которые взыщет с заказчика ИФНС), если он не сообщит об утрате своего статуса плательщика НПД.
Особенности договора с самозанятым
В договоре с самозанятым нельзя допускать условий, характерных для трудовых договоров. Поэтому здесь действуют общие рекомендации при заключении гражданско-правового договора. Вот некоторые из них.
- Нельзя перечислять должностные обязанности или функции исполнителя, предметом договора должно быть выполнение определённой услуги или объёма работ.
- Услуги или работы принимаются по акту, а выплата вознаграждения привязывается к их выполнению (можно предусмотреть часть оплаты авансом).
- Недопустимо указывать в договоре необходимость подчиняться заказчику и работать под его контролем, выполнять правила внутреннего распорядка, фиксировать рабочее время.
- Заказчик не обязан обеспечивать для исполнителя создание условий для оказания услуг или выполнения работ, но может предоставить свои материалы или оборудование.
- К исполнителю не применяются меры дисциплинарной ответственности, характерные для трудового договора, однако может быть предусмотрено возмещение материального ущерба заказчику.
Особенно пристрастно ФНС проверяет на предмет наличия трудовых отношений договоры с самозанятыми, у которых есть только один и при этом постоянный заказчик. Поэтому безопаснее, если у вашего исполнителя есть ещё и другие клиенты.
Договор с самозанятым бухгалтером, скачать образец
Выводы
- Сотрудничество с самозанятым – хороший способ сократить расходы на оплату труда, однако привлечение такого исполнителя должно быть обоснованным.
- Перед тем, как заключить договор с самозанятым лицом, обязательно проверьте его статус на сайте ФНС и укажите, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход.
- Если плательщик НПД не является индивидуальным предпринимателем, уточните, какой доход уже был получен им с начала года. В случае превышения установленного лимита в 2,4 млн рублей исполнитель теряет свой статус самозанятого и становится обычным физлицом, за которого заказчик обязан перечислять страховые взносы.
- Чтобы включить в налоговую базу расходы на оплату услуг или работ самозанятого, надо запросить у него чеки, которое формирует приложение «Мой налог». Договора и акта для этого недостаточно.
Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С
Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен — анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса
Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен — анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса