Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета
При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок на 2021 год утвержден приказом Росстата от 27.11.2019 № 711, на 2022 год — приказом Росстата от 24.11.2021 № 832.
Пошаговую инструкцию расчета ССЧ вы можете посмотреть в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему и другим материалам системы.
Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 711, пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 832):
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + … + СрЧ 12) / 12,
где:
СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, …, декабрь).
В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.
Пример расчета среднесписочной численности за месяц от «КонсультантПлюс»:
На 01.08.2022 в организации 24 полностью занятых работника. 10 августа одна из работниц ушла в декрет.
Списочная численность работников…
Посмотреть пример полностью можно, получив бесплатный пробный доступ к системе.
О том, кто и в какие сроки представляет сведения о среднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».
Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность
Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 711, п. 79.10 указаний Росстата № 832).
Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:
(60 + 64 + 62 + 59) / 12.
Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.
Списочная численность работников: что это и как ее посчитать
Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 711, п. 77 указаний Росстата № 832).
Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 711, п. 78 указаний Росстата № 832. В частности, это:
- внешние совместители;
- работающие по договорам ГПХ;
- собственники, не получающие в организации зарплату и др.
Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 711, п. 79.1 указаний Росстата № 832). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 76 указаний Росстата № 832).
Как учитывать работников неполного дня
Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.
Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 711, п. 79.3 указаний Росстата № 832):
- Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:
- при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
- при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
- при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).
Пример расчета показателя «человеко-дни» для определения средней численности работников с неполным рабочим временем от «КонсультантПлюс»:
В ООО «Альфа» два работника — Сидоров А. Д. и Самохин Н. И. — работают на условиях неполного рабочего дня. Один — по 6 часов в день, другой — по 5 часов в день. У обоих работников неполное рабочее время установлено по соглашению сторон.
В июле 2021 года Сидоров А. Д. отработал 23 дня, Самохин Н. И. 22 дня.
Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, поэтому продолжительность рабочего дня — 8 часов (40 / 5).
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.
- Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).
В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:
- четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0 / 8 часов);
- трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 чел. (3,2 / 8 часов).
Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:
(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.
О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?».
Итоги
Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. В 2020-2021 годах при подсчете среднесписочной численности сотрудников нужно было руководствоваться правилами, утвержденными приказом Росстата № 711, а с 2022 года — правилами по новому приказу от 24.11.2021 № 832. Но со сменой регулирующего НПА сам порядок расчета ССЧ не изменился.
Понятия «среднесписочная численность» и «средняя численность» часто путают. Расскажем, чем они отличаются, как их правильно считать, и зачем они нужны.
Среднесписочная численность
В среднесписочную численность (ССЧ) включают только тех работников, которые оформлены по трудовым договорам.
Так в расчет ССЧ попадает постоянный персонал, сезонные и временные работники, а также собственники предприятия, которые получают зарплату.
Внешних совместителей в ССЧ не включают.
Порядок расчета ССЧ приведен в приказе Росстата от 27.11.2019 № 711 «Указания по заполнению форм статнаблюдения» (далее — Указания).
Чтобы подсчитать ССЧ за нужный период (например: квартал, полугодие), сначала рассчитывают ССЧ за каждый месяц.
ССЧ за месяц рассчитывают так:
- суммируют численность персонала за каждый день месяца (включая выходные, праздники и нерабочие дни);
- делят полученный результат на количество календарных дней в месяце.
Количество работников в выходные (праздничные, нерабочие) дни считается равным списочной численности в предшествующий рабочий день.
Если работник уволился в пятницу, то его исключают из подсчета численности со следующего дня.
Данные для расчета списочной численности берут из табелей учета рабочего времени.
В списочную численность не включают (п. 79.1 Указаний):
- работников, которые находятся в неоплачиваемом отпуске в связи с прохождением обучения;
- женщин, которые находятся в отпуске по беременности и родам, уходу за ребенком (кроме тех, кто продолжает работать на условиях неполного дня).
В списочную численность включают работников, которые находятся на больничном, в командировке, в отпуске.
Важно: внутренний совместитель учитывается в списочной численности один раз по месту основной работы.
Тех, кто трудится неполное рабочее время, тоже нужно подсчитать (п. 77 Указаний). Расчет выполняют отдельно, а затем суммируют полученный результат с величиной ССЧ по работникам на полном дне.
Среднюю численность работников на неполном графике рассчитывают пропорционально отработанному времени.
1. Сначала считают количество отработанных дней каждым сотрудником.
Для этого количество отработанных часов сотрудником за месяц делят на количество часов в рабочем дне (например: 8 часов). Если сотрудник в рабочие дни был в отпуске (болел и т. д.), то количество отработанных часов в эти дни ставят такое же, как в предыдущий рабочий день.
2. Затем считают ССЧ работников на неполном графике за месяц.
Для этого суммируют количество отработанных дней каждым сотрудником и делят результат на количество рабочих дней в месяце.
ССЧ измеряют в целых единицах, поэтому полученный результат всегда округляют до целого числа.
Пример:
На 1 октября 2021 года на предприятии трудится 15 работников. Из них двое — внешние совместители. А трое — работают на условиях неполного рабочего дня (4 часа в день при 8-ми часовом рабочем дне). На протяжении октября никто из сотрудников не увольнялся, не уходил в декрет, новых работников не принимали. Рассчитаем ССЧ за октябрь.
Внешние совместители в расчете не участвуют.
ССЧ сотрудников с полным рабочим днем составит:
10 человек * 31 день / 31 день = 10 человек.
ССЧ сотрудников с неполным рабочим днем:
1. Каждый работник отработал в октябре: 4 часа * 21 рабочий день = 84 часа в месяц.
Количество отработанных дней каждым сотрудником составит: 84 часа в месяц / 8 часов в день = 10,5 рабочих дней
2. ССЧ сотрудников на неполном дне:
(10,5 рабочих дней * 3 человека) / 21 рабочий день = 1,5 человек.
ССЧ по предприятию за месяц:
10 человек + 1,5 человека = 11,5 человек = 12 человек.
Средняя численность
Понятие средняя численность (СЧ) более широкое. Так, согласно п. 75 Указаний средняя численность включает:
- ССЧ сотрудников по трудовым договорам;
- среднюю численность внешних совместителей;
- среднюю численность исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
Важно! В состав средней численности исполнителей по договорам ГПХ не включают: самозанятых, ИП, а также лиц, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав (п. 81 Указаний).
Среднюю численность внешних совместителей рассчитывают так же, как и ССЧ работников на неполном дне — пропорционально отработанному времени.
Среднюю численность исполнителей по договорах ГПХ рассчитывают так же, как и ССЧ работников на полном дне. То есть исполнитель учитывается за целую единицу каждый день, пока действует его договор. В выходные (праздничные, нерабочие) дни численность исполнителей по ГПД определяют по предшествующему рабочему дню.
Когда нужна среднесписочная численность
Во-первых, показатель ССЧ входит в ряд отчетов, которые сдают предприятия в контролирующие органы. Например, ССЧ отражается в расчете по страховым взносам, расчете 4-ФСС, некоторых формах отчетности в Росстат (П-4, П-5 и т. д.)
Во-вторых, на основе величины ССЧ бухгалтер определяет способ подачи отчетности в госорганы.
Так согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязан сдать декларацию электронно, если его ССЧ за предшествующий год больше 100 человек.
А расчет 4-ФСС в Соцстрах сдают электронно, если ССЧ за предшествующий расчетный период больше 25 человек (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Важно: способ подачи некоторых форм отчетности определяется иным способом.
Так, форма 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам сдаются электронно, если количество получателей доходов в отчетном (расчетном) периоде превысило 10 человек (п. 10 ст. 431 НК РФ, п. 6.1. приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Аналогичным образом определяется способ подачи отчетности в ПФР: электронно отчитываются страхователи, которые выплачивали в отчетном периоде вознаграждения 25 и более застрахованным лицам (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Важен показатель ССЧ и для применения некоторых льгот.
Так, вновь созданные IT-компании вправе претендовать на льготу по страховым взносам, если их ССЧ не меньше 7 человек (ст. 427 НК РФ).
А предприятия, на которых трудятся инвалиды, могут получить освобождение от НДС, если ССЧ инвалидов среди работников не меньше 50% (письмо Минфина № 03-01-11/82904 от 22.09.2020).
Когда нужна средняя численность
Средняя численность важна для организаций и ИП, которые применяют спецрежимы.
Так, компания (ИП) потеряет право на применение УСН, если по итогам отчетного (налогового) периода ССЧ превысит 130 человек. А лимит ССЧ для применения патента предпринимателем — не более 15 человек.
Курс «Кадровый учет и делопроизводство»
Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!
