Как исправить отпускные за предыдущий месяц в 1с 8

Здравствуйте, уважаемые подписчики zup1c!

В прошлом материале я рассказывал, что отпускные удобнее исправлять, тем месяцем, которым происходит выплата доначисленной суммы. Но это касалось только того случая, когда происходило доначисление отпускных. Сегодня же я расскажу, как удобнее поступать, если в результате перерасчета произошло сторнирование отпускных.

Как и в прошлых материалах замечу, что рекомендация будет полезна тем, кто хочет минимизировать расхождения между месяцем начисления в зарплатном учете и месяцем налогового периода (по нему доходы и НДФЛ учитываются в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ). Как следствие, уменьшится разница между 6-НДФЛ и РСВ в части доходов, которую налоговая периодически просит разъяснить.

О том, как правильно объяснить такую разницу для налоговой можете посмотреть в другом материале здесь: https://vk.cc/azbmsX — для просмотра необходимо будет оформить бесплатный демо-доступ на 14 дней.

А в сегодняшнем материале об учете исправления отпускных.

Прошлое видео по этой теме:
https://www.zup1c.ru/2020/09/14/kak-uprostit-uchet-ndfl-v-zup-sposob-2-ne-ispravlyat-otpusknye-tekushhim-mesyacem/

Получить консультацию по 1С ЗУП от автора видео (первые 15 мин. бесплатно для новых клиентов): https://vk.cc/awd7f8

Как правильно объяснить разницу между 6-НДФЛ и РСВ налоговой (для просмотра необходимо будет оформить бесплатный демо-доступ на 14 дней):
https://vk.cc/azbmsX

Схема удобного исправления отпускных (картинка блок-схема):

https://yadi.sk/i/c9tPOrEer1y7GQ

Чтобы узнать первыми о новых публикациях вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

• вконтакте;
• YouTube канал;
• одноклассники.

Регистрация и расчет сохраняемого заработка на период отпуска производится с помощью документа «Отпуск».

Если отпуск начислен, но не выплачен, исправить данные отпуска можно в документе начисления.

Если отпуск начислен и выплачен, но расчетный период еще не закрыт, то исправить данные отпуска можно в документе начисления. Но в этом случае в базе не сохранится первоначальный вариант начисления отпуска, а только исправленный.

Рекомендуется все-таки ввести документ-исправление из исходного документа, с помощью которого ранее были начислены отпускные по ссылке «Исправить» и изменить данные отпуска. В этом случае в базе сохранится и первоначальный вариант отпуска, и исправленный.

Если период начисления отпуска закрыт, то исправление документа закрытого периода возможно только путем ввода документа-исправления по ссылке «Исправить» из первичного документа, с помощью которого ранее были начислены отпускные. В поле «Месяц» укажите новый месяц начисления.

Переносим отпуск в «1С:ЗУП 8»

Регистрация и расчет сохраняемого заработка на период отпуска производится с помощью документа Отпуск.

Что если с начала и до конца периода отпуска сотрудник был отозван из отпуска по производственной необходимости?

При начислении заработной платы учитывается, что сотрудник был отозван из отпуска. Рассмотрим пятидневную рабочую неделю (40 часов в неделю).

Дни отпуска, на которые сотрудник был отозван, могут быть перенесены и предоставлены ему в другой период. Так как это период нового отпуска, то вводится новый документ – Отпуск. Расчетный период для расчета среднего заработка за время отпуска составляет 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. Соответственно, при переносе отпуска на другой срок изменится расчетный период для расчета среднего заработка. Поэтому средний заработок во время отпуска, который переносится, может быть другой по сравнению с первоначальным отпуском, как в нашем примере.

Если отпуск переносится на период в том же месяце, в котором был начислен первоначальный отпуск, все равно вводится новый документ Отпуск.

Содержание:

1.       Работодатель отменил отпуск в текущем месяце

2.       Отмена отпуска в связи с отзывом после закрытия периода  

1.       Работодатель отменил отпуск в текущем месяце

Наверное, сложно встретить представителя кадровой службы, которому не приходилось бы думать над тем, как оформить заявление об отмене отпуска какого-либо сотрудника. Представим себе ситуацию, что у сотрудницы Мальцевой Ольги Игоревны запланирован отпуск на период с 11 по 25 декабря на 15 дней. Приказ на отпуск создан в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, отпускные начислены и выплачены 8 декабря – радостный сотрудник отбывает в отпуск.

Рис. 1 Документ «Отпуск» в 1С 8 «ЗУП» 3.1

Но неожиданно в связи с производственной необходимостью сотрудницу Мальцеву 18 декабря работодатель отменил отпуск. В этом случае точно не следует отменять или помечать на удаление документ «Отпуск» в 1С:ЗУП, но необходимо пойти по совсем другому пути. Например, у нас на дворе все еще декабрь, следовательно, месяц еще не закрыт от изменений, что позволяет создать исправление документа, нажав на кнопку «Исправить» в программе 1С:ЗУП 3.1.  

Рис. 2 Кнопка «Исправить» в документе «Отпуск» в 1С:ЗУП

В новом документе-исправлении необходимо указать период, скорректированный с учетом приказа отозвать из отпуска.

Рис. 3 Корректировка периода отпуска в 1С 8 «ЗУП» 3.1

Рис. 4 Новый период в документе Отпуск в 1С:ЗУП

При использовании документа-исправления у нас получается два документа отпуска в 1С:ЗУП. Это – исходный вариант и документ-исправление.

Учитывая, что сотруднице Мальцевой был скорректирован отпуск в меньшую сторону приказом об отмене отпуска, то излишне начисленные и выплаченные отпускные будут учтены при выплате заработной платы за декабрь. В документе на выплату заработной платы в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 можно будет увидеть детальный расчет.

Рис. 5 Ведомость в кассу в 1С 8  

2.       Отмена отпуска в связи с отзывом после закрытия периода

В данном случае все оказалось просто. Но может быть и другой случай, когда период уже закрыт и после отмены отпуска в связи с отзывом сотрудника в «Зарплата и управление персоналом» уже нельзя внести какие-либо изменения. Например, наша сотрудница Мальцева ушла в отпуск еще в ноябре с 23 ноября по 17 декабря. Следовательно, сотруднице Мальцевой вместе с отпускными будет произведен расчет зарплаты за ноябрь.

Рис. 6 Пример документа «Отпуск» в 1С:ЗУП

Отпускные с зарплатой за ноябрь были выплачены сотруднице 18 ноября. Но неожиданно в связи с производственной необходимостью работодатель отменил отпуск 14 декабря. Естественно, ноябрь уже закрыт, поэтому нам ничего не остается делать, как вводить исправления следующим месяцем, в данном случае – декабрем.

Как и в предыдущем случае, заходим в исходный документ «Отпуск» в 1С:ЗУП и нажимаем кнопку «Исправить»:

Рис. 7 Кнопка «Исправить» документа «Отпуск» в 1С:ЗУП, редакция 3.1

Рис. 8 Исправление документа «Отпуск» в 1С:ЗУП, редакция 3.1

Как мы видим, в нашей ЗУП в документе-исправлении предыдущее начисление было сторнировано и произведен новый расчет с учетом приказа об отмене отпуска. Также учитывая, что количество отработанных дней в ноябре у нас не изменялось, т.к. уменьшение отпуска произошло в декабре, документом-исправлением производим пересчет только отпускных:

Рис. 9 Пересчет отпускных в 1С 8 «ЗУП» 3.1

Рис. 10 Начисление отпускных в 1С 8 «ЗУП» 3.1

Учитывая, что сотруднице Мальцевой был скорректирован отпуск в меньшую сторону, то излишне начисленные и выплаченные отпускные до того, как работодатель отменил отпуск сотруднику, будут учтены при выплате заработной платы за декабрь. В документе на выплату заработной платы при работе в 1С:ЗУП 3.1 можно будет увидеть детальный расчет.

Рис. 11 Расчет отпускных в 1С 8 «ЗУП» 3.1

Если мы сформируем Справку об остатках отпусков в 1С 8 «ЗУП» 3.1, то мы также увидим, что сотруднице Мальцевой вернулись дни отпуска, на которые она была отозвана на работу.

Рис. 12 Справка об остатках отпуска в 1С 8 «ЗУП» 3.1

Специалист компании «Кодерлайн»

Юлия Тузова

Время прочтения — 2 мин.

Получить бесплатную консультацию

Обращение клиента:

Как откорректировать остатки отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 после переноса данных из 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5?

Ответ специалиста линии консультаций:

Для анализа остатков отпусков по сотруднику можно использовать отчет Справка об остатках отпусков, который находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. Данный отчет позволяет сформировать подробную информацию по уже предоставленным отпускам, а также покажет сколько дней отпуска накопилось и сколько уже использовано.

У сотрудника на начало года оставалось еще 9 дней отпуска. Одним из способов корректировки остатков отпусков является использование документа Остатки отпусков. Данный документ мы можем открыть из раздела Главное – См. также.

В таблице Права на отпуск необходимо указать какой вид отпуска положен сотруднику, а также продолжительность отпуска. В Таблице Остатки отпусков по рабочим годам указываем какое количество дней отпуска осталось у сотрудника с прошлых периодов.

Помимо данного документа, для ввода остатков отпусков можно использовать документ Начальная штатная расстановка. Он находится в разделе Главное – См. также.

В документе необходимо нажать на ссылку Ввести в графе Отпуска.

Откроется форма для ввода остатков отпусков, которая заполняется аналогично документу Ввод остатков отпусков.

Проверяем корректировки с помощью отчета.

Данную информацию также можно проверить при помощи отчета Остатки отпусков. Он находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. Он так же формируется на конкретную дату, но содержит меньше информации.

Таким образом мы откорректировали остатки отпусков сотруднику.