Как исправить электронные счета фактуры

С необходимостью формирования исправлений в счете-фактуре чаще всего сталкиваются организации, работающие с НДС. Проблема заключается в том, что Налоговый Кодекс РФ не содержит определения данного понятия. Соответственно, бухгалтеры часто допускают ошибки, приводящие к штрафам или другим неприятным последствиям. Чтобы этого избежать, важно понимать правовую природу данного процесса, отличие исправлений от коррекции и правила оформления правок в электронном документе. Разберем эти вопросы в деталях.

Что такое исправленный ЭСФ и чем он отличается от корректировочного?

Начнем с того, что постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 предусмотрено две формы счета-фактуры: основная и корректировочная. Обе содержат графу для внесения поправок.

Из этого следует, что исправленный ЭСФ – это оригинальный документ, который в силу объективных причин необходимо было изменить. К правомерным критериям для внесения правок относятся:

• Технические ошибки;
• Неверно указанные суммы;
• Опечатки.

Важно отметить, что исправлению подлежат только те моменты, которые реально искажают смысл документа и приводят к изменению налогового вычета. Это закреплено в п. 2 ст. 169 НК РФ

Алгоритм работы с исправленными и корректирующими счетами-фактурами не различается для документов на бумажном носителе и для электронных версий. То есть, если первоначальный документ создавался в электронном виде, то все исправленные и корректировочные СФ должны быть также в электронном виде.

Корректировочный ЭФС прямо предусмотрен законодательством и необходим в ситуациях, когда изменились объективные условия сделки. Например, продавец и покупатель подписали дополнительное соглашение об изменении цены. Такое решение предполагает, что стоимость НДС также подлежит пересчету. Соответственно, требуется составить корректировочный счет-фактуру.

Важно отметить, что формирование корректировочного ЭСФ и внесение в него или оригинальный документ исправлений – не считается нарушением и не влечет ответственности. Естественно, если правки были сделаны до подачи первички в органы ФНС.

Для наглядности посмотрите инфографику:

В каких случаях выписывается исправленный ЭСФ?

Поскольку вопрос не имеет четкого законодательного урегулирования, имеет смысл обратиться к юридической практике. Наиболее часто потребность во внесении изменений возникает в следующих случаях:

• Опечатка в дате составления влияет на период работы с НДС и может привести к невозможности его получения;
• Неполные или недостоверные реквизиты сторон, например, ошибочный ИНН, наименование контрагента, отсутствующие фамилии – фактически такая ошибка не дает возможности установить стороны, соответственно, с точки зрения закона, сделка не считается действительной, НДС не возвращается;
• Отсутствует наименование отправителя и получателя груза в случаях, когда ими выступают логистические компании;
• Нет платежных реквизитов – такая ошибка приводит к невозможности отследить платеж и проверить его подлинность;
• Не указано или неправильно указано наименование валюты и ее код;
• Неправильно прописан или отсутствует объект оплаты: товары/услуги;
• Ошибка в цене услуги или количестве товара;
• Неправильно указана ставка, что влечет недействительность последующих операций по исчислению налогов и суммы НДС;
• Для импортных товаров отсутствуют или указаны с ошибками: страна происхождения, номер таможенной декларации.

В других ситуациях выписка исправленного ЭСФ не требуется, поскольку остальная информация не влияет на возможность правильно интерпретировать информацию из документа и исчислить налоговые обязательства по нему.

С детальными разъяснениями по этим ошибкам можете ознакомиться в письмах Минфина от 02.08.2019 № 03-07-11/58375, от 19.04.2017 № 03-07-09/23491, от 18.09.2014 № 03-07-09/46708, от 25.04.2011 № 03-07-08/124, от 11.03.2012 № 03-07-08/68, а также в постановлении Президиума ВАС от 25.02.2009 № 13893/08.

Как выписать исправленный ЭСФ?

Законодательством не установлено ограничений или конкретных требований касательного того, как происходит выписка исправленного электронного счета-фактуры. Это значит, что вносить правки можно неограниченное количество раз.

Например, в качестве контрагенты вместо фирмы «Слава» указана компания «Клава». После выявления этой ошибки самостоятельно или контрагентом создается новая форма исходного документа и выставляется второй стороне. Проще говоря, если ошибка обнаружена не налоговой, просто переделывается документ.

