Как найти чек по эквайрингу

Чек эквайринга – это документ необходимый для ведения бухгалтерской и налоговой отчетности. Расскажем для чего он нужен владельцам бизнеса, возможна ли безналичная оплата без чека. Сколько времени и зачем его хранить, отличия от кассового чека.

Нужен ли чек при эквайринге

Чек эквайринга выдается в двух экземплярах: один – для покупателя, другой – для продавца. Согласно действующему законодательству (ФЗ-290), каждая организация обязана предоставлять клиентам квитанцию об оплате, независимо от вида деятельности.

То есть она выдается всегда, когда происходят товарные отношения между продавцом и покупателем. А именно:

• при покупке товара на торговой точке (ТТ);
• при расчете в кафе, парикмахерских;
• при заказе услуг;
• при покупке через интернет (включая билеты на самолет, поезд, театр и т. д.);
• при оплате подписок на платный контент;
• при выплате выигрышей в лотерее.

Если торговые отношения касаются организаций (поставка оборудования, товара в большом количестве), то помимо документа об оплате нужно предоставить фирме клиента счет-фактуру.

Стоит отметить, что при вступлении в силу 54-ФЗ каждая ТТ обязана отправлять данные о денежных операциях в налоговые органы. Обычно это происходит при взаимодействии организации с Оператором Фискальных Данных (ОФД).

Стало быть, владельцам бизнеса нужно иметь в магазинах не только платежный терминал, но и онлайн-кассу. С ее помощью информация о каждой покупке отправляется напрямую в ОФД, а потом в налоговую. Тогда вопрос, нужно ли и зачем хранить чеки по эквайрингу, появляется сам собой.

Для чего нужно хранить чек

Дело в том, что организации нужно вести бухгалтерскую отчетность. Нужен чек эквайринга и для решения спорных ситуаций с клиентом. И еще в нескольких случаях:

1. При утрате Z-отчета. Налоговые службы могут выписать за это немалый штраф. Сохранение слип-чека поможет составить отчет, в котором будут отражены все доходы и расходы.
2. При ведении бухгалтерского учета. Данные о наличных и безналичных операциях отражаются в разных колонках.
3. Для предоставления отчета в банк. Финансовая организация вправе потребовать у своих клиентов все слипы за любой, выбранный ими срок. Если вы правильно их храните, то их сбор займет немного времени. Обычно банки дают на это 3 дня.
4. Для возврата денег покупателю. Если ваш слип будет утерян, клиент может предоставить вам свой, и деньги вы обязаны будете вернуть. Но, чтобы отразить эту операцию в отчете, вы должны иметь свой документ об оплате.

Важно также знать, как правильно хранить чеки по эквайрингу, ведь информация, напечатанная на них, со временем исчезает. Чтобы документ сохранился, сделайте его ксерокопию и положите в отдельную папку.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

По закону все кассовые документы относятся к первичным. А они должны храниться в организации в течение 5 лет.

Исключение составляют копии товарных и использованных чеков. Срок их хранения значительно меньше – до 10 дней. Однако Z-отчеты с ККТ и POS-терминалов являются первичными документам. И согласно Постановлению Правительства РФ №470 от 23 июня 2007 года срок их хранения составляет 5 лет.

Что же касается договора эквайринга, то там указанна совершенно другая цифра – 3 года дается для хранения слипов и других документов, подтверждающих товарную сделку между покупателем и организацией.

Основные отличия от кассового чека

Распространенная ошибка считать, что кассовый и эквайринговый чек взаимозаменяемы. Согласно ФЗ–290, каждый продавец обязан пробивать и выдавать покупателю документ, подтверждающий факт покупки. На деле же продавцы часто ограничиваются чеком с терминала. Это неправильно.

Кассовый чек – это документ, подтверждающий, что клиент действительно купил товар или услугу. При этом, на нем обязательно указывается наименовании товара, его количество и цена за единицу товара. В конце прописывается полная стоимость покупки.

Эквайринговый чек лишь подтверждает факт товарной сделки между организацией и покупателем. В нем указывается только конечная сумма покупки.

При безналичной оплате банк выступает в роли посредника между вами и клиентом. А значит, документ, выданный терминалом, не может заменить кассовый.

Существует ли эквайринг без чека

Эквайринг – это услуга, позволяющая принимать кредитные и дебетовые карты, с помощью POS и m-POS терминалов. Безналичным расчетом сейчас пользуется каждый человек. Особо занятые предпочитают заказывать товары или услуги в интернете.

Если при наличном расчете покупателю всегда выдавался чек, то как быть, если вы оплачиваете товары картой. Или  покупаете в интернете.

Разберем алгоритм работы терминала:

• продавец набирает на клавиатуре терминала сумму покупки;
• покупатель вставляет или прикладывает карту и вводит код (если на ней есть специальный чип и покупка была менее 1000 рублей, то вводить ПИН-код не нужно);
• данные с карты отправляются в процессинговый центр, обрабатываются и ответ приходит обратно на ТТ (процедура занимает несколько секунд);
• если на карте достаточно средств, то операция проходит успешно;
• терминал выдает два чека: один для покупателя, другой для продавца.

Как видите, банковские терминалы для торгового эквайринга автоматически выдают чеки. Совершая покупки в интернете, вы не получаете печатного слипа. Зато, благодаря современным сервисам, вы можете получить информацию о покупке на электронную почту или в любом удобном мессенджере.

Банки предусматривают финансовую защиту покупателя, и если вам нужно будет вернуть товар, доказательство у вас уже есть. Вы можете предъявить документ в электронном виде, либо распечатать его самостоятельно.

Таким образом:

1. Чек эквайринга – это документ, подтверждающий лишь факт совершенной покупки в конкретной торговой точке, на определенную сумму.
2. Он не может заменить кассового документа, как и сам терминал не может заменить полноценный кассовый аппарат.
3. Печатается в двух экземплярах — один выдается клиенту, другой остается у вас. Он хранится в течение срока, прописанного в договоре эквайринга – до 3 лет.
4. Вы обязаны предоставлять слипы каждый раз, когда этого требует банк, в течение 3 дней с момента получения уведомления.
5. Эквайринга без чека не существует. Согласно ФЗ-290 каждый покупатель должен получить на руки документ, подтверждающий факт покупки. Если покупка сделана на сайте, вы обязаны выслать информацию о ней по электронной почте или в мессенджере.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Отслеживать безналичные операции в личном кабинете

Каждую операцию по карте через эквайринг Эвотор.PAY можно отследить в личном кабинете Эвотора.

Откройте Личный кабинет → Банковские сервисы → Транзакции. В фильтре можно задать интервал дат или воспользоваться быстрыми фильтрами: Вчера, Сегодня, 7 дней, 31 день. Также на этой странице можно найти платёж по RRN, номеру карты покупателя, терминалу или торговой точке. 

По каждой транзакции доступен слип-чек. Чтобы открыть его, нажмите Смотреть в столбце Чек. Если нужно, то чек можно Распечатать. 

Чтобы коммерческая организация могла производить расчеты с покупателями по банковским пластиковым картам, она должна подключить торговый эквайринг. Данную услугу предоставляет банк, отвечающий за обработку данных, передающихся с карточек в платежную систему. Непосредственно в магазинах и прочих заведениях эти данные считываются POS-терминалом, интегрированным с кассовым аппаратом, который, в свою очередь, выдает чек эквайринга, свидетельствующий об оплате в безналичной форме посредством банковской карты. На вопросы, пробивать ли такие чеки и нужно ли хранить их продавцу, есть достаточно определенные ответы.

Предпосылки для сохранения чеков эквайринга

В процессе приобретения чего-либо по пластиковой карточке кассир выдает покупателю два чека — обычный кассовый и так называемый слип. Первый нужен по положению, обозначенному в статье 54-ФЗ, тогда как второй относится исключительно к безналичным операциям по «пластику». Этот чек эквайринга кассиру предписано хранить, и тому есть несколько причин. Основные ситуации, когда требуется слип, следующие:

• отмена сделанной покупки в день осуществления платежа;
• решение спорных вопросов с покупателем;
• проверка неавторизованных платежных операций;
• сверка итогов.

Как правило, сохраненный чек эквайринга требуется в нестандартных ситуациях. Например, банк или платежная система, к которой относится карточка, могут сделать запрос по слипу для проверки деталей платежа на предмет мошенничества. Пригодится он и в случае, если покупатель захочет оспорить операцию, как бывает при утрате или краже карты с последующими расчетами по ней третьими лицами.

Сроки и способы хранения слипов

Обычно период хранения слипов указывается в договоре, который заключает торговое предприятие с банком-эквайером. Как правило, он составляет три года. Если в договоре таких условий не прописано, следует ориентироваться на действующее законодательство, которое указывает на пятилетний срок хранения первичных кассовых документов.

Относительно того, как и где хранить чеки эквайринга, нормативов нет — этот вопрос каждое коммерческое предприятие решает на свое усмотрение. Нужно только учитывать, что термоленту слипов необходимо беречь от высоких температур и трения во избежание повреждения напечатанного текста. Рекомендуется складывать чеки эквайринга за день в один файл по хронологии, а затем объединять по месяцам.

Требования банка

Кредитно-финансовая организация, выступающая в роли эквайера, имеет право востребовать слипы за определенный период или за конкретную дату. Правильно организованное хранение чеков поможет выполнить требование максимально оперативно. По договору на предоставление документов по эквайрингу отводится обычно три дня с момента получения запроса. Сверка итогов по POS-терминалу выполняется ежедневно, информация передается в банк. Однако по мере необходимости он может в любой момент запросить слипы для уточнения деталей.

Специфика работы онлайн-касс

Процесс приобретения товаров и услуг через интернет с точки зрения эквайринга аналогичен покупкам в обычных магазинах. Здесь также снимается необходимая сумма с карточки или с электронного кошелька клиента и переводится на счет продавца, а данные об операции автоматически поступают на сайт ФНС. Специфика оплаты через кассу онлайн заключается в том, что физического чека эквайринга покупатель на руки не получает. Его функцию выполняет электронный документ, подтверждающий оплату, который присылается интернет-продавцом на мобильный телефон или E-mail клиента.