Как найти администратора в стоматологию

Администратор стоматологии – это человек, которого пациенты видят или слышат первым, по нему составляют мнение о клинике. От него зависит, какую клинику выберет пациент: вашу или через дорогу. И в каждой клинике должен быть не один, а как минимум, 2 хорошо подготовленных администратора, которые смогут сменять друг друга.

Как найти идеального администратора клиники? Попробуйте провести конкурс!

Сперва это может показаться слишком сложной процедурой. Но, поверьте, хороший администратор – это один из самых ценных кадров вашей клиники. Кроме того, что он создает первоначальное впечатление о вашей клинике, он занимается продажами дополнительных услуг. Также на администраторе завязана вся запись пациентов и работа с документацией. Поэтому отнеситесь к его выбору со всей ответственностью.

Почему именно через конкурс?

Найм сотрудника часто превращается в 9 кругов ада, вспомните как это происходит:

1. Вы подаете объявление на специализированные сайты.
2. Вам присылают несколько десятков резюме, из которых чаще всего непонятно, подходит вам человек или нет.
3. Некоторые кандидаты не только отправляют резюме, но и начинают звонить, чтобы уточнить получили ли вы его.
4. Затем приходится провести встречи с каждым претендентом. Несколько раз в день рассказывать одно и то же о вашей клинике, отвечать на одни и те же вопросы об условиях работы. На это вам точно придется потратить несколько дней.
5. В конце концов, вы выбираете одного человека. Он начинает работать, а через месяц уходит, потому что «это не его».
6. И начинаем все по-новой…

А формат конкурса ускоряет процесс. Вы приглашаете сразу несколько претендентов. С ними можно пообщаться, смоделировать рабочие ситуации, увидеть, как кандидаты ведут себя в предложенных условиях. Это эффективнее и интереснее, чем, сидя в кабинете, задавать стандартные вопросы и повторять одно и то же, как заезженная пластинка.

Отбор разделяется на несколько этапов.

1 этап: размещаем объявление

На что обратить внимание. Прежде всего, вам необходимо нарисовать «портрет» вашего будущего администратора: сколько ему лет, какое образование, какой у него опыт работы, какими личными качествами он обладает. Укажите все свои пожелания в объявлении. Это позволит вам не утонуть в большом количестве заявок – некоторые отсеются на этапе прочтения объявления.

Как проходит этап. Разместите объявление на нескольких ресурсах, например, на Клубе стоматологов, Авито, job.ru, Head Hunter и другом популярном в вашем городе сайте. Помимо требований к кандидату подробно распишите условия работы:

• график
• заработная плата
• льготы и бонусы для сотрудников

Что получаем в результате. Укажите адрес электронной почты, на который высылать резюме. Если вы не хотите, чтобы кандидаты звонили вам и отвлекали персонал от работы, не забудьте это указать. При грамотно составленном объявлении вы можете получить до 100 заявок на вашу вакансию.

2 этап: анализируем резюме

Просмотр резюме – это самый трудоемкий процесс в отборе администратора.

На что обратить внимание. В каждом резюме оцените для себя следующие моменты:

• квалификация претендента: его образование и опыт работы;
• стилистика, грамотность и оформление резюме. Это важно, так как администратор часто работает с документами;
• какие сильные стороны выделяет у себя сам кандидат;
• какие у него есть увлечения, насколько он разносторонний;
• если есть фото, то можно понять, видите ли вы этого человека за стойкой в своей клинике.

Что получаем в результате. После анализа отложите в сторону все резюме, которые вас заинтересовали. Их количество может быть достаточно большим. Не рекомендуем делать строгий отсев после анализа резюме, лучше проверить кандидата на следующем этапе.

3 этап: проверяем в стрессовой ситуации

Как проходит этап. Позвоните каждому претенденту, расскажите о себе и о клинике. Затем предложите человеку попробовать себя в роли администратора прямо сейчас. Пусть он представит, что вы пациент, который звонит в клинику и хочет проконсультироваться по поводу лечения.

На что обратить внимание. Если кандидат теряется или отказывается от предложенного испытания, он вам не подходит. Если человек готов включиться в предложенную ситуацию, то с ним можно продолжать работу — он обладает гибкостью и умеет подстраиваться под нестандартные ситуации.

Вы услышите, как человек отвечает по телефону: его реакцию на дотошные вопросы, интонацию, настроение, словарный запас и звучание голоса. Задача администратор – по телефону выстроить отношения с каждым пациентом.

Что получаем в результате. После этого звонка список ваших претендентов существенно сократится. Оставьте для следующего этапа 10-12 кандидатов. Это более, чем достаточно для выбора.