Необходимые документы

Если ошибки выявлены уже после регистрации счета-фактуры, для внесения изменений покупатель в письменном виде обязан обратиться к продавцу с заявлением о необходимости исправления документа.

Продавец исправляет счет-фактуру в соответствии с порядком, предусмотренным подп. «б» п. 1, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры. Алгоритм следующий:

• Создаете новый документ ЭСФ;
• Указываете в строке 1 дату и номер ЭСФ, выставленного с ошибкой;
• В строке 1а – регистрационные данные нового документа;
• Внесите необходимые правки.

Применение правил заполнения счета-фактуры уместно, только если документ уже официально зарегистрирован, во всех остальных случаях выставьте новый счет-фактуру без отсылок к варианту с опечатками.

Особенности заполнения и регистрации исправленного ЭСФ

Оформить отзыв ошибочного счета-фактуры невозможно, если документ числится в регистрационных журналах. Поэтому придется не только вносить новые документы, но и добавлять аннулирование неправильного ЭСФ. Бухгалтерии следует учитывать и то, что существуют четкие критерии по регистрации исправленного счета-фактуры. Это важно учитывать для возможности получения НДС.

Типичная ситуация, когда ЭСФ с правками поступает в том же квартале, что и оригинальный документ. В этом случае поставщик услуг или товара регистрирует исправленный и ошибочный счет-фактуру. Первичный документ вносится со знаком «минус».

Например, 02.02.2020 предприятие «К» продало партию товара. Через неделю обнаружилось, что в счет-фактуре указан неверный ИНН получателя. Соответственно, предприятие «К» выписало исправленный ЭСФ и зарегистрировало его 19.02.2020. Этой же датой регистрируется и первичный документ, но в отрицательном значении. Соответственно, баланс в книге продаж по ошибочному документу сводится к нулю, и остается только новый, исправленный ЭСФ. Для покупателя или получателя услуг процедура аналогична, но, если ошибка выявлена до регистрации неправильного счет-фактуры, в книгу покупок вносится информация только о правильном ЭСФ.

Рассмотрим другой пример. Покупатель получил счет-фактуру в первом квартале 2020, а ошибку выявил только во втором. В этом случае информация о документах регистрируется в дополнительном листе книги покупок.

Как и в предыдущем случае, регистрируется исправленный и оригинальный документ со знаком «минус». Аннулировать баланс крайне важно, поскольку в дальнейшем это будет иметь прямое значение для исчисления НДС.

Хотя по закону допускается, что можно отправить контрагенту счет-фактуру с опечатками, на практике лучше заранее перепроверить документ. Последствия носят сугубо технический характер и добавляют ненужной работы. Кроме того, если ошибка будет выявлена поздно, могут возникнуть проблемы с налоговыми органами. Например, если стоимость товара была занижена по отношению к рыночной, данный факт может быть рассмотрен, как попытка незаконно уменьшить сумму налогообложения. Это предполагает административную, а в некоторых случаях – и уголовную ответственность.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Как принимать исправленный ЭСФ?

Внесение изменений в счет-фактуру – это не проблема, но каждая дополнительная ЭСФ предполагает трату времени и лишние записи. Практика показывает, что бухгалтерские книги, полные исправлений, вызывают особый интерес у проверяющих инстанций. Также, это хоть и небольшие, но все же лишние расходы. Поэтому, принимая счет-фактуру, особенно после исправлений, рекомендуется внимательно проверить все реквизиты документов. Причем информация не просто должна быть на своем месте, но и соответствовать действительности.

В то же время, работать без единой ошибки не может никто. При цифровом документообороте намного проще вносить правки в документы. К тому же в разы увеличивается скорость обмена данными. Это позволяет быстро выявлять ошибки и править их сразу. Наша компания специализируется на разработке и внедрении безбумажных технологий и внедрении ЭДО для обмена документами с контрагентами. Если вас заинтересовали их возможности, свяжитесь с нами, оставив заявку на сайте или по телефону. Мы с радостью проконсультируем вас и предложим оптимальный вариант сотрудничества.

Подводим итог

Далеко не всегда счет-фактуру можно составить правильно с первого раза. Это связано как с особенностями конкретной сферы хозяйственной деятельности, в которой работает компания, так и с человеческим фактором. Более того, нередки случаи, когда продавец или поставщик делает ошибки по вине контрагента. Например, покупатель допустил ошибку при указании банковских реквизитов или пропустил цифру в идентификаторе налогоплательщика.

Поэтому законодатель лояльно относится и дает возможность субъектам хозяйственной деятельности самостоятельно вносить правки. Для этого используется либо корректировочный счет-фактура, либо исправленный. Не стоит путать эти два типа документов, поскольку их предназначение кардинально отличается. Нельзя отразить изменение цены товара в виде исправления, если оно произошло в связи с подписанием договора между продавцом и покупателем. Для этого следует использовать корректировочный счет-фактуру, иное противоречит действующему законодательству. Но если речь идет о реальных исправлениях ошибок, то необходимо составлять исправленный счет-фактуру.

Помимо описанных в статье инструкций и рекомендаций, запомните еще одно правило: каждый ЭСФ подписывается квалифицированной цифровой подписью. Сколько бы изменений вы ни вносили в один и тот же документ, каждый раз его нужно визировать с помощью КЭП.

Автор: Марина Климова – профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Первичные документы

Традиционные методы внесения исправлений в документы, оформленные на бумажном носителе, не подходят для электронного документооборота.

В нормативной базе только-только начали появляться правила внесения исправлений в электронную первичку. Причем в Законе о бухучете этому вопросу внимание вообще не уделяется (есть только общие слова в п. 7 ст. 9, которые никак не применить к цифровым документам). Так что до момента вступления в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» хозяйствующие субъекты в этом смысле были предоставлены сами себе и им оставалось только действовать по аналогии с порядком исправления ошибок в счетах-фактурах.

А вот какое решение предлагает ФСБУ 27/2021 (п. 18, 20):

• допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом. Это означает, что приемлемый для компании подход нужно закрепить в учетной политике;
• первичный документ, составленный в электронном виде, можно исправить путем составления нового (исправленного) электронного документа;
• новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Обратите внимание: вносит исправления и заверяет их своей электронной подписью составитель документа, а не иное лицо, поскольку за достоверность данных отвечает именно подписант и вносить корректировки без его ведома недопустимо. Если исполнитель к моменту внесения правок сменился, это целесообразно оговорить в примечаниях к исправленному документу, чтобы констатировать, что нормативные требования не нарушались;
• средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

По существу, предложен вариант, аналогичный составлению исправленных счетов-фактур: нужно сохранить дату и номер (при наличии) подлинника, указать номер и дату исправления, тем самым связав первоначальный и скорректированный документы, а остальные реквизиты привести уже без ошибок. Тогда по совокупности в первоначальном документе и документе с исправлениями будет в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями ответственных лиц.

В тех случаях, когда формат первичного электронного документа разработан ФНС России, именно такой порядок внесения исправлений и реализуется, например, применительно:

• к формату акта о приемке выполненных работ (Приказ ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@),
• к формату документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке (Приказ ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@),
• к формату документа о передаче товаров при торговых операциях (Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).

При самостоятельной разработке форматов электронных первичных документов логично пойти этим же путем.

Счета-фактуры

Порядок выставления счетов-фактур, в том числе исправленных, определен ст. 168, 169 НК РФ, Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137); особенности порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме установлены Приказом Минфина России 05.02.2021 № 14н (далее – Порядок № 14н).

Исправление осуществляется путем создания нового файла документа.

В исправленном счете-фактуре обязательно проставляется порядковый номер исправления и дата его внесения, но – также обязательно – сохраняются первоначальные номер и дата самого документа. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в общем порядке (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137 (далее – Правила)).

«Такском-Файлер» – универсальный сервис электронного документооборота

• Прост, как электронная почта
• Надёжен, как автомат Калашникова
• Web-версия + мобильное приложение
• Идеальный вариант для розницы, работающей с маркированным товаром

Обратите внимание: если исправленный счет-фактура составляется после того, как первоначальному был составлен один или несколько корректировочных счетов-фактур, то в графах 3 (количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав); 4 (цена (тариф) за единицу измерения (без НДС)); 5 (стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (без НДС); 6 (сумма акциза); 8 (сумма НДС); 9 (стоимость (с учетом НДС) исправленного счета-фактуры данные приводятся без учета изменений по строке Б (после изменения), а в графах 5, 6, 8 и 9 – без учета изменений по строкам В (увеличение), Г (уменьшение) (абз. 1 п. 7 Правил).

