Как исправить излишне удержанный ндфл в 1с бухгалтерия

Опубликовано 12.12.2016 09:31

Просмотров: 53683

Излишне удержанный НДФЛ может возникать по разным причинам. Например, сотруднику пересчитали заработную плату за прошлый период, или он с опозданием заявил о своем праве на налоговые вычеты. Согласно пункту 1 ст. 231 НК РФ сумма излишне удержанного НДФЛ подлежит возврату. В этой статье мы рассмотрим, как регистрировать возврат физическому лицу суммы излишне удержанного налога в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.  

Разберем пример: работник был принят в организацию ООО «Максима» 1 октября 2016 года. Расчет и выплата заработной платы осуществляется в последний день месяца, и за октябрь ему начислили заработную плату без учета налоговых вычетов на двоих несовершеннолетних детей. А 1 ноября сотрудник принес документы, необходимые для предоставления налогового вычета, и написал заявление с октября месяца. 2 ноября 2016 года работник увольняется, и при расчете заработной платы за ноябрь исчисляется отрицательная сумма НДФЛ.

Начинаем с начисления зарплаты за ноябрь с учетом того, что последний рабочий день был 2 ноября. Открываем раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Все начисления» и по кнопке «Создать» добавляем новый документ для расчета зарплаты за ноябрь.

На вкладке «НДФЛ» мы видим информацию о рассчитанных налогах, а также о сумме примененных вычетов. Величина НДФЛ к зачету также отражается отдельной строкой на вкладке «Корректировки выплаты».

Проводим документ и смотрим проводки

Далее регистрируем факт возврата излишне удержанных сумм НДФЛ при помощи документа «Возврат НДФЛ». Открываем вкладку «Зарплата и кадры», «НДФЛ», «Все документы по НДФЛ»

Щелкаем кнопку «Создать» и выбираем из списка «Возврат НДФЛ»

Заполняем пустые поля открывшегося документа:
— дату;
— месяц, в котором производим возврат налога;
— сотрудника, которому возвращаем НДФЛ;
— дату получения дохода и сумму налога.

Проводим и закрываем документ. Для проверки сформируем расчетный листок. Открываем вкладку «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Отчеты по зарплате» и выбираем «Расчетный листок»

Указываем период, организацию, сотрудника и нажимаем кнопку «Сформировать». Как мы видим, сумма излишне удержанного НДФЛ была зачтена и прибавлена к общей сумме задолженности предприятия на конец периода.

Автор статьи: Светлана Губина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Перерасчет НДФЛ в сторону увеличения или уменьшения неизбежен. Может измениться расчетная база (сумма начислений) по налогу по конкретному работнику, например из-за применения стандартных, социальных, имущественных вычетов не с начала налогового периода. Эксперты 1С рассматривают порядок возврата излишне удержанного НДФЛ, приводят примеры отражения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 переплаты налога для ситуаций, которые часто вызывают вопросы.

Порядок возврата излишне удержанного НДФЛ

В соответствии с пунктом 1 статьи 24 НК РФ организация, которую НК РФ обязывает исчислять и перечислять в бюджет налог за другого налогоплательщика — организацию или физическое лицо, считается налоговым агентом. По НДФЛ все организации исполняют обязанности налогового агента.

Налоговые агенты в соответствии с Налоговым кодексом РФ обязаны:

• исчислять НДФЛ налогоплательщика;
• удерживать НДФЛ у налогоплательщика;
• перечислять НДФЛ в бюджет.

Расчет НДФЛ производится налоговыми агентами в соответствии со статьей 224 НК РФ с учетом всех особенностей, предусмотренных главой 23 Налогового кодекса РФ. Налоговый агент исчисляет и удерживает НДФЛ по каждому налогоплательщику и перечисляет в налоговый орган общую сумму. У налогового агента по НДФЛ возникают взаимоотношения с одной стороны — с налоговым органом, с другой — с налогоплательщиками.

При этом справка о доходах и суммах налога физического лица (форма 2-НДФЛ) отражает исчисленный, удержанный и перечисленный налог по конкретному физлицу. Следовательно, перечисляя общую сумму НДФЛ в бюджет, налоговый агент обязан вести учет перечисления налога в разрезе налогоплательщиков.

Учет не представляет сложностей, если суммы исчисленного, удержанного и подлежащего перечислению налога совпадают. Однако может произойти переплата НДФЛ по некоторым физическим лицам, и тогда взаиморасчеты с налоговым органом и с налогоплательщиками для налогового агента становятся не одинаковыми.

Например, налоговый агент мог излишне удержать НДФЛ с доходов физического лица и перечислить его в бюджет, когда сотрудник обратился с заявлением о предоставлении социального или имущественного вычета не в начале года, но вычет следует применять с начала года. В этом случае НДФЛ подлежит перерасчету, и, согласно пункту 1 статьи 231 НК РФ, излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.

При этом организация обязана сообщить любым способом налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

Возврат излишне удержанных сумм налога относится к взаимоотношениям налогового агента и налогоплательщика. Перечисленные, как впоследствии выяснилось, излишние суммы не были в свое время ошибочными и с точки зрения взаимодействия с ИФНС не требуют корректировки.

При очередном перечислении удержанного налога в налоговый орган налоговый агент перечисляет вновь исчисленный актуальный НДФЛ с учетом того, что осуществлен возврат излишне удержанного налога. Задача налогового агента — отследить, чтобы в справках 2-НДФЛ налогоплательщиков отразилась переплата и произведенный возврат налога.

Как отразить переплату по НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в случае возникновения переплаты НДФЛ следует выполнить ряд действий для корректного отражения перечисления по физлицам.

Порядок действий зависит от того, будут ли еще перечисления НДФЛ в налоговый орган до момента формирования справки 2-НДФЛ.

Рассмотрим последовательность действий для получения корректной справки 2-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» на примере.

Предположим, что в организации 2 сотрудника с окладом 10 000 руб. В январе 2019 года при расчете зарплаты исчислен по каждому из них НДФЛ в сумме 1 300 руб. и перечислен при выплате зарплаты в бюджет общей суммой 2 600 руб. В феврале 2019 года один из сотрудников заявил о своем праве на стандартные налоговые вычеты, и в результате пересчета налога с начала года к перечислению в бюджет исчисляется сумма, учитывающая произошедшую переплату.

Пример 1

Примечание 

Здесь и далее в рассматриваемых примерах в настройках учетной политики организации по НДФЛ (Настройки — Организация — закладка Учетная политика и другие настройки — ссылка Учетная политика) установлено Применение стандартных вычетов нарастающим итогом в течение налогового периода).

В январе 2019 года у сотрудников С.С. Горбункова и В.С. Плющ начислено по 10 000 руб., выплачено по 8 700 руб., и по каждому из них НДФЛ по 1 300 руб. перечислен в бюджет общей суммой 2 600 руб.

В феврале 2019 года В.С. Плющ обратилась с заявлением о предоставлении с начала года стандартных налоговых вычетов на троих детей с кодом:

• «126» на первого ребенка — 1 400 руб.;
• «127» на второго ребенка — 1 400 руб.;
• «128» на третьего ребенка — 3 000 руб.

Общая сумма стандартных вычетов за 1 месяц составляет 5 800 руб.

При расчете заработной платы в документе Начисление зарплаты и взносов в результате применения вычетов за январь и февраль в сумме 11 600 руб. образовалась переплата по НДФЛ по налогоплательщику В.С. Плющ в размере 208 руб. (рис. 1). По сотруднику С.С. Горбункову следует перечислить 1 300 руб. В целом же в бюджет следует перечислить 1 092 руб.

В отчете Полный свод начислений, удержаний и выплат (рис. 2) отражается общая сумма удержанного налога в феврале 2019 года — 1 092 руб.

При формировании платежной ведомости в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 по каждому физлицу отдельно формируется сумма к выплате и НДФЛ к перечислению (рис. 3). Сотруднику С.С. Горбункову следует перечислить сумму зарплаты 8 700 руб. и перечислить в бюджет исчисленный НДФЛ 1 300 руб. Сотруднице В.С. Плющ следует перечислить зарплату в размере 10 000 руб. Перечислять НДФЛ в этом месяце не следует, так как есть переплата, оставшаяся с прошлого месяца. По заявлению сотрудницы В.С. Плющ зарегистрирован возврат переплаченной суммы налога 208 руб. документом Возврат НДФЛ в меню Налоги и взносы.

По умолчанию в документе Ведомость в банк в блоке Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ установлен флаг Налог перечислен вместе с зарплатой. Проведение этого документа без предварительного анализа и изменений установок по умолчанию приведет к возникновению ошибки в системе: в программе будет зарегистрировано, что налоговым агентом перечислена сумма большая, чем требуется, — 1 300 руб. вместо 1 092 руб.

Чтобы избежать такой ошибки, рекомендуется ежемесячно после расчета зарплаты перед формированием ведомостей анализировать НДФЛ с помощью отчетов:

• Анализ НДФЛ по датам получения доходов;
• Анализ НДФЛ по документам-основаниям;
• Анализ НДФЛ по месяцам.

Поле Осталось удержать в этих отчетах сообщит реальную сумму НДФЛ, подлежащую удержанию и перечислению по налогоплательщикам и в целом по налоговому агенту.

Обратите внимание, что поля Осталось удержать и Осталось перечислить не отображаются в отчетах по умолчанию. Их можно добавить по кнопке Настройки — вид Расширенный — закладка Поля и сортировки, установив соответствующие флаги.

При расхождении суммы, подлежащей удержанию по отчетам и по платежной ведомости, использовать настройки, установленные по умолчанию в платежной ведомости, нельзя. В этом случае следует отключить установленный по умолчанию флаг Налог перечислен вместе с зарплатой. По ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ следует перейти к документу Перечисления НДФЛ в бюджет. В этом документе следует указать верную сумму удерживаемого и перечисляемого налога в целом по организации. В Примере 1 к перечислению указывается сумма 1 092 руб. При этом можно сформировать Реестр перечисленных сумм налога по кнопке Реестр перечисленных сумм НДФЛ (рис. 4) и убедиться, что программа правильно распределяет перечисление НДФЛ.

После регистрации перечисления НДФЛ описанным выше способом в справках 2-НДФЛ, сформированных для обоих сотрудников, налог исчисленный, удержанный и перечисленный будет отображен корректно.

Пример 2

Аналогично Примеру 1 в январе 2019 года у сотрудников С.С. Горбункова и В.С. Плющ начислено по 10 000 руб., выплачено по 8 700 руб., и по каждому из них НДФЛ по 1 300 руб. перечислен в бюджет общей суммой 2 600 руб.

Но, в отличие от Примера 1, в феврале 2019 года В.С. Плющ обратилась с заявлением о предоставлении с начала года стандартных налоговых вычетов на пятерых детей с кодами:

• «126» на первого ребенка — 1 400 руб.;
• «127» на второго ребенка — 1 400 руб.;
• «128» на третьего ребенка — 3 000 руб.;
• «128» на последующего ребенка — 3 000 руб.;
• «128» на последующего ребенка — 3 000 руб.

Общая сумма вычетов за 1 месяц составляет 11 800 руб.

При расчете заработной платы в документе Начисление зарплаты и взносов в результате применения вычетов за январь и февраль образовалась переплата по НДФЛ по налогоплательщику В.С. Плющ в размере 1 300 руб. По сотруднику С.С. Горбункову следует перечислить 1 300 руб. Следовательно, нет сумм НДФЛ, которые бы следовало перечислить в бюджет в феврале.

