Когда нужно установить суммированный учёт рабочего времени
По ст. 91 ТК РФ работник не может трудиться больше 40 часов в неделю. Для некоторых категорий сотрудников установлена сокращённая продолжительность рабочего времени:
-
для работников в возрасте до 16 лет – до 24 часов;
-
лиц от 16 до 18 лет, инвалидов I и II группы – до 35 часов;
-
для «вредников» (3 и 4 класс условий труда) – до 36 часов.
В ст. 94 ТК РФ прописана максимальная продолжительность рабочего дня (смены). Например, школьник от 14 до 15 лет не может трудиться больше 4 часов в день в период каникул, а «вредник» – больше 8 часов при 36-часовой рабочей неделе или 12 часов, если это предусмотрено отраслевым соглашением, коллективным договором и допсоглашением к трудовому договору.
Если по условиям производства или работы нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, вводится суммированный учёт. Учётный период увеличивается со дня до месяца или года, и уже в его рамках определяется нормальное количество рабочих часов для отдельного работника. Если сотруднику по Трудовому кодексу положено сокращённое количество часов, то это тоже учитывается.
Внутри учётного периода в отдельные дни у сотрудника может быть увеличенная продолжительность рабочей смены, но это не будет считаться сверхурочной работой. Переработка в один день будет компенсироваться недоработкой в другие. Или работник может трудиться в субботу либо в воскресенье, но для него эти дни будут рабочими и оплачиваться будут в одинарном размере.
Суммированный учёт рабочего времени применяется при постоянных отклонениях от нормального режима работы из-за особенностей производства или оказания услуг.
Например, по Трудовому кодексу разрешено применять суммированный учёт:
-
при вахтовом методе – ст. 300 ТК РФ;
-
сменном характере работы – ст. 103 ТК РФ;
-
при гибком рабочем графике – ст. 102 ТК РФ.
Работодатель не может вводить его только для экономии на зарплате. Трудовой инспектор посчитает это за нарушение. Например, если работодатель решит ввести суммированный учёт на период подготовки годового отчёта, чтобы не оплачивать бухгалтеру переработки – это будет нарушением прав работника.
Подарок для наших читателей – запись вебинара по изменениям в бухучёте и налогообложении с 1 января 2023 года. Полтора часа подробного разбора новаций, конкретных примеров и ответов на вопросы!
Спикеры – известные эксперты в бухгалтерии и участники разработки новых ФСБУ:
-
Алексей Иванов – директор по знаниям и развитию учётной системы интернет-бухгалтерии «Моё дело».
-
Людмила Архипкина – ведущий методолог по бухгалтерскому учёту и налогообложению интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Главные изменения в бухучёте и налогах в 2023 году
Все новации в одном вебинаре
Получите бесплатное видео с экспертным обзором!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись
Как определить учётный период
Теоретически, чем шире период учёта рабочего времени, тем больше у кадровика пространства для манёвра. Но в ст. 104 ТК РФ есть ограничения для работодателя. Учётный период для суммированного учёта устанавливается от одного месяца до года.
Для «вредников» он не может превышать три месяца. Однако и им учётный период можно увеличить до года, если это разрешено отраслевым соглашением и коллективным договором из-за сезонного характера работы или технологических особенностей производства.
Пример 1.
Период путины лосося на Камчатке может длиться 4 месяца: с начала июня по конец сентября. В это время работники рыбозаводов могут трудиться по 12 часов в смену. Класс условий труда у рыбаков может быть 3 или 4. По ст. 104 ТК РФ учётный период для таких работников составляет три месяца. Но п.4.4 отраслевого соглашения по организациям рыбной отрасли на 2022-2023 годы от 05.12.2022 разрешает увеличить его по причине сезонности до шести месяцев. При этом переработки в путину будут компенсироваться недоработкой в оставшиеся два месяца.
Как правильно перейти на суммированный учёт рабочего времени
Суммированный учёт можно ввести для всей компании или для отдельных видов деятельности.
Алгоритм перехода:
-
Узнать правила по соответствующему отраслевому соглашению. Перечень есть на сайте Минтруда в разделе «Документы». Если отраслевого соглашения нет, нужно руководствоваться только ст. 104 ТК РФ.
-
Установить учётный период в коллективном договоре, если он превышает установленный для «вредников» период в три месяца.
-
Выбрать систему оплаты труда – по окладу или по часовой тарифной ставке.
-
Определить норму рабочего времени для разных категорий работников: «вредников», лиц до 18-ти лет, инвалидов, работников без льгот.
-
Составить график сменности или график работы на вахте на учётный период. При гибком режиме работы условия определяются в допсоглашении к трудовому договору.
Порядок введения суммированного учета устанавливается в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Рассмотрим ситуацию, когда работодатель переходит на суммированный учёт с нормального режима работы. Ему придётся внести изменения в следующие документы:
-
Коллективный договор. В нём устанавливаются учётный период для «вредников», если он превышает три месяца; графики сменности по ст. 103 ТК РФ; система оплаты труда. Изменения и дополнения в колдоговор вносятся вносятся в соответствии со ст. 44 ТК РФ. Без участия профсоюза скорректировать колдоговор не получится.
-
Правила внутреннего трудового распорядка. Порядок введения суммированного учёта устанавливается в ПВТР по ст. 104 ТК РФ. Например, можно сразу установить, что он действует для всех работников. Или прописать, что суммированный учёт для отдельных категорий сотрудников вводится приказом директора, с соблюдением сроков уведомления работников по ст. 74 ТК РФ. Можно прописать все нюансы в ПВТР или выпустить отдельное положение о суммированном учёте, а в ПВТР дать ссылку на него. Дополнения в ПВТР вносятся с учётом мотивированного мнения профсоюза по ст. 372 ТК РФ.
-
Трудовые договоры. Если у работников меняются условия оплаты и режим рабочего времени, это обязательно нужно отразить в трудовом договоре по ст. 57 ТК РФ. Работодатель должен предупредить сотрудников за два месяца до заключения дополнительного соглашения к нему в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
Пример формулировки в трудовой договор для «вредника»: «Работнику устанавливается индивидуальное рабочее время по графику сменности с учётным периодом в три месяца. Работодатель гарантирует занятость по индивидуальному графику из расчёта не менее 36 часов в неделю за учётный период».
Суммированный учёт рабочего времени нельзя ввести просто приказом директора со следующего дня. Сначала нужно внести изменения в локальные акты и трудовые договоры, составить график сменности и заранее ознакомить с ним работников. До перехода на суммированный учёт работодатель будет оплачивать работникам все отклонения от нормального режима работы – переработки и труд в выходной день.
Как определить норму рабочего времени при суммированном учёте
При нормальной 40-часовой неделе сотрудник трудится 5 дней по 8 часов, и нет необходимости планировать для него графики. При суммированном учёте нужно определить нормы рабочего времени в каждый месяц и за учётный период в целом. Это требуется для справедливой оплаты труда.
Формулы для расчёта нормы рабочего времени при суммированном учёте с периодом в месяц по приказу Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н:
НРВмесяц = НПчас × РДмесяц – ПДчас
НПчас = РНтк / 5 дней,
где:
НРВмесяц – норма рабочего времени в месяц;
НПчас – нормальная продолжительность рабочего дня в часах;
РДмесяц – количество рабочих дней в месяце по производственному календарю;
ПДчас – сокращение количества рабочих часов в предпраздничные дни
РНтк – продолжительность рабочей недели для категории работника по ТК РФ (40 часов, 36 часов и т.д.)
Аналогично считается норма рабочего времени за квартал или год. За основу берётся производственный календарь с пятидневной рабочей неделей.
Пример 2.
В продуктовом магазине введён суммированный учёт рабочего времени, поскольку торговая точка работает ежедневно с 07:00 час. до 20:00 час. Учётный период – месяц. В апреле 2023 года по производственному календарю 20 рабочих дней, без предпраздничных сокращённой продолжительности на час. Для продавца Ивановой И.И. нет льгот по уменьшению продолжительности рабочего времени. Она должна отработать:
20 дней х (40 часов / 5 дней) = 160 часов.
Работодатель устанавливает ей график сменности по 12 часов в смену. В апреле Иванова должна работать:
160 часов / 12 часов в день = 13,3 дня.
Например, по графику сменности её рабочие дни могут приходиться на субботу 8 и 15 апреля, и эти дни будут оплачены ей как нормальная работа, а не работа в выходные дни. И 4 часа смены сверх 8 часов не считаются переработкой. Но если Иванова по графику работодателя будет трудиться не 160 часов, а 168 часов (14 рабочих дней), то 8 часов будут считаться уже сверхурочной работой.
Как составить график и вести учёт рабочего времени
В ст. 104 ТК РФ, которая регулирует суммированный учёт, нет требования о планировании рабочего времени по графикам. Такие документы разрабатывают по ст. 103 ТК РФ при сменном характере работы и по ст. 301 ТК РФ при вахтовом методе.
Но работодателям лучше составлять графики, чтобы не ограничивать себя в манёвре в учётном периоде. При жёстком чередовании выходных и рабочих дней в ПВТР у работника могут копиться недоработки или переработки.
Пример 3.
Норма рабочего времени в январе 2023 года при 40-часовой рабочей неделе – 136 часов. Сотрудник работает в режиме смена через два дня. Смена длится 12 часов. Начиная с 1-го числа, он отработает 11 смен. Это 132 часа рабочего времени. В январе будет недоработка в 4 часа.
В феврале 2023 года он отработает 9 смен по 12 часов или 108 часов. Недоработка по сравнению с нормой рабочего времени составит уже 35 часов, поскольку для февраля норма 143 часа. При графике сменности ему можно будет компенсировать недоработки установлением дополнительных смен.
Советы по составлению графика сменности
-
Не стремитесь к точному почасовому соблюдению производственного календаря. Например, что работник должен отработать ровно 143 часа по нему в феврале 2023 года. Зачастую это невозможно.
-
Если количество смен в учётном периоде получается дробным, округляйте в меньшую сторону. Не закладывайте изначально переработки – сверхурочную работу планировать нельзя. Трудовой инспектор сочтёт это нарушением трудового законодательства и назначит штраф. Можно запланировать небольшие недоработки и затем оплатить их по среднему заработку. Это будет дешевле, чем платить штраф за нарушение трудового законодательства.
-
Не планируйте выход одного работника на работу в течение двух смен подряд. Это запрещено ст. 103 ТК РФ.
-
Всегда сокращайте продолжительность ночных смен на час по ст. 96 ТК РФ.
-
Уменьшайте норму рабочего времени на час работы в предпраздничные дни. Если сократить смену нельзя по условиям производства, переработка компенсируется дополнительным временем отдыха или оплачивается как сверхурочная работа в соответствии со ст. 95 ТК РФ.
-
Планируйте перерывы по ст. 108 ТК РФ и ст. 109 ТК РФ, еженедельный непрерывный отдых не менее 42 часов по ст. 110 ТК РФ.
-
Учитывайте максимальную разрешённую продолжительность рабочего дня или смены для отдельных категорий работников, например, водителей.
-
Нерабочие праздничные дни считайте выходными днями. Привлечь работника на смену можно только с соблюдением ст. 113 ТК РФ.
-
Отпуск при суммированном учёте планируйте по тем же правилам, что и для нормальной продолжительности рабочего времени – не менее 28 календарных дней в год.
-
Ознакомьте работника с графиком сменности не менее чем за месяц до его ввода в действие; при работе вахтовым методом – не менее чем за два месяца.
Учёт фактически отработанного времени ведут по часам, не включая обеденные перерывы. Работодатель сам решает, какую форму табеля он будет для этого применять – Т-12 или Т-13.
Если работник отсутствовал по какой-то причине: болезнь, отпуск, командировка, то эти дни и приходящееся на них количество часов отнимают от нормы рабочего времени в месяц. Например, сотрудник устроился на сменную работу только с 14-го числа. В расчёт нормы рабочего времени для него в этом месяце не будут включать часы с 1-го по 13-е число.
Как оплачивать труд при суммированном учёте
Работодатель может выбрать один из двух вариантов:
-
Платить по фиксированному окладу. Подход удобно применять, если учётный период равен месяцу. Если же он больше, то сотрудник за разное количество труда будет получать одинаковую зарплату, а это нарушает принцип трудового законодательства о справедливой оплате труда.
-
Платить по часовой тарифной ставке (ЧТС). Этот подход более правильный, поскольку работник будет получать зарплату за фактически отработанное время.
ЧТС определяется исходя из нормы рабочего времени за год или из нормы рабочего времени за месяц.
ЧТС год = О х 12 / ГН
ЧТС месяц = О / МН,
где:
ЧТС год – часовая тарифная ставка при норме рабочего времени за год;
ЧТС месяц – часовая тарифная ставка при норме рабочего времени за месяц;
О – оклад по штатному расписанию;
ГН – годовая норма рабочих часов;
МН – месячная норма рабочих часов.
Пример 4.
Оклад работника 35 000 руб. Норма рабочего времени за 2023 год при 40-часовой рабочей неделе по производственному календарю 1 973 часа. В феврале 2023 года норма рабочего времени – 143 часа. Сотрудник отработал в феврале 142 часа. Рассчитаем зарплату за февраль 2023 года:
-
при норме рабочего времени за год
ЧТС = 35 000 руб. в мес. х 12 мес. / 1973 часа = 212,87 руб. в час.
Зарплата за февраль = 212,87 руб. в час х 142 часа = 30 227,54 руб.
-
при норме рабочего времени за месяц
ЧТС = 35 000 руб. в мес. / 143 часа = 244,75 руб. в час.
Зарплата за февраль = 244,75 руб. в час х 142 часа = 34 754,50 руб.
Работодатель сам выбирает, какую систему оплаты труда он будет применять – тарифную или окладную, и как он будет считать ЧТС при тарифной системе. Но этот способ нужно закрепить в ПВТР или трудовом договоре работника. Также в локальном акте надо прописать, как будут начисляться и выплачиваться компенсации, надбавки, если они приняты у работодателя.
Как оплачивать отклонения от нормы
Фактические переработки или недоработки устанавливаются по итогам учётного периода. Внутри него они могут компенсировать друг друга.
Если по итогам учётного периода работник отработал больше часов, чем по норме рабочего времени, то это переработки. Их оплачивают по правилам ст. 152 ТК РФ: в полуторном размере за первые два часа работы и в двойном – за последующие часы.
Если в учётном периоде сотрудник выполнил полностью график, но отработал меньше нормы по производственному календарю, то это недоработки по вине работодателя. Их оплачивают по среднему заработку согласно ст. 155 ТК РФ.
Сверхурочная работа для сотрудника по ст. 99 ТК РФ не может превышать 4 часа в течение 2-х дней подряд и 120 часов в год, иначе работодатель рискует получить штраф за нарушение трудового законодательства. Если у работника по итогам учётного периода возникают постоянные переработки, то надо либо менять график, либо нанимать дополнительный персонал, чтобы снизить нагрузку на работника.
Работа в выходной и праздничный день оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ. При тарифной системе оплаты это двойная ЧТС. При этом выходные дни для работника устанавливаются графиком, а праздничные считаются нерабочими всегда.
Работа в ночные смены – с 22:00 до 6:00 – учитывается отдельно. Она оплачивается по принятым у работодателя правилам, в повышенном размере. Минимальный размер повышения – 20% часовой тарифной ставки согласно постановлению от 22.07.2008 № 554.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831
Все сложнее работодателю соответствовать требованиям рынка, ожиданиям мобильных клиентов в рамках нормальной продолжительности рабочего времени и восьмичасового рабочего дня. Все больше организаций вынуждены менять продолжительность рабочего времени и режимы работы работников, чтобы не только выполнить пожелания клиентов, но и обеспечить гибкое реагирование на тенденции рынка труда определенных специальностей. Рассмотрим один из способов реагирования – суммированный учет рабочего времени.
1. Что такое суммированный учет рабочего времени
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ определяет в статье 104 понятие «суммированный учет рабочего времени» как период, в течение которого работодатель может не соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, в том числе превышая установленные продолжительности каждого из видов рабочего времени, НО в конце учетного периода количество отработанного времени должно соответствовать норме.
Изменение продолжительности рабочего времени приводит к установлению особого режима рабочего времени, т.е. способа чередования времени отдыха и времени работы, при котором увеличение продолжительности дневной смены приводит к уменьшению времени отдыха, ибо в сутках количество часов остается неизменным. Зачастую эта возможность порождает у работодателей желание вообще не предоставлять ежедневный, еженедельный отдых, но их продолжительность установлена так же четко, как и продолжительность ежедневной и еженедельной работы. Допускается лишь миграция времени отдыха либо времени работы в другие части учетного периода. Причем невозможность соблюдения установленной для данной категории работников продолжительности ежедневной или еженедельной работы должна быть обоснована фактами, т.е. до введения суммированного учета рабочего времени должны быть сделаны не только расчеты численности и занятости персонала, но и приведены объективные данные необходимости труда именно этой продолжительности.
2. Как ввести суммированный учет рабочего времени
Статья 104 ТК РФ гласит, что «порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка». И при буквальном применении данной нормы можно считать, что в правила внутреннего трудового распорядка (далее по тексту – ПВТР) вполне достаточно включить только упоминание о наличии суммированного учета рабочего времени. Но это не так.
Работодатель обязан нормативными локальными актами устанавливать все особенности трудовой деятельности на данном предприятии. Учету рабочего времени, регулированию режима работы законодателем уделяется особое внимание, потому что:
- это гарантии работнику в использовании его времени,
- налогообложение каждой из сторон трудовых отношений является источником пополнения бюджета,
- именно труд работника подлежит социальному страхованию. А труд, осуществляемый без переработок, всегда более производителен и менее травмоопасен.
Необходимость определения нормативными локальными актами работодателя (далее по тексту – НЛА) режима рабочего времени установлена трудовым законодательством для нормального рабочего времени, для сокращенной продолжительности рабочего времени, для неполного рабочего времени, для ненормированного рабочего дня и иных режимов работы. И именно совокупное законодательное требование отражения в НЛА действующих на предприятии режимов работы и необходимость полного и достоверного учета рабочего времени всех работников определяет включение в ПВТР всех режимов рабочего времени, всех условий его учета. Создание отдельного локального акта необходимо в сложных ситуациях, при наличии нескольких графиков работы, при иных особенностях учета рабочего времени. Важно помнить, что законодательно установлена обязательность указания в правилах внутреннего трудового распорядка действующих на предприятии режимов работы и способов учета рабочего времени, независимо есть ли на предприятии отдельный соответствующий локальный акт. Все изменения локального регулирования учета рабочего времени осуществляются с участием профсоюза (при его наличии).
Суммированный учет рабочего времени сопровождает трудовую деятельность по различным графикам работы. Работа по графику подлежит обязательному регулированию трудовым договором работника и НЛА работодателя, в том числе и правилами внутреннего трудового распорядка, со всеми особенностями актуализации текстов названных документов.
При установлении суммированного учета рабочего времени сведения о данном способе учета рабочего времени необходимо включить в тексты трудовых договоров тех работников, кому поручена соответствующая трудовая функция. Изменения условий трудового договора по инициативе работодателя вносятся порядком, установленным главой 12 Трудового кодекса Российской Федерации, с уведомлением работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также с уведомлением работника о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее чем за два месяца до начала трудовой деятельности в измененных условиях.
Только сведения о суммированном учете рабочего времени, внесенные в:
- коллективный договор (при его наличии),
- правила внутреннего трудового распорядка,
- нормативные локальные акты (при необходимости),
- трудовой договор работника,
— позволяют работодателю считать, что суммированный учет рабочего времени на предприятии введен.
3. Как считать количество рабочего времени в пределах установленного учетного периода
Количество рабочего времени в течение всего установленного периода учета рабочего времени должно быть равно нормальной продолжительности. Нормальную продолжительность рабочего времени за весь учетный период каждый работодатель обязан определять самостоятельно, ибо Трудовой кодекс Российской Федерации установил только нормальную продолжительность рабочего времени в неделю – это 40 часов. Но недели в учетном периоде бывают разные: когда-то месяц начинается с пятницы или с иного рабочего дня, когда-то с выходного, когда- то в месяце случаются праздники и предпраздничные дни. А еще и сами месяцы могут различаться количеством дней.
Для обеспечения всех работников равным правом на нормальную продолжительность рабочего времени применяется Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю» (далее по тексту Приказ № 588). На основании Приказа № 588 каждым работодателем перед наступлением нового календарного года утверждается норма рабочего времени для всех режимов работы, так называемый производственный календарь.
При суммированном учете рабочего времени итоговое значение учтенного отработанного работником времени должно совпадать с итоговым значением рассчитанной нормы рабочего времени за установленный период учета.
Если работник увольняется, переводится или как-то еще до даты завершения периода учета меняет обязательные для включения в трудовой договор условия, расчет соблюдения, превышения, недоработки нормы рабочего времени производится исходя из нормальной продолжительности работы для всего отработанного периода (Письмо Минтруда России от 21.05.2019 N 14-2/ООГ-3606).
Следует помнить, что независимо от того, какой учет рабочего времени установлен в организации, сверхурочным считается ВСЕ время работы за пределами продолжительности рабочего дня (смены), установленной работнику его графиком.
4. Как оплачивать работу при суммированном учете рабочего времени
Оплата работы при суммированном учете рабочего времени зависит от четырех условий:
- соблюдение / несоблюдение продолжительности ежедневной работы;
- сохранение / изменение условий трудового договора;
- завершение/ продолжение учетного периода;
- фактически отработанное время.
Рассмотрим каждое из условий.
1. Соблюдение / несоблюдение продолжительности ежедневной работы определяет наличие или отсутствие сверхурочной работы за пределами установленной продолжительности ежедневной работы.
Если работник отработал большее количество рабочего времени, нежели длится его смена, рабочий день, то все время переработки уже считается сверхурочной работой с необходимостью повышенной оплаты.
2. Сохранение / изменение условий трудового договора определяет период подсчета сверхурочных.
Если работник продолжает работать в установленных условиях трудового договора, то подсчет сверхурочных не производится.
Если работник увольняется, переводится на другое рабочее место, изменяет условия трудового договора, касающиеся выполнения им трудовой функции и ее оплаты, то следует произвести расчет нормальной продолжительности рабочего времени за весь период с первого дня учета по дату увольнения или изменений (включительно) и соотнести полученный результат с результатом учета фактически отработанного времени (Письмо Минтруда России от 21.05.2019 N 14-2/ООГ-3606). В случае недоработки работником до нормы рабочего времени осуществляется оплата простоя по независящим от сторон трудового договора обстоятельствам, поскольку ни одна из сторон при установлении рассматриваемого способа учета рабочего времени не могла предположить возникновение причины досрочного подведения итогов продолжительности работы. В случае переработки работником сверх нормы рабочего времени осуществляется оплата сверхурочных. Если работник трудился в ночное время и (или) во время выходных и праздничных дней, то фактическая работа ночью и (или) выходные и праздничные дни также оплачивается в повышенном размере.
3. Завершение / продолжение учетного периода определяет величину оплаты труда. В случае незавершенного учетного периода выплата заработной платы осуществляется каждые полмесяца по факту отработанного времени, т.е. пропорционально отработанному рабочему времени.
В случае завершения учетного периода величина заработной платы будет определяться не только фактически отработанным временем, но и соблюдением (несоблюдением) нормальной продолжительности рабочего времени.
Если работник не выработал нормальную продолжительность рабочего времени, что случается по вине работодателя, составившего график работы работника и фактически лишившего работника положенного ему заработка, — согласно статье 157 ТК РФ «Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника.».
Уменьшение работодателем в одностороннем порядке продолжительности рабочего времени, установленной трудовым договором, является нарушением трудового законодательства со всеми административными последствиями.
Если работник отработал времени больше, нежели установлено нормальной продолжительностью рабочего времени в учетный период, то данное время будет считаться сверхурочной работой и оплачивается соответственно.
Если график работы работника предусматривал необходимость выполнения работ в ночное время и (или) во время выходных и праздничных дней, то фактическую работу ночью и (или) выходные и праздничные дни также следует оплачивать в повышенном размере.
4. Фактически отработанное время определяет и величину оплаты праздничных дней, ночного времени, и оплату всех видов отпусков, периодов нетрудоспособности, в том числе и по беременности и родам, дни выполнения государственных или общественных обязанностей, выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом, дни прохождения медицинского осмотра, диспансеризации, сдачи крови, дни отдыха доноров и другое. Предоставление всех видов отпусков, нетрудоспособность, дни выполнения государственных или общественных обязанностей, выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом, дни прохождения медицинского осмотра, диспансеризации, сдачи крови, дни отдыха доноров и другое отсутствие на работе уменьшает норму рабочего времени учетного периода на соответствующее количество дней.
5. Какие правовые акты регулируют суммированный учет рабочего времени
В настоящее время при составлении графиков работы, при учете рабочего времени следует помнить о необходимости и особенностях применения правовых актов ведомственного регулирования и правовых актов советского периода правотворчества:
- Приказ Минтранса России от 20.08.2004 N 15 «Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей»;
- Письмо от 18 мая 1971 г. N 32т-669 Министерство здравоохранения РСФСР «Об упорядочении учета рабочего времени медицинского персонала учреждений здравоохранения»;
- Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 12.07.1963 N 201/17″Об утверждении Положения о рабочем времени и времени отдыха работников эксплуатационных предприятий и организаций Министерства связи СССР и министерств связи союзных республик»;
- «Положение о рабочем времени в лечебно-санитарных, ветеринарных и аптечных учреждениях, переведенных на непрерывную неделю» (утв. НКТ СССР 10.01.1931 N 9);
- Постановление НКТ СССР от 20.01.1930 N 18 «Правила о рабочем времени и отдыхе работников зрелищных предприятий и учреждений и предприятий кинопромышленности, перешедших на непрерывную производственную неделю».
Они определяют до их отмены специфику учета рабочего времени отдельных предприятий. Мы не рассматривали в данной статье в силу их специфики.
Суммированный учет рабочего времени позволяет работодателю создать индивидуальные режимы работы, минимизировать привлечение работника к труду за пределами установленной продолжительности рабочего времени при условии выявления всех специфических особенностей труда работников и предприятия в целом.
При соблюдении несложных правил суммированный учет рабочего времени удобен и легок в работе, обеспечивает соблюдение практически всех требований трудового законодательства по учету труда и его оплате.
Какими нормами трудового законодательства руководствоваться при введении и учете суммированного учета рабочего времени?
Как вести суммированный учет рабочего времени правильно?
О каких нюансах следует помнить при расчете заработной платы, оплаты сверхурочных и праздничных дней, ночных смен при применении суммированного учета?
Как оплачивать не полностью отработанный сотрудником период при суммированном учете рабочего времени?
Как составить график работы для учетного периода?
Специфика деятельности некоторых организаций такова, что норму рабочего времени за неделю соблюсти невозможно. Чаще всего сотрудники в таких компаниях работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Продолжительность рабочего дня у них может быть больше 8 ч, при этом за неделю выходит то больше 40 ч рабочего времени, то меньше. В такой ситуации работодатель имеет право применить суммированный учет рабочего времени.
Правила ведения суммированного учета четко в законодательстве не прописаны. Поэтому у руководства организации, отдела кадров и бухгалтерии возникает множество вопросов по его применению: в каких нормативных документах компании отражается порядок ведения суммированного учета, для всех ли сотрудников компании нужно вводить этот учет или для тех, кто работает по графику сменности, как оплатить переработку, выходные и ночные часы. Постараемся на них ответить.
Правила применения суммированного учета рабочего времени установлены в ст. 104 трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).
К сведению
Суммированный учет рабочего времени вводят на тех производствах или при выполнении отдельных видов работ, когда не может быть соблюдена норма ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, например, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).
Перечисленные режимы работы не дают возможность выдержать установленный норматив недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой, наоборот, свободное время.
При обычном учете рабочего времени переработки нужно оплачивать как сверхурочные в повышенном размере. Чтобы избежать таких ситуаций, законодательство дает возможность нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени. Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток времени (месяц, три месяца, другие периоды). Такой промежуток называют учетным периодом.
Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Учетный период не должен превышать год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — три месяца, для водителей — 1 месяц.
Порядок введения суммированного учета
Согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР).
В ПВТР регламентируется режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Суммированный учет рабочего времени на предприятии может быть введен приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если на предприятии есть профсоюз).
Суммированный учет рабочего времени может быть введен во всей организации либо для конкретных сотрудников. Условие суммированного учета обязательно вносится в трудовой договор.
Согласно ст. 74 ТК РФ если определенные сторонами условия трудового договора, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
То есть если ПВТР изначально не предусматривали суммированный учет рабочего времени, при его применении должны быть внесены соответствующие изменения.
Как внести изменения в ПВТР
Согласно ч. 1 ст. 190 ТК РФ ПВТР утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Поэтому при внесении любых изменений в ПВТР необходимо соблюдать данный порядок.
К сведению
Если в организации нет профсоюза, то работники на общем собрании (конференции) могут поручить представление своих интересов избранному из числа работников представителю (представительному органу) (ст. 31 ТК РФ).
Перед тем как принимать решение о внесении изменений в ПВТР, работодатель должен направить проект, в котором содержатся основные положения, касающиеся изменений локального нормативного акта, с приложением обоснований представителю (представительному органу). Представитель не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта ПВТР направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.
Если представительный орган или представитель не согласен с проектом ПВТР или поступили предложения по совершенствованию проекта, работодатель может согласиться с мнением представителя либо не согласиться.
В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель проводит дополнительную встречу с представителем или представительным органом в целях достижения согласия.
Если стороны не договорятся, оформляется протокол разногласий. После этого работодатель имеет право принять локальный нормативный акт.
В свою очередь, представительный орган вправе обжаловать текст утвержденных работодателем правил в государственной инспекции труда или в суде.
Как внести изменения в трудовой договор
Если до ввода суммированного учета сотрудник находился на другом режиме, например, 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными, то к трудовому договору оформляется дополнительное соглашение, в котором отражаются условия применения суммированного учета рабочего времени. В разделе «Режим рабочего времени» дополнительного соглашения к трудовому договору целесообразно указать следующие пункты:
1. Работнику устанавливается суммированный учет рабочего времени.
2. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка.
3. Учетным периодом является месяц.
4. Норма рабочего времени за учетный период устанавливается исходя из 40-часовой рабочей недели с двумя выходными.
5. Дата и время выхода работника на работу, продолжительность работы, время окончания работы, выходные дни определяются в графике работы.
6. Графики работ доводятся до сведения сотрудника не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие.
7. Перерыв для отдыха и питания (45 минут) предоставляется каждые 4 часа работы.
8. Часовая ставка для расчета заработной платы сотрудникам на окладе рассчитывается путем деления должностного оклада на среднегодовое нормативное количество часов и остается неизменной в течение текущего года.
Обратите внимание!
Уведомить работников об изменении условий трудового договора (в нашем случае — о переходе на суммированный учет рабочего времени) работодатель обязан письменно не позднее чем за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ) — например, издать приказ о внесении изменений в ПВТР с приложением списков сотрудников.
Если работник отказывается от условий работы в новом режиме, т. е. в новых организационных условиях, то трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
При переходе на суммированный учет рабочего времени работодатель обязан разработать график работ, который содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.
Оформление графика работы и табеля учета рабочего времени при суммированном учете
График работ может быть введен приказом руководителя организации. Специальной процедуры, предусматривающей форму и срок ознакомление работников с графиком работ, законом не установлено. Поэтому работодатель может самостоятельно определить порядок ознакомления с графиком работ, предусмотрев при этом разумные сроки.
Напоминаем, что Трудовой кодекс РФ определяет в общем случае нормальную продолжительность труда как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90 ТК РФ). Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде.
При составлении графика работ учитывается протяженность учетного периода, которая не должна превышать год.
В зависимости от специфики работы компании для разных должностей могут устанавливаться рабочие графики с разной продолжительностью рабочего времени с сочетаниями периодов отдыха.
В качестве примера — режимы работы специалистов путей сообщения (железной дороги) (табл. 1).
При составлении графика работы учитывается следующее:
1. Норма рабочего времени. Количество рабочих часов по графику за учетный период не должно быть больше количества рабочих часов по производственному календарю за тот же период.
2. Одна смена не может длиться дольше 12 ч.
3. Запрещено работать на протяжении двух смен подряд.
4. Еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 ч.
5. Перерыв на отдых и питание — от получаса до двух часов.
6. Продолжительность смен в ночное время должна быть сокращена на один час без последующей отработки.
7. В предпраздничный день продолжительность смены сокращается на 1 час.
8. Учитывается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
9. График работ не должен содержать условий по сверхурочным работам.
Чтобы правильно составить график работы, в первую очередь нужно определить количество человек на одно рабочее место.
Сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, можно рассчитать следующим образом:
(Количество календарных дней в учетном периоде) × (Продолжительность рабочего дня в часах) / (Норма за учетный период по производственному календарю – Количество рабочих дней, приходящих на отпуск).
Пример 1
Режим работы торговой организации — с 10:00 до 20:00 без выходных. Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 ч в неделю. Учетный период — квартал. На него приходится 480 ч (40 ч × 4 нед. × 3 мес.) рабочего времени.
Отпуск продолжительностью 28 календарных дня. На него приходится 160 рабочих часа (4 нед. × 40 ч).
Определим, сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, чтобы не было переработки:
90 дн. × 10 ч / (480 ч – 160 ч) = 2,8 чел., т. е. на 1 рабочее место нужны 3 сотрудника.
Работодатель обязан учитывать рабочее время сотрудников персонально, отдельно фиксируя фактически отработанные часы каждого в табеле учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это сотрудником и передается в бухгалтерию. Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы за фактически отработанное время.
Порядок оплаты при применении суммированного учета
Пример 2. Исходя из часовой тарифной ставки
Продавцам установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один месяц. Тарифная ставка продавца — 200 руб./час. График работы — 2/2 (2 рабочих дня, дневная смена по 11 ч, 2 выходных).
По окончанию учетного периода — месяца — подсчитывается отработанное время. По табелю учета рабочего времени за месяц продавец отработал 176 ч при норме 168 ч, т. е. сверхурочно отработано 8 ч.
Сверхурочная работа оплачивается в соответствии с положениями ст. 152 ТК РФ: за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере.
Рассчитаем заработную плату продавца и оплату сверхурочно отработанных часов.
Число рабочих часов по норме — 168.
Определим число рабочих дней по норме в учетном периоде (месяце):
168 ч / 11 ч за смену = 15 дн.
Находим среднюю продолжительность сверхурочной работы, приходящейся на 1 рабочий день учетного периода, через расчетный коэффициент:
8 ч / 15 дн. = 0,53 ч/дн. — не превышает 2 ч в день, что соответствует оплате часов переработки в полуторном размере.
Определим доплату за переработку:
8 ч × 200 руб./ч × 1,5 = 2400 руб.
Рассчитаем заработную плату за месяц по норме:
200 руб. × 168 ч = 33 600 руб.
Общая сумма зарплаты за учетный период составит:
33 600 руб. + 2400 руб. = 36 000 руб.
Часы переработки при суммированном учете рабочего времени подсчитываются после окончания учетного периода, установленного в организации (письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 № 22-2-3363).
Обратите внимание!
Переносить фактически отработанные часы, превышающие установленный лимит в одном учетном периоде, на другой учетный период даже при условии соблюдения этого лимита в следующем учетном периоде недопустимо с точки зрения требований действующего законодательства.
При применении суммового учета у сотрудников на должностном окладе при начислении заработной платы необходимо учитывать некоторые нюансы. В данном случае заработную плату нужно исчислять по средней часовой тарифной ставке, которую определяют следующими способами:
• первый способ: разделить оклад на среднегодовое нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет неизменной в течение года;
• второй способ: разделить оклад на среднее в учетном периоде нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет одинакова в каждом месяце учетного периода;
• третий способ: разделить оклад на нормативное количество часов в данном месяце. Тогда часовая тарифная ставка будет меняться от месяца к месяцу.
Обратите внимание!
Работодатель вправе выбрать любой из трех способов и закрепить его в учетной политике, положениях об оплате труда, правилах внутреннего трудового распорядка.
Пример 3
В учреждении установлен суммированный учет рабочего времени для всех сотрудников. Учетный период — квартал.
Должностной оклад инженера — 30 000 руб.
Нормальная продолжительность времени считается из расчета 40-часовой рабочей недели.
Рассчитаем заработную плату сотрудника за учетный период — II квартал — тремя разными способами. Результаты расчетов — в табл. 2.
Как видим, переработка апреля компенсируется не отработанными часами в других месяцах. Норматив по итогам квартала не превышен.
Рассчитаем зарплату инженера за учетный период тремя разными способами.
Первый способ.
Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из годового норматива. Она за весь период текущего года меняться не будет.
Норматив рабочих часов за год — 1970 ч.
Находим часовую тарифную ставку:
30 000 руб. / (1970 ч / 12 мес.) = 182,12 руб.
Рассчитываем заработную плату за учетный период:
• зарплата за апрель — 33 845,48 руб. (186 ч × 182,18 руб.);
• зарплата за май – 25140,84 руб.(138 ч × 182,18 руб.);
• зарплата за июнь — 26962,64 руб.(148 ч × 182,18 руб.).
Итого за учетный период — 85 949,36 руб.
Второй способ.
Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из норматива часов текущего квартала. Ставка в текущем учетном периоде не меняется.
Норматив рабочих часов во втором квартале — 472 ч. Найдем часовую тарифную ставку:
30 000 руб. / (472 ч / 3 мес.) = 190,68 руб.
Исчисляем заработную плату за учетный период:
• зарплата за апрель — 35 466,48 руб. (186 ч × 190,68 руб.);
• зарплата за май — 26 313,84 руб. (138 ч × 190,68 руб.);
• зарплата за июнь — 28 220,64 руб. (148 ч × 190,68 руб.).
Итого за учетный период — 90 000,96 руб.
Третий способ.
Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из норматива часов каждого месяца. Соответственно ставка будет меняться ежемесячно.
Норматив рабочих часов:
• апрель — 176 ч;
• май — 144 ч;
• июнь — 152 ч.
Находим часовую тарифную ставку за каждый месяц:
• за апрель — 170,45 руб. (30 000 руб. / 176 ч);
• за май — 208,33 руб. (30 000 руб. / 144 ч);
• за июнь — 197,37 руб. (30 000 руб. / 152 ч).
Исчисляем заработную плату за учетный период:
• зарплата за апрель — 31 703,70 руб. (186 ч × 170,45 руб.);
• зарплата за май — 28 750,00 руб. (138 ч × 208,33 руб.);
• зарплата за июнь — 29210,53 руб. (148 ч × 197,37 руб.).
Итого за учетный период — 89 665,07 руб.
Сравним величину заработной платы, рассчитанную тремя разными способами (данные сведены в табл. 3).
Итак, расчет заработной платы исходя из должностного оклада при применении второго способа, при котором часовая тарифная ставка за квартал не изменяется, — самый выгодный для сотрудников.
Оплата ночных часов при суммовом учете
Ночные часы (с 22:00 до 6:00) нужно учитывать отдельно и оплачивать в повышенном размере (ст. 154 ТК РФ). Минимальный размер надбавки за работу в ночное время — 20 % часовой тарифной ставки (должностного оклада), рассчитанного за каждый час работы в ночное время.
Количество отработанных ночных часов определяется по табелю учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13). Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используйте буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.
Пример 4
В компании установлен суммированный учет рабочего времени для всех сотрудников. Расчетный период — один месяц. Режим работы для отдельных сотрудников (охранников, диспетчеров, кладовщиков) — сутки через трое.
Табель учета рабочего времени за апрель представлен в табл. 4.
Рассчитаем за апрель заработную плату диспетчера Соколова В. Г. по данным табеля учета рабочего времени.
Из данных табеля учета рабочего времени следует, что в апреле диспетчер отработал 7 смен по 24 ч. Общее время составило 168 ч (7 смен × 24 ч), в том числе работа в ночное время — 56 ч.
Работа в пределах нормы. Доплачиваем за работу в ночное время.
Часовая тарифная ставка для данного специалиста — 300 руб. Надбавка за ночное время — 20 % часовой тарифной ставки.
Заработная плата за апрель будет равна:
168 ч × 300 руб. + (56 ч × 300 руб. × 20 %) = 53 760 руб.
К сведению
Если в учетном периоде имела место и переработка, и работа в ночное время, то подлежат оплате в повышенном размере и сверхурочная работа, и ночные часы, так как это работа выполняется в условиях, отклоняющихся от нормальных.
Оплата праздничных дней при суммовом учете
Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
Обратите внимание!
При суммированном учете рабочего времени работа в выходной день и праздничные дни включается в месячную норму рабочего времени.
Чтобы правильно оформить оплату труда в праздничные и выходные дни, нужно определить, является ли праздничный день рабочим по графику сотрудника или в этот день он должен отдыхать. Если это для сотрудника рабочий день по графику и он этот день отработал, на что указывает отметка в табеле учета рабочего времени «Я», то доплата за этот день должна быть произведена в одинарном размере, так как особых отклонений для суммированного учета в ст. 153 ТК РФ нет.
То есть сотрудник при условии полного отработанного графика получит заработную плату, рассчитанную исходя из часовой тарифной ставки или оклада и доплату в размере одинарной ставки за праздничный день.
Если праздничный день по графику нерабочий, но в табеле он отражается как «РВ» — продолжительность работы в выходные и нерабочие дни, то доплата за этот день должна производится в двойном размере в текущем месяце.
В данном случае работник получит заработную плату, рассчитанную по окладу или часовой тарифной ставки, и доплату в размере двойной ставки за праздничный день.
Обратите внимание!
При подсчете сверхурочных часов по итогам учетного периода работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере (п. 4 Разъяснения № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни»).
Оплата не полностью отработанного учетного периода
Если работник не полностью отработал учетный период (например, болел), для него рассчитывают сокращенный норматив. Для этого отнимают от общей нормы пропущенное время.
Если этот усеченный норматив по итогам периода превышен, оплачивают сверхурочные, если, наоборот, времени отработано меньше, оплачивают работу по факту. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.
Пример 5
В организации установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц.
Режим работы оператора Климова А. В. — 2–3 дня, смена дневная, длится 11 ч.
Табель учета рабочего времени за апрель для Климова представлен в табл. 5.
Из данных табеля следует, что Климов болел со 2 по 8 апреля включительно, 7 дней. Рассчитаем норму времени для него за апрель. Для этого нужно:
1.Определить, сколько рабочих дней по 40-часовой неделе приходится на период болезни со 2 по 8 апреля. Рабочих дней в этом интервале времени 5 (2, 3, 4, 5, 8).
2. Определить количество рабочих часов, которые сотрудник пропустил по болезни. Для этого пропущенные по болезни рабочие дни умножаем на количество рабочих часов в день по 40-часовой неделе:
5 дн. × 8 ч = 40 ч.
3. Определить норму рабочего времени для Климова. В апреле 21 рабочий день Норматив за апрель при 40-часовой рабочей неделе составляет:
40 ч / 5 дн. × 21 день = 168 ч.
Норма рабочего времени для Климова не может превышать 128 ч (168 ч – 40 ч). Согласно табелю учетного времени Климов отработал 121 ч. Норма не превышена. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.
Статья опубликована в журнале «Справочник экономиста» № 9, 2019.