Всегда ли при выявлении ошибки нужно составлять исправленный счет-фактуру? Нет, можно ограничиться случаями, когда ошибка препятствует налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, и когда ошибка вкралась в реквизиты прослеживаемости. В остальных случаях в силу прямого указания в п. 7 Правил новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Это объясняется тем, что несущественные ошибки не мешают покупателю воспользоваться вычетом налога (см. п. 2 ст. 169 НК РФ), а значит, лишний документооборот ни к чему.

Исправленный электронный счет-фактура подписывается УКЭП руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, ИП. Интересно, что в случае со счетами-фактурами законодательство не требует, чтобы исправленный документ был заверен тем же подписантом, что и первоначальный.

Если ошибку в электронном счете-фактуре заметил покупатель, он направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении электронного документа. При получении уведомления продавец устраняет указанные в нем ошибки в счете-фактуре и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме (п. 17, 18 Порядка № 14н).

К слову, формат уведомления об уточнении электронного документа утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ и обновлен Приказом ФНС России от 21.02.2023 № ЕД-7-26/133@. С учетом новой редакции документа формат уведомления можно использовать не только для обращения к продавцу с целью исправления счетов-фактур, но и для обращения участника ЭДО к своему контрагенту с просьбой о внесении исправлений в первичные документы: формат сделали универсальным.

После обнаружения существенной ошибки – самостоятельно или с подачи покупателя – продавец обязан сформировать и направить контрагенту исправленный счет-фактуру, но, к сожалению, заставить несознательного продавца сделать это невозможно: ни налоговое, ни гражданское законодательство не содержат положений, позволяющих понудить его к этому. Если ошибка, которую отказался исправлять продавец, препятствует вычету НДС у покупателя, тот может обратиться в суд с иском о возмещении причинных ему бездействием продавца убытков.

УПД

Статус УПД до сих пор остается спорным: что это – счет-фактура «с довеском» или первичный документ, совмещенный со счетом-фактурой? То есть, какова природа этого документа, какая его часть – локомотив? Если начать разбираться, становится понятно, что никакого электронного документа, который официально назывался бы «УПД», вообще не существует.

Бумажному УПД со статусом «1» (счет-фактура и передаточный документ (акт)) соответствует т. н. «счет-фактура с дополнительной информацией» – счет-фактура, применяемый при расчетах по НДС и первичный учетный документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав), в результате которой изменяется финансовое состояние передающей и принимающей стороны (функция «СЧФДОП») (п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, Приложение 3 к Письму ФНС России от 28.05.2021 № ЕА-4-15/7407).

В целях формирования такого документа показатели счета-фактуры, установленные п. 5 ст. 169 НК РФ, дополнены на основании п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, информацией, позволяющей применять электронный документ в качестве первичного документа.

Получается, что «биполярность» этого электронного документа заставляет нас при внесении в него исправлений учитывать как правила, предусмотренные налоговым законодательством для исправления счетов-фактур (в той части его реквизитов, которые соответствуют счету-фактуре), так и бухгалтерскими НПА для исправления первичных учетных документов (в той его части, где он выступает в роли документа об отгрузке).

Радикальное решение

Когда весь документ – одна большая ошибка, его можно аннулировать.

Нигде в законодательстве нет понятия или описания порядка аннулирования первичных документов, счетов-фактур или УПД.

Под аннулированием же вообще принято понимать признание чего-либо недействительным, не состоявшимся, не имеющим правовых последствий.

Например, если документы составили по ошибке в отношении не имевшего места факта хозяйственной жизни, то оснований для их исправления или корректировки не имеется – их логично аннулировать.

ФНС России в Письмах от 31.10.2022 № СД-4-3/14664, от 15.02.2023 № ЕА-3-26/2155@ не отвергает возможности аннулирования документов по договоренности контрагентов о признании отсутствия гражданско-правовых последствий ошибочно сформированного документа. Способ такого признания может быть установлен соглашением сторон.