Пример 2 может показаться искусственным, однако аналогичная ситуация может возникнуть при применении в середине года имущественных вычетов.

Так же как и в Примере 1, при формировании платежной ведомости в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 по каждому физлицу отдельно формируется сумма к выплате и НДФЛ к перечислению. Сотруднику С.С. Горбункову следует перечислить 8 700 руб. зарплаты и перечислить в бюджет исчисленный НДФЛ 1 300 руб. Сотруднице В.С. Плющ следует перечислить зарплату в размере 10 000 руб., перечислять НДФЛ в этом месяце не следует, так как есть переплата, оставшаяся с прошлого месяца. Но переплата равна сумме планируемого перечисления, и налоговый агент ничего перечислять в бюджет не должен. Об этом свидетельствуют отчеты по анализу НДФЛ программы. Аналогично Примеру 1 следует отключить в платежной ведомости установленный по умолчанию флаг Налог перечислен вместе с зарплатой. Но, в отличие от Примера 1, документ Перечисление НДФЛ в бюджет с нулевой суммой провести невозможно, поэтому автоматически не произойдет корректного перераспределения перечисленного налога, и отчеты в программе (в том числе 2-НДФЛ) будут демонстрировать недостаточное перечисление налога по одному сотруднику и излишнее — по другому. Если есть время подождать очередного расчета заработной платы или другого дохода, когда появятся суммы НДФЛ к перечислению, то можно ничего не предпринимать. В следующем месяце при проведении документа Перечисление НДФЛ в бюджет все автоматически нормализуется. Но если такая ситуация возникает в последнем месяце налогового периода (декабре) или в том месяце, когда необходимо выдать справку 2-НДФЛ сотруднику, то скорректировать распределение перечисленного налога следует документом Операции учета НДФЛ в меню Налоги и взносы (рис. 5).

Для сотрудника С.С. Горбункова на закладке Перечислено по всем ставкам следует указать сумму перечисленного налога, факт того, что этот налог был удержан и зарегистрирован платежной ведомостью. А для сотрудницы В.С. Плющ в документе Операции учета НДФЛ придется внести корректировку на двух закладках: Удержано по всем ставкам и Перечислено по всем ставкам, указав сумму излишне удержанного и перечисленного налога со знаком «минус».

Напомним, что в соответствии с приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ утверждена новая форма сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц, порядок заполнения и формат ее представления в электронной форме. Новый отчет 2-НДФЛ называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» и предусматривает различные формы его представления в ИФНС и выдачи на руки работнику (Приложения № 1 и № 5 к Приказу). Форма 2-НДФЛ, предназначенная для представления в ИФНС на бумажном носителе, для каждого показателя устанавливает соответствующее поле, состоящее из определенного количества знакомест. Новая форма 2-НДФЛ вступила в силу с 01.01.2019 и должна применяться начиная с представления сведений о доходах физических лиц за 2018 год. В «1С:Предприятии» изменения в форме 2-НДФЛ поддержаны. О сроках реализации можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства».

Отчеты по НДФЛ за 2018 год (формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ) следует представить в налоговый орган не позднее 01.04.2019.

От редакции. В 1С:Лектории 07.02.2019 состоялась лекция о подготовке отчетов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2018 год, особенностях формирования в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) с участием В.Д. Волкова (ФНС России) и экспертов 1С. С видеозаписью можно ознакомиться на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ

Корректировки в учете по НДФЛ можно сделать с помощью следующих документов:

• Перерасчет НДФЛ (Налоги и взносы – Перерасчет НДФЛ) – документ, позволяющий зарегистрировать перерасчет исчисленного НДФЛ (в том числе за прошлые налоговые периоды).
• Операция учета НДФЛ (Налоги и взносы – См. также – Операции учета НДФЛ) – документ, позволяющий сделать ручную корректировку в учете по НДФЛ;
• Перенос данных (Администрирование – См. также – Переносы данных) – документ, которым можно зарегистрировать корректировки любых регистров, в том числе по НДФЛ. Сведения вносятся непосредственно в регистры, поэтому корректировка более трудоемка, чем корректировка специализированным документом. Поэтому корректировку этим документом детально рассматривать не будем.

Документ «Перерасчет НДФЛ»

Документ Перерасчет НДФЛ делает движения не только в учете по НДФЛ, но и по взаиморасчетам с сотрудниками — по регистрам накопления:

• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
• Взаиморасчеты с сотрудниками
• Зарплата к выплате
• Начисления удержания по сотрудникам.

Именно поэтому для корректировки исчисленного налога в большинстве случаев нужно пользоваться именно этим документом.

В шапке документа важно правильно указать:

• В поле Налоговый период (год) — год, за который нужно пересчитать налог;
• В поле Месяц перерасчета — месяц, в котором будет отражен перерасчет в зарплатных отчетах и бухгалтерском учете.

По кнопке Заполнить программа выполняет перерасчет налога за указанный в шапке налоговый период по всем лицам, получавшим доход, и если ранее налог был исчислен не верно, то в документе появляются строки на вкладке НДФЛ.

В правой части формы располагается информация о перерасчете вычетов: стандартных, имущественных и личных.

Вкладка Корректировка выплаты заполняется:

• Если в результате перерасчета НДФЛ получился отрицательный, то вкладка заполняется аналогичной отрицательной суммой. Эта сумма отобразится в зарплатной отчетности как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.
• Если в результате перерасчета НДФЛ доначислен (положительная сумма), и при этом по сотруднику есть незачтенный НДФЛ к зачету в счет будущих платежей, то вкладка заполняется положительной суммой на сумму зачета. В зарплатных отчетах эта сумма отобразиться как Зачтено излишне удержанного НДФЛ.

Оптимальным вариантом использования документа Перерасчет НДФЛ будет именно автоматический пересчет налога. Если НДФЛ ранее исчислен неверно, нужно найти причину ошибки, устранить ее и затем провести автоматический перерасчет исчисленного налога в документе.

