Качественное повышение эффективности компании — к этому вопросу рано или поздно приходят многие руководители. Подразумевается не только экономический фронт работы, здесь есть много других аспектов, на которые стоит обращать внимание.
Создавая свое предприятие, каждый хочет получить как можно больше выгоды при минимальных затратах. И если в начале такие результаты возможны, то со временем активность может начать снижаться. Нужно понимать причины, по которым это происходит. Зная источники новоявленных проблем, их легко устранить.
Для повышения показателей эффективности деятельности организации нужно разработать действенный план, приносящий результат. Он должен учитывать внутренние задачи и работу фирмы, а также все изменения внешней обстановки. Сочетая это с особенностями производственных моментов, вы найдете способы повышения эффективности производства и получите желаемый результат достаточно быстро.
Что такое эффективное предприятие
По сути, эффективность производства — это экономика деятельности. Чем больше доход при минимальных затратах — тем выше считается эффективность. Но это еще не все, к этой же категории относится еще несколько условий:
- рост темпа производства;
- минимизация выбросов в окружающую среду;
- повышение количества и скорости производства.
Кроме этого, существуют другие факторы, определяющие продуктивность и развитие предприятия. Эти пункты позволяют понять, насколько высока рентабельность того или иного производства. К ним относится:
- результативность производства по новым технологиям.
- рост финансового оборота при выпуске новой продукции.
- возможность экономии различных ресурсов, используемых организацией.
Условия эффективности работы
Как правило, стремясь повысить качественный рост производства, руководство делает упор на финансовую сторону дела. Это не всегда приносит плоды, поскольку такой подход может навредить обороту поставляемых товаров или услуг. В таком случае получается совсем обратный результат, который очень сложно изменить в будущем.
Методы повышения эффективности производства считаются действительно продуктивными при следующих условиях:
- Прочная конкурентоспособность. Когда полученные вами результаты значительно выше, чем у ваших конкурентов на рынке.
- Рост показателей финансовой стороны повышается значительно быстрее, нежели у аналогичных предприятий и фирм.
- Образовывается достаточное количество незадействованных ресурсов, которые можно вложить в обновления и изменения внутри организации.
Развитие и соответствие запросам потребителей — важнейшая сторона в работе любой организации. Пока ваш уровень не будет полностью соответствовать современным требованиям, эффективность работы предприятия остается на нейтральном уровне. Важно, чтобы каждый отдел трудился на высокий результат. Только в этом случае вы сможете достигать действительно высоких целей.
Инструменты для повышения эффективности деятельности предприятия
Каждая организация должна выбирать правильный путь развития, сугубо индивидуальный для любой фирмы. Можно выделить только несколько основных правил, применимых к любой из них.
- Снижение затрат, не отражающееся на качестве производства. Многие управленцы решают этот вопрос путем сокращения штата или закупкой более дешевых материалов. В этом случае стоит обращать внимание на то, что может значительно упасть скорость, и организация потеряет прибыль.
- Модернизация и автоматизация рабочего процесса. Это стоит делать только после детального анализа производительности. Хозяйственный и производственный отделы чаще всего нуждаются в таких обновлениях.
- Поиск новых путей организации и управленческих моментов. Обновление на уровне руководства поможет привнести свежие идеи и даст новые силы для реализации прибыльных проектов.
- Правильный маркетинг. Реклама играет важную роль в повышение финансового оборота компании. Правильно проработанная схема привлечения клиентов способна принести большой доход при сравнительно низких затратах.
Детализация каждого из этих аспектов может принести желаемый результат. Но не стоит забывать также о том, что любая фирма это в первую очередь люди, работающие в ней. Стоит поощрять инициативу сотрудников, награждать за удачные идеи. В таком случае вы получите коллектив, заинтересованный в продвижении предприятия на всех уровнях.
Что влияет на эффективность организации: факторы и нюансы
Занимаясь поиском пути повышения эффективности деятельности предприятия, обращайте внимание на все аспекты, которые могут хоть как-то касаться вашего дела. В первую очередь это внутренняя проблема и способы ее решения. Также важно не упускать из вида условия внешней среды, непосредственно или косвенно относящейся к делам фирмы.
Рассмотрим более подробно каждый фактор повышения эффективности производства, на который нужно обращать внимание.
- Мотивация сотрудников. Кроме премий и поощрения за переработку, не забывайте о такой важной вещи как повышение квалификации. Подбор правильных курсов значительно повысит компетентность работников. Это гораздо проще, чем искать новых людей с более высоким уровнем знаний и навыков.
- Больше власти местным управленцам. Если ваша фирма достаточно большая и имеет филиалы в разных городах, одному человеку становится сложно контролировать все уровни. Стоит возлагать больше ответственности и власти на местных руководителей. Это же относится и к начальникам разных отделов. Это поможет управлять всеми сторонами работы с точки зрения компетентного сотрудника.
- Использовать прогресс во благо. Не ленитесь посещать различные выставки и ярмарки, где представляют новые разработки и технологии. Вовремя обновляя производственный аспект предприятия, вы сможете увеличить объемы выработки при прежних затратах ресурсов.
- Привлечение инвесторов. Вливание денег заинтересованных людей поможет обновить и значительно улучшить рентабельность всей компании.
- Повышение лояльности и эффективности сотрудников. Многие работодатели не обращают внимание на такой аспект, как правильный отдых сотрудников. Организовывайте своим работникам возможность посещать различные санатории и базы отдыха по сниженным ценам. Это поможет значительно сократить количество больничных и повысить работоспособность людей. Не забывайте о корпоративах в честь важных дат. Совместно проведенное мероприятие способно крепко сплотить коллектив.
С чего нужно начать
Прежде чем приступать к планированию изменений в любом направлении компании, нужно правильно и четко проанализировать стиль фирмы. Это даст возможность лучше понимать, в какую сторону стоит двигаться. Грамотный руководитель знает, что современное предприятие — это целый комплекс обновлений, без которых нельзя обойтись для максимальной продуктивности работы.
Для детального понимания ситуации внутри компании, вам понадобится:
- Статистика предыдущих лет работы формы. К этому пункту относится: количество выпускаемой продукции, продажи, пополнение или сокращение штата, рентабельность, уровень колебания зарплат.
- Средние и высшие показатели оборота в нужной вам отрасли.
- Полноценное сравнение своей фирмы с конкурентами по прибыли и расходам.
- Тщательный анализ всех факторов, приводящих к упадку или финансовым потерям вашего предприятия.
- Назначение ответственных за проведение инноваций и реформ на местах.
Нередко подробная оценка общей информации показывает, что реформы стоит начинать с самой верхушки. В таком случае руководству стоит пересмотреть методы управления и менять их. Кардинальные изменения нередко приносят результат уже на первом этапе. Очень важно правильно оценивать собственные действия. Признать ошибки — значит сделать первый шаг к успешному выполнению поставленных задач. Тогда прогресс не станет вашим врагом, а будет работать во благо фирмы.
Не забывайте также о том, что любое предприятие начинается с его руководителя. В первую очередь следует развивать собственную эффективность. Для этого стоит сперва оценить собственную способность развиваться и меняться. Для этого можно заказать ДНК-анализ, который покажет вам полную расшифровку ваших внутренних возможностей. На основе этого вы сможете понять, каким путем следует развивать собственную эффективность.
Где заказать анализ компании и ее работы
Многие консалтинговые фирмы предлагают провести подробный технический анализ всех сторон работы фирмы. В этом случае от вас потребуется только предоставить статистические данные, на их основе будет сделана подробная оценка. Что касается исследования ДНК, то здесь нужно обращаться к тем, кто точно знает, как исследовать совокупность генов в вашем организме.
Специалисты нашей компании помогут вам провести ДНК-тест и расшифровать его значение. Генетический анализ MyNeuro позволит разобраться в особенностях ваших мотивации и продуктивности. На основе полученных данных мы поможем составить действенный план, следуя которому вы сможете поработать над повышением собственного потенциала. Повышение эффективности и получение стабильно высокого дохода обеспечено тем, кто не боится что-то менять ради будущего развития. Успешный руководитель поддержит изменения во благо, и будет трансформироваться сам.
Эффективность каждого сотрудника напрямую связана с успешностью и прибыльностью компании. Чем лучше работает персонал, тем увереннее предприятие чувствует себя на современном, постоянно изменяющемся рынке. Эффективность означает способность выполнять поставленные задачи с минимальным расходованием ресурсов (денег, времени).
Повышение эффективности работы сотрудников с ЛидерТаск
Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.
Скачать ЛидерТаск
Почему снижается эффективность сотрудников
Низкая эффективность персонала может быть вызвана:
- Завышенными требованиями к сотрудникам со стороны руководства. Из-за сложности поставленных задач людям приходится работать «на износ», испытывая постоянную усталость. Это приводит к снижению производительности.
- Стремлением заменить полноценную команду специалистов одним универсальным сотрудником. Выделение одного работника приводит к снижению инициативности со стороны команды, уменьшает интерес к общему делу, что негативно сказывается на результатах труда.
- Отсутствием контакта между руководством и исполнителями. Обе стороны должны уметь договариваться об организации рабочего процесса, выработать общее мнение о реализации поставленных перед компанией задач.
- Нежеланием руководителя участвовать в рабочем процессе. Его отдаление от подчинённых приводит к потере взаимопонимания, снижению влияния руководящего звена на деятельность компании.
- Постоянной текучестью кадров. Вызывается недостаточным уровнем заработной платы, плохими условиями труда.
Чтобы сотрудники компании работали эффективно, нужно организовать для них подходящие условия. Повышение эффективности персонала – это не комплекс отдельных мероприятий, а продуманная, грамотная политика компании.
Понятие и оценка эффективности
Понять, насколько эффективно работают сотрудники, поможет регулярный мониторинг персонала. Возможно, кто-то нерационально распоряжается своим рабочим временем. Излишне перегружен или исполняет чужие обязанности.
Вклад каждого работника в общее дело оценивается отдельно. Как это происходит: за счёт выполнения прямых поручений руководства или взаимодействия с заказчиками? Он выполняет порученные задания самостоятельно или привлекает других сотрудников? Укладывается в сроки или откладывает работу «на последний момент»? Все показатели отслеживаются и анализируются.
Эффективность не стоит путать с результативностью. Это только один из параметров, входящих в данное понятие. Совместно с результативностью также рассматривают:
- Продуктивность персонала. Это способность качественно выполнять работу в минимально короткие сроки. Продуктивно работающий секретарь сделает нужные отчёты не за неделю, а за один день.
- Экономичное расходование ресурсов. Умение достигать поставленных целей с минимальным расходом материальных ресурсов. Пример: офис-менеджер взял на себя задачу организовать корпоративное мероприятие для сотрудников и выполнил эту работу с минимальным бюджетом, не привлекая других помощников. Решил поставленную задачу и сэкономил деньги компании.