Не имеющий правовых последствий и составленный по ошибке первичный документ следует изъять из учета (как бухгалтерского, так и налогового), а ошибочно внесенные при тех же обстоятельствах в книгу покупок или книгу продаж на основании недействительных счетов-фактур (УПД) записи аннулировать, зарегистрировав такие документы снова, но со знаком «минус».

Если ошибка выявлена до окончания налогового периода, запись делается в регистре за этот же квартал; если по окончании, то в дополнительном листе книги покупок или книги продаж за квартал, в котором такой документ был изначально зарегистрирован (по аналогии с нормами п. 11 Правил ведения книги продаж, п. 4, 9 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).

Если аннулирование записей в доплистах книги покупок (продаж) привело к увеличению суммы налога к уплате, налогоплательщик обязан представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию по НДС (п. 1 ст. 81 НК РФ). Аналогично следует действовать, если из-за ошибочно составленного и принятого к учету документа (который в дальнейшем аннулировали) оказались занижены начисления по налогу на прибыль за прошедший отчетный (налоговый) период.

Исправление электронных документов по аналогии с бумажными осуществляется двумя способами: можно полностью заменить сам документ или составить акт разногласий. Необходимо учитывать, что в случае исправления документа путем замены, дата подписания его электронной подписью может существенно отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Однако, в текущем законодательстве нет норм, указывающих на то, что дата подписания первичного документа имеет значение — его принадлежность к периоду определяется по дате, указанной в реквизитах.

Исправить электронный документ можно в следующих случаях:

• Если документ еще не принят к учету, то вы можете удалить или аннулировать старый и взамен него отправить исправленный комплект документов. 
• Если документы уже учтены и удалить их невозможно, то необходимо сформировать и отправить новый комплект. Для бухгалтерских документов (актов и накладных) особенностей нет. А вот для счетов-фактур необходимо указать дату и номер исправления, а в некоторых случаях надо составить корректировочный счет-фактуру.

Исправление первичного документа

Для выставления исправленного электронного первичного документа продавец должен выполнить следующие действия:

1. Получить уведомление покупателя об уточнении.
2. Сформировать, подписать и отправить исправленный первичный  документ (информацию продавца).
3. Получить подписанный исправленный первичный документ (информацию покупателя).

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.

Исправление счет-фактуры

Отметим, что не на всякую ошибку в документе необходимо составлять новый исправленный экземпляр. Среди них есть те, которые являются допустимыми и не приводят к отказу в возмещении НДС.

Если все же необходимо внести изменения в ранее выставленные счета-фактуры, в том числе в корректировочные счета-фактуры, то это могут сделать только продавцы (исполнители). Это следует из положений пункта 7 приложения 1 и пункта 6 приложения 2 к Постановлению № 1137.

При этом важно понимать, в каких случаях составляется корректирующий счет-фактура, а когда достаточно исправить первоначальный счет-фактуру. Об этом, сказано в письмах Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/41, ФНС России от 4 сентября 2012 г. № ЕД-4-3/14705. При этом дополнительные требования по оформлению счетов-фактур, которые предусмотрены в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, должны выполняться неукоснительно.

Исправление первичного счета-фактуры производится:

• если в документе допущены технические или арифметические ошибки (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах);
• если в соответствии с договором цена поставки определяется позже даты выставления первичного счета-фактуры (например, при начислении бонусов);
• при возврате товаров, принятых покупателем (плательщиком НДС) на учет.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/56, от 5 декабря 2011 г. № 03-07-09/46, от 1 декабря 2011 г. № 03-07-09/45, от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44 и ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143.

Когда не нужно исправлять счет-фактуру

Если в документе есть ошибка, которая не приводит к отказу в возмещении НДС, то ее исправлять не нужно.

Налоговые инспекции не вправе отказать покупателю (заказчику) в вычете, если в счете-фактуре отражена неполная информация или допущены ошибки, которые не мешают идентифицировать:

• продавца (исполнителя) или покупателя (заказчика).
• В частности, если в счете-фактуре правильно указан ИНН, то неточный почтовый индекс или сокращенное наименование субъекта РФ в строке 2а «Адрес» не могут быть основаниями для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 7 июня 2010 г. № 03-07-09/36);
• наименование и стоимость реализованных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав).
• Например, если в счете-фактуре указано сокращенное наименование товара (письмо Минфина России от 10 мая 2011 г. № 03-07-09/10) или не проставлен код единицы измерения (письмо ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915), это не может служить основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре;
• налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.