Документ «Операция учета НДФЛ»

Документ Операция учета НДФЛ позволяет зарегистрировать движения по всем основным регистрам учета НДФЛ.

Этот документ можно использоваться для отражения доходов и налогов, которые не отображены в ЗУП 3 другими документами (например, когда начисление и выплата проходят в базе Бухгалтерии). Также данный документ удобно использовать для корректировок.

Заполняется документ только вручную.

В шапке документа указываются Организация, Сотрудник (физическое лицо), а также Дата операции.

Дата операции — это дата формирования сведений для целей учета НДФЛ. В регистры попадает в колонку Период.

Данные в документе Операция учета НДФЛ заполняются на нескольких вкладках. Рассмотри каждую подробнее.

Вкладка «Доходы»

На вкладке Доходы можно внести корректировки в регистр Учет доходов для целей исчисления НДФЛ, а также в регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ в части исчисления налога по дивидендам, ставкам 9%, 35%.

Вкладка Доходы имеет следующие графы:

• Дата получения дохода — дата фактического получения дохода в соответствии со статьей 223 НК РФ;
• Код дохода — числовой код дохода, выбирается из справочника Виды доходов НДФЛ;
• Вид дохода — категория дохода. Выбирается из списка, состав которого зависит от Кода дохода;
• Сумма дохода — сумма полученного дохода;
• Код вычета — числовой код вычета, предоставляемый к данному доходу (определяется по Коду дохода);
• Сумма вычета — сумма вычета по коду вычета, указанному в соответствующем поле;
• Налог исч. по дивидендам, ставкам 9%, 15% — сумма НДФЛ, исчисленного по перечисленным критериям с доходов до превышения. Эта сумма на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов не указывается;
• Налог по дивидендам с превышения — сумма НДФЛ, исчисленного по дивидендам и прочим доходам по ставкам 9%, 15% с доходов сверх превышения.
• Налог на прибыль для дивидендов — сумма налога на прибыль, которая зачитывается в счет уменьшения НДФЛ;
• Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ —позволяет указать в каких строках Раздела 2 отчета 6-НДФЛ (с 2021 года) будет отражен доход.
• Обособленное подразделение — заполняется, если доходы отражаются по обособленному подразделению;
• Доход из источников за пределами РФ — флажок устанавливается, если обособленное подразделение находится за пределами РФ.

Вкладка «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов»

На вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов корректируется регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетов по НДФЛ: информация об исчисленном налоге по ставке 13% (для нерезидента 30%) за исключением НДФЛ с дивидендов.

Вкладка Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов имеет следующие графы:

• Сумма — сумма исчисленного НДФЛ с доходов до превышения;
• Зачтено авансов — сумма авансовых платежей по патенту, зачтенных при начислении налога с доходов до превышения.
• Сумма с превышения — сумма исчисленного НДФЛ с доходов сверх превышения;
• Зачтено авансов (в счет превышения) — сумма авансовых платежей по патенту, зачтенных при начислении налога с доходов сверх превышения.
• Соотв. ст. 226.1 НК РФ

Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.

Вкладка «Предоставлено вычетов»

Данные, указанные на вкладке Предоставлено вычетов формируют движения по регистру Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ).

Вкладка Предоставлено вычетов имеет графы:

• Месяц налогового периода — месяц, в котором регистрируется предоставление вычета;
• Код вычета — числовой код вычета, выбирается из справочника Виды вычетов НДФЛ;
• Сумма вычета — сумма предоставленного вычета;
• Месяц периода предоставления вычета — месяц, за который предоставляется вычет.
• Соотв. ст. 226.1 НК РФ

Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.

Вкладка «Удержано по всем ставкам»

Данные, указанные на вкладке Удержано по всем ставкам, регистрируют удержание НДФЛ по:

• регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетов по НДФЛ(по виду движения Расход);
• регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (по виду движения Приход);
• оборотному регистру НДФЛ к перечислению;
• оборотному регистру НДФЛ перечисленный.

То, что документ при заполнении вкладки Удержано по всем ставкам делает движения по регистру НДФЛ перечисленный – ошибочное поведение программы.

Чтобы обойти ошибку, следует, если корректируете удержанный НДФЛ на вкладке Удержано по всем ставкам, в этом же документе корректировать и перечисление этого налога на вкладке Перечислено по всем ставкам.

На вкладке Удержано по всем ставкам присутствуют следующие графы:

• Ставка налогообложения — группа ставок по НДФЛ, выбирается из предопределенного списка;
• Ставка — ставка, применимая к доходу, с которого производится удержание;
• Сумма — сумма удержанного налога;
• Срок перечисления — крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет, выбирается из списка;
• Сумма выплаченного дохода (2016-2020) — сумма дохода, с которого необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Заполняется для сумм, удержанных до 2021 года;
• Соотв. ст. 226.1 НК РФ – специальное поле, которое используется только для дивидендов. Флажок влияет на срок перечисления НДФЛ.
• Документ основание — документ, которым был начислен доход, с которого производится удержание.

Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.

Вкладка «Перечислено по всем ставкам»

Данные вкладки Перечислено по всем ставкам регистрируют перечисление НДФЛ в бюджет. Движения по регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с видом движения Расход.

Вкладка Перечислено по всем ставкам имеет графы:

• Месяц налогового периода — месяц, за который происходит перечисление НДФЛ;
• Ставка — ставка, по которой исчислен и удержан налог;
• Сумма — сумма уплаченного налога;
• Реквизиты платежа— реквизиты платежного поручения, по которому прошло перечисление НДФЛ в бюджет;
• Исчислено по дивидендам – флажок устанавливается, если перечисляется налог, исчисленный по дивидендам;
• Соотв. ст. 226.1 НК РФ – специальное поле, которое используется только для дивидендов. Флажок влияет на срок перечисления НДФЛ.
• Регистрация обособл. подразделения — налоговый орган, в который перечислен налог. Заполняется только для перечислений по обособленному подразделению.