- Организованность сотрудников. Они заранее планируют задания, расставляют приоритеты и всегда укладываются в установленные сроки. Об организованности контент-менеджера можно говорить, когда он заранее готовит посты к публикации и размещает их в нужное время.
- Рациональный подход. Работник умеет достигать поставленных задач, используя лучшие способы и инструменты. Пример рационального распределения ресурсов в интернет-магазине одежды: специалист по контекстной рекламе распределил рекламный бюджет не на один товар, а на все позиции в каталоге.
- Функциональность. Соответствие общим целям и задачам компании. Каждый сотрудник выполняет свою работу в рамках общей стратегии компании. Продавец-консультант магазина не ведёт переговоры с поставщиками. Его прямая обязанность – обслуживание клиентов.
Эффективность работы сотрудников измеряется в нескольких категориях. К ним относится оценка качества, объёма выполненных работ, экономическая эффективность и функциональная оценка персонала.
Почему нужно стремиться к повышению эффективности
По данным статистических исследований производительность труда, рентабельность и объём продаж в компаниях с эффективной командой на 17-20% выше по сравнению с конкурентами.
Эффективные сотрудники берут на себя ответственность. Это способствует получению лучшего результата. Является источником мотивации для коллег. С них берут пример другие участники команды и растут в профессиональном плане. Здоровая конкуренция между сотрудниками помогает добиться лучших результатов.
Эффективные сотрудники способны выполнять сложные задачи. При грамотном делегировании полномочий это позволяет разгрузить руководящее звено для решения стратегических и глобальных задач в управлении компанией.
Эффективный персонал выполняет больший объём работы за короткое время. Получает лучшие результаты и учит этому коллег. Он заинтересован в своей работе. Стремится улучшить свои результаты. Использует новые технологии организации труда для быстрого достижения целей. Помогает своей компании продвигаться вперёд.
Способы оценки работоспособности, эффективности персонала
Оценка сотрудников помогает определить:
- компетентность управленческого персонала;
- объём работы, выполняемый сотрудником;
- соответствие уровня зарплаты потраченным усилиям;
- оптимальные методы мотивации;
- потребность компании в сотруднике;
- необходимости его дальнейшего развития и обучения.
Для этого используются следующие способы оценки:
- Тестирование. Определяет профессиональные умения работника, его личностные характеристики, коммуникативные навыки.
- Аттестация. Позволяет оценить соответствие сотрудника занимаемой должности. Уточняет, есть ли у него соответствующие знания, образование, квалификация.
- Целевое управление. Применяется для оценки эффективности отделов. Помогает разработать оптимальную схему оплаты для работников компании. Заключается в постановке чётких задач перед отделом, обсуждения сроков, способов их выполнения.
- Управление эффективностью. Оценивает эффективность каждого сотрудника. Задачу, поставленную перед командой, делят на небольшие подзадачи, выполнение которых поручают каждому члену коллектива.
Методы повышения эффективности
Проанализировав проблемы в работе персонала, руководитель совместно с HR менеджером выбирает пути повышения эффективности сотрудников. К ним относят:
- Оптимизацию бизнес-процессов компании при помощи автоматизированных средств. Использование СМС-оповещения о доставке товара на пункт выдачи компании сэкономит время сотрудника на оповещение клиентов о доставке. Свободное время менеджер сможет потратить на выполнение более важных задач.
- Модернизацию средств управления. Применение функций программного контроля над использованием рабочего времени удалённых сотрудников улучшит их дисциплину. Поможет выявить факторы, снижающие продуктивность.
- Должностные инструкции для всех участников рабочей команды. Зная свой круг обязанностей, сотрудники будут понимать, за что они отвечают и каких результатов от них ждёт компания.
- Комфортные условия труда. Это не только стабильная, высокая заработная плата и кофе-машина в офисе. Это: время на перерывы, отдых, организация досуга сотрудников, формирование и развитие корпоративной культуры внутри компании, дружеская атмосфера в команде.
- Мотивация. Это могут быть деньги в виде премий или бонусов за качественно выполненную работу. Или продвижение по карьерной лестнице отличившихся специалистов. Особые привилегии в виде компенсации проезда, выгодного тарифа сотовой связи. Или другие способы благодарности, в том числе награждение почётными званиями: «Работник месяца» или «Лучший менеджер».
- Постоянная связь руководства с коллективом. Совместное обсуждение задач, методов их выполнения помогает работать эффективнее.
Определить более эффективные способы помогает регулярный мониторинг производительности сотрудников.
Практические рекомендации по повышению эффективности
Ведущие компании мира используют следующие способы повышения эффективности персонала:
- Тимбилдинг. Коллективные мероприятия, направленные на сплочение, объединение коллектива в неформальной обстановке.
- Повышение квалификации. Постоянное обучение сотрудников на курсах, участие в семинарах, конференциях, связанных с деятельностью компании, способствует их профессиональному и личностному росту. Хорошо обученная команда будет работать намного эффективнее коллектива с базовыми навыками.
- Здоровое соперничество. Соревнуясь друг с другом в достижении результатов, сотрудники будут стремиться самосовершенствоваться, искать оптимальные пути к решению поставленной задачи.
- Избавление от демотиваторов. Не стоит держать в компании людей, недовольных рабочей обстановкой, критиков, скандалистов и других сотрудников, разлагающих обстановку внутри коллектива.
Улучшить эффективность помогает строгая дисциплина в коллективе. Научно доказано, что большую часть своего времени на работе сотрудники посвящают своим личным делам. И только 30-40 % времени в течение дня уделяют прямым обязанностям. Чтобы требовать от подчинённых конкретного результата, нужно выработать строгий распорядок дня, с обязательным исполнением для всех сотрудников. Регламентировать время работы и отдыха. Главное, не перегибать палку. На исполнение жёстких правил должна быть соответствующая мотивация.
Как повысить эффективность сотрудников на удалёнке
Если с контролем работников в офисах или на предприятии обычно нет серьёзных проблем, то с развитием дистанционной работы у руководства компаний появились новые вопросы. Как повысить эффективность труда удалённого сотрудника? Как помочь ему использовать своё рабочее время рационально? Как сохранить рабочий настрой, зная о том, что рядом нет человека, контролирующего работу?
Чтобы сотрудник комфортно себя чувствовал при работе на «удалёнке», необходимо его подготовить к работе в новом формате. Организовать рабочее место с доступом к корпоративной системе. Обеспечить взаимодействие между отдельными сотрудниками, удалёнными командами и руководящим менеджментом. Продумать способы коммуникации между работниками и наладить их стабильную работу.
Для организации эффективной работы в удалённом режиме предусмотрены автоматизированные программы, помогающие прорабатывать и планировать совместные задачи, контролировать ход рабочих процессов. Благодаря внедрению электронных помощников сотрудники будут чётко понимать свои задания и требования. Руководству не придётся тратить лишнее время на контроль исполнителей и подгонять их, чтобы уложиться в установленные сроки.
Проблемы повышения эффективности
К наиболее распространённым проблемам, возникающим при внедрении мероприятий по повышению эффективности, относят:
- Сопротивление со стороны персонала;
- Необъективная оценка;
- Некомпетентность руководителей отделов, оценивающих работу своих подчинённых.
Все изменения должны быть продуманными и обоснованными. В противном случае они дадут противоположный результат.
Другие проблемы, препятствующие повышению эффективности работников:
- Раздутый управленческий штат. Невозможно ждать продуктивности от сотрудника, над которым стоят пять руководителей. И каждый из них требует для себя отчёт о работе. В этом случае работник большую часть своего времени будет тратить на бюрократические процедуры, а не на свои основные обязанности.
- Контрольные службы. Проверка деятельности персонала – важная часть жизни компании. Но, они не должны мешать основной работе. Поэтому количество сотрудников в контрольных службах компании должно быть минимальным.
- Неправильно организованный рабочий процесс. Не понимая поставленную перед ним задачу, сотрудник не сможет выполнить её эффективно. Руководитель должен грамотно объяснять, чего он хочет от подчинённого. Ставить исполнителя в известность о поощрениях за выполненную работу.
Применение программы ЛидерТаск для повышения эффективности сотрудников
Повышение эффективности работников компании невозможно без рациональной организации рабочего процесса. Добиться своевременного и систематического исполнения порученных заданий можно только при условии регулярного контроля со стороны руководства. Для этого удобно использовать приложение ЛидерТаск — современный, функциональный планировщик задач, помогающий сохранять всю важную информацию в единой системе.
Используя программу ЛидерТаск, проще выполнять мониторинг деятельности каждого сотрудника, оценивать его результативность. В приложении предусмотрено множество полезных функций, включая:
- опцию постановки задач с разбивкой на подзадачи;
- назначение ответственного за выполнение задания;
- присвоение статусов задач;
- графики, диаграммы и статистическую информацию по проекту.
Программа работает на всех цифровых платформах, в том числе в автономном режиме, что позволяет пользоваться планировщиком в удалённом режиме.
Заключение
Чтобы получить отдачу от подчинённых, помочь им работать результативно и эффективно, руководитель должен сам стать для них примером. За качественно выполненную работу сотрудники должны получать соответствующее вознаграждение. Не стоит также забывать о других способах поощрения персонала, включая выделение положительных результатов, награждение отличившихся работников и предоставление им различных льгот.
Рациональный контроль сотрудников – залог эффективности и работоспособности компании. Каждый работник должен знать, что делать в рамках порученной ему задачи. И какое наказание он получит, если не будет выполнять свои обязанности должным образом.
Обучение должно стать неотъемлемой частью рабочего процесса. Обученный, грамотный персонал достигнет большей эффективности в работе.
Какие преимущества предоставляет повышение эффективности работы?
Михаил Калашников
Повышение эффективности работы в организации позволяет достигнуть лучших результатов и улучшить производительность сотрудников. Это также способствует снижению затрат на производство, уменьшению ошибок и повышению уровня удовлетворенности как для сотрудников, так и для клиентов.
Какие методы существуют для повышения эффективности работы в организации?
Михаил Калашников
Для повышения эффективности работы в организации существует множество методов, таких как GTD (Getting Things Done), метод Помодоро, метод 80/20, метод SMART и другие. Важно выбрать наиболее подходящий метод или их комбинацию в зависимости от задач и целей и применять их регулярно для достижения лучших результатов. Кроме того, необходимо учитывать индивидуальные особенности каждого сотрудника и адаптировать методы к их потребностям.
Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.
Ваш купон для покупки:
Fromtest
Купить со скидкой
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.
Скачать книгу
Обнаружение способов улучшения компании дает возможность повысить производительность и увеличить прибыльность. Как менеджер, лицо, принимающее решения, или руководитель группы, выявление областей для улучшения в вашей организации — это эффективный способ сделать ее более успешной. Улучшения могут охватывать целый ряд преимуществ, включая повышение эффективности, снижение расходов и повышение уровня удовлетворенности клиентов. В этой статье мы обсудим, почему важно регулярно вносить предложения по улучшению и приведем примеры способов улучшения компании.
Почему важно иметь предложения по улучшению компании??