4 этап: презентация

Как проходит этап. Для проведения презентации пригласите всех оставшихся кандидатов в свою стоматологию. Расскажите им о клинике, в чем заключаются их обязанности, льготах для сотрудников, перспективах роста. Вы сэкономите кучу времени, рассказывая это всем сразу, а не по одному.

Затем предложите каждому из претендентов рассказать при всех за 1 минуту, почему именно он должен занять эту вакансию.

На что обратить внимание. Здесь важно все: настроение, грамотность речи, насколько приятно звучит голос, как человек умеет заполнять паузы. Вы услышите, как кандидат презентует себя. В дальнейшем администратору предстоит презентовать вашу клинику пациентам.

Что получаем в результате. После презентации вы можете оставить всех кандидатов или же отсеять кого-то. Это вы решаете, основываясь на своих впечатлениях. После этого можно переходить к самому конкурсу.

5 этап: конкурс

Как проходит этап. В качестве конкурса можно провести деловую игру.

Например, такую: в компании, где работают кандидаты, действует рейтинговая система. Тот, кто наберет больше баллов, получает бонусную поездку заграницу. Но беда в том, что все они набрали равное количество баллов. За 15 минут они должны решить, кто и почему получит путевку, и выбрать того, кто презентует решение группы.

На что обратить внимание. Понаблюдайте за участниками в течение этих 15 минут. Отмечайте такие качества, как

• лидерство,
• коммуникабельность,
• находчивость,
• стрессоустойчивость,
• вежливость,
• сотрудничество,
• умение найти компромисс.

После игры проведите индивидуальное собеседование с каждым кандидатом. Узнайте больше о человеке, которого хотите нанять.

• Чем он увлекается?
• О чем мечтает?
• Почему он решил выбрать именно эту работу?
• Какие перспективы он для себя видит?
• Задайте несколько вопросов о его семье.

Что получаем в результате. После конкурсного этапа у вас сформируется более объективное суждение о ваших претендентах. И здесь вы уже сможете отобрать 2-3 кандидатов, с которыми перейдете к обучению.

6 этап: обучаем

Как проходит этап. Устройте кандидатам показательный «загруженный день в клинике». Так вы сможете проверить стрессоустойчивость кандидатов. Предупредите их заранее, что у них возможен ненормированный график, иногда в операционные дни приходится задерживаться до 11 вечера. И важно, чтобы вся их работа была сделана до того, как они уйдут домой.

Загрузите их информацией по полной программе: регламенты клиники, информация об услугах и врачах, их служебными обязанностями. Покажите им, как будет проходить их работа: ответы на входящие звонки, исходящие звонки, запись пациентов, работа с компьютерными программами.

Также дайте им задание выучить прайс услуг и скрипты для исходящих звонков. Поставьте жесткие временные рамки, чтобы усилить стрессовость ситуации.

На что обратить внимание. Вы сможете увидеть, насколько хорошо кандидат справляется с большим объемом информации, как быстро может ее обработать. Не стоит его жалеть – важно, чтобы человек осознавал ценность своей работы, был готов к авралам.

7 этап: подводим результаты

Как проходит этап. Посмотрев на работу финалистов, вы решите, кто лучше подходит для вашей клиники. У вас сформируется четкое понимание, на что способен каждый из претендентов.

На что обратить внимание. Каждый из них каким-то образом проявится в течение дня.

Оцените:

• насколько быстро человек улавливает новую информацию;
• как он отвечает по телефону;
• как общается с коллегами в клинике;
• способен ли он выдержать ускоренный темп работы;
• в каком настроении он находится в течение дня.

Что получаем в результате. Подведя итоги и сделав выбор, озвучьте его всем кандидатам, поблагодарите всех за отличную работу. В качестве утешительного приза вы можете предложить финалистам воспользоваться услугами клиники с приятной скидкой. Это позволит вам расстаться на более радостной ноте, а, возможно, вы приобретете новых пациентов.

Мы опробовали этот метод

С одним моим клиентом, Андреем Черкасовым, руководителем «Современной стоматологии» из города Брянск, мы нанимали администратора именно по такому алгоритму. Вот, какое впечатление осталось у победительницы конкурса:

«Я очень удивилась, когда пришла на собеседование. Оно было совершенно не таким, как я ожидала. А так как мне нравится все необычное, эта вакансия заинтересовала меня еще больше. Правда, первое время было сложно. Я ведь не стоматолог, и ничего не знаю в этой сфере. Андрей Михайлович целую неделю меня обучал терапевтической, хирургической, ортопедической стоматологии. Я приходила домой, а в голове винегрет. Но это того стоило, сейчас я легко могу проконсультировать клиента. Эта работа мне очень нравится!».

В результате выиграли все:

1. Администратор Екатерина довольна своей работой;
2. Пациентам приятно приходить в клинику, когда их встречает квалифицированный специалист
3. Руководство клиники смогло перенести на нового администратора решение многих повседневных задач.

Андрей отметил, что это действительно стоило затраченных сил и времени. Метод действительно работает, и работает хорошо.

Поэтому при выборе администратора не бойтесь проводить конкурсы среди кандидатов, так вы вероятнее сможете найти «своего» человека.

Июль 2007 – июль 2022 (15 лет и 1 месяц)

Администратор-кассир стоматологической клиники, многопрофильного медицинского центра, оператор call-центра многопрофильной клиникиМедцентр «ДА», клиника «Аркадия», клиника доктора Войта, Невская Стоматология, Клиника НИИ стоматологии и ЧЛХ им.акад.И.П.Павлова. Клиника Dental Space, Клиника Стомэксперт

Не секрет, что далеко не все владельцы стоматологических клиник серьезно подходят к набору административного персонала. Дескать, у нас есть хорошие врачи, они свое дело знают, мы покупаем дорогостоящие расходники — следовательно, пациент должен быть доволен. Однако на деле это не всегда так. Клиника получает массу негативных отзывов в интернете, а ее владелец не знает, что же со всем этим делать. Нередко причина кроется в плохой работе администратора. В этом материале — рассказываем об одной из самых неочевидных должностей в трудовой иерархии стоматологических клиник.

Содержание: 

1. Предназначение должности администратора: кем он действительно должен быть

2. Какие вещи должен знать толковый администратор

3. Проблемы обучения администраторов

4. Как повышать квалификацию и нужно ли это делать вообще

Предназначение должности администратора: кем он действительно должен быть

На первый взгляд, все просто до банального. Администратор — это человек, который взаимодействует с пациентом. Он записывает человека на прием, заполняет документацию, отвечает на телефонные звонки, работает с расписанием врачей — почти что секретарь, но с чуть большим кругом задач по сравнению с типичным представителем этой профессии.

На самом деле все, конечно, несколько не так. Стоматология — это очень сложная сфера. Приходя в отель и заполняя бумажки на стойке ресепшена, человек крайне редко испытывает боль. От внезапного приступа изжоги, конечно, никто не застрахован, однако типичный отель не работает прицельно с людьми, которых мучает изжога.

Стоматология, впрочем, тоже не рассчитана на прием аудитории гастроэнтеролога, однако люди с болью туда приходят регулярно. Собственно, в большинстве своем первичные пациенты и записываются на прием к врачу, чтобы эту боль устранить. И вот на этом моменте и вырисовывается вся двойственность должности администратора стоматологической клиники или кабинета.

С одной стороны, этот человек действительно работает с документами и отвечает на звонки/письма/сообщения в корпоративных мессенджерах. Это типичная рутина должности. С другой стороны, администратор находится в постоянном контакте с пациентами. Он одновременно и секретарь, и психолог, и помощник врача — во всем, что касается его расписания.

Исходя из этого, можно выделить три амплуа (или предназначения, если угодно) администратора: 

• Администратор как секретарь: работа с документами, фиксация звонков и так далее.

• Администратор как психолог: специалист должен находить общий язык с пациентами, которые зачастую не готовы к нормальной коммуникации.

• Администратор как помощник врача: информировать доктора о пациентах и выполнять мелкие поручения.

Какие вещи должен знать толковый администратор

Основываясь на сказанном выше, можно без проблем очертить ряд ключевых требований к специалисту. Они максимально универсальны и подходят для стоматологий разного уровня: от небольших кабинетов на два кресла до крупной сети с множеством филиалов по всему городу.

Итак, администратор должен.

Знать, как правильно разговаривать с пациентами. Ключевое и по совместительству самое неочевидное требование. Администратор обязан свободно ориентироваться в скриптах беседы. Скрипт — это возможный сценарий разговора. Типичная ситуация. И вот в ее рамках специалист должен чувствовать себя как рыба в воде.

Упомянутая выше неочевидность заключается в том, что администратор не просто должен записать клиента к врачу или узнать, откуда пациент узнал о клинике. Хороший администратор должен использовать скрипты так, чтобы человек в жизни не догадался, что с ним работают в рамках заранее разученных сценариев. Это важно. Никто не любит механизированных бесед. Тем более люди, которые пришли в клинику со своей болью — в буквальном смысле этого слова.

Администратору не помешает знание русского языка и этикета. Дело в том, что медицина — это та сфера, в которой важно все. Пациент волей-неволей обращает внимание на мелкие детали. Поэтому крайне важно не отпугнуть его неграмотно поставленным ударением или использованной невпопад идиомой. Помните, администратор — это лицо клиники. И это лицо должно говорить грамотно.

Администратор должен уметь оказывать первую помощь. Причем в самом широком смысле этого слова: от банального нашатыря до грамотной консультации. Специалист должен выяснить, что именно болит у человека, сориентироваться, записать его к нужному специалисту, успокоить психологически. В общем, выступить посредником, не лишенным чувства эмпатии.

Администратор обязан уметь предложить альтернативу, если клиника не оказывает какие-то услуги. К примеру, пациент с детства боится зубных врачей и хочет провести некоторую процедуру (к примеру, лечение) под наркозом. 

Плохой специалист в этой ситуации, скажет, что, дескать, мы такое не оказываем — и отправит к конкурентам. Грамотный администратор постарается выяснить, есть ли пациента показания к проведению наркоза и, если их нет, то постарается предложить альтернативу. Выступить психологом, который избавит человека от приобретенных когда-то давно страхов.

Администратор обязан разбираться в ценообразовании. Специалист должен хорошо знать, что и сколько стоит и не пытаться этого скрыть от пациента. Чем прозрачнее работает клиника, тем выше доверие. Чем выше доверие — тем лучше работает сарафан.

Разумеется, далеко не всегда специалист может назвать точную сумму, поскольку многое может зависеть от сложности лечения. В этом случае администратор должен назвать ценовую вилку — к примеру, максимальную сумму при типичном сценарии лечения. Но для этого работник должен знать эти цифры.

Администратор должен быть тонким психологом. Мы уже говорили о том, что в большинстве своем люди приходят в стоматологию из-за боли. Они могут вести себя неадекватно, хамить, бояться или плакать. Администратор должен быть готов к этому развитию событий.

Наконец, администратор должен уверенно пользоваться современными гаджетами. Уметь ответить на сообщение в мессенджере, разобраться с установленной в клинике МИС (Медицинская информационная система — прим.редакции). Последнее особенно важно, поскольку именно администратор позволяет в числе прочего реализовать рекламную кампанию и отследить ее эффективность. Причина проста: именно администратор фиксирует звонки, записывает пациентов на прием и рассылает SMS-сообщения.

Проблемы обучения администраторов

К сожалению, специфика рынка такова, что с ходу получить готовые кадры для работы в должности администратора стоматологии практически невозможно. В медицинских колледжах подобному не обучают, а люди с профильным медицинским образованием не спешат идти работать «на телефон».

Именно потому крайне важно подходить к обучению персонала. Администратор клиники — это должность на стыке: он должен много знать о специфике отрасли, но при этом обладать навыками менеджера продаж, знать все необходимые скрипты. По сути, это уникальный специалист, готовить которого должен работодатель.

Зачастую стоматологии подходят к обучению таких работников спустя рукава. Результатом этому становится большая текучка кадров, жалобы со стороны пациентов. Чтобы устранить этот недостаток, необходимо наладить систему обучения и постоянно повышать компетенции работников.

Как повышать квалификацию и нужно ли это вообще делать

Краткий ответ: да, нужно, причем на регулярной основе. Идеальным будет вариант каждый год отправлять сотрудников на повышение квалификации. Сделать это можно несколькими способами: 

Нанять лектора с готовой программой. Вариант простой, но далеко не всегда эффективный. Большинство готовых решений построены однотипно — со ставкой на продажи и маркетинг. Администратор же выполняет далеко не только эти функции.

Второй вариант — пригласить независимого аудитора. Такой человек соберет всю необходимую информацию о работе клиники, проанализирует ее и поможет закрыть реальные потребности конкретной стоматологии. К примеру, повысить уровень сервиса или прокачать продажи, если у конкретных специалистов есть подобные проблемы.

О работе администратор стоматология в России

На данной странице «администратор стоматология в России» представлено 6 вакансий от таких компаний как:

За сегодня опубликована 1 свежая вакансия.

Регион, в котором осуществляется поиск работы — Россия.

Вакансия Администратор стоматология – не очень востребованная должность в России.

Вы можете найти высокооплачиваемую работу от прямых работодателей администратор стоматология в таких городах как:

К этой категории относится и ряд других похожих профессий:

Вакансии представлены нашими партнерами: Superjob и кадровыми агентствами.

Наша цель — сделать поиск работы и резюме простым и эффективным, чтобы каждый соискатель мог оперативно реагировать на новые рабочие места и своевременно связаться с работодателем, разместивший вакансию.