Диаграммы как составить по затратам - Avtoru.top

Содержание:

Зачем контролировать семейный бюджет?
Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel
Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета
Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?
Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»
Облачная домашняя бухгалтерия «Экономка Онлайн»
Видео на тему семейного бюджета в Excel

Зачем контролировать семейный бюджет?

Проблема нехватки денег актуальна для большинства современных семей. Многие буквально мечтают о том, чтобы расплатиться с долгами и начать новую финансовую жизнь. В условиях кризиса бремя маленькой зарплаты, кредитов и долгов, затрагивает почти все семьи без исключения. Именно поэтому люди стремятся контролировать свои расходы. Суть экономии расходов не в том, что люди жадные, а в том, чтобы обрести финансовую стабильность и взглянуть на свой бюджет трезво и беспристрастно.

Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.

Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно. Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся. Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.

Опрос: Таблицы Excel достаточно для контроля семейного бюджета?

Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel

Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel. Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов. С другой стороны, если вы купили программу, то это будет вас стимулировать – раз потратили деньги, значит нужно вести учет.

Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.

Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета

Бесплатно скачать готовые таблицы Excel можно по этим ссылкам:

Простая таблица расходов и доходов семейного бюджета
Продвинутая таблица с планом и диаграммами
Таблица только с доходом и расходом
Стандартные шаблоны по теме финансов из Excel

Первые две таблицы рассмотрены в данной статье. Третья таблица подробно описана в статье про домашнюю бухгалтерию. Четвертая подборка – это архив, содержащий стандартные шаблоны из табличного процессора Excel.

Попробуйте загрузить и поработать с каждой таблицей. Рассмотрев все шаблоны, вы наверняка найдете таблицу, которая подходит именно для вашего семейного бюджета.

Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?

У каждого способа ведения домашней бухгалтерии есть свои достоинства и недостатки. Если вы никогда не вели домашнюю бухгалтерию и слабо владеете компьютером, то лучше начинать учет финансов при помощи обычной тетради. Заносите в нее в произвольной форме все расходы и доходы, а в конце месяца берете калькулятор и сводите дебет с кредитом.

Если уровень ваших знаний позволяет пользоваться табличным процессором Excel или аналогичной программой, то смело скачивайте шаблоны таблиц домашнего бюджета и начинайте учет в электронном виде.

Когда функционал таблиц вас уже не устраивает, можно использовать специализированные программы. Начните с самого простого софта для ведения личной бухгалтерии, а уже потом, когда получите реальный опыт, можно приобрести полноценную программу для ПК или для смартфона. Более детальную информацию о программах учета финансов можно посмотреть в следующих статьях:

Программы для домашней бухгалтерии
Программы для ведения семейного бюджета

Плюсы использования таблиц Excel очевидны. Это простое, понятное и бесплатное решение. Также есть возможность получить дополнительные навыки работы с табличным процессором. К минусам можно отнести низкую производительность, слабую наглядность, а также ограниченный функционал.

У специализированных программ ведения семейного бюджета есть только один минус – почти весь нормальный софт является платным. Тут актуален лишь один вопрос – какая программа самая качественная и дешевая? Плюсы у программ такие: высокое быстродействие, наглядное представление данных, множество отчетов, техническая поддержка со стороны разработчика, бесплатное обновление.

Если вы хотите попробовать свои силы в сфере планирования семейного бюджета, но при этом не готовы платить деньги, то скачивайте бесплатно шаблоны таблиц и приступайте к делу. Если у вас уже есть опыт в области домашней бухгалтерии, и вы хотите использовать более совершенные инструменты, то рекомендуем установить простую и недорогую программу под названием Экономка. Рассмотрим основы ведение личной бухгалтерии при помощи «Экономки».

Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»

Подробное описание программы можно посмотреть на этой странице. Функционал «Экономки» устроен просто: есть два главных раздела: доходы и расходы.

Чтобы добавить расход, нужно нажать кнопку «Добавить» (расположена вверху слева). Затем следует выбрать пользователя, категорию расхода и ввести сумму. Например, в нашем случае расходную операцию совершил пользователь Олег, категория расхода: «Семья и дети», подкатегория: «Игрушки», а сумма равна 1500 руб. Средства будут списаны со счета «Наличные».

Аналогичным образом устроен раздел «Доходы». Счета пользователей настраиваются в разделе «Пользователи». Вы можете добавить любое количество счетов в разной валюте. Например, один счет может быть рублевым, второй долларовым, третий в Евро и т.п. Принцип работы программы прост – когда вы добавляете расходную операцию, то деньги списываются с выбранного счета, а когда доходную, то деньги наоборот зачисляются на счет.

Чтобы построить отчет, нужно в разделе «Отчеты» выбрать тип отчета, указать временной интервал (если нужно) и нажать кнопку «Построить».

Как видите, все просто! Программа самостоятельно построит отчеты и укажет вам на самые затратные статьи расходов. Используя отчеты и таблицу расходов, вы сможете более эффективно управлять своим семейным бюджетом.

Облачная домашняя бухгалтерия «Экономка Онлайн»

Учет расходов и доходов можно вести прямо в веб-браузере – для этого существует специальный сервис «Экономка Онлайн». Примечательно, что у данного сервиса есть Телеграм-бот Enomka_bot, который удобно использовать на мобильных устройствах. Функционал сайта (и бота) подразумевает следующие функции:

Учет расходов и доходов в виде таблицы.
Использование любой валюты Мира.
Готовый справочник расходов и доходов.
Учет долгов (своих и чужих).
Интеграция с Telegram.
Отчеты (за месяц, за интервал, остатки на счетах).

Веб-сервис можно использовать бесплатного, если доход не превышает 25000 руб. в месяц. «Экономка Онлайн» содержит все необходимые инструменты, которые могут потребоваться для учета расходов и доходов семейного бюджета. Простой интерфейс, удобное представление данных в табличном виде, подробная справочная информация – все это позволит освоить основные функции сервиса за считанные минуты. «Экономку» может использовать любой человек без дополнительных знаний из области бухгалтерского учета.