Постоянное выявление областей для улучшения — это эффективный способ развития и повышения стабильности компании. На конкурентном рынке также важно продолжать повышать уровень производительности, чтобы опередить конкурентов, которые также будут прилагать усилия для повышения качества своей работы. Создание в компании атмосферы, в которой сотрудники чувствуют себя вправе делиться предложениями по улучшению работы, позволяет выявлять инновационные идеи и воплощать их в жизнь на благо компании.
20 предложений по улучшению работы в компании
Рассмотрите следующие предложения по улучшению работы вашей компании:
1. Сделайте уважение краеугольным камнем
Создание корпоративной культуры, в которой сотрудники всех уровней относятся друг к другу с уважением, является эффективным способом повышения производительности в организации. Уважительное взаимодействие на работе может способствовать повышению общего морального духа в компании, что настраивает сотрудников на более высокую производительность. Более высокий уровень уважения в организации также может помочь в сохранении талантов, поскольку это делает вашу компанию более привлекательной для внешних кандидатов и позволяет легче удерживать ценных сотрудников, поскольку они чувствуют, что получают уважение, которого заслуживают.
2. Создайте четкие ценности компании
Наличие четкого набора ценностей для вашей компании — еще один эффективный способ повысить моральный дух и обеспечить руководство для сотрудников. Создание и публикация ценностей и морали вашей компании обеспечивает четкое руководство для того, что компания отстаивает и к чему стремится. Это может служить для сотрудников руководством к действию, когда они сталкиваются с принятием решения во время работы, а также может обеспечить позитивный взгляд на то, к чему ведет работа, которую они делают для компании.
3. Генерировать позитивные улучшения для общества
Положительное влияние на местное сообщество может принести пользу вашей компании различными способами. Внутри организации внесение позитивного вклада — это еще один способ потенциально повысить моральный дух сотрудников, помогая им почувствовать себя частью нравственной организации. В обществе это также может вызвать доброе отношение к вашей компании, что может привести к улучшению возможностей или показателей продаж.
4. Четко формулируйте цели
Создание процедур для четкого определения целей и ожиданий сотрудников может помочь повысить их продуктивность. Постановка определенных целей дает сотрудникам возможность работать и оценивать свою работу. Это также гарантирует, что сотрудники выполняют работу, которая способствует достижению общих целей организации, и может быть важным шагом в содействии проектам, которые требуют, чтобы несколько сотрудников или команд работали независимо в течение значительного периода времени, прежде чем объединить их работу.
5. Установите линии коммуникации
Общение в организации часто является одним из самых важных элементов успешной работы. Предоставление сотрудникам физических методов общения и культуры компании, которая поощряет общение, может помочь сотрудникам более эффективно находить ответы на любые вопросы, которые у них возникают. Это может способствовать увеличению продуктивного рабочего времени сотрудников.
6. Всестороннее документирование решений
Внутренняя документация предоставляет ценную информацию для сотрудников компании различными способами. Создание документов с кратким изложением важных встреч или подробным описанием политики компании позволяет сотрудникам обращаться к ним в случае возникновения вопросов. Документация также представляет собой письменный отчет, который может быть полезен при проведении контроля качества и внутреннего анализа для внесения улучшений в существующую политику компании.
7. Поощряет сотрудников высказывать свое мнение
При оценке эффективности работы предприятия идеи по улучшению могут исходить из любого источника. Создание культуры и предоставление возможности сотрудникам высказывать свое мнение и вносить предложения гарантирует, что вы максимально увеличите количество выдвигаемых идей. Это повышает вашу способность определять позитивные изменения, которые необходимо произвести в организации, и помогает повысить общую производительность труда.
8. Доверяйте своим сотрудникам
По мере становления сотрудников в организации вы можете понять их возможности и уровень ответственности, с которым они могут справиться. Предоставляя тем, кто доказал свою способность принимать более самостоятельные решения или действия, вы можете позволить им использовать свой опыт и навыки для достижения максимальной личной эффективности. Когда у вас много сотрудников, действующих в соответствии со своими намерениями на уровне, сопоставимом с их возможностями, это может привести к тому, что вы будете тратить меньше времени и ресурсов на надзор.
9. Применять стандарты одинаково
Создание справедливых стандартов для оценки работы сотрудников в вашей организации может создать более справедливую и инклюзивную корпоративную культуру. Это может иметь два важных преимущества для улучшения работы вашей компании. Во-первых, применяя стандарты справедливым и четко описанным образом, вы сводите к минимуму возможность для сотрудников почувствовать, что их коллеги получили преимущества, которых они не имели. Установление справедливых стандартов также поможет вам определить сотрудников с более высокими показателями, которые могут получить более широкие обязанности в организации.
10. Демонстрация пути продвижения по карьерной лестнице
Эффективным способом повышения уровня удержания сотрудников является использование внутренних повышений для успешных сотрудников. Изменив свой подход к заполнению руководящих должностей внутренними сотрудниками, вы можете показать, что у членов команды есть путь к карьерному росту, оставаясь в компании. Это может помочь удержать амбициозных, но эффективных сотрудников, заинтересованных в работе в вашей компании, и снизить риск текучести кадров.
11. Узнайте своих сотрудников и их цели
Чем больше у вас информации о сотрудниках, работающих на вас, тем лучше вы сможете удовлетворить их желания и потребности. Устанавливая личные связи с сотрудниками и поощряя старших сотрудников по всей организации делать то же самое, вы можете создать организацию, которая больше ориентируется на своих сотрудников. Это может повысить уровень производительности труда как за счет повышения морального духа в организации, так и за счет подбора заданий в соответствии с сильными сторонами сотрудников, выполняющих их.
12. Обновление документов по обучению
Передовая практика в организации развивается со временем, поскольку сотрудники выявляют более эффективные способы выполнения своей работы. Хотя это и полезно, это может привести к ситуации, когда ресурсы для обучения новых сотрудников не соответствуют текущим стандартам в организации. Хотя новые сотрудники могут учиться и совершенствовать поведение у своих более опытных коллег, изменив свои учебные документы, чтобы включить в них самую актуальную информацию, вы облегчите новым сотрудникам работу, чтобы они быстрее раскрыли свой потенциал.
13. Создавайте умные команды для максимального использования талантов
Изменение рабочих подразделений в вашей компании может быть эффективным способом добиться от сотрудников новых и более высоких результатов. Нахождение наиболее эффективных групп для ваших сотрудников позиционирует их для успеха и максимизирует общую производительность вашей компании. Вы можете объединить одинаково талантливых сотрудников в группы, чтобы они работали над проектом, в котором максимально используются их навыки. В качестве альтернативы вы можете создать группы членов команды с взаимодополняющими навыками, чтобы каждое рабочее подразделение в организации обладало разнообразным набором способностей для выполнения любых обязанностей, которые вы на них возлагаете.
14. Поощряйте отношения наставничества
Создание возможностей для развития навыков сотрудников — один из лучших способов изменить потенциал вашей рабочей силы. Отношения наставничества позволяют более опытному сотруднику давать советы менее опытному члену команды. Это может ускорить развитие нового сотрудника, поскольку он может воспользоваться уроками, которые более опытный член команды извлек из собственного опыта. Это делает подопечного более способным и повышает производительность в вашей компании.
15. Регулярно проводите оценку эффективности работы
Введение новых оценок эффективности в вашей компании может позволить вам лучше направлять сотрудников в их профессиональном развитии. Оценка эффективности работы позволяет вам встретиться с сотрудниками и обсудить, что сработало хорошо, а где есть области для улучшения. Затем члены команды могут скорректировать свою работу, чтобы улучшить ее и добиться лучших результатов для компании.
16. Добавьте веселья в рабочий день
Внедрение новых политик и мероприятий, предоставляющих сотрудникам возможности для развлечений, может стать отличным способом повышения морального духа. Планирование веселых мероприятий, таких как дни тимбилдинга или корпоративные пикники, также может помочь усилить чувство общности в организации и сделать сотрудничество в вашей компании более эффективным. Если ваша компания станет более интересным местом работы, это поможет вам удержать лучших сотрудников и привлечь новых работников, которые пользуются большим спросом и имеют множество вариантов трудоустройства.
17. Повышайте компенсацию для повышения качества сотрудников
Изменение структуры оплаты в вашей компании позволяет вам сделать более привлекательные предложения для нынешних и потенциальных сотрудников. Помимо того, что это позволит вам сохранить самых необходимых сотрудников, показав, что вы цените их труд, это также поможет вам нанимать более качественных сотрудников. Наем более продуктивного персонала может компенсировать увеличение расходов на зарплату в виде роста прибыли.
18. Выражайте благодарность либерально
Изменение степени и искренности, с которой вы выражаете благодарность сотрудникам, может оказать положительное влияние на вашу компанию. Выражение благодарности за хорошо выполненную работу не только помогает сотрудникам почувствовать, что их труд получает должную оценку со стороны старшего персонала, но и служит ориентиром для других сотрудников. Выражение благодарности дает понять, что вы положительно относитесь к проделанной ими работе, чтобы они знали, что могут использовать это в качестве ориентира в будущих проектах.
19. Публично хвалить
Еще один отличный способ дать сотрудникам почувствовать свою значимость, а также внести ясность в ожидания — это публичное выражение благодарности за высокие результаты работы. Внесение этих изменений создает атмосферу, в которой сотрудники знают, что их тяжелая работа вызывает общественную похвалу. Он также извлекает из выражения благодарности профориентационные преимущества и распространяет их на других сотрудников, которые могут увидеть, что сделали их коллеги, чтобы заслужить похвалу, и последовать этим примерам.
20. Понимание важности профессионального баланса
Наличие баланса между работой и личной жизнью важно для работника, поскольку позволяет ему работать с максимальной отдачей в рабочее время. Обновление политики компании с внесением изменений, подчеркивающих важность нахождения баланса между этими двумя понятиями, является отличным способом создания позитивной рабочей культуры, которая генерирует высокие результаты и сохраняет сотрудников счастливыми. Если ваша текущая структура работы требует от сотрудников значительных сверхурочных или непредсказуемых часов, внесение изменений для приведения ее к единообразию может повысить уровень счастья сотрудников и улучшить результаты работы компании.
Методы повышения личной эффективности
Что такое личная эффективность? Если коротко, то это навык быстрого и эффективного решения задач. И не имеет никакого значения, к какой области они относятся: учебе, работе, хобби, спорту, личной жизни или чему-то еще. Личная эффективность позволяет так организовывать любую свою деятельность, что удается успевать все, тратить на это минимальное время и достигать максимальных результатов. Эту способность можно развивать, и это не так сложно, как может показаться на первый взгляд.
Методы повышения личной эффективности
На важно, кем вы являетесь на данный момент: домохозяйкой или мамой троих детей, программистом или менеджером, спортсменом или предпринимателем, студентом или фрилансером, думаем, вы согласитесь, что любую работу и дела необходимо выстраивать так, чтобы они выполнялись без проволочек. Ну и чтобы оставалось время на отдых, здоровый сон, занятия любимыми делами и получение удовольствия от жизни.