Кроме того, в вычете не могут отказать, если:

1. счет-фактура или корректировочный счет-фактура содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 5 или 5.1 и 5.2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, и подписан лицами, указанными в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ;
2. счет-фактура (корректировочный счет-фактура) содержит дополнительные реквизиты или сведения (письма Минфина России от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17, ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915);
3. счет-фактура заполнен комбинированным способом (часть реквизитов заполнена вручную, а часть — на компьютере (п. 2 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Это следует из положений пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ. 

По мнению контролирующих ведомств, не являются основанием для отказа в вычете НДС и грамматические (орфографические, синтаксические) ошибки или технические дефекты, которые не искажают содержание реквизитов счета-фактуры. Например, такие как:

• указание почтового индекса не в начале, а в конце строк, предназначенных для внесения соответствующего адреса;
• указание какого-либо наименования (улицы, фамилии, товара) с нарушением правил орфографии, принятых в русском языке (в т. ч. опечатки, описки), например: «ул. Гочарова» вместо «ул. Гончарова»;
• сокращение слов «проспект», «дом»;
• проставление запятой между названием улицы и номером дома;
• несоответствие цифрового кода и наименования страны происхождения товаров.

Корректировочный счет-фактура

Согласно п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ корректировочный счет-фактура составляется при изменении стоимости или уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (другими словами, при изменении налоговой базы). Например, в следующих случаях:

• если покупателям предоставлены скидки с цены ранее отгруженных товаров;
• если в процессе приемки покупатель выявил недостачу (несоответствие по качеству) поставленных товаров и продавец признал претензию;
• если продавцу возвращаются товары, не принятые покупателем к учету;
• если покупатель отказывается от товаров, принятых на учет, но не возвращает их, а утилизирует своими силами;
• если товар возвращает покупатель, который не является плательщиком НДС;
• если продавец отгружает покупателю товары по предварительным ценам, а впоследствии пересматривает их с учетом цен, по которым товары были реализованы потребителям.

Об этом сказано в письмах Минфина России от 31 января 2013 г. № 03-07-09/1894, от 13 июля 2012 г. № 03-07-09/66, от 3 июля 2012 г. № 03-07-09/64, от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44, ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143. 

Следует учесть, что:

1. Корректировочный счет-фактура должен быть выставлен покупателю в течение пяти календарных дней со дня согласования с ним изменения цены или количества (объема) товаров (работ, услуг).
2. Согласие покупателя (факт его уведомления) необходимо подтвердить одним из способов (согласно п. 10 ст. 172 НК РФ):

• договором (как двусторонний документ);
• соглашением (как двусторонний документ);
• иным первичным документом (например, Актом об установленном расхождении).
• Корректировочный счет-фактура должен быть оформлен в соответствии с требованиями в приложении 2 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

В случае, если бухгалтер найдет ошибку в корректировочном счете-фактуре, следует будет проверить и исходный счет-фактуру: если ошибка есть в обоих документах, то исправлять ее придется путем составления двух исправленных счетов-фактур — отдельно к первоначальному и корректировочному счетам-фактурам.

Исправление электронного счета-фактуры

База знаний

Комментировать материалы сайта могут зарегистрированные пользователи.

Вход с помощью STSL

Ошибки в любой работе неизбежны, но все они подлежат исправлению. Рассмотрим, по каким правилам вносятся исправления в ЭСЧФ.

Прежде всего отметим, что нельзя внести корректировки непосредственно в созданный и направленный покупателю (выставленный на Портал) ЭСЧФ. Все исправления производятся путем аннулирования ранее выставленного ЭСЧФ или направления (выставления) дополнительного ЭСЧФ (п. 10, 11 ст. 131 НК).

Для исправления ошибки, требующей аннулирования исходного ЭСЧФ, создатель ЭСЧФ имеет возможность:

— провести чистое аннулирование исходного ЭСЧФ и при необходимости выставить взамен новый исходный ЭСЧФ (подп. 10.1 ст. 131 НК);

— направить (выставить) исправленный ЭСЧФ. В исправленном ЭСЧФ могут указываться любые изменения, кроме информации о более ранней дате совершения операции, коде страны поставщика и получателя, об УНП, наименованиях и статусах поставщика и получателя (подп. 10.2 ст. 131 НК, ч. 3 п. 30 Инструкции N 15).

Если в ЭСЧФ необходима корректировка, не требующая аннулирования исходного ЭСЧФ, выставляется (направляется на Портал) дополнительный ЭСЧФ (п. 11 ст. 131 НК). Дополнительный ЭСЧФ выставляют (направляют) в следующих случаях:

— при изменении (в большую или меньшую сторону) стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав;

— возврате (частичном или полном) покупателем продавцу товаров (частичном или полном отказе от выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;

— увеличении налоговой базы на суммы, фактически полученные (причитающиеся к получению), в соответствии с п. 4 ст. 120 НК;

— корректировке налоговой базы (в большую или меньшую сторону) в соответствии с абз. 2 ч. 2 п. 8, ч. 2 п. 9 ст. 120 НК;

— корректировке продавцом исчисленной суммы НДС в соответствии с п. 7 ст. 129 НК;

— возникновении оснований применения освобождения от налогообложения, ставки НДС в размере 0% и (или) 10% в отношении оборотов по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, по которым ранее был исчислен НДС в большей сумме по ставкам в размере 20% или 10% соответственно;

— уменьшении налоговой базы в соответствии с п. 9 ст. 129 НК.

Обратите внимание!
В случае если исправленный или дополнительный ЭСЧФ подписали поставщик и получатель, то для аннулирования такого ЭСЧФ необходимо подписание ЭЦП двумя сторонами (ч. 7 п. 29, ч. 6 п. 30 Инструкции N 15).

Рассмотрим, как внести исправления в ЭСЧФ в конкретных случаях.

Ситуация 1. Продавец отгрузил покупателю товар и выставил в его адрес ЭСЧФ 1 июня. 4 июня покупатель вернул часть товара как брак. Тогда же обнаружилось, что исходный ЭСЧФ в адрес покупателя не поступил, потому что продавцом при создании ЭСЧФ в нем допущена ошибка в УНП покупателя.

В этой ситуации продавец должен провести так называемое чистое аннулирование исходного ЭСЧФ, поскольку выставление исправленного ЭСЧФ при ошибке, допущенной в УНП, не допускается. Причем, если контрагент, получивший «ошибочный» ЭСЧФ, подписал его своей ЭЦП, продавцу понадобится его согласие на аннулирование ЭСЧФ (ч. 3 подп. 10.2 ст. 131 НК, ч. 3 п. 30 Инструкции N 15).

Независимо от этого продавец должен выставить покупателю новый исходный ЭСЧФ по сроку не позднее 11.07.2022 (10.07.2022 — выходной день) (ч. 7 ст. 4, ч. 1 п. 5 ст. 131 НК). А также должен выставить покупателю:

— либо дополнительный ЭСЧФ к этому исходному ЭСЧФ на корректировку налоговой базы и суммы НДС по возврату. Выставление сальдированного ЭСЧФ законодательством не предусмотрено (абз. 3 ч. 2, абз. 3 ч. 3 п. 11 ст. 131 НК);

— либо дополнительный ЭСЧФ без ссылки на исходный при условии указания признака «Возврат товара» и реквизитов первичных учетных документов, на основании которых осуществляется возврат товаров покупателем, в строке 30 ЭСЧФ (подп. 13.4 ст. 131 НК, ч. 2 подп. 25.1 Инструкции N 15).

Обратите внимание!
Дополнительный ЭСЧФ со ссылкой на исходный ЭСЧФ (подписанный двумя сторонами) на отрицательную сумму корректировки стоимости объектов считается выставленным, если покупатель подписал его своей ЭЦП (абз. 4 ч. 4 п. 29 Инструкции N 15).