- Что такое списочная численность работников
- Кто входит в списочную численность
- Что такое среднесписочная численность
- Какие еще численности бывают
- В каких документах отражена списочная численность
Что такое списочная численность работников
Любое предприятие, будь то завод, учебное заведение или банк, ведет учет сотрудников. Для этого используют разные показатели. Списочную численность на конкретную дату рассчитывает бухгалтер. Она показывает общее количество людей, работающих на предприятии хотя бы день.
Данные о количестве работников обязаны предоставлять все юридические лица, кроме очень небольших организаций, где трудится не более 15 человек. Порядок составления списочной численности описан в приказе Росстата № 832 24.11.2021.
Кто входит в списочную численность
Этот показатель включает следующих сотрудников (на дату расчета):
- те, кто был на рабочем месте;
- работающие из дома;
- те, кто заболел;
- командированные, в том числе за границу;
- сотрудники, исполняющие общественные обязанности (участие в суде присяжных или избирательной комиссии);
- те, кто ушел в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
- сотрудники, проходящие обучение или стажировку;
- работники, ушедшие в отпуск или взявшие отгул;
- прогульщики;
- сотрудники, находящиеся под следствием;
- учредители и акционеры, получающие зарплату в организации.
Для расчета списочной численности неважно, работаете вы на испытательном сроке, временно или сезонно, или вообще вышли на работу на пару дней и уволились.
Что такое среднесписочная численность
В экономических расчетах для удобства используют усредненные показатели, например среднесписочную численность. Это количество сотрудников на предприятии в определенный период.
Сведения обычно подают в ФНС один раз в год. Среднесписочная численность за месяц считается так: суммируется списочная численность за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, и делится на количество дней месяца.
При расчете среднесписочной численности не учитываются те, кто работает по совместительству или находится в декретном отпуске.
Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.
Пример расчета среднесписочной численности за ноябрь.
На 01.11.2023 в веганском ресторане «Кабачок» 20 работников. 15 октября администратор Катя ушла в декрет. Списочная численность работников на 1–15 октября 20 чел.; на 16 – 31 октября — 19 чел. Всего за октябрь — 19 чел. ((20 чел. x 15 дн. + 19 чел. x 16 дн.) / 31 дн.).
Оплачивают ли больничный самозанятым
Какие еще численности бывают
В зависимости от ситуации при расчете количества сотрудников применяют разные показатели.
- Нормативная численность – количество сотрудников, задействованных на предприятии, при идеальном раскладе.
Предприниматель Виктор решил открыть маленькую пекарню «Три булки». По нормативам ему достаточно семи человек: два пекаря, два помощника, три продавца.
- Плановая численность – нормативная численность, «спущенная с небес на землю», приведенная в соответствие с потребностями организации.
Спустя несколько месяцев работы Виктор понял, что нуждается в двух новых сотрудниках: администраторе и дизайнере. Он внес их в плановую численность.
- Штатная численность – сотрудники, которые есть в штатном расписании. Это те люди, которых достаточно для нормальной работы компании. В штатную численность не включают временных работников, тех, кто трудится по договору ГПХ и собственников предприятия.
Владелец пекарни Виктор и дизайнер Ольга, которую наняли по договору, не входят в штатную численность.
- Явочная численность – это число людей, находящихся в данный момент на рабочем месте.
Рассчитаем явочную численность в нашей пекарне на 12 декабря 2022 года. Зайдя в этот день в «Три булки», я увижу продавца Антона, пекаря Алину и помощника Егора. Явочная численность – три человека.
- Фактическая численность вычисляется на конкретный день. Чтобы определить ее, нужно подсчитать количество сотрудников, работающих в организации в данный момент.
Теперь посмотрим на фактическую численность персонала: у нас есть два пекаря, два помощника, три продавца, дизайнер и владелец «Трех булок». Администратор Женя уволилась два дня назад. Получается девять человек.
Хотите открыть свой бизнес, но пока не накопили достаточно? Возьмите кредит для стартового капитала. Совкомбанк поможет рассчитать ежемесячные платежи.
В каких документах отражена списочная численность
Форма 4 – ФСС подается в фонд социального страхования. Она нужна для расчета страховых взносов по профессиональным заболеваниям и производственным травмам. Форма N П-4 содержит только сведения о численности и заработной плате работников.
Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно
Итак, теперь вы узнали немного больше о показателях, которые используют кадровые специалисты. А термины, которые раньше вгоняли вас в тоску, стали (надеюсь!) немного ближе.