Если вас интересует, как научиться этому, начните пользоваться методами, приведенными ниже. Попробуйте следовать рекомендациям хотя бы 2-3 недели, и вы увидите замечательные перемены в себе.
Постановка целей
С мнением какого бы эксперта по повышению продуктивности вы не знакомились, в его рекомендациях всегда будет присутствовать пункт – ставить цели. Это однозначно правильно: какая вообще может быть личная эффективность, если человек не ставит перед собой никаких задач и не стремится ничего достичь?
Если хотите стать по-настоящему эффективным человеком, найдите время и серьезно подумайте о том, чего вы хотите добиться – через неделю, месяц, год, несколько лет. Возможно, вас интересует карьерный рост или открытие своего дела, быть может, вы хотите посвятить жизнь воспитанию детей или духовному развитию.
Когда вам будут ясны ваши цели, вам будет намного проще мобилизовать свои интеллектуальные и энергетические ресурсы, чтобы начать движение в нужном направлении. Кроме того, для этого вам будет просто необходимо приступить к активной работе над собой и развивать способность к продуктивным действиям.
Кстати, не будет лишним, если вы почитаете парочку наших материалов на данную тему, а именно статьи «Как понять, чего хочешь» и «Как найти свое предназначение». Вполне вероятно, после их прочтения вы сможете лучше понять самих себя и ответить хотя бы на часть фундаментальных вопросов, которые должен задавать себе каждый человек.
Планирование
Что такое план? Это не просто список дел или пошаговая схема достижения той же самой цели. План можно без обиняков назвать тем, на чем основывается самоконтроль, ведь он способствует структурированию любой деятельности.
Однако многие люди воспринимают планы в штыки, считая, что они загоняют их в какие-то рамки. Но считать так ошибочно, ведь планы создают сами люди, и они вполне могут подстроить их под себя и особенности своей жизни. А при необходимости любые графики и планы вполне можно корректировать и изменять – упрощать или усложнять.
Другая ценность планирования состоит в том, что выполнение даже одного небольшого пункта плана дарит ощущение победы, в том числе и над собой. А самые эффективные люди вообще занимаются ежедневным планированием, внося в свои планы все дела, задачи, встречи и даже развлечения.
Но имейте в виду, что планирование – это навык, которому необходимо учиться. Для начала достаточно набросать на бумаге небольшой список задач на день или, например, несколько промежуточных этапов в достижении основной цели, и начать их выполнять. Но со временем это станет слишком легко и не интересно. Поэтому придется осваивать более профессиональные подходы.
О том, как правильно планировать и расставлять приоритеты, мы рассказывали в наших статьях «Эффективное планирование», «Как расставить приоритеты», «Планирование недели» и «Как планировать на год вперед». Поверьте: научившись планировать грамотно, вы начнете мастерски контролировать свою жизнь и станете намного продуктивнее.
Подготовка к работе
За какое бы дело вы ни принимались, всегда нужно заботиться о порядке, ведь между ним и эффективностью действий существует прямая взаимосвязь. Далеко не каждый человек способен работать в беспорядке, даже если он творческий.
Перед тем как приступить к работе или учебе, постарайтесь сделать так, чтобы место, где вы трудитесь, было в чистоте и порядке. Распределите все по своим местам, избавьтесь от ненужных предметов и мусора, очистите рабочее пространство.
Помните, что порядок, во-первых, систематизирует мысли, а во-вторых, существенно сокращает время на поиск чего-то нужного, ведь вы точно знаете, где это находится, и можете быстро это найти. И еще кое-что: обязательно проветривайте помещение, чтобы мозг не испытывал недостатка кислорода.
Пошаговая работа
Если бы вам было нужно съесть слона, как бы вы поступили? Рассудив логически, вы, скорее всего, порезали бы его на мелкие кусочки, верно? Точно так же обстоит дело и с серьезными заданиями – намного легче и быстрее их выполнять, разделяя на несколько небольших этапов и делая между ними перерывы.
Если у вас, к примеру, есть большой проект, разбивайте его на мини-проекты, а если поставили себе долгосрочную цель, разделяйте ее на промежуточные цели. Причем, по мнению психологов и тренеров по личной эффективности, сначала нужно решать наиболее сложные задачи, а также не самые приятные.
После того как выполнены сложные и неприятные дела, можно спокойно переходить к простым и более приятным. Такой подход позволяет без промедлений делать то, что необходимо, и быстрее заканчивать запланированное на день. А еще для правильной пошаговой работы есть отличный инструмент – матрица Эйзенхауэра, и мы советуем вам с ней познакомиться.
Установление дедлайнов
Планирование может быть гибким, но сроки выполнения задач у вас все же должны иметься, т.к. они помогают не выбиваться из графика и не накапливать большие объемы заданий. Но не менее важны и дедлайны – крайние сроки, в которые вы должны сделать то или иное дело.
Даже если вам захочется расслабиться, отдохнуть и побездельничать (что, кстати говоря, тоже иногда полезно, ведь телу и мозгу нужны разгрузка и время на восстановление), в этом нет ничего страшного. Зато наличие дедлайна не даст вам запустить дела, т.к. он будет действовать, словно будильник. Плюс так вы сможете более оптимально распределять время и нагрузку.
Множество людей также отмечают еще один положительный эффект контрольных сроков – если к делам приступать, когда время уже поджимает, можно добиться более высокой производительности, в особенности, если вы несете ответственность не только перед собой, но и перед другими людьми, например, перед заказчиком.
Принцип Парето
Подробно мы писали о принципе Парето в одноименной статье, так что здесь лишь укажем на суть. Данный принцип, известный также как правило 80/20, позволяет оценивать и повышать эффективность любой работы. Говорит же он о том, что 20% усилий дают 80% результата, а 80% усилий дают лишь 20% результата.
Это означает, что вы должны понять, какие из ваших действий являются наиболее эффективными, а какие – пускай и не лишними, но не такими уж «судьбоносными». Для этого необходимо проанализировать свои дела и определить те, что относятся к 20% самых важных – дающих 80% результата.
Как только вы это сделаете, остальные 80% дел можно смело отнести к менее приоритетным. Их можно выполнять в последнюю очередь, либо вообще делегировать – перепоручать другим людям. О том, как делать это грамотно, вы узнаете из статьи «10 принципов делегирования полномочий».
Отдых по расписанию
Распространенное явление – когда человек вроде бы собирается приступить к работе и, например, садится за компьютер, но решает допить кофе и уделить 5-10 минут проверке почты или посещению соцсетей. В итоге 30-40 минут (а то и больше) уходят впустую, а работа так и не начинается.
Затем то же самое происходит в обеденное время и позже: человек то и дело дает себе 5-10 минут на отдых, но теряет намного больше времени. Безусловно, отдыхать нужно, но делать это необходимо в четко установленное время, чтобы не выбиваться из графика и не становиться жертвой прокрастинации.
Наш вам совет: распределяйте рабочее время так, чтобы 50 минут уходило на работу, а 10 минут – на отдых. Тщательно следите за временем и не позволяйте себе отвлекаться больше, чем положено. Другая важная рекомендация: первым делом утром приступайте к работе – запускайте процесс. Так следовать намеченному плану будет гораздо легче.
«Нет!» посторонним делам
Даже если вы твердо намерены работать по строгому плану, всегда могут оставаться отвлекающие факторы. С одной стороны, это мелочи, но с другой – из-за них тоже может тратиться львиная доля времени. Сюда относятся перекуры, смс, та же электронная почта, беседы на отстраненные темы с коллегами и т.п.
Чтобы повысить свою эффективность, научитесь делать так, чтобы мелочи вас не отвлекали. Поставьте телефон на беззвучный режим, попросите коллег вас не отвлекать, закройте все ненужные вкладки в браузере, уберите с рабочего стола то, что может уводить ваше внимание в сторону от основной деятельности, и т.д.
Не переживайте, ведь все несущественные и приятные дела вы всегда сможете сделать во время небольших перерывов, обеда или после работы. А еще лучше, если специально для всего это вы будете выделять пару часов времени вечером – когда главные задачи дня будут выполнены, и вы сможете с чистой совестью заняться тем, чем хочется.
Поиск мотивации
Не имея мотивации что-то делать, вы ничего не достигнете. Главным мотиватором, как правило, служит любовь к своему делу. Но даже ее иногда не хватает. Бывают и необъяснимые перепады в активности, и перепады в настроении, и стрессы, и усталость. Все это – естественно, ведь человек – не робот.
Однако в ваших силах повлиять на собственную активность. Для этого просто нужно знать, что именно придает вам сил и заставляет работать и действовать. Это может быть прогулка на свежем воздухе, чтение интересной книги, общение с любимым человеком или что-то еще. А можно просто вспомнить о своих целях и освежить в памяти, ради чего вообще вы трудитесь.
Немалое значение для мотивации имеют также и правильное питание, и здоровый сон. Не стоит перебиваться в течение дня бургерами и конфетами, т.к. они истощают нервную систему. Лучше полноценно обедать и время от времени перекусывать фруктами и орехами, пить больше воды и зеленый чай.
Что касается сна, то рекомендуется спать не менее 8 часов в сутки – именно такое время нужно организму для полноценного отдыха. Для особо занятых людей существуют альтернативные способы сна, но пренебрегать сном в любом случае нельзя. Будете достаточно спать и есть нормальную пищу – всегда будете наполнены энергией для новых свершений.
Преодоление страха и лени
Лень – это большая помеха на пути к личной эффективности и успеху, точно так же, как и страх, особенно страх перемен. Когда человек боится, он теряет самообладание и трезвость мышления, а также стабильность, зачастую служащую гарантом успешной и полноценной жизни.
Но если с ленью вполне можно бороться самостоятельно (почитайте статью «Причины лени и способы борьбы с ними»), то вот страх перемен преодолеть в одиночку намного сложнее. И многие люди оправдывают свою неспособность с ним справиться своим возрастом.
Если вы молоды, решиться на что-то новое для вас гораздо проще, но если вам уже, допустим, за 30 или за 40, в голове уже возникают мысли о том, стоит ли что-то менять, способны ли вы начать жить новой жизнью (как ни странно, огромное количество людей задумываются о личной эффективности именно в этом возрасте).
Но мы считаем, что страх не должен становиться преградой. И тому, что даже в зрелом возрасте можно достичь успеха, есть немало примеров. Почитайте, к примеру, о Харрисоне Форде, Сьюз Орман, Генри Форде, Джоан Роулинг, Рэе Кроке – все они решились на перемены уже после 30 и 40 лет, а сегодня о них знает весь мир.
Но не важно, сколько вам лет. Вы не должны позволять лени и страху делать себя менее активным, гибким и податливым. Ни в коем случае нельзя останавливаться в развитии ни после школы, ни после окончания института, ни после трудоустройства, пусть даже оно вполне успешное.