Ситуация 2. Организация в мае приобрела услуги у иностранной организации. Авансовый платеж был перечислен 29 апреля, по факту оказания услуг 31.05.2022 сторонами был подписан акт об оказании услуг и в тот же день перечислена вторая часть платежа. Организация направила на Портал один ЭСЧФ 02.06.2022.

Ошибка в данной ситуации заключается в том, что МФР услуг, приобретенных у иностранной организации, определяется в особом порядке, который организация не учла. МФР услуг, приобретенных у иностранных организаций, определяется как день оплаты, включая авансовый платеж, либо день иного прекращения обязательств покупателем услуг. Налоговая база должна была быть определена организацией на каждую дату платежа, т.е. на 29 апреля (авансовый платеж) и на 31 мая (окончательный расчет за услуги). Соответственно, по каждой хозоперации на Портал должен быть направлен отдельный ЭСЧФ (п. 1 ст. 114, ч. 1 п. 29 ст. 121, ч. 3 п. 4 ст. 128, подп. 9.1 ст. 131 НК).

В данной ситуации у организации есть следующие варианты действий:

1) провести чистое аннулирование исходного ЭСЧФ, направленного на Портал, и направить на Портал два новых исходных ЭСЧФ: за апрель и за май (подп. 10.1 ст. 131 НК);

2) направить на Портал исходный ЭСЧФ за апрель и исправленный ЭСЧФ к исходному ЭСЧФ, направленному на Портал 02.06.2022 за май. Исправленный ЭСЧФ обязательно должен содержать новые показатели, необходимые для исчисления НДС, и ссылку на номер ранее направленного аннулируемого ЭСЧФ (подп. 10.2 ст. 131 НК, п. 30 Инструкции N 15).

Ситуация 3. Продавец реализовал товары покупателю и получил от него сверх того неустойку за нарушение сроков оплаты товара. Продавцом выставлены в адрес покупателя два ЭСЧФ: ЭСЧФ по реализации товара и к нему дополнительный на сумму неустойки с выделением в нем суммы НДС.

Ошибка в данной ситуации заключается в том, что ЭСЧФ на суммы увеличения налоговой базы НДС, в том числе на суммы неустоек, не выставляются покупателю, а направляются на Портал. Покупатель не может принять к вычету сумму НДС, выделенную в таком дополнительном ЭСЧФ (подп. 8.10 ст. 131 НК).

Чтобы исправить ошибку, продавец должен:

— аннулировать дополнительный ЭСЧФ, направленный в адрес покупателя. Это можно сделать только чистым аннулированием дополнительного ЭСЧФ, выставить исправленный ЭСЧФ в данной ситуации не получится, поскольку в выставленном покупателю дополнительном ЭСЧФ был указан УНП покупателя (подп. 10.1 ст. 131 НК, ч. 3 п. 30 Инструкции N 15);

— направить на Портал дополнительный ЭСЧФ или дополнительный ЭСЧФ без ссылки на исходный ЭСЧФ (подп. 8.10, абз. 4 ч. 2 п. 11, подп. 13.2 ст. 131 НК).

Обратите внимание!
Существенно уменьшить работу бухгалтера может направление дополнительного ЭСЧФ без ссылки на исходный по суммам, увеличивающим налоговую базу согласно п. 4 ст. 120 НК, в целом за месяц в отношении всех покупателей (ч. 2 подп. 13.2 ст. 131 НК).

Ситуация 4. Организация выставила контрагенту ЭСЧФ по реализации товаров, неверно указав номер и дату договора в строке 30 ЭСЧФ.

Согласно законодательству в строке 30 ЭСЧФ указываются номер и дата договора, на основании которого поставляются товары, и в связи с этим создается ЭСЧФ. Неверное указание этих данных прямо не влияет на выставляемые и принимаемые к вычету суммы НДС, однако их некорректное указание нежелательно (подп. 25.1 Инструкции N 15).

Исправить ошибку можно двумя способами:

— выполнить чистое аннулирование ЭСЧФ и выставить покупателю новый исходный ЭСЧФ с верными данными договора (подп. 10.1 ст. 131 НК);

— выставить покупателю исправленный ЭСЧФ с верными данными договора, который аннулирует исходный ЭСЧФ с неверными данными (подп. 10.2 ст. 131 НК).

Менее трудозатратный для бухгалтера способ — выставление исправленного ЭСЧФ.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex