Как найти секретаря с дополнительными обязанностями

Услуги секретаря

Наше кадровое агентство было создано профессиональными хедхантерами, и не смотря на то, что оно имеет ярковыраженную специфику в том плане, что мы предоставляем услуги секретарей с интимом, оно сохранило все лучшие принципы и механизмы работы топового кадрового агентства.

Они строятся на нескольких важных составляющих эффективного поиска секретаря.

1. Объемы обработки данных.

Существует миф о том, что большинство современных девушек с легкостью согласятся стать любовницами своих боссов, стоит им только пообещать зарплату побольше.

На самом деле у большинства людей есть предубеждение на счет подобных отношений. Поэтому для того чтобы создать существенный пул соискательниц мы обрабатываем огромное (в среднем от 1000 в месяц) количество резюме, оставляя лучших и наиболее подходящих кандидаток в личностном, профессиональном, и прочих отношениях.

2. Профессиональная экспертиза.

Лишь 5 % соискательниц из всего массива на открытом рынке труда оказываются во первых готовыми к подобному формату, во вторых подходящими к подобным взаимоотношениям.

Подбор секретаря на первый взгляд является простейшим заданием для профессиональных HR , однако в конечном счете в процессе всплывает столько нюансов, что он оказывается сложнее чем подбор главного бухгалтера или финансового директора.

Услуги секретаря влияют на комфортное ведение дел больше, чем это кажется на первый взгляд.

3. Организация собеседований.

Мы не работаем со стриптизершами, сотрудницами эскорт услуг, и тому подобным контингентом, наши работодатели в первую очередь ищут услуги секретаря, и наши соискательницы – это девушки, которых можно увидеть в любом офисе любой компании.

Поэтому немаловажным нюансом при поиске секретаря является грамотная организация собеседований и процесса трудоустройства. Мы правильно строим коммуникацию, и собеседование с нашими соискательницами вызовет у Вас не больше дискомфорта чем любое свидание с сайта знакомств. Мы сами осуществляем снятие обратной связи и делаем job offer. 80-90 % наших соискательниц принимают сделанное предложение по работе.

Также мы предоставляем бесплатную гарантийную замену в случае увольнения по любой причине в течении месяца, в некоторых случаях гарантийный срок может быть увеличен. Подбор секретаря с нашим кадровым агентством является не только эффективным, но и комфортным способом разнообразить собственную личную жизнь.

Остались вопросы? Вы можете перезвонить по телефону +7 (495) 215-05-27, или написать напрямую руководителю нашего кадрового агентства, Петру Ивершину, на e-mail — petr@ivershin.ru

С уважением, кадровое агентство Ivershin’s Luxury Assistans.

Бизнес-ассистент

Кому необходим –  руководителям компаний с большим документооборотом.

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю.

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе. 

Личный помощник

Кому необходим –  руководителям крупных компаний.

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю.

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.

Персональный ассистент

Кому необходим –  руководителям крупных западных компаний.

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю.

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.

Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность. 

Секретарь

Кому необходим –  компаниям малого, среднего и крупного бизнеса.

Кому подчиняется – руководящему составу.

Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.

Секретарь-помощник

Кому необходим –  руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек.

Кому подчиняется – руководителю.

Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.

Секретарь на ресепшен

Кому необходим –  компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей.

Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю.

Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.

Секретарь-референт

Кому необходим – компаниям среднего бизнеса.

Кому подчиняется – руководителю.

Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.

Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

Администратор

Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг.

Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору.

Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

Офис-менеджер

Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек.

Кому подчиняется – руководителю, административному директору.

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки. 

Делопроизводитель

Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ).

Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.

Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.

Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».