Занимайтесь личностным развитием, получайте новые знания и овладевайте новыми навыками, тренируйте мозг – это станет гарантом вашего интеллектуального и профессионального роста, а также прекрасным способом всегда оставаться энергичным человеком. А о том, как преодолевать страхи, можно узнать из наших статей «Преодоление страха» и «Как работать со страхами».
Выход из зоны комфорта
Эта тема непосредственно связана со страхом. Зона комфорта – это условия, в которых привык существовать (жить, работать, проводить время и т.д.) человек. И зачастую именно она не дает ему добиваться новых результатов, причем если он не может выйти за привычные рамки в чем-то одном, то и в другом у него это не получится, т.к. формируется определенное отношение.
Но если вы хотите максимально активизировать свой потенциал, вам, так или иначе, придется выйти за знакомые вам границы. Да, зона комфорта способствует спокойствию и даже в какой-то степени счастью, но в то же время заставляет топтаться на месте и чувствовать, что в жизни все-таки что-то не так.
Успешные и эффективные люди никогда не останавливаются на достигнутом и стремятся свою зону комфорта расширять, ведь это позволяет им двигаться вперед, развиваться. Таким же образом должны поступать и вы, если, конечно, действительно решили добиваться успеха и превосходить себя.
Не станем спорить, что выходить из зоны комфорта может быть нелегко. Здесь в силу вступает и лень, и страх неудачи, и сомнения, и влияние людей. Но нужно понять, что именно это не дает вам раскрыться и начать использовать свои реальные возможности. Если же вам удастся отодвинуть эти помехи на второй план, ваша зона комфорта постепенно расширится.
Более полноценно и объективно мы раскрываем данную тему в статье «Зона комфорта: плюсы и минусы», а о том, как научиться из нее выходить, – в статье «Способы выхода из зоны комфорта». Настоятельно советуем с ними ознакомиться, т.к. в них содержится масса полезных для жизни и повышения личной эффективности рекомендаций.
Самообразование
Вы, наверное, и сами уже поняли, что нет какого-то одного способа повышения личной эффективности. На самом деле это серьезная работа над собой, и работа комплексная. Сюда входит все, о чем мы уже говорили, плюс систематическое самообразование и расширение своих знаний.
Самообразование касается не только учебы или профессиональной сферы, а вообще всей жизни. Чтение книг, изучение истории и современных тенденций в разных областях, знакомство с психологией людей и особенностями мотивации, обучение обращению с деньгами и отказ от непродуктивных привычек, и многое другое.
Чем больше информации вы впитываете (естественно, фильтруя ее и отбрасывая лишнее), чем большему вы учитесь, чем больше способны применить и сделать, тем мощней и продуктивней вы становитесь как личность. Это и называется максимизацией своего потенциала. Поэтому одно из основных правил – постоянное и всесторонне развитие.
Все вышеперечисленное можно отнести к основным методам, позволяющим человеку стать более эффективным. Если вы начнете использовать даже несколько из них, вы гарантированно станете более организованными, дисциплинированными и продуктивными. Но есть еще кое-что, о чем мы хотели бы сказать, – это выработка привычек высокоэффективных людей.
Привычки высокоэффективных людей
Вообще, есть три хороших и полезных привычки, которые помогут вам поднять свою эффективность на новый уровень. Первая – это умение доводить до конца любое начатое дело. Вторая – отработка всех своих действий по достижению нужного результата до автоматизма. И третья – упорная работа над собой без жалости к себе и всяких поблажек.
Но есть и другие важные привычки, достойные внимания. О них твердят почти все успешные и выдающиеся люди, среди которых и всемирно известный американский писатель, бизнес-тренер и профессионал в области личной эффективности Брайан Трейси. Именно с его перечнем важных привычек мы и хотим вас познакомить.
По мнению Брайана Трейси (и согласно разработанной им системе), люди должны составлять списки целей и превращать их в конкретный план действий, чтобы понимать не только то, что им нужно, но и то, как и с помощью чего ко всему этому можно прийти. Но давайте немного конкретизируем сказанное.
Вот какие рекомендации предлагает Трейси тем, кто хочет стать более эффективным в жизни и работе:
- обязательно определяйте точные цели и составляйте их списки:
- приоритизируйте цели и задачи – как текущие, так и долгосрочные;
- занимайтесь ежедневным, еженедельным и ежемесячным планированием;
- определяйте свои первостепенные задачи и не медлите в их решении;
- фокусируйтесь на результате;
- если времени не хватает, переносите малозначимые задачи на потом;
- разделяйте все, что планируете сделать, на несколько категорий: важное, нужное, желательное и не обязательное;
- анализируйте и объективно оценивайте то, чего уже достигли;
- разделите свою жизнь на области и определите в каждой из областей по три основные задачи;
- перед выполнением действий тщательно их обдумывайте и подготавливайтесь;
- следуйте всем намеченным пунктам и этапам планов;
- регулярно самосовершенствуйтесь;
- развивайте свои способности и совершенствуйтесь в их применении;
- объективно определяйте свои недостатки и делайте все, чтобы их устранить;
- развивайте самодисциплину;
- организовывайте свои внутренние резервы;
- стимулируйте и мотивируйте себя;
- откажитесь от использования компьютера хотя бы на один день в неделю;
- разбивайте сложные задачи на более мелкие;
- выполняйте самые неприятные дела в первую очередь;
- оптимизируйте свое время;
- не откладывайте дела и порученные вам задания;
- работайте только над одной задачей в один отрезок времени.
Сам Брайан Трейси неукоснительно следует этим рекомендациям, и, наверное, именно это позволило ему стать известным и успешным человеком, который может смело сказать, что он предельно эффективен и его жизнь удалась в полной мере. Более того, своими достижениями и идеями он делится с людьми – за его плечами далеко не один бестселлер. А еще у нас есть отличный материал о том, как этот человек управляет своим временем – «Тайм-менеджмент: советы от Брайана Трейси», который тоже есть смысл почитать.
Помимо всего прочего мы советуем вам начать хотя бы понемногу отказываться от проведения бесконечных часов в социальных сетях, а также переставать зависеть от смартфонов, ведь эти вещи стали настоящим бичом современного человека. Отрицать их пользу, конечно же, нельзя, но и взаимодействовать с ними нужно грамотно, а не абы как.
Резюме
Личная эффективность служит основой успеха в любой сфере жизни, в любом деле и начинании. Не работая над ней, мы никогда не станем действительно успешными людьми, не достигнем благосостояния и не сможем подняться по социальной лестнице, а останемся обычными обывателями с непонятно каким жизненным результатом.
Рассмотренные нами методы повышения личной эффективности вполне просты и подойдут любому человеку, но только от вас зависит, сможете ли вы извлечь из них какую бы то ни было пользу. Так что задумайтесь о том, насколько правильно вы используете свое время, возможности и ресурсы.
Ваша личная эффективность будет выше, если вы найдете баланс между нагрузкой и отдыхом, научитесь расставлять приоритеты и фокусироваться на конкретных задачах, а также если начнете вырабатывать в себе правильные привычки, приводящие не к зависимости и снижению самооценки, а к свободе и счастью.
Если тема для вас актуальна и вы нуждаетесь в детальной проработке навыков целеполагания, планирования, управления временем глобально – записывайтесь на курс «Лучшие техники тайм-менеджмента».
А в качестве послесловия мы решили представить вам интереснейшее видео с выступлением эксперта и консультанта по управлению временем и личной эффективности, создателя нашумевшего метода повышения личной эффективности GTD и автора потрясающих книг Дэвида Аллена. Уделите просмотру час своего времени. Мы гарантируем, что это будет не пустой его тратой, а ценной инвестицией в свой успех и повышение качества жизни. Желаем вам благополучия, процветания и, конечно же, высокой эффективности!
Источник
В чем проблема. Пандемия, СВО, чехарда с валютным курсом, проблемы с импортом – все эти события навалились на сферу предпринимательства одним огромным комом за каких-то три года, похоронив многие компании. Единицы пережили кризисы без особых последствий, кто-то остался на плаву, другие существуют на грани окупаемости. Остро встает вопрос – как повысить эффективность производства, деятельности организации, бизнес-процессов?
Что предлагаем. Бездумно резать расходы, увольнять половину сотруднику – это путь в никуда, к точке невозврата. Есть более эффективные решения. Простыми их не назовешь, но они реально работают и позволяют не только вести бизнес дальше, но и обрести существенные конкурентные преимущества.
В статье рассказывается:
- Основа эффективности бизнеса
- Факторы высокой эффективности деятельности организации
- Внутренние факторы, влияющие на эффективность компании
- Работа с внешними факторами для повышения эффективности предприятия
- 7 классических способов повысить эффективность работы компании
- Стратегия повышения эффективности бизнеса с помощью роста производительности труда
Основа эффективности бизнеса
Любая компания в своей деятельности связана с другими организациями. Это объясняется необходимостью налаживать и поддерживать связи с клиентами, партнерами, поставщиками, различными государственными структурами и органами. Деятельность каждого сотрудника и отдела компании должна быть направлена на совместную реализацию стратегии фирмы. Руководителям необходимо знать, как повысить эффективность взаимодействия внутри коллектива и направлять его к общим целям, учитывая, в том числе, социальную ориентацию предприятия.
Грамотное разрешение конфликтов также играет большую роль в улучшении отношений среди сотрудников. Например, можно применять тактику win-win, при которой в спорных ситуациях находится компромисс, учитывающий интересы всех сторон. Открытые и доверительные отношения среди работников заметно способствуют эффективности в управлении. Отдельный департамент организации или сотрудник, даже самый квалифицированный, не имеют той ценности, которую они обретают при совместной деятельности.
Чтобы повысить эффективность работы организации, также важно учитывать то, как ее элементы влияют друг на друга.
Системный подход в менеджменте подразумевает непосредственное участие в обсуждении и принятии важных решений не только управленческого персонала, но и сотрудников среднего звена. Такая схема применяется сегодня практически во всех ведущих компаниях мира. Она формируется по следующим принципам:
-
Чтобы повысить эффективность работы, как ключевой фактор рассматривается создание благоприятной обстановки внутри коллектива: взаимная поддержка, симпатия, честность, инициативность и активность.
-
Все прогрессивные компании пришли к выводу, что прийти к такому результату сегодня позволит не наращивание материальных ресурсов, а внедрение принципиально новых методов деятельности и инновационных технологий. Для этого максимальное внимание уделяется повышению квалификации и обучению персонала.
-
Повысить эффективность бизнес-процессов можно за счет выстраивания горизонтального стиля управления, когда все члены команды имеют примерно одинаковый вес в принятии решений и выдвижении различных предложений. Менеджмент берет на себя задачу по организации более продуктивной работы в отдельных рабочих группах.
-
Повысить эффективность команды, а следовательно, и всей компании, в значительной мере помогает система поощрений, при которой прибыль компании напрямую влияет на объем премирования сотрудников.
-
Успешная фирма всегда движется вперед. Любая стагнация приводит к регрессу. В корне целенаправленного развития лежит высокая мотивация персонала и его деятельное участие в жизни организации.
Вектор развития компании, крепко стоящей на ногах, направлен на то, чтобы сохранять позитивные изменения. Судить об успешности этого процесса можно по уровню эффективности работы.
Факторы высокой эффективности деятельности организации
Прежде, чем задаваться вопросом, как повысить эффективность предприятия, разберемся, зачем мы обсуждаем это понятие.
Этот параметр отражает уровень экономического развития организации, а также КПД применения ресурсов, как материальных (деньги, сырье, земля, оборудование, энергия), так и нематериальных (рабочее время, информация, труд персонала). Речь идет как о производственных компаниях, так и о тех, которые оказывают услуги населению.
Определение эффективности предприятия становится отправной точкой в выстраивании дальнейшей стратегии развития. Оно также помогает определять параметры, по которым будет оцениваться успешность компании.
Контроль за эффективностью позволяет оптимизировать деятельность организации и на 5–10 % улучшить показатели производительности труда.
Структура компании формируется с учетом специфики ключевых направлений ее деятельности, производимой продукции и конечных целей развития. Решая задачу о том, как повысить эффективность организации, управленец должен определить, какие условия влияют на это в большей и в меньшей степени, разбить их на категории и выстроить иерархию. После этого остается назначить ответственных за каждое отдельное направление повышения эффективности. Это могут быть как отдельные сотрудники, так и департаменты целиком.
У крупной компании всегда несколько задачи или целей. По каждой из них необходимо разработать свою группу факторов, влияющих на эффективность. Добиться этого поможет более подробная классификация. Теория управления предприятием или персоналом предлагает несколько различных вариантов группировки критериев эффективности.
Один из методов классификации делит все факторы эффективности деятельности компании на внешние и внутренние. К первым относятся те, которые в ближайшем будущем невозможно проконтролировать и значительно скорректировать управленческими инструментами. Это все, что касается потребительского сервиса и формирования предложения в ответ на спрос. Внутренние факторы, наоборот, напрямую зависят от решений руководства и применяемых им мер. Речь идет непосредственно о росте производительности предприятия и его общей эффективности. Особое внимание необходимо уделять не только роли каждой группы факторов, но и их взаимному влиянию.
Согласно данным компании МсKinsey, 85 % параметров эффективности предприятия, исчисляемых количественно, относятся к внутренним и подконтрольны руководству. И лишь 15 % факторов являются внешними и не позволяют их ревизовать. Но даже эти проценты, влияющие на эффективность, необходимо держать в поле внимания. Их учет помогает менеджменту принимать решения, касательно долгосрочного прогнозирования и выстраивания стратегии развития.
Методы, направленные на рост эффективности работы фирмы, считаются действенными, если вы констатируете следующее:
-
Компания имеете в запасе ресурсы и может себе позволить направить их на модернизацию и расширение.
-
У нее уверенное положение на рынке среди конкурентов, подтверждаемое тем, что ваши показатели выше, чем их.
-
Динамика экономического развития заметно превышает финансовый рост компаний того же сектора рынка.
Важнейшее условие для повышения эффективности предприятия: темпы развития, отвечающие динамичности современного мира, и гибкость в формировании предложения клиентам. Достичь такого уровня возможно при условии, что у каждой рабочей группы будут прописаны четкие цели и она будет мотивирована их достигать.
Внутренние факторы, влияющие на эффективность компании
Поговорим подробнее о внутренних и внешних факторах, от которых зависит эффективность деятельности компании. Начнем с внутренних.
Производственный процесс
Деятельность складывается из нескольких составляющих. Качественное улучшение показателей эффективности реализуемо, когда выделяются и оптимизируются ключевые компоненты производства.
Базируясь на модели входов-выходов, можно сказать, что данные рентабельности логически разбиваются на четыре группы:
-
вход в процесс (факторы, определяющие стартовые возможности и средства);
-
деятельность (изготовление конечного продукта из сырья);
-
результат (готовые для представления потребителю услуги и товары);
-
фидбэк (проверка отчетов и подведение итогов).
Чтобы повысить эффективность производственного процесса, все его параметры эффективности должны рассматриваться как взаимосвязанные элементы, которым уделяется внимание в равной мере. Диагностика и оценка их помогает выделить критерии, по которым будет определяться, насколько успешно ее факторы регулируются и контролируются.
На развитии производства положительно сказывается умение менеджеров разрабатывать и внедрять методы воздействия на показатели эффективности. Обратная связь выступает в роли инструмента вычисления и контроля за рентабельностью организации.
В зоне контроля руководства обязательно должно быть соотношение изначальных затрат и цены на конечную продукцию. Анализируя эти данные, важно принимать во внимание: направление работы; уровень участия государственных структур в хозяйственной деятельности компании; контекст рынка; ценообразование на данный вид товара и другие условия. Грамотная интерпретация результатов играет важную роль в формировании наилучшей стратегии руководства.
Регулярная аналитика эффективности и доходности организации– проверенный способ установить корреляцию между уровнем рентабельности работы фирмы и объемом ее прибыли. Здесь приоритетная задача заключается в том, чтобы выявить факторы, позволяющие повысить эффективность производства и понять, как их регулировать с максимальной пользой.
Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как
Начальные ресурсы
Это одна из самых критичных групп факторов, так как напрямую связана с такими параметрами рентабельности производства, как капиталоотдача и производительность труда. Соотнося объем вложенных работы или капитала и эффективность компании, можно получить ответы на множество важных вопросов относительно качества создаваемой продукции, использования сырья и других ресурсов, а также способов их применения.
Рост параметров эффективности компании напрямую связан с грамотным отбором сырья для изготовления товара. От него же зависит и материалоотдача (количество продукции на единицу потребляемых ресурсов или энергоносителей). Выбор сырья будет также влиять на рыночную цену товара, объем его производства, ассортимент и качество. Чтобы повысить эффективность хозяйственной деятельности, необходимо вести правильный учет запасов и остатков, снижать накладные расходы и разумно потреблять энергоресурсы.
Модернизация производства, в частности, широкое внедрение автоматизации и применение информационных технологий – еще один значимый фактор повышения рентабельности предприятия. Это позволяет использовать различные маркетинговые технологии; делать бизнес более подконтрольным владельцам и руководителям, улучшать качество продукции, получая обратную связь; наращивать объем работы и принимать более обоснованные стратегические решения.
Человеческий фактор играет не менее важную роль в сохранении и повышении эффективной деятельности компании. Прием на работу профессионалов с достойным набором компетенций позволит фирме заметно сэкономить на внутреннем обучении и повышении квалификации.
Вывод товаров на рынок
Нас интересует в первую очередь конечная цена, которую платит потребитель. При ее формировании играют роль экономические факторы, но также конкурентные условия, законы маркетинга и данные исследований. Эффективность сбыта продукции обусловлена главным образом не ее ценой, а ее ценностью, которая складывается из нескольких составляющих, совпадающих по времени. Товар должен быть представлен в актуальное время, в удобном месте и по выгодной стоимости. Все эти факторы эффективности обязательно учитываются менеджментом компании на стадии разработки маркетинг-компании и схемы сбыта. Это нужно для уверенного вхождения на рынок, раскрутки товара и формирования лояльности клиентов.
Если говорить о долгосрочном планировании, здесь управленцам необходимо опираться на анализ рыночной ситуации и изучение отзывов потребителей.
Прочие факторы
Существуют и другие удобные варианты типологии факторов эффективности производства. Их делят в том числе на:
-
моменты, позитивно отражающиеся на эффективности;
-
факторы, отрицательно отражающиеся на рентабельности (по сути, это преграды, препятствующие росту).
Задача менеджеров заключается в том, чтобы положительные качества закреплялись и развивались, а отрицательные как можно меньше влияли на эффективность предприятия. К позитивным факторам относятся вовлеченность персонала в работу, высокий уровень мотивации, развитие новых технологий, инноваций и т. д.
Моменты, мешающие повышению эффективности, это: дефицит компетентных сотрудников, низкий уровень их сопричастности, отказ от технологического развития, ненадежная система безопасности и другие. Как правило, вопросы роста рентабельности обсуждаются на собраниях, где применяют метод мозгового штурма и собирают мнения о том, что препятствует росту эффективности, а что, наоборот, способствует.
Работа с внешними факторами для повышения эффективности предприятия
Это качества макроэкономики, которые влияют на эффективность работы организации как в позитивном, так и в отрицательном ключе. Ни для кого не секрет, что эти параметры (вместе с политическими, социальными и инфраструктурными) во многом регулируют не только рентабельность предприятия, но и характер управленческих решений топ-менеджеров, как оперативных, так и стратегических.
Иногда руководство организации не обладает достаточными полномочиями для управления ситуацией в долгосрочном планировании. Эти функции ложатся на плечи государственных и общественных организаций.
Фазы деловой активности и перестановки в структуре
Трансформации внешней схемы –это, в первую очередь, экономические и демографические перестройки в обществе. Если говорить о первых, то это изменения в конкурентной обстановке, а также в уровне занятости населения, характере капитала и технологических процессах, продиктованные ростом бизнеса.
Отдельно стоит упомянуть масштабный переход экономики от широкого развития производства к приоритету сферы услуг: страхованию, торговле, сделкам с недвижимостью, сервисам для предпринимателей и физических лиц.
Заметное влияние на эффективность предприятия оказывает система формирования капитала, тип и возраст ключевых фондов, а также относительная капиталоемкость. К росту бизнес-средств приводит размер инвестиций и сбережений. Инновации в производственные ресурсы влияют на возраст базовых фондов, который, в свою очередь, сказывается на использовании новых способов деятельности. Отметим, что повышение капитальных затрат на работу одного сотрудника не гарантирует рост его производительности труда.
Уровень конкурентоспособности каждого отдельного предприятия влияет не только на его эффективность, но и на рентабельность всей экономики. В секторе производства возможность противостоять соперникам базируется на потенциале компаний создавать продукцию, которая по соотношению цены и качества превосходит предложение других производителей с аналогичным товаром.
Преобразования могут касаться и структуры персонала. Его состав претерпевает изменения по социальным и демографическим параметрам:
-
повышение качества оказания услуг и развитие медицины сделали возможным лечение многих заболеваний, которые раньше приводили к летальному исходу. Таким образом увеличилась продолжительность жизни и повысился уровень здоровья населения;
-
на рабочем рынке РФ остается много пожилых людей, которые из-за финансовых соображений продолжают работать;
-
россияне вынуждены делить рабочие места с мигрантами из бывших союзных республик;
-
рынок труда перенасыщен из-за значительного числа молодых людей.
Ресурсы
К ключевым резервам относят энергоносители, рабочую силу, землю и сырье.
Предприятия, как производственные, торговые, так и оказывающие услуги, в своем развитии во многом зависят от компетенций персонала: заинтересованности в деле, ответственности, уровня образования и саморазвития и т. д.
Владение земельными участками – еще один весомый ресурс, грамотное использование которого во многом является залогом успешности. Эффективность этого фактора во многом обусловлена уровнем цен на территорию в черте города. Стоимость участков влияет и на изменение застройки как в жилых, так и в промышленных районах.
Что касается энергоносителей и сырья, цены на них заметно выросли за последние десять лет. Это привело к замедлению экономического развития. Многим компаниям пришлось направлять капиталовложения не на укрепление позиций на рынке и стабилизацию показателей эффективности, а на перестройку своей деятельности в связи с резкими изменениями стоимости этих ресурсов.
Ценовая политика в области сырья нестабильна. Сегодня происходит истощение давно вырабатываемых месторождений, находившихся на территориях, обустроенных для добычи и для проживания рабочих. Так возникает потребность в поиске и освоении новых подземных кладовых. Они могут быть менее доступными и более скудными. Для их разработки потребуется еще больше материальных вложений, технологические процессы усложнятся. При этом эффективность добывающей промышленности заметно снизится.
Все повышающаяся стоимость сырья приводит к неизбежной необходимости искать пути его восстановления и повторного применения. Рециркуляция переработанных материалов играет важнейшую роль в сохранении природы как места обитания животных и людей. Данный вопрос остро стоит на повестке во всех странах мира.
Влияние государства
На изменения в системе управления организацией и ее устройстве существенно воздействует и политика как на общегосударственном, так и на региональном уровне. Это касается различных изменений в законодательстве, выхода тех или иных нормативных актов, постановлений и т. д.
Текущая деятельность государственных органов всегда отражается на работе компаний. С одной стороны, нельзя обойтись без регулирования многих аспектов на высшем управленческом уровне, с другой – этот контроль необходимо осуществлять обдуманно и исходя из обстоятельств. Во многих странах наблюдаются общие тенденции: дерегулирование и приватизация крупных компаний и построение вектора развития с опорой на рыночную экономику. Это связано с тем, что технологические процессы стремительно обновляются, конкуренция растет, в государственном бюджете не хватает средств и, соответственно, многие общественные предприятия оказываются малорентабельными.
Невозможно повысить эффективность управления компании исключительно за счет ее собственных ресурсов. Это многозадачный процесс, на который влияют различные организационные, экономические, политические, социальные и законодательные параметры. Все они действуют как один механизм. Поэтому создание и применение общей программы повышения эффективности на региональном или федеральном уровне может оказывать стимулирующее действие на отдельно взятые организации.
Подобные разработки должны включать следующие аспекты:
-
создание новой методологии измерения эффективности компаний, сбор данных и их интерпретация;
-
осуществление практических исследований;
-
предоставление оценок экспертов в ответ на потребность организации;
-
сравнение уровней эффективности различных компаний и целых отраслей;
-
консультационная помощь и внедрение программ повышения рентабельности;
-
поддержка в сфере повышения квалификации и переобучения сотрудников.
7 классических способов повысить эффективность работы компании
-
Создание управленческой структуры
Как правило, компании задумываются о наведении порядка, попав в кризис. В период, когда остро необходимы новые решения и их реализация, ресурсов на услуги коучей и внедрение их методов, как раз нет. Поэтому заниматься системой управления надо на пике стабильного развития организации, чтобы это состояние сохранить. Для ее выстраивания крайне важны следующие составляющие:
-
четкая постановка цели;
-
формирование дерева целей;
-
разработка дерева KPI;
-
планирование деятельности и бюджета;
-
прозрачность всех процессов для менеджеров.
Чтобы руководству организации было легче пошагово следить за реализацией поставленных задач, все процессы должны быть автоматизированы и связаны в единую систему. Это поможет повысить эффективность контроля.
В некоторых ситуациях у предприятия нет возможности тратить временной ресурс на организацию системы управления. В этом случае прибегают к более коротким по срокам методам повышения эффективности. Например, ищут способы снижения затрат.
При этом можно параллельно работать над увеличением доходов. Но поднять уровень продаж за короткий срок без положительных изменений на рынке будет непросто. Остается лишь найти оптимальный баланс расходов и доходов для конкретной партии продукции. Внутри этого метода есть пространство для различных шагов по оперативному повышению эффективности.
-
-
Уменьшение постоянных расходов
Большая часть современных предприятий успешно снижает переменные затраты при непрекращающемся росте постоянных. Они включают расходы на разработку и конструирование продукции, производство, рекламу, маркетинг, доставку и управление.
Чтобы снизить постоянные траты, можно попробовать несколько способов:
-
Приостановить неэффективные производственные филиалы
Если у организации несколько производств, при этом все они работают не на полную мощность, имеет смысл законсервировать одно или несколько из них и направить всю нагрузку на оставшиеся. Таким образом удастся получить значительную экономию на оплате коммунальных услуг, охраны, отопления на остановленных участках.
-
Наладить оптимальное соотношение мощностей взаимосвязанных производств
Например, у агрофирмы есть свои поля для выращивания зерна, завод по производству комбикорма, животноводческая ферма, мясоперерабатывающий комбинат и магазины. Мощности завода значительно превышают объемы выращиваемого зерна. Содержать избыточное не эффективно. Здесь возможны два варианта. Первый: найти недостающее количество зерна (закупать или увеличить площадь посева и выращивать самим). Второй: перевести завод на более низкие мощности производства, соответствующие объему поступающего ресурса.
-
Уменьшить расходы на оплату труда
На первый взгляд, это – один из самых несложных способов сократить постоянные затраты. Им пользуются многие фирмы в периоды кризиса или застоя. Кто-то сохраняет весь персонал, уменьшая, скажем, на 10 % оклад. Другой сокращает часть сотрудников. Минусы этого метода в том, что можно лишиться ценных специалистов, которые обеспечивали эффективность компании и привлекали клиентов. А также в том, что при непредвиденных обстоятельствах (больничные, форс-мажор) отсутствие одного-двух человек будет приводить к сбоям в работе всей структуры.
Этот метод неплох, если его реализация будет грамотной. В офисах порой образуется излишек сотрудников. Возможно, стоит пристально пересмотреть штатное расписание и нагрузку конкретных работников. Тогда увольнение части персонала никак не скажется на деятельности всей компании.
Целесообразно оставлять наиболее эффективных и компетентных специалистов. Также важно видеть потребности организации в конкретных трудовых ресурсах, понимать, какого человека стоит мотивировать остаться, какого можно спокойно уволить, а кому допустимо обоснованно сократить размер поощрений. Для этого менеджеры по персоналу пользуются WFM-системами для планирования численности персонала, специальными системами управления талантами в руководящем составе и т. д. Для определения размера заработной платы применяются технологии расчета себестоимости по различным видам деятельности. В частности, ABC-костинг, помогающий определять ценность того или иного вида деятельности.
-
-
Вертикальная интеграция
Набирающий популярность метод повышения эффективности. При вертикальной интеграции компания максимально отсекает возможные внешние факторы влияния. Это происходит благодаря тому, что себестоимость формируется самой компанией: она полностью обеспечивает весь цикл производства, от добычи сырья до розничных продаж. Классический пример: нефтедобывающая и нефтеперерабатывающая отрасль в нашей стране. Вертикально интегрированные компании получают максимум прибыли от добычи. При этом мелким игрокам рынка остается довольствоваться невысокой рентабельностью от переработки продуктов и продажи на АЗС.
Еще один пример: снижение себестоимости за счет организации производства в стране с дешевой рабочей силой. К вертикальной интеграции также относятся схемы, при которых крупные компании открывают собственные розничные точки торговли. Например, «От Палыча», «Белуга Групп», «Мираторг» и другие производители товаров широкого потребления (FMCG-производители).
-
Аутсорсинг неключевых операций
Заказ у узкоспециализированных организаций выполнения тех или иных рабочих функций может повысить эффективность компании, так как вы экономите на заработной плате, необходимом оборудовании и расходных материалах. Например, вопросы создания сайта, его поддержки и раскрутки можно доверить профессиональной компании. Это не отменяет необходимости найма системного администратора, который на месте будет решать текущие проблемы с сетью и оргтехникой. При этом вы сэкономите, так как специалист с более высокими компетенциями потребует и гораздо большей оплаты труда.
-
Грамотное планирование закупок
Главным образом, это касается материалоемких компаний. Для них крайне важно выстраивать процесс закупки сырья таким образом, чтобы максимально снизить потери и повысить эффективность. Продуманный подход освобождает от необходимости постоянно держать оборотный капитал. Эффективность при закупке материалов в первую очередь заключается в том, чтобы они приобретались в нужном объеме, не больше и не меньше, и доставлялись в срок. Пример обратного подхода: строительство, где при неправильном расчете после его завершения остается большое количество материалов. Чаще всего их невозможно перепродать или использовать на других объектах.
Отдельно стоить отметить организацию закупок с точки зрения выбора лучших условий. Для этого нужно делать крупные заказы (организовывать приобретение сразу для всех отделов, например), устанавливать свои условия доставки и хранения и искать поставщиков, которые на них согласятся. На конкурентном рынке это довольно часто встречается. Уже не редкость, когда продавец хранит запас товаров на своих территориях.
-
Автоматизация бизнес-процессов
Сегодня установка таких систем многим кажется волшебной палочкой, которая поможет решить сразу все проблемы. Но, во-первых, правильная автоматизация требует грамотного профессионального подхода. Во-вторых, имеет смысл оптимизировать процессы, которые уже идеально выстроены. Для начала надо позаботится о том, чтобы правильно наладить все операции и связь между ними, а уже затем внедрять автоматизацию. Для этого обращаются за помощью узких специалистов – методологов.
Следующий важный шаг при введении автоматизации – это подбор подходящих систем. Многие предпочитают останавливаться на одной универсальной платформе. Надо понимать, что выбор инструмента зависит от специфики того или иного бизнес-процесса (планирование бюджета, клиентская служба, управление производством и т. д.), а также в общем от направления деятельности компании. Где-то можно ограничиться ERP-системой, а в другом случае она окажется неэффективной и ее отдельные модули будут уступать специализированной CRM. Найти правильное сочетание применения различных инструментов сможет только специалист, исходя из особенностей конкретной организации.
-
Привлечение сотрудников к управлению эффективностью
Вопрос не в том, чтобы привлекать работников к исполнению функций руководства, а в том, чтобы грамотно применять их компетенции. Это одновременно позволит повысить эффективность сотрудников. Как пример: пришло время плановой замены оборудования, руководству надо принять решение, стоит ли сейчас тратить на это деньги. Главный инженер может помочь, предоставив объективные данные по внутренней норме доходности (IRR) и чистой приведенной стоимости (NPV). Для этого ему достаточно сравнить характеристики старого и нового оснащения по потреблению энергоресурсов, материалов и другим параметрам.
Еще пример. При разработке нового месторождения инженерам горнорудного предприятия предложили выбрать один из нескольких вариантов обработки, исходя из его себестоимости. Специалистам рассчитать ее проще, при условии, что для вычислений им предлагается готовый инструментарий, в который они только заносят нужные данные.