Видео на тему семейного бюджета в Excel

На просторах интернета есть немало видеороликов, посвященных вопросам семейного бюджета. Главное, чтобы вы не только смотрели, читали и слушали, но и на практике применяли полученные знания. Контролируя свой бюджет, вы сокращаете лишние расходы и увеличиваете накопления.

Источник

Меня зовут Антон, и я продолжаю жить в экселе.

В прошлой статье я рассказал о своем опыте учета расходов и поделился ссылкой на гугл-таблицу, которую можно адаптировать под свой учет. Сейчас я переосмыслил эту таблицу, сделал ее более простой и удобной.

Расскажу, как пользоваться новой версией таблицы и настроить ее под себя.

Почему таблицу пришлось переделать

Чтобы пользоваться предыдущей версией таблицы и адаптировать ее под себя, требовалось хорошее знание экселя. А еще я переносил таблицу в гугл из обычной эксельки, поэтому были и банальные косяки форматирования. В итоге у многих читателей не получалось разобраться с таблицей: непонятно было, для чего нужны некоторые колонки.

Я проанализировал обратную связь читателей, за которую вам большое спасибо, и оптимизировал таблицы под людей с минимальным знанием экселя. Итак, разберемся, как пользоваться таблицей и настроить ее под себя.

Шаг 1

Копируем таблицу

Перейдите по ссылке ниже, и на вашем гугл-диске автоматически создастся копия таблицы для учета расходов. Чтобы воспользоваться таблицей, понадобится почта на gmail.com.

В этой копии удалены все демо-данные, а также спрятаны все технические колонки. Таблица полностью готова к использованию.

Если вы хотите посмотреть, как будет выглядеть таблица после нескольких месяцев учета, то по ссылке ниже доступна версия с демо-данными и всеми техническими колонками. Эта версия подходит пользователям с хорошим знанием экселя, которые для начала хотели бы разобраться, по какому принципу работает таблица.

Шаг 2

Вносим расходы

Самое важное и в то же время самое сложное в учете расходов — это начать вносить данные в таблицу и делать это регулярно.

Для внесения расходов мы будем использовать следующие листы в таблице:

Повседневные. Это обычные повседневные регулярные расходы: на еду, супермаркеты, кафе, такси.
Крупные. Сюда будем заносить расходы на нерегулярные крупные покупки. Например, на абонемент в спортзал, авиабилеты, дорогую одежду и т. д.
Квартира. Учитываем расходы, связанные с квартирой: на ЖКХ, ипотечные платежи, ремонт.

Зачем разбивать учет расходов на несколько листов

Для анализа и оптимизации важно учитывать именно повседневные расходы. Они часто скрывают в себе мелкие траты, которые незаметны в течение дня, но в итоге из них складывается существенная статья расходов за месяц или более крупный период.

Крупные разовые траты могут сильно повлиять на всю картину, поэтому их мы ведем отдельно. Расходы на квартиру, например на ремонт, покупку мебели, досрочные платежи по ипотеке, также обычно имеют нерегулярный характер.

Повседневные расходы вносятся так:

В колонке «Дата» указываем дату расхода. Рекомендую вносить записи последовательно, не перемешивая траты за разные дни. Чтобы быстро ввести текущую дату, нужно выделить ячейку и нажать Ctrl и «;».
В колонке «Категория» выбираем подходящую категорию.
В колонке «Стоимость» вводим сумму покупки.
Если нужно, пишем комментарий для себя, чтобы помнить, на что потратились.

Аналогично можно вносить расходы на вкладках «Крупные» и «Квартира».

Что делать, если нет нужных категорий

В копии вашей таблицы уже есть преднастроенные категории, но их можно менять. Для этого нужно перейти на лист «Справочники». Там есть списки категорий для повседневных расходов, крупных расходов и расходов на квартиру.

Лист «Справочники» содержит настройки категорий для всех групп расходов

Во-первых, можно заменить мои категории своими. Например, если вы не пьете алкоголь, такая категория вам не нужна. Вместо нее можно указать свою.

А еще можно добавлять новые категории в пустые строчки — просто напечатайте их названия внутри очерченной области справочника. Для повседневных расходов это колонка B, для расходов на квартиру — E, для крупных — G.

Лучше настроить все категории сразу, потому что если в дальнейшем вы захотите переименовать существующую категорию, то расходы, внесенные в колонку со старым названием, будут учитываться некорректно. Например, вы записывали расходы в категорию «Авто», а потом решили переименовать ее в «Автомобиль». Расходы из категории «Авто» в переименованную категорию не подтянутся.

Я советую создавать не больше 10 категорий повседневных расходов. Для групп расходов «Крупные» и «Квартира» — не больше 5—6 категорий. Чем больше категорий, тем сложнее разносить платежи, а наша цель — сделать учет расходов простым, чтобы он вошел в привычку.

Если у вас нет расходов, связанных с квартирой, можно использовать лист «Квартира» для учета другой группы расходов, например на автомобиль. Для удобства можно переименовать лист и заголовок справочника на вкладке «Справочники». Для справочника расходов на квартиру это ячейка E1.

По моему опыту для формирования более-менее устойчивой картины трат нужно регулярно вносить расходы хотя бы два-три месяца, а в идеале полгода. После этого можно приступать к анализу трат: для этого есть вкладки «Дашборд» и «Динамика».

АНАЛИТИКА

Что показывает вкладка «Дашборд»

Вкладка «Дашборд» — это графики, сводные таблицы и индикаторы, которые визуализируют ваши расходы и помогают их оптимизировать. Вкладка разбита на логические блоки, у каждого блока свои функции.

Первый блок — шапка. Вот что там происходит:

Выводится последняя дата, когда вы вносили расходы, — это своего рода напоминание, чтобы не забывать делать это регулярно.
Выводится средний расход на повседневные траты за текущий месяц. Этот индикатор рассчитывается автоматически после каждого ввода новых расходов.
Устанавливается лимит повседневных расходов в день. Его нужно устанавливать самостоятельно в ячейке F6, а таблица проверяет, получается ли у вас его придерживаться.
Если средний расход в день в этом месяце превышает установленный вами лимит, в заголовке шапки появится сообщение, что пора начать экономить. Если все в норме, выводится соответствующее сообщение.
Выводится информация о расходах вообще за все время учета — по группам «Повседневные», «Крупные» и «Квартира».

Средний расход за этот месяц превышает лимит, который я задал. Заголовок шапки говорит, что пора начать экономить

Второй блок — это сводная таблица расходов в разбивке по месяцам. Она собирает информацию по расходам в каждом из месяцев. В колонке «В день» считается средний расход на повседневные траты за день.

По этой сводной таблице строится общий график расходов в месяц с разделением на повседневные, крупные и на квартиру. Если в каком-то месяце расходы сильно выбиваются на фоне остальных, сначала я смотрю, в какой из групп расходов произошло сильное отклонение, а потом уже перехожу на соответствующую вкладку и разбираюсь, почему так.

Таблица заполняется автоматически. Все, что от вас может потребоваться, — это скопировать формулы ниже

График показывает, какие месяцы были наиболее затратны. Например, в апреле 2018 года сильно выросли повседневные расходы — надо разобраться, почему так произошло

Третий блок — распределение повседневных расходов по дням недели. Таблица и диаграмма тут показывают, в какие дни недели сколько вы тратите. Еще в таблице рассчитывается доля повседневных расходов в будние дни и в выходные. Если за два выходных вы тратите столько же, сколько за пять будних дней, это тревожный звонок. Стоит посмотреть, на что именно уходит так много денег в выходные.

Для себя я вывел золотое правило: расходы в выходные не должны превышать 30% от всех расходов.

Основная польза графика — возможность оценить, как соотносятся ваши расходы в будни и выходные. В данном случае расходы в будни составляют 70% от всех расходов, а в выходные — 30%. В целом неплохо

Четвертый блок — диаграмма повседневных расходов по категориям. Этот блок показывает, на какие повседневные расходы и сколько вы потратили за все время.

Тут все достаточно наглядно. Смотрите на график и анализируете, сколько денег сэкономили бы за все время, если бы вы:

не покупали алкоголь;
уменьшили расходы на транспорт на 30% (например, отказавшись от такси);
отказались от походов в ресторан.

Сразу хочется начать экономить на алкоголе

АНАЛИТИКА

Что происходит на вкладке «Динамика»

На вкладку «Динамика» есть смысл заходить, если накопилось достаточно данных для анализа. Например, если вы заносите расходы уже полгода-год. Графики на этой вкладке показывают, как менялись ваши расходы в динамике.

Первый график отражает динамику среднего расхода. Тут соль в том, что рассчитывается она за последние полгода: сумма всех ваших расходов за последние полгода, поделенная на 6.

Такой показатель более правилен с точки зрения анализа. Поясню. Например, обычно вы тратите 70 тысяч рублей в месяц, но хотите снизить расходы до 50 тысяч. В одном из месяцев вам удается потратить только 50 тысяч, и кажется, что цель достигнута. Но вполне вероятно, что повседневные расходы снизились разово: например, большую часть месяца вы провели в деревне, где не на что было тратить. А когда вернетесь в привычные условия, расходы снова будут 70 тысяч.

В этом случае полезно убедиться, что вы закрепили результат — продержались на заданном уровне расходов полгода. Например, если 5 месяцев вы тратили по 70 тысяч, а в последнем — 50, средний расход за полгода составит:

(70 000 × 5 + 50 000) / 6 = 66 666 рублей

Чтобы средний расход стал 50 тысяч рублей, вам необходимо удерживать текущий результат еще 5 месяцев подряд. Окно в шестом месяце я выбрал исходя из личного опыта, эта величина зашита в формулах таблицы.

Еще на графике есть светло-голубая линия тренда. Она показывает, в каком направлении движутся ваши траты, какова тенденция. Если из месяца в месяц траты увеличиваются, то линия тренда будет восходящей. Это сигнал, что пора бы начать оптимизацию расходов.

Восходящая линия тренда означает, что в среднем в каждом следующем месяце вы тратите больше, чем в предыдущем. Старайтесь, чтобы линия тренда снижалась. Мне это пока не удается, может быть, получится у вас

Следующая таблица — это сводная таблица повседневных расходов в разрезе по месяцам и категориям. Где тратите много — красненькое, где мало — зелененькое. Все просто и наглядно. Таблица сама увеличивается вправо по мере накопления информации.

Эта таблица удобна тем, что позволяет делать выборки в разрезе «месяц — категория». Например, вы видите: в апреле 2018 года были большие расходы на подарки. Надо разобраться, на что было потрачено столько денег. Выделите ячейку, находящуюся на пересечении нужного месяца «04.18» и категории «Подарки». Дважды кликните левой кнопкой мыши на ячейку — и на новом листе гугл-таблицы сформируется нужная выборка. Потом можно удалить эту страницу.

Цветовое форматирование очень наглядно показывает проблемные категории расходов

Сформированная выборка расходов на подарки в апреле 2018 года

В итоге

Определитесь с категориями расходов, в разрезе которых вы будете вести учет. Лучше настроить все категории до его начала.
Установите лимит повседневных расходов в день на вкладке «Дашборд».
Фиксируйте расходы на вкладках «Повседневные», «Крупные» и «Квартира».
Изучайте получившуюся аналитику на вкладках «Дашборд» и «Динамика».
Чтобы получить картину своих расходов, необходимо вести учет несколько месяцев — хотя бы два-три. Чтобы начать анализировать расходы в динамике, продержитесь полгода-год.
Если вы столкнулись со сложностями или ошибками в гугл-таблице, опишите вашу проблему в комментарии к статье — я обязательно отвечу.

Источник

#Руководства

8 июл 2022
0

Продолжаем изучать Excel. Как визуализировать информацию так, чтобы она воспринималась проще? Разбираемся на примере таблиц с квартальными продажами.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Диаграммы — способ графического отображения информации. В Excel их используют, чтобы визуализировать данные таблицы и показать зависимости между этими данными. При этом пользователь может выбрать, на какой информации сделать акцент, а какую оставить для детализации.

В статье разберёмся:

для чего подойдёт круговая диаграмма и как её построить;
как показать данные круговой диаграммы в процентах;
для чего подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма, как их построить и как поменять акценты;
как форматировать готовую диаграмму — добавить оси, название, дополнительные элементы;
что делать, если нужно изменить данные диаграммы.

Для примера возьмём отчётность небольшого автосалона, в котором работают три клиентских менеджера. В течение квартала данные их продаж собирали в обычную Excel-таблицу — одну для всех менеджеров.

Таблица, в которой хранятся данные о продажах автосалона
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Нужно проанализировать, какими были продажи автосалона в течение квартала: в каком месяце вышло больше, в каком меньше, кто из менеджеров принёс больше прибыли. Чтобы представить эту информацию наглядно, построим диаграммы.

Для начала сгруппируем данные о продажах менеджеров помесячно и за весь квартал. Чтобы быстрее суммировать стоимость автомобилей, применим функцию СУММЕСЛИ — с ней будет удобнее собрать информацию по каждому менеджеру из общей таблицы.

Таблица с квартальными итогами продаж каждого менеджера
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Построим диаграмму, по которой будет видно, кто из менеджеров принёс больше прибыли автосалону за весь квартал. Для этого выделим столбец с фамилиями менеджеров и последний столбец с итоговыми суммами продаж.

Выделяем эти столбцы, чтобы построить диаграмму с квартальными итогами продаж каждого менеджера
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Нажмём вкладку «Вставка» в верхнем меню и выберем пункт «Диаграмма» — появится меню с выбором вида диаграммы.

В нашем случае подойдёт круговая. На ней удобнее показать, какую долю занимает один показатель в общей сумме.

Нажимаем сюда, чтобы построить круговую диаграмму
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Excel выдаёт диаграмму в виде по умолчанию. На ней продажи менеджеров выделены разными цветами — видно, что в первом квартале больше всех прибыли принёс Шолохов Г., меньше всех — Соколов П.

Так выглядит круговая диаграмма в первоначальном виде
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Одновременно с появлением диаграммы на верхней панели открывается меню «Конструктор». В нём можно преобразовать вид диаграммы, добавить дополнительные элементы (например, подписи и названия), заменить данные, изменить тип диаграммы. Как это сделать — разберёмся в следующих разделах.

Построить круговую диаграмму можно и более коротким путём. Для этого снова выделим столбцы с данными и перейдём на вкладку «Вставка» в меню Excel. Там в области с диаграммами нажмём на кнопку круговой диаграммы и выберем нужный вид.

Строим круговую диаграмму вторым способом
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Получим тот же вид диаграммы, что и в первом варианте.

Скриншот: Excel / Skillbox Media

Покажем на диаграмме, какая доля продаж автосалона пришлась на каждого менеджера. Это можно сделать двумя способами.

Первый способ. Выделяем диаграмму, переходим во вкладку «Конструктор» и нажимаем кнопку «Добавить элемент диаграммы».

Скриншот: Excel / Skillbox Media

В появившемся меню нажимаем «Подписи данных» → «Дополнительные параметры подписи данных».

Скриншот: Excel / Skillbox Media

Справа на экране появляется новое окно «Формат подписей данных». В области «Параметры подписи» выбираем, в каком виде хотим увидеть на диаграмме данные о количестве продаж менеджеров. Для этого отмечаем «доли» и убираем галочку с формата «значение».

Готово — на диаграмме появились процентные значения квартальных продаж менеджеров.

Настраиваем диаграмму так, чтобы она отражала процентные значения продаж
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Второй способ. Выделяем диаграмму, переходим во вкладку «Конструктор» и в готовых шаблонах выбираем диаграмму с процентами.

Двумя кликами получаем диаграмму с процентными значениями
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Теперь построим диаграммы, на которых будут видны тенденции квартальных продаж салона — в каком месяце их было больше, а в каком меньше — с разбивкой по менеджерам. Для этого подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма.

Для начала построим линейчатую диаграмму. Выделим столбец с фамилиями менеджеров и три столбца с ежемесячными продажами, включая строку «Итого, руб.».

Выделяем эти столбцы, чтобы построить линейчатую диаграмму
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Перейдём во вкладку «Вставка» в верхнем меню, выберем пункты «Диаграмма» → «Линейчатая».

Нажимаем сюда, чтобы построить линейчатую диаграмму
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Excel выдаёт диаграмму в виде по умолчанию. На ней все продажи автосалона разбиты по менеджерам. Отдельно можно увидеть итоговое количество продаж всего автосалона. Цветами отмечены месяцы.

Так выглядит линейчатая диаграмма в первоначальном виде
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Как и на круговой диаграмме, акцент сделан на количестве продаж каждого менеджера — показатели продаж привязаны к главным линиям диаграммы.

Чтобы сделать акцент на месяцах, нужно поменять значения осей. Для этого на вкладке «Конструктор» нажмём кнопку «Строка/столбец».

Нажмём кнопку «Строка/столбец», чтобы поменять значения осей
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В таком виде диаграмма работает лучше. На ней видно, что больше всего продаж в автосалоне было в марте, а меньше всего — в феврале. При этом продажи каждого менеджера и итог продаж за месяц можно отследить по цветам.

Так линейчатая диаграмма делает больший акцент на месяцах продаж, а не на менеджерах
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Построим гистограмму. Снова выделим столбец с фамилиями менеджеров и три столбца с ежемесячными продажами, включая строку «Итого, руб.». На вкладке «Вставка» выберем пункты «Диаграмма» → «Гистограмма».

Нажимаем сюда, чтобы построить гистограмму
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Либо сделаем это через кнопку «Гистограмма» на панели.

Также гистограмму можно построить через эту кнопку панели
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Получаем гистограмму, где акцент сделан на количестве продаж каждого менеджера, а месяцы выделены цветами.

Первоначальный вид гистограммы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Чтобы сделать акцент на месяцы продаж, снова воспользуемся кнопкой «Строка/столбец» на панели.

Теперь цветами выделены менеджеры, а столбцы гистограммы показывают количество продаж с разбивкой по месяцам.

Так гистограмма делает акцент на месяцах продаж, а не на менеджерах
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В следующих разделах рассмотрим, как преобразить общий вид диаграммы и поменять её внутренние данные.

Как мы говорили выше, после построения диаграммы на панели Excel появляется вкладка «Конструктор». Её используют, чтобы привести диаграмму к наиболее удобному для пользователя виду или изменить данные, по которым она строилась.

В целом все кнопки этой вкладки интуитивно понятны. Мы уже применяли их для того, чтобы добавить процентные значения на круговую диаграмму и поменять значения осей линейчатой диаграммы и гистограммы.

Другими кнопками можно изменить стиль или тип диаграммы, заменить данные, добавить дополнительные элементы — названия осей, подписи данных, сетку, линию тренда. Для примера добавим названия диаграммы и её осей и изменим положение легенды.

Чтобы добавить название диаграммы, нажмём на диаграмму и во вкладке «Конструктор» и выберем «Добавить элемент диаграммы». В появившемся окне нажмём «Название диаграммы» и выберем расположение названия.

Выбираем расположение название диаграммы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Затем выделим поле «Название диаграммы» и вместо него введём своё.

Меняем название диаграммы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Готово — у диаграммы появился заголовок.

Новое название диаграммы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В базовом варианте диаграммы фамилии менеджеров — легенда диаграммы — расположены под горизонтальной осью. Перенесём их правее диаграммы — так будет нагляднее. Для этого во вкладке «Конструктор» нажмём «Добавить элемент диаграммы» и выберем пункт «Легенда». В появившемся поле вместо «Снизу» выберем «Справа».

Меняем положение легенды диаграммы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Добавим названия осей. Для этого также во вкладке «Конструктор» нажмём «Добавить элемент диаграммы», затем «Названия осей» — и поочерёдно выберем «Основная горизонтальная» и «Основная вертикальная». Базовые названия осей отобразятся в соответствующих областях.

Добавляем названия осей
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Теперь выделяем базовые названия осей и переименовываем их. Также можно переместить их так, чтобы они выглядели визуально приятнее, — например, расположить в отдалении от числовых значений и центрировать.

Переименовываем оси и меняем их расположение
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В итоговом виде диаграмма стала более наглядной — без дополнительных объяснений понятно, что на ней изображено.

Чтобы использовать внесённые настройки конструктора в дальнейшем и для других диаграмм, можно сохранить их как шаблон.

Для этого нужно нажать на диаграмму правой кнопкой мыши и выбрать «Сохранить как шаблон». В появившемся окне ввести название шаблона и нажать «Сохранить».

Сохраняем форматирование диаграммы как шаблон
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Предположим, что нужно исключить из диаграммы показатели одного из менеджеров. Для этого можно построить другую диаграмму с новыми данными, а можно заменить данные в уже существующей диаграмме.

Выделим построенную диаграмму и перейдём во вкладку «Конструктор». В ней нажмём кнопку «Выбрать данные».

Нажмём сюда, чтобы изменить данные внутри диаграммы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

В появившемся окне в поле «Элементы легенды» удалим одного из менеджеров — выделим его фамилию и нажмём значок –. После этого нажмём «ОК».

В этом же окне можно полностью изменить диапазон диаграммы или поменять данные осей выборочно.

Меняем данные диаграммы
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Готово — из диаграммы пропали данные по продажам менеджера Тригубова М.

Итоговый вид диаграммы после смены данных
Скриншот: Excel / Skillbox Media

Другие материалы Skillbox Media по Excel

Инструкция: как в Excel объединить ячейки и данные в них
Руководство: как сделать ВПР в Excel и перенести данные из одной таблицы в другую
Инструкция: как закреплять строки и столбцы в Excel
Руководство по созданию выпадающих списков в Excel — как упростить заполнение таблицы повторяющимися данными
Четыре способа округлить числа в Excel: детальные инструкции со скриншотами

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Источник

На главную
Категории
Программы
Microsoft Excel
Как построить диаграмму в Excel

2020-07-22 19:09:4964

Информацию легче воспринимать, когда она представлена наглядно. Особенно это актуально для числовых данных, поэтому ни один аналитический анализ или отчет обычно не обходится без диаграмм. А если диаграммы еще построены со знанием дела и красиво оформлены – это позволяет произвести максимально положительное впечатление на аудиторию. Благодаря доступным в Экселе инструментам можно без труда построить различные варианты диаграмм, основываясь на табличных данных.

Пошаговый процесс создания диаграммы в Excel

Представление информации в виде графики отражает общий результат и помогает воочию увидеть отношения между данными. При создании диаграммы пользователь выбирает вариант из множества ее видов (гистограмма, круговая, линейчатая, биржевая, точечная и т.д.), после настраивает ее с использованием экспресс-макетов, стилей и других параметров.

Простой способ

Для построения любой диаграммы необходимо грамотно составить таблицу со значениями, при этом мастер поможет задать параметры, а все остальное сделает Эксель.

Выделить таблицу с шапкой.

В главном меню книги перейти в раздел «Вставка» и выбрать желаемый вид, например, «Круговая».

Кликнуть по подходящему изображению, и в результате на листе появится готовый рисунок. Также на верхней панели будет доступен раздел «Работа с диаграммами» (конструктор, макет, формат).

Теперь нужно отредактировать рисунок. Рекомендуется пробовать разные виды, цветовые гаммы, макеты, шаблоны и смотреть, как они выглядят со стороны. Для изменения имени следует клацнуть по текущему названию левой кнопкой мышки и вписать новое.

Чтобы сумма с правого столбца таблицы была на рисунке в процентах или долях, кликнуть по соответствующему макету в разделе «Конструктор». Далее перейти во вкладку «Макет» — «Подписи данных» и выбрать вариант отображения сумм.

Если необходимо перенести полученный рисунок на другой лист, на вкладке «Конструктор» выбрать расположенную справа опцию «Переместить…». Откроется новое окно, где нужно клацнуть по первому полю «На отдельном листе» и подтвердить действие нажатием на «Ок».

Настройки также задаются через «Формат подписей данных» и «Формат ряда данных». Для изменения параметров необходимо кликнуть по рисунку правой кнопкой мышки.

Есть еще один простой и быстрый способ. В этом случае работает обратный порядок действий:

Через «Вставку» выбрать тип диаграммы, на экране появится пустое окно.
Кликнуть по окну правой кнопкой мышки, из выпадающего меню клацнуть по пункту «Выбрать данные». Эта опция есть и в разделе «Конструктор» на верхней панели.

В открывшемся окне в поле «Диапазон» ввести ссылку на ячейки таблицы. Поля «Элементы легенды» и «Подписи горизонтальной оси» заполнятся автоматически после того, как будет вписан диапазон значений. Если Эксель неправильно заполнил поля, нужно сделать это вручную: кликнуть на «Изменить» в полях «Имя ряда» и «Значения» поставить ссылки на нужные ячейки и нажать «Ок».

По Парето (80/20)

В соответствии с принципом автора, эффективные действия обеспечивают максимальную отдачу. То есть 20% усилий дают 80% результата и, наоборот, 80% усилий равняются только 20% результата. Для реализации принципа Парето следует использовать гистограмму.

Необходимо сделать таблицу, где в одном столбце будут указаны траты на закупку продуктов для приготовления блюд, в другом – прибыль от продажи блюд. Цель – выяснить, какие блюда из меню кафе приносят наибольшую выгоду.

Выделить таблицу, через раздел «Вставка» выбрать подходящее изображение гистограммы.

Отобразится рисунок со столбцами разного цвета.

Отредактировать отвечающие за прибыль столбцы – поменять на «График». Для этого выделить их на гистограмме и перейти в «Конструктор» – «Изменить тип диаграммы» – «График» – выбрать подходящее изображение – «Ок».

Готовый рисунок видоизменяется по желанию, как описано выше.

Также можно посчитать процентную прибыль от каждого блюда:

Создать дополнительно строку с итоговыми суммами и еще один столбец, где будут проценты. Для подсчета общей суммы использовать формулу =СУММ(диапазон).

Чтобы посчитать проценты, нужно объем закупки по конкретному блюду разделить на общую сумму закупок. Установить процентный формат для ячейки. Потянуть вниз от первой ячейки с процентом до итога.

Отсортировать проценты (кроме итога) в порядке убывания. Выделить диапазон, кликнуть правой кнопкой мышки, выбрать пункт меню «Сортировка» – «От максимального к минимальному». Отменить автоматическое расширение выбранного диапазона, переместив галочку на следующий пункт.

Найти процентное суммарное влияние каждого блюда. Для первого блюда – начальное значение, для остальных – сумма текущего и предыдущего значения.

Скрыть 2 столбца (прибыль и закупки), одновременно зажав на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+0. Выделить оставшиеся столбцы, далее «Вставка» – «Гистограмма».

Левой кнопкой мышки выделить вертикальную ось, затем кликнуть по ней правой кнопкой, выбрать «Формат оси». В параметрах установить максимальное значение, равное 1 (это означает 100%).

Добавить на рисунок проценты, выбрав соответствующий макет. Выделить столбец «% сумм. влияние» и изменить тип рисунка на «График».

Исходя из рисунка, можно сделать вывод, какие блюда оказали наибольшее влияние на прибыль кафе.

По Ганту

Этот простой способ представляет информацию в виде столбцов для иллюстрации масштабного события. Программа заливает ячейки указанным цветом, если те по дате попадают в промежуток между началом и концом этапа. Для начала нужно создать таблицу, к примеру, со сроками сдачи отчетов.

Выделить диапазон, в котором будет находиться диаграмма. В нашем случае – это пустые ячейки.

Перейти на вкладку «Главная» – «Условное форматирование» – «Создать правило».

Выбрать из списка последний пункт «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» и вписать формулу =И(E$1>=$B2;E$1<=$D2). Посредством опции «Формат» задается цвет, шрифт, размер, заливка ячеек и т.д.

Как добавить дополнительные значения?

После создания диаграммы может потребоваться добавить еще ряд-два данных (строки или столбцы), чтобы они по умолчанию отобразились на графическом рисунке.

Дописать в таблицу необходимые значения.
Щелкнуть левой кнопкой мышки в любом месте гистограммы. Исходные значения выделятся в таблице, появятся маркеры изменения размера, их и нужно перетащить для включения в графическое отображение новых значений.
Рисунок автоматически обновится.

Ваш покорный слуга — компьютерщик широкого профиля: системный администратор, вебмастер, интернет-маркетолог и много чего кто. Вместе с Вами, если Вы конечно не против, разовьем из обычного блога крутой технический комплекс.

Источник

Круговая диаграмма в эксель используется в тех случаях, когда нужно показать долю части в общее целое. Например, долю статьи затрат в общем бюджете. Иногда круговую диаграмму называются “пирог” (Pie Chart), т.к. ее дольки напоминают кусочки пирога.

Как построить круговую диаграмму
Настройка внешнего вида круговой диаграммы
Как выделить “кусочек пирога”: акцент на одной из долей круговой диаграммы
Располагаем доли круговой диаграммы в порядке возрастания
Вторичная круговая диаграмма
Кольцевая диаграмма
Объемная круговая диаграмма
Ошибки при построении круговых диаграмм

Как построить круговую диаграмму

Имеем таблицу с данными о дополнительных затратах на сотрудников предприятия. Ее нужно превратить в круговую диаграмму, чтобы наглядно показать, какая статья самая значительная.

Выделяем всю таблицу с заголовками, но без итогов.
Переходим на вкладку Вставка — Круговая диаграмма, и выбираем обычную круговую диаграмму.

1. Получили заготовку диаграммы, на которой пока что ничего не понятно.

2. Доработаем ее. Добавим подписи данных для долей круга. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши на диаграмме и выберем Добавить подписи данных.

Существуют два вида подписей данных: подписи и выноски данных.

Если выбрать подпункт Добавить выноски данных, то диаграмма будет выглядеть так:

Легенду в этом случае желательно удалить, т.к. названия категорий указаны на выносках.

Вариант с выноской данных выглядит симпатично, но не всегда его возможно использовать. Порой подписи данных достаточно длинные, и такие выноски сильно загромождают диаграмму.

Если выбрать подпункт Добавить подписи данных, то по умолчанию появятся значения.

3. Можно изменить положения подписей. Правой кнопкой щелкнуть на одной из подписей и выбрать Формат подписей данных. В примере выбран вариант У края снаружи.

Также вместо чисел можно вывести проценты — это для круговой диаграммы выглядит более наглядно.

Можно регулировать данные, которые выводятся в подписи данных, устанавливая галочки в пункте Включить в подписи.

Для примера выведем имя категории, доли и линии выноски. Чтобы линии выноски стали видны на круговой диаграмме, просто отодвинем надписи чуть дальше от круга. Легенда в этом случае не нужна, т.к. категории присутствуют в подписях данных.

Этот вариант похож на выноски данных, однако выглядит более компактным.

Настройка внешнего вида круговой диаграммы

Немного поправим внешний вид круговой диаграммы.

Чтобы исправить цветовую гамму, выделим всю диаграмму, щелкнув в любом ее месте, и перейдем на вкладку Конструктор.

Нажмем на кнопку Изменить цвета, и из выпадающего списка выберем цветовую схему.

Если у вас определенные предпочтения по цвету долек, то заливку можно задать вручную. Для этого:

щелкните на нужной дольке
выделится вся диаграмма
еще раз щелкните на нужной дольке
выделится только эта долька
правая кнопка мыши — Формат точки данных
выберите нужную заливку

Также можно изменить границу между дольками. Сделаем ее более узкой. Выделим диаграмму и перейдем в Формат точки данных. Уменьшим ширину границы.

Здесь же можно изменить цвет и прочие характеристики границы.

Как выделить “кусочек пирога”: акцент на одной из долей круговой диаграммы

Можно выделить одну из долей круговой диаграммы, сделав на ней акцент.

1. Отделяем дольку от круга. Для этого необходимо дважды щелкнуть на нужной дольке и немного потянуть ее мышью в направлении “от” диаграммы.

2. Можно для усиления эффекта сделать эту дольку объемной.

Дважды щелкните на нужной дольке, потом еще 1 раз, и добавьте для нее 3D объем, как показано на картинке.

Располагаем доли круговой диаграммы в порядке возрастания

Чтобы доли круговой диаграммы не были расположены хаотично (большая, маленькая, снова большая…) , можно отсортировать исходную таблицу. Для этого выделим исходную таблицу с данными вместе с заголовками, но без итогов.

Далее вкладка Данные — Сортировка.

Выберем столбец для сортировки (столбец с числовыми данными) и порядок По возрастанию.

Теперь наша круговая диаграмма выглядит более читаемой. Самые большие дольки сконцентрированы в одной части.

Вторичная круговая диаграмма

Вторичная диаграмма строится тогда, когда в основной диаграмме нужно сделать акцент на крупных долях. Маленькие доли при этом группируются и выносятся в отдельный блок.

Несколько фактов про вторичные круговые диаграммы:

по умолчанию во вторичную диаграмму помещается одна третья списка данных, размещенная в самом конце. Например, если в вашем списке 12 строк данных, то во вторичную диаграмму попадут 4 последних строки. При этом они могут быть не самыми маленькими по значению. Поэтому если нужно отделить самые маленькие сектора, то исходную таблицу нужно отсортировать по убыванию.
Одна треть данных, помещаемая во вторичный круг, округляется в большую сторону. Т.е.если в вашей таблице 7 строк, то в маленький круг попадут 3 (7:3=2,33, округлить в большую сторону = 3).
Сектора в маленьком круге также показывают доли, но их сумма не будет равно 100%. Здесь за 100% берется сумма их долей, и уже от этой суммы считаются доли.
Связи между вторичной и основной диаграммами показывается соединительными линиями. Их можно удалить или настроить их вид.

Рассмотрим пример построения вторичной круговой диаграммы.

Выделим исходную таблицу, далее вкладка Вставка — Круговая диаграмма — Вторичная круговая диаграмма.

Для наглядности добавим названия категорий на диаграмму.

Как видно на картинке, три последние строчки сформировались в категорию Другой, которая, в свою очередь, выделилась во вторичную диаграмму.

Можно оставить так. Но вспомним, что главная цель вторичной диаграммы — это показать детализацию по самым маленьким значениям.

Поэтому настроим вторичную диаграмму.

Способ 1. Просто отсортируем исходную таблицу по убыванию суммы.

Во вторичную диаграмму автоматически вывелись три категории с самыми маленькими суммами.

Способ 2. Более гибкая настройка вторичной диаграммы.

Щелкнем правой кнопкой мыши на маленьком круге и выберем Формат ряда данных.

Здесь в поле Разделить ряд можно настраивать содержимое вторичного круга.

По умолчанию ряд разделяется по Положению — это значит, что берется 3 последних категории по положению в исходной таблице. Если изменить число в поле Значения по второй области построения, то количество секторов в маленькой диаграмме изменится.

Если, например, в поле Разделить ряд выбрать Процент, и Установить значения меньше 10%, то во вторичную круговую диаграмму попадут только те категории, доли которых в общей сумме менее 10%.

В нашем примере диаграмма будет выглядеть так (для примера выведены доли в исходной таблице):

Таким образом, переключая значения в полях Разделить ряд и Установить значения меньше, можно регулировать содержимое вторичной круговой диаграммы.

Кольцевая диаграмма

Смысл кольцевой диаграммы, как у круговой — показать распределение долей категорий в общей сумме.

Построение кольцевой диаграммы практически ничем не отличается от обычной круговой диаграммы. Нужно также выделить исходную таблицу, и далее в меню Вставка — Круговая диаграмма — Кольцевая.

Построится простая кольцевая диаграмма.

Ее также можно обогатить данными, как в примерах выше, или улучшить ее внешний вид.

Но есть одна фишка, которая отличает кольцевую диаграмму от круговой. В кольцевой диаграмме можно показывать несколько рядов данных.

Рассмотрим пример кольцевой диаграммы, в которой покажем, как изменились доли каждой категории по отношению к предыдущего периоду. Для этого добавим еще один столбец с данными за предыдущий период, отсортируем всю таблицу по значениям сумм текущего периода и построим кольцевую диаграмму.

Для внешнего ряда добавим подписи данных с названием категории и долями, а для внутреннего только с долям, чтобы не загромождать картинку.

На кольцевой диаграмме с двумя кольцами наглядно видно изменение соотношения долей категорий.

Можно добавлять несколько колец, однако убедитесь, что на вашей диаграмме можно хоть что-то понять в этом случае.

Объемная круговая диаграмма

Строится аналогично обычной круговой диаграмме. Отличие только во внешнем виде, это диаграмма как бы в 3D.

Для построения объемной круговой диаграммы также нужно выделить таблицу с заголовками, но без итогов, и далее Вставка — Круговая диаграмма — Объемная круговая.

Учтите, что на объемной круговой диаграмме мелкие дольки, особенно если их много, могут совсем не просматриваться.

Объемная круговая диаграмма особенно выигрышно смотрится в крупном размере.

Ошибки при построении круговых диаграмм

Не всегда круговую диаграмму возможно использовать для визуализации данных. Давайте рассмотрим основные ошибки использования круговых диаграмм:

1. Слишком большое количество категорий (строчек в исходной таблице). В этом случае в круговой диаграмме получается слишком много долек, и ничего невозможно понять.

Как решить эту проблему: сгруппировать категории. Например, на картинке выше 19 категорий, их можно сгруппировать в 4-5 категорий по общему признаку.

Не рекомендуется использовать более 5-6 категорий для одной круговой диаграммы.

2. Использовать объемные круговые диаграммы с большим количеством категорий (более 3-4).

Помним, что на 3D диаграммах мелкие доли видны еще хуже. К тому же на объемных диаграммах не так наглядно видно разницу в размере долек (в отличие от плоской диаграммы).

Как решить проблему: использовать плоскую диаграмму вместо объемной. И в целом, лучше не увлекаться объемными диаграммами, т.к.они требуют много пространства для восприятия, а читаются лучше все равно плоские диаграммы.

3. Добавлять сразу всю информацию в подписи данных: и название категории, и значение, и долю… Это сильно замусоривает картинку.

Выбирайте или долю, или значение.

На сайте есть более подробная статья Ошибки, которые вы делаете в диаграммах Excel.

Также статьи по теме:

Несколько видов диаграмм на одном графике. Строим комбинированную диаграмму.

План-факторный анализ P&L при помощи диаграммы Водопад в Excel

Вам может быть интересно:

Источник

Зачем контролировать семейный бюджет?

Опрос: Таблицы Excel достаточно для контроля семейного бюджета?

Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel

Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета

Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?

Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»

Облачная домашняя бухгалтерия «Экономка Онлайн»

Видео на тему семейного бюджета в Excel

Почему таблицу пришлось переделать

Шаг 1 Копируем таблицу

Шаг 2 Вносим расходы

Зачем разбивать учет расходов на несколько листов

Что делать, если нет нужных категорий

АНАЛИТИКА Что показывает вкладка «Дашборд»

АНАЛИТИКА Что происходит на вкладке «Динамика»

В итоге

Пошаговый процесс создания диаграммы в Excel

Простой способ

По Парето (80/20)

По Ганту

Как добавить дополнительные значения?

Как построить круговую диаграмму

Настройка внешнего вида круговой диаграммы

Как выделить “кусочек пирога”: акцент на одной из долей круговой диаграммы

Располагаем доли круговой диаграммы в порядке возрастания

Вторичная круговая диаграмма

Кольцевая диаграмма

Объемная круговая диаграмма

Ошибки при построении круговых диаграмм

Вам может быть интересно:

Не пропустите также:

Шаг 1

Копируем таблицу

Шаг 2

Вносим расходы

АНАЛИТИКА

Что показывает вкладка «Дашборд»

АНАЛИТИКА

Что происходит на вкладке «Динамика»