Как найти gln по инн

T +7 495 640 53 25
E mail@gs1ru.org

Офис:
Москва, ул. Щипок, д. 9/26 стр.3
Почта:
а/я 4, Москва, 119415, Россия

При переходе на электронный документооборот и взаимодействие с контрагентами при помощи электронных накладных, необходимо получить GLN. Это единый международный идентификационный номер, который переводит предприятие, его филиалы и отделы в кратное цифровое обозначение. Как осуществляется проверка GLN номера своей компании и контрагента? Читайте нашу инструкцию.

Код GLN: проверить номер пошагово

После получения идентификационного номера, каждая компания может проверить GLN с помощью международной службы GEPIR. Именно она содержит GLN всех объектов, которым был присвоен код. 

Проверить ГЛН можно таким образом:

• Перейти на портал http://gepir.gs1by.by.
• В услугах найти «Узнай чей код» и выбрать страну Беларусь.
• Далее следует выбрать способ поиска. Если цифровой номер GLN не известен, тогда стоит выбрать поиск по названию компании.
• Название компании нужно ввести в поисковую строку и нажать кнопку «Поиск».
• В полученной выборке найти искомую компанию и зафиксировать ее GLN.
• Поиск можно осуществлять по адресу, почтовому индексу, городу или части названия.

Что дает проверка GLN? 

При помощи только одного цифрового кода о компании возможно узнать следующую информацию:

1. адреса (юридический и почтовый);
2. номера телефонов и факсов;
3. платежные реквизиты;
4. регион нахождения;
5. к какому виду относится объект;
6. главные характеристики объекта;
7. инициалы управляющих и директора.

Visit the GS1 US website if:

• Your company is based in the United States
• You need to access myGS1 US to manage your account
• You want to use GS1 US Data Hub to create, manage and use product and location data

Когда компания обращается к провайдеру электронного документооборота для подключения к сервисам EDI и ЭДО, ей необходимо получить специальный идентификационный номер – GLN.

Не стоит относиться к этому как лишней формальности. Кроме своего прямого назначения, GLN открывает несколько любопытных возможностей.

В двух словах: GLN (Global Location Number) переводится как Глобальный номер места нахождения или Глобальный идентификационный номер. Это специальный международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С его с помощью можно точно и кратко определить расположение юридических лиц, их функциональных подразделений и физических объектов – складов, магазинов, производственных помещений, транспортных единиц.

Номер состоит из 13 цифр. Начинается с двух- или трёхзначного национального префикса (в России – с 460 до 469), а заканчивается контрольным числом. Основное требование к GLN – его уникальность. Код, присвоенный какому-либо предприятию, не должен повторяться нигде.

Поскольку EDI работает по достаточно жёстким стандартам, без GLN электронный обмен данными невозможен. Это ключевая концепция EDI. И в России, и в Бразилии, и в Финляндии компании идентифицируются по GLN. Отчасти аналогом GLN в России можно назвать ОКПО, ОКВЭД, БИК, ИНН и прочие. Все они призваны идентифицировать предприятия среди сотен тысяч других. Но поскольку в каждой стране приняты свои системы кодирования, при подготовке международных коммерческих документов нужно использовать единый формат. GLN решает проблему как универсальный способ идентификации.

Сегодня GLN поддерживается международной ассоциацией GS1, ведающей вопросами стандартизации учёта и штрихового кодирования логистических единиц. У ассоциации есть представительство в России.

Зачем нужен GLN

При бумажном документообороте, сопровождающем цепочки поставок, для каждой сделки в договорах и счетах требуется указывать имена, адреса, реквизиты сторон коммерческих сделок – покупателя, перевозчика, продавца. Это занимает определенное пространство на бумаге, чревато ошибками и требует постоянного поддержания всей рабочей документации в актуальном состоянии.

В электронном документообороте, особенно при прямом взаимодействии между ERP, рабочими станциями и информационными системами разных деловых партнёров, достаточно указать только номер GLN. Используя его, можно автоматически извлечь всю необходимую информацию. Данные, доступ которым открывается по номеру GLN, хранятся партнёрами во внутренних системах и в глобальном реестре. Обновление происходит централизовано.

С помощью GLN происходит идентификация объектов как внутри, так и за пределами компании. По этому номеру можно получить данные о типе объекта (производственный центр, склад, торговый офис, офис компании), регионе, почтовом адресе, контактных данных и лицах, банковских реквизитах, требованиях и ограничениях доставки и т. д.

Если взять правила присвоения номеров GLN, то можно увидеть четыре основных случая их использования для идентификации:

• для определения юридического лица
• для фактического нахождения объекта
• для определения функции объекта
• для цифрового места нахождения.

Когда компании нужно идентифицировать отдельные объекты в цепочках поставок, то для каждого их них (например, распределительных центров в разных регионах) заводится отдельный GLN. Таким образом, партнёры смогут отличить один РЦ от другого при электронном документообороте.

Более того, GLN позволяет определять не только расположение объектов, но и отдельные части этих мест – этажи, помещения, определённые места на полках, дворы рядом со зданиями, причалы в порту и т. п.

Используя специальные компоненты расширения номера, можно даже не заводить отдельный GLN и для разных стеллажей на складе использовать один GLN (в виде GLN+x, GLN+y, GLN+z). Это особенно востребованно для решений по управлению и слежению за товарными запасами. Такие уточнения к номерам дают возможность организовать наглядное представление о ситуации. Например, указание взять партию товара с номером GLN+x и отправить на номер GLN+z – значит забрать товар с определённого места на складе и выставить на конкретную полку в нужном магазине.

Но когда организации разрастаются или их структура становится более сложной, использование одного номера GLN может создавать нежелательные зависимости и трудности. При необходимости, следует заводить отдельные номера GLN.

Если одна компания выполняет сразу несколько отличающихся функций (например, занимается 3PL-логистикой и ритейлом), то номера можно закрепить за соответствующими подразделениями или отделами в составе организации. Ведь торговым партнерам необходимо отличать одну функцию от других (сбыт, логистику, бухгалтерию).

Например, три отдела одной компании могут использовать три разных номера GLN, чтобы они могли взаимодействовать с внешними контрагентами, а остальные – один общий, если для них не стоит задачи отдельной идентификации. Это также актуально для холдингов со сложной разветвлённой структурой, когда за логистику, документооборот и продажи отвечают разные юрлица, аффилированные между собой.

В случае с цифровым местонахождением, GLN фиксирует электронный адрес, использующийся для связи между компьютерными системами. Это необходимо, если цифровые контакты (шлюз EDI, банк данных, система ERP, система управления складом и т. д.) непосредственно участвуют в транзакциях и их нужно отдельно идентифицировать.

Чтобы считать информацию из GLN, номера кодируются либо штрих-кодом, либо метками EPC / RFID для автоматической идентификации мест хранения, назначения паллет, происхождения продукта и т. д. Это позволяет проводить более эффективную работу по отгрузке и приёмке товара.

Как получить GLN

Если компания-поставщик собирается перейти на электронный обмен данными с торговой сетью, то ритейлер её обяжет получить GLN. Как правило, этот этап идёт следующим после заключения договора и даже до этапа сверки товарного ассортимента (например, такие правила есть у «Магнита» и X5 Retail Group)

Часто на этапе тестирования EDI-обмена можно использовать, так называемый, «фейковый» GLN, создаваемый бесплатно. Но для продуктивной работы потребуется получить официальный номер.

Услуги по внесению информации о предприятии в международную систему GS1 в России через EDI-провайдеров будут стоить около 3 тысяч рублей за один год. Компания может сэкономить, если, к примеру, зарезервирует номер сразу на три года. Это обойдётся, в среднем, в 6 – 6,5 тысяч рублей.

Альтернативный вариант – вступить в саму ассоциацию GS1, члены который могут получить необходимые номера бесплатно. Но здесь главным ограничением является размер вступительных и ежегодных взносов (в сумме – 40 тысяч рублей).

Коротко

А теперь подведём короткий итог о том, что нужно знать и понимать про номер GLN:

• GLN используется во всем мире, в том числе и в России. Это общепринятый стандарт. Он избавляет от необходимости каждый раз вносить в документы реквизиты и контактные данные.
• Номер нужно получить обязательно, это один из основных принципов электронного документооборота. Чтобы сэкономить, регистрируйте номера сразу на несколько лет вперёд.
• С помощью GLN можно идентифицировать любую часть предприятия, отдельные функции компании, филиалы, даже рампу на складе или полку в магазине, если они участвуют в качестве самостоятельного объекта в цепочке поставок. Ваш контрагент будет знать куда привозить товар, а вы – откуда его отгружать.
• Для схожих объектов мелкого порядка – рядов стеллажей в распределительном центре – можно завести один номер со специальными расширениями. Если структура цепочки поставок сложная и разветвлённая – лучше использовать отдельные GLN.