Пример 1. Перерасчет НДФЛ в связи с утратой права на вычет

Сотруднице Ольховой О. О. предоставлялся вычет в двойном размере, как одинокому родителю по коду вычета 134. В Июле 2021 года выяснилось, что с Ноября 2020 года право на двойной вычет утеряно в связи со вступлением в брак.

Необходимо отразить перерасчет налога Ольховой О. О.  в Июле 2021 года.

Введем для Ольховой О. О. новое Заявление на вычеты по НФДЛ (Налоги и взносы – Заявления на вычеты – Заявление на вычеты по НДФЛ), в котором укажем, что с Ноября 2020 сотруднице следует предоставлять вычет по коду 126.

Затем введет документ Перерасчет НДФЛ. В шапке документа укажем в поле Налоговый период (год) тот год, налог за который необходимо пересчитать – 2020. В поле Месяц перерасчета укажем Июль 2021 – месяц, в котором мы проводим доначисление.

По кнопке Заполнить в документе автоматически появляется перерасчет налога по Ольховой О.О. В таблице в правой части формы отображается сторнирование вычета по коду 134 и применение вычета по коду 126.

В таблице НДФЛ появилась строка, в которой отображается сумма доначисленного налога.

Исчисленная в документе Перерасчет НДФЛ сумма налога будет удержана при ближайшей выплате дохода. В нашем примере это выплата заработной платы за Июль 2021.

Сумма по документу-основанию Перерасчет НДФЛ уменьшит сумму к выплате.

И увеличит сумму НДФЛ к перечислению.

В Расчетном листке сотрудницы за Июль 2021 видно, что взаиморасчеты с работницей корректно закрылись в ноль.

В отчетности по НДФЛ суммы перерасчета отразятся в отчетах за 2020 год.

Пример 2. Перерасчет НДФЛ по причине ошибочного обложения НДФЛ

Сотруднику Тополеву Т. Т. в Декабре 2020 года было проведено начисление, которое ошибочно было настроено как облагаемое НДФЛ. Необходимо отразить перерасчет налога в Августе 2021 за Декабрь 2020 года и отразить возврат НДФЛ.

В первую очередь следует исправить данные о доходах сотрудника в 2020 году. Есть два пути, чтобы это сделать:

• перенастроить начисление, в котором было ошибочно указано, что оно облагается НДФЛ, и перепровести документ, которым это начисление было выполнено. Перепроведение нужно для того, чтобы исключить начисление из облагаемой базы сотрудника.
• Отсторнировать доход документом Операция учета НДФЛ.

Мы воспользуемся вариантом 2.

Создадим документ Операция учета НДФЛ. В шапке укажем Дату документа и Дату операции – 31.08.2021 г.

На вкладке Доходы заполним строку со сторно дохода.

Чтобы правильно заполнить вкладку можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.

Например, в отчете Анализ НДФЛ по документам-основаниям (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам) выведем расшифровку по полю Дата получения дохода. Для этого щелкнем двойным щелчком мыши на нужную сумму дохода и выберем поле Дата получения дохода.

Откроется расшифровка.

Теперь необходимо зарегистрировать уменьшение исчисленного налога. Это нужно сделать именно документом Перерасчет НДФЛ, а не Операция учета НДФЛ. Рассмотрим почему.

Если мы введем сторно исчисленного налога в документе Операция учета НДФЛ на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов.

то это сторно исчисленного налога не отразится в Расчетном листке.

Не отразится этот НДФЛ и в другой зарплатной отчетности (Полный свод начислений, удержаний и выплат, и. т.д.). Не попадет в документ Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете), а значит не отразится в проводках. Также автоматически не заполнится документ Возврат НДФЛ (Налоги и взносы — Возврат НДФЛ).

Поэтому потребуется ввести именно Перерасчет НДФЛ.

По кнопке Заполнить на вкладке НДФЛ отразится сторно исчисленного налога.

Поскольку сумма исчисленного налога отрицательная, то заполнится также и вкладка Корректировка выплаты.

Проанализируем Расчетный листок. Сумма исчисленного НДФЛ уменьшена:

• 6 500 (исходный НДФЛ) – 130 (НДФЛ из док. «Перерасчет НДФЛ») = 6 370 руб.

Также данные с вкладки Корректировка выплаты будут выведены в разделе Справочно как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.

Заполним документ Возврат НДФЛ. Он заполнится автоматически.

Выплату Возврата НДФЛ проведем в межрасчет через банк в соответствии со ст. 231 НК РФ.

В Расчетном листке сумма возращенного налога будет отражена в строке Зачтено излишне удержанного НДФЛ в разделе Справочно.

В 6-НДФЛ (с 2021 года) возврат налога будет отражен в отчёте за 9 месяцев 2021 года на дату фактического возврата.

Обратите внимание, что Дата возврата налога в 6-НДФЛ (с 2021 года) заполняется в ЗУП 3 с ошибкой:

• Вывод ошибочной даты возврата НДФЛ в разделе 1 отчета 6-НДФЛ (с 2021 года) в ЗУП 3

Пример 3. Перемещение доходов в другой период из-за неправильного формирования Ведомости

Сотруднику Дубову Д. Д. было проведено начисление Премии в Марте 2021 года. Выплата премии произошла 31.03.2021. Из-за ошибки при формировании документов Ведомость, сумма по документу-основанию Премия подтянулась в Ведомость от 05.06.2021 г. на выплату зарплаты за Май 2021 года.

После этого премия в отчетах по НДФЛ стала относиться к Июню 2021 года. К тому же, поскольку в Мае 2021 года доход Дубова превысил 5 млн. руб., сумма премии в справке 2-НДФЛ попадает на вкладку 15%.

Перенесем доход обратно на верную дату получения дохода (31.03.2021 г.).

Сформируем документ Операция учета НДФЛ и отразим обратное перемещение дохода:

• На ошибочную дату получения дохода (05.06.2021) введем сумму дохода с минусом;
• На верную дату получения дохода (31.03.2021) введем положительную сумму дохода.

Чтобы правильно заполнить вкладку можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.

После этого доход снова будет корректно относиться к Марту 2021 года.

Пример 4. Неудержанный НДФЛ

По сотруднику Ёлкину Е. Е. обнаружена ошибка в удержанном НДФЛ. В Июне 2021 года по сотруднику удержание НДФЛ в ЗУП 3 отражено не полностью. Необходимо зарегистрировать удержание остатка суммы.

Введем документ Операция учета НДФЛ. Дата операции – это текущая дата на момент корректировки 31.08.2021 г.

Заполним вкладку Удержано по всем ставкам.

Чтобы правильно заполнить данные можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.

Поскольку в документе есть проблема: при удержании налога создаются движения по регистру Перечисленный НДФЛ, то этим же документом следует зарегистрировать и перечисление НДФЛ. Заполним вкладку Перечислено по всем ставкам.

Обратите внимание, что в графе Реквизиты платежа следует указать реквизиты именно того платежного поручения, которым был перечислен этот налог. В нашем примере НДФЛ был перечислен вовремя, вместе с другим НДФЛ с зарплаты за Июнь 2021 года, поэтому указаны соответствующие реквизиты платежки.

Теперь сумма НДФЛ удержана полностью.

Пример 5. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику, если в месяце увольнения начислена отрицательная сумма

Сотрудник Березкин Б.Б. уволен 02.08.2021. При увольнении произошло удержание за использованный авансом отпуск и общая сумма начислений получилась отрицательной.

Сотрудник вернул долг в кассу организации.

Однако в учете по НДФЛ остался излишне удержанный налог.

Необходимо внести исправления, чтобы излишне удержанных сумм не было.

Способ исправления с использованием «Возврата НДФЛ»

Рассмотрим методическую сторону данного вопроса.

Уплачивать в бюджет можно только удержанный НДФЛ. Удержать отрицательную сумму налога нельзя. Если возникает излишне удержанный налог, то мы его должны зачесть или вернуть. Зачет налога — это уменьшение удержания НДФЛ по этому сотруднику в следующих месяцах. Но в данном случае у сотрудника не будет других доходов, и зачесть НДФЛ мы уже не сможем. Поэтому требуется вернуть сотруднику НДФЛ в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Сформируем документ Возврат НДФЛ. Документ заполнится автоматически.

Теперь образовался долг организации перед сотрудником и долг сотрудника перед организацией на сумму излишне удержанного налога. Эту пересортицу можно увидеть в отчете Задолженность по зарплате (Выплаты – Отчеты по выплатам – Задолженность по зарплате).

Скорректировать взаиморасчеты можно двумя способами.

Рекомендуемый способ

Проведем выплату возвращенного налога через банк, как предписано в ст. 231 НК РФ. Сотрудник должен будет вернуть выплаченную сумму, либо за ним останется задолженность.

Взаимозачет задолженности

Проведем взаимозачёт задолженности при помощи «технической» Ведомости. Подберем сотрудника в Ведомость по кнопке Подбор. При общей нулевой сумме к выплате в расшифровке выплаты по кнопке Изменить зарплату отразится пересортица.

Способ корректировки без использования «Возврата НДФЛ»

Если по каким-то причинам решено не отражать суммы как Возврат НДФЛ, то можно провести корректировку документом Операция учета НДФЛ.

Мы не рекомендуем данный способ, поскольку он противоречит НК РФ.

Принцип корректировки, тот же, что в Примере 4.

Заполним вкладку Удержано по всем ставкам. Сумма удержания будет со знаком минус.

Заполним вкладку Перечислено по всем ставкам. Сумма перечисления также будет со знаком минус.

Обратите внимание, что в графе Реквизиты платежа следует указать реквизиты именно того платежного поручения, по которой платеж был фактически уменьшен на сумму НДФЛ Берёзкина.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Рекомендации по ведению учета

• Контролировать последовательность начислений и выплат, вводить документы по датам в хронологии.

• Проводить начисления не заранее, а только перед непосредственной выплатой.

• Не пересчитывать и не перепроводить документы после их выплаты

• После начисления ЗП не вводить межрасчетные документы за этот же месяц. В случае необходимости, предварительно отменить проведение начисления ЗП

• Плановая дата выплаты должна совпадать с фактической

• По возможности контролировать чтобы аванс не оказывался больше зарплаты (ввод неявок задним числом)

• При сторнировании начислений проверять суммы в учете НДФЛ

Общая схема исправления учета НДФЛ

Данный вариант исправления подходит для исправления большинства ситуаций. ВНИМАНИЕ! В обязательном порядке сделайте резервную копию базы перед началом исправлений.

1. Заходим в Банк и Касса, где распроводим все документы выплат по зарплате. Чаще всего, если речь только про доходы штатных сотрудников, достаточно выбрать способ выплаты перечисление заработной платы и сделать отбор списаний только по нему, это облегчит работу.

2. Распроводим все ведомости до первой проблемной.

3. Проверяем корректность исчисленного НДФЛ пользуясь данными о налоговой базе из нашего расширенного отчета Анализ НДФЛ по месяцам.

4. Если исчисленный налог рассчитан неверно, заходим в документы начислений и проверяем суммы НДФЛ. Если есть необходимость пересчета, в документах Начисление зарплаты нажимаем
Еще – Пересчитать НДФЛ

5. Далее выделяем в ведомости проблемных сотрудников, нажимаем для любого из них правой клавишей мыши на сумму НДФЛ и нажимаем Обновить НДФЛ.

6. Проверяем отчетом Анализ НДФЛ по месяцам, равна ла в данном месяце сумма удержанного налога налогу исчисленному.

7. Если равенства нет, пробуем перезаполнить в ведомости проблемных сотрудников. При этом обращаем внимание на то, не изменятся ли суммы к выплате и не появятся ли в расшифровках выплаты дополнительные пересчеты и строки. При необходимости после перезаполнения сохранить сумму выплаты неизменной не меняем общую сумму выплаты в ведомости! Это приведет к тому, что программа пропорционально изменит в расшифровке ВСЕ составляющие выплаты, включая и сумму выплаченного аванса. Проваливаемся в расшифровку (пустое поле справа от суммы выплаты) и там вручную изменяем необходимые суммы, чтобы выйти на требуемую сумму выплаты в итоге.

8. Действия 2-6 повторяем по всем последующим ведомостям последовательно, проводя их затем по очереди.

Откуда берутся движения по НДФЛ в программе

В программе Бухгалтерия цепочка НДФЛ состоит из звеньев:

Документы начисления (Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный) —
Ведомость на выплаты — Выплата работнику — Уплата НДФЛ (Списание с расчетного счета, выдача наличных). Все они формируют движения по регистрам НДФЛ.

Также не следует забывать, что в программе могут находиться документы ручных операций (Операции – Операции, введенные вручную), которые также могут содержать движения по регистрам НДФЛ и выплат.

Чем отследить неверные движения

Для создания расширенного отчета вам необходимо открыть:

Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Анализ НДФЛ по месяцам

1. Нажимаем кнопку Настройки

2. Нажимаем кнопку Расширенный

3. Заходим на вкладку Структура

4. Самый быстрый и простой вариант детального отчета можно получить так. Под надписью Строки нажимаем на первый элемент (Организация) и нажимаем Delete на клавиатуре или иконку Удалить. Удалится вся цепочка подчиненных друг другу элементов отчета.

5. Нажимаем на надпись Строки, затем Добавить – Документ-Основание. Затем снова Добавить
– Регистратор. Чуть ниже ставим галочку на поле Осталось удержать и стрелками ↑↓ подтягиваем это поле под поле Удержано налога. Это разница между исчисленным и удержанным налогом за период. Иногда помогает сразу понять в чем проблема. Должно получиться следующее:

Если в вашей организации зарегистрировано несколько ИФНС (велся учет обособленных подразделений или была смена налоговой), нелишне будет сделать цепочку уже из трех элементов: ИФНС – Документ-основание – Регистратор. Это поможет определить по каким налоговым прошло исчисление и удержание НДФЛ.

Также провалимся в поле Регистратор и добавим там поле Месяц налогового периода, которое позволит нам сразу видеть в каких месяцах учтен исчисленный и удержанный НДФЛ. В частности оно позвоит нам понимать вычет какого месяца был применен к документу.

На вкладке Фильтры добавим отбор по сотруднику в шапку нашего отчета

6. Теперь сохраним измененный нами вариант отчета для дальнейшего использования и добавим по необходимости в Избранное.

Как созданный отчет отображает движения НДФЛ (пример исправления учета)

Для примера разберем стуацию с исправлением НДФЛ в программе с заведомо некорректным учетом, где выплаты уже реально прошли по банку (суммы выплат в веомостях изменять нельзя). Зарплата за декабрь 2022 г. была выплачена сотруднику в конце декабря, поэтому в январь этот доход не попадает. Доходы сотрудника за январь – оклад 35000 (выплачивается аванс 25.01 и зарплата 10.02). Полная сумма к выплате за вычетом НДФЛ 30450.

Также сотрудник уже после начисления и выплаты зарплаты принес заявление о праве на вычеты (первый ребенок) с января.

Реально сотруднику выплачено в аванс 16000, в конечную выплату 14450. Сформируем наш настроенный выше отчет за январь 2022 г.

Видно, что есть неудержанный налог, также перед нами стоит задача корректно учесть вычеты января и главное – сохранить фактические суммы выплат за месяц. Обратите внимание, что в отчете отображаются не реальные суммы выплат, а учтенные в документе начисления. Распроводим все документы начислений, ведомостей и выплат до начисления аванса. Заходим в него и проваливаемся в НДФЛ.

Устанавливаем и снимаем флаг Корректировать расчет (вместо этого можно также нажать в Еще – Пересчитать НДФЛ). Программа изменит суммы НДФЛ и вычета, так как мы ввели заявление на вычеты сотруднику с месяцем изменения Январь.

Обратите внимание, что вычет программа применяет по самой первой указанной дате выплаты, сейчас это дата предполагаемой выплаты 25.01 в документе начисления аванса, так как зарплата за декабрь 2022 была выплачена в конце месяца.

Переходим к ведомости аванса. Запоминаем сумму фактической выплаты и подтягиваем туда сорудника заново. К выплате получаем сумму 12362. Проваливаемся в ее расшифровку (справа от суммы К выплате) и добавляем еще строку с суммой разницы до фактической выплаты (16000-12362=3638).

НДФЛ не меняется, т.к. он рассчитывается с суммы из документа-основания. Сумма фактической выплаты сохранена. Проводим ведомость и следом проводим документ фактической выплаты. Налог по авансукорректно исчислен и удержан.

Переходим к НДФЛ в документе Начисление зарплаты.

Корректируем НДФЛ в расшифровке с помощью Корректировать расчет.

Обратите внимание, что вычет за зарплату января, программа применила уже февральский, т.к. ориентируется на дату предполагаемой выплаты, первую в феврале – 15.02.

Переходим к ведомости на конечную выплату. Подтягиваем сотрудника заново, затем добавляем в расшифровку выплату строку, чтобы добавлением еще одной строки скорректировать сумму конечной выплаты до фактической 14450.

Проводим ведомость и связанное с ней списание. Проверяем отчетом, что по итогам двух документов начислений, налог полностью исчислен и удержан корректно соответствующими ведомостями.

Наиболее частые причины несовпадения сумм исчисленного и удержанного налога

В ведомости суммы выплаты сотруднику есть, но отсутствует документ-основание.

Бвансом без ссылки на конкретный документ-основание и месяц выплаты, ни о каком корректном удержании НДФЛ речи идти не будет, так как программа корректно не определит налоговую базу. Факт выдачи денег в программе без документа-основания подразумевает их дальнейший вычет из зарплаты сотрудника в следующем же месяце. Сам факт корректной выплаты (например, премии с авансом) никак не отменяет и не заменяет необходимости верного оформления этой выплаты в программе. А проверить это вы сможете, дважды щелкнув на пустое поле в ведомости справа от суммы выплаты и провалившись в расшифровку выплаты. Если колонка Документ-основание пуста, значит, такая строка выплаты не сделает никаких движений по удержанию НДФЛ.

Исправление: Два пути.

1. Заново подтянуть сотрудника еще раз в ведомость. Если помимо данной ведомости ошибок нет, он должен подтянуться с привязкой к нужному документу-основанию и налогом. Если же он не подтягивается, а налог удержать все же надо, используем второй вариант.

2. Провалиться сразу в пустующее поле Документ-основание и выбрать его. Например, мы знаем, что данная сумма, это выплата по отпуску. Проваливаемся, выбираем тип документа Отпуск – программа при этом даст нам выбрать из списка конкретный документ отпуска. После чего нажимаем внизу Ок, выходим из расшифровки, правой клавишей мыши нажимаем на сумму налога и нажимаем Обновить НДФЛ.

Правки начислений задним числом

В документе начислений задним числом уже после заполнения ведомости были внесены изменения, а ведомость по сотруднику не перезаполнили и НДФЛ там не обновился.

Исправление: Распроводим связанную с ведомостью выплату (Списание с расчетного счета, Выдача наличных), чтобы исключить обнуление НДФЛ при изменении суммы. Правой клавишей мыши нажимаем на сумму налога и нажимаем Обновить налог. Обратно проводим связанный документ выплаты (Списание с расчетного счета, Выдача наличных).

Налог был исчислен по одной ИФНС, а удержан по другой.

Ситуация актуальна для организаций, которые либо имеют обособленные подразделения, либо в середине года просто меняли ИФНС и что-то оформили в программе неверно.

Исправление: Проверив в каких месяцах и по каким документам имеется расхождение, делаем следующее:

1. Проверяем в настройках имеющихся регистраций ИФНС с какого месяца они будут применены к конкретному подразделению/всей организации. Если этот месяц указан неверно, то дальнейшие действия успехом не увенчаются. Главное – Организации – находим Налоговая инспекция – нажимаем ссылку История.

Именно в этом окне вы увидите, с какого месяца будет регистрироваться НДФЛ по новой ИФНС по основному подразделению.

Точно такая же
История есть и в карточке обособленных подразделений (Главное – Организации – Подразделения)

2. Все затронутые ошибкой документы начислений просто перепроводим, этого достаточно для обновления привязки к нужной ИФНС.

3. Документы ведомостей перепровести недостаточно, привязку к ИФНС нужно обновить внутри них. Предварительно надо будет распровести (а после исправлений обратно провести) связанные с ведомостью документы выплат (Списание с расчетного счета, Выдача наличных). Есть два варианта исправления:

Первый: заходим в каждой ведомости в расшифровку каждой суммы, удержанной не туда и в самом конце находим колонку Регистрация в налоговом органе. Выбираем в ней правильную ИФНС, проводим документ.

Второй: Выделяем в ведомости строки с проблемными доходами, нажимаем правой кнопкой мыши на сумму налога – нажимаем Обновить налог. ИФНС по таким доходам сменится на правильную, но, учтите, что это может привести к изменению удержанного налога, если присутствовали иные проблемы с его удержанием.

Несоответствие дат предполагаемой выплаты в документе-основании и ведомости.

Так, налог с премии, в документе которой указана дата выплаты 15 марта, не будет удержан ведомостью с датой 10 марта. Программа не сможет произвести выплату раньше начисления, соответственно, и налог по конкретному документу-основанию удержать не сможет. Причем в этой ситуации, программа даже не скорректирует вам данную сумму НДФЛ в следующих месяцах.

Исправление: Исправляем либо дату выплаты, указанную в документе-основании, либо дату ведомости с выплатой по нему (не забываем изменить дату и перепровести также и документ выплаты), чтобы устранить конфликт с выплатой до начисления. В Бухгалтерии вопросы по дате выплаты чаще всего возникают по документам Отпуск, где это поле скрыто разработчиком. Поэтому в документе Отпуск вам надо сделать следующее:

В документе Отпуск нажимаем Еще – Изменить форму

ВАЖНО: в данный момент даже дата выплаты, большая, чем дата предполагаемой выплаты, будет приводить к некорректному расчету НДФЛ в следующем месяце, поэтому следите за их точным совпадением.

Находим ветку Главное – там строку Дата выплаты, ставим флаг. Нажимаем Ок

Движения налога продублированы другими документами помимо ведомостей и документов начислений.

Уже есть документы Операции — Операции, введенные вручную или Зарплата и кадры – Все документы по НДФЛ — Операция учета НДФЛ, в которых есть либо движения исчисления налога, либо движения удержания, либо внесены данные по регистрам НДФЛ, и эти движения накладываются на движения документов, которые вы сами создаете в программе. Как правило, расширенный отчет Анализ НДФЛ по месяцам (или Подробный анализ НДФЛ по сотруднику) без труда эти документы покажет, и останется лишь выбрать, какие движения оставить, а какие удалить.