Наличие подобных инструментов расчета эффективности помогает и в продажах. Чтобы не сбыть товар ниже себестоимости, при проведении переговоров реализатору полезно пользоваться специальным калькулятором эффективности контракта. В него вбиваются ключевые параметры: цена, размер партии, сроки поставки, условия оплаты. Это поможет при обсуждении сделки не упустить момент, когда ее условия перестанут оставаться экономически выгодными для продавца. Так у него будет возможность скорректировать нужные пункты и не упустить свою выгоду.
Эта проблема довольно актуальна. Даже менеджеры крупных поставщиков или дилеров нередко в переговорах ориентируются только на объем партии. В итоге они сбывают продукцию сетевым организациям по ценам ниже пороговых, делая при этом еще и дополнительные скидки, и опускаются ниже себестоимости. Избежать этого, не контролируя процесс в специальной программе, довольно непросто.
Стратегия повышения эффективности бизнеса с помощью роста производительности труда
Большинство руководителей и владельцев бизнеса оценивают эффективность своих компаний по получаемой прибыли. Для этого они берут цифры затрат, себестоимости, выручки и рассчитывают, сколько заработали за конкретный период. Но все не так просто. Если говорить именно об эффективности, для многих окажется сюрпризом, что нередко малый бизнес намного рентабельнее крупного.
Дело в том, что сопоставлять объемы выручки или прибыли различных компаний надо не в абсолютном выражении, а по производительности труда, то есть соотношению валового дохода и операционных расходов. Максимально конкурентоспособной и эффективной окажется фирма, у которой больше объем валовой прибыли на один рубль текущих затрат.
Ведущие компании мира (возможно, за исключением тех, кто занимается высокотехнологичными разработками или производством люксовых брендов) давно пришли к пониманию, что в повышении производительности труда кроется залог выживания на конкурентном рынке. Главной в любом бизнесе остается прибыль.
Чтобы было понятней, о чем идет речь, приведем пример с двумя компаниями-конкурентами, делящими примерно один и тот же рынок и клиентуру. Пусть это будут компании X и Y.
Валовая прибыль компании X составляет 10 млн рублей, а фирмы Y – целых 20 млн. Значит ли это, что вторая успешнее и ее деятельность более эффективна? Добавим, что основных расходов у X – на 7 млн, а у Y – на 18 млн рублей. Теперь становится понятней, кто из конкурентов эффективней работает.
Производительность компании Y – 1,11 рубля, а фирмы X – 1,25 рубля. Это свидетельствует о следующем: X, несмотря на то что ее валовая прибыль меньше, имеет гораздо более крепкие позиции на рынке. В случае кризиса она сможет его пережить благодаря пространству для маневров в ценовой политике. Кроме того, она преуспевает и по такому показателю как скорость генерации прибыли.
Немногие задумываются, что на уровень эффективности предприятия влияют так называемые мусорные процессы. То есть рабочие действия сотрудников с очень низким КПД.
Чтобы лучше представить, что это на деле, надо вспомнить ход одной из последних сделок, буквально пошагово. Сколько человек участвовали в ней и какие действия для этого предпринимали? На что тратили время? Поиск информации в Интернете, обзвоны, ожидания ответа, составление документации, исправления, поездки на встречи и т. д. Большую часть этих процессов можно было оптимизировать. Не приносящие результата работы в Японии называют термином «Му́да» (с ударением на первый слог). Работники, занятые ненужными действиями, получают зарплату в полном объеме. Так компания несет убытки. Оптимизировать рабочий процесс, повысить его эффективность – необходимые шаги улучшения продуктивности фирмы.
Разберем подробнее различные варианты проведения сделки в двух компаниях, в которых валовая прибыль на один рубль заметно отличается.
Компания Y. «Неэффективное предприятие»
Менеджер по продажам успешно провел переговоры и клиент готов заключить сделку. Для этого специалист взял его реквизиты, записал в одном из текстовых редакторов, отправил их юристу компании для составления договора. Тот тоже сохранил реквизиты клиента. С составлением договора он не торопится, так как выполняет все дела по мере поступления, в своем темпе. Менеджер в это время находится в «подвешенном» состоянии ожидания, не понимая, занимается юрист его документами или нет. Ему ничего не остается, кроме как периодически звонить коллеге и напоминать о составлении договора. Это яркий пример непрозрачности бизнеса: содержание занятости каждого сотрудника известно только ему самому, а для остальных эти процессы скрыты.
Наконец, юрист завершает составление договора и пересылает его менеджеру, тот, в свою очередь, отправляет его покупателю товаров/услуг. При проверке юристы клиента находят несколько ошибок. Например, в шаблоне оставили фамилию «Иванов», не изменив ее на данные клиента. После нескольких пересылок от менеджера к юристу и обратно договор все-таки переделывают и подписывают.
Пришло время оплаты. Менеджер отправляет реквизиты бухгалтеру и описывает, на что надо выставить счет. Коммуникации происходят по электронной почте.
Пока бухгалтерия занимается составлением платежных документов, менеджер решает узнать, есть ли в наличии товар, который по договору они должны поставить клиенту. Работнику склада необходимо дойти до нужного сектора и самому проверить. Сделать это сразу же он не может и обещает перезвонить. Но забывает. Менеджер напоминает. Еще через час он получает информацию, что товара достаточно и можно отгружать.
Бухгалтерия работает над составлением счета. Специалист ждет его почти полдня, периодически напоминая о себе и клиенте. В конце концов очередь доходит до документов этого менеджера, бухгалтерия их готовит и приносит/отправляет ему. Но проблема в том, что наименование товара указано неверно. Менеджер написал по памяти, что именно нужно оплатить клиенту, а в базе этот артикул вбит по-другому. Надо переделать. Таким образом, спустя два дня менеджер отправил клиенту договор и счет на оплату. При этом просит его перезвонить, когда будет произведен перевод, так как добиться этой информации от бухгалтера своей компании ему гораздо сложней.
Далее клиенту надо приехать на склад и забрать свой товар. Накладные и счета-фактуры составляет бухгалтерия и курьер ежедневно отвозит их на склад, чтобы к приезду покупателей все документы были готовы. Гарантии, что покупатель приедет в указанный срок и прибудет вообще, нет, тогда бумаги лежат без дела.
Клиент данного менеджера прибывает на склад за своим товаром. Но одну из позиций работники найти просто не могут. Опытный кладовщик, хорошо ориентирующийся в помещениях, ушел в отпуск. Сотрудники, находящиеся на месте, несколько часов прочесывали все здания, открытые и закрытые, но все безуспешно. Товар последний раз спрашивали не меньше месяца назад, никто не в курсе, где он лежит. Еще одну позицию искать не надо, где она лежит – все знают, но сейчас ее просто нет. Потому что с того времени, как менеджер уточнял наличие и до тех, пока клиент приехал забирать товар, ее уже кому-то отправили. Грузчик клиента ждет, время идет, результата нет.
Передать товар по накладной, которую уже подготовила бухгалтерия, нельзя, так как по факту двух наименований клиент так и не получил. Работники склада на ходу составляют новую и потом передают ее в бухгалтерию. Но одна ни к чему не относящаяся бумажка затерялась, так как сразу никто не положил ее к документам конкретного клиента. Все это время потребитель ждет от менеджера правильно оформленных документов, тот требует их от бухгалтерии. Ее специалисты уверены, что это не они потеряли новую накладную, а склад ничего им не передавал. Концов не найти, виноватых нет. Приходится привлекать к разрешению вопроса директора, который занимался этим уже не один раз.
Примерно неделя уходит на то, чтобы разобраться с происходящим и выслушать все версии от менеджера, бухгалтерии и неудовлетворенного клиента. Наконец, спустя еще два-три дня ситуация разрешается, клиенту переделали документы, возможно даже отгрузили недостающие позиции. Но качество сервиса вряд ли его устроило. Так компания потеряла потенциального постоянного потребителя и нанесла урон своей деловой репутации.
Кроме того, менеджер, деятельность которого превратилась в постоянное «пинание» коллег, напоминания и разборки, написал заявление на увольнение. Он перешел на работу в конкурирующую компанию. Базу клиентов он взял с собой. Она хранилась в Excel-формате на его компьютере. Фактически, компания потеряла значительную часть своего дохода.
Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами
Компания X. «Эффективное предприятие»
Менеджер договорился с клиентом о заключении сделки. Получил его реквизиты и внес их в систему ERP. На подготовку коммерческого предложения он потратил не больше 5 минут, так как оно составилось автоматически на готовом бланке, менеджер только выбрал из базы нужные позиции. На основании этого документа составляется и договор, который затем в системе проходит утверждение у необходимых должностных лиц. Просить об этом юриста и ждать помощи необходимости нет, что позволяет значительно повысить эффективность коммуникации. На основании согласованного с клиентом договора менеджер выставляет счет по реквизитам, которые уже сохранены в системе. По электронной почте будущий потребитель получает от него счет с печатью компании и нужными подписями.
После оплаты бухгалтер заносит в систему выписку из клиент-банка и все сотрудники, имеющие отношение к этой сделке, могут проверить наличие позиций, войдя в ERP со своего рабочего компьютера. Никому не придется докучать клиенту или бухгалтерии звонками с расспросами.
Убедившись, что оплата прошла, менеджер составляет электронную заявку на сбор и отгрузку товара или на доставку, которой будет заниматься логист. После оформления этого документа система автоматически создает бронь на данный товар на складе. Теперь продукция гарантированно дождется своего клиента. Печатать накладные заранее необходимости нет. Работники склада в той же ERM-системе отслеживают все этапы сделки.
Накануне приезда клиента или отгрузки на доставку персонал склада начинает комплектовать заказ. На складах практикуется адресное хранение товаров, есть своя система маркировки. Чтобы найти нужную позицию, достаточно уточнить адрес ее нахождения. После сборки заказа, статус которого виден в системе, менеджер говорит клиенту, что все готово к получению. Во время отгрузки товара клиенту оказывается, что тот не рассчитал вместительность машины и несколько позиций он не может увезти. Он забирает ровно столько продукции, сколько умещается. Сотрудник склада создает в системе накладную на отгруженные товары, распечатывает ее, ставить печать и подпись. Оставшиеся позиции клиент доберет завтра и сразу же получит на них новую документацию.
То, что в компании Y заняло несколько дней и закончилось потерей клиента, сотрудника и части клиентской базы, в компании X заняло 2–3 дня. Потребитель доволен и, вероятно, вернется за услугами. В данном случае мы видим, что автоматизация деятельности предприятия является одним из весомых методов.
Любого руководителя компании интересует, как повысить эффективность продаж. Начинать необходимо с диагностики существующей ситуации. Для этого необходимо подготовить систему критериев оценки. Поняв, на каком уровне находится эффективность компании, руководству будет проще выстраивать стратегию развития и следить за ее реализацией.